H5: Taulukkolaskenta II Huom. Suosittelemme vahvasti taustamateriaaliin tutustumista ja harjoituksen 4 tekemistä ennen aloittamista, erityisesti mikäli taulukkolaskenta on sinulle uusi asia. Edelleen suosittelemme harjoituksen tekemistä mikroluokkatuessa pe tai ma, erityisesti mikäli eteneminen tuntuu hankalalta. Katso, että palautat oikeat dokumentit. Muista tallentaa säännöllisesti. Harjoituksen tavoitteet Harjoituksessa syvennetään edellisissä harjoituksissa opittuja asioita MS Excel 2016 - ohjelmalla. Harjoituksen jälkeen opiskelija osaa tuoda tekstimuotoisen tiedon laskentataulukkoon osaa tiedon lajittelun, ehdollisen muotoilun, suodatuksen ja osaa luoda Pivot-taulukon Harjoituksen tehtävät ja pisteytys Harjoituksessa on 2 tehtävää. Yhteispisteet tehtävistä ovat maksimissaan 10. Tehtävä 1 T3 kurssisuoritusten käsitteleminen (8 p) Tehtävä 2 Pivot-taulukon luonti (2 p) Mitä palautetaan? Kaksi MS Excel-dokumenttia (yksi per tehtävä), jotka on nimetty seuraavasti: H5T1.xlsx H5T2.xlsx - 1 -
Aluksi Tehtävässä 1 käsiteltävät kurssitulokset eivät ole aitoja. Tehtävissä tarvittavat pohjatiedostot ovat pakatussa zip-kansiossa H5- pohjatiedostot.zip. Myös Zip-kansio löytyy kurssimateriaalit-sivulta, tehtävänannon alta. Lataa se koneellesi ja pura (purkamista käsiteltiin Teeman 1 taustamateriaalin loppupuolella). - 2 -
Tehtävä 1 (8p): T3 kurssisuoritusten käsitteleminen Avaa zip-paketista purkamasi tiedosto kurssipisteet.txt, jossa on opiskelijoiden suoritustietoja. Avaa tiedot Exceliin (tiedot eroteltu $-merkeillä) Vihje 1 ja tallenna työkirja heti aluksi nimelle H5T1.xlsx. Tee sitten tehtävät (a) (i). (a) Tiedostossa on 186 opiskelijan kuvitteelliset kurssipisteet eräältä Tietotekniikkataidot-kurssilta: neljässä ensimmäisessä sarakkeessa (A-D) opiskelijan nimi, tieteenalayksikkö ja tutkinto-ohjelma, seuraavissa yhdeksässä (E- O) sarakkeessa kustakin harjoituksesta saadut pisteet, sarakkeessa N on tietoturvakurssin suoritusmerkintä. Tee ensimmäisestä rivistä sarakeotsikon näköinen alla olevan mallin mukaisesti (vahvennettu fontti, keltainen taustaväri, paksu alleviivaus otsikkorivin alle, sarakkeiden leveyksien muokkaus, E-N sarakkeet keskitetyksi, N-sarakkeen otsikko kahdelle riville). (b) Harjoituspisteiden yhteenlasku. Tee seuraavaksi M ja N sarakkeiden väliin kolme uutta saraketta Vihje2, nimeä sarakkeet mallin mukaisesti (vertikaali teksti) ja laske sarakkeisiin yhteispisteet kaikista kolmesta teemasta. Vihje3 (c) Ehdollinen muotoilu. Tee uusien sarakkeiden soluille ehdollinen muotoilu siten, että solun tausta on punainen, jos yhteenlasketut pisteet solussa ovat alle 15 pistettä. Vihje4 (d) Läpäisytietosarakkeiden luonti. Anna sarakkeille R, S, T otsikoiksi Läpi 1, Läpi 2 ja Läpi 3. Anna ensin kaavan avulla teemojen 2 ja 3 soluille arvoksi ok - 3 -
tai hyl riippuen siitä, pääseekö opiskelija teemasta läpi (teeman pisteet 15 tai enemmän). Vihje 5 (e) Tietoturvakurssin huomioon ottaminen ja läpäisytiedon ehdollinen värjäys. Korjaa sarakkeen R arvot niin, että siinä huomioidaan myös Tietoturvakurssin suoritus. Teemasta 1 saa siis hylätyn myös siinä tapauksessa, että Tietoturvakurssin suoritus puuttuu. Vihje 6 Erottele vielä hylätyt ja hyväksytyt solut toisistaan myös visuaalisesti mallikuvan mukaisesti (punainen ja vihreä). (f) Lajittelu. Lajittele opiskelijat