Julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö uudistuu

Julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö uudistuu Yleiskirje, 10/80/2007, Antero Oksanen/aha, 5.4.2007 Eduskunta on hyväksynyt julkisia hankintoja koskevat uudet lait. Näistä keskeisin on laki julkisista hankinnoista (348/07), jäljempänä hankintalaki. Samanaikaisesti hankintalain kanssa hyväksyttiin rinnakkaislakina erityisalojen hankintalaki eli laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (349/07). Lait tulevat voimaan 1.6.2007 ja ne koskevat tämän jälkeen aloitettuja hankintamenettelyjä. Laeilla kumotaan vuodesta 1994 voimassa ollut hankintalaki (1505/92). Hankintalakiin sisältyy uutena käsitteenä kansallinen kynnysarvo. Hankinnat jaetaan niiden taloudellisen arvon mukaan kolmeen ryhmään, kansalliset kynnysarvot alittaviin, kansalliset kynnysarvot ylittäviin ja EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin. Hankintalakia ei sovelleta kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin, joskin näissäkin hankinnoissa tulee käytännössä hyödyntää mahdollisuuksien mukaan olemassa olevia kilpailuolosuhteita. Vastaisuudessa hankintamenettelyjen kirjo monipuolistuu. Uusina hankintamenettelyinä tunnetaan kilpailullinen neuvottelumenettely ja puitejärjestely. Käytännössä kuitenkin hankintamenettelyjen soveltamisessa perinteiset avoin ja rajoitettu menettely säilynevät vallitsevina. Neuvottelumenettelyn käyttömahdollisuus itsenäisenä hankintamenettelynä laajenee EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa. Lailla on määritelty kunnallishallinnon eri toimijoiden keskinäisen sopimustoiminnan reunaehdot (sidosyksikköhankinnat). Lakiin sisältyy myös erityinen säännös yhteishankintayksiköistä. Hankintapäätökseen tyytymätön tarjouksentekijä, jonka muutoshakemus hylätään markkinaoikeudessa, joutuu vastaisuudessa pääsääntöisesti maksamaan hankintayksikön oikeudenkäyntikulut. Lisätietoja: Antero Oksanen, puh. (09) 771 2454, 050 64 893 Juha Myllymäki, puh. (09) 771 2450, 050 64 894 Tuuli Tarukannel, puh. (09) 771 2467, 050 531 7327 Hannu Huhtala (rakennuttaminen), puh. (09) 771 2266, 050 563 4636 Synnöve Amberla (sosiaali- ja terveydenhoito), puh. (09) 771 2673, 050 60 027 Mauri Marjamäki (projektipäällikkö, kunta- ja palvelurakenneuudistus) puh. (09) 771 2566, 050 537 8732 Julkisten hankintojen neuvontayksikön asiantuntijat, puh. (09) 771 2255 Julkisista hankinnoista annetut uudet lait 1 Yleistä Eduskunta hyväksyi tammikuussa julkisia hankintoja koskevat uudet lait, jotka on vahvistettu 30.3.2007. Näistä keskeisin on laki julkisista hankinnoista (348/07), jäljempänä hankintalaki. Samanaikaisesti hankintalain kanssa hyväksyttiin rinnakkaislakina erityisalojen hankintalaki eli laki vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (349/07). Lakien lisäksi kevään 2007 aikana annetaan valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista, jolla säädetään hankintailmoituksista ja eräistä muista hankintatoimintaan liittyvistä käytännön asioista. Uudet lait perustuvat EY:n perustamissopimukseen sekä asiaa koskeviin hankintadirektiiveihin. Direktiivien taustalla on perustamissopimuksen säännökset tavaroiden ja palveluiden vapaasta liikkuvuudesta sekä sijoittautumisoikeudesta. Säännösten tavoitteena on muun muassa luoda toimivat sisämarkkinat. Tämän tavoitteen toteuttamiseksi hankinnat tulee toteuttaa markkinoita hyödyntäen tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Euroopan unionin parlamentti ja neuvosto hyväksyivät julkisia rakennusurakoita sekä julkisia tavara- ja palveluhankintoja koskevan direktiivin (2004/18/EY) keväällä 2004. Direktiivi korvasi useita aikaisempia erillisiä hankintaa koskevia direktiivejä. Samanaikaisesti hyväksyttiin vesi- ja energiahuoltoa sekä liikennettä ja postipalveluja koskeva direktiivi (2004/17/EY), joka koskee ns. teknisiä peruspalveluita (utilities-sektoria). Uudet hankintalait hyväksyessään Suomi on EY-oikeuden periaatteiden mukaisesti saattanut uudistetut direktiivit voimaan kansallisella lainsäädännöllä. Uusilla laeilla kumotaan aikaisempi vuodesta 1994 voimassa ollut laki julkisista hankinnoista (1505/92) ja sitä täydentäneet asetukset. Lakien valmistelussa on direktiivien ohella otettu huomioon kotimainen ja Euroopan yhteisön tuomioistuimen oikeuskäytäntö, komission näkemykset julkisten hankintoja koskevien velvoitteiden noudattamisesta samoin kuin hankintayksiköiden ja yritysten kokemukset voimassa olevan lain soveltamisessa. Vaikka hankintalainsäädännön uudistamistyön tarkoituksena on ollut yksinkertaistaa, selkeyttää ja joustavoittaa hankintalainsäädäntöä, kaikkiin asetettuihin tavoitteisiin ei uusilla laeilla ole päästy siitä huolimatta, että toiveet säädösten yksinkertaistamiseksi olivat yleisesti hyväksyttyjä. Suomen Kuntaliiton tavoitteet lain valmistelun yhteydessä kohdentuivat mm. kuntien yhteistoimintaa koskevien selventävien säännösten aikaansaamiseen samoin

kuin sidosyksikköhankintojen selkiinnyttämiseen. Valitettavasti kuntien yhteistoimintaa koskeva tarkennus ei toteutunut hankintalaissa. Julkisia hankintoja koskevaa sääntelytarvetta on viime vuosina lisännyt erityisesti kuntien ja kuntayhtymien vastuulla olevien palvelujen tuottaminen ostopalveluina. Lisäksi virheellisistä hankintapäätöksistä johtuvat markkinaoikeuden ja korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisut ovat omalta osaltaan myötävaikuttaneet tarpeeseen varmistaa eri osapuolten oikeusturva hankintatapahtumissa. Kaikki tämä on johtanut siihen, että laista on pyritty tekemään riittävän kattava, joka antaisi vastauksen hankinnoissa syntyviin kysymyksiin. Lain laaja-alaisuus ja moniilmeisyys kuitenkin vaikeuttavat kilpailuttamisen selkeän perussanoman omaksumista. Julkisia hankintoja koskevat kilpailuttamisperiaatteet ovat lähes samankaltaiset riippumatta siitä, kumpaa uusista hankintalaeista niihin sovelletaan. Selkeyden vuoksi hankintalainsäädäntöä käsitellään tässä yleiskirjeessä lähinnä viranomaistoimintaa koskevan hankintalain kannalta, koska suurin osa kuntakentän hankinnoista toteutetaan tämän lain perusteella. Tietyissä asioissa viitataan kuitenkin erityisalojen hankintoja koskeviin säännöksiin, jotta lakien suhteellisen vähäiset erot pelkistyisivät. Vaikka hankintalainsäädäntö on kokonaisuudessaan uudistunut ja lakiteknisesti muuttunut, hankintatoiminnan keskeiset periaatteet hyvän hankintatavan osalta säilyvät lähes ennallaan. Hankintayksiköiden on vastaisuudessakin käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet sekä kohdeltava hankintamenettelyyn osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Hankintalakiin sisältyy kuitenkin lukuisia muutoksia, jotka edellyttävät valppautta ja niitä koskeviin säännöksiin syventymistä. Keskeisimmät muutokset liittyvät hankintalainsäädännön rakennemuutokseen, jonka seurauksena aikaisemmin kahteen eri hankinta-asetukseen sisältyneet velvoitteet on vastaisuudessa hankintalaeissa. Asetuksen merkitys on näin ollen jatkossa vähäinen aikaisempiin asetuksiin verrattuna. Valtioneuvoston asetuksessa tultaneen antamaan yksityiskohtaisia määräyksiä mm. hankintojen ilmoitusmenettelystä ja hankintoja koskevasta tilastoinnista. Näkyvin muutos uudessa hankintalaissa on kansallisen kynnysarvon käsite seurausvaikutuksineen. Oleellisin niistä on hankintoja koskevan julkisen ilmoitusvelvollisuuden olennainen laajentuminen ja lain soveltamisalan supistuminen. Toisaalta ilmoitusvelvollisuuden välilliset vaikutukset lisäävät hankintayksiköiden velvoitteita valmistelussa ja päätöksentekovaiheessa. Hankintamenettelyihin on otettu uusia toimintatapoja, joskin käytännössä niiden merkitys tuskin on niin suuri kuin saattaa aluksi vaikuttaa. Tässä yleiskirjeessä käsitellään hankintalainsäädännön muutosta keskeisimpien uusien periaatteiden ja muutosten johdosta. Varsinaista hankintaprosessia, joka ei muutu, ja erilaisia käytännön kysymyksiä, ei asian luonteesta ja laajuudesta johtuen tässä yhteydessä voida käsitellä. Suomen Kuntaliitto julkaisee kuntien yleisen hankintaohjesuosituksen huhtikuun aikana. Sillä korvataan viimeksi vuonna 1998 päivitetty ohje. Kuntien ja kuntayhtymien on syytä laatia ja hyväksyä suositusohjeen pohjalta omat yleiset hankintaohjeet käytännön toimintaohjeiksi täydentämään hankintalakia käytännön soveltamistilanteita varten. Liiton toimesta uusitaan vuoden 2007 aikana lukuisia erityistoimialojen hankintoja varten laadittuja aikaisempia suositusohjeita. Osa ohjeista tuotetaan yhteistyössä yrittäjäjärjestöjen ja muiden sidosryhmien kanssa. Ennen erityisohjeistojen uusimista hankintayksiköiden on kullakin toimialalla otettava huomioon uuden hankintalain tuomat muutokset. Julkisiin hankintoihin liittyvää yleistä ja toimialakohtaista lisätietoa on luettavissa mm. nettiosoitteesta, www.hankinnat.fi. 2 Kansalliset kynnysarvot uutena keskeisenä tienviittana Uuden hankintalain keskeisimpänä tunnusmerkkinä voitaneen pitää kansallisia kynnysarvoja. Julkiset hankinnat jaetaan vastaisuudessa kolmeen ryhmään niiden taloudellisen arvon mukaan. Erottavina tekijöinä ovat kansalliset ja EU-kynnysarvot. Vielä voimassa olevan hankintalain aikana hankintayksiköiden samoin kuin yritysten ja muiden toimittajien murheena on ollut mm. hankintoihin liittyvä korostunut hallinnollinen byrokratia suhteellisen vähäisissä hankinnoissa. Tarjouspyyntöjen ja tarjousten laadinta sekä muotomääräinen tarjousten vertailu ja hankintapäätösten tekeminen on merkinnyt osapuolille tarpeettomiakin välillisiä kustannuksia eli ns. transaktio-kustannuksia. Näiden ongelmien vähentämiseksi lakiin on sisällytetty eräitä uusia periaatteita, joista keskeisin on kansallisiin kynnysarvoihin liittyvä säännös seurausvaikutuksineen. Kansallisen kynnysarvon suuruus on tavara- ja palveluhankinnoissa on 15 000 euroa, sosiaali- ja terveydenhoitoalan palveluhankinnoissa 50 000 euroa ja urakoissa 100 000 euroa. Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin ei tarvitse soveltaa hankintalakia. Näiden hankintojen kohdalla tulee kuitenkin käytännössä mahdollisuuksien mukaan hyödyntää markkinoita ja toimia yleisten hyvien hankintaperiaatteiden mukaisesti. Menettely ei ole tällöin kuitenkaan samalla tavalla muotomääräistä kuin kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Kuntien hyväksymillä yleisillä hankintaohjeilla ja muilla toimintaohjeilla ja suosituksilla onkin vastaisuudessa keskeinen merkitys pieniä hankintoja koskevassa ohjeistuksessa.

Kansallinen kynnysarvo ei merkitse vain edellä mainittua helpotusta hankintayksiköille. Kansalliset kynnysarvot ylittävistä, mutta perinteiset EU-kynnysarvot alittavista hankinnoista tulee ilmoittaa kansallisesti asetuksella erikseen määrättävällä tavalla. Ilmoittaminen tulee Suomessa tehdä jo aiemminkin vapaaehtoisesti käytetyllä sähköisellä julkisten hankintojen ilmoituskanavalla (ilmoitus-portaali), jota vastaisuudessa kutsutaan HILMAkanavaksi. Tämä on löydettävissä osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Hankintailmoituksia seuraten kaikilla yrityksillä ja muilla toimijoilla on mahdollisuus saada tieto kansalliset kynnysarvot ylittävistä julkisista hankinnoista. Ilmoitusvelvollisuudella pyritään aktivoimaan markkinoita, josta on hyötyä sekä hankintayksiköille, että yritystoiminnan kehittymiselle laajemminkin. Hankintayksikkö voi julkaista hankintailmoituksen myös muussa tarkoituksenmukaisessa tiedotusvälineessä, kuten sanoma- tai ammattilehdissä taikka omilla internet-sivuillaan tai kunnan ilmoitustaululla. Tällaista ilmoitusta ei saa kuitenkaan julkaista ennen kuin ilmoitus on julkaistu edellä mainitulla HILMA-kanavalla. Hankintayksiköillä on luonnollisesti mahdollisuus ilmoittaa hankinnoistaan HILMA-kanavalla myös pienehköistä hankinnoistaan eli kansalliset kynnysarvot alittavista hankinnoista. 3 Hankintayksiköiden väliset hankinnat (in house - hankinnat) Yritykset sekä muut tavaroiden ja palveluiden tuottajat ovat olleet usein epätietoisia siitä, saavatko kunnat ja muut hankintayksiköt teettää töitä tai suorittaa hankintoja hankintayksikköön kuuluvalla omalla organisaatiolla taikka kuntakonserniin kuuluvalla muulla toimijalla. Todettakoon, että hankinnat omalta organisaatiolta eli saman oikeushenkilön eri yksiköiltä ovat aina sallittuja. Ilman kilpailua tapahtuvien hankintojen sallittavuus samaan konsernin kuuluvalta erilliseltä oikeushenkilöltä (esim. kunnalliselta osakeyhtiöltä) on ollut sen sijaan tulkinnanvaraista, minkä johdosta uuteen lakiin tulee asiaa osittain selventävä säännös. Uuteen lakiin sisältyy Euroopan yhteisön tuomioistuimen (EYTI) oikeuskäytäntöön (tapaukset Teckal, C-107/98 ja Stadt Halle, C-26/03) perustuen säännös ns. sidosyksikköhankinnoista (in house), joka selventää osittain lain tulkintaa. Sen mukaan sidosyksiköiden välisiä hankintoja ei tarvitse vastaisuudessakaan pääsääntöisesti kilpailuttaa, mikäli laissa mainitut edellytykset täyttyvät. Hankintalain 10 :n mukaan lakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee siitä muodollisesti erilliseltä ja päätöksenteon kannalta itsenäiseltä yksiköltä, jos hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa valvoo yksikköä samalla tavoin kuin se valvoo omia toimipaikkojaan ja jos yksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Sidosyksikkösäännös selventää vallinnutta tilannetta. Sen soveltaminen tullee käytännössä aiheuttamaan tulkintaongelmia. Jotta kysymys olisi lain tarkoittamasta sidosyksiköstä, sen omistajina voi olla vain hankintalain tarkoittamat hankintayksiköt. Omistajina ei saa olla yksityisiä henkilöitä tai yhteisöjä siitä huolimatta, että erilaiset julkisen ja yksityisen sektorin yhteisyritykset sinänsä ovat muutoin sallittuja. Vaikka lain 10 :n tarkoittaman sidosyksikön omistajataho on rajattu, sidosyksikkö voi käytännössä kuitenkin myydä palveluitaan tai tuotteitaan vähäisessä määrin myös yksityiselle sektorille. Kysymys on eräänlaisesta ylikapasiteetin myynnistä, jolle laki asettaa kuitenkin rajansa. Toisin kuin erityisalojen hankintalaissa, hankintalain 10 :ssä ei ole prosenttiperusteista rajausta ulkopuolisten kanssa tehtävien hankintasopimusten taloudellisesta arvosta suhteessa sidosyksikön toimintaan (ks. jäljempänä kohta 12, erityisalojen hankintalaki). Sidosyksikköhankintoja koskeva säännös liittyy myös kuntien yhteistoiminnan edellytyksiin. Asian tarkempi sääntely oli esillä hankintalakia valmisteltaessa ja eduskunnassa käsiteltäessä. Asiaa koskevat tarkentavat ehdotukset eivät kuitenkaan tulleet hyväksytyiksi. Todettakoon, että kuntien väliset yhteistoimintasopimukset palveluiden tuottamiseksi ovat mahdollisia, mutta niiden toteuttamismalleja suunniteltaessa tulee ottaa huomioon edellä mainitut hankintalain in house -määräykset. Tulkinnanvaraiseksi muodostuu kuitenkin edelleen se, milloin kuntien välinen yhteistoiminta täyttää hankintalain mukaisen hankinnan tunnusmerkit. Kuntalain ja lukuisten kunnallishallintoa koskevien lukuisten erityislakien mukaan aiemmin sallittuna pidetty erilainen kuntien yhteistoiminta on eräissä tapauksissa tulkittu direktiivien ja hankintalain perusteella hankinnaksi. Korkeimman hallinto-oikeuden 30.11.2004 antama päätös (2004:102) Hangon ja Espoon kaupungin välisestä sairaankuljetuksen järjestämistä koskevaa sopimusta koskevassa asiassa merkitsee sitä, että sairaankuljetus kyseisessä tapauksessa toteutetulla yhteistoimintakonseptilla olisi edellyttänyt hankintalain mukaista kilpailuttamista. Päätöksensä korkein hallinto-oikeus perusti hankintadirektiiveihin, hankintalakiin ja edellä mainittuun Euroopan yhteisön tuomioistuimen oikeuskäytäntöön (tapaus Teckal, C-107/98 ). Hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jäävät yhteistoimintasopimukset edellyttävät pitkäjänteistä yhteistoimintaa, jossa palveluiden hinta määräytyy muutoin kuin puhtaasti kaupallisin perustein. Lisäksi edellytetään, että yhteistoimintasopimuksen tarkoittama toiminta on organisoitu yhteisen hallinnon alaisuuteen, jossa yhteistoiminnassa mukana olevilla hankintayksiköillä on edustus. Kuntien yhteistoiminnan oikeudellisista edellytyksistä palveluiden tuottamisessa on saatavissa lisätietoa mm. Kuntaliiton nettisivuilta (www.kunnat.net, asianomaisen teemasivun kautta).

