Tilannekatsaus 1 (2) Partnerin nimi Turun ammatti-instituutti, ammatillinen koulutus Partnerin (osahanke) toiminta ja Hankkeen tilannekatsauksessa kuvastaan tiivistetysti miten hanke on edennyt suhteessa tavoitteisiinsa. mennessä) ja miltä osin toteutus jatkuu syksyllä. Prosessien kuvaaminen ja kuvatun toiminnan vakiinnuttaminen sekä toimintaohjeiden dokumentointi. Prosessikuvaukset on päivitetty HOJKS-prosessikuvaus on laadittu ja hyväksytty johtoryhmässä 13.6.2013 Elokuussa 2013 henkilöstön koulutus uuteen toimintatapaan Tiedonkeruun ja arviointitoiminnan kehittäminen Sisäisen auditoinnin toimintamallista on päätetty johtoryhmässä 13.6.2013. Navigointikeskustelujen malli on otettu käyttöön ja navigointikeskustelut on pidetty huhtikuussa 2013 Arviointisuunnitelma on hyväksytty johtoryhmässä 13.6.2013. Mittaritietopankki on perustettu shrarepoint- alustalle. Henkilöstölle on järjestetty ohjaustilaisuuksia siten, että koko henkilöstöllä on ollut mahdollisuus perehtyä toimintaohjeisiin. Toteutuu elokuussa 2013 Sisäisten auditointien käyttöönotto tehdään syksyllä 2013 sovitun aikataulun mukaan Mittaritietopankin kehittäminen ja sen tunnetuksi tekeminen henkilöstölle.
Tilannekatsaus 2 (2)
Tilannekatsaus 1 (1) Osahanke Hankkeen nimi Hyvin tekemistä länteen Hankkeen koordinaattori (koulutuksen järjestäjä) Turun kaupunki, sivistystoimi, Turun ammatti-instituutti Osahankkeen Koordinaattorin yhteystiedot Tuike Kankare, tuike.kankare@turku.fi, 044 9073954 Lemminkäisenkatu 14, 20400 Turku Hankkeen toiminta ja Hankkeen tilannekatsauksessa kuvastaan tiivistetysti miten hanke on edennyt suhteessa tavoitteisiinsa. menessä) ja miltä osin toteutus jatkuu syksyllä. Toiminnan ohjauskuvasuten päivittäminen Prosessikuvausten päivittäminen Arviointisuunnitelman kuvauksia on päivitetty, esim. Esitepohjat laadittu, vastuuopettajan työnkuvaa täsmennetty, toiminnan ohjausken jäsentely päivitetty (ohjeistuksessa eritelty opettajien ja sihteereiden ohjeet) kuvauksia on arvioitu ja päivitystyötä suunniteltu Suunnitelmaa on hahmotettu alustavasti Ohjeistusten päivittäminen jatkuu ja valmistuu, kuin myös ohjeistuksen jäsentely sekä uusien ohjeiden juurruttaminen Toteutuu niiltä osin, kun päivittäminen nähdään tarpeellisena arviointityön pohjalta. Arviointisuunnitelmaa täsmennetään
Tilannekatsaus 1 (2) Partnerin nimi Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymä Partnerin (osahanke) toiminta ja Hankkeen tilannekatsauksessa kuvastaan tiivistetysti miten hanke on edennyt suhteessa tavoitteisiinsa. mennessä) ja miltä osin toteutus jatkuu syksyllä. Prosessikuvauksien ja niihin liittyvien toimintaohjeiden täydentämistä jatketaan vuoden 2013 ajan. Ohjeiden ja tallenteiden säilytyksestä ja ylläpidosta laaditaan toimintaohje. Opiskelijapalautteen hyödyntämistä systematisoidaan ja yhdenmukaistetaan kevään aikana. Sisäisten auditointien ja vertaisarviointien koulutusta jatketaan vuoden 2013 aikana. Käynnistetään ISO 9001 standardin vaatimukset täyttävä sisäisten auditointien käytäntö. Käynnistetään ISO 9001 standardin vaatimukset täyttävä johdonkatselmuskäytäntö. Kestävän