Kehittämissuunnitelma hankkeeseen MMM029:00/2003 19.10.2004

Julkisen tutkimustiedon hallinnan kehittäminen maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalalla Kehittämissuunnitelma hankkeeseen MMM029:00/2003 19.10.2004 ryhmä Puheenjohtaja Pääsihteeri Markku Järvenpää MMM Tietopalvelupäällikkö Hannele Anttila, MMM Viestintäjohtaja Ben Rydman, KTTK Erikoissuunnittelija Jarmo Saarikko, Metla Sihteeri Liisa Siipilehto, Viikin tiedekirjasto, HY

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 2(17) Sisällysluettelo 1. JOHDANTO... 3 1.1. Hankkeen tausta... 3 1.2. Hankkeen tavoitteet... 3 1.3. Hankkeen tehtävät... 3 1.3. Hankkeen organisointi... 4 1.3.1 Projektiryhmän työskentely... 4 1.3.2 Projektin organisointi (määräaikainen 10/2003-3/2005)... 4 1. Projektin ohjausryhmä...4 2. Projektiryhmä...5 3. Alatyöryhmät...5 1.4 Yhteydet muihin hankkeisiin... 5 2. TOIMINTAOHJELMA... 6 2.1. Matri-yhteistyöverkon määrittely pysyväksi yhteistyömuodoksi... 6 2.1.1. Matri-yhteistyön tavoitteet... 6 1. MMM:n intressit...6 2. Hallinnonalan organisaatioiden intressit:...6 3. Viikin tiedekirjaston intressit:...7 2.1.2. Matri-yhteistyön tehtävät... 7 2.1.3. Pysyvän Matri-yhteistyön organisointi... 7 2.1.3.1. Matri-yhteistyöryhmä...7 2.1.3.2. Matri-verkosto keskustelufoorumi...7 2.2. Rahoitusmalli... 8 2.2.1. Nykyinen Matri-palvelusopimus... 8 2.2.2 Matri-rahoitusmallit... 8 2.2.2.1 Nykymalli...8 2.2.2.2 Malli A...8 2.2.2.3 Malli B...9 2.2.2.4 Tulevaisuuden malleja...10 2.2.2.5 Kommentteja Matri-tapaamisessa 16.12.2003 rahoitusmallia koskien:...10 2.2.2.6 Yhteenveto ja työryhmän kommentit rahoitusmalleista...10 2.2.3 Matrin tuotteistaminen... 11 2.2.3.1 Viikin tiedekirjaston Matri-tuotteet...11 Tuote 1 FAO-kokoelma...11 Tuote 2 FAO:oon liittyvät kansainväliset tietohuoltotehtävät...11 Tuote 3 EU:hun liittyvät kansainväliset tietohuoltotehtävät...11 Tuote 4 eviikki-tietokanta...12 Tuote 5 AgriForest-sanasto...12 Tuote 6 Matri-yhteistyön koordinointi...12 Tuote 7 Kirjastopalveluiden VIP-sopimukset...12 Tuote 8 NOVA-yliopiston piirissä tehtävä yhteistyö...12 Tuote 9 Yliopistokirjastojen kansallisen yhteistyön hyödyntäminen...12 2.2.3.2 Toiminnan tiivistäminen...12 Toiminnan tuotteistaminen (ei tärkeysjärjestyksessä)...13 Hinnoittelu...13 Tuotepaketit...13 2.3 Alatyöryhmät... 13 2.3.1 ryhmän ehdottamien alatyöryhmien perustaminen ja toiminta... 13 2.3.2 työryhmän ehdottamat alatyöryhmät ja niiden tulostavoitteet:...14 1. Elektronisten aineistojen hankinta (mm. FinELib)...14 Tulostavoitteet:...14 2. Tutkimustiedon välitys...15 Tulostavoitteet:...15 3. Asiasanastot ja tietosisällön kuvailu (metatietojen hallinta)...16 Tulostavoitteet:...16 4. Virtuaalikirjastot, portaalit ja kansainvälinen yhteistyö...17 Tulostavoitteet:...17

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 3(17) 1. Johdanto 1.1. Hankkeen tausta Matri-yhteistyö on maa- ja metsätalousministeriön (MMM) ja Helsingin yliopiston Viikin tiedekirjaston välinen sopimus yhteistyöstä, jossa Viikin tiedekirjasto hoitaa osan MMM:n tietotuesta sopimuksen mukaan. Matri-yhteistyö on jatkunut katkeamatta jo vuodesta 1993 MMM:n määrärahaturvin aloitetusta projektista lähtien. Matri-yhteistyön tavoitteena on tehostaa julkisen tutkimustiedon saatavuutta ja käytettävyyttä Matri-toimialoilla, joita ovat maatalous ja maaseutu, elintarvike- ja ravitsemus, kotitalous ja kuluttaja, ympäristö, metsä ja puu. Matri edistää yhteistyötä ja verkostoitumista sekä kansallisella että kansainvälisellä tasolla. Keväällä 2003 Viikin tiedekirjasto teki Matri-yhteistyön puitteissa kartoituksen ministeriön toimeksiannosta MMM:n hallinnonalan tiedonhallinnan tilan selvittämiseksi. Selvityksen perusteella todettiin tarpeelliseksi asettaa tämä Julkisen tutkimustiedon hallinnan kehittäminen MMM:n hallinnonalalla -kehityshanke. Kehityshankkeessa seurataan ja otetaan huomioon hallinnonalan verkkopalveluiden kehittämistä koskevat hankkeet ja suunnitelmat. MMM:n hallinnonalan ja ministeriön tehtäviä hoitavista organisaatioista käytetään tässä asiakirjassa lyhennettyä termiä Matri-organisaatiot. 1.2. Hankkeen tavoitteet Hankkeen tavoitteena on kartoittaa ja luoda julkisen tutkimustiedon hallinnan kehittämiseen osapuolten yhteisesti hyväksymiä ohjeita, suosituksia, työkaluja ja standardeja Matriorganisaatioille. Hankkeen tavoitteena on: edistää maatalous-, elintarvike-, ravitsemus-, kotitalous-, maaseutu-, ympäristö- ja metsäalojen julkisesti käytettävissä olevan tutkimustiedon saatavuutta ja käytettävyyttä tukea mahdollisimman hyvin Matri-organisaatioiden tiedonhallinnan toimintaprosesseja sekä yhteistyötä ja avoimuutta eri osapuolten kesken tuoda hyötyä ja resurssisäästöjä mukana oleville osapuolille mm. päällekkäisen työn välttämisellä muodostaa pysyvä yhteistyömuoto Matri-verkostona hallinnonalan organisaatioille ottaa huomioon hallinnonalan verkkopalveluiden kehittämistä koskevat hankkeet ja suunnitelmat 1.3. Hankkeen tehtävät Hankkeen tehtäviksi määriteltiin: 1. Tehdä kehittämissuunnitelma 29.2.2004 mennessä ja hyväksyttää se ohjausryhmällä 31.3.2004 mennessä. Kehittämissuunnitelmaan sisältyy Matri-yhteistyöverkon määrittely pysyväksi yhteistyömuodoksi, joka koskee yhteistyön tavoitteita, tehtäviä, organisointia ja rahoitusmallia.

