Munkkiniemen seurakunnan johtamisjärjestelmä
JÄSENISTÖN JA ASIAKKAIDEN TARPEET Palvelut PROJEKTIT Jäsenyyden vahvistaminen Hallinto ja talous Viestintä PERUSTEHTÄVÄ Julistus Kasvatus resurssit Diakonia mm. - tempaukset - myyjäiset -konsertit -elokuvat -heimot Kirkonpalvelu (Munkkiniemen, Munkkivuoren ja Lehtisaaren kirkon kirkonpalvelutyö) tk koordinaattori pk projektikoordinaattori tv vastaava rv ryhmän vetäjä ti - tiedottaja srkl - seurakuntalainen Johtoryhmä: khra, tk, pk, 3 srkl (Laajennettu + rv + tv ) ti tukitoimijana, ei enä Seurakuntaneuvosto Kirkkoherra 2
Vastuuryhmät ja t JÄSENISTÖN JA ASIAKKAIDEN TARPEET Palvelut JÄSENYYDEN VAHVISTAMINEN Hallinto ja Talous ja Viestintä Kirkonpalvelu JULISTUS Jumalanpalveluksen ja musiikin Lähetyksen ja kansainvälisen vastuun KASVATUS Lapsi- ja perhetyön Tiimi Rippikolu- ja nuorisotyön Tiimi DIAKONIA Diakonian Tiimi PROJEKTIT Ei pysyviä tiimejä Tarpeet JÄSENISTÖN JA ASIAKKAIDEN TARPEET 3
PERUSTEHTÄVÄ Missio:Ihmisen kanssa, Jumalan yhteydessä Visio: Usko on elämää YDINTEHTÄVÄT Julistukseen liittyvät (jumalanpalvelus, musiikki, toimitukset, raamattuopetus) Kasvatukseen liittyvät (lapsi, perhe, nuoret, rippikoulu, nuoret aikuiset) Palveluun liittyvät (diakonia, lähetys, kansainvälinen vastuu, olohuone, sidosryhmät) SISÄINEN RAKENNE Vastuualueet: 1. Julistus 2. Kasvatus 3. Diakonia Vastuuryhmät: Jumalanpalveluksen ja musiikin Lähetyksen ja kansainvälisen vastuun Lapsi- ja perhetyön Nuoriso- ja rippikoulutyön Diakonian Viestinnän Tiimit: Diakonia Lapsi- ja perhetyö Nuoriso- ja rippikoulutyö, Hallinto ja talous Kirkonpalvelu koordinaattori projektikoordinaattori vastaavat ja heidän nsä ryhmän vetäjät ja heidän ryhmänsä vapaaehtoiset 4
PROJEKTIT Missio: Ihmisen kanssa, Jumalan yhteydessä Visio: Usko on elämää YDINTEHTÄVÄT SISÄINEN RAKENNE Jokainen projekti määrittelee selkeästi tehtävänsä ja tavoitteensa Projektien tehtävä on innostaa uusia toimijoita seurakunnan yhteyteen, esim. tempaukset, kevättapahtumat, nuorten tapahtumat, talvipäivä, yv, elokuvasarja, musikaali, senioripäivät Projektit Projektikoordinaattori Projektivastaavat (osoitetaan erikseen kullekin projektille) Projekteissa työskentelevät (seurakuntalaiset ja koko työntekijäjoukko käytettävissä) JÄSENYYDEN VAHVISTAMINEN - YDINTEHTÄVÄT Missio: Ihmisen kanssa, Jumalan yhteydessä Visio: Usko on elämää Kutsua ja vahvistaa ihmisiä Jeesuksen seuraajiksi ja seurakunnan yyteen Vapaaehtoisten rekrytointi ja koulutus Vapaaehtoispankki SISÄINEN RAKENNE Seurakuntalaiset ja työntekijät mahdollistajina Vastuuryhmän vetäjä ja hänen nsä
HALLINTO JA TALOUS - YDINTEHTÄVÄT SISÄINEN RAKENNE VIESTINTÄ - YDINTEHTÄVÄT SISÄINEN RAKENNE Hoitaa yleis- ja henkilöstöhallintoon sekä taloudenpitoon kuuluvat tehtävät niin, että se parhaalla mahdollisella tavalla tukee seurakunnan toimintaa Koordinoi TTS:n ja budjetin laadinnan Tukee esimiehiä ja vastaavia talouteen ja hallintoon liittyvissä asioissa Seuraa talouteen ja hallintoon liittyviä asioita ja laatii niistä raportit Seurakuntatoimisto, asiakaspalvelu, tila- ja toimitusvaraukset Tiimi: hallinnon ja talouden Vastuuryhmän esimies (kirkkoherra), hallinto- ja