kehityksen varmistaminen otetaan yhdeksi toiminnan perustavoitteista. Kes- LSKKY:n yhteisiä toimintaohjeita on laadittu ja koottu IMSjärjestelmään (painopiste ollut henkilöstöön ja turvallisuuteen liittyvässä ohjeistuksessa). Opiskelijapalautteen kerämisen käytäntöjä on kartoitettu ja yhdenmukaistettu. Kurssikohtaista palautetta kerättiin huhtikuussa Wilman kautta ja laajempi opiskelijakysely toteutettiin toukokuussa Webropolia käyttäen kaikissa yksiköissä. Sisäisiksi auditoijiksi koulutettavat 8 henkilöä on nimetty ja ilmoitettu hankkeen puitteissa syksyllä toteutettaviin sis.auditointikoulutuksiin sekä OPH:n vertaisarviointikoulutukseen. Laatutyön ohjausryhmässä on alustavasti käsitelty syksyn auditointikohteita. LSKKY:n laatutyölle on nimetty ohjausryhmä, joka muodostuu LSKKY:n johtoryhmästä apulaisrehtoreilla ja laatupäälliköllä laajennettuna. Ohjausryhmä on kokoontunut 17.4. ja 23.5.. Kestävän kehityksen nykytilan kartoitus on käynnistetty: OKKAsäätiön kestävän kehityksen Prosessikuvausten ja toimintaohjeiden täydentämistä jatketaan. IMS-järjestelmän hyödyntämistä koulutetaan koko henkilöstölle uuden käyttöjärjestelmän koulutusten yhteydessä. Laaditaan toimintaohje ohjeiden ja tallenteiden säilytyksestä ja ylläpidosta. Opiskelijakyselyiden suorittamista sekä tulosten viestimistä ja hyödyntämistä systematisoidaan ja yhdenmukaistetaan edelleen. Johto vahvistaa sisäisten auditointien suunnitelman lukuvuodelle 2013-2014. Ensimmäisten auditointien toteuttaminen auditointikoulutuksen yhteydessä. Laatutyön ohjausryhmän seurv. kokous on 23.8.. Esityslistalla ovat mm. toiminnan seurannassa ja ohjauksessa käytettävät mittarit ja sisäisten auditointien suunnittelu. LSKKY:n keke-ryhmän toiminta käynnistyy. Laaditaan toimintaohjeita keke-toiminnan yhdenmukais-
Tilannekatsaus 2 (2) tävän kehityksen varmistaminen sisällytetään toimintajärjestelmän vaatimuksiin. Kestävään kehitykseen liittyvät toimintamallit tiedotetaan henkilöstölle vuoden 2013 aikana. pika-arviointi on suoritettu Ukissa ja Liedossa (Loimaalla elokuussa). OKKA-säätiön keketeemoista on valittu LSKKY:n keke-ohjelman painopistealueiksi viisi teemaa. LSKKY:n keketyöryhmän koostumus on päätetty. tamiseksi. Laaditaan ja tiedotetaan LSKKY:n kestävän kehityksen ohjelma.
Tilannekatsaus 1 (1) Sataedu, Satakunnan koulutuskuntayhtymä Partnerin (osahanke) toiminta ja Hankkeen tilannekatsauksessa kuvastaan tiivistetysti miten hanke on edennyt suhteessa tavoitteisiinsa. mennessä) ja miltä osin toteutus jatkuu syksyllä. Toimintajärjestelmän tarkistaminen 1.1.2013 organisaatiouudistukseen liittyen Vertailla eri koulutuksen järjestäjien tapoja käyttää opiskelijahallinto-ohjelmaa laadunhallinnan välineenä Arvioida Sataedun toimintajärjestelmän kokonaisuutta hyödyntäen verkostossa toimivien koulutuksen järjestäjien toimintamalleja Toimintakäsikirja on uudistettu. Intran uudistaminen on aloitettu. Oman opiskelijahallintajärjestelmän kehittäminen on viivästynyt. Yhteistyö verkostossa Intran rakenteen viimeistely. Selvitys opiskelijahallinto-ohjelman käytöstä laadun arvioinnin tukena Toimintajärjestelmän arviointi.