4 Yhteishankinnat Kunnat ja kuntayhtymät ovat toteuttaneet hankintojaan myös yhteishankintoina erilaisten hankintarenkaiden puitteissa. Hankintarenkaita on kaikissa seutukunnissa niiden kattaessa käytännössä koko maan. Kuntien hankintayhteistyötä ei ole aikaisemmalla hankintalailla lainkaan säädelty, vaan yhteistyö on perustunut yksinomaan kuntalakiin. Kysymys on ollut kuntien vapaaehtoisesta yhteistoiminnasta. Uuteen hankintalakiin sisältyy säännös yhteishankintayksiköistä, joita voivat perustaa vain julkiset hankintayksiköt. Uuden hankintalain tarkoittama yhteishankintayksikkö voisi muiden hankintayksiköiden puolesta kilpailuttaa sellaisia hankintoja, jotka ovat tarpeellisia useille hankintayksiköille. Näin voidaan keskittää kilpailuosaamista ja saada kokoon suuria hankintavolyymejä. Yhteishankintojen toteuttamisen tarve korostuu erityisesti yksinkertaisissa tavarahankinnoissa ja selkeissä palveluhankinnoissa, joissa eri hankintayksiköillä on samankaltaiset tarpeet. Hankintayksiköiden räätälöidyt hankkeet toteutuvat jatkossakin yksittäisinä kilpailutettavina hankkeina. Vastaisuudessa on todennäköistä, että kuntasektorille perustetaan sekä valtakunnallinen että lukuisia alueellisia ja seudullisia yhteishankintayksikköjä. Valtakunnallisesti toteutettuna yhteishankintayksikkö muistuttaisi eräiltä osin valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy:tä. Yhteishankintayksiköt hoitaisivat erilaisia monimutkaisia palvelu- tai tavarahankintoja samoin kuin ns. massatavarahankintoja. Valtakunnallisesti toteutettaviin hankintoihin voisivat kuulua kuntakenttää yhteisesti palvelevat ITC-hankinnat, energiahankinnat yms. lukuisia hankintayksiköitä palvelevat samankaltaiset hankinnat. Alueellisten ja seudullisten yhteishankintayksiköiden perustamiseen on jo ryhdytty. Tämän lisäksi monilla seuduilla toiminee vastaisuudessakin perinteisiä kunnallisia hankintarenkaita, mikä on edelleenkin sallittua. 5 Hankintamenettelyihin uutta ilmettä Uudessa hankintadirektiivissä on omaksuttu kaikki aikaisemmat hankintamenettelyt. Lisäksi menettelyjen kirjoa on täydennetty ottaen huomioon vallitseva käytäntö, markkinoiden monipuolistuminen ja erilaisten sähköisten hankintamenettelyjen hyväksikäyttämismahdollisuus. Vastaisuudessakin yleisimpinä ja aina sallittuina hankintamenettelyinä ovat edelleen avoin ja rajoitettu menettely. Avoin menettely tulee kysymykseen lähinnä sellaisissa massatavara- tai palveluhankinnoissa, joissa tavaran tai palvelutehtävän määritteleminen on helppoa, jolloin valinta voidaan suorittaa lähes yksinomaan hinnan perusteella. Kuntasektorilla sisällöllisesti monipuolisimmat palveluhankinnat ja urakoitsijoiden valinnat toteutettaneen käytännössä edelleenkin pääsääntöisesti rajoitetun menettelyn kautta, jolloin hankintayksikkö valitsee (rajoittaa) kilpailuun mukaan otettavat yritykset kilpailuttamisprosessin yksinkertaistamiseksi ja transaktio-kustannusten vähentämiseksi. Menettely on myös yritysten kannalta tarkoituksenmukaista, koska niiden ei tarvitse tehdä kohtuuttoman paljon turhia tarjouksia tilanteissa, joissa niiden menestymismahdollisuudet ovat kuitenkin rajalliset. Neuvottelumenettelyn käyttäminen on perinteisesti edellyttänyt erityisiä syitä. Uudessa laissa neuvottelumenettelyn käyttömahdollisuutta on laajennettu EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa. Hankintayksikkö voi ilman erityisiä edellytyksiä käyttää neuvottelumenettelyä tavara- ja palveluhankinnoissa, mikäli hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on alle 50 000 euroa ja rakennusurakoissa, joiden ennakoitu arvo on alle 500 000 euroa. Uuden lain mukaan neuvottelumenettely on lisäksi sallittu em. raja-arvoista riippumatta EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa lain 66 :stä tarkemmin ilmenevin erityisperustein. Neuvottelumenettelyn sallittavuus on aina varmistettava ennen menettelyn käynnistämistä. Suora hankinta ilman kilpailua on kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa sallittua vain erityisin perustein (27 ja 28 ). EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa suoran hankinnan soveltamisalaa on laajennettu sallimalla sellainen yksittäisissä sosiaali-, terveys- ja koulutuspalvelujen hankinnoissa lain 67 :stä tarkemmin selviävin erityisin perustein. Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullinen neuvottelumenettely on muodollisesti uusi hankintamenettely. Se muistuttaa eräiden kuntien ja yksityisen sektorin aikaisempaa käytäntöä monimutkaisten hankintojen toteutuksissa. Kilpailullinen neuvottelumenettely tulee kysymykseen esimerkiksi laaja-alaisten urakoiden ja IT-hankintapalvelujen kohdalla. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä korostuu kilpailuttamisen vaiheittaisuus. Neuvottelujen vaiheittaisuudesta ja muista keskeisistä neuvottelumenettelyn reunaehdoista on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai erillisessä hankekuvauksessa. Se, miten kilpailullinen neuvottelumenettely käytännössä toteutetaan, riippuu luonnollisesti hankinnan kohteesta ja sen volyymeistä. Käytettävissä on siten useitakin mahdollisia kilpailuttamisprosessikaavioita. Hankintayksikön ei tarvitse monimutkaisissa hankkeissa aina osata määritellä hankkeen lopullista sisältöä ennen tarjouskilpailun aloittamista. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä perustavoitteen asettelun jälkeen voidaan pyytää ensimmäisen vaiheen tarjoukset (alustavat tarjoukset) neuvottelujen pohjaksi, jonka jälkeen suoritettujen välineuvottelujen kautta kartoitetaan tarjousten soveltuvuutta tilaajan tarpeisiin. Neuvottelun jälkeen pyydetään lopulliset tarjoukset tilaajan määrittelemien kriteereiden pohjalta. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä tulee kuitenkin säilyttää hankinnan perusosat (tehtävän ydinsisältö) alkuperäisenä koko neuvottelumenettelyn ajan, jotta aito kilpailu säilyy alusta loppuun saakka. Puitejärjestely

Hankintalakiin sisältyvällä puitejärjestelyllä laajennetaan perinteisesti käytettyjen puitesopimusten soveltamisalaa. Puitejärjestelyssä sopimuksen perusteet kilpailutetaan. Sopimuksen yksityiskohdat esim. tavara- ja palvelumäärien osalta tarkentuvat sopimuskauden aikana. Hankinnat suoritetaan puitesopimuksen mukaisesti joko suorina tilauksina sovittujen ehtojen pohjalta tai kilpailuttaen vielä yksityiskohdat puitejärjestelyssä mukana olevien yritysten kesken (ns. minikilpailu). Jälkimmäinen kilpailuttaminen erottaa ne perinteisistä puitesopimuksista. Sähköiset menettelytavat Hankintadirektiiveissä korostuu sähköisten menettelytapojen hyödyntäminen. Uutuutena on sähköinen huutokauppa, mikä on mahdollista sellaisissa hankkeissa, joissa tekniset eritelmät ja valintakriteerit voidaan määritellä jo alun perin yksiselitteisesti. Huutokaupan kohteena voi olla tällöin tavaran tai palvelun hinta tai muu matemaattisesti mitattavissa oleva tekijä. Sähköisiin menettelyihin kuuluu myös ns. dynaamiset sähköiset hankintamenettelyt, jotka muistuttavat puitejärjestelyjä. Dynaamisessa sähköisessä hankintamenettelyssä sähköiseen toimittajarekisteriin pääsee jatkuvasti uusia määrätyt kriteerit täyttäviä yrityksiä. Kysymys on tällöin jatkuvasti avoimesta toimittajalistasta. Lakiehdotukseen ei sisälly yksityiskohtaisia menettelytapaohjeita näistä hankintamenettelyistä, vaan kauppa- ja teollisuusministeriö säätää niistä tarpeen mukaan asetuksella. Uusien menettelytapojen käyttö edellyttää niiden sisällöllistä tuntemista, joten lain voimaantulon alkuvaiheessa niiden käyttämiseen ei tule ilman asiantuntemusta tarpeettomasti kiirehtiä. 6 Toimittajan kelpoisuuden varmistaminen Suoritettavan hankinnan ennakoidun arvon ylittäessä kansallisen kynnysarvon, hankintayksikön tulee ilmoittaa hankinnasta kansallisella sähköisellä julkisten hankintojen ilmoituskanavalla, jota kutsutaan HILMA-kanavaksi. Vastaisuudessa ei enää riitä paikallis- tai maakuntalehdissä tai muutoin avoimesti tapahtuva ilmoittaminen. Avoimessa hankintamenettelyssä uusi laki ei tuo olennaista muutosta toimittajien kelpoisuuden arviointiin aikaisempaan käytäntöön verrattuna. Kilpailuun pääsevät kaikki toimittajat hankintamenettelyn nimen mukaisesti. Yritysten kelpoisuus eli soveltuvuus tehtävään arvioidaan vasta tarjousten jättämisen jälkeen, kuten nykyisinkin. Rajoitetun hankintamenettelyn kohdalla kansallisen kynnysarvon edellyttämä ilmoittamismenettely tuo mukanaan poikkeuksellisen laajan lisätyön hankintayksiköille. Hankkijat eivät voi entisen sallitun käytännön mukaisesti pyytää tarjouksia vain aikaisemmilta tutuilta yrityksiltä ja muilta hyviksi toimittajiksi havaituilta. Uuden lain mukaan hankintayksiköiden tulee rajoitetussa menettelyssä pyytää yrityksiä ja muita toimittajia julkisesti ilmoittautumaan hankintamenettelyyn eli jättämään osallistumishakemus. Tämän jälkeen hankintayksikön tulee arvioida, mitkä yrityksistä hyväksytään lopulliseen tarjouskilpailuun eli keille osallistumishakemuksen jättäneille yrityksille toimitetaan tarjouspyyntöasiakirjat. Toimittajien valinta tulee suorittaa hankintailmoituksessa mainittujen perusteiden mukaisesti ja mukaan on otettava hankintailmoituksessa mainittu määrä toimittajia, kuitenkin käytännössä vähintään viisi. Rajoitetun menettelyn ollessa vaativissa hankkeissa yleisin hankintamuoto, uusi laki tuo hankintayksiköille konkreettisen uuden lisätehtävän, kilpailusta pois sulkemisen. Tämä on EU-kynnysarvon alittavissa hankinnoissa uusi velvollisuus aikaisempaan käytäntöön verrattuna. Kilpailusta joudutaan sulkemaan pois myös sellaisia yrityksiä, jotka muutoin täyttävät hankintalaissa edellytetyt vaatimukset. Erityisistä poissulkemisperusteista on hankintalaissa omat määräyksensä. 7 Kilpailusta pois sulkeminen Yritysten sulkeminen pois kilpailusta perustuu toisaalta parhaiden toimittajien löytämiseen ja kilpailuun mukaan ottamiseen ja toisaalta ns. harmaan talouden torjumiseen. Tähän tavoitteeseen julkiset viranomaiset ovat jo 1990- luvun alusta pyrkineet valtakunnallisten tilaaja- ja tuottajapuolta edustavien keskusjärjestöjen allekirjoittamin vapaaehtoisin sopimuksin. Niiden kautta on pyritty sisällyttämään asiaa koskevat vaatimukset tarjouspyyntöihin. Tyypillisintä tämä on ollut urakoitsijoiden valinnassa. Hankintalaki mahdollistaa kilpailusta pois sulkemisen laissa erikseen mainituilla perusteilla (52 61 ). Näistä osa on ns. pakollisia poissulkemisperusteita (HL 53 ) ja osa harkinnanvaraisia (HL 54 ). Edelliset liittyvät törkeään talousrikollisuuteen siten kuin laissa on mainittu. Jälkimmäisiin perusteisiin kuuluvat mm. yritykset, jotka ovat laiminlyöneet verojen ja sosiaaliturvamaksujen maksamisen tai joilla on muutoin laista ilmeneviä ongelmia toiminnassaan. Hankintayksikkö voi käyttää laissa mainittuja poissulkemisperusteita siitä riippumatta, onko asiasta mainittu tarjouspyynnössä. Lisäksi hankintayksiköllä on oikeus käyttää erilaisia kyseiseen hankintatapahtumaan soveltuvia kelpoisuusvaatimuksia, joiden puuttuminen merkitsee kilpailusta pois sulkemista. Harmaiden markkinoiden torjuntaan on hankintalaista riippumatta tullut uusia velvoitteita 1.1.2007 voimaan tulleella lailla tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) eli niin sanotulla tilaajavastuulailla. Lakeja on valmisteltu toisistaan riippumattomana eikä niiden velvoitteet kohtaa sellaisenaan. Kummassakin laissa harmaiden markkinoiden torjuntavelvollisuus on tavoitteellisesti kuitenkin samankaltainen. Hankintayksiköt joutuvatkin hankintalain mukaisessa kilpailuttamisessa arvioimaan, miten näiden

kahden eri lainmukaiset velvoitteet yhdistetään. Vaihtoehtoja on useita, joita on tarkemmin käsitelty Suomen Kuntaliiton yleiskirjeessä 5/80/2007. Tilaajavastuulaki edellyttää, että hankintaprosessissa tilaajina toimivat kunnat tai muut hankintayksiköt samoin kuin alihankintoja tilaavat toimittajat kukin omalta osaltaan huolehtivat siitä, että ennen hankintasopimuksen tekemistä selvitetään tulevan sopijakumppanin taustatiedot rekisteriottein samoin kuin yhteiskunnallisten maksujen suorittaminen tilaajavastuulaista tarkemmin selviävällä tavalla. Tilaaja joutuu tällöin varmistamaan myös sen, mitä työehtosopimusta sopijakumppani (alihankkija) tulee sopimussuhteen mukaisten tehtävien toteuttamisessa soveltamaan. Tilaajavastuulain velvoitteet harmaiden markkinoiden torjumiseksi voidaan yhdistää hankintayksikön harkinnan mukaisesti hankintakilpailun vaiheisiin joko a) yritysten kelpoisuutta arvioitaessa, b) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuutta arvioitaessa tai c) varmistamalla tämä vasta ennen kilpailussa voittaneen toimittajan kanssa tehtävän sopimuksen allekirjoittamista. Merkittävissä hankkeissa yritysten yhteiskunnallinen kelpoisuus, toiminnan puhtaus on syytä selvittää viimeistään ennen tarjousten vertailua, jotta kilpailun voittajaksi ei valittaisi yrityksiä ja muita toimijoita, jotka ovat laiminlyöneet lakisääteiset velvoitteensa. 8 Arviointikriteerit ja niiden painoarvot korostuvat Voimassa olevan hankintalain mukaan hankintayksikön on valittava edullisin tarjous joko kokonaistaloudellisin kriteerein tai hinnan perusteella arvioiden. Uudet hankintadirektiivit edellyttävät valintakriteereiden suhteellisten painoarvojen ilmoittamista, mikäli hankinnan arvo ylittää EU-kynnysarvot. Tällöin ei riitä, että hankintayksikkö ilmoittaa vain sanallisesti ne tekijät, joiden perusteella kokonaistaloudellinen valinta suoritetaan. Poikkeustapauksissa olisi mahdollista ilmoittaa ainoastaan valintakriteerit ilman painoarvoa, mutta tällöin on kuitenkin ilmoitettava vähintään kriteerien tärkeysjärjestys. EU-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa riittää edelleen vain vertailuperusteiden ilmoittaminen tärkeysjärjestyksessä. Kuitenkin niissäkin on usein tarkoituksenmukaista käyttää suhteellisen yksityiskohtaisia valintakriteereitä, jotta hankintayksikkö osaa ajoissa varautua tarjousten vertailemiseen tarjouspyynnön mukaisesti. Valintakriteereiden asettamisessa on otettava huomioon, että niiden tulee tuottaa hankintayksikölle välitöntä tai välillistä taloudellista hyötyä. Erilaisten yleismaailmallisten perusteiden käyttäminen ei ole hyväksyttävää, ellei näillä perusteilla ole riittävän konkreettista asiayhteyttä suoritettavaan hankintaan. Perusteiden tulee siis palvella myös hankintayksikköä. Näistä syistä johtuen esimerkiksi ympäristökriteereiden asettamisessa saattaa syntyä kilpailuteknisiä ongelmia, joskin niiden oikeaoppiseen käyttämiseen on hyvät mahdollisuudet. 9 Muutoksenhaku hankintapäätöksiin Kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintakilpailuun osallistunut yritys tai muu toimija on oikeutettu hakemaan muutosta hankintapäätökseen markkinaoikeudelta. Muutosta on haettava 14 päivän kuluessa siitä, kun päätös katsotaan lain mukaan tiedoksi saaduksi. Menettely vastaa jatkossakin tältä osin aikaisempaa käytäntöä. Päätöksiin voidaan samanaikaisesti hakea muutosta myös kuntalain perusteella oikaisuvaatimuksin, joka menettely on yksinkertainen tapa korjata ilmeisen selvät valintavirheet. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen ei voi hakea muutosta kunnallisvalituksin. Uusi hankintalaki muuttaa osittain perinteistä muutoksenhakujärjestelmää. Koska hankintalakia ei sovelleta kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin, pieniä hankintoja koskeviin hankintapäätöksiin ei voida hakea muutosta markkinaoikeudessa. Näissäkin hankinnoissa tulee kuitenkin menetellä läpinäkyvästi noudattaen hyvää hallintotapaa, mm. tasapuolisuutta ja syrjimättömyyttä. Kynnysarvot alittavissa hankinnoissa menettelytapavaatimukset ovat kuitenkin yksityiskohtaisten säännösten puuttuessa joustavammat kuin kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Pieniä hankintoja koskevat kilpailuttamiset voidaan saattaa kuitenkin oikaisuvaatimuksin asianomaisen kunnallisen toimielimen käsiteltäväksi. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen tyytymätön voi pienten hankintojen osalta hakea päätökseen muutosta kunnallisvalituksin hallinto-oikeudesta. Kunnallisvalitus ei ole jatkossakaan mahdollinen kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, koska niitä koskevat päätökset voidaan saattaa markkinaoikeuden tutkittaviksi. Kuntaliitto on julkaissut Muutoksenhaku kunnan viranomaisen päätöksestä -nimisen opaskirjan (viimeisin painos 2003), joka päivitetään kevään 2007 aikana. Tähän julkaisuun sisältyy vastaisuudessa myös hankintapäätöksiä koskeva muutoksenhakuohjeistus. 10 Muutoksenhakijoille kuluriski Hankintayksiköiden kannalta markkinaoikeudessa tapahtuvan muutoksenhakumenettelyn eräänä ongelmana on ollut se, että muutoksenhakija ei ole käytännössä joutunut maksamaan hankintayksikön oikeudenkäyntikuluja silloinkaan, kun muutoshakemus on hylätty. Koska markkinaoikeuskäsittelyssä noudatetaan hallintolainkäyttölakia, hakija on joutunut korvaamaan hankintayksikön oikeudenkäyntikulut ainoastaan silloin, kun hakemuksessa (valituksessa) on esitetty ilmeisen perusteettomia vaatimuksia. Uuden hankintalain mukaan vastaisuudessa tätä periaatetta ei enää sovelleta, jolloin oikeudenkäyntikulujen korvausvelvollisuus määräytyy samoin kuin käräjäoikeuksissakin eli

hävinnyt osapuoli joutuu maksamaan pääsääntöisesti vastapuolen oikeudenkäyntikulut. Hakijalla on siis vastaisuudessa kuluriski. Lain muutos hillinnee jatkossa olennaisesti aiheettomien valitusten tekemisiä. 11 Päätösten täytäntöönpano ja sopimusten tekeminen Hankintalakia uudistettiin erillistarkistuksena jo helmikuussa 2005 voimaan tulleella lailla. Sen mukaan hankintapäätöstä ei saa laittaa täytäntöön ennen kuin on kulunut 21 päivää hankintapäätöksen tiedoksiannosta tarjouksen tehneelle yritykselle. Käytännössä tämä on merkinnyt 7 päivän karenssiaikaa muutoksenhakuajan päättymisestä. Säännöksellä pyrittiin varaamaan markkinaoikeudelle reagointiaika, mikäli hankintapäätös on selkeästi virheellinen. Uudella hankintalailla palataan osittain ennen lain osittaisuudistusta vallinneeseen järjestelmään, sillä karenssiaika koskee jatkossa vain suurimpia eli EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Uusi hankintalaki edellyttää vastaisuudessakin kirjallisen hankintasopimuksen tekemistä. Kysymys on asian dokumentoinnista, sillä sopimusvelvoitteet saattavat tulla voimaan jo ennen kirjallisen sopimuksen allekirjoittamista, mikäli sopimus katsotaan syntyneeksi tilaajan ja tuottajan välillä jo aiemmin oikeustoimilain perusteella. Virheellisen hankintapäätöksen seurauksena markkinaoikeus voi aikaisemman hankintalain kaltaisesti ensisijaisesti kumota päätöksen, kieltää noudattamasta virheellistä päätöstä tai velvoittaa hankintayksikön korjaamaan virheellinen menettely. Mikäli hankinnasta on ehditty tehdä jo sopimus, tällöin virheellisen menettelyn seurauksena hankintayksikkö saatetaan velvoittaa suorittamaan hyvitysmaksu sille tarjoajalle, jolla olisi ollut todellinen mahdollisuus voittaa tarjouskilpailu virheettömässä menettelyssä (ns. toissijainen menettely). Hankintayksiköiden tulee viimeistään hankintapäätösten tiedoksiannon yhteydessä ilmoittaa voittaneelle yritykselle, milloin sopimus tilaajan ja tuottajan välillä katsotaan syntyvän. Koska hankintalaki edellyttää kirjallisen hankintasopimuksen tekemistä, joka ei sinänsä ole sama kuin sopimuksen syntyminen, on usein tarkoituksenmukaista kytkeä nämä ajankohdat toisiinsa. Näin vältetään oikeustoimilain ja hankintalain näennäinen ristiriita sopimuksen syntymistilanteen osalta. Koska toimintojen pitää kuitenkin voida jatkua ja sopimus voittaneen tarjouksentekijän kanssa pitäisi saada aikaiseksi mahdollisimman pian, sopimuksen voimaantuloa ei käytännössä ole yleensä mahdollista siirtää päätöksen lainvoimaisuuteen saakka. Mikäli päätökseen on haettu muutosta, hankinnasta joudutaan käytännössä tekemään tilapäinen sopimus joko voittaneen yrityksen tai tehtävää aiemmin toteuttaneen toimittajan kanssa. Kaikissa hankinnoissa, kuten suunnittelutehtävissä ja urakoissa ei voida yleensä edetä tilapäisin järjestelyin. Niiden kohdalla joko edetään taikka hanke pysähtyy valituksen johdosta. 12 Erityisalojen hankintalaki Hankintain 9 :n mukaan lakia ei sovelleta vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista annetun lain (349/2007) eli erityisalojen hankintalain tarkoittamiin hankintoihin, vaan kyseisiin hankintoihin sovelletaan mainittua erityislakia. Kahdesta eri hankintalaista riippumatta lähes kaikki hankintatoiminnan keskeiset periaatteet ovat yhtäläiset kummankin lain alaisissa kilpailuttamistilanteissa. Aiemmin erityisalojen hankintoja kutsuttiin Suomessa teknisiksi peruspalveluiksi niiden kohdistuessa lähinnä infrasektoriin (utilities-sektoriin). Tekniset peruspalvelut on erotettava perinteisistä kunnallishallinnon hyvinvointipalveluista (sosiaali-, terveys- ja koulutusala), joita koskeviin hankintoihin sovelletaan yleistä hankintalakia. Erityisalojen hankintalain tarkoittamat hankinnat kohdistuvat kunnallishallinnossa lähinnä vesilaitosten verkosto- ja laitehankintoihin. Erityisalojen hankintalaki eroaa (yleisen) hankintalain periaatteista lähinnä siten, että sitä sovelletaan vain EUkynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Tätä pienemmissä hankinnoissa tulee sovellettavaksi ainoastaan hallinnon ja hankintatoiminnan yleiset hyvät toimintaperiaatteet. Markkinaoikeuden toimivaltakin koskee tällöin ainoastaan niitä hankintoja, joihin lakia sovelletaan eli EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Erityisalojen hankintoja koskevat EU-kynnysarvot ovat myös korkeammat kuin muissa hankinnoissa. Myös sidosyksikköhankinnoissa sääntely poikkeaa, sillä tytäryhtiöt ja vastaavat voivat myydä palvelujaan ulkopuolisille enintään 20 %, mikä on laissa yksityiskohtaisesti määrätty. Säännös vastaa aiemmin ko. toimintoja koskevassa hankinta-asetuksessa ollutta määräystä. SUOMEN KUNTALITTO Timo Kietäväinen, varatoimitusjohtaja Kari Prättälä, lakiasiain johtaja