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 4(17) Kehittämissuunnitelmassa raportoidaan Viikin tiedekirjaston MMM:n hallinnonalan tiedonhallinnasta tekemän kartoituksen tulokset. Tätä täydennetään projektiryhmän toimesta konsultille tehtäväksi annetulla tietojärjestelmien kartoituksen lisäselvityksestä saaduilla tiedoilla (LIITE). Suunnitelmassa määritellään myös koko hankkeen resurssitarpeet. 2. Kehittämissuunnitelmaan sisältyen kartoitetaan keskeiset julkisen tutkimustiedon hallinnan kehittämiskohteet MMM:n hallinnonalalla 3. Määritellään tiedonhallinnan työkalut tai kohteet, joiden kehittämiseen perustetaan työryhmät ja tehdään esitykset työryhmien perustamisesta eri aiheryhmille Hankkeen alatyöryhmien työskentely alkaa huhtikuussa 2004. Vuonna 2005 valmistuvat kehittämistehtävien mukaan ohjeet ja standardit, jotka voidaan tarvittaessa ottaa huomioon organisaatioiden toimintasuunnitelmissa vuodelle 2006. 1.3. Hankkeen organisointi 1.3.1 Projektiryhmän työskentely Projektiryhmä kokoontui kymmenen kertaa (12.11.03, 5.12.03, 10.12.03, 12.1.04, 20.1.04, 27.1.04, 3.2.04, 9.2.04, 24.2.04 ja 9.3.04). Yhdessä kokouksessa asiantuntijana oli Maj-Lis Aaltonen MITietorakenteet Oy:stä ja toisessa neuvotteleva virkamies Risto Yrjönen. Jarmo Saarikko perusti projektille kansion Metlan www-palveluun. Kansioon kautta tallennettiin ja jaettiin ryhmän pöytäkirjat ja raportit. Käyttöoikeus määriteltiin projektiryhmään osallistuville henkilöille. 1.3.2 Projektin organisointi (määräaikainen 10/2003-3/2005) Hanketta asetettaessa sovittiin, että hankkeen ohjausryhmänä toimivat Matri-yhteistyöverkon edustajat ilman virallista tiettyjen henkilöiden asettamista tehtävään. Puheenjohtajana on toiminut Risto Yrjönen (MMM) ja sihteerinä Liisa Siipilehto (Viikin tiedekirjasto). (http://www.tiedekirjasto.helsinki.fi/matri/yhteistyoverkko.htm). Tässä kokoonpanossa ohjausryhmä kokoontui kolme kertaa vuonna 2003 (28.5.2003, 28.8.2003 ja 16.12.2003). Työn edetessä projektiryhmä tuli siihen tulokseen, että esimerkiksi rahoitusmallin uudistamista varten tarvitaan organisaatioista ohjausryhmään henkilöitä, joilla on päätösvaltaa sovittaessa mm. rahoituksesta. Projektiryhmä ehdotti uuteen ohjausryhmään tutkimusjohtajia tai vastaavia henkilöitä tietyistä hallinnonalan tutkimustietoa tuottavista ja sitä hallinnoivista organisaatioista. 1. Projektin ohjausryhmä Neuvotteleva virkamies Risto Yrjönen, MMM (ohjausryhmän puheenjohtaja) kutsuu uuden ohjausryhmän maaliskuussa 2004. Ohjausryhmän jäsenet ovat puheenjohtajan lisäksi Mikael Hilden (SYKE), Jari Hynynen (Metla), Markku Järvenpää (MMM), Ilkka P. Laurila (MTT), Heli Myllys (Viikin tiedekirjasto), Vesa Myllys (EELA), Lena Söderholm-Tana (RKTL). Sihteerinä toimii Liisa Siipilehto (Viikin tiedekirjasto).

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 5(17) 2. Projektiryhmä Pääsihteeri Markku Järvenpää MMM (puheenjohtaja) Tietopalvelupäällikkö Hannele Anttila MMM Viestintäjohtaja Ben Rydman KTTK Erikoissuunnittelija Jarmo Saarikko Metla Tietoasiantuntija Liisa Siipilehto Viikin tiedekirjasto (sihteeri) 3. Alatyöryhmät Matri-yhteistyöryhmän jäseniä on pyydetty ilmoittamaan mahdollisia osallistujia alatyöryhmiin helmikuussa 2004. Tarvittaessa näihin ryhmiin voidaan kutsua lisää jäseniä. Ryhmät nimitetään maaliskuussa 2004. Kukin alatyöryhmä priorisoi sille annetut tehtävät resurssiensa ja sidosryhmien tarpeiden mukaan. Työryhmään liittyvä kehittäminen pyritään tekemään virkatyönä kunkin osallistujan oman organisaation puitteissa. Alatyöryhmissä olisi hyvä olla keskimäärin 5 henkeä. Työryhmien koordinointityöhön tarvittaisiin palkattu asiantuntija. Asiantuntijatyöhön, selvitysten valmisteluun ja laadintaan, tiedotukseen, yhteydenpitoon, ryhmien tuotosten kommentointiin ja raporttien valmisteluun tällainen lisäresurssi olisi toivottavaa tuloksellisen työskentelyn saavuttamiseksi. Ryhmien tavoitteena on tuottaa toimeksiannon mukaan suosituksia ja ohjeita hallinnonalan organisaatioille mm. yhteistyön helpottamiseksi ja tehostamiseksi. Projektin toteuttamisessa tarvittavien työkalutyyppisten tiedonkeruu- ja hakusovellusten ja niihin liittyvien web-sivustojen suunnitteluun ja toteutukseen tarvitaan lisäresursseja. Tarkemmin alatyöryhmien tehtävistä ja tavoitteista luvussa 2.3 1.4 Yhteydet muihin hankkeisiin Muita MMM:n hallinnonalan verkkopalvelujen kehittämiseen liittyviä hankkeita, joita tulee seurata hankkeen aikana: 1) Tietohallintopäällikköjen portaaliselvitys (yhteyshenkilö Risto Yrjönen, MMM) 2) Hallinnonalan portaali luonnonvara.fi (yhteyshenkilö Pekka Väisänen, MMM) 3) MMM:n verkkopalvelustrategia (yhteyshenkilö Anneli Kupari, MMM) 4) laatuketju (yhteyshenkilö Pekka Väisänen, MMM) 5) XML-sanastotyö (valtiovarainministeriö, TIKE) Julkisten verkkopalvelujen laatukriteeristöhanke (VM102:00/2003) tuottaa toukokuussa 2004 yleiset verkkopalvelujen laatukriteerit, joita tulisi pyrkiä noudattamaan myös Matri-yhteistyön puitteissa hallinnonalan organisaatioissa.