Tilannekatsaus 1 (1) Hyvin tekemistä länteen Länsirannikon Koulutus Oy WinNova Anne Vaahtio Toiminta ja Hankkeen tilannekatsauksessa kuvataan tiivistetysti miten hanke on edennyt suhteessa tavoitteisiinsa. mennessä) ja miltä osin toteutus jatkuu syksyllä. 1. Prosessien kuvaaminen ja kehittäminen WinNovan prosessit on kuvattu IMSohjelmalla ja omassa organisaatiossamme jatkamme prosessien kehittämistä. WinNovan sisäistä kehitystyötä tehdään jatkuvasti. WinNova voi tässä osassa esitellä IMSohjelman käyttömahdollisuuksia sekä kommentoida hankkeessa syntyvää prosessien kuvausmallia. WinNova voi tässä osassa esitellä IMS-ohjelman käyttömahdollisuuksia sekä kommentoida hankkeessa syntyvää prosessien kuvausmallia. 2. Toiminnan seuranta ja arviointijärjestelmän kuvaus WinNova kehittää itselleen laatustrategian toimeenpanoa tukevan ja käyttöönottoa edistävän ammatillisen koulutuksen järjestäjälle sopiva toiminnan kokonaisvaltaisen mittaus- ja arviointijärjestelmän, joka tuottaa tiedot myös toiminnan itsearviointiin. Hankkeessa WinNova kehittää sisäisen auditointimallin, joka kuvataan ja mallinnetaan niin, että sitä voivat hyödyntää kaikki ammatillisen koulutuksen järjestäjät. itsearviointimallin, joka kuvataan ja mallinnetaan niin, että sitä voivat hyödyntää kaikki ammatillisen koulutuksen järjestäjät. OKM:n opintohallinnon viitearkkitehtuurin mukaisen tiedon keräämismallin Mallit ovat valmiit kevään 2013 aikana. Käyttöönotto vuoden 2013 aikana Syksyn 2013 aikana toteutetaan itsearviointimallin käyttöönotto OKM:n opintohallinnon viitearkkitehtuurin mukaisen tiedon keräämismalli 3. Sisäisten auditoijien koulutus WinNovan toteuttaa omalle henkilöstölleen sisäisen auditoijan koulutusohjelman. Tavoitteena auditoijaryhmä, joka pystyy toteuttamaan auditointiohjelman mukaiset auditoinnit. 4. Kaikille yhteiset tavoitteet WinNova suunnittelee sisäisten auditoijien koulutusohjelman ja muodostaa auditoijapankin, johon kuuluvat WinNovan sisäisen auditoija koulutuksen hyväksytysti suorittaneet henkilöt. WinNova osallistuu auditoijakoulutuksen suunnitteluun ja toteutukseen. Auditoijakoulutusta toteutetaan jatkuvasti tarpeen mukaan. WinNova osallistuu yhteisten tavoitteiden mukaiseen työskentelyyn yhteiset suunnittelu- ja kehittämistilaisuudet toimintajärjestelmän toimintamallin yleiskuvauksen laatiminen hyvien käytäntöjen esittely ja toisilta oppiminen WinNova osallistuu auditoijakoulutuksen suunnitteluun ja toteutukseen. Auditoijakoulutusta toteutetaan jatkuvasti tarpeen mukaan. WinNova osallistuu yhteisten tavoitteiden mukaiseen työskentelyyn
Tilannekatsaus 1 (1) Partnerin nimi Helsingin maalariammattikoulu Partnerin (osahanke) toiminta ja Hankkeen tilannekatsauksessa kuvastaan tiivistetysti miten hanke on edennyt suhteessa tavoitteisiinsa. mennessä) ja miltä osin toteutus jatkuu syksyllä. Toimintajärjestelmän vertaisarviointi TAO, Turun Ammattiopiston kanssa. (arviointialueena laadunhallinta-ja arviointi) Tehty itsearvointi (TAO) sekä tarvittavat sopimukset jne. Varsinainen vertaisarviointikäynti (HMAK) sekä analysointi.
