Lions Clubs International Piiri 107-F, Finland Distrikt 107-F, Finland Piirikuvernööri, DG 2014-2015 Erkki Ammesmäki ja puoliso Anita Distriktsguvernör, DG 2014-2015 Erkki Ammesmäki och maka Anita Lions Club Vimpeli, Jokinevankuja 8, 62800 Vimpeli puh/tel Erkki 040-5042766, Anita 040-7195485 E-mail: erkki.ammesmaki@lions.fi, www.lions.fi/f Piiri: Distriktet: Liitto: Förbundet: Joe Preston Toimi!, Auta!, Viihdy! Palvelulla hyvinvointia Vahvempina yhdessä Agera!, Hjälp!, Trivs! Välfärd genom service Starkare tilsammans 107-F PIIRIN PIIRIHALLITUKSEN KOKOUSPÖYTÄKIRJA Aika: 12.9.2014 kello 18.00-21:15 Paikka: Central-ravintola 2 krs Hovioikeudenpuistikko 21 65100 VAASA, Läsnä: Osanottajaluettelo liite 1 Ennen kokouksen alkua luovutettiin: Perustamiskirja Vaasa Africa klubille, vastaanottajna Akeri Isara, Anthony Mwangi ja Amen Gokah. Kummiklubin merkki Vaasa Merelle, vastaanottajana Risto Soini ja Esa Helminen. Kummin merkki Risto Soinille. Piirikuvernööri Erkki Ammesmäki toivotti uudelle klubille menestystä. Heidän presidenttinsä Akeri Isari on päässyt kansainväliseen Lions koulutukseen Englannin Birminghamiin. Medal of Merit ansiomerkki luovutettiin Hermanni Sippolalle. DG Erkki Ammesmäki onnitteli ja kiitti Hermannia hänen ansiokkaista töistään Lions liikkeen hyväksi. TERVEHDYKSET Kokouksen järjestelyistä vastasi LC Vaasa/Meri. Lion Risto Soini toi klubin tervehdyksen. DG Ammesmäki esitti kiitokset. KOKOUSASIAT 1. Kokouksen avaus Piirikuvernööri Erkki Ammesmäki avasi kokouksen toivottamalla piirihallituksen jäsenet tervetulleiksi toimintakauden 2014-2015 piirihallituksen ensimmäiseen kokoukseen. Seisaalleen nousten laulettiin yhdessä Leijonahenki. Puolisot, 9 henkilöä siirtyivät omaan ohjelmaan. Päätös: Todettiin kokous avatuksi 2. Kokouksen järjestäytyminen ja pöytäkirjan tarkastusmenettely Todetaan, että piirin sääntöjen mukaan piirihallituksen kokouksen puheenjohtajana toimii piirikuvernööri ja sihteerinä piirisihteeri. Päätetään hallituksen pöytäkirjojen tarkastusmenettely ja jakelu kuluvalla toimintakaudella pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri pöytäkirja lähetetään piirihallituksen jäsenille ja muille jakelussa mainituille sähköpostilla sekä julkaistaan piirin kotisivulla pöytäkirjat tarkistaa ja hyväksyy piirihallitus seuraavassa kokouksessa, poikkeuksena viimeinen kokous jossa valitaan vähintään kaksi henkilöä tarkastamaan pöytäkirja
3. Todetaan läsnäolijat sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin piirihallitukseen kuuluvat äänioikeutetut jäsenet. Äänivaltaisia jäseniä oli paikalla 13. Läsnäolo- ja puheoikeuden omaavia henkilöitä oli saapuvilla 9. Sääntöjen mukaan piirihallituksen kokouksesta on ilmoitettava 14 päivää aikaisemmin sääntöjen määräämällä tavalla. Kutsu on lähetetty 27.8.2014. Kun piirikuvernööri tai varapiirikuvernööri ja vähintään puolet äänivaltaisista hallituksen jäsenistä on paikalla, niin kokous on päätösvaltainen. Niille jakelussa mainituille (tällä hetkellä 3 PDG:ä) joilla ei ole s-postia, kokouskutsu lähetetään heidän oman klubinsa s-postiin. Päätös: Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi 4. Kokouksen esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi Kokoukselle oli laadittu esityslista, joka oli edeltä käsin lähetetty hallituksen jäsenille. Esityslistaan oli lähettämisen jälkeen tullut pari muutosta. 