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 6(17) Kirjastojen, arkistojen ja museoiden tietovarantojen yhteiskäyttö-mahdollisuuksia selvittänyt Kamut 2 hanke on julkistanut loppuraporttinsa (http://www.nba.fi/tiedostot/8c050dc5.pdf). Se sisältää selvitykset uusista teknologioista ja muistiorganisaatioiden tietovarantojen yhteiskäytön toteuttamismahdollisuuksista. Selvitykset osoittavat, että tietovarantojen yhteiskäytölle löytyy nykyteknologian avulla useita toteuttamismahdollisuuksia (mm. meta-dataformaatti, ontologia, portaaliratkaisut, tiedon haravointi, kokoelmien kuvailu). Kamut2-hanke tulee ottaa huomioon asiasanasto- ja metadatatyöryhmässä. Todettiin, että Matri-hanke ei ole näiden kanssa kilpaileva hanke vaan niitä täydentävä. Hankkeessa on myös mietittävä, miten yhteistyötä muiden yliopistokirjastojen kanssa tehdään. 2. Toimintaohjelma 2.1. Matri-yhteistyöverkon määrittely pysyväksi yhteistyömuodoksi Hankkeen tavoitteena on muodostaa pysyvä yhteistyömuoto Matri-verkostona hallinnonalan organisaatioille. Määrittely pysyväksi yhteistyömuodoksi sisältää yhteistyön tavoitteet, tehtävät, organisointi ja rahoitusmalli. 2.1.1. Matri-yhteistyön tavoitteet Matri on maa- ja metsätalousministeriön rahoituksella toteutettu yhteistyö, jonka tavoitteena on toimialan julkisen tutkimustiedon saatavuuden edistäminen ja käytön levittäminen kansallisella ja kansainvälisellä tasolla. n edetessä on ilmennyt, että maa- ja metsätalousministeriö ja toisaalta sen hallinnonalan organisaatiot painottavat hieman erilaisia intressejä Matri-yhteistyössä ja tiedonhallinnan kehittämisessä yleensä 1. MMM:n intressit keskitetty kansainvälinen tietohuoltotoiminta (esim. FAO-kokoelma, AGRIS, COAIM, FAO/WAICENT, EARDInfoSys+) kansallisella tasolla maa- ja metsätalousalan tutkimustieto, asiantuntijat, hankkeet ja julkaisut yhden luukun periaatteella eli kaikki tutkimustieto haettavissa yhdestä paikkaa, yhdellä haulla oman hallinnonalan tutkimustieto elektronisessa muodossa vapaasti saatavilla Internetissä kansainväliset prosessit, joissa tiedon hankinnan ja jakelun rooli on korostumassa (mm. MCPFE, UNFF, tilastot) 2. Hallinnonalan organisaatioiden intressit: pääsy lisensioituihin elektronisiin aineistoihin kirjastopalvelut edullisesti omien tutkimus- ja julkaisutietojen saattamien paremmin saavutettaviksi sekä kansallisesti että kansainvälisesti kiinnostus yhteisiin hakumahdollisuuksiin (standardit)

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 7(17) 3. Viikin tiedekirjaston intressit: tavoitteena hoitaa MMM:n antamat kansainväliset tehtävät Matri-toimialojen kansallisen ja kansainvälisen tietohuollon koordinointi 2. ryhmän intressi pääsy lisensioituihin elektronisiin aineistoihin myös organisaation ulkopuolelta Viikin tiedekirjasto edistää eteenpäin valtakunnallisella tasolla yhteistyössä FinELib:n, sektoritutkimuslaitosten ja yliopiston kanssa. 2.1.2. Matri-yhteistyön tehtävät Yhteydenpitoperinne MMM:n hallinnonalalla on "Matrin mittainen" vuodesta 1993. Yhteistyöverkkoa on tarvittu ja tarvitaan edelleen tiedonlähteistä tiedottamiseen, palvelujen markkinointiin, yhteisten työkalujen tuottamiseen ja ylläpitoon sekä palvelurakenteiden kehittämiseen. Palvelu- ja yhteistyömuodot kaipaavat selkiyttämistä tämän hetken tarpeiden ja vaatimusten mukaisiksi. Lisäksi tarvitaan tehokasta tiedottamista. Yhteistyöfoorumi on laajentunut kirjasto- ja tietopalvelualan henkilöistä viestintä-, tiedotus- ja julkaisuväkeen. Matritoimintaohjelman tavoitteena on hallinnonalan toimijoiden yhteistyön tiivistäminen verkkopalvelujen osalta. Toimintaohjelma sisältää palvelujen tuotteistamisen, sitouttamisen ja yhteistyön tiivistämisen. Koko ajan on otettava huomioon laitosten ja virastojen tuottamat omat ideat ja kannanotot. Tärkeintä on saada laitosten välille elävä yhteistyö. Käytännössä yhteistyötä tehdään käynnistämällä kehittämissuunnitelmassa esitetty työryhmätyöskentely Matri-toiminnan keskeisillä aihealueilla. 2.1.3. Pysyvän Matri-yhteistyön organisointi 2.1.3.1. Matri-yhteistyöryhmä Matri-yhteistyöryhmällä tarkoitetaan virastojen ja laitosten yhdyshenkilöitä MMM:n hallinnonalalla ja niistä organisaatioista, jotka tekevät tämän ministeriön hallinnonalan tehtäviä. Yhdyshenkilöt koostuvat pääasiassa tietopalvelu- ja kirjastotehtävissä mutta myös viestinnän, julkaisutoiminnan ja tietojärjestelmäsuunnittelijoiden tehtävissä työskentelevistä henkilöistä. Yhteistyöryhmän jäsenille tarjotaan mahdollisuus osallistua n työryhmien toimintaan ja esittää organisaatioistaan muitakin henkilöitä näihin tehtäviin. Työryhmien toiminnasta toivotaan tulevan pysyvää yhteistyötä. Tarpeen mukaan perustetaan yhdessä hankkeita. Yhteistyön avulla on tarkoitus saada lisähyötyä eri osapuolille ja resurssisäästöjä organisaatioille mm. päällekkäisen työn välttämisellä. Yhteistyön avulla on tarkoitus myös lisätä eri organisaatioiden välistä avoimuutta ja yhteisyyttä saman hallinnonalan sisällä ja toisaalta rajojen rikkomista eri ministeriöiden välillä. 2.1.3.2. Matri-verkosto keskustelufoorumi Matri-verkosto koostuu edellä mainittujen henkilöiden lisäksi myös muiden maatalous-, elintarvike, ravitsemus-, kotitalous-, maaseutu-, ympäristö- ja metsäalojen tutkimuslaitoksissa, oppilaitoksissa, yrityksissä, yhdistyksissä ym. järjestöissä toimivista henkilöistä, jotka ovat kiinnostuneita edistämään toimialojen tutkimustiedon saatavuutta ja käytettävyyttä. Matri-verkostoa ylläpidetään mm. tiedottamalla, yhteisillä Matri-verkkosivuilla sekä vuosittain järjestettävillä Matri-seminaareilla.