1 KUNTIEN YLEISET HANKINTAOHJEET 2007 Suomen Kuntaliitto

Toimittanut: Antero Oksanen 2

3 YLEISET HANKINTAOHJEET Johdanto 6 1. hankintojen sääntely 6 2. hankintaohjeiden tarkoitus ja soveltamisala 6 3. hankintojen organisointi ja hankintastrategiat 8 4. kynnysarvot ja kolmen eri tason hankinnat 9 5. pätevät yritykset ja laadukkaat palvelut 11 6. keskitetyt hankinnat 12 7. sidosyksikköhankinnat 13 8. oikeusturvakeinot 14 9. Hankintaohjeet julkaisuna 15 X:n KUNNAN / KUNTAYHTYMÄN YLEISET HANKINTAOHJEET Määritelmiä ja käsitteitä 18 1. Yleistä 24 1.1 Hankintaohjeiden soveltaminen 24 1.2 Yleiset hankintaperiaatteet 25 1.3 Yhteishankinta ja kuntien välinen yhteistyö 25 1.4 Laatuvaatimukset 26 1.4.1 Yleiset laatuvaatimukset 26 1.4.2 Tekniset eritelmät 27 1.5 Laadunvarmistus ja -valvonta 28 1.6 Saatavuus ja varastointi 28

4 2. Hankintamenettelyt 30 2.1 Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa 30 2.2 Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa 34 2.3 Hankintamenettelyt EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa 41 3. Hankinnoista ilmoittaminen 48 3.1 Ilmoittamisvelvollisuudesta 48 3.2 Ennakkoilmoitus/Kausi-ilmoitus 49 3.3 Hankintailmoitus 49 3.4 Jälki-ilmoitus 49 4. Tarjouspyyntömenettely ja hankintakilpailu 50 4.1 Tarjousten pyytämisen yleiset periaatteet 50 4.2 Tarjouspyynnön sisältö 51 4.3 Valintaperusteiden ja arviointikriteereiden asettaminen 53 4.4 Määräajat 54 4.5 Ehdokkaiden ja tarjoajien valinta 55 4.6 Tarjousten vastaanotto ja avaaminen 57 4.7 Tarjousten hylkääminen 58 4.8 Tarjousten arviointi ja toimittajan valinta 58 4.9 Hankintapäätös ja sen pöytäkirjaus 59

5 5. Sopimusten tekovaihe 61 5.1 Sopimuksen tai tilauksen tekeminen 61 5.2 Ennakot 62 5.3 Vakuudet 62 5.4 Tavaran vastaanotto sekä palvelujen ja urakan hyväksyminen 62 6. Erinäiset määräykset 63 6.2 Esteellisyys ja kilpailuneutraalisuus 63 6.3 Asiakirjojen julkisuus ja salassapito 63

Johdanto 1. Hankintojen sääntely Euroopan talousalueen perustamista koskevan sopimuksen (= ETAsopimus) seurauksena julkiset hankinnat avautuivat vuonna 1994 vapaasti kilpailtaviksi. Tällöin tuli voimaan laki julkisista hankinnoista (1505/92). Laki koski tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä silloin, kun mainittuja hankintoja tai muita toimintoja ei tehdä kunnan omana työnä. Suomen hankintalainsäädäntö perustuu EY:n perustamissopimukseen sekä asiaa koskeviin hankintadirektiiveihin. EU:n parlamentti ja neuvosto hyväksyivät v. 2004 uudet hankintadirektiivit, jotka on implementoitu Suomessa sovellettaviksi uusilla hankintalaeilla, lailla julkisista hankinnoista (348/ 2007) eli hankintalailla ja lailla vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista (349/2007) eli erityisalojen hankintalailla, jotka tulevat voimaan 1.6.2007. Direktiivien ja hankintalakien tavoitteena on tavaroiden ja palveluiden vapaa liikkuvuus sekä toimivat sisämarkkinat, joiden saavuttamiseksi hankinnat tulee toteuttaa markkinoita hyödyntäen tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Jo ensimmäisen hankintalain voimaan tullessa 1994 Suomen Kuntaliitto uudisti aikaisemmat suositusohjeensa kunnan yleisiksi hankintaohjeiksi. Näitä ohjeita on hankintalain voimassa ollessa päivitetty lainsäädännössä tapahtuneiden muutosten mukaisesti. Käytännössä lähes kaikissa kunnissa ja kuntayhtymissä on voimassa niiden hyväksymät yleiset hankintaohjeet. 2. Hankintaohjeiden tarkoitus ja soveltamisala Hankinnat muodostavat kunnissa ja kuntayhtymissä taloudellisesti merkittävän kokonaisuuden. Tämän vuoksi hankintatoimen tarkoituksenmukainen järjestäminen, riittävän yhtenäinen hankintamenettely ja oikein toteutettu kilpailuttaminen ovat kunnallisten palveluiden toteuttamiseksi ja kunnallistalouden kannalta tärkeitä. Euroopan unionin tilastolähteiden mukaan julkisten hankintojen vuotuinen arvo sekä unionin alueella yleensä että Suomessa on noin 15 % bruttokansantuotteesta. Vuonna 2003 julkisten hankintojen arvo oli noin 22,5 miljardia euroa. Tilastointia vaikeuttaa osaltaan se, että julkisen hallinnoin toimintoja ei ole keskitetysti tilastoitu hankintoja ajatellen. Tämä koskee erityisesti hankintapäätösten lukumäärää, sillä varsinaiset hankintapäätökset ja hankintojen

7 toteuttamiseen liittyvät täytäntöönpanopäätökset saattavat tilastoissa limittyä, koska tilastotietojen keräämisen yhteydessä ne voidaan tulkita samaksi tai eri hankintatapahtumaksi. Valituskelpoisia hankintapäätöksiä tehdään kuitenkin maassamme satoja tuhansia vuosittain. Hankintojen merkittävyydestä huolimatta vain harvoissa kunnissa ja kuntayhtymissä on ollut hankintatoimintaan erikoistunutta henkilökuntaa, joten hankintojen edellyttämät toimenpiteet on tehty pääsääntöisesti muiden tehtävien rinnalla. Vastaisuudessa hankintaosaamiseen on kiinnitettävä enemmän huomiota erityisesti palveluhankintojen lisääntymisen myötä. Uusi hankintalaki ei poista tarvetta päivittää kuntien ja kuntayhtymien perinteisiä hankintaohjeita. Yleisillä hankintaohjeilla jatkettaisiin aikaisempaa hallinnollista toimintojen ohjausperinnettä. Hankinta on tässä ohjeessa määritelty siten, että se koskee hankintalaissa tarkoitettuja erilaisia tavara- ja palveluhankintoja sekä urakoita. Hankintaohjeeseen on koottu lakia täydentäviä ja selventäviä hankintaprosessia ohjaavia käytännön toimintaohjeita hankintojen toteuttamiseksi. Ohjeeseen sisältyvät keskeiset käsitteet ja periaatteet on pyritty määrittelemään ja esittämään selkokielellä niiden vastatessa julkisista hankinnoista annettujen säännösten periaatteita. Ohjeessa on keskitytty tyypillisimpiin hankintatilanteisiin. Hankintaohje on tarkoitettu sovellettavaksi kuntien ja kuntayhtymien sekä tarvittaessa myös hankintalain tarkoittamien muiden kunnallisten hankintayksiköiden hankinnoissa. Hankintaohjeiden merkitys korostuu erityisesti hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jäävien pienten hankintojen toteuttamisessa hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. Ohjeessa kuvatut menettelytapojen perusperiaatteet soveltuvat käytettäviksi sekä hankintalain tarkoittaman kansallisen kynnysarvon alittavissa että ylittävissä hankinnoissa. Kynnysarvot ylittävien hankkeiden kilpailuttamiseen liittyvien yksityiskohtien osalta tarkemmat määräykset löytyvät hankintalaista, jota on tällöin noudatettava. Hankintaohjeessa ei ole sen yleisohjaavan tarkoituksen vuoksi toistettu lakitekstiä eikä kuvattu kaikkia mahdollisia toimintavaihtoehtoja ja niiden reunaehtoja. Tämä koskee erityisesti kynnysarvot ylittäviä hankintoja, joiden osalta laissa on yksityiskohtaiset menettelytapaohjeet.

8 Ohjeeseen sisältyvät periaatteet ovat sovellettavissa kooltaan erilaisten hankintayksiköiden tarpeisiin niiden organisaatiosta ja toimintojen luonteesta riippumatta. Hankintaohjeella pelkistetään ja selkeytetään yksittäisten hankintojen toteuttamista ja kilpailuttamista ohjeen sisältäessä perusperiaatteet kilpailun toteuttamiseksi. Hankkeen laatua ja laajuutta koskevat erityispiirteet on otettava huomioon kutakin hankintaa koskevassa tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa. Tässä ohjeessa ei käsitellä vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien hankintayksiköiden (ns. teknisten peruspalveluiden) toimintaan liittyvää kilpailuttamisvelvoitetta, joista on säädetty mainittuja toimialoja koskevassa erityisalojen hankintalaissa (349/2007). Laki koskee kuntasektorilla erityisesti vesi- ja energialaitosten verkostohankkeita. Erityisalojen hankintalain velvoitteet vastaavat lähtökohtaisesti hankintalain määräyksiä, joten hankintoja koskevat keskeiset perusvelvoitteet ovat yhtenäiset kaikilla toimialoilla. Ero hankintalakiin verrattuna on muun muassa siinä, että erityisalojen hankintalakia sovelletaan vain EY-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin ja että sidosyksikköhankinnat ovat niiden osalta laajemmin sallittuja. Kuntien yleisten hankintaohjeiden lisäksi Suomen Kuntaliiton ja alan järjestöjen toimesta on hankintalain voimassa ollessa laadittu eri toimialoja koskevia erityisohjeita. Vastaavasti julkisten hankintojen neuvontayksikkö on laatinut käytännön toimintaohjeita erilaisia hankintatilanteita varten. Edellä olevia ohjeistuksia on löydettävissä mm. Kuntaliiton nettisivuilta www.kunnat.net/julkiset hankinnat. 3. Hankintojen organisointi, hankintastrategiat ja hankintapolitiikka Hankintaohjeessa ei anneta suosituksia kuntien ja kuntayhtymien hankintatoimen organisaatiosta. Viranomaisten yksityiskohtainen toimivalta hankinta-asioissa määrätään kuntalain mukaisesti johtosäännöillä, kuten yleensäkin kunnan hallinnon organisaatiosta päätettäessä. Kuntien yhteistoiminnan organisointiin hankintojen toteuttamisessa tulee vastaisuudessa uusia piirteitä, sillä hankintalain 11 :ään sisältyy erityissäännös yhteishankintayksiköistä, joita käsitellään jäljempänä tämän ohjeen 6. kohdassa. Hankintaohjeella ei anneta suosituksia kunnan palvelustrategiaksi tai toimintaohjeita kunnan hankintastrategiaan vaikuttavista

9 seikoista. Hankintatoiminnassa onkin erotettava niihin liittyvä kunnallispoliittinen tavoitteenasettelu ja hankintalain edellyttämä kilpailuttaminen. Kunnilla on vastaisuudessakin oikeus päättää, mitkä palvelut ja missä laajuudessa toteutetaan ns. omana työnä tai kuntien yhteistoimintana ja mitkä palvelut hankitaan vapailta markkinoilta. Palvelujen tuottamistavasta päättäminen on kunnallisen itsehallinnon toteuttamista, jota saattaa rajoittaa ainoastaan mahdollisten toimialakohtaisten erityislakien velvoitteet. Kunnan mahdollisesti toteuttama hallinnon sisäinen tilaaja tuottajajärjestelmä sisältää lähinnä kunnallispoliittisia ja -hallinnollisia elementtejä. Lisäksi se kuvastaa kunnan markkinaehtoistumista. Vasta silloin, kun kunta kilpailuttaa ulkopuolisia tuottajaehdokkaitaan hankintalainsäädäntö tulee sovellettavaksi. Hankintaohjeen edellyttämää palvelujen tuotteistamista ja muuta tehtävien määrittelyä voidaan kuitenkin käyttää hyväksi myös kunnan sisäisen tilaaja-tuottaja- toiminnan jäntevöittämiseksi, jolloin opitaan markkinaehtoista kilpailuttamistoimintaa. Kunnilla ja kuntayhtymillä ei ole mahdollisuutta harjoittaa kunnallispolitiikkaa hankintakilpailuja järjestäessään. Toimintapoliittiset valinnat, kuten kunnan hankintastrategiat, on tehtävä ennen tarjouskilpailun käynnistämistä. Hankintakilpailun voittajaa ei voi valita paikkakunnan työllisyysnäkökohdat ja verotulot huomioon ottaen. Oman kunnan yrittäjillä ei saa olla hankintakilpailussa erityisasemaa. Tällainen menettely merkitsisi muiden kilpailuun osallistuneiden syrjimistä. Sen sijaan hankintatoiminta voidaan toteuttaa siten, että hankittavaa tavaraa, palvelua ja muuta toimintaa suunniteltaessa hankinnan sisältö koko laajuudessaan määritellään siten, että paikallisillakin yrittäjillä olisi edellytykset osallistua kilpailuun tasavertaisina toimijoina. Tämä koskee erityisesti tilanteita, joissa pyritään seudullisiin tai alueellisiin yhteishankintoihin. Hankintojen suunnittelussa on lisäksi huomattava, että uusi hankintalaki mahdollistaa eräiden työ- ja sosiaalisten tekijöiden huomioon ottamisen hankinnoissa siten, että osa hankinnoista varataan esim. työrajoitteisten henkilöiden toimesta toteutettaviksi laista selviävin perustein. 4. Kynnysarvot ja kolmen eri tason hankinnat Uusi hankintalaki sisältää direktiivien ja aikaisemman hankintalain tarkoittaman kynnysarvon lisäksi uuden kansallisen kynnysarvon. Tämän seurauksena julkiset hankinnat jakautuvat kolmeen eri

10 ryhmään niiden taloudellisen arvon perusteella. Hankinnoissa voidaankin puhua kansallisen kynnysarvon alittavista, kansallisen kynnysarvon ylittävistä ja EU- kynnysarvon ylittävistä hankinnoista. Kansallinen kynnysarvo on tavara- ja palveluhankinnoissa on 15 000 euroa, sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnoissa 50 000 euroa ja rakennusurakoissa 100 000 euroa. EU- komissio vahvistaa kahden vuoden välein hankintadirektiivien tarkoittamien unionin alueella julkaistavien hankintailmoitusten euromääräiset kynnysarvot. Vuoden 2006 alusta kynnysarvot hankintalain tarkoittamissa eli kunnallishallinnon tyypillisissä hankinnoissa ovat tavara- ja palveluhankinnat 211 129 euroa rakennusurat 5 278 227 euroa Erityisalojen hankintalain tarkoittamat kynnysarvot ovat tavara ja palveluhankinnat 422 258 euroa urakat 5 278 227 euroa Kansalliset kynnysarvot alittaviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Näiden hankintojen kohdalla noudatetaan hyvää hankintamenettelyä jäljempänä mainittavalla tavalla. Kansalliset kynnysarvot ylittäviin, mutta EU-kynnysarvot alittaviin hankintoihin sovelletaan hankintadirektiivejä osittain kevennettynä laista tarkemmin ilmenevällä tavalla. Näistä hankinnoista on ilmoitettava kotimaassa valtakunnallisella julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA), www.hankintailmoitukset.fi. Ilmoitusjärjestelmän toimivuudesta vastaa Edita Publishing Oy/ Edita Oyj. Hankinnoista julkisesti ilmoittamalla avoimuus ja markkinaehtoisuus paranevat yritysten saadessa paremmin tiedon suunnitelluista hankinnoista. Ilmoituskanava mahdollistaa yritysten osallistumisen kilpailuun laissa säädetyin reunaehdoin. Hankintayksiköllä on kuitenkin mahdollisuus ns. rajoitetussa menettelyssä valita parhaat yritykset kilpailuun ilmoittautuneiden eli osallistumishakemuksen

11 tehneiden toimittajaehdokkaiden joukosta Lain tarkoittamiin EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin sovelletaan hankintadirektiivien ja hankintalain edellyttämiä yksityiskohtaisia velvoitteita vastaavalla tavalla kuin aiemmin voimassa olleen hankintalain aikana. Tähän ryhmään kuuluvista hankinnoista tulee jatkossa ilmoittaa edellä mainitulla HILMA- kanavalla, kuten kansallisistakin hankinnoista. Hankintailmoitusta koskevat tiedot välitetään edelleen EU:n viralliseen lehteen (julkisten hankintojen lehteen) ja sähköiselle ilmoituskanavalle (TED-tietokanta). Hankintaa koskevat tiedot ovat näin samanaikaisesti EU- alueen kaikkien toimijoiden luettavissa. Hankintaohje sisältää ohjeiden lisäksi eräitä määräyksiksi katsottavia normeja. Näin sen johdosta, että ohjeeseen on kunnallisen hankintatoimen yhtenäistämiseksi sisällytetty varsinaisten ohjeiden lisäksi eräitä hankintalain määräyksiä siinä laajuudessa kuin se on välttämätöntä hankintoja koskevan toiminnallisen kokonaiskuvan saamiseksi. Julkisia hankintoja koskevia yleisiä EU periaatteita sekä hankintalakia on noudatettava kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa siitä riippumatta, että niitä ei ole ohjeen yleisestä luonteesta johtuen voitu kokonaisuudessaan sisällyttää hankintaohjeeseen. Julkisia hankintoja valmistelevien ja niistä päättävien henkilöiden on tutustuttava asiaa koskeviin säädöksiin ja niiden liitteisiin siinä laajuudessa kuin tehtävät sitä edellyttävät. 5. Pätevät yritykset ja laadukkaat hankinnat Hankintamenettelyyn osallistuvia ehdokkaita ja tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättömästi koko hankintaprosessin ajan. Hankinnoissa on otettava huomioon tarjouksen tekijöiden yleinen luotettavuus samoin kuin varmistettava tarjouksen tekijöiden taloudellinen asema sekä tekniset ja muut edellytykset tehtävän suorittamiseksi. Yritysten kelpoisuuden tarkistaminen korostuu uuden hankintalain tultua voimaan, koska kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankkeissa kaikille yrittäjille annetaan mahdollisuus ilmoittautua kilpailuun jättämällä osallistumishakemus. Hankintayksiköllä on kuitenkin oikeus hankintalaissa säädetyllä tavalla rajoittaa lopulliseen kilpailuun osallistuvien yritysten määrää. Näin pyritään varmistamaan, että kilpailuun (tarjouksen tekemiseen) osallistuvat vain hankintayksikön asettamat reunaehdot täyttävät pätevät yritykset.

12 Kilpailusta pois sulkeminen korostuu rajoitetussa menettelyssä, jota käytetään erityisesti palveluhankinnoissa ja urakoissa. Avointa menettelyä sovelletaan selkeissä tavarahankinnoissa, joissa valinta voidaan suorittaa pääsääntöisesti hintakilpailuna, jos kysymys on yksiselitteisesti määriteltävistä tuotteista. Hankintatoimi on kokonaisvaikutuksiltaan liiketoimen kaltaista. Hankinnoissa on pyrittävä hankintayksikön kannalta mahdollisimman edulliseen lopputulokseen laatua unohtamatta. Laadun huomioiminen korostuu erityisesti tavaran ja palvelun ominaisuuksien määrittelyssä sekä rakennustyön suunnittelussa. Tilaajalla on täydellinen mahdollisuus arvostaa hyvää laatua. Valintaperusteeksi voidaan halvimman hinnan sijasta asettaa tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus, jolloin tarjousten laadulliset ominaisuudet korostuvat. Hankinnan tarkoituksenmukaisuus ja kokonaistaloudellinen edullisuus edellyttävät suunnitelmallisuutta, taloudellisuutta ja kestävän kehityksen periaatteiden huomioon ottamista. Hankintayksikön on aiheellista kiinnittää huomiota muun muassa ympäristölle mahdollisimman vähän haittaa tuottaviin tuotteisiin ja aineisiin, tavaroiden ja muun materiaalin kuljetukseen, pakkauksiin, varastointiin ja jätehuoltoon eli tuotteen koko elinkaareen. Toiminnassa on pyrittävä välttämään ympäristövahinkoa aiheuttavien aineiden ja tuotteiden käyttöä sekä mahdollisuuksien mukaan haettava vaihtoehtoja mainitun vaaran pienentämiseksi tai eliminoimiseksi kokonaan. Tällöin on aiheellista ottaa huomioon tuotteen koko elinkaari valmistuksesta, käytöstä ja kierrätyksestä aina jätteen käsittelyyn asti. 6. Keskitetyt hankinnat Hankintatoiminnan tuloksellinen suorittaminen edellyttää hankintayksikön eri toimielinten saumatonta sisäistä yhteistyötä. Hankintayksikön tulee päättää, mitkä hankinnat suoritetaan hajautetusti ja mitkä keskitetysti. Kysymyksessä on toimintapoliittinen, strateginen ratkaisu, josta kunnassa päättä kunnanhallitus, jollei johtosäännöin tätä toimivaltaa ole annettu muulle toimielimelle. Perinteisesti eri toimialojen tarvitsemat yhteiset tarvike- ja palveluhankinnat, kuten tyypilliset toimistotarvike-, elintarvike-, polttoainehankinnat jne. on toteutettu kuntakohtaisesti tai seudullisesti keskitettyinä hankintoina. Palvelupuolella yhteishankintoina toteutetaan mm. tietoliikenne-, catering- ja kiinteistöpalveluja.