taloussihteeri ja neuvoston nimeämät luottamushenkilöt Viestii seurakunnan tavoitteista, päätöksistä ja tapahtumista ille, työntekijöille, luottamushenkilöille, asiakkaille ja sidosryhmille. Ottaa vastaan palautetta seurakuntalaisilta. Kehittää ja tukee ten keskinäistä viestintää ja osallistuu sosiaaliseen mediaan. Tukee tällä tavoin seurakunnan päämääriä. Huolehtii seurakunnan tiedotuksesta, viestinnästä ja mainonnasta Kehittää ja tukee istön keskinäistä viestintää Viestinnästä vastaava työntekijä (tiedottaja) ja seurakuntalaisia Tiedottaja ja seurakuntalaisia KIRKONPALVELU - Hoitaa vahtimestaripalvelut YDINTEHTÄVÄT SISÄINEN RAKENNE Kirkonpalvelu, kiinteistöhuolto, asiakaspalvelu, tarvikkeiden hankinta, siivous Kirkonpalvelijat (suntiot) ja seurakuntalaiset Pääsuntio (ylivahtimestari), kirkonpalvelijat (suntiot) ja seurakuntalaiset
Seurakunnan johtamisroolit ja tehtävät JOHTAMISROOLI Kirkkoherra Tiimikoordinaattori Seurakuntaneuvosto Projektikoordinaattori vetäjä Projektivastaava PÄÄASIALLISET TEHTÄVÄT Toimintaa, taloutta ja strategiaa suunnitellaan samanaikaisena prosessina Luottamushenkilöt voivat vaikuttaa määrittelemällä mm. seurakunnan toiminnan painopistealueita, investointitarpeita ja henkilöstösuunnitelmia yhdessä kirkkoherran kanssa, henkilöstön rekrytointi valintapäätös Vastaa seurakunnan toiminnasta, toiminnan suunnitellusta ja kehittämisestä yhdessä koordinaattorin, projektikoordinaattorin ja vastaavien kanssa, Toimii seurakuntaneuvostossa puheenjohtajana ja asioiden esittelijänä Johtaa johtoryhmän toimintaa Käy kehityskeskustelut koordinaattorin ja projektikoordinaattorin kanssa Valmistelee seurakunnan henkilöstön rekrytoinnin yhdessä -, projektikoordinaattorin ja vastaavien kanssa Kaikkien työntekijöiden juridinen esimies Koordinoi en toiminnan suunnittelua (TTS-prosessia) yhdessä vastaavien kanssa Koordinoi en toimintaa ja osallistuu johtoryhmätyöskentelyyn Mahdollisesti myös samalla jonkun n vastaava Käy kehityskeskustelut vastaavien kanssa Käy työnohjaukselliset keskustelut en ten kanssa ja koordinoi koulutussuunnitelmat Johtaa vastaavien kokouksia Vastaa seurakunnan projektisalkusta eli eri projektiehdotusten yhteensovittamisesta ja resursoinnista Resursointisuunnittelu tapahtuu vastaavien kanssa Esittää tulevat projektit johtoryhmälle (Ei ole projektivastaavien esimies, mutta tukee yksittäisten projektien projektivastaavien työtä) Toimii työnjohdollisessa roolissa projektivastaaville Osallistuu johtoryhmätyöskentelyyn Vastaa ryhmän tai n toiminnan suunnittelusta yhdessä n kanssa, ja on työnjohdollisessa roolissa Ohjaa ryhmän tai n työtä (huolehtii sijaistaukset) Raportoi koordinaattorille n toiminnasta ja resurssien käytöstä Osallistuu laajennettuun johtoryhmätyöskentelyyn Käy kehityskeskustelut oman nsä kanssa Vastaa projektin toteuttamisesta kuten oman esimiehen ja/tai projektikoordinaattori kanssa on sovittu Ei ole projektin ten esimies, vaan on työnjohdollisessa roolissa 7