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 8(17) 2.2. Rahoitusmalli 2.2.1. Nykyinen Matri-palvelusopimus Maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalalla on useita tutkimuslaitoksia (EELA, Metla, MTT, RKTL), useita tietointensiivisiä muita virastoja (EVI, KTTK, GL, MML, jne.) sekä lisäksi useita valtionapuorganisaatioita (maa- ja metsätalouden neuvonta- ja erikoisneuvontajärjestöt, metsäkeskukset, jne.). Sektorilla toimii myös useita hallinnonalan ulkopuolisia toimijoita, joista keskeisin ainakin tutkimusmielessä lienee Helsingin yliopiston maatalous-metsätieteellinen tiedekunta. Helsingin yliopiston Viikin tiedekirjasto puolestaan on toimialan keskeisin kirjasto- ja informaatiopalvelukeskus. Vuodesta 1998 alkaen ylläpidetty Matri-palvelusopimus, nyt Viikin tiedekirjaston ja maa- ja metsätalousministeriön välillä, on tarkoitettu edistämään maatalous-, elintarvike-, ravitsemus-, kotitalous-, maaseutu-, ympäristö- ja metsä- ja alojen julkisen tutkimustiedon käytettävyyttä. Sopimuksen mukaan Viikin tiedekirjasto hoitaa oman osuutensa maa- ja metsätalousministeriön hallinnonalan tietotuesta (kts. Viikin tiedekirjaston Matri-tuotteet no. 1-5 ja 8 tai palvelusopimuksen liite: http://www.tiedekirjasto.helsinki.fi/matri/matriyhteistyo01.rtf). Tiedekirjaston palvelutehtävien lisäksi Matri-sopimukseen on sisältynyt toimialan tiedontuottamista ja julkaisemista koordinoiva rooli. on mm. tehnyt kartoituksen MMM-hallinnonalan julkisesti käytettävien tutkimushanke-, asiantuntija- ja julkaisutietokantojen määrästä, suositukset niiden tietosisällöstä sekä ylipäätään edistää tietokantojen käyttöönottoa ja hyödyntämistä. Vuotuiset Matri-seminaarit organisaatioiden tietohallinnosta vastaaville henkilöille ovat tiivistäneet yhteistyötä. Palvelusopimukseen liittyy myös kirjastopalveluiden VIP-sopimus Viikin tiedekirjaston ja MMM:n välillä. ryhmän tehtävänä on tehdä esitys siitä, miten Matri-toiminta saadaan vakiinnutettua pysyväksi toiminnaksi. Tehtävään liittyy edellä kuvatun palvelusopimuksen tuotteistaminen, rahoitusmekanismin kehittäminen, sekä toimintaohjelman laatiminen hallinnonalan toimijoiden yhteistyön tiivistämiseksi. 2.2.2 Matri-rahoitusmallit 2.2.2.1 Nykymalli Tämän hetkinen malli on se, että maa- ja metsätalousministeriö maksaa tietyn summan vuosittain (42.000 ) Viikin tiedekirjastolle, jotta tämä hoitaa vuosittain toimintasuunnitelmassa esitetyt ja Matri-ohjausryhmän hyväksymät tehtävät. Summa vastaa noin yhden informaatikon palkkaa (v. 2004 A22) vuodessa. Lisäksi korvataan seminaari- ja matkakuluja. Sopimukseen sisältyy maa- ja metsätalousministeriön VIP-sopimus Viikin tiedekirjaston kanssa, jonka puitteissa MMM saa tiettyyn määrään saakka artikkelikopioita, tiedonhaku- ja koulutuspalveluja ilman eri korvausta. 2.2.2.2 Malli A Matri-toimintaan osallistuvat tahot osallistuvat kustannusten kattamiseen. Liikkeelle lähdetään nykyisestä rahoituskehyksestä. Rahoitus jaetaan siten, että maa- ja metsätalousministeriö maksaa siitä puolet (21.000 + matka- ym. kulut) ja toinen puoli jakautuu MMM:n hallinnonalan organisaatiolle, joko siten että: a) merkittävät hallinnonalan tutkimusorganisaatiot maksavat tasaosuudet

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 9(17) b) osuus määräytyy esim. organisaation koon mukaan c) tutkijamäärään sopeutettu rahoitusosuus Hajautetun Matri-rahoituksen etuja ovat mm. yhteistyöllä säästetään kustannuksia ja saadaan parempi lopputulos hallinnonalan tutkimuksen imagovaikutukset: tutkimustieto löytyy helposti ja järjestettynä yhteisen hakupalvelun/portaalin kautta MMM:n tulosohjauksen vaatimukset, että tutkimustieto olisi paremmin saatavissa Internetin kautta (myös tietoyhteiskunta-politiikkaohjelma, verkkopalvelustrategiat) organisaatioiden parempi sitouttaminen toimintaan Tämä ei johtaisi kohtuuttomiin maksuihin, mutta sitouttaisi osallistuvia organisaatioita verkostoon. Tätä mallia noudatettaisiin siirtymäkautena (esim. kaksi vuotta), jonka aikana palvelut pyritään tuotteistamaan. Kehityshankkeet tulisivat myöhemmin. Tämä malli ei lisää yhtään Viikin tiedekirjaston saamia resursseja, mutta aiheuttaa aiemmin sovittua enemmän työtä kirjastolle. Jo nykyisten Matri-tehtävien hoitaminen ylityöllistää Matriinformaatikkoa, joten mitään lisätehtäviä ei voida ottaa hoidettavaksi ilman lisäresursseja. Työmäärä on etenkin tänä vuonna (2004) projektin käynnistyessä lisääntynyt huomattavasti. Vuosittain maksettava summa on pysynyt samana vuodesta 1999 asti, vaikka toiminta on laajentunut. Matri-sopimus voitaisiin uudistaa sellaiseksi puitesopimukseksi, jossa koko hallinnonala olisi sopijapuolena. Virastot saisivat puitesopimuksen edut (etu = Viikin tiedekirjasto hoitaa osuutensa MMM:n hallinnonalan tietohuollosta, vrt. tuotteet) ja voisivat halutessaan tehdä tarkentavia palvelusopimuksia kirjaston kanssa (vrt. esimerkiksi VIP-sopimukset Viikin tiedepuiston yritysten kanssa tai yhteinen tili (MMM maksaa palveluista etukäteen). MMM maksaisi hallintoon liittyvän osuuden. Tähän asti MMM:n hallinnonalalla on ollut vaikeutena yhtenäisen näkemyksen puuttuminen substanssien välillä, mikä on johtunut sektorijaosta ministeriön sisällä. Jos konsensusta syntyy, uusittu Matri-sopimus olisi mahdollista ottaa käyttöön vuoden 2005 alusta 2.2.2.3 Malli B Matri-toiminnan ja yhteistyön kokonaissumma on suurempi kuin 42 000, esim. kaksinkertainen, 84 000. Maa- ja metsätalousministeriö maksaa tietyn prosenttiosuuden, joka kattaa perustehtäviä (mm. kansainvälisen yhteistyön, sanastotyön, yhteistyöverkon ylläpidon). Loppuosuuden maksavat hallinnonalan organisaatiot tasaisilla prosenttisosuuksilla. Kustannuksia voisi olla sekä kertaluonteisia että pysyviä. Perusteena summan nostamiselle on se, että työtehtäviä tulee olemaan huomattavasti enemmän kuin esim. vuoden 2003 toimintasuunnitelmassa, mikäli hankkeen moninaiset hanketehtävät otetaan tehtäviksi. Mallin mukaan kokonaissumma kasvaa, mutta on enemmän maksajia ja tehtäviä. Mallilla saadaan kehitystehtävien tuloksena lisäarvoa organisaatioille. Pitää arvioida, mitä tarjotaan niille organisaatioille, jotka eivät lähde tähän rahoitusmalliin mukaan. Liittymällä saisi enemmän palveluja, esim. jäsenen sanastotoimikuntaan ja siten vaikutusmahdollisuuden sanaston kehitykseen, teknisiä ratkaisuja esim. eri tietokantojen yhteishakuun jne. Yhteisillä rahoilla voitaisiin palkata vielä toinen informaatikko tai esim. suunnittelija, joka hoitaisi uusia tehtäviä. Todettiin kuitenkin, että esitetyn rahoitusmallin käyttöönotto edellyttää Matri:n parempaa tuotteistamista, jota jatkossa pohditaan.