13 Hankintatoimen tehostamiseksi on usein tarkoituksenmukaista pyrkiä alueelliseen (seudulliseen) yhteistyöhön lähikuntien, kuntayhtymien ja mahdollisten muiden julkisten hankintayksiköiden kanssa. Perinteisiä hankintarenkaita on Suomessa ollut viime vuosina 30 40. Alueellinen yhteistyö perustuu hankintayksiköiden vapaaehtoisiin hankinta- ja palvelustrategioihin kunnallishallinnon yleisten periaatteiden pohjalta. Yhteistyön onnistuminen on lähinnä asenne- ja organisointikysymys. Yhteistoiminta ja siihen liittyvä päätöksentekojärjestelmä edellyttävät kuntien ja kuntayhtymien välisten yhteistyösopimusten lisäksi tarvittaessa asianmukaisia määräyksiä johtosäännöissä. Edellä mainitut hankintarenkaat on erotettava hankintalain 11 :n tarkoittamista yhteishankintayksiköistä. Hankintayhteistyön tehostamiseksi uuteen hankintalakiin on sisällytetty erityissäännös yhteishankintayksiköstä, jolla on erityinen toimivalta yhteishankintojen toteuttamiseksi. Yhteishankintayksiköt voivat olla hankintayksiköiden perustamia erillisiä oikeushenkilöitä (esim. osakeyhtiö) tai jonkun hankintayksikön erillisiä toiminnallisia yksiköitä (esim. veturikunnan hankintayksikkö, jolle muut hankintayksiköt ovat antaneet asiaa koskevan toimivallan. Hankintalain tarkoittamaa yhteishankintayksikköä ei voi omistaa eikä sen palveluja voi hyödyntää hankintayksiköihin kuulumattomat yksityiset yritykset tai järjestöt taikka yksityiset kansalaiset. Yhteishankintayksiköt tulevat olemaan käytännössä seudullisia tai maakunnallisia, mutta myös valtakunnalliset yksiköt ovat mahdollisia. Yhteishankintayksiköiden organisointi ja niiden toteuttamien yhteishankintojen sisältö voivat vaihdella alueellisesti. Yhteishankinnat kohdistuvat käytännössä sellaisiin tavaroihin tai palveluihin, joiden sisältö on samankaltainen monissa kunnissa tai kuntayhtymissä. Yhteishankintayksikköä perustettaessa ja yhteishankintayksikön toimintaa harjoitettaessa on otettava huomioon hankintalain asiaa koskevat määräykset. Yhteishankintayksikössä eivät voi olla omistajina mukana esimerkiksi oman paikkakunnan yksityiset yritykset mahdollisista synergiahyödyistä huolimatta. Yhteishankintayksikkö ei voi myöskään tuottaa palveluita yksityisille yrityksille. 7. Sidosyksikköhankinnat Yhteishankinnoista on erotettava kuntakonsernin sisäiset hankinnat (in house- hankinnat). Hankintalain 10 :ssä

14 sidosyksikköhankinnoiksi nimetyt hankinnat ovat pääsääntöisesti sallittuja ilman kilpailuttamista. Kuntakonserni siinä laajuudessa kuin se on kirjanpitolainsäädännön mukaan ymmärretty ja jollainen se on myös kuntalain tarkistamisehdotuksen (HE 263/ 2006) mukaan, voi olla laajempi kuin niiden toimijoiden joukko, joiden keskinäiset hankinnat voidaan hankintalain mukaan tulkita sidosyksikköhankinnoiksi. Euroopan yhteisön tuomioistuin on päätöksissään (mm. tapaukset Teckal (C-107/98 ja Stadt Halle, C- 26/03) ottanut kantaa sallitun sidosyhteistyön reunaehtoihin, mikä on otettu huomioon hankintalakia säädettäessä. Hankintalain 10 :n mukaan sidosyksiköllä tarkoitetaan hankintayksiköstä muodollisesti erillistä ja päätöksenteon kannalta itsenäistä yksikköä, jota hankintayksikkö yksin tai yhdessä muiden hankintayksiköiden kanssa valvoo samalla tavalla kuin se valvoo omia toimipaikkojaan. Sidosyksiköksi hyväksyminen edellyttää lisäksi, että yksikkö harjoittaa pääosaa toiminnastaan niiden hankintayksiköiden kanssa, joiden määräysvallassa se on. Mikäli kuntakonserniin kuuluvaa yksikkö, kuten osakeyhtiö on vähäisessäkin määrin yksityisessä omistuksessa, sitä ei voida pitää hankintalain tarkoittamana sidosyksikkönä. Näin siitäkin huolimatta, että yhtiö kuuluisi kuntalain näkökulmasta kuntakonserniin tai että kuntien ja yksityisten väliset yhteisyritykset olisivat sinänsä sallittuja ja usein kehitystä eteenpäin vieviä. Yhteisyritykseltä toteutettavat suorat hankinnat eivät ole siis hankintalain tarkoittamia sidosyksikköhankintoja ja tällaiset hankinnat ovat täten kiellettyjä. Suora hankinta eli hankinta ilman kilpailua sidosyksiköltä on myös kiellettyä, jos sidosyksikön toiminta ei kohdistu pääasiallisesti omistajiin. Suoran hankinnan edellytykset poistuvat, jos sidosyksikkö harjoittaa vähäistä suuremman määrän toiminnastaan muiden kuin omistajiensa kanssa. Pääosaksi toiminnasta ei oikeuskäytännön mukaan riitä enemmistö toiminnan määrästä, vaikka lain sanamuoto näyttäisi sen mahdollistavan. Toiminnan pääosa tarkoittaa käytännössä toiminnan laadusta ja alan markkinoista riippuen 80 100 % sidosyksikön toiminnan volyymistä. Asiaa ei ole kuitenkaan hankintalaissa säädetty samalla tavalla yksiselitteisesti kuin erityisalojen hankintalaissa (EritHankL 19 ).

15 8. Oikeusturvakeinot Meneteltäessä kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintalain vastaisesti, kilpailuun osallistuneella ehdokkaalla tai tarjoajalla on mahdollisuus saattaa asia markkinaoikeuden tutkittavaksi. Erityisalojen hankintalain tarkoittamissa teknisiä peruspalveluja ( vesi-, energia-, liikenne- ja postipalvelut ) koskevissa hankinnoissa markkinaoikeuden toimivalta alkaa kuitenkin vasta EU- kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Mikäli hankintakilpailua ei ole lainkaan toteutettu, asian voi saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi myös kyseisellä toimialalla toimiva ja kilpailun ulkopuolelle jäänyt yritys samoin kuin julkisia hankintoja hankintalain mukaan valvovat ministeriöt. Virheellisen hankintamenettelyn seurauksena markkinaoikeudella on mahdollisuus hankintalaista ilmenevin perustein muun muassa kumota päätös tai velvoittaa hankintayksikkö suorittamaan hyvitysmaksua kilpailussa hävinneelle yritykselle laista ilmenevin perustein. Hankintapäätökseen tyytymättömällä yrityksellä on mahdollisuus saattaa asia markkinaoikeuden ohella kunnallisen viranomaisen käsiteltäväksi oikaisuvaatimuksin sen mukaan kuin kuntalaissa säädetään (KunL 11. luku). Oikaisuvaatimuksen käyttäminen korostuu uuden hankintalain voimaantulon jälkeen kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, joita koskevia päätöksiä ei voi saattaa markkinaoikeuden tutkittavaksi. Näistä hankinnoista tehdyistä oikaisuvaatimuspäätöksistä voidaan myös valittaa kunnallisvalituksin hallinto-oikeudelle, mikä menettely ei ole mahdollista kynnysarvot ylittävissä hankkeissa. Hallintotoiminnassa kuntalain ja hallintolain perusteella noudatettavat avoimuuden, objektiivisuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteet vastaavat tavoitteeltaan julkisista hankinnoista annetun lain edellyttämää lähtökohtaa tasapuolisesta ja syrjimättömästä menettelystä hankintoja toteutettaessa. Vaikka hankintalakia ei sovelleta kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin, nämä pienetkin hankinnat on toteutettava siten, että otetaan huomioon hallinnon yleiset periaatteet tasapuolisuudesta ja syrjimättömyydestä asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa. Sama periaate tulee välillisesti myös EY:n perustamissopimuksen velvoitteista markkinoiden hyödyntämiseksi ja kilpailun toteuttamiseksi julkisissa hankinnoissa. Käytännössä hyvän hankinnan periaatteet eivät tunne olennaisia menettelytapaeroja eri kokoisissa hankinnoissa. Hankintayksiköllä on kuitenkin oikeus ja

16 velvollisuus suhteuttaa toimintansa eri kokoisten hankintojen asettamiin vaatimuksiin. 9. Hankintaohjeet julkaisuna Tämä hankintaohje julkaistaan erikseen painettuna teoksena, jonka liitteeksi otetaan uudet hankintalait ja hankinta-asetus. Julkaisun liitteeksi tulee myös hankintaprosessia kuvastava prosessikaavio ja hankintapäätöksiä koskevat muutoksenhakuohjeet. Lisäksi siihen liitetään kauppa- ja teollisuusministeriön vahvistamat julkisia hankintoja koskevat yleiset sopimusehdot (JYSE), jotka on julkaistu vuonna 1994. Yleisten sopimusehtojen tarkistaminen on tarkoitus toteuttaa julkisen sektorin yhteistyönä hankintalain voimaan tulon jälkeen. Eri tehtäväalueilla sovelletaan lisäksi kyseisen toimialan omia yleisiä sopimusehtoja, kuten rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja YSE 98, konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 95, informaatioteknologian yleisiä sopimusehtoja IT-2000 tai vastaavia tämän alan valtion yleisiä sopimusehtoja VYSE.

17 X:n kunnan / kuntayhtymän yleiset hankintaohjeet Hyväksytty kaupunginhallituksen / kunnanhallituksen / kuntayhtymän hallituksen päätöksellä..2007.

18 Määritelmiä ja käsitteitä 1. Hankinta: Tavaroiden ja palvelujen ostamista sekä urakalla teettämistä taloudellista vastiketta vastaan. 2. Hankintayksikkö: Hankintalaissa määritelty toimija (tilaaja), jonka tulee hankinnoissaan noudattaa hankintalakia. Hankintayksikkö on hankinnan suorittava organisaatio, jota edustaa esimerkiksi kunnan tai kuntayhtymän toimielin tai viranhaltija. Hankintayksikkö tai siihen kuuluva organisaatio toimii hankinnassa sopimuksen tekijänä ja tilaajana. 3. Yhteishankintayksikkö Hankintayksiköiden perustama toimija, joka hankkii kilpailuttaen sen suoraan tai välillisesti omistaville ja yhteishankintayksikön toimintaan liittyneille hankintayksiköille tavaroita tai palveluja taikka tekee näille tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita koskevia hankintasopimuksia tai puitejärjestelyjä. 4. Sidosyksikkö Hankintayksikköön sidossuhteessa (esim. kuntakonserni) oleva oikeudellisesti itsenäinen yksikkö. 5. Tilaaja Hankintayksikkö, joka toimii hankintalain tarkoittamana hankinnan kilpailuttajana (ks. hankintayksikkö). Tilaajaksi kutsutaan myös hankintasopimuksen toteuttamiseen liittyvän tavaran, palvelun tai rakennustyön tilaaja samoin kuin suorassa hankinnassa toimivaa hankintayksikön edustajaa (vrt. ostaja). 6. Ehdokas: Toimittaja, joka on ilmoittanut halukkuutensa osallistua tarjouskilpailuun tai jolta on pyydetty tarjous. 7. Tarjoaja: Toimittaja, joka on jättänyt tarjouksen.

19 8. Toimittaja: Tavaran toimittaja, palvelun tuottaja tai urakoitsija, joka tarjoaa markkinoilla tuotteitaan tai palveluitaan. Toimittajaksi kutsutaan myös hankintakilpailun voittanutta tilaajan sopijakumppania, joka vastaa hankintasopimuksesta. 9. Tuottaja Ks. toimittaja 10. Ostaja: Hankinnan tai ostotapahtuman käytännön toteuttaja hankintayksikön edustajana. 11. Hankintasopimus: Osapuolten yhtäpitävä tahdonilmaisu hankinnasta ja sen ehdoista. Hankintasopimus koskee tavaran toimittamista, palvelun suorittamista tai rakennustyön tekemistä. Hankintalaissa hankintasopimukseksi kutsutaan osapuolten välistä kirjallista sopimusta. 12. Tavarahankintasopimus: Sopimus, joka koskee irtaimen tavaran ostoa, vuokraamista tai leasingvuokraamista perinteisin sopimuksin taikka puitesopimuksin, puitejärjestelyin tai osto-optioin. Tavarahankintasopimus voi lisäksi koskea hankintaan liittyvää kokoamis- ja asennustyötä. 13. Palveluhankintasopimus: Sopimus, joka koskee pääosin palvelun ostamista. 14. Rakennusurakkasopimus: Sopimus, joka koskee pääasiassa rakennustyön suorittamista rakennuskohteessa. Rakennusurakka voi olla talon-, maan- tai vesirakennustöiden muodostama taloudellinen tai tekninen kokonaisuus. 15. Puitesopimus: Sopimus, joka tehdään yhden tai useamman tavaran- tai palvelutoimittajan taikka urakoitsijan kanssa ja jossa sovitaan tietyn ajan kuluessa tehtäviin hankintoihin sovellettavista hinnoista,

20 määristä tai muista ehdoista. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, joissa sovelletaan hankintalakia, puitesopimuksia kutsutaan puitejärjestelyiksi (ks. puitejärjestely) 16. Käyttöoikeussopimus Palvelua tai rakennusurakkaa koskeva sopimus, jossa palvelun tai rakennustyön vastikkeena on joko toteutettavan palvelujärjestelmän (esim. vesijohtoverkoston) käyttöoikeusoikeus tai rakennettavan kohteen käyttöoikeus taikka tällainen oikeus ja maksu yhdessä. 17. Hankintaohjelma: Hankinnassa mahdollisesti käytettävä asiakirja, jossa määritellään toteutettavaan hankintaan liittyvät, tarjouspyyntöä täydentävät kaupalliset ehdot (vrt. urakkaohjelma). 18. Urakkaohjelma Rakennusurakkaan liittyvä kaupallinen asiakirja (vrt. hankintaohjelma), jossa määritellään mm. hankkeen sopimusoikeudelliset velvoitteet. 19. Hankintamenettelyt Hankintalaissa mainitut erilaiset tavat (esim. avoin ja rajoitettu menettely) toteuttaa hankintakilpailu. 20. Avoin menettely Hankintamenettely, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat tehdä tarjouksen. 21. Rajoitettu menettely Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö pyytää tarjouksen valitsemiltaan ehdokkailta eli rajoitetulta määrältä ehdokkaita hankintalain mukaisesti. 22. Neuvottelumenettely Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä mainituin tavoin kilpailuttaa ja erityisin perustein neuvottelee yhden tai useamman toimittajan kanssa sopimuksen ehdoista.

21 23. Kilpailullinen neuvottelumenettely Hankintamenettely, jossa hankintayksikkö neuvottelumenettelyä muistuttavalla tavalla eri vaiheiden kautta valitsee hankkeen toteuttajan ja neuvottelee sopimusehdot. 24. Puitejärjestely Puitesopimuksiin kuuluva hankintalaissa mainittu erityinen menettely hankinnan toteuttamiseksi. 25. Suorahankinta Hankintamenettely, jossa hankinta tehdään ilman tarjouskilpailua yhdeltä tai usealta toimittajalta. 26. Tarjouskilpailu Hankintaprosessin vaihe, jolla hankintayksikkö pyrkii tarjouspyynnöllä löytämään edullisimman toimittajan. 27. Suunnittelukilpailu Menettely, jossa hankintayksikkö voi hankkia suunnitelman tai mallin, jonka erityinen tuomaristo valitsee kilpailun perusteella (vrt. suunnitteluhankinta ). 28. Suunnitteluhankinta Suunnittelutehtävän (esim. kaavoitus- ja rakennussuunnittelu) toteuttamiseksi suoritettava palveluhankinta kilpailuttamalla ilman erityisen tuomariston käyttämistä (ks. suunnittelukilpailu). 29. Urakkakilpailu Menettely, jossa hankintayksikkö pyrkii kilpailuttamalla löytämään edullisimman rakennustyön toteuttajan. 30. Rakennusurakka Sellainen talonrakennus tai muu rakennustyö, joka muodostaa taloudellisen tai teknisen kokonaisuuden. 31. Kynnysarvo Hankintalaista ilmenevä ilmoitusvelvollisuuden euromääräinen arvonlisäveroton vähimmäisarvo. Kynnysarvo voi olla kansallinen kynnysarvo tai EU-kynnysarvo. Näiden arvojen ylittävissä

22 hankinnoissa noudatetaan hankintalaissa säädettyjä yksityiskohtaisia määräyksiä ( vrt. raja-arvo ). 32. Raja-arvo Kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU- kynnysarvon alittavissa hankinnoissa neuvottelumenettelyn käytön sallittavuuden rajat osoittava euromäärä ( vrt. kynnysarvot ). 33. Ennakkoilmoitus/kausi-ilmoitus Ilmoitus tulevan vuoden aikana suunnitelluista, EU- kynnysarvon ylittävistä hankinnoista. 34. Hankintailmoitus Ilmoitus, jolla annetaan mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun tai tehdä osallistumishakemus. 35. Jälki-ilmoitus Hankintasopimuksen jälkeinen ilmoitus voittaneesta tarjouksesta EU- kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. 36. Tilastoilmoitus Kauppa- ja teollisuusministeriön ohjeiden mukainen ilmoitus hankinnasta. 37. Osallistumishakemus Hakemus, jolla ehdokas (yritys ym.) pyytää saada osallistua tarjouskilpailuun. 38. Tuoteryhmä Euroopan yhteisöjen tilastollisen tuotenimikkeistön (CPV) mukainen tavaran, palvelun tai urakkatyön tekninen ryhmittely viitenimikkeistöin ja numeroin ( hankintasanasto ). 39. Tekninen eritelmä Toteutettavan hankinnan tarkoittaman tehtävän määrittelyssä käytettävä yhdenmukaistettu tai tunnustettu standardi taikka eurooppalainen tekninen hyväksyntä.

23 40. Toimittajarekisteri Hankintayksikön tai muiden hankintayksiköiden tai yhteisöjen ylläpitämä rekisteri, johon hyväksytään ne tavarantoimittajat ja palvelujen tuottajat sekä urakoitsijat, jotka täyttävät hankintayksikön asettamat yleiset rekisteröintiehdot.

24 1. Yleistä 1.1 Hankintaohjeiden soveltaminen Sen lisäksi, mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (348/2007 ) eli hankintalaissa ja vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista annetussa laissa (349/2007) eli erityisalojen hankintalaissa ja niitä täydentävissä säädöksissä, kuntalaissa ja hallintolaissa säädetään sekä kunnan taloussäännössä määrätään, noudatetaan kunnan ja kuntakonserniin kuuluvien hankintayksiköiden hankinnoissa näitä ohjeita. Hankintalain tarkoittamalla hankinnalla tarkoitetaan organisaation ulkopuolelta tapahtuvaa tavaroiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakalla teettämistä. Hallinto-organisaation tai kuntakonsernin sisäisissä hankinnoissa ei ole kilpailuttamisvelvollisuutta. Näissäkin hankinnoissa voidaan kuitenkin soveltuvin osin noudattaa hankintaohjeita, jos hankintayksikössä sovelletaan ns. tilaaja-tuottaja- järjestelmää. Hankinnan säilyminen kuntakonsernin sisäisenä sidosyksikköhankintana arvioidaan hankintalain 10 :n ja oikeuskäytännön perusteella. Vastaavasti hankintalain mukaan arvioidaan, onko kuntien yhteistoiminnan kohdalla kysymys kaupallisesta taloudellista vastiketta vastaan tapahtuvasta hankinnasta vai laaja-alaisemmasta hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jäävästä yhteistoiminnasta. Hankinnat jakaantuvat taloudellisen arvon perusteella kolmeen eri ryhmään 1) hankintalaissa tarkoitettujen kansallisen kynnysarvon alittaviin 2) kansallisen kynnysarvon ylittäviin ja 3) EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin. Kunnan yleisiä hankintaohjeita sovelletaan kaikkiin kunnan hankintoihin. Käytännössä ohjeiden merkitys korostuu kansalliset kynnysarvot alittavien hankintojen kohdalla, joihin ei sovelleta hankintalain velvoitteita. Hankintaohjeessa annetaan toimintaohjeita myös kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, joiden kohdalla on lisäksi otettava huomioon mahdolliset hankintalain ja -asetuksen yksityiskohtaiset velvoitteet.