Seurakunnan johtamisjärjestelmän kuvaus - Seurakuntaneuvosto - Johtoryhmä - Tiimivastaavienkokous - Vastuuryhmäkokous - Tiimipalaveri - Työntekijäkokous - Kehityskeskustelut Johtamisfoorumit Tulokset JOHTAMIS- JÄRJESTELMÄ - TTS (t) - Talousarvio - Toimintasuunnitelmat - Hankesalkku, projektit Johtamisen prosessit ja välineet - Kirkkoherra - Tiimikoordinaattori - Projektikoordinaattori - - vetäjä - Projektivastaava Johtamisroolit - TTS (t) - Budjettiprosessi - Toimintasuunnitelmaprosessi - Hankesalkun ja projektien suunnittelu 8
Johtamisfoorumit JOHTAMISFOORUMI ASIAT YHTEISET VÄLINEET TULOS Seurakuntaneuvosto Jäsenet: 14 Osallistuu seurakunnan strategiseen suunnitteluun On aloitteellinen seurakunnan kehittämisessä Yhteiset suunnittelumallit ja asiakirjat TTS Budjetti 10/v Vahvistaa TTS:n ja budjetin Johtoryhmä Khra (pj), Tk, pk + 3 srkl, (asiantunt. ti) 8 krt/v Laajennettu + rv + tv 4 krt/v Seurakunnan strateginen johtaminen: suunnittelu ja linjaukset, toteutuksen ohjaus ja valvonta Seurakunnan talousarvioesitys ja sisäinen budjetti sekä sen toteutumisen seuranta Projekteista päättäminen Toiminnan seuranta seurakuntatasolla Tiimeillä yhteiset suunnittelumallit ja asiakirjat TTS Budjetti Projektit Johto Khra, Tk ja Pk viikottain Vastuuryhmäkokous Tiimeittäin Tarpeen mukaan, väh. 4 krt/v Vastuualueen/n toiminnan suunnittelu Toiminnan tilannekatsaus Projektien ideointi, vapaaehtoisten osaamisen hyödyntäminen Yhteinen toiminnan suunnittelu ja seuranta seurakuntalaiset vahvasti mukana Vapaaehtoisten sitoutuminen toimintaan Projekti-ideointia Työntekijäkokous 4-5 krt/v Työhön liittyvät yhteisesti sovittavat asiat, esim. kausisuunnittelu, koulutussuunnitelmat ja lakisääteiset asiat Sisäinen intra/ekstranetti/sosiaalinen media tms. Yhteinen sitoutuminen Yhteishenki ja työilmapiiri Tiimivastaavien kokous Tiimin toiminnat virallinen suunnittelu ja seuranta Tiimipalaveri joka toinen vk. Tiimin toimintaan, osaamiseen ja kehittämiseen liittyvät asiat Tiimin toiminnat virallinen suunnittelu ja seuranta Yhteinen A4 kuvaus hyvin toimivasta stä Yhteinen projektisuunnitelmalomake Yhteen hiileen puhaltava Projekti Tiimin TTS ja budjettiehdotus, Kehityskeskustelu 2 krt/v Työntekijän työhön liittyvät tavoitteet, osaamisen kehittyminen, omat toiveet ja työhyvinvointi Yhteinen lomake Yhteinen seurantatapa KEKE-lomake Sitoutuminen 9
Seurakunnan Jäsenyyden vahvistaminen -projektien johtaminen SEURAKUNNAN STRATEGIA HANKESALKKU / Projektikoordinaattori Edellyttää PROJEKTIT Kehittäminen Projektit Projektit Projektit Projektivastaavat Jäsenyyden vahvistuminen ja uusia iä Tuottavat Työn vaiheet Kuukausi Syksy 10 Talvi- 10 Kesä Syksy 2011 Arvio työp i Kustannukset Ketkä vastaavat A) Jämpti, Toteustuskelpoinensuunnittelu B) Vaihe Projektisuunnitelmat C) Vaihe LOPPUTULOKSEN KUVAUS
Munkkiniemen seurakunnan henkilöstön t/ryhmät ja vastuutehtävät Perustoiminta: Kirkkoherra Projektit: Tiimin Lapsi- ja perhetyön Tiimin Diakonian Tiimin vetäjä Jumalanpalv.- ja musiikin Tiimin Muut t: Hallinnon ja talouden Nuoriso- ja rippikoulutyön vetäjä Lähetys- ja kv-vastuun ryhmä Tiimin Projektivastaava Kirkonpalvelun vetäjä Jäsenyyden vahvistamisen vetäjä Viestinnän Projektiryhmä Projektiryhmä Projektiryhmä Tiimikoordinaattori Projektikoordinaattori Projektivastaava Projektivastaava