Tilannekatsaus 1 (2) Hankkeen nimi: Hyvin tekemistä länteen Partnerin nimi Raision seudun koulutuskuntayhtymä Raision aikuiskoulutuskeskus Timali Partnerin (osahanke) toiminta ja Hankkeen tilannekatsauksessa kuvastaan tiivistetysti miten hanke on edennyt suhteessa tavoitteisiinsa. mennessä) ja miltä osin toteutus jatkuu syksyllä. Ydinprosessien kuvausten täydentäminen ja keskeisimpien tukiprosessien kuvaus Ydinprosessit on kuvattu samoin kuin keskeisimmät tukiprosessit. Kuvaukset löytyvät IMSjärjestelmästä. Tukiprosessien kuvaukset ovat yhteiset koko koulutuskuntayhtymälle (opiskelijapalvelut, ravitsemispalvelut, kiinteistö). Ydinprosessien ja tukiprosessien toimintaohjeiden kerääminen ja käsittely Henkilökunnan perehdyttäminen toimintajärjestelmään Prosessien mittareiden ja mittaritiedon keruun kehittäminen Hankkeessa järjestettäviin arviointikoulutuksiin osallistuminen Toimintaohjeita on kerätty ja yhtenäistetty. Niitä on tallennettu prosessikuvausten yhteyteen IMS-järjestelmään. Asiakastyytyväisyysmittausta on kehitetty ja toukokuussa tehtiin opiskelijoille laaja yhtenäinen tyytyväisyysmittaus, josta saatiin heti käyttöön tulokset. Sisäisen auditoinnin koulutukseen osallistui 6 henkilöä, joista puolet kouluttajia ja puolet tukihenkilöitä. Toimintaohjeiden käsittely ja tallentaminen jatkuu. Jatketaan dokumentoidun toimintajärjestelmän sisäänajoa sekä perehdytetään henkilökunta IMSjärjestelmän käyttöön. Sovitaan kuvausten ja ohjeiden ylläpidosta. Asiakastyytyväisyysmittausta kehitetään kevään kokemusten perusteella. Asiakastyytyväisyysmittaus kohdistetaan myös muihin kohderyhmiin. Syksyllä järjestettävään sisäisen auditoinnin koulutukseen osallistuu vähintään 5 osallistujaa.
Tilannekatsaus 2 (2) Työstetään toimintajärjestelmän sisällä arviointisuunnitelmaa, jonka tavoitteena on toiminnan laadun valvonta sekä jatkuva parantaminen. Sisäisen auditoinnin, johdon katselmusten että itsearvioinnin ohjeiden laatiminen Koko henkilökunnan perehdyttämien arviointisuunnitelmaan Arviointisuunnitelmaa on kehitetty sisäisen auditoinnin ja johdon katselmuksen osalta. Arviointitiedot jaetaan tiimeissä ja niistä on myös tiedotettu koko henkilökuntaa. Laaditaan suunnitelma, jonka mukaan prosesseja arvioidaan systemaattisesti sovittujen mittareiden mukaan. Suunnitelma sisältää itsearvioinnin osana toiminnan kehittämistä. Henkilökunta perehdytään arviointisuunnitelmaan ja arvioinnin tuloksista kerrotaan eri sidosryhmille.