25 1.2 Yleiset hankintaperiaatteet Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet ( HL 2 ). Tarjouksista tulee hyväksyä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin sen mukaan kuin tarjouspyynnössä on esitetty. Hankinnoissa on noudatettava hankinnan suuruudesta riippumatta avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Tarjoajaehdokkaita ja tarjouksentekijöitä on kohdeltava sekä saatuja tarjouksia on käsiteltävä näiden periaatteiden mukaisesti hankintaprosessin eri vaiheissa. Hankinnoissa noudatettavasta sopimusmenettelystä on säädetty erikseen mm. oikeustoimilaissa ja kauppalaissa. Hankintasopimukset voidaan laatia käyttäen hyväksi julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja tai muita hankinnan laadun edellyttämiä palvelu- tai rakennusalan yleisiä sopimusehtoja. Sopimusehtoja käytettäessä on varmistauduttava niiden soveltuvuudesta kyseiseen hankintaa. 1.3 Yhteishankinta ja kuntien välinen hankintayhteistyö Kunnan / kuntayhtymän ja kuntakonserniin kuuluvan muun hankintayksikön tulee päättää, mitkä hankinnat toteutetaan hajautetusti, hajakeskitetysti tai keskitetysti. Eri vastuualueiden tarvitsemat samankaltaiset tuotteet tai palvelut tulee mahdollisuuksien mukaan hankkia keskitetysti organisaation puitteissa. Yhteishankintojen toteuttamistavasta ja yhteishankinnoin hankittavista tavaroista päättää kunnanhallitus, jollei johtosäännöllä ole toisin määrätty. Kunnan / kuntayhtymän ja kuntakonserniin kuuluvan muun hankintayksikön on hankinnoissa pyrittävä tarkoituksenmukaiseen yhteistyöhön hankintarenkaita ja / tai hankintalain tarkoittamia yhteishankintayksiköitä käyttäen. Hankintarenkaita käytettäessä kunnan / kuntayhtymän ja kuntakonserniin kuuluvan muun hankintayksikön edustajien toimivaltuudet määrätään yhteistoimintasopimuksilla, johtosäännöillä ja niihin perustuvilla päätöksillä.

26 Yksinkertaisimmillaan yhteistyö voi olla vain ns. konsultatiivista yhteistyötä, jossa kukin hankintayksikkö muodollisesti toimii erikseen, mutta hankinnoissa pyritään löytämään yhteisiä toimintalinjoja. Yhteistyötä voidaan myös syventää esimerkiksi niin, että hankintayksiköt pyytävät yhdessä samansisältöisin tarjouspyynnöin tarjouksia ja sitoutuvat siihen päätösehdotukseen, joka yhteisesti kilpailun perusteella valmistellaan. Hankintayksiköt kuitenkin tekevät päätöksen tällöin muodollisesti itsenäisenä noudattaen yhteisesti hyväksyttyä päätössuositusta. Mikäli yhteistoiminnan puitteissa toisen kunnan (ns. isäntäkunnan /keskuskunnan /veturikunnan) viranomaiselle annetaan oikeus tehdä lopullinen hankintapäätös, tällöin toimivallan antamisessa toiselle kunnalle tulee noudattaa kuntalain määräyksiä. Hankintalain 11 :n tarkoittamat yhteishankintayksiköt on perustettava ja niiden tehtävät määrättävä lain edellyttämällä tavalla. Hankintayksiköt voivat tällöin käyttää hyväkseen perustetun yhteishankintayksikön kilpailuttamia puitejärjestelyjä. Yhteishankintayksiköt voivat kilpailuttaa myös hankintayksiköiden tarvitsemia erillisiä tavaraeriä, palveluja tai rakennustöitä. 1.4 Laatuvaatimukset 1.4.1 Yleiset laatuvaatimukset Hankintayksiköllä on oikeus päättää hankittavan tavaran, palvelun ja rakennustyön sisällöstä, laajuudesta ja laadusta. Laadun määritys tapahtuu kunkin toiminta-alueen erityistarpeiden pohjalta. Hankintayksiköllä on perusvastuu siitä, että laatuvaatimukset asetetaan riittävän korkeiksi. Hankinnan sisällön määrittely, jota käsitellään tarkemmin tämän hankintaohjeen kohdassa 4.2, on hankintaprosessin tärkein vaihe. Sisältövaatimuksilla määritellään tarvittaessa yksityiskohtaisesti tuotteen, palvelun tai rakennustyön laatu ( hankinnan peruslaatuvaatimukset ). Hankinnoissa on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan kestävä kehitys, tuotteiden ja niiden pakkausmateriaalien ympäristövaikutukset ja -kuormitukset sekä kierrätysmahdollisuudet tavaran tai rakennusmateriaalin koko elinkaaren aikana. Tavarahankinnat on pyrittävä kohdistamaan yleisesti saatavilla oleviin malleihin ja laatuihin. Hankinnoissa on vältettävä tarpeettomia rinnakkaistuotteita.

27 Hankinnoissa on huolehdittava siitä, ettei laatuvaatimuksia aseteta korkeammiksi, kuin mitä kulloinkin on tarpeellista. Tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista ja hankkeen yksityiskohdista. Muita kuin tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia ei voida käyttää tarjousten vertailussa. Tarjouspyynnössä esitettävät laatua koskevat vaatimukset voivat koskea esimerkiksi: toimittajan toiminnallisia valmiuksia, ellei niitä ole voitu ottaa riittävästi huomioon jo yrityksen kelpoisuutta arvioitaessa tavaraan, palveluun tai rakennustyöhön kohdistuvia ominaisuuksia laadunvarmistusta sovellettavia standardeja teknisiä erityisvaatimuksia koulutusta, kokemusta ympäristövaikutuksia energian säästöä huoltoa kestävää kehitystä. Tehtävän sisältöä koskevan laadunmäärityksen ohella suoritukseen laatuun vaikuttaa erityisesti palveluhankinnoissa ja urakoissa olennaisesti hankinnan toteuttavan yrityksen yleinen ammattitaito ( soveltuvuus / kelpoisuus ) ja laatujärjestelmä tai muu laadunvarmistustapa. Yrityksen soveltuvuutta koskeviin kysymyksiin hankintayksikön tulee kiinnittää huomiota valittaessa yrityksiä tarjouskilpailuun rajoitetussa menettelyssä ja neuvottelumenettelyissä. Avoimessa menettelyssä toimittajien laatua arvioidaan vasta tarjousten jättämisen jälkeen.

28 1.4.2 Tekniset eritelmät Jos tarjouspyyntöasiakirjat sisältävät tavaran ominaisuuksia koskevia vaatimuksia, kuten teknisiä eritelmiä, ne tulee laatia noudattaen EU:n puitteissa vahvistettua yleistä hankintasanastoa (CPV). Hankintasanasto perustuu EU:n parlamentin ja neuvoston asetukseen n:o 2195/2002. Hankintasanastoa käytetään hankintaasetuksen mukaisesti suppeammin EU- kynnysarvot alittavissa hankinnoissa verrattuna ne ylittäviin hankintoihin. Hankintasanasto on käytännössä löydettävissä hankintailmoituslomakkeiden tiedostoista (www.hankintailmoitukset.fi ) ja Creditan hankintailmoituslomakkeiden täyttöohjeista (www.credita.fi ). Tarkoitus on, että tiedot löytyvät vastaisuudessa suoraan hankintailmoituslomakkeelta sitä täytettäessä. Tehtävän määrittelyä koskevia teknisiä eritelmiä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn valmistajan tuote voi tulla kysymykseen. Yritysten tasavertaisen ja syrjimättömän kohtelun mahdollistamiseksi tiettyyn tavaramerkkiin viittaaminen on poikkeuksellisesti sallittua ainoastaan, jos mainintaan liitetään ilmaisu tai vastaava. Yksittäiseen tuotemerkkiin viittaaminen saattaa olla välttämätöntä esimerkiksi silloin, kun hankitaan tuotteita tai palveluja, jotka pitää saada yhteensopiviksi jo olemassa oleviin laitteisiin tai toimintakonsepteihin. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa viittaaminen tietyn valmistajan tuotteisiin edellyttää tarkempia erityisperusteita. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tekninen eritelmä määritellään ensisijaisesti viittaamalla joko eurooppalaisten standardien mukaisiin kansallisiin standardeihin tai eurooppalaisiin teknisiin hyväksyntöihin tai eritelmiin hankintalain mukaisesti. 1.5 Laadunvarmistus ja -valvonta Tavaran, palvelun tai rakennustyön laatu määritellään lähtökohtaisesti tarjouspyynnössä ja sen teknisissä liitteissä. Tilaaja voi tämän lisäksi poikkeuksellisesti edellyttää, että tavaran tai palvelun toimittaja taikka urakoitsija noudattaa tuotteiden valmistuksessa tai palvelusten toimittamisessa taikka rakennustyössä yleisesti hyväksyttyä laatu- tai muuta järjestelmää. Tilaaja voi laatujärjestelmän sijasta edellyttää toimittajalta muuta dokumentoitua laadunvarmistusta. Laadunvarmistuksen kohdalla voidaan viitata eri toimialoja koskevien yleisten sopimusehtojen mahdollisiin laadunvarmistusta

29 koskeviin määräyksiin. 1.6 Saatavuus ja varastointi Jos tavaraa on jatkuvasti kohtuuhintaan saatavissa, tarpeetonta varastointia on vältettävä. Hankintayksikön oma käyttövarasto on muutoinkin mitoitettava niin, että se on kustannusten ja toiminnan kannalta on optimaalinen. Hankinnasta ja varastoinnista poikkeusoloja varten (velvoitevarastointi) on säädetty erikseen.

30 2. Hankintamenettelyt Hankintalaki sisältää direktiivien mukaisen kynnysarvon lisäksi kansallisen kynnysarvon. Julkiset hankinnat jakautuvat kolmeen eri ryhmään niiden taloudellisen arvon perusteella seuraavasti: a) kansallisen kynnysarvon alittavat b) kansallisen kynnysarvon ylittävät ja c) EU- kynnysarvon ylittävät hankinnat. Eri hankintamenettelyjen käytettävyys riippuu mm. hankinnan taloudellisesta arvosta. Jäljempänä käsitellään hankintamenettelyjen käytön edellytyksiä eri suuruisissa hankinnoissa. 2.1 Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa 2.1.1. Yleistä Kansallinen kynnysarvo on tavara- ja palveluhankinnoissa 15 000 euroa, sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnoissa 50 000 euroa ja rakennusurakoissa 100 000 euroa. Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa hankintamenettelyjen valinta on hankintayksiköiden harkinnassa. Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa on kuitenkin yleensä perusteltua noudattaa vastaavankaltaisia hankintamenettelyjä kuin arvoltaan suuremmissa hankinnoissa. Menettelytavan valinnan ja hankintapäätöksen ei tarvitse kuitenkaan olla samalla tavalla perusteltu kuin hankintalakia sovellettaessa kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Hankinta suoritetaan pääsääntöisesti avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen saatuihin tarjouksiin perustuen.

31 Neuvottelumenettelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään silloin, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole hankkeen erityinen laatu tai vähäisyys huomioon ottaen perusteltua esimerkiksi kilpailuttamisesta johtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan johdosta. 2.1.2 Hankinnat kilpailuttaen Avoin menettely Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan julkisesti hankintayksikön parhaaksi katsomalla tavalla. Ilmoituksen perusteella kaikilla halukkailla toimijoilla on mahdollisuus pyytää tarjouspyyntöasiakirjat ja tehdä tarjous. Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita ja kun kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perustella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella. Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä. Mahdollisimman tasapuolisen kilpailutilanteen luomiseksi tarjouspyyntö lähetetään riittävän monelle yritykselle. Suositeltavana määränä pienissä hankinnoissa voidaan pitää vähintään kolmea toimittajaa. Rajoitettua menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun huomiota on kiinnitettävä ehdokkaiden soveltuvuuteen ja kun toimittajan valinta suoritetaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden perusteella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella. Tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa tarvittaessa käydä neuvotteluja, joiden tarkoituksena on vain selventää tai täsmentää tarjousten sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelun käyminen yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi ( ns. tinkimiskierros ) on kiellettyä. Tässä tarkoitettu

32 neuvottelu on erotettava jäljempänä mainittavasta erityisestä neuvottelumenettelystä. Neuvottelumenettely Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat voidaan suorittaa myös neuvottelumenettelyin ilman erityistä syytä toisin kuin sääntönä kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Neuvotelumenettely voi tapahtua usealta eri toimittajalta saadun tarjouksen perusteella tai neuvotellen heidän kanssaan ilman tarjousmenettelyä ( vrt. neuvottelumenettelyn edellytykset kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa, kohta 2.2 ). Neuvottelumenettely ilman kilpailua eli suora hankinta on sallittua jäljempänä mainituin edellytyksin. 2.1.3 Hankinta ilman kilpailuttamista (suora hankinta) Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on hankintalaissa mainittujen perusteiden lisäksi mahdollista kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on arvioitava hankintayksikön hankintavolyymien ja hankintojen luonteen pohjalta. Suora hankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia eli ns. transaktiokustannuksia. Suora hankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta. Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. Tavarahankintaa voidaan pitää lähtökohtaisesti vähäisenä, jos se on alle 3.000 euron suuruinen. Palveluhankinnoissa kilpailuttamisen tarve on arvioitava tapauskohtaisesti. Yksittäisissä sosiaali-. terveys- ja koulutuspalveluiden hankinnoissa hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua, jos kilpailuttaminen on epätarkoituksenmukaista. Muissa palveluhankinnoissa alle 5.000

33 euron suuruisia palveluhankintoja voidaan pitää sellaisina, joissa kilpailuttaminen ei ole yleensä tarkoituksenmukaista. Rakentamishankkeissa kilpailuttamistarve on arvioitava tapauskohtaisesti kiinnittäen huomiota hankkeen luonteeseen, suunnittelutarpeeseen, toimintaympäristöön jne. Keskeistä on tällöin myös se, onko kysymys uudisrakentamisesta vai korjausrakentamisesta. Suora hankinta on erotettava tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen sopimusten puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä. Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta toteutetaan yhteishankintana tai hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 11 :n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä, joka on noudattanut hankintalain säännöksiä hankinnan tekemisestä eli kilpailuttanut hankinnat. Yhteishankinnoissa tehtävien puitesopimusten ja puitejärjestelyjen täytäntöönpano toteutuu tilauksin kilpailun voittaneelta tai voittaneilta toimittajilta.

34 2.2 Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU kynnysarvon alittavissa hankinnoissa 2.2.1 Yleistä Kansallisen kynnysarvon suuruus on tavara- ja palveluhankinnoissa on 15 000 euroa, sosiaali- ja terveydenhuollon palveluhankinnoissa 50 000 euroa ja rakennusurakoissa 100 000 euroa. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU- kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan hankintalakia. Hankintamenettelyt tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa on osittain kevennettyjä verrattuna EU- kynnysarvot ylittäviin hankintoihin. Tähän ryhmään kuuluvat myös hankintadirektiivien ja hankintalain liitteen B mukaiset ns. toissijaisia hankintoja koskevat palvelut, joita voivat käytännössä suorittaa vain paikalliset tai kansalliset palvelun tuottajat. Esimerkkeinä mainittakoon hotelli- ja ravintolapalvelut, turvallisuuspalvelut, avustavat kuljetuspalvelut, koulutuspalvelut, terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut sekä virkistys-, kulttuuri- ja urheilupalvelut. Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa hankinta suoritetaan pääsääntöisesti tarjouskilpailuna avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä, puitejärjestelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään ainoastaan hankintalaista ilmenevin erityisin perustein. 2.2.2 Hankinnat kilpailuttaen Avoin menettely Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen Tarjouskilpailusta julkaistaan ilmoitus kansallisessa julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa (HILMA) siten kuin siitä on erikseen asetuksella säädetty ja kauppa- ja teollisuusministeriön hyväksymissä ilmoituslomakkeissa edellytetty.

35 Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita. Hankittavat tuotteet ja palvelut tulee määritellä käyttäen yhteistä kansainvälistä hankintasanastoa eli ns. CPV- koodeja. Nämä ovat löydettävissä mm. Creditan hankintailmoituslomakkeiden käyttöohjeista (www.credita.fi ). Tarkoitus on, että tiedot löytyvät vastaisuudessa suoraan hankintailmoituslomakkeelta sitä täytettäessä. Avoimessa menettelyssä mahdollisesti saatavien lukuisten tarjousten johdosta usein on tarkoituksenmukaista ottaa hankinnan ratkaisuperusteeksi hinta, jotta tarjousten käsittely olisi kohtuudella hallittavissa. Käytettäessä valintaperusteena tarjousten kokonaistaloudellista edullisuutta, arviointikriteereitä on syytä olla vain kohtuullinen määrä, jotta avoimessa menettelyssä mahdollisesti saatavien tarjousten runsas määrä on hallittavissa tarjousten vertailuvaiheessa. Tarjousten tekemiseksi on varattava riittävä aika ottaen huomioon hankinnan laatu, luonne ja laajuus. Ennen saatujen tarjousten käsittelyä arvioidaan tarjouksen jättäneiden yritysten kelpoisuus. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella tarjouspyynnössä mainituin valintaperustein ja arviointikriteerein. Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään etukäteen määrätyltä joukolta toimittajia, jotka tarjousta pyydettäessä arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä. Toimittajien löytämiseksi rajoitetusta tarjouskilpailusta julkaistaan ilmoitus kansallisessa julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa eli ilmoitusporttaalissa ( HILMA ) siten, kuin ilmoitusmenettelystä on erikseen säädetty ja määrätty edellä avoimen menettelyn yhteydessä mainitulla tavalla. Hankinnasta kiinnostuneiden yritysten tulee ilmoittautua eli jättää osallistumishakemuksensa hankintayksikölle asetettuun määräaikaan mennessä. Osallistumishakemusten jättämistä varten on varattava riittävä aika, joka määräytyy hankinnan luonteen ja laajuuden mukaan. Tarjouskilpailuun hyväksyttävät toimittajat on valittava niiden osallistumishakemuksen lähettäneiden ehdokkaiden joukosta, jotka

36 täyttävät hankintalain edellyttämät ja hankintayksikön asettamat ominaisuudet ja muut vaatimukset. Nämä on suhteutettava hankinnan laatuun ja kokoon nähden. Hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden lukumäärän, joille tarjouspyyntö lähetetään. Lukumäärä tai sitä koskeva vaihteluväli on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Tarjoajia on kutsuttava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä, vähintään viisi ehdokasta, todellisen kilpailun varmistamiseksi. Tarjouspyyntöasiakirjat lähetetään hankintayksikön valitsemille ehdokkaille samanaikaisesti. Tarjouspyyntöjä ei saa tällöin toimittaa muille, koska ehdokkaat on jo valittu osallistumishakemusten kautta. Tarjousten tekemiseksi varattavan ajan tulee olla riittävä ottaen huomioon hankittavan tavaran, palvelun tai urakan laajuus ja luonne. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella tarjouspyynnössä mainituin edellytyksin ja perustein. Erityisin perustein tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä käydä hankintaneuvotteluja, joiden tarkoituksena on selventää tai täsmentää tarjouksen sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelut tulee käydä kaikkien tarjousten tekijöiden kanssa, ellei poikkeavaan menettelyyn ole saatujen tarjousten perusteella erityistä syytä. Neuvottelut yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi eli ns. tinkimiskierrokset ovat kiellettyjä. Tässä tarkoitettu neuvottelu on erotettava jäljempänä mainittavasta neuvottelumenettelystä ja kilpailullisesta neuvottelumenettelystä. Neuvottelumenettely Poikkeuksellisesti hankinta voidaan suorittaa hankintalaista ilmenevällä neuvottelumenettelyllä. Neuvottelumenettely poikkeaa avoimesta ja rajoitetusta menettelystä siinä, että toimittajaa valittaessa sallitaan siirryttäväksi neuvottelumenettelyyn tai neuvottelumenettelyä käytetään itsenäisenä etukäteen ilmoitettuna valintamenettelynä. Sen sijaan sattumanvaraisten kesken hankintamenettelyjen käydyt neuvottelut ovat pääsääntöisesti kiellettyjä, koska neuvottelut saattavat johtaa kiellettyihin tinkimiskierroksiin.

