Tekstinkäsittely 4 Asiakirjamallit ja suomalainen asiakirjastandardi
Tavoitteet ja sisältö Tavoite Taito luoda ja käyttää asiakirjamalleja sekä hyödyntää suomalaista asiakirjastandardia. Sisältö Asiakirjamallit tekstinkäsittelyssä Asiakirjamallin käyttöönotto ja luonti Insinöörityön malli Suomalainen asiakirjastandardi Lomakkeet ja asiakirjan suojaus + Muita toimintoja: ohje, piirtäminen
Asiakirjamalli Asiakirjamallilla tarkoitetaan koko asiakirjaa koskevien asetusten kokoelmaa, jonka mukaan uusi asiakirja muotoillaan. Malli 1 Malli 2
Asiakirjamalli Asiakirjamalleja voivat olla esimerkiksi kirje käyttöohje lasku kutsukortti insinöörityö asiakirjastandardin SFS 2487 mukainen asiakirja Tietotekniikkalukemisto Word tallentaa asiakirjamallit.dot-päätteisinä tiedostoina. Uudet asiakirjat perustuvat oletusarvoisesti Normal-asiakirjamalliin ( Tyhjä asiakirja ).
Asiakirjamallin käyttöönotto Tiedosto Uusi, sitten tehtäväruudusta Mallit Valintaa voidaan muuttaa tallennusvaiheessa Saatavilla olevat asiakirjamallit
Asiakirjamallin käyttöönotto
Asiakirjamallin luonti Asiakirjamalli luodaan tallentamalla halutut määritykset sisältävä asiakirja asiakirjamallina. Asiakirjamalli voi sisältää mm. vakiotekstit tyylit kuvat sivun asetukset kappaleasetukset makroja Tallennusmuodoksi valitaan Asiakirjamalli
Insinöörityön malli Asiakirjamalli käyttöohjeineen http://www.teli.stadia.fi/opiskelu/ Instyo-ohje/#kir Soveltuu käytettäväksi myös laboratorioraporteissa yms.
Suomalainen asiakirjastandardi Suomen standardoimisliiton standardi SFS 2487. Päivitetty vuonna 2000 Antaa ohjeet asiakirjan tekstin vakioasettelusta. Ks. verkkomateriaalia aiheesta, esim.: SFS:n lyhyt kuvaus: http://www.sfs.fi/luettelo/sfs.php?standard=sfs%202487 Lasse Lasasen sivu: http://cs.stadia.fi/~lasanen/asima.htm
Suomalainen asiakirjastandardi (2) Yläreunus (Wordissa ylätunnisteen etäisyys reunasta) 10 mm Kiinnitysreunus 20 mm Sarakeleveys 22,86 mm, käytännössä 23 mm Kirjasinkoko 10-12 pistettä Riviväli 12 pistettä (4,233 mm), jos kirjasinkoko < 12 pistettä. Logon käytön varalta sovellusmalleja Lähde: SFS-käsikirja 76: Toimiston asiakirjat. Standardit. SFS 2000.
Suomalainen asiakirjastandardi (3) C0 C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 R9 R10 R11 R12 R13 R14 R15 R16 R17 R18 R19 R20 R21 R22 R23 Viite R18C0 Vastaanottaja R10C0-R15C0 Pääotsikko R20C0 Tunnistetiedot (tässä R3-R6) Varsinainen teksti, C2-C7 tai C1-C6 1. sivuotsikko Lähde: SFS-käsikirja 76: Toimiston asiakirjat. Standardit. SFS 2000.
Suomalainen asiakirjastandardi (4) C0 C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 R46 R47 R48 R49 R50 R51 R52 R53 R54 R55 R56 R57 R58 R59 R60 R61 R62 R63 R64 R65 R66 R67 R68 LIITE, JAKELU, TIEDOKSI 3-5 riviä allekirjoitukselle Lähettäjän yhteystiedot Lähde: SFS-käsikirja 76: Toimiston asiakirjat. Standardit. SFS 2000.
Yksityishenkilöllä esimerkiksi C0 C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 R1 R2 R3 R4 Maija Malli Tietotie 1 HAKEMUS 1 (2) R5 R6 R7 00100 HELSINKI 040-1234 567 26.9.2005 R8 R9 R10 R11 Mallitec Oy Mallitie 8 Tällöin yhteystietoja ei tarvita alatunnisteeseen.
Suomalainen asiakirjastandardi (5) Jatkosivuilla teksti alkaa riviltä R10. Rivin R10 alareunan tulee olla kohdassa 44 mm. Kirjasinkoko 12 vaatii standardia suuremman rivivälin, jolloin osoitteen mahtuvuus kirjekuoren ikkunaan on tarkistettava. Tunnistetiedot toteutetaan ylätunnisteen avulla. Lähettäjän yhteystiedot voidaan toteuttaa alatunnisteen avulla. Asiakirjan tunnistetietoja: Lähettäjän nimi(*) Logo(*) Asiakirjan nimi(*) Asiakirjan numero(*) Asiatunnus Sivunumero ja -määrä(*) Päivämäärä(*) Liitetieto Postitusohje Asiakirjan luonne (Luottamuksellinen tms.)(*) Vähimmäistiedot(*) toistettava jatkosivuille. Lähde: SFS-käsikirja 76: Toimiston asiakirjat. Standardit. SFS 2000.
Lomakkeet ja asiakirjan suojaus Asiakirjaan voidaan luoda lomakekenttiä, joihin käyttäjä voi syöttää tietoa. Näytä Työkalurivit Lomakkeet Asiakirja voidaan suojata siten että vain muutokset lomakekenttiin sallitaan. mitään muutoksia ei sallita vain korjausmerkinnät sallitaan tyylien uudelleenmääritystä rajoitetaan. Suojaus Tekstikentän luonti Kentän asetukset Kenttien palautus
Ohje Ohje Microsoft Office Word Ohje Haettua ohjetta voi pitää auki työskenneltäessä.
Piirtäminen Piirtotyökalurivin avulla voi luoda piirroskaavioita Näytä Työkalut Piirto Kuva rakennetaan piirtoalustalle Piirtoalustatyökalurivillä voi säätää piirtoalustaa Työkalurivin saa näkyviin painamalla hiiren oikeanpuoleista näppäintä osoittimen ollessa piirtoalustan päällä