5. Kokouksen virallinen kieli Sääntöjen mukaan piirihallitusten kokousten virallinen kieli on suomi. Tarvittaessa puheenvuorot voidaan kääntää ruotsiksi. 6. Piirin alue- ja lohkojako sekä toimikunnat ja tehtävävastuut Piirissä on 69 klubia ja niissä yhteensä 1804 jäsentä eli piiri on kansainvälisten sääntöjen mukaan täydet piirioikeudet omaava piiri. Todetaan alue- ja lohkojaon säilyvän ennallaan. Todetaan kauden 2014-2015 toimikunnat sekä muut vastuutehtävät ja piirikuvernöörin niihin nimittämät vastuuhenkilöt. Päätös: Todettiin 7. Piirin taloudellinen tilanne Rahastonhoitaja Eero Huolman esitteli kauden tilanteen. Päätös: Todettiin 8. Piirin talousarvio toimintakaudelle 2014-2015 klubeilta perittävine maksuineen Todetaan, että talousarvioehdotus on käsitelty ja hyväksytty piirin vuosikokouksessa Vimpelissä. Samalla todetaan, että talousarvioon sisältyvät seuraavat klubeilta perittävät maksut: 1. Kaudella 2014-15 Leijonasanomat ei ilmesty painettuna lehtenä. Lehti ilmestyy nettilehtenä. 2. Nuorisoleiriä varten kerätään piirikokouksen yksimielisellä päätöksellä klubeilta nuorisoleirimaksu, joka on 3 euroa/jäsen 1.7.2014 jäsentilanteen mukaisesti. 9. Piirin pankkitilit ja tilien käyttöoikeudet Piirin pankkitilit: Oma SP käyttötili FI49 4924 0010 1371 44, nuorisoleiritili FI54 4924 0010 1371 51. Piirin rahastonhoitajana toimii Eero Huolman. Hänellä on käyttöoikeus ja verkkopankkitunnukset kumpaankin yllämainittuun tiliin 1.7.2013 alkaen. Ohjesäännön mukaan rahastonhoitajalta ei vaadita takuita.
Päätös: Merkitään tiedoksi 10. Laskujen hyväksyminen Päätetään, että piirikuvernööri hyväksyy laskut yhdessä rahastonhoitajan kanssa. Todettiin, että tavaran tai palvelun vastaanottaja varustaa laskun vastaanottomerkinnällään ja lähettää laskun sen jälkeen hyväksyttäväksi. Piirikuvernöörin laskut hyväksyy rahastonhoitaja. 11. Piirin varoista suoritettavat korvaukset Kirjekuoret ja lomakkeet sekä postitus- ja kopiointikulut korvataan kuittien ja laskujen mukaan. Piirikuvernöörille voidaan korvata matkakulut niiltä osin, joita kv. päämaja tai Lions-liitto eivät korvaa sekä muut toiminnasta aiheutuneet kulut. Piirihallituksen välittömään toimintaan liittyvien muiden piirihallituksen jäsenten kulukorvauksia voidaan maksaa tapauskohtaisesti piirikuvernöörin päätöksellä. Lisäksi tavoitteena on, että piirihallituksen jäsenten kokousruokailu on maksuton. 