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 10(17) 2.2.2.4 Tulevaisuuden malleja Perustetaan Matri-konsortio FinELib:n mallin mukaan. Kerätään joukko eri alan asiantuntijoita yhteen, jotka työskentelevät konsortiossa. Työn ohjaamisen osallistuvat mukana olevat organisaatiot. Konsortion kotipaikka voisi sijaita joko Viikin tiedekirjastossa tai jossain muualla. Konsortio voisi keskittyä hankkimaan e-lehtiä yhdessä koko konsortion tarpeeseen tai se voisi hoitaa muitakin yhteisiä tiedonhallinnan tehtäviä. Perustetaan Matri-yhdistys, jonka vuosittainen jäsenmaksu olisi esim. 5000-10 000 /v. Yhdistys tuottaisi jäsenilleen julkisen tutkimustiedon hallintaa varten työkaluja, menetelmiä ja standardeja. Kerätyillä varoilla palkataan esim. informaatikko tai suunnittelija hoitamaan yhdistykselle määrättyjä tehtäviä. Organisaatiot voisivat osallistua konsortioon eri tavoin: 1. Antavat ns. Matri-konsortioon tietyn rahasumman 2. Antavat henkilötyövuosia käyttöön esim. 2 kk/v (organisaatio maksaa palkan) 3. Tarjoavat palveluja, fasiliteettejä konsortion käyttöön Ministeriön projektirahoituksella tuettujen ja Matri-organisaatioissa toteutettujen projektien tietopalvelutehtävien tukeminen tai toteuttaminen voidaan tarvittaessa keskittää tällaisen yhdistyksen kautta hoidettavaksi. Tämä voisi antaa pitkäjänteisemmän infrastruktuurin tuotetulle tiedolle kuin määräaikainen projekti. Toteutuksissa tiedontuottajien panosta ei silti saa jättää huomiotta. 2.2.2.5 Kommentteja Matri-tapaamisessa 16.12.2003 rahoitusmallia koskien: Pienten laitosten saattaa olla hankala osallistua. Pienet organisaatiot kuitenkin hyötyisivät eniten, sillä niillä ei ole aikaa kehitystyöhön. Rahoittamiseen osallistumisesta ei saa tehdä liian suurta kynnystä yhteistyöhön osallistumiseksi. Rahoitusmallilla ei pitäisi sulkea ketään pois. Mitä enemmän rahoitusneuvotteluja tulee sitä hankalampaa. Mitä pitkäaikaisempi sopimus sitä parempi on jatkuvuus yhteistyölle ja kehittämiselle. Tulevan Kaari-viraston kannalta yhteistyötä pidetään tärkeänä Matri-hankkeesta muodostunee uusia työtehtäviä/palveluja. Täytyy olla yhteisesti sovittu malli, miten maksetaan. Puitesopimusehdotus on hyvä, lyhyitä määräyksiä ei tule suosia. Palvelupaketti olisi minimi, mitä tehdään. Ministeriö edelleen suurin maksaja 2.2.2.6 Yhteenveto ja työryhmän kommentit rahoitusmalleista Työryhmä ei ota kantaa Matri-toiminnan kokonaisrahoitukseen. Lähtökohtana kuitenkin voidaan pitää sitä, että järkevän perustoiminnan minimitaso on mainittu yksi henkilötyövuosi oheiskuluineen ja se, että MMM pyrkii pitämään maksuosuutensa tasolla vähintään 21.000 ja loput mukaan lukien mahdollinen toiminnan laajentuminen katettaisiin muiden osanottajien toimesta.

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 11(17) Perustoiminnan lisäksi tarvitaan kehitysprojekteja, joiden rahoitus on selvitettävä tapauskohtaisesti. Hallinnonalan laitokset kehittävät verkkopalvelujaan jatkuvasti, ja osa kehitysprojekteista voitaneen rahoittaa yksinkertaisesti koordinoimalla virastojen nykyistä rahankulutusta nyt ruutia keksitään monessa paikassa yhtä aikaa. Mahdollisia lisärahoituslähteitä voivat olla erilliset tietoyhteiskunnan kehittämiseen kohdistetut tutkimus ja kehitysvarat Ongelma syntyy, jos Matri-yhteistyöhön tarvittava summa pitää irrottaa kirjastojen omasta budjetista. Esim. 3.000 :n summa saattaa olla jo merkittävä summa pienelle laitoskirjastolle. Budjettilisäyksinä rahat yleensä häviävät muihin toimintoihin, joihin ne alun perin oli tarkoitettu. Projektirahoitus ei tule kyseeseen kuin yksittäisten kehityshankkeitten hoitamisessa. Julkisen tutkimustiedon saatavuuden parantamisen tavoite tulisi sisällyttää mm. organisaatioiden verkkopalvelu- ja tutkimusstrategioihin, jolloin rahoituksen osoittaminen Matri-toimintaan olisi perustellumpaa päätöstasolla. 2.2.3 Matrin tuotteistaminen Matri-palvelusopimus muodostuu tällä hetkellä MMM:n hallinnonalalle annettavasta erityispalvelusta, joka koostuu yhdeksästä eri tuotteesta. Palvelusopimusta tulee terävöittää, jotta yhteistyöverkoston osallistujat kokisivat saavansa siitä erityistä hyötyä. Matri-toiminnan tulisi olla reaktiivisen palvelun sijasta pro-aktiivista osallistumista hallinnonalan tiedontuottajien verkkopalvelustrategioiden luomisessa ja toimeenpanossa. Visio on, että maa- ja metsätalousalan tutkimustieto, asiantuntijat, hankkeet ja julkaisut ovat tallennettuina ja järjestettyinä siten, että koko sektorin tietoja voidaan tarvittaessa hakea yhdellä ainoalla haulla. 2.2.3.1 Viikin tiedekirjaston Matri-tuotteet Tuote 1 FAO-kokoelma Viikin tiedekirjasto on FAO:n tallekirjasto (v. 1957 lähtien). MMM:stä on v. 2000 siirretty FAOkirjallisuus samaan kokoelmaan. Kokoelma on vapaasti käytettävissä, hoidettu, luetteloitu ja sisällönkuvailtu kokoelma, julkaisut haettavissa yliopistokirjastojen kansallisista kokoelmatietokannoista ja eviikki tietokannasta. Tuote 2 FAO:oon liittyvät kansainväliset tietohuoltotehtävät Hoidetaan MMM:n valtuuttamana kansainvälisiä tietohuoltotehtäviä. Viikin tiedekirjasto on Agris Resource Center, jonka tehtävänä on vastata kansallisten kirjallisuusviitteiden tuotannosta Agris-järjestelmään ja osallistua järjestelmän kehittämiseen. Agris Resource Center:in tehtäviin kuuluu lisäksi verkostoituminen, aineistojen käytön opetus ja tiedottaminen. Viikin tiedekirjasto toimi ministeriön edustajana aiemmin Agris-kokouksissa ja nykyisin edustaa MMM:ää COAIM-kokouksissa (COAIM=Consultation on Agricultural Information Management). Pohjoismaisen NOVA-kirjastojen yhteistyönä saadaan lisäarvoa Agriskehitystyöhön. Kansallistakin tietämystä tarvitaan mm. xml-kehitystyössä eri maissa olevien tietojärjestelmien erilaisuudesta johtuen. Tuote 3 EU:hun liittyvät kansainväliset tietohuoltotehtävät EIARD-yhteistyö käynnistyi eurooppalaisten ministeriöiden välisinä poliittisina kokouksina. EARDInfoSys+ -yhteistyön käytännön tehtävät ja järjestelmän kehittämiseen osallistuminen on annettu tehtäväksi Viikin tiedekirjastolle, joka toimii nyt National Node:na.