37 Neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä hankintalain 65 ja 25 :ssä säädetyin edellytyksin esimerkiksi silloin kun yhtäkään saatua tarjousta ei voida sellaisenaan hyväksyä tai kun muuten on ilmeistä, ettei ilman neuvotteluja päästä tyydyttävään tulokseen. Vastaavasti neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä, jos saadut tarjoukset ylittävät olennaisesti talousarviossa varatut määrärahat ja hankinta aiotaan kuitenkin toteuttaa supistetussa tai muuten muutetussa muodossa. Neuvottelumenettely ei oikeuta muutoin poikkeamaan aidosta kilpailutuksesta eikä saatujen tarjousten tasapuolisesta käsittelystä. Päätös neuvottelumenettelyyn siirtymisen tarpeellisuudesta on kilpailussa mukana oleville ilmoitettava ja lopullisessa päätöksessä perusteltava. Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamenettelynä tulee kysymykseen esim. sellaisissa palveluhankinnoissa, joissa tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole mahdollista. Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona, josta julkaistaan ilmoitus, on hankintalain 25 :n 2 momentin ja 66 :n mukaan mahdollista erityisin perustein. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää, jos hankittavan palvelun luonne tai asiaan liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti salli etukäteistä kokonaishinnoittelua tai jos hankittava palvelu on luonteeltaan henkinen palvelu (osaamispalvelu), taikka vakuutus-, pankki- ja sijoituspalvelujen osalta, kun sopimuserittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä noudattaen. Vastaavaa menettelyä voidaan käyttää myös rakennusurakoissa laissa säädetyin edellytyksin. Neuvottelumenettelyssä ei ehdottomasti edellytetä yksityiskohtaista (täydellistä) tarjousta, jos asianomaisen hankinnan kohdalla sellaisen esittäminen on käytännössä suhteellisen vaikeata. Hankittavan tuotteen, palvelun tai urakan sisältö ja sopimuksen reunaehdot tarkentuvat tällöin neuvottelujen yhteydessä. Hankintalain 66 :ssä sallitaan neuvottelumenettelyn käyttäminen edellä esitettyjen tilanteiden lisäksi erityistapauksissa. Neuvottelumenettely on sallittu ilman erityisiä perusteita kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU-kynnysarvot alittavissa tavara- ja palveluhankinnoissa, joiden ennakoitu kokonaisarvo (raja-arvo) on alle 50 000 euroa sekä rakennusurakoissa, joiden ennakoitu arvo on alle 500 000 euroa.

38 Lisäksi hankintayksikkö voi käyttää neuvottelumenettelyä erityisin hankintalain 66 :stä ilmenevien perustein riippumatta edellä mainituista raja-arvoista. Tyypillisenä esimerkkinä hankinnoista, joissa neuvottelumenettelyn käyttämismahdollisuus toteutuu, mainittakoon osaamispalveluihin liittyvät palveluhankinnat, kuten konsulttien valinnat ja tietoliikenteen edellyttämät hankinnat. Vastaavasti neuvottelumenettely on mahdollista muissakin palveluhankinnoissa, mikäli tehtävän määrittelyä tai tarvittavien laitteiden laatua ja ominaisuuksia ei voida etukäteen riittävän tarkasti määritellä tai tällainen määrittely on epätarkoituksenmukaista. Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullinen neuvottelumenettely on perinteisen neuvottelumenettelyn jalostuneempi muoto käytettäväksi monimutkaisissa hankinnoissa. Käytännössä kilpailullinen neuvottelumenettely tulee sovellettavaksi vain poikkeuksellisesti EU- kynnysarvot alittavissa hankinnoissa Kilpailullista neuvottelumenettelyn soveltamisen edellytyksistä on säädetty hankintalaissa ja menettelyä käsitellään tarkemmin jäljempänä EU- kynnysarvot ylittävien hankintojen kohdalla. Puitesopimukset ja puitejärjestelyt Puitejärjestelynä hankintalaissa tunnettu hankintamenettely vastaa pääsääntöisesti perinteistä puitesopimusten kilpailuttamista. Puitejärjestelyjen mukaiset sopimukset ovat eräänlaisia raamisopimuksia, joiden kaikki ehdot, kuten suoritemäärät, eivät ole selvillä kilpailuttamisen aikana. Puitejärjestelyä käytettäessä sopimuskauden aikana voidaan tarkistaa esimerkiksi palveluiden tai tuotteiden hinta kilpailuttamalla ( ns. minikilpailutus ) puitejärjestelyssä mukana olevat yritykset. Puitejärjestelyn kesto saa olla enintään neljä vuotta. Puitejärjestelyn käytön edellytykset selviävät hankintalaista (65 sekä 31-32 ). 2.2.3 Hankinnat ilman kilpailuttamista (suora hankinta) Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua

39 järjestämättä vain yhdeltä tai usealta toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. Suora hankinta on sallittu vain hankintalaista ilmenevin erityisin perustein, joita on tulkittava suppeasti. Suora hankinta on mahdollista mm. silloin, kun vain tietty toimittaja pystyy toteuttamaan hankinnan tai kun ennalta arvaamattoman syyn aiheuttaman kiireen johdosta hankintaa ei ehditä kilpailuttaa. Vastaavasti aikaisempaa hankintaa täydentävä lisähankinta on laissa mainituin edellytyksin mahdollista ilman kilpailutusta. Jos alkuperäisen hankinnan kilpailutus on tehty ns. optioehdoin, voi suora jatkohankintasopimus olla mahdollinen tällä perustella. Hankinta pakko- tai konkurssihuutokaupasta suorana hankintana on myös asian luonteesta johtuen sallittua. Suoran hankinnan yksityiskohtaiset edellytykset ilmenevät hankintalaista. Suoraa hankintaa saa hankintalain 67 :n sekä 27 ja 28 :n mukaan käyttää julkaisematta hankintailmoitusta, jos avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia (osallistumishakemuksia) tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia edellyttäen, että alkuperäisiä sopimusehtoja ei olennaisesti muuteta, teknisistä tai taiteellisista taikka yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä ainoastaan tietty toimittaja voi valmistaa tai toimittaa hankittavan tavaran tai palvelun taikka ainoastaan tietty urakoitsija voi toteuttaa hankkeen sopimuksen tekeminen suoraan yrityksen kanssa on välttämätöntä hankintayksiköstä riippumattomasta ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi, tavara valmistetaan tai työ tehdään vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä valmistus tapahdu teollisesti tai tutkimus- ja kehittämiskustannusten kattamiseksi kysymys on raaka-ainemarkkinoilla noteeratut ja sieltä hankittavat tavarat (raaka-ainepörssi) hankinta voidaan tehdä poikkeuksellisen edullisesti esimerkiksi toimittajan liiketoiminnan lopettamisen yhteydessä

40 kysymyksessä on sääntömääräisen suunnittelukilpailun ( ideakilpailun ) jälkeen tapahtuva toteutussuunnittelusta vastaavan suunnittelijan valinta kysymyksessä on tavarahankinnan lisätilaus, palveluhankinnan lisäpalvelu tai lisäurakka alkuperäiseltä toimittajalta, jos toimittajan vaihtaminen aiheuttaisi laista tarkemmin ilmeneviä suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia, lisäkustannuksia ym. Sopimus tavaran lisätoimituksesta saa vain poikkeuksellisesti ylittää kolmen vuoden. Lisäpalveluja tai lisätöitä koskevan sopimuksen kokonaisarvo saa olla enintään 50 % alkuperäisen hankinnan arvosta. kysymyksessä on palveluhankintaa tai rakennustyötä koskeva toisinto hankintalaissa mainitulla tavalla (hankintaoptiot) kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä. Suora hankinta on hankintalain 67 :n mukaan sallittu EUkynnysarvot alittavissa yksittäisissä sosiaali-, terveys- tai koulutuspalvelujen hankinnoissa, jos perinteinen kilpailuttaminen tai toimittajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi. Suora hankinta on erotettava tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen puitesopimusten ja järjestelyjen puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia hallintopäätöksiä. Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 11 :n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä, joka on noudattanut hankintalain säännöksiä hankinnan tekemisestä eli jo kilpailuttanut hankinnan. Päätös suoran hankinnan käyttämisestä on perusteltava, koska tällöin poiketaan hankintalain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuudesta.

41 2.3 Hankintamenettelyt EU- kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa 2.3.1 Yleistä Hankintalain tarkoittamissa EU-kynnysarvojen ylittävissä hankinnoissa sovelletaan laissa määrättyjä yksityiskohtaisia menettelytapoja ja toiminta-aikoja. EU- kynnysarvot perustuvat Euroopan parlamentin ja neuvoston hyväksymien hankintadirektiivien pohjalta komission antamaan asetukseen. EU- kynnysarvot vahvistetaan kahden vuoden välein ja ne ovat 1.1.2006 alkaen kunnallishallintoa koskevissa tavara- ja palveluhankinnoissa 211 000 euroa ja rakennusurakoissa ja käyttöoikeusurakoissa 5 278 000 euroa Palveluhankinnoissa tähän ryhmään kuuluvat vain hankintadirektiivien ja hankintalain A liitteen mukaiset palvelut. Liitteen B mukaiset palvelut kuuluvat niiden arvosta riippumatta EUkynnysarvon alittavia palveluja koskevaan ryhmään, joita on käsitelty edellä kohdassa 2.2. Hankinta aloitetaan ilmoittamalla siitä julkisten hankintojen sähköisessä ilmoitusporttaalissa ( www.hankintailmoitukset.fi ). Ilmoituksina tunnetaan ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja jälkiilmoitus, joilla on nimensä mukainen tarkoitus. Eri ilmoituksia käsitellään tarkemmin tämän ohjeen kohdassa 3, Hankinnoista ilmoittaminen. Hankintailmoituksessa todetaan hankintaa koskevaa keskeiset asiat, kuten tiedot hankintayksiköstä, hankittavasta tuotteesta, valintaperusteesta, hankinnan ajankohdasta ja hankintamenettelystä. Viimeksi mainitun kohdalla ilmoitetaan aiotaanko käyttää avointa, rajoitettua, neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä, puitejärjestelyä tai muuta sallittua hankintamenettelyä. 2.3.2 Hankinnat kilpailuttaen Avoin menettely Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen (HankL 24 ). Hankinnasta on ilmoitettava julkisten hankintojen sähköisessä ilmoitusporttaalissa. Avoimessa menettelyssä tarjousajan 52 päivää (HankL 36 ). Jos

42 hankintayksikkö on aikaisemmin julkaissut ennakkoilmoituksen, joka on lähetetty Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimistoon viimeistään 52 päivää ja aikaisintaan 12 kuukautta ennen hankintailmoituksen julkaisemista, tarjousaikaa voidaan lyhentää. Lyhennetyn tarjousajan on tällöin oltava riittävän pitkä tarjouspyyntöä vastaavien tarjousten laatimiseksi. Lyhennetyn tarjousajan on kuitenkin oltava vähintään 22 päivää ( HankL 38 ). Tarjousaikaa voidaan vielä lyhentää seitsemällä päivällä, jos hankintailmoitukset toimitetaan julkaistavaksi sähköisesti. Tarjousajan lyhentäminen edellyttää lisäksi, että ennakkoilmoituksessa on annettu kaikki ne avointa menettelyä koskevalta hankintailmoitukselta edellytetyt tiedot, jotka ennakkoilmoitusta laadittaessa ovat olleet tiedossa. Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita. Lisäksi yleensä edellytetään, että kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perustella ja joissa potentiaalisten tarjousten tekijöiden määrää on suuri. Hankintalaissa mainittu tarjoajien teknisiä, taloudellisia ja muita edellytyksiä koskeva soveltuvuuden arviointi tapahtuu avoimessa menettelyssä vasta tarjousten jättämisen jälkeen. Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä hankintayksikön on tehtävä hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisessä ilmoitusporttaalissa, jota yritykset saavat tiedon tulevasta hankinnasta. Hankinnasta kiinnostuneiden yritysten tulee ilmoittautua eli jättää ns. osallistumishakemus. Hankintayksikön tulee valita ilmoittautuneiden joukosta ne yritykset, jotka täyttävät hankintayksikön hankintalain mukaisesti asettamat vaatimukset (HankL, 8. luku). Osallistumishakemusten jättämistä varten on varattava vähintään 37 päivää. Osallistumishakemusten jättämiseksi tarkoitettua määräaikaa voidaan vielä lyhentää seitsemällä päivällä, jos hankintailmoitukset toimitetaan julkaistavaksi sähköisesti. Suomessa toteutettu sähköinen ilmoitusjärjestelmä toteuttaa mainitun vaatimuksen, joten käytännössä osallistumishakemusten jättöaika on 30 päivää. Hankintalain 37 :n tarkoittaman erityisen kiireen vallitessa osallistumishakemukselle varattava aika voi alla vain 15 päivää.

43 Hankintayksikkö voi rajoitetun menettelyn yhteydessä ennalta rajata niiden ehdokkaiden lukumäärän, joille tarjouspyyntö lähetetään. Lukumäärä tai sitä koskeva vaihteluväli on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Vastaavasti hankintayksikkö voi määritellä ehdokkailta vaaditut ominaisuudet noudattaen hankintalaista ilmeneviä perusteita. Tarjoajia on kutsuttava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä, vähintään viisi ehdokasta, todellisen kilpailun varmistamiseksi. Rajoitettua menettelyä käytettäessä tarjousajan on oltava vähintään 40 päivää kirjallisen tarjouspyynnön lähettämisestä lukien. Jos hankintayksikkö on aikaisemmin julkaissut ennakkoilmoituksen, joka on lähetetty Euroopan yhteisöjen virallisten julkaisujen toimistoon viimeistään 52 päivää ja aikaisintaan 12 kuukautta ennen hankintaa koskevan ilmoituksen julkaisemista, voidaan tarjousaikaa lyhentää. Tarjousajan on oltava tällöin vähintään 26 päivää. Tarjousajan lyhentäminen edellyttää lisäksi, että ennakkoilmoituksessa on annettu kaikki ne rajoitettua menettelyä koskevalta hankintailmoitukselta edellytetyt tiedot, jotka ennakkoilmoitusta laadittaessa ovat olleet tiedossa. Hankintalain 37 :n tarkoittaman erityisen kiireen vallitessa tarjousaika voi rajoitetussa menettelyssä olla vain 10 päivää. Neuvottelumenettely Hankinta voidaan erityisin perustein suorittaa hankintalaista ilmenevällä neuvottelumenettelyllä. Neuvottelumenettely poikkeaa avoimesta ja rajoitetusta menettelystä siinä, että toimittajaa valittaessa sallitaan siirryttäväksi neuvottelumenettelyyn tai neuvottelumenettelyä käytetään itsenäisenä etukäteen ilmoitettuna valintamenettelynä. Sen sijaan sattumanvaraiset kesken hankintamenettelyjen käydyt neuvottelut ovat pääsääntöisesti kiellettyjä, koska neuvottelut saattavat johtaa esimerkiksi kiellettyihin tinkimiskierroksiin. a) Siirtyminen neuvottelumenettelyyn (HankL 25 ) Neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä hankintalain 25 :ssä säädetyin edellytyksin esimerkiksi silloin kun yhtäkään saatua tarjousta ei voida hyväksyä sellaisenaan tai kun muuten on ilmeistä, ettei ilman neuvotteluja päästä tyydyttävään tulokseen. Vastaavasti neuvottelumenettelyyn voidaan siirtyä, jos saadut tarjoukset ylittävät olennaisesti talousarviossa varatut määrärahat ja hankinta

44 aiotaan kuitenkin toteuttaa supistetussa tai muuten muutetussa muodossa. Neuvottelumenettely ei oikeuta muutoin poikkeamaan aidosta kilpailutuksesta ja alun perin asetetuista hankinnan sisällöllisistä tai sopimusoikeudellisista reunaehdoista eikä saatujen tarjousten tasapuolisesta käsittelystä. Päätös neuvottelumenettelyyn siirtymisen tarpeellisuudesta on kilpailussa mukana oleville ilmoitettava ja viimeistään lopullisessa päätöksessä perusteltava. b) Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona (HankL 25,2 ) Neuvottelumenettely itsenäisenä hankintamuotona, josta julkaistaan ilmoitus, on hankintalain 25,2 :n mukaan mahdollista erityisin perustein. Neuvottelumenettelyä voidaan käyttää, jos hankittavan palvelun luonne tai asiaan liittyvät riskit eivät poikkeuksellisesti salli etukäteistä kokonaishinnoittelua tai jos hankittava palvelu on luonteeltaan henkinen palvelu (osaamispalvelu), taikka vakuutus-, pankki- ja sijoituspalvelujen osalta, kun sopimuserittelyä ei voida laatia niin tarkasti, että paras tarjous voitaisiin valita avointa tai rajoitettua menettelyä noudattaen. Vastaavaa menettelyä voidaan käyttää myös rakennusurakoissa tai käyttöoikeusurakan saajan valinnassa laissa säädetyin edellytyksin. Rakennusurakan tulee tällöin olla käytännössä yleistä hyötyä tuottava tutkimus- kokeilutai kehittämishanke, jonka luonne arvioitaisiin tällöin objektiivisin perustein. Tämä on omiaan rajaamaan neuvottelumenettelyn käyttömahdollisuutta. Teknisiä peruspalveluja (vesi, energia, postipalvelut ja liikenne) koskevan erityisalojen hankintalain :n mukaan neuvottelumenettely on aina vaihtoehtoinen hankintamenettely avoimen ja rajoitetun menettelyn ohella. Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullinen neuvottelumenettely on perinteistä neuvottelumenettelyä kehittyneempi käytettäväksi monimutkaisissa hankinnoissa. Sen soveltamisen edellytyksistä on säädetty hankintalain 29 ja 30 :ssä. Hankittavaa tavaraa, palvelua tai rakennustyötä ei voida aina määritellä niin tarkoin, että tarjouksen tekijät voisivat antaa hankintayksikölle yksityiskohtaisen tarjouksen. Tällaisissa tilanteissa hankintakilpailu voidaan toteuttaa lain tarkoittamalla kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Kilpailuttamisen perustana on hankintayksikön laatima hankinnan tavoitteita ja sisältöä koskeva

45 hankekuvaus, jonka pohjalta kilpailullinen neuvottelumenettely käydään. Neuvottelut tapahtuvat tässä menettelyssä hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä ( hankekuvauksessa ) mainitulla tavalla vaiheittain. Vaiheittaisuus voidaan toteuttaa hankintayksikön päättämällä tavalla hankinnan luonteen ja sisällön mukaisesti. Vaiheittaisuus voi toteutua joko niin, että kilpailuttaminen aloitetaan neuvotteluin tai hankintayksikkö pyytää alustavat tarjoukset kilpailuun valituilta yrityksiltä. Jälkimmäisessä tilanteessa neuvottelut käydään saatujen tarjousten pohjalta. Tässä vaiheessa käytännössä osa ratkaisuehdotuksista voi jo karsiutua kilpailusta. Neuvottelujen jälkeen hankintayksikön hyväksymän perusratkaisun pohjalta sitä täsmentäen pyydetään uudet lopulliset tarjoukset kuitenkin niin, että kunnioitetaan hankekuvauksessa esitettyjä perusvaatimuksia. Olennaista on, että kilpailuun osallistuvat toimittajat ovat alunperin tietoisia kilpailullisen neuvottelumenettelyn tavoitteista ja kilpailun kulusta. Näin erityisesti sen johdosta, että kyseinen menettely poikkeaa perinteisistä kilpailuttamismenettelyistä. Puitejärjestely Puitejärjestelynä hankintalaissa tunnettu hankintamenettely vastaa pääsääntöisesti perinteistä puitesopimusten kilpailuttamista. Puitejärjestelyjen mukaiset sopimukset ovat eräänlaisia raamisopimuksia, joiden kaikki ehdot, kuten suoritemäärät, eivät ole selvillä hankintakilpailun aikana. Puitejärjestelyä käytettäessä sopimuskauden aikana voidaan tarkistaa esimerkiksi palveluiden tai tuotteiden hintaa kilpailuttamalla ( ns. minikilpailu ) puitejärjestelyssä mukana olevia yrityksiä. Puitejärjestelyn kesto saa olla enintään neljä vuotta. Puitejärjestelyn käytön edellytyksistä on säädetty hankintalain 31.ssä. 2.3.3 Hankinta ilman kilpailuttamista (suora hankinta) Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä tai useammalta toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella.

46 Suora hankinta on sallittu vain hankintalaista ilmenevin erityisin perustein, joita on tulkittava suppeasti. Suora hankinta on mahdollista mm. silloin, kun vain tietty toimittaja pystyy toteuttamaan hankinnan tai kun ennalta arvaamattoman syyn aiheuttaman kiireen johdosta hankintaa ei ehditä kilpailuttaa. Vastaavasti aikaisempaa hankintaa täydentävä lisähankinta on tietyin edellytyksin mahdollista ilman kilpailutusta. Jos alkuperäisen hankinnan kilpailutus on palveluhankinnassa tai rakennusurakassa tehty optioehdoin, voi suora jatkohankintasopimus olla mahdollinen tällä perustella. Hankinta pakko- tai konkurssihuutokaupasta suorana hankintana on myös asian luonteesta johtuen sallittua. Suoran hankinnan yksityiskohtaiset edellytykset ilmenevät hankintalaista. Suoraa hankintaa saa hankintalain 27 :n mukaan käyttää julkaisematta hankintailmoitusta, jos avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia (osallistumishakemuksia) tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia edellyttäen, että alkuperäisiä sopimusehtoja ei olennaisesti muuteta, teknisistä tai taiteellisista taikka yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä ainoastaan tietty toimittaja voi valmistaa tai toimittaa hankittavan tavaran tai palvelun tai ainoastaan tietty urakoitsija voi toteuttaa hankkeen sopimuksen tekeminen suoraan yrityksen kanssa on välttämätöntä hankintayksiköstä riippumattomasta ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi, tavara valmistetaan tai työ tehdään vain tutkimusta, kokeilua, tuotekehitystä tai tieteellistä tarkoitusta varten eikä valmistus tapahdu teollisesti tai tutkimus- ja kehittämiskustannusten kattamiseksi kysymys on raaka-ainemarkkinoilla noteeratut ja sieltä hankittavat tavarat (raaka-ainepörssi) hankinta voidaan tehdä poikkeuksellisen edullisesti esimerkiksi toimittajan liiketoiminnan lopettamisen yhteydessä kysymyksessä on sääntömääräisen suunnittelukilpailun jälkeen tapahtuva suunnittelijan valinta

47 kysymyksessä on tavarahankinnan lisätilaus, palveluhankinnan lisäpalvelu tai lisäurakka alkuperäiseltä toimittajalta, jos toimittajan vaihtaminen aiheuttaisi laista tarkemmin ilmeneviä suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia, lisäkustannuksia ym.. Sopimus tavaran lisätoimituksesta saa vain poikkeuksellisesti ylittää kolmen vuoden. Lisäpalveluja tai lisätöitä koskevan sopimuksen kokonaisarvo saa olla enintään 50 % alkuperäisen hankinnan arvosta. kysymyksessä on palveluhankintaa tai rakennustyötä koskeva toisinto, hankinta-asetuksessa mainitulla tavalla (hankintaoptiot) kolmen vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen tekemisestä. Suora hankinta on erotettava tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen puitesopimusten ja järjestelyjen puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen hankintojen ja sopimusten täytäntöön panemista eivätkä enää itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia hallintopäätöksiä. Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 11 :n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä, joka on noudattanut hankintalain säännöksiä hankinnan tekemisestä eli jo kilpailuttanut hankinnan. Päätös suoran hankinnan käyttämisestä on perusteltava, koska tällöin poiketaan hankintalain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuudesta.