12. Toimintakauden 2014-2015 teemat Todetaan teemat toimintavuodelle 2014-2015 Pysyvä kansainvälinen teema: We serve Me palvelemme Vi tjänar Kansainvälinen presidentti Joe Preston: Vahvempina yhdessä Starkare tilsammans Suomen Lions-liitto: Palvelulla hyvinvointia- Välfärd genom service Piirikuvernööri: Toimi! Auta! Viihdy!- Agera! Hjälp! Trivs! Päätös: Todettiin teemat ja se mitä ne pitävät sisällään 13. Piirin toimintasuunnitelmien hyväksyminen kaudelle 2014-2015 Piirikuvernööri, varapiirikuvernöörit, alueiden lohkojen sekä toimikuntien puheenjohtajat ovat laatineet toimintasuunnitelman omalta alueeltaan. Suunnitelmat on toimitettu etukäteen sihteerille, joka on koonnut ne yhteen. Asiakirjat on toimitettu sähköpostilla piirihallituksen jäsenille. (Lisäksi todetaan, että seuraavissa piirihallituksen kokouksissa tarvittaessa täydennetään suunnitelmia ja raportoidaan suunnitelmien edistymisestä kunkin vastuualueen henkilön toimesta.) Toimintasuunnitelmat, liite 2. toimikuntien toimintasuunnitelmat ja käsiteltiin tulleet esitykset. Päätettiin esityksistä seuraavaa. 1. Skeban kustannusarvio hyväksyttiin. Kokonaiskustannukset ilman tilavuokraa ja osallistujien ruokailua (sponsorituella) 1000. Tästä palkintoina 150, 100 ja 50 euroa sekä äänentoistosta 700. 2. Myönnettiin rahastonhoitajalle käyttöoikeus piirin (107-F) tileihin. 3. Nettilehden ilmoituksia käsitellään seuraavassa johtoryhmän kokouksessa. 4. Nuorisoleirin ohjaajien opiskelustipendit on myönnetty jo aiemmin. Vuoden 2017 nuorisoleiripaikaksi varataan Kuortaneen Haapaniemen hiippakuntakeskus. Annettiin Erkki Honkalalle valtuudet tehdä varaus ko kohteesta. 5. Arne Ritari / Melvin Jones -gaalailta järjestetään kevätkaudella 2015. Toimikunta organisoi tapahtuman. 14. Piirihallituksen kokoukset ja niiden valmistelu Alue 1, Vaasan alue 12.9.2014 pe alk klo 18.00 Vastuuklubi Vaasa Meri
Alue 2, Seinäjoen alue 28.11.2014 pe alk klo 18.00. 1.VDG Timo Sysilampi sopii paikan Alue 4, Alavus, Ähtäri alue 13.2.2015 pe alk klo 18.00 GMT Veijo Hannonen sopii paikan Alue 3, Ylihärmässä, piirikokouksen yhteydessä aamulla la 18.4.2015, vastuuklubi LC Ylihärmä Piirikokous Ylihärmä 18.4.2014, vastuuklubi LC Ylihärmä Päätös: Päätettiin kokouspaikat ja ajat sekä todettiin kokousjärjestelyiden vastuuklubit 15. Koulutusasiaa koulutusjohtaja Tapio Seppä-Lassila Tapio Seppä-Lassila esitti kuinka edetään koulutusasioissa tällä kaudella 16. Jäsenhankintakampanja ASK1 ja Pestuumarkkinat DG Erkki Ammesmäki kertoi kansainvälisen presidentin Joe Prestonin lanseeraamasta jäsenhankintakampanjasta ASK 1 (kysy yhtä). Lisäksi Olli Linjala kertoi esityksestään Pestuumarkkinat, mikä täydentää ASK 1 kampanjaa. Päätös: Päätettiin, että lohkon puheenjohtajat esittävät seuraavassa PNAT kokouksessa jo syyskuussa 2014 nämä jäsenhankintakampanjat ja kyselevät klubien valmiutta tähän. Lohkon puheenjohtajat raportoivat heti lohkojen kokousten jälkeen piirisihteerille lohkojen klubien mielipiteet. Piirisihteeri sitten jakaa tiedot keskitetysti piirin johtoryhmälle ja Olli Linjalalle jatkotoimia varten. Seuraavassa piirihallituksen marraskuun 2014 kokouksessa piirihallitus käsittelee mahdollisia jatkotoimia. 