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 12(17) Tuote 4 eviikki-tietokanta eviikki on kirjallisuusviitetietokanta, jonka välityksellä tarjotaan maksutta Internetin kautta Matrialojen tietoa julkaisuista keskeisenä kansallisena tietokantana. eviikin arvo Matri-aloille on se, että sen kautta tarjotaan Viikin tiedekirjaston ARTO-tietokantaan tuottamaa artikkeliaineistoa maksutta tiedontarvitsijoille. Tietokannasta löytyy yhdellä haulla kirjoja, artikkeleita, opinnäytteitä, lehtiä ja sarjoja. Lisäksi tietokanta tarjoaa aineistoa, mitä ei ole saavutettavissa muualta (esim. maa- ja metsätalouden sekä riista- ja kalatalouden vanhaa artikkeliaineistoa, metsähistorian alan arkistoaineistoa) ja valikoiden Oulun ja Joensuun yliopistojen kirjastojen artikkeliaineistoa. Tuote 5 AgriForest-sanasto AgriForest on suomi-englanti tesaurus, jota voi käyttää vapaasti ja maksutta Internetissä. Sanaston arvoa lisää se, että sitä voidaan tulevaisuudessa käyttää ontologioiden pohjana. Sanastoa voidaan räätälöidä myös muiden tietojärjestelmien kuin eviikki-tietokannan viereen. Sanasto sisältää käännöksiä englanniksi Agrovoc-termeihin, sekä mm. CAB:n ja FSTA:n termeihin. Myös EURODIC-sanastoon on yhteys, kun Maatalouskirjasto käänsi EU:ltä saamiaan termejä suomeksi. Yhteistyö YSA:n kanssa. Tuote 6 Matri-yhteistyön koordinointi Matrin www-sivut, postituslista, tapaamiset, seminaarit Tuote 7 Kirjastopalveluiden VIP-sopimukset Kahdenkeskiset sopimukset Viikin tiedekirjaston ja MMM:n hallinnonalan organisaatioiden kesken. Sisältää tarpeen mukaan koulutuspalveluja, kaukopalvelua, tietopalvelua voimassa olevan hinnaston mukaan erikseen sovittavalla tavalla. (Tällä hetkellä voimassa MMM-VIP-sopimus). Tuote 8 NOVA-yliopiston piirissä tehtävä yhteistyö Valmisteilla oleva NOVA-yliopiston rooli FAO/WAICENT Focal Point:ina lisää pohjoismaiden painoarvoa maatalousalojen tietohuollossa alueellisena yksikkönä. NOVA-kirjastojen rooli säilyy Agris Resource Center:einä (kts. Tuote 2). NOVA-yliopisto voi poliittisella tasolla edistää FAO:n tavoitteiden toteutumista erityisesti siten, että päätöksentekijät voivat käyttää maatalousalojen tutkimustietoa paremmin päätöksenteon perustana. Tuote 9 Yliopistokirjastojen kansallisen yhteistyön hyödyntäminen Asiantuntemus standardeissa (Dublin Core, XML, z39.50), työkaluissa (Voyager, NELLI, e- journals, SFX) ja menetelmissä (FinELib, OAI, DOMS). 2.2.3.2 Toiminnan tiivistäminen Toiminnan tiivistäminen edellyttää verkoston sitoutumista ja tiedekirjaston roolin selkiyttämistä kehittämisprosessissa. Todettiin, että organisaatioiden ylin johto on saatava sitoutumaan hankkeeseen. Nykyinen Matri-verkosto toimii lähinnä laitosten tietopalvelu- ja kirjastohenkilöiden, suunnittelijoiden ja viestintätehtävissä toimivien yhteistyöfoorumina. Todettiin, että he tarvitsevat lisätukea viedäkseen asioita eteenpäin omissa organisaatioissaan. Verkkopalvelustrategia

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 13(17) nimenomaan hallinnonalan kokonaisvaltaisena rakenteellisena asiana tulisikin ottaa selvästi esille myös MMM:n ja organisaatioiden välisissä tulosneuvotteluissa. Toiminnan tuotteistaminen (ei tärkeysjärjestyksessä) Viikin kirjaston nykyiset tuotteet ja VIP-sopimuksen laajentaminen koskemaan kaikkia mukana olevia organisaatioita eviikin kehittäminen palvelemaan paremmin hallinnonalan organisaatioita metatietopalvelut yhteisen asiasanaston ylläpito yhteiset asiantuntija-, tutkimus- ja julkaisurekisterit, niiden kehittämiseen ja ylläpitoon liittyviä tehtäviä kokonaisuuden koordinointi Hinnoittelu Myytäville tuotteille olisi pystyttävä antamaan hinta. Tarjottavat tuotteet/palvelut myydään pakettina. Käyttäjiä voisi olla kolme eri luokkaa: satunnaiskäyttäjät peruskäyttäjät tehokäyttäjät Tuotepaketit Näille tarjottaisiin erikokoisia paketteja, jotka maksaisivat eri käyttäjäluokan mukaan. Kun puhutaan palvelupaketeista, nämä eivät olisi varsinaisia kirjasto- ja tietopalveluja, vaan enemmänkin kehittämistyötä, standardeja, työkaluja, yhteishakuja, lisenssejä. 2.3 Alatyöryhmät Toimintaohjelman tavoitteena on hallinnonalan toimijoiden yhteistyön tiivistäminen verkkopalvelujen osalta. Toimintaohjelma sisältää sekä tuotteistamisen, sitouttamisen että yhteistyön tiivistämisen. Sitouttaminen tapahtuu käynnistämällä tässä muistiossa esitetty alatyöryhmätyöskentely Matri-toiminnan keskeisillä aihealueilla. 2.3.1 ryhmän ehdottamien alatyöryhmien perustaminen ja toiminta Projektiryhmä kartoitti keskeiset kehittämiskohteet keväällä 2003 tehdyn tutkimustiedon hallinnan selvityksen perusteella sekä Matri-tapaamisissa ja Matri-seminaarissa esille tulleiden asioiden perusteella ja päätti perustaa kahdeksan alatyöryhmää. Ohjausryhmä kannatti ryhmien yhdistämistä suuremmiksi kokonaisuuksiksi, joten ryhmiä on nyt neljä. 1. Elektronisten aineistojen hankinta (mm. FinELib) 2. Tutkimustiedon välitys 3. Asiasanastot ja tietosisällön kuvailu