Tilannekatsaus 1 (1) Partnerin nimi TAO, Turun Ammattiopistosäätiö Partnerin (osahanke) toiminta ja Hankkeen tilannekatsauksessa kuvastaan tiivistetysti miten hanke on edennyt suhteessa tavoitteisiinsa. mennessä) ja miltä osin toteutus jatkuu syksyllä. Vihreä Lippu-opiskelijoiden toimintajärjestelmän seuraavan kestävä kulutus teeman toiminta sekä siirtyminen kestävälle tasolle em. lipun käytössä. Toimintajärjestelmän käyttöasteen, kattavuuden ja toimivuuden mittari (itsearviointi) Toimintajärjestelmän vertaisarviointi Helsingin Maalariammattikoulun kanssa. (arviointialueena laadunhallinta-ja arviointi) Ohjeistus on tehty opiskelijoille ja henkilökunnalle toimimaan kestävän kehityksen mukaisesti oppilaitoksen toiminnassa sekä täytetty Suomen Ympäristökasvatuksen seuran Vihreä Lippu teeman kriteerit Alustava työ on tehty, mietitty rakenne. Tehty itsearvointi (TAO) sekä tarvittavat sopimukset jne. Mittarin rakentaminen Varsinainen vertaisarviointikäynti (HMAK) sekä analysointi.
Tilannekatsaus 1 (2) Partnerin nimi Turun kristillinen opisto Juha Kaivola juha.kaivola@tk-opisto.fi 0400 479599 Partnerin (osahanke) toiminta ja Hankkeen tilannekatsauksessa kuvastaan tiivistetysti miten hanke on edennyt suhteessa tavoitteisiinsa. mennessä) ja miltä osin toteutus jatkuu syksyllä. Opiston kestävän kehityksen ohjelman laadinta ja sertifiointi OKKA-säätiön järjestelmän kautta. - Kriteereihin tutustuminen yksiköittäin - Kansanopistojen yhteiseen verkostotyöskentelyyn osallistuminen - Kestävän kehityksen ympäristönpäivän järjestäminen - Ensimmäinen pilotoiva arvointikierros kriteereistä - Arvioinnin perusteella tehtävät kehittämistoimenpiteet - Verkostotyöskentely OK- KA-säätiön oppilaitosverkostossa alkaen syyskuusta 2013 - Opetussuunnitelmien päiväittäminen kekenäkökulmasta Itsearviointitoiminnan kehittäminen esim. TAO:n mallin mukaisesti. Nykyistä (Share point) paremmin soveltuvan toimintajärjestelmä ohjelman hankkimisen kartoittaminen tai SharePointin käytön tehostaminen. - Itsearviointimallin luominen. - Kartoitettu eri vaihtoehtoja nykyisen share point-pohjaisen intranetin/laatukäsikirjan tilalle. - Tehty BM-käynti SSKKY:ään Share Pointin monipuolisemmasta käytöstä. - Kehittämistyö aloitettu erityisesti prosessien kuvaamisen osalta se- - Ensimmäinen itsearvointikierros, joka korvaa sisäisen auditoinnin syksyllä 2013. - Kehittämistyön jatkaminen: omat työpöydät, visuaalisuus - Lisäksi asiakirjojen hallintaan ja arkistointiin järjestelmä käytön kehittäminen.
Tilannekatsaus 2 (2) kä ohjeiden ja lomakkeiden linkittämisessä prosesseihin. Verkostotyön kautta toisilta oppiminen laatu- /toimintajärjestelmien hyvissä käytönnöissä - Osallistuminen verkostotyöskentelyyn. Sisäisen auditoinnin koulutuksen järjestäminen / kouluttajana toimiminen (Juha Kaivola). - Yksi uusi auditoija koulutuksen kautta (nyt 24 koulutettua auditoijaa) - Auditointikoulutusten jatkaminen syksyllä 2013, 2 koulutusta.