siten, että heidät on lajiteltu teemoittain hyväksyttyihin ja hylättyihin (ensin hyväksytyt, sitten hylätyt) ja vielä lopuksi näiden kategorioiden sisällä suku- ja etunimen mukaan aakkosissa nousevaan järjestykseen. Vihje 7 Tämä johtaa siihen, että ensimmäisenä ovat kaikista teemoista hyväksytyt aakkosjärjestyksessä ja viimeisenä ovat kaikista teemoista hylätyt, myös aakkosjärjestyksessä. Näiden välissä ovat osasta teemoista hylätyt. (g) Kopiointi toiselle lomakkeelle. Anna ensimmäiselle lomakkeelle (ts. ensimmäiselle välilehdelle ) nimeksi käyttämäsi ympäristö (esim. Windows 10 ML1084). Luo työkirjaan toinen lomake, anna sille nimi Suodatuskokeilu. Kopioi koko taulukko ensimmäiseltä lomakkeelta toiselle lomakkeelle Vihje 8 (jätä ensimmäisen lomakkeen taulukko sellaiseksi kuin se edellisen kohdan jälkeen jäi). (h) Automaattisuodatuksen kokeileminen. Aktivoi tälle uudelle lomakkeelle automaattisuodatus. Kokeile suodatuksen avulla, montako kauppatieteen tutkinto-ohjelman opiskelijaa sai täsmälleen 10 pistettä harjoituksesta H5 ja keitä he olivat? Vihje 9 (i) Luo työkirjaan vielä kolmaskin lomake ja anna sille nimi Suodatettujen tallennus. Kopioi edellä suodatetut tiedot (10 pistettä H5:sta saaneet kauppatieteilijät) talteen kolmannelle lomakkeelle. Palaa vielä lopuksi toiselle, - 4 -
Suodatuskokeilu-lomakkeelle ja muuta suodatusta sillä niin että saat näkyviin kaikki viestintätieteiden tiedekunnan (COMS) opiskelijat (ja vain heidät). Tehtävän 1 vastaukseksi: Dokumentti H5T1.xlsx, jossa on kolme lomaketta (välilehteä). Vihje 1. Tekstitiedoston kurssipisteet.txt -tiedoston voi avata Exceliin suoraan seuraavasti. Aukaise ensin taulukkolaskentaohjelmasi ja avaa opiskelijoiden pistetiedosto kurssipisteet.txt valikon kautta Tiedosto/Avaa (File/ Open ) taulukkolaskentaohjelmaasi. Jotta *.txt-tiedosto näkyisi tiedoston aukaisuviestiruudussa tulee tiedostotyyppinä olla esim. Kaikki tiedostot (*.*) (All files). Ks. kuvat seuraavalla sivulla. Vaihtoehtoisesti voit kopioida (copy, ctrl + c) ja liittää (paste, ctrl + v) tekstin avatulle lomakkeelle ja käyttää Tiedot (data) -välilehden Teksti sarakkeisiin (Text to columns) - työkalua. Myös siinä seuraavat vaiheet ovat allakuvatut. Jotta skandimerkit tulisi tulkittua oikein, paras valinta on yleensä universaali merkistö (UTF-8): katso esikatseluruudussa ääkkösiä näyttävätkö ne oikein (vrt. kuva alla)? Tietokentät on eroteltu (Delimited) merkillä Muu ja että erotteleva merkki on punta ($). Tässäkin kohdassa esikatselu antaa vinkkiä. Vihje 2. Aktivoi N sarake ja valitse Aloitus/Solut/Lisää/Sarake (Home/Cells/Insert/Colum), toista kolmasti. Vihje 3. Laske solulle N2 arvo Hokkasen ensimmäisen teeman pisteet summana (E2:G2). Käytä edellisen harjoituksen mallin mukaan summafunktiota ja suhteellisia soluosoitteita ja kopioi N2:n kaava muille opiskelijoille (soluihin N3-N187). Laske summat vastaavasti Teemoille 2 ja 3 (sarakkeet O ja P). Vihje 4. Ehdollinen muotoilu saadaan valikosta Aloitus/Tyylit/Ehdollinen muotoilu/uusi sääntö (Home/Styles/Conditional Formatting/New Rule) Muotoile vain solut jotka sisältävät Format only cells that contain sääntötyyppi sopii tähän harjoitukseen. Valitse kenttiin sopivat arvot ja valitse solun taustaväri Muotoilu (Format) -painikkeesta. Kopioi tyyli N2:sta muihin sarakkeen soluihin N3-N187 ja