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 14(17) 4. Virtuaalikirjastot, portaalit ja kansainvälinen yhteistyö Projektiryhmä esittää, että työryhmät perustetaan kehittämään niitä asioita, joiden on arvioitu olevan keskeisimpiä julkisen tutkimustiedon hallinnan kehittämiskohteita MMM:n hallinnonalalla. Työryhmien esittämisjärjestys on myös priorisointijärjestys. Työryhmien asioiden välillä voi olla päällekkäisyyttä ja sidonnaisuuksia toisiin ryhmiin, joka on huomioitava työskennellessä. Projektiryhmä esittää, että työryhmien välisen informaation ja ideoiden lisäämiseksi järjestetään työryhmien tapaaminen seminaarin muodossa. Työryhmien työskentely perustuu pääperiaatteiltaan Matri-yhteistyöhön. Kokouksista ei makseta palkkaa muuta kuin mahdolliselle projektin koordinaattorille. Matkakulujen korvauksista voidaan neuvotella. Kokouksien työskentely voi perustua paljonkin ulkopuolisten asiantuntijoiden vierailuihin, joita pyritään saamaan mukaan maksutta. Työryhmien resurssitarvetta ei ole vielä määritelty. Työryhmät voivat arvioida resurssitarvetta työn edetessä. Työryhmien yhtenä tehtävänä on määritellä, mitä resursseja tarvitaan jatkokehityshankkeisiin ja mistä esim. apurahoja voidaan hakea tai mistä määrärahasta rahaa voidaan anoa jatkohankkeiden toteuttamiseksi. Työryhmille esitetään toimeksianto ja tulostavoitteet sekä tähän asti kerätty taustamateriaali tai pohdinnoissa asetettuja kysymyksiä ja näkökulmia. Projektin kehittämissuunnitelman ensimmäinen versio valmistui 10.3.2004 mennessä. Suunnitelma esiteltiin Matri-ohjausryhmälle elokuussa ja se hyväksyttiin siten, että alatyöryhmien määrää karsittiin neljään aiheita yhdistämällä. Tässä asiakirjassa on tehty esitys alatyöryhmien perustamisesta eri aiheryhmille. Projektiryhmä on saanut Matri-organisaatioilta esityksiä sopiviksi asiantuntijoiksi kaikkiin neljään ryhmään. Työryhmien kokoonpanoja voidaan vielä muuttaa työskentelyn aikana tilanteen mukaan. Työryhmien toiminta alkaa syyskuussa 2004 ja ne raportoivat työsuunnitelmat projektiryhmälle lokakuussa. Työryhmät työskentelevät siten, että lopullinen raportointi ja toimenpide-ehdotukset saadaan valmiiksi tammikuussa 2005. Koko hankkeen loppuraportti on jätettävä maaliskuussa 2005, jonka hankkeen projektiryhmä kokoaa yhteen eri työryhmiltä. Ilmoittautumiset tai muutokset työryhmiin osallistumisesta voidaan lähettää hankkeen projektiryhmän puheenjohtajalle tai jäsenille. 2.3.2 työryhmän ehdottamat alatyöryhmät ja niiden tulostavoitteet: 1. Elektronisten aineistojen hankinta (mm. FinELib) Matri-hankkeen yhtenä tavoitteena on edistää Matri-organisaatioiden työssään tarvitseman ulkopuolisten tahojen tuottaman tutkimustiedon saatavuutta. Tulostavoitteet: Työryhmän tarkoituksena on selvittää, minkälaiset mahdollisuudet tänä päivänä tai tulevaisuudessa on saada elektronisia aineistoja (e-lehtiä, e-kirjoja, kansainvälisiä tietokantoja) Matriorganisaatioiden käyttöön edullisemmin kuin nykyisin. Tässä tapauksessa käytöllä tarkoitetaan sitä, että e-aineistot saadaan tutkijoiden tai muiden työntekijöiden omaan työpisteeseen luettavaksi. Työryhmän tavoitteena on selvittää, kannattaako Matri-organisaatioiden liittyä yhteen e-aineistojen hankinnassa vai toimia yksittäisinä osapuolina FinELib-konsortiossa ja/tai muissa e-aineistojen hankintatavoissa. Tavoitteena on vertailla eri toimintamallien hyviä ja huonoja puolia ja antaa

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 15(17) suositus elektronisten aineistojen hankintamallista maa- ja metsätalousministeriössä. Tehdään esitys siitä, tarvitaanko konsortioon osaa ottaville organisaatioille yhteinen henkilö hoitamaan aineistojen valintoja, neuvotteluja ja kustannusten jakoa vai toimisivatko organisaatiot yksittäisinä yksikköinä.. Työryhmän tavoitteena on selvittää e-aineistojen hankinnoissa yhteistyön mahdollisuuksia myös muiden ministeriöiden tai niiden hallinnonalojen organisaatioiden kanssa Työryhmä seuraa kehitystä yliopistokirjastojen ja FinELibin e-aineistojen hankinnassa ja toisaalta niitä mahdollisuuksia, mitä e-aineistojen toimittajat tulevaisuudessa tarjoavat (FinELibin neuvotteluvalmius v. 2005, käytön mukainen korvaus). Työryhmä selvittää, millaisia kehitysnäkymiä elektronisten julkaisujen alueella on tapahtumassa (mm. Open Access (OA) toimintamalli tieteellisessä julkaisemisessa, joka tarkoittaa tutkimustiedon vapaata saatavuutta (esim. BioMedCentral). Työryhmä voi antaa suosituksen siitä, miten Open Access julkaisemista voidaan edistää maa- ja metsätalousministeriössä. Työryhmä pyytää nimeämään Matri-organisaatioista ne e-aineistojen hankinnasta vastaavat henkilöt, jotka voivat osallistua Helsingin yliopiston Viikin tiedekirjaston kautta lähteviin ehdotuksiin keskeisistä tiedonlähteistä FinELibille. FinELib valitsee vuosittain eniten toivottujen tiedonlähteiden toimittajista ne, joiden kanssa neuvottelut aloitetaan. Neuvottelujen aloittaminen hyödyntää jatkossa muitakin organisaatioita kuin yliopistoja. Vastuuhenkilö: Ben Rydman, viestintäjohtaja, KTTK 2. Tutkimustiedon välitys (Yhdistetty aiemmat työryhmät 2, 4 ja 5) Työryhmän tulee pohtia, miten hallinnonalan tutkimustieto saadaan tehokkaasti saataville. Tähän liittyy erilaisten rekisterien, kuten tutkimustietokantojen, viitetietokantojen, julkaisutietokantojen ja asiantuntijarekistereiden yhteiskäytön ja tiedonhaun kehittäminen, sekä organisaatioiden omien julkaisujen sähköinen julkaisutapa ja jakelu. Tulostavoitteet: 2.1 Omien julkaisujen sähköisen julkaisemisen osalta työryhmä selvittää, millainen politiikka osallistuvilla organisaatioilla on sähköisen julkaisemisen suhteen. Tavoitteeksi tulisi asettaa elektroninen julkaisutoiminta mahdollisimman laajaksi. Työryhmän tulee laatia suositus e- julkaisujen toimittamisesta, sähköisten aineistojen säilytyksestä, takautuvan aineiston digitoinnista, tekijänoikeus-kysymyksistä, aineistojen valinnasta sekä kokotekstiaineistojen osalta niiden yhteydestä muihin tietojärjestelmiin (mm. viite-, kokoelma- ja julkaisutietokantoihin). Työryhmän tulee antaa suositus siitä, minkälaista kuvailutietoa (metadataa) näiden omiin elektronisesti julkaistuihin aineistoihin olisi lisättävä, jotta aineistojen löytyvyys Internetistä paranisi (mm. Open access -hakemistot, Matri-organisaatioiden yhteinen julkaisuhaku). 2.2 Tietokantojen ja rekisterien osalta työryhmän selvittää, miten Matri-organisaatioiden kokoelmatietokannat (viite-, julkaisu-, tutkimus- ja asiantuntijatietokannat) saataisiin yhteiseen käyttöön, ja voidaanko niiden välille rakentaa yhdistetty haku. Työryhmä antaa suosituksia, mitkä tiedot ja missä muodossa aineistoista on ainakin oltava, jotta yhteishaku onnistuu. Samalla työryhmä selvittää, mistä kokoelmatietokantoihin sisältyvistä aineistoista tehdään päällekkäistä luettelointia ja sisällönkuvailua sekä tehdään ehdotus, miten päällekkäistä työtä voitaisiin välttää. Työryhmä voi esittää suosituksen, millä menetelmällä yhteinen haku hallinnonalan eri organisaatioiden tietokannoista voidaan toteuttaa ja mitä toimenpiteitä se edellyttää osallistuvilta organisaatioilta. Niille organisaatioille, joilta vielä puuttuu kaikki tai osa näistä tietojärjestelmistä,