Tilannekatsaus 1 (1) Partnerin nimi Peimarin koulutuskuntayhtymä Ammattiopisto Livia Partnerin (osahanke) toiminta ja Hankkeen tilannekatsauksessa kuvastaan tiivistetysti miten hanke on edennyt suhteessa tavoitteisiinsa. mennessä) ja miltä osin toteutus jatkuu syksyllä. Ammattiopisto Livia on hankkeessa mukana ilman erillistä rahoitusta. Oman laatujärjestelmän ja sen käyttöönottomenetelmien kehittäminen sekä laatuosaamisen jalkauttaminen käytäntöön. Henkilöstön laatukoulutuksen suunnittelu ja toteutus Ympäristösertifikaatin haun valmistelu kalatalous ja ympäristöopistossa Seurattu hankkeen etenemistä ja osallistuttu hankkeen verkostotapaamisiin, koulutuksiin ja tilaisuuksiin Hankkeesta on tiedotettu oppilaitoksen henkilöstö ja opettajakokouksissa. Hankkeen järjestämien koulutusten materiaali jaettu koko henkilöstölle. Osallistutaan edelleen hankkeen järjestämiin tilaisuuksiin, tapahtumiin ja koulutuksiin ja kehitetään hankkeen avulla omaa laatuosaamista. Tiedotetaan hankkeesta henkilöstö ja opettajakokouksissa sekä jaetaan koulutusmateriaalit sähköisesti koko henkilöstölle. Laatukoulutus toteutetaan 2-3 osassa syksyn 2013 aikana. Koulutusta järjestetään kohdennetusti johdolle ja tiimivetäjille sekä opetus ja ohjaushenkilöstölle Kalatalous ja ympäristöopiston ympäristösertifikaatin hakuprosessi etenee.
Hyvin tekemistä länteen 2013 Kumppanin tarkennettu väliraportti 27.7.2013 Kumppani / Koulutuksen järjestäjä: Laatija: Salon seudun koulutuskuntayhtymä Marja Myllykylä Hankkeen tavoitteet: 1) Laatuosaamisen lisääminen hanketoimijoiden keskuudessa, toisilta oppimisen, parhaiden toimintamallien jakamisen ja koulutuksen keinoin. Esimerkkinä vertaisoppimisesta: vertaillaan eri koulutuksen järjestäjien toimintatapoja käyttää opiskelijahallinto-ohjelmaa laadunhallinnan tukena. 2) Henkilöstön ja opiskelijoiden osallistaminen toimintajärjestelmän/laatujärjestelmän käyttöönottoon ja kehittämiseen. Hankkeen toimijoiden kesken muodostetaan kokonaiskuva toimivasta laatujärjestelmästä: Mitä osa-alueita toimintajärjestelmä/ laatujärjestelmä sisältää, miten organisaation jatkuvaa kehittymistä tukeva arviointi tulee järjestää, miten laatujärjestelmässä huomioidaan henkilöstö- ja opiskelijanäkökulma ja kuinka varmistetaan kestävän kehityksen toteutuminen. Tavoitteena on laatutyön jalkauttamisen mallintaminen eli etsitään hyviä käytäntöjä laatujärjestelmän saattamiseksi jokaisen henkilöstöön kuuluvan arkiseksi työvälineeksi. Toimiva laatujärjestelmä edellyttää koko henkilöstöltä (johto, opettajat, tukipalvelut, ym.) sovittujen toimintatapojen tuntemista ja yhtenäisiä toimintatapoja. Selkeät toimintaohjeet auttavat kaikkia arjessa. Hankkeen lopputuloksena koulutuksenjärjestäjien laadunhallintajärjestelmät on kuvattu. Niiden käyttöönottoaste vaihtelee koulutuksenjärjestäjän laatutyön vaiheesta ja aikataulusta. Käyttöönotettuja laatujärjestelmiä kehitetään suunnitelmallisesti arviointijärjestelmän tuottamaan tietoon perustuen. Edellä mainitut tavoitteet pyritään saavuttamaan alla olevia työkokonaisuuksien avulla. Lisäksi hanke tekee yhteistyötä LAMPPU2013-hankkeen kanssa. Työkokonaisuus: Prosessien kuvaaminen ja kuvatun toiminnan vakiinnuttaminen sekä