17. Ilmoitusasiat Piirikuvernööri ilmoitti seuraavista piirin toimintaan kuuluvista asioista: 1. Rauhanjulistekilpailun paketteja voi tilata Lions-liitosta 2. Syyskauden PNAT kokousten teemat - nuorisoleirimaksut - lastensairaalan avustaminen - jäsen- ja Leo-asiat, koulukaveriprojekti ja Quest - koulutukset - vastuu on minun - kampanja jatkuu - LCIF- ja ARS asiat - Nenäpäivä - Joulukorttitilaukset 3. Piirikuvernööri ja varapiirikuvernöörit ovat sopineet klubivierailuistansa. Mikäli klubi haluaa vierailun tapahtuvan jonakin tiettynä ajankohtana, on siitä oltava riittävän ajoissa yhteydessä vierailijaan. Kuvernöörien vierailulistat ovat näkyvissä piirin kotisivuilla. 4. Todettiin, että jäsenmaksujen maksamista seurataan päämajassa tarkoin. Mikäli klubilla on yli 120 päivän vanhaa velkaa järjestölle yli 1 000 USD tai yli 20 USD/jäsen klubilla on 90 päivää aikaa maksaa velkansa muuten klubi lakkautetaan. 5. Klubien WWW-sivuja tulee kehittää ja klubeille on tarjolla web-masterimme Raimo Sillanpään toimesta apua omien kotisivujen luomista varten. Klubien tulee miettiä vastuuhenkilö www-sivujen kehittämiseen ja muiden yhteystietojen lähettämiseen ja ylläpitoon. WWW sivujen paikka poistuu liiton palvelimelta, joten klubien tulee huomioida se. 6. Skeba- bändikilpailu järjestetään myös tänä vuonna, vastuuhenkilö VDG Timo Sysilampi 7. Piirin lentopalloturnaus 2014-15, vastuuklubi avoin? 8. Piirin golf-mestaruuskisat 2014-15, vastuuklubi avoin? 9. Lions vuosikirjat 2014-2015 ovat saapuneet DG Erkki Ammesmäen kotiosoitteeseen. Erkki on tuonut tänne Vaasaan alueen I vuosikirjat 177 kpl ja myös alueen IV lohkon 2 vuosikirjat 89 kpl jaettavaksi lohkojen puheenjohtajien välityksellä lohkojensa klubeille. Muiden lohkojen puheenjohtajat joutuvat hakemaan vuosikirjat Erkin kotoa Jokinevankuja 8, 62800 Vimpeli puh 040-5042766 ja jakavat ne lohkojensa klubeille.
10. Jaettiin alueiden ja lohkojen puheenjohtajille Neth Setha Silmäsairaalan video Heman tarina esitettäväksi PNAT kokouksissa ja klubeissa. Osa lohkon puheenjohtajista saa videon hakiessaan klubikirjat DG:n kotoa. 11. Jaettiin rintanappeja monta tapaa tehdä hyvää lohkojen puheenjohtajille jaettavaksi klubeille edelleen käyttöön. Osa lohkon puheenjohtajista saa rintanapit hakiessaan klubikirjat DG:n kotoa. Päätös: Merkittiin tiedoksi 18. Muut esille tulevat asiat Adressien välilehtien päivitys onnistuu liiton sivulla. 19. Kokouksen päättäminen Piirikuvernööri Erkki Ammesmäki kiitti kokouksen osanottajia ja päätti kokouksen. Päätös: Piirikuvernööri päätti kokouksen Kokouksen jälkeen oli mahdollisuus lunastaa piirin solmio 25 euron ja huivi 25 euron hintaan. Pöytäkirjan vakuudeksi: Erkki Ammesmäki piirikuvernööri Raimo Sillanpää piirisihteeri LIITTEET: Liitteet liitetään vain alkuperäispöytäkirjaan JAKELU Piirihallituksen jäsenet CC, VCC Kansainvälinen toimisto Piirin kotisivut Arkisto