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 16(17) työryhmä antaa suosituksen tietojen tallentamismallista (esim, CRIS2000-suositusmalli) ja sen soveltamisesta. Työryhmän tule selvittää, miltä osin ja millä ehdoilla Matri-organisaatiot voisivat hyödyntää eviikki-tietokantaa ja osallistua Helsingin yliopiston Helka- ja korkeakoulujen Linda-tietokantojen hyödyntämiseen. Vastuuhenkilö: Markku Järvenpää, pääsihteeri, MMM ja Hannele Anttila, tietopalvelupäällikkö, MMM 3. Asiasanastot ja tietosisällön kuvailu (metatietojen hallinta) (Yhdistetty aiemmat työryhmät 1 ja 6) Yhteishakujen lisääntyessä yhtenäinen metadataan perustuva asiasanoitus ja luokittelu parantaa tiedon löydettävyyttä sekä hakujen osumistarkkuutta. Tulostavoitteet: Työryhmän kerää tiedot Matri-organisaatioiden käyttämistä asiasanastoista tai muista sanalistoista, termistöistä sekä luokituksista. Kartoitetaan tieto siitä, missä tietojärjestelmissä näitä sanastoja tai luokitusta käytetään. Työryhmä esittää suosituksen Matri-organisaatioille käytettävistä sanastoista ja siitä, missä erilaisissa tietojärjestelmissä niitä olisi suositeltava käyttää ja miten. Työryhmä esittää, miten keskeisiä asiasanastoja voitaisiin tulevaisuudessa yhteistyössä ylläpitää ja kehittää Matri-organisaatioiden tarpeisiin resurssitarpeet huomioiden. Työryhmä selvittää missä tapauksissa sanastojen käyttölisenssejä mahdollisesti tarvitaan. Työryhmä esittää, miten Helsingin yliopiston Viikin tiedekirjaston AgriForest-asiasanastoa voitaisiin hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti Matri-organisaatioissa ja miten sitä voitaisiin kehittää Matri-toimialojen tarpeisiin. Työryhmä on yhteydessä Helsinki Institute of Information Technologyn johtamaan kansalliseen ontologian kehittämishankkeeseen ja seuraa kansainvälistä kehitystä. Työryhmä voi esittää Matrialojen sanastoja pilotiksi tutkimusta varten. Työryhmän tavoitteena on valmistella suositus käytettävästä metadatastandardista Matriorganisaatioiden tutkimustiedon hallinnassa. Suosituksen pohjana käytetään ssa aiemmin tehtyä kartoitusta tietojärjestelmistä: kirjastotietokannat (kokoelmat) viitetietokannat (tutkijoiden julkaisut) julkaisutietokannat (laitoksen omat julkaisut) tutkimustietokannat (tutkimushankkeet ja -rahoitus) asiantuntijatietokannat (tutkijat ja asiantuntijat, asiantuntemus) Työryhmä antaa selvityksen Matri-organisaatioille, missä metadatastandardia tarvitaan ja millä tavalla. Työryhmän tavoitteena on antaa myös muita suosituksia ja tapoja, jolla näistä tietojärjestelmistä voidaan tehdä yhteishakuja ilman, että alkuperäisiä tietojärjestelmiä täytyy yhdistää suoraan Internetiin (mm. z39.50 liittymän rakentaminen tietokantaan).

MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ Kehittämissuunnitelma 19.10.2004 17(17) Työryhmä kartoittaa myös muita tiedonlähteitä, joihin metadataa olisi lisättävä (mm. Internet-sivut). Työryhmä perehtyy XML-sanastojen käyttömahdollisuuksiin ja on yhteistyössä näihin sanastoihin liittyvään hankkeeseen MMM:ssa. Vastuuhenkilö: Jarmo Saarikko, erikoissuunnittelija, Metla 4. Virtuaalikirjastot, portaalit ja kansainvälinen yhteistyö (Yhdistetty aiemmat työryhmät 7 ja 8) Tulostavoitteet: Työryhmä selvittää, mitä erilaisia aihehakemistoja, portaaleja, linkkilistoja tms. tärkeimpien Internet-sivujen kokoelmia Matri-organisaatioilla on olemassa ja mille olisi tarvetta. Työryhmä selvittää, onko mahdollista liittää nämä eri palvelut yhteiseen näkymään tai olisiko niistä mahdollista tehdä hajautettu haku sen lisäksi, että palvelut pysyvät omien organisaatioidensa omilla sivuilla. Työryhmä selvittää miten tutkimustiedon välittäminen on huomioitu MMM:n eri portaalihankkeissa. Työryhmä selvittää, miten Matri-organisaatiot voisivat osallistua Kansallisen Virtuaalikirjaston rakentamiseen ja ylläpitoon, mikäli siihen on tarvetta ja kiinnostusta organisaatioissa. Annetaan toimenpide-ehdotus toimintamallista (hajautettu tallennus/toimituskunta). Työryhmän selvittää myös, miten Helsingin yliopiston NELLI-palvelua voidaan hyödyntää Matriorganisaatioissa ja voivatko tutkimuslaitokset tulevaisuudessa osallistua siihen. Työryhmä kartoittaa Matri-organisaatioiden kansainvälisen yhteistyön tietopalvelu- ja kirjastoasioita koskien. Selvitetään, missä eri kansainvälisissä organisaatioissa, foorumeissa ja palveluissa kukin organisaatio on mukana. Työryhmä tekee ehdotuksia, miten kansainvälisiin kokouksiin voitaisiin valmistautua ottaen huomioon muut saman aiheen tai toimialan kansalliset organisaatiot (esim. lähetekeskustelut, yhteiset kannanotot jne.). Pyritään rakentamaan verkostoja organisaatioiden välille tiettyjen kansainvälisten aiheiden kesken. Työryhmä antaa suosituksen siitä, missä foorumissa Matri-organisaatiot voisivat tiedottaa toisilleen kansainväliseen yhteistyöhön liittyviä asioita (esim. ohjelmat, kokousmuistiot, esitykset). Työryhmän tavoitteena on seurata kehitystä kansainvälisellä tasolla ja kartoittaa ne tahot, joissa Matri-organisaatioiden tulisi olla mukana jo olemassa olevien yhteyksien lisäksi. Vastuuhenkilö: Liisa Siipilehto, tietoasiantuntija, Viikin tiedekirjasto