O2-P187 (jos valitsit kaikki solut ennen muotoilun määrittämistä, tyyli määriteltiinkin jo koko sarakkeelle). Vaihtoehtoisesti voit käyttää valmiita sääntöjä valikosta Aloitus/Tyylit/Ehdollinen muotoilu/solujen korostussäännöt (Home/Styles/Conditional Formatting/ ) Vihje 5. Solujen arvoksi tulee ok/hyl sen mukaan onko teeman yhteispistemäärä vähintään 15. Tähän selvitään IF-funktiolla (suomenkielisessä Excelissä JOS). Kaavan avulla siis sanot, että: - Jos (yhteispisteitä >= 15, niin ok, muuten hyl ) Tuo pitäisi saada vielä kirjoitetuksi oikeanmuotoiseksi JOS (IF) -lauseeksi. Vihje 6. Tässä joudut käyttämään joko sisäkkäisiä IF (JOS)-lauseita tai toista IF-lausetta ja loogista operaattoria AND (JA). Ensimmäisessä tapauksessa korvaisit IF-lauseen niin -osan edelleen IF lauseella, jossa tarkastat onko opiskelijalla lisäksi Tietoturvakurssi suoritettuna. - 5 -
Vihje 7. Tiedot / Lajittele ja Suodata / Lajittele (Data / Sort&Filter / Sort). Valitse ensin järjestettäväksi Läpi 1 sarakkeen (sarake R) arvon mukaan laskevaan järjestykseen (koska halutaan ok -arvot ennen hyl -arvoja). Sen jälkeen Lisää taso/add level-painikkeella lisäät toisen ja kolmannen tason, jossa määräät lajittelut vastaavasti Läpi 2 ja Läpi 3 sarakkeiden (sarakkeet S ja T) arvojen mukaan. Lisää vielä lopuksi lajittelutasot sukunimen (sarake B) ja etunimen (sarake A) mukaan nousevaan järjestykseen. Vihje 8. Aktivoi koko taulukon alue A1-Q187 ensimmäiseltä lomakelehdeltä, kopio se leikepöydälle (ctrl+c / +c ) ja liimaa se (ctrl+v / +v) ensimmäiseen soluun A1 toiselle lomakelehdelle. Vihje 9. Automaattisuodatuksen saat valitsemalla Tiedot/Lajittele ja Suodata/Suodata/ (Data/Sort &Filter/Filter/). Sen jälkeen voit valita suoraan sarakeotsikkosolujen pudotuslistoista tiedon, jonka mukaan haluat suodattaa taulukkosi tiedot. Kokeile! Suodatuksen saat perutuksi valitsemalla listasta vaihtoehdon Select All (Kaikki). Tehtävä 2 (2p): Pivot-taulukon luonti Avaa zip-paketista purkamasi tiedosto PIKI_lainatuimmat_2015.xls Excel-taulukkolaskentaohjelmaan ja tallenna tiedosto heti aluksi nimelle H5T2.xlsx. Tee työkirjan sisältämästä tuhannen rivin aineistosta omalle välilehdelleen allaolevan kuvan kaltainen Pivot-taulukko ja kaavio, joka esittelee suomenkielisen kaunokirjallisuuden (luokka 84.2) yhteenlaskettuja lainausmääriä julkaisuvuosittain. Anna välilehdelle nimi Pivot-taulukko. Vihje 10-6 -
Tehtävän 2 vastaukseksi: Dokumentti H5T2.xlsx, jossa on luomasi Pivot-taulukko omalla välilehdellään. Vihje 10. Pivot-taulukon luominen käynnistyy valitsemalla Lisää/Pivot-taulukko (Insert/Pivot-table). Valitse analysoitavaksi alueeksi koko se lomake, jolla lainaustiedot ovat (kuva vasemmalla). Valitse (raahaa) seuraavaksi Riviksi kenttä Julkaisuvuosi Suodattimeksi Hyllypaikka Arvoksi Lainojen lkm. Suodata sen jälkeen hyllypaikaksi 84.2 ja varmista, että arvokentän laskentaperuste on summa (kuva oikealla; arvokentän asetukset saat esiin klikkaamalla kentän nimen vieressä olevaa pientä kolmiota. Usein Summa-valinta on oletusarvo. Kun ole tyytyväinen taulukkoon, luo yksinkertainen kaavio klikkaamalla Lisää/Suositellut kaaviot (Insert/Recommended Charts) ja valitsemalla sopiva ehdotus. Pylväiden värivalinnoilla tai visuaalisen ilmeen hienosäädöllä ei ole tässä suurta merkitystä, pääasia että saat kaavion luoduksi. - 7 -