Korkeakoulujen KOTA-AMKOTA seminaari 23.-24.9.2010 Pilotin esittely tietovarasto ja raportointi Aalto-yliopisto Aalto-yliopisto
Aalto tietovarasto rooli Aalto-tietovarasto on osa kokonaisarkkitehtuuria, jossa tietovarasto toimii integraatiopalvelimena, Siirtää tietoja järjestelmien välillä, Mahdollistaa hallitun ja säännöllisen toiminnan suunnittelun, johtamisen, arvioinnin ja seurannan, Toiminnanohjauksen väline operatiivinen, strateginen - tukee mm. strategian toteutumisen seurantaa, toiminnan arviointia, vuosisuunnittelua, Sisältää OKM, SA, viranomaisraportit, sisäiset raportit, Ulkoiset auditoinnit ja akkreditoinnit. 2
Aalto-tietovarasto - periaatteita Tietovarasto luodaan Aalto-käsitemallin mukaisesti Aalto-käsitemalli määrittelee tietovaraston sisällön yksikäsitteisesti, käsitemalleilla määritellyt raportit tuotetaan automaattisesti tietovarastoon ja ne on luettavissa sieltä raportointijärjestelmällä, kolmansille osapuolille menevät raportit tuotetaan ja siirretään automaattisesti Aalto-tietovarastosta XDW-tietokantaan, Aalto-yliopistoa varten tehdyt käsitteet ovat muiden hyödynnettävissä, tietovaraston sisällön määrittelyssä hyödynnetään jo olemassa olevia käsitemalleja (XDW, YTV, CERIF, muiden yliopistojen käsitemalleja), vakioraportit jaetaan ennakkoon nimetyille henkilöille automaattisesti sovituin väliajoin raportointijärjestelmällä, tulevaisuudessa julkiset raportit portaaliin, ad-hoc raportoinnissa tietoja voi yhdistellä dynaamisesti useista eri tietokannoista. 4.5.2010 3
Aalto tietovarasto - yleistä Aalto-tietovarastossa omat tietovarastonsa - tietovaraston näkymät - erilaisiin tarpeisiin taloushallinnon tietovarasto henkilöstöhallinnon tietovarasto opintohallinnon tietovarasto tutkimushallinnon tietovarasto muut tukitoiminnot kukin erikseen 4
Aalto tietovarasto valmistumisen seuranta Aalto-DW-tehtävien seuranta: 1. Tietovarastoittain mm. tarvittavat käsitteet, sovitut toimenpiteet, aikatauluarvio valmistumiselle, huomautettavaa. 2. Erilisten tiedonkeruumäärittelyjen mukaisesti OKM yliopistojen tiedonkeruu MUU tiedonkeruu Tietovaraston rakennustyötä tehdään useissa projekteissa. 5
Aalto tietovarasto tilanne RAKETTI-XDW-käsitemalliin lisätty Aalto-käsitemallin uudet käsitteet. Aalto-käsitemalli on täysin yhteensopiva RAKETTI-XDWkäsitemallin kanssa. 6
Aalto tietovarasto tilanne Taloushallinnon tietovarasto, valmis, Henkilöstöhallinnon tietovarasto, valmis, Opintohallinnon tietovarasto, valmis, laatua parannetaan, Tutkimushallinnon tietovarasto (aloitettu), Muut toiminnot (aloitettu). 7
Aalto tietovarasto OKM-tilanne Tiedot (KOTA), jotka ovat tietovarastossa: Henkilöstö Opintopisteet Taloustieto Kampustieto Tiedot, joita ei vielä ole tietovarastossa: Julkaisut (osittain, valmis vuoden vaihteeseen mennessä) Opettaja- ja tutkijavierailut (valmis vuoden vaihteeseen mennessä) Avoin yliopisto-opetus Täydennyskoulutus Tilatiedot (valmis vuoden vaihteeseen mennessä) Harjoittelukoulut 8
KOTA-raportointi 2010 Tietovaraston keskeneräisyyden vuoksi, vuoden 2010 raportointi tulee todennäköisesti sisältämään myös käsin kerättävää tietoa. Osa voidaan toimittaa automaattisesti OKM:n niin halutessa. tietovarastossa olevat tiedot siirretään yhdessä sovitulla tavalla tiedonsiirtona CSC:lle, tiedot, joita ei saada tietovarastosta raportoidaan vanhalla tavalla. 9
Aalto tietovarasto -raportointitilanne Johdon raportointi ja talousraportointi tehdään Aallon tietovarastosta automaattisesti. SA:lle menevä raportointi automatisoitu SA:lla on vaativa tiedonkeruu (laskutus) jossa yhdistyy talous-, henkilöstö-, opinto- ja työaikatiedot. Tämä raportointi on automatisoitu ja saadaan nykyisin suoraan tietovarastosta. Tavoitteena on, että myös muut raportit tietovarastosta hoidetaan automaattisesti (KOTA/XDW, tilastokeskus, jne.). 10
Tulevina haasteina muutostenhallinta Toimintatavan muutokset Käsitteet saattavat aiheuttaa sekaannusta kirjaamistavoissa, koska substanssi-ihmiset ymmärtävät käsitteet omalla tavallaan. Tietotarpeiden tuomat vaatimukset jos tarvittavaa raportointitietoa ei ole olemassa missään lähdejärjestelmissä, operatiiviset järjestelmät vaativat muutoksia. Organisaation rakennemuutokset Tiedonkeruuseen vaikuttavat rakenteet varmistettava uuteen rakenteeseen sopiva tietojen yhteensopivuus jo aiemmin tuotettuun, tietovarastossa olevaan tietoon. Muutokset XDW-malliin keskeisessä roolissa CSC, joka koordinoi muutoksia. 11