48 3. Hankinnoista ilmoittaminen 3.1 Ilmoittamisvelvollisuudesta Hankintalain tarkoittamista kynnysarvot ylittävistä hankinnoista on ilmoitettava kansallisesti tai EU:n laajuisesti sen mukaan kuin hankintalaissa ja sen perusteella annetussa valtioneuvoston asetuksessa säädetään. Erityisalojen hankintalain tarkoittamissa hankinnoissa ilmoittamisvelvollisuus koskee vain EU- kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, joihin hankintalakia ei sovelleta, ei tarvitse tehdä julkista hankintailmoitusta. Sellainen on kuitenkin mahdollista HILMAkanavalla tai muilla yleisillä tiedonvälitystavoilla, kuten paikallis- tai maakuntalehdissä taikka hankintayksikön nettisivuilla. Kansalliset kynnysarvot ylittävistä hankinnoista tulee ilmoittaa Edita OYJ:n ylläpitämällä sähköisellä julkisten hankintojen ilmoituskanavalla HILMA ( www.julkiset hankinnat.fi ). Kansallisissa hankinnoissa ilmoitukseksi riittää kohdassa 3.3 mainittu hankintailmoitus. Hankintailmoitukseen tulee sisällyttää kaikki hankinta-asetuksessa mainitut tiedot. Tämä onnistuu käytännössä käytettäessä HILMA-kanavaa ( verkkosivua ) ja vastattaessa kaikkiin hankintailmoituslomakkeessa esitettyihin kysymyksiin. Hankinnoista voidaan ilmoittaa myös muilla yleisillä tiedonvälitystavoilla, kuten edellä mainituissa pienissä hankinnoissa. Vapaamuotoisia ilmoituksia ei saa kuitenkaan julkaista ennen kuin vastaava ilmoitus on julkaistu HILMA- kanavalla. EU-kynnysarvot ylittävästä hankinnasta on ilmoitettava EU-alueella, jotta todellisten sisämarkkinoiden tavoite täyttyisi. Näistä hankinnoista on laadittava ja julkaistava ennakkoilmoitus, hankintailmoitus (tarjouspyyntöilmoitus) ja jälki-ilmoitus sen mukaan kuin hankintalaissa ja asetuksessa on tarkemmin säädetty. Ilmoitukset laaditaan vahvistettuja vakiolomakkeita ja viitenimikkeitä ( CPV ) käyttäen sähköisellä ilmoituskanavalla ( HILMA ), www.julkiset hankinnat.fi. Ilmoitukset toimitetaan edelleen julkaistavaksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (S-sarja) sekä TED-tietokannassa. Ilmoitukset julkaistaan HILMAkanavalla vasta sen jälkeen, kun ne on toimitettu julkaistavaksi EU:n laajuisesti. Ilmoitusaikoja ja niiden laskemistapaa on käsitelty edellä kohdassa 2.3 eri hankintamenettelyjen yhteydessä.

49 3.2 Ennakkoilmoitus/Kausi-ilmoitus Hankintayksikön on laadittava ja julkaistava EU- kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa ennakkoilmoitus/kausi-ilmoitus varainhoitovuonna toteutettaviksi suunnitelluista tavarahankinnoista ja ns. ensisijaisista palveluhankinnoista ( A- liite ) tuoteryhmittäin sekä olennaiset tiedot kynnysarvon ylittävistä rakennushankkeista, siten kuin hankintalaissa ja -asetuksessa edellytetään. Ennakkoilmoituksen merkitys hankintayksikön kannalta on lähinnä siinä, että ilmoituksen tekeminen mahdollistaa lyhemmän hankintailmoitusajan. 3.3 Hankintailmoitus 3.4 Jälki-ilmoitus Hankintayksikön, joka aikoo hankkia tavaraa, palveluja tai toteuttaa rakennushankkeen on julkaistava hankintailmoitus, jossa hanke on yleisellä tasolla yksilöity. Hankintailmoituksella käynnistetään varsinainen tarjouskilpailu avoimessa menettelyssä ja osallistumishakemusten jättäminen rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä, kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä ja puitejärjestelyssä. Hankintaa koskevat yksityiskohdat ilmenevät tarjouspyyntöasiakirjoista. Hankintailmoitusten tekemisestä on hankintalaissa ja asetuksessa samoin kuin sähköistä ilmoituskanavaa koskevassa HILMA- kanavan käyttöä koskevissa ohjeissa yksityiskohtaiset menettelytapaohjeet ( www.julkiset hankinnat.fi). Hankintailmoitusten käyttöä on käsitelty tarkemmin tässä ohjeessa kunkin hankintamenettelyn yhteydessä. Hankintayksikön on lähetettävä EU- kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa voittaneesta tarjouksesta jälki-ilmoitus lain edellyttämässä määräajassa. Jälki-ilmoituksen kautta EU:n kilpailuviranomaisilla on mahdollisuus seurata sisämarkkinoiden toimivuutta. Jälki-ilmoitus tulee tehdä myös hankintalain B-liitteen tarkoittamista ns. toissijaisista palveluista, kun hankinnan arvonlisäveroton arvo ylittää EU:n kynnysarvon. Näin siitä huolimatta, että kyseisistä hankinnoista ei tarvitse tehdä hankintailmoitusta. Jälki-ilmoitus ei saa sisältää tietoja, joiden julkaiseminen olisi yleisen edun vastaista tai saattaisi vaarantaa liiketietojen säilymistä

luottamuksellisina. 50

51 4. Tarjouspyyntömenettely ja hankintakilpailu 4.1 Tarjousten pyytämisen yleiset periaatteet Hankintojen kilpailuttamisen onnistumisen perusedellytyksenä on, että hankintayksikköä edustava tilaaja on selvittänyt itselleen tulevan hankinnan sisällön ja sen vaikutuksen hankintayksikön toimintoihin. Ennen tarjouspyynnön lähettämistä hankintayksikön on hankinnan sisällön määrittämisen lisäksi varmistettava, että kaikki hankinnan keskeiset osatekijät, kuten hankintamenettely, sopimusehdot ja valintaperuste on mietitty valmiiksi. Hankintakilpailun aikana hankkeen sisältöä ei voida pääsääntöisesti enää muuttaa, lukuun ottamatta kilpailullista neuvottelumenettelyä. Eri asia on, että kilpailutettava hankinta peruuntuu toistaiseksi tai kokonaan. Kysymys on tällöin hankinnan keskeyttämisestä. Tilaajalla on oikeus määrätä hankinnan sisältö määrän, laadun ja muiden tyypillisten tavaran, palvelun tai urakan laatua koskevien seikkojen osalta. Tehtävän sisällön määrittely tapahtuu asian luonteesta johtuen toisistaan poiketen eri toimialoilla. Selkeintä ja yksinkertaisinta tehtävän määrittely on yleensä tavarahankinnoissa ja monimutkaisinta palveluhankinnoissa ja urakoissa. Tehtävän määrittelyssä on pyrittävä hyödyntämään toimialakohtaisia vakiintuneita käytäntöjä. Tavallisuudesta poikkeavien hankkeiden suunnittelussa ja kilpailuttamisessa on tarpeen mukaan käytettävä hyväksi ulkopuolista asiantuntemusta. Hankinnan sisällön kohdalla on erityisesti otettava huomioon kilpailuneutraalisuus. Tällöin on varmistettava, että kilpailutettavaa tehtävää ei määritellä siten, että se suosisi jotain markkinoilla toimivaa yritystä tai muuta toimijaa. Tarjouspyyntö tehdään kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa kirjallisena. Tarjouspyyntöön sisältyvät yksityiskohtaiset määräykset voidaan tarvittaessa kirjata tarjouspyynnön liitteenä oleviin asiakirjoihin, kuten erilliseen hankintaohjelmaan tai -suunnitelmaan hankinnan luonteesta ja sisällöstä riippuen. Rakennushankkeiden kohdalla tekninen määrittely toteutetaan mm. piirustuksin ja työselostuksin. Muut sopimusmääräykset ilmenevät urakkaohjelmasta ja muista yleisten sopimusehtojen (YSE 98) tarkoittamista kaupallisista asiakirjoista. Suullista tarjouspyyntöä voidaan käyttää ainoastaan kynnysarvot alittavissa hankinnoissa. Suullinen tarjouspyyntö on tarvittaessa vahvistettava kirjallisesti.

52 Tarjouspyyntö lähetetään samanaikaisesti ja samansisältöisenä kaikille ehdokkaille. Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntöasiakirjat luovutetaan kuitenkin sitä mukaan kuin ehdokkaat pyytävät niitä hankintayksiköltä. Tarjousaikana välttämättömiksi ilmenneet lisäykset ja muutokset tarjouspyyntöasiakirjoihin tai tarjousajan pidentäminen ilmoitetaan vastaavasti kaikille, joilta tarjous on pyydetty. Tarjouspyyntöön sisällytettävät kaupalliset (juridis-taloudelliset) ja tekniset vaatimukset on laadittava niin selviksi, että tarjouksentekijät voivat niiden perusteella tehdä mahdollisimman yksiselitteisen tarjouksen ja että tarjoukset saadaan keskenään vertailukelpoisiksi. Kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintayksikön on lisäksi otettava huomioon hankintalaissa asetetut tarjouspyyntöä koskevat yksityiskohtaiset vaatimukset. Valintaperuste ( kokonaistaloudellisuus tai hinta ), jota sovelletaan hankintapäätöstä tehtäessä on mainittava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Yksityiskohtaiset valintaperusteet eli -kriteerit on EU- kynnysarvoja pienemmissä hankinnoissa ristiriitojen välttämiseksi tarkoituksenmukaista ilmoittaa vasta tarjouspyynnössä, koska hankinnan sisältö tarkentuu hankkeen edetessä. Tästä menettelystä on kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa ilmoitettava jo hankintailmoituksessa. Hankintayksikön on kiinnitettävä huomiota siihen, että hankintailmoituksen ja sitä ajallisesti seuraavan tarjouspyynnön sisältö eivät muodostu ristiriitaisiksi. Tällaisessa tilanteessa asia tulkitaan siten, että hankintailmoituksen määräys menee tarjouspyynnön edelle. Tämän johdosta hankintailmoitukseen ei olisi syytä sisällyttää yksityiskohtaista tietoa sellaisista hankintaan liittyvistä asioista, jotka käytännössä selviävät lopullisesti vasta hankintailmoituksen tekemisen jälkeen. 4.2 Tarjouspyynnön sisältö ( HL 41 ) Tarjouspyyntö on hankintaa koskevan kilpailutuksen keskeisin asiakirja. Tarjouspyynnön sisältö määräytyy hankittavan tavaran, palvelun tai rakennusurakan kohdalla eri tavoin. Myös hankkeen taloudellinen arvo vaikuttaa asiakirjojen sisältöön. Erityisesti EUkynnysarvot ylittävissä hankkeissa hankintailmoitukseen ja tarjouspyynnön sisältöön on kiinnitettävä riittävää huomiota. Mikäli tarjouspyyntö poikkeaa hankintailmoituksesta, jälkimmäinen menee aikaisemmin laadittuna asiakirjana pätevyysjärjestyksessä edelle.

53 Tarjouspyynnössä on hankinnan luonteesta, laadusta ja arvosta riippuen ilmoitettava esimerkiksi: 1) tiedot hankintayksiköstä 2) hankinnan sisältö eli hankittavien tavaroiden ja palvelujen määrä ja erityisominaisuudet samoin kuin rakennustyön tekninen sisältö. Hankinnan sisältöön liittyy toimitukselta edellytettävät laatuvaatimukset. 3) sovellettava hankintamenettely ( avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely jne. ) 4) ilmoitus toimittajien kelpoisuusvaatimuksista ja sen osoittamiseksi vaadittavista asiakirjoista 5) tarjouksen valintaperusteet (kokonaistaloudellisesti edullisin / halvin tarjous) ja yksityiskohtaiset valintakriteerit 6) voidaanko kokonaistarjouksen lisäksi tehdä osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia 7) vaatimus huolto- ja käyttöohjeista sekä koulutuksesta, joiden tulee sisältyä tarjoukseen 8) mahdollisten varaosien saantimahdollisuudet, tuotteen huolto- ja korjausmahdollisuudet ym. 9) hankittavan tavaran toimitusaika ja paikka (paikat) 10) määräaika tarjouksen jättämiselle sekä osoite, johon tarjous on toimitettava samoin kuin tarjoukseen merkittävä tunnus 11) kuinka pitkään tarjouksen pitää olla voimassa 12) maksuehdot ja mahdolliset vakuudet 13) edellytetäänkö tarjoukselta kiinteää hintaa vai hyväksytäänkö myös hinnanmuutosperusteeseen sidottu hinta, jolloin sidonnaisuus ilmoitettava tarjouspyynnössä 14) vakuuttamisvelvollisuus 15) asiakirjoista mahdollisesti perittävä maksu 16) tarjousten laatimiskieli sekä kieli tai kielet, jota sopimusta sovellettaessa käytetään

54 17) sovellettavat toimialakohtaiset yleiset sopimusehdot (YSE,KSE,JYSE,VYSE jne) 18) sopimukseen sovellettava laki (noudatetaan Suomen lakia) 19) erimielisyyksien käsittelypaikka. Yleisen alioikeuden nimi (.käräjäoikeus) 20) EU- kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa viittaus mahdollisesti julkaistuun ennakko- ja hankintailmoitukseen 4.3 Valintaperusteiden ja arviointikriteereiden asettaminen Tarjouspyynnössä on mainittava hankintapäätöstä tehtäessä sovellettava valintaperuste, kokonaistaloudellinen edullisuus tai tarjouksen hinta ( HL 62,3 sekä 69 ja 71 ). Mikäli valintaperusteena on tarjousten kokonaistaloudellinen edullisuus, tarjouspyynnössä on yksilöitävä asiaa osoittavat vertailu- eli arviointiperusteet (arviointikriteerit). Kokonaistaloudellisina arviointiperusteita voivat olla mm. tuotteen hinta, toimitusaika, valmistumispäivä, käyttökustannukset, ympäristöystävällisyys jne. Valintaperustetta ja sitä ilmentäviä arviointikriteereitä ei saa muuttaa tai lisätä hankintaprosessin aikana. EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa valinta- ja vertailuperusteisiin tulee kiinnittää erityistä huomiota. Käytettäessä valintaperusteena kokonaistaloudellista edullisuutta, vertailuperusteet ja niiden suhteellinen painotus on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa. Asiakirjojen ristiriitaisuuksien välttämiseksi yksityiskohtaiset arviointikriteerit on käytännössä syytä esittää yleensä vasta tarjouspyyntöasiakirjoissa, koska tilaajan tarpeet tarkentuvat projektien edetessä. Arviointikriteereiden painoarvot voidaan ilmaista myös ilmoittamalla kohtuullinen vaihteluväli. Jos vertailuperusteiden suhteellisen painotuksen ilmaiseminen ei ole perustellusti mahdollista, ne on ilmoitettava tärkeysjärjestyksessä. EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen kohdalla tulee hankintalaista aina varmistaa asiaa koskevat yksityiskohtaiset vaatimukset. Hankintatapahtumassa ehdokkaiden tai tarjoajien kelpoisuuden arviointi ja toisaalta tarjoajien jättämiensä tarjousten arviointi on erotettava toisistaan. Tarjoajan kelpoisuuteen viittaaminen laadullisena tekijänä ei ole EU- kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskevassa rajoitetussa menettelyssä mahdollista

55 4.4 Määräajat osallistumishakemusten käsittelyn jälkeen. Poikkeuksena ovat tilanteet, joissa yritys on tarjousten vertailun jälkeen todistettavasti menettänyt kelpoisuutensa. Kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU- kynnysarvot alittavissa hankinnoissa valintaperusteiden kohdalla voidaan noudattaa soveltuvin osin vastaavia perusteita kuin edellä mainittu. Tällainen menettely on usein myös suositeltavaa, koska se todellisuudessa helpottaa tarjousten vertailua. Eu-kynnysarvot alittavissa hankinnoissa kokonaistaloudelliset vertailuperusteet voidaan kuitenkin ilmoittaa tarvittaessa vain tärkeysjärjestyksessä. Tähän ryhmään kuuluvissa palveluhankinnoissa ja urakoissa vertailuperusteina voidaan hankinalain 72 :n mukaan käyttää myös hankinnan toteuttamisessa tarvittavaa tarjoajien kelpoisuuden vähimmäisvaatimukset ylittävää laadunhallintaa, pätevyyttä, kokemusta ja ammattitaitoa. Tarjouspyyntöön voidaan sisällyttää tarjousten arvioinnissa käytettävän vertailutaulukon pohja, josta ilmenee eri arviointiperusteet (valintakriteerit) ja niiden suhteellinen painotus. Menettely selkeyttää tarjousten tekijöille tilaajan tarkoituksen ja se helpottaa samalla tilaajan tulevaa arviointia ja valintaa koskevan pöytäkirjan laadintaa. Toimittajan, joka haluaa osallistua tarjouskilpailuun kynnysarvot ylittävissä hankkeissa, tulee avointa hankintamenettelyä lukuun ottamatta ilmoittaa halukkuutensa asiaan jättämällä osallistumishakemus hankintayksikön asettamassa määräajassa. Tarjouksen jättämiselle on vastaavasti asetettava määräaika päivämääränä ja kellonaikana. Osallistumishakemuksen ja tarjouksen jättämiselle varattavan määräajan vähimmäisajasta on EU- kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta säädetty hankintalaissa. Muissa hankinnoissa tarjouksen tekemiseen on varattava riittävä aika, jonka pituus määräytyy hankkeen luonteen mukaisesti. Mikäli tarjousten tekemiseksi on tilaajasta johtuvasta syystä (esim. virhe tai puute tarjouspyyntöasiakirjoissa) aiheellista myöntää lisäaikaa, siitä on ajoissa ilmoitettava kaikille, joilta tarjous on pyydetty.