toimintaohjeiden dokumentointi. Koulutuksen järjestäjän suunnittelemat hankkeen puitteissa Aikataulu toteutettavat toimenpiteet: mitä tehdään, miten tehdään? Prosessien kuvaaminen: 1.1.2013- Toiminnan vakiinnuttaminen 31.10.2013 SSKKY prosessikartta/viitekehys ja prosessin tai työnkulkujen kuvaukset laadittu, menettelyohjeet/työohjeet käytössä. Mitä tämän tuloksena syntyy (konkretia)? Miten hankkeen loppumisen jälkeen edellä kuvatut tulokset ovat edelleen käytössä tai toiminnassa? Prosessikuvaukset, toimintaohjeet ja toimintamallit ovat toimintajärjestelmässä sähköisessä muodossa. Sähköinen muoto tarkoittaa Share point alustalle rakennettua intraa, jonka nimi on VINS- SI. Vinssissä sijaitsee kirjasto kaikille tiedostoille sekä viestinnällinen sivusto, joka kuvaa prosessin tarvittavine ohjeistuksineen. Prosessien tai ohjeiden omistajat ylläpitävät prosessikuvauksia toimintajärjestelmässä (vain yksi versio käytössä). Prosessikuvaukset on linkattu toimintajärjestelmän lisäksi omille sivuilleen.työohjeet on järjestetty kokoelmasivuksi sen lisäksi että ne näkyvät jokaisen prosessin omalla sivulla. Kokoelma helpottaa käyttäjiä hahmottamaan käytäntöjä eri prosessien välillä ja kaikki prosesseihin liittyvät kuvaukset ja työohjeet ovat helposti saatavilla yhdellä klikkauksella ja tarpeen vaatiessa yksityiskohtaisesti kuvattuna omalla sivuillaan. Kukin tulosalueyksikkö kouluttaa omat käyttäjänsä löytämään tarvittavat ohjeistukset Intrasta omilla kehittämispäivillään. Muutoksista tiedotetaan Intran pääsivun Ajankohtaista- palstalla, Veivi- henkilöstölehdessä sekä henkilökunnan koulutus- ja kehittämispäivillä. Työkokonaisuus: Tiedonkeruun ja arviointitoiminnan kehittäminen Koulutuksen järjestäjän suunnittelemat hankkeen puitteissa Aikataulu toteutettavat toimenpiteet: mitä tehdään, miten tehdään? Arviointitoiminnan kehittäminen (toiminnan seuraaminen): Luodaan ja otetaan käyttöön sisäisten auditointien toimintamalli ja auditointisuunnitelma. Luodaan johdon katselmusten toimintamalli ja tarkistuslista. Tehdään toimintajärjestelmän auditointi. 1.1.2013-30.11.2013 Mitä tämän tuloksena syntyy (konkretia)? Miten hankkeen loppumisen jälkeen edellä kuvatut tulokset ovat edelleen käytössä tai toiminnassa? Vuosisuunnitelman mukaiset auditoinnit ovat käynnissä ja auditointien tulokset ja sovitut kehittämistoimenpiteet näkyvissä. Auditointi toteutetaan vuosisuunnitelman mukaan. Suunnitelmaa varten on perustettu Share Point työtila jossa suunnitelma on nähtävillä aikatauluineen. Samaan näkymään on mahdollista lisätä seurantaraportti, raportteja voidaan tarkastella myös omassa kirjastossa itsenäisesti. Raporttilomake on tehty SharePoint kirjastoon ja se on kaikille sama. Erillisille auditointiprosesseille voidaan perustaa erillinen työtila jos tarve niin vaatii. Lopputulema kuitenkin on aina kirjattava loppuraporttiin ja Auditoinnin työtilaan. Vastuuhenkilö vie raportin kirjastoon ja kirjaa päätöspäivämäärän.