56 Määräajan jälkeen jätetyt tarjoukset on hylättävä. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava aika, jonka tarjouksen tulee olla voimassa sen jättämisajan päättymisestä. Tätä arvioitaessa on otettava huomioon tarjousten vertailun, päätöksenteon, pöytäkirjan valmistumisen, päätöksen tiedoksi antamisen vaatima aika. 4.5 Ehdokkaiden ja tarjoajien valinta Hankintoihin liittyvä ehdokkaiden ja tarjoajien hyväksyminen tai sulkeminen pois kilpailusta tapahtuu eri tavoin hankintamenettelyn luonteesta riippuen. Toimittajien soveltuvuuden eli kelpoisuuden arviointi merkitsee sen selvittämistä, onko toimittajalla tekniset, taloudelliset tai muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Soveltuvuuden arvioinnin yksityiskohtaiset perusteet on määritelty hankintalaissa. EU- kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa asiaa koskevat yksityiskohtaiset määräykset ovat HankL:n 52 59 :ssä. Vastaavia perusteita noudatetaan soveltuvin myös kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankkeissa (71 ). Avoimessa menettelyssä, jossa kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen, tarjouksen tekijöiden soveltuvuus eli kyky toteuttaa hankinta arvioidaan vasta tilaajan saatua tarjoukset. Muissa kynnysarvot ylittävissä hankintamenettelyissä, jotka alkavat rajoitettuna menettelynä, hankintayksikkö päättä osallistumishakemusten jälkeen, ketkä ilmoittautuneista ovat soveltuvia kilpailun kohteena olevan hankkeen toteuttajiksi. Tämän jälkeen tarjoukset pyydetään kilpailuun valituilta toimittajilta siten kuin hankintamenettelyjä koskevassa kohdassa on todettu. Yritystä, jolta on kelpoisuuden arvioinnin jälkeen pyydetty tarjous, ei saa kelpoisuuteen vedoten enää sulkea pois kilpailusta ellei yrityksen kelpoisuutta koskevat ominaisuudet ole olennaisesti heikentyneet tarjouspyynnön jälkeen. Hankintayksikkö voi ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden selvittämiseksi pyytää näiltä todistuksia tai selvityksiä suorituskelpoisten yritysten valitsemiseksi hankintalaista ilmenevällä tavalla. Asiaa koskevat vaatimukset on suhteutettava hankkeen laadun ja koon mukaisesti. Teknisen suorituskyvyn osoittamiseksi voidaan vaatia esimerkiksi luettelo tarjoajan aikaisemmista kyseisen hankkeen toteuttamisedellytysten kannalta merkittävistä toimituksista (refe-

57 renssiluettelo), selvitys tarjoajan henkilö- ja muista resursseista, selvitys toimittajan laadunvalvonnasta tai hankittavaa tavaraa koskevia näytteitä tai selostuksia. Euroopan talousalueella jäsenvaltioiden virallisiin toimittajarekistereihin hyväksytyt toimittajat voivat osoittaa taloudelliset ja tekniset edellytyksensä rekisteröintiä koskevalla asiakirjalla. EU-kynnysarvot ylittävien hankintojen kohdalla hankintalaissa on eroteltu tilanteet, joissa ehdokas tai tarjoaja on ehdottomasti suljettava pois kilpailuista (HL 53 ). Syynä on tällöin lähinnä talousrikollisuus. Ehdottomista sulkemistilanteista hankintalaissa erotetaan tapaukset, joissa pois sulkeminen on hankintayksikön harkinnassa (HL 54 ). Yritysten harkinnanvarainen sulkeminen tulee tehdä hyvän hallinnon periaatteiden mukaisesti. EU- kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintayksikön tulee jo hankintailmoituksessa todeta ne toimittajien soveltuvuutta koskevat harkinnanvaraiset vähimmäisvaatimukset, jotka niiden tulee täyttää uhalla, että toimittaja suljetaan pois kilpailusta ( 56,2 ). EUkynnysarvot alittavissa hankinnoissa sulkemisperiaatteista voidaan ilmoittaa vasta tarjouspyynnössä ( 69 ). Ehdokkaan tai tarjoajan sulkeminen kilpailusta voi harkinnanvaraisten sulkemisperusteiden kohdalla toteutua esimerkiksi seuraavien edellytysten vallitessa; toimittaja on konkurssissa tai toimittaja on päätetty asettaa selvitystilaan toimittaja on tuomittu ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta toimittaja on ammattitoiminnassaan syyllistynyt vakavaan virheeseen toimittaja on laiminlyönyt verojen ja lakisääteisten sosiaalimaksujen (esim. eläkevakuutusmaksujen) suorittamisen toimittaja on osoittautunut epäluotettavaksi antamalla vääriä tietoja hankintayksikölle tarjouksentekijän luotettavuuden arvioimiseksi. Ehdokkaan tai tarjoajan sulkemisesta kilpailusta on tehtävä hallinnollinen päätös joko heti tai lopullisen valintapäätöksen

58 yhteydessä. Se, milloin päätös annetaan ehdokkaalle tai tarjoajalle tiedoksi, on ratkaistava hankkeen luonteen perusteella. Ratkaisun tulee ilmetä viimeistään lopullisesta hankintapäätöksestä, jotta asianosaisella on mahdollisuus tarvittaessa hakea muutosta päätökseen. Ehdokas tai tarjoaja voidaan sulkea pois kilpailusta myös tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain ( 1233/2006 ) eli tilaajavastuulain mukaisin perustein. Lailla pyritään torjumaan ns. harmaita markkinoita. Kilpailusta sulkeminen voi tapahtua tilaajavastuulaissa mainituin perustein, jos asiasta on mainittu tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tilaajavastuulain mukaan tilaajat, kuten hankintayksiköt ovat velvolliset vaatimaan tarjouskilpailun voittaneelta yritykseltä kilpailun ehdoista riippumatta viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista tilaajavastuulaissa mainitut tiedot yhteiskunnallisten velvoitteiden täyttämisestä, kuten verojen maksamisesta ja sosiaaliturvamaksujen suorittamisesta. Vastaavasti tilaaja on velvollinen selvittämään, mitä työehtosopimusta sopimuksen tarkoittaman työn toteuttamisessa sovelletaan. Työehtosopimusta koskevia tietoja lukuun ottamatta tilaajavastuulain velvoitteet limittyvät hankintalain 54 :n tarkoittamien harkinnanvaraisten kilpailusta pois sulkemista koskevien periaatteiden kanssa. 4.6 Tarjousten vastaanotto ja avaaminen Saapuneet tarjoukset kirjataan tai niiden päällykseen merkitään tarjouksen saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Tietoteknisin menetelmin tehtyjen tarjousten vastaanotto on järjestettävä siten, ettei tarjousehtojen salaisuutta vaaranneta. Näin saadut tarjoukset on suljettava kirjekuoreen (telefaksit) tai muutoin varmennettava tietovuodot kesken asian käsittelyn. Tarjoukset säilytetään avaamattomina niiden avaamistilaisuuteen saakka. Myös avaamistilaisuuden jälkeen on huolehdittava siitä, että tarjoukset niihin kuuluvine hankintapäätöksen kannalta oleellisine liitteineen säilytetään huolellisesti. Tarjoukset avataan ilman julkisuutta hankintayksikköä edustavien henkilöiden toimesta ( virkamiestiimissä ). Avaustilaisuudesta tulee laatia avauspöytäkirja, jonka liitteenä on saadut tarjoukset.

59 Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa menettely voi pöytäkirjauksen osalta olla joustavampi. Avaustilaisuuden yhteydessä saatuja tarjousta koskevia tietoja ei tulisi julkistaa ennen lopullisen hankintapäätöksen tekemistä, jotta tarjousten jatkokäsittely ja mahdolliset välttämättömät täydentävät neuvottelut voidaan suorittaa ilman sivuvaikutteita. Valtion toimesta asuntolainoitettujen samoin kuin eräiden muiden valtion lainoittamien rakennuskohteiden toteuttamista koskevat tarjoukset on avattava julkisesti, jos erityismääräykset tai viranomaisen avustuspäätöksen ehdot sitä edellyttävät. Avatut tarjoukset varmistetaan päivämäärällä ja läsnä olevien henkilöiden nimikirjoituksella tai toimielimen puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoituksella. 4.7 Tarjousten hylkääminen Hankinnasta päättävällä on oikeus hylätä saadut tarjoukset hankintalain mukaisin perustein. Tarjous on hylättävä: 1. jos se on tarjouspyynnön vastainen 2. jos tarjoushintaa ei ole annettu yksiselitteisesti tai tarjouksessa ei ole esitetty vaadittuja hintaerittelyjä (yksikköhinnat). 3. jos tarjouksentekijä on tarjousmenettelyssä toiminut vilpillisesti taikka muuten lain tai hyvän kauppatavan vastaisesti, 4. jos tarjous on saapunut määräajan päättymisen jälkeen. Myöhästynyt, mutta ennen avaustilaisuutta saapunut tarjous voidaan kuitenkin ottaa huomioon kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa) Lisäksi tarjoukset voidaan hylätä 1. jos kaikki tarjoukset ylittävät olennaisesti tarkoitukseen varatut määrärahat tai hankinta osoittautuu tarpeettomaksi, 2. jos tarjoushinta on niin alhainen, että on ilmeistä, ettei hankintaa myyjän taloudelliset edellytykset huomioon ottaen voida tarjouksen mukaisesti täyttää. Tarjousten hylkääminen alhaisen tarjouksen johdosta edellyttää kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintalaista selviävällä tavalla yksityiskohtaista selvitysmenettelyä (HankL 63 )

60 4.8 Tarjousten arviointi ja toimittajan valinta Hyväksytyt tarjoukset on vertailtava tarjouspyyntöön sisältyvien kaikkien ehtojen mukaisesti. Tarjouksia vertailtaessa ei saa ottaa mukaan uusia arviointiperusteita, joita ei ole mainittu tarjouspyyntöasiakirjoissa. Tarjouksia vertailtaessa on yleensä syytä tehdä vertailutaulukko, jotta eri arviointiperusteiden pisteytys muistetaan tehdä jokaisen tarjoajan kohdalta kaikkien tarjouspyynnössä mainittujen vertailukiriteerien osalta. Vertailutaulukon pohja voidaan esittää jo tarjouspyynnössä. Vertailuperusteiden käyttö on perusteltava ellei asia ilmene yksiselitteisesti vertailutaulukosta. Tarjoukset on käsiteltävä niin hyvissä ajoin, että tarjouksen hyväksyminen voidaan saada tarjouksentekijän tietoon tarjouksen voimassaoloaikana. Mikäli tarjousten käsittely lykkääntyy, tarjousten tekijöiltä on riittävän ajoissa tiedusteltava, ovatko ne valmiit jatkamaan tarjouksen voimassaoloaikaa hankintayksikön ehdottamaan uuteen päivämäärään saakka. Tarjouksista on hyväksyttävä joko se, joka on asianomaista hankintaa koskevan valintaperusteen mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin tai se, joka on hinnaltaan halvin. Kokonaistaloudellista valintaperustetta käytettäessä on sovellettava kaikkia hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä mainittuja vertailuperusteita. 4.9 Hankintapäätös ja sen pöytäkirjaus Hankintapäätöksen tekee se toimielin tai viranhaltija, jolle on johtosäännössä (delegointi) tai sen perusteella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä (subdelegointi) annettu päätösvalta hankinta-asioissa. Hankintapäätöstä koskeva pöytäkirja laaditaan noudattaen yleisiä hyvän hallinnon periaatteita. Pöytäkirja laaditaan käyttäen ns. täydentyvää esityslistapöytäkirjaa, kun kysymys on hallituksen, lautakunnan tai muiden monijäsenisten toimielinten päätöksistä. Viranhaltijapäätöksistä laaditaan sen sijaan päätöspöytäkirja, joka voi pienissä hankinnoissa olla päätösluettelo. Hankinta-asioissa pöytäkirja on laadittava siten, että siitä ilmenee hankintatapahtuman keskeiset vaiheet. Näin menetellen hankintoja

61 valmistelevat ja niistä päättävät henkilöt saavat oikean kuvan hankinnasta. Hyvä pöytäkirja liitteineen antaa myös tarjousten tekijöille vastauksen hankintatapahtumasta kokonaisuudessaan. Keskeistä on tällöin hankintapäätös perusteluineen. Muutoksenhakutilanteessa pöytäkirja antaa selkeän kuvan hankinnasta hankintalain mukaisille muutoksenhakuelimille eli markkinaoikeudelle ja korkeimmalle hallinto-oikeudelle. Hankintapäätös voidaan saattaa myös oikaisuvaatimuksin kunnan toimielimen tutkittavaksi, jolloin pöytäkirjalla on vastaava merkitys. Pöytäkirjaan on aiheellista sisällyttää yleiskuvaus hankintatapahtumasta. Esityslistapöytäkirjaa käytettäessä hankinnan yleiskuvaus ilmenee yleensä esityslistan kerrontaosasta. Pöytäkirjauksen laajuuteen ja ulkoiseen muotoon vaikuttaa mm. se, missä määrin tapahtumatietoja sisällytetään suoraan pöytäkirjaan ja missä määrin sen liitteisiin. Pöytäkirjasta, joka toimitetaan tarjouskilpailuun osallistuneille tarjoajille, tulisi hankinnan luonteesta ja laajuudesta riippuen ilmetä mahdollisuuksien mukaan mm. seuraavat asiat tarvittavin perusteluin; hankinnan yleiskuvaus hankittava tavara, palvelu tai rakennustyö käytetty hankintamenettely miltä yrityksiltä tarjouksia on pyydetty ketkä ovat antaneet tarjouksen tarjousten avaustilaisuuden luonne tarjoajien kelpoisuus yritysten mahdollinen sulkeminen kilpailusta tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus / mahdollinen hylkääminen tarjouksia koskeva tarkistusneuvottelut, jos sellaisia on pidetty tarjousten vertailu mahdollisine vertailutaulukoineen voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen tarjouspyynnössä esitetyin valinta- ja arviointiperustein

62 mahdolliset muut perustelut maininta sopimuksen syntymisajankohdasta muutoksenhakuohjeet (markkinaoikeus ja oikaisuvaatimuksen käsittelevä toimielin) 5. Sopimusten tekovaihe 5.1 Sopimuksen tai tilauksen tekeminen Hankinnasta tehtävä sopimus tehdään noudattaen sopimuksen tekemistä koskevia voimassa olevia yksityisoikeudellisia säännöksiä, kuten oikeustoimilakia. Hankintalaki edellyttää, että hankintapäätöksen tekemisen jälkeen laaditaan kirjallinen sopimus. Käytännössä tarjouksen hyväksymispäätös annetaan usein jo ennen päätöspöytäkirjan valmistumista voittaneen tarjouksen tekijälle tiedoksi. Sopimus syntyy oikeustoimilain mukaan tilaajan ja tarjouksen tekijän välille välittömästi sen jälkeen, kun tarjouksen tekijä on saanut todisteellisesti tiedon tehdystä päätöksestä ja ottanut siitä selon. Näin siitä riippumatta, onko sopimus esimerkiksi allekirjoitettu tai käyttääkö ylempi toimielin asiassa kuntalain 51 :n mukaisesti otto-oikeutta tai onko päätös saanut lainvoiman. Julkisissa hankinnoissa on käytännössä aiheellista toimia niin, että hankintasopimus syntyy vasta sopimuksen allekirjoittamisella. Oikeustoimilain edellä mainitusta sopimuksen yleistä syntymisajankohtaa koskevasta pääperiaatteesta voidaan selkeyden vuoksi poiketa esimerkiksi siten, että tarjouspyyntöasiakirjoissa, hankintapäätöksessä tai tarjouksen hyväksymisilmoituksessa mainitaan ajankohta, jolloin sopimus katsotaan tilaajan ja tuottajan välillä syntyvän. Käytännössä sitovan sopimuksen syntymisen ajankohdaksi voidaan esitetyllä tavalla ilmoittaa esimerkiksi kirjallisen sopimuksen allekirjoittaminen. Muina vaihtoehtoisina ajankohtina, joita tulee kuitenkin käyttää vain poikkeuksellisesti, voidaan käyttää esimerkiksi päätöksen lainvoimaisuutta, rahoitusta koskevan ratkaisun saamisilmoitusta, rakennushankkeissa rakennus- tai ympäristöluvan lainvoimaisuutta jne. EU- kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa päätöksen täytäntöönpanoon, kuten kirjallisen sopimuksen tekemiseen ei saa ryhtyä ennen kuin on kulunut 7 päivää muutoksenhakuajan päättymisestä markkinaoikeudessa ( karenssiaika ).

63 5.2 Ennakot 5.3 Vakuudet Hankintasopimusten ollessa yksityisoikeudellisia sopimuksia, hankintojen kilpailuttamiseksi ja sopimusten laatimisen helpottamiseksi niiden yhteydessä voidaan käyttää alan yleisiä sopimusehtoja, kuten julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 1994, rakennusurakan yleisiä sopimusehtoja YSE 1998, konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 1995, valtion tietokonehankintojen yleisiä sopimusehtoja VYSE tai IT-2000 ja muita asianomaista hankintatehtävää koskevia sopimusehtoja. Myyjälle voidaan poikkeuksellisesti myöntää ennakkoa suoritettavasta maksusta. Ennakko on sovittava hankinnan lopulliseksi osamaksuksi ja sille on tarvittaessa vaadittava riittävä vakuus. Hankintasopimuksen velvoitteiden täyttämiseksi hankintayksikkö voi tarvittaessa vaatia vakuuden. Tästä pitää olla maininta jo tarjouspyyntöasiakirjoissa, kuten muistakin sopimusehdoista. Vakuudeksi voidaan hyväksyä raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus, pankin antama talletustodistus tai tilaajan hyväksymä muu luotettava vakuus. Käytettäessä vakuutena takuutodistusta tai muuta irtainta panttia, asiasta on syytä tehdä panttaussopimus, jolla mahdollistetaan vakuuden käyttäminen tilaajan hyväksi sopimusrikkomuksen tapahduttua. 5.4 Tavaran vastaanotto sekä palvelujen ja urakan hyväksyminen Tavaraa vastaanotettaessa on sen määrä, laatu ja kunto viipymättä tarkistettava. Asennettavan laitteen saa hyväksyä vasta, kun sille on suoritettu käyttöönottotarkastus, jossa on todettu, että laite on toimintakunnossa ja täyttää sille asetetut suoritusarvot sekä muut hankintasopimuksen ehdot. Palvelutehtävän tai rakennustyön vastaanotto toteutetaan sopimuksen liitteenä olevien yleisten sopimusehtojen mukaisesti joko toimeksiannon päättyessä tai osatehtävien suorittamisen jälkeen. Toimituksen viivästyessä tai myyjän syyllistyessä virheelliseen tai sopimuksenvastaiseen toimitukseen taikka muulla tavoin rikkoessa sopimusta, on asiasta viipymättä tehtävä kirjallinen huomautus (reklamaatio). Reklamaatioiden suorittamisessa on noudatettava

64 mahdollisten sopimusehtojen määräyksiä. Toimittajan syyllistyessä laiminlyönteihin tilaajan on huolehdittava siitä, että sopimuksen tarkoittamia maksueriä ei makseta ennen velvoitteiden täyttämistä. Rakennushankkeiden kohdalla on ennen viimeisen maksuerän suorittamista urakoitsijalle mm. varmistettava, että takuuajan vakuus on luovutettu ja että sivu-urakoitsijoilla tai kolmansilla tahoilla ei ole urakoitsijasta johtuvia vaatimuksia. 6. Erinäiset määräykset 6.1 Esteellisyys ja kilpailuneutraalisuus Tarjouksen, hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn tai tavaran tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankintaasioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa. Asian käsittelyä koskevasta esteellisyydestä on erotettava ns. kilpailuneutraalisuus. Sen mukaan yritys, jolla on ennakolta erityistietoa kilpailun kohteena olevasta hankkeesta siten, että yritysten keskinäinen objektiivinen kilpailuasetelma vaarantuu, ei voi osallistua tarjouskilpailuun. Kilpailuneutraalisuuden varmistaminen on sekä hankintayksikön että hankintaan osallistuvien toimittajien velvollisuutena. 6.2 Asiakirjojen julkisuus ja salassapito Hankintoja koskevien asiakirjojen julkisuus riippuu hankinta-asian käsittelyvaiheesta. Asiakirjojen julkisuudessa noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) eli julkisuuslain säännöksiä. Se, keneltä tarjouksia on pyydetty tai ketkä ovat jättäneet osallistumishakemuksen, on julkinen asia sen jälkeen, kun asia on päätetty tai kirjattu viranomaisessa. Sen sijaan hankintayksikölle saapuneet tarjoukset eivät ole vielä avaamisen jälkeen julkisia. Eri asia on, jos asiassa järjestetään julkinen avaustilaisuus (ks. kohta 4.6) tai jos viranomainen oman harkintansa perusteella muutoin antaa tietoja julkisuuteen esimerkiksi laajan esityslistoja koskevan jakelun kautta. Viimeksi mainittua menettelyä ei kuitenkaan hankinta-asioissa pidetä suositeltavana.

65 Sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on tehnyt hankintapäätöksen ja kun asiaa koskeva pöytäkirja on allekirjoitettu ja tarkistettu, julkisuuskelpoinen päätös on syntynyt. Päätöksen julkistaminen tapahtuu tämän jälkeen viranomaisen harkinnan perusteella ottaen huomioon hankintalain ja julkisuuslain velvoitteet. Hankintayksikön tulee päätöksen jälkeen antaa päätös tiedoksi kilpailuun osallistuneille tarjouksentekijöille ja asettaa se yleisesti nähtäväksi kuntalain mukaisesti. Asianosaisille toimitettuun päätökseen on liitettävä kaikki päätöksentekoon vaikuttaneet tiedot, jotta heillä on mahdollisuus arvioida päätöstä ja käyttää lakisääteisiä oikeusturvakeinoja (asianosaisjulkisuus). Lopullisesti kaikki hankinta-asiakirjat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta tulevat julkisuuslain nojalla julkisiksi, kun hankintasopimus on tehty (JulkL 7 ). Jälkimmäinen tilanne koskee lähinnä ns. yleisöjulkisuutta. Tarjouskilpailuun osallistuneen yrityksen antama tarjoushinta on julkinen. Tarjoukseen liittyvän kokonaishinnan lisäksi myös yksikköhinnat ja hintaerittelyt ovat pääsääntöisesti asianosaisjulkisia, koska tarjouskilpailun voittaja on saatettu valita näiden tietojen perusteella. Hankintakilpailuun osallistuneilla tarjoajilla on oikeus saada tieto myös muista tarjousten vertailuun ja päätöksen tekemiseen vaikuttaneista keskeisistä seikoista, jotta heillä olisi mahdollisuus tarvittaessa hakea muutosta päätökseen. Hankintaviranomainen ei saa ilman asianosaisen suostumusta käyttää oikeudettomasti tietoja, jotka liittyvät tarjouksen tehneen elinkeinonharjoittajan liike- tai ammattisalaisuuteen. Vastaava kielto koskee muita näihin verrattavia tietoja, jos tällaisen tiedon ilmaiseminen saattaisi aiheuttaa elinkeinonharjoittajalle taloudellista vahinkoa (JulkL 24 ). EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintasopimusta koskeva jälki-ilmoitus ei saa sisältää tietoja, joiden julkaiseminen olisi yleisen edun vastaista tai saattaisi vaarantaa luottamuksellisten liiketietojen säilyttämistä, perusteltuja kaupallisia etuja tai tervettä kilpailua. Hankintalaki edellyttää, että hankintasopimus tehdään kirjallisesti. Kysymys on hankintatapahtuman dokumentoinnista, mutta ei ehdottomasti sopimuksen syntymisajankohdasta, joka määräytyy oikeustoimilain mukaisesti.

66