Työkokonaisuus: Ympäristöasioihin liittyvä laadunhallinta Koulutuksen järjestäjän Aikataulu suunnittelemat hankkeen puitteissa toteutettavat toimenpiteet: mitä tehdään, miten tehdään? Ympäristöjärjestelmän jatkokehitys kestävän kehityksen näkökulmasta: Ympäristöohjelma käytössä, tavoitteet asetettu ja ympäristöohjelman mukaiset toimenpiteet toteutetaan. Vastuuhenkilöt saavat koulutuksen työtilojen käyttöön kun auditointi kohde lisätään vuosisuunnitelmaan. Kehittämisen tiimi on vastuussa käyttäjienkoulutuksesta. Johdon katselmukset on aikataulutettu, toimintamalli otettu käyttöön ja jatkuvan parantamisen toimenpiteiden järjestelmällinen seuranta käytössä (strategiset tavoitteet, tuloskortit, riskienhallinta, auditoinnit, jne) Johdon katselmusten muistiot ovat Intrassa kaikille avoimia asiakirjoja, ne tallennetaan Hallinto SSKKY työtiloihin Toiminnan arviointi ja kehittäminen- kirjastoon. Mitä tämän tuloksena syntyy (konkretia)? Miten hankkeen loppumisen jälkeen edellä kuvatut tulokset ovat edelleen käytössä tai toiminnassa? 2013 aikana Ympäristöpolitiikan tavoitteita mitataan ja jatkuvaa parannusta tapahtuu suunnitelman mukaisesti. Sovitut toimenpiteet viedään käytäntöön ja tavoitteiden toteutumista seurataan (mittaristo). Ympäristöauditointeja tehdään suunnitelman mukaisesti. Ympäristökäsikirja on viety Vinssiin ja työohjeet ovat kaikkien luettavissa. Tavoitteet on kirjattu Ympäristöohjelmaan joka on tallennettu Vinssin kirjastoon. Ajankohtaista -osassa tai sähköisessä henkilöstölehdessä annetaan ympäristöasioihin liittyviä vinkkejä ja tiedotetaan toteutuneista toimenpiteistä. Tilapalveluiden sivuilla seurataan kuukausittain energiankulutusta. Seurannassa ovat sähkö-, lämpö- ja veden kulutus kiinteistöittäin. Kiinteistöpalveluiden esimies huolehtii taulukoiden päivittämisen. Ympäristöön liittyvät auditointisuunnitelmat kirjataan vuosisuunnitelmaan ja auditoinnin raportti liitetään auditointien raportointikirjastoon Vinssiin. Työkokonaisuus: Työterveys ja työturvallisuusasioihin liittyvä laadunhallinta Koulutuksen järjestäjän Aikataulu suunnittelemat hankkeen puitteissa toteutettavat toimenpiteet: mitä tehdään, miten tehdään? Työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmän luominen: Työterveys ja työturvalli- Mitä tämän tuloksena syntyy (konkretia)? Miten hankkeen loppumisen jälkeen edellä kuvatut tulokset ovat edelleen käytössä tai toiminnassa? 2013 aikana Työterveys ja työturvallisuuspolitiikan tavoitteita mitataan ja jatkuvaa parannusta tapahtuu suunnitelman mukaisesti. Sovitut toimenpiteet viedään
suusohjelma käytössä, tavoitteet asetettu ja ohjelman mukaiset toimenpiteet toteutetaan. käytäntöön ja tavoitteiden toteutumista seurataan (mittaristo). Työterveys ja työturvallisuusauditointeja tehdään suunnitelman mukaisesti. Työterveys ja työturvallisuusjärjestelmästä löytyy kattava tietopaketti Vinssissä (oma työtila). Se sisältää järjestelmän kuvauksen, suunnittelun, ohjeistuksen, vastuuhenkilöt ja palautejärjestelmän. Sivulta löytyy linkit lakeihin ja säädöksiin, joita noudatetaan sekä sisäiset toimintasuunnitelmat. Tapahtumista ja koulutuksista tiedotetaan Vinssin Ajankohtaista-osiossa, kalenterissa sekä henkilöstölehdissä. Henkilökunta voi aktiivisesti vaikuttaa turvallisuusnäkökohtiin ilmoittamalla sähköisellä lomakkeella (tai paperilomakkeella) turvallisuushavainnosta tai puutteesta. Ilmoitus menee välittömästi turvallisuudesta vastaavalle henkilölle, jolloin reagointi on nopeaa ja epäkohtiin voidaan reagoida heti. Auditoinnit kirjataan kuten kaikki muutkin auditoinnit: ensin vuosisuunnitelmaan ja raportti liitetään auditointiraporttikirjaston kautta näkyville suunnitelmaan.