Versio 15.12.2015 Ammatillisen koulutuksen liikkuvuushankkeet Erasmus+ -ohjelmassa Usein kysytyt kysymykset - UKK Hakijan PIC-koodi Onko PIC-koodi kuntayhtymän vai oppilaitostason tunnus? - PIC-koodi haetaan ns. Legal Entity:lle eli koulutuksen järjestäjälle, joka voi olla kuntayhtymä tai oppilaitos. Voiko kaupunki hankkia PIC-koodin? Miksi jokin kaupungin koulu on tehnyt erikseen oman koodin? - Kaupunki voi hankkia oman PIC-koodin, mikäli se toimii koulutuksen järjestäjänä. Koulukenttä toimii koodien haussa hieman eri tavalla eli voivat hankkia koulukohtaisen PIC-koodin. Ammattioppilaitosten pitäisi aina käyttää koulutuksen järjestäjän koodia. Jos käytetään kaupungin/kuntayhtymän PIC-koodia, miten saan näkymään oman organisaation tiedot hakulomakkeessa? - Hakevan organisaation ja yhteyshenkilön (Contact person) Department -kenttään kirjoitetaan organisaation nimi ja organisaation osoite yhteyshenkilön osoitteeksi. Pitääkö partnereilla verkostossa olla PIC-koodi? Mitä jos ulkomaiselta partnerilta ei saa PIC-koodia? - Lähtökohtaisesti kaikki partnerit hankkivat PIC-koodin. Mikäli yritys on lähettävä osapuoli eli suomalainen niin koodi pitää hankkia. Vain vastaanottavien ulkomaisten yritysten osalta voidaan joustaa, jos PIC-koodin hankkiminen tuottaa ongelmia. Jos esim. pienyritys ei hanki koodia, niin yritystä ei kirjoiteta hakemusvaiheessa partnerilistaan, vaan pienyrityksen mukanaolo ja rooli avataan hakemuksen sisältöosassa. Pitääkö hakemukseen lisätä kaikki ne partnerit jotka ovat olleet kumppaneina, eli joiden kanssa on Letter of Intentit, muttei ole PIC-koodia? - Tällaisissa tapauksissa kannattaa olla yhteydessä erikseen CIMOon, kartoitamme tilanteen yhdessä. Kuinka monta KA1 -hakemusta organisaatio A voi jättää koordinaattorin roolissa? Voiko se olla lisäksi partnerina verkostossa? Haetaanko nuorisopuolen ja ammatillisen aikuiskoulutuksen opiskelijaliikkuvuudet ja henkilökunnan liikkuvuudet samassa hakemuksessa? - Myös verkostot voivat hakea KA1 -hankkeita, mutta näissä tapauksissa verkosto luetaan yhdeksi organisaatioksi. Organisaatio A voi jättää oman hakemuksen lisäksi koordinaattorina verkostohankkeita (määrää ei ole rajattu) ja käyttää näissä verkostohankehakemuksissa omaa PIC-koodia. Tämän lisäksi organisaatio A voi jättää hakemuksen myös yleissivistävälle ja/tai aikuiskoulutuksen sektorille, mikäli täyttää näiden sektoreiden hakuehdot. Pitääkö PIC-koodin vastuuhenkilön olla allekirjoitusoikeuden omaava organisaatiossa vai voiko yhteyshenkilö olla kv-toiminnasta käytännössä vastaava henkilö? - Henkilö voi olla joku erikseen organisaatiossa sovittu henkilö, joka jakaa ja päivittää organisaation tunnusta sitä tarvitseville, mielellään mahdollisimman lähellä johtoa oleva henkilö.
Mitä jos organisaatio lähettää kaksi hakemusta KA1 -haussa? - Jos organisaatio jättää 2 tai useamman hakemuksen samaan toimintoon, ne ovat kaikki epäkelpoja. Joutuuko PIC-koodin hakemaan useampaan kertaan ja voiko sitä käyttää useampi henkilö organisaatiossa? - PIC-koodi haetaan vain kerran ja kyllä, sitä voi käyttää useampi henkilö organisaatiossa. Kysytäänkö URF -rekisterissä vain yksi yhteyshenkilö? - Kyllä. (Kannattaa huomioida, että on erikseen PIC -yhteyshenkilö ja hankkeen yhteyshenkilö eli näiden ei tarvitse olla sama.) Kuinka monta partneria tarvitaan kansalliseen verkostoon? - Verkostohankkeessa tulee olla vähintään 3 kotimaista partneria. Mistä löytyy CIMOn PIC -ohje? - PIC -ohje löytyy verkkopalvelusta: www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/hakuprosessi Osallistujien ulkomaanjaksot Miten liikkuvuuden kesto ilmaistaan? - Ulkomaanjakson kesto lasketaan aina päivissä, esimerkiksi 6 viikkoa on 6x7 pv = 42 päivää. Eikö ulkomaanjakson pituus voi olla kuukausina, pitääkö siis tietää tarkka päivien määrä? - Ammatillisen koulutuksen ulkomaanjaksojen pituus lasketaan päivinä ja merkitään hakulomakkeeseen päivinä. Lisäksi on tärkeätä mieltää, että liikkuvuussuunnitelma on suunnitelma johon todennäköisesti tulee muutoksia. Tärkeää on hakea järkevän pituisia liikkuvuusjaksoja sen mukaan, miten ajattelette käyttävänne liikkuvuuksia. Laskeeko välimatkalaskin lähtijän kotipaikkakunnan vai oppilaitoksen kotipaikkakunnan perusteella? - Oppilaitoksen paikkakunnan. Täytyykö kohdemaan paikkakunnankin olla jo tiedossa? - Kohdemaan kaupungin valinta perustuu suunnitelmaan ja hakemus tehdään sen mukaan. Toki hankkeen aikana voi ja saa tulla muutoksia. Onko tuo matkakorvaus yhteen suuntaan vai edestakaiseen matkaan? - Matkakorvaus koskee koko matkakulua eli edestakaista matkaa. Mutta kilometrit lasketaan yhdensuuntaisen matkan mukaan? - Kilometritaulukon avulla valitaan etäisyys lähtö- ja tulopaikan välillä ja tuki matkakuluihin lasketaan vain yhteen suuntaan, tuki koskee kuitenkin siis matkoja molempiin suuntiin. Jos on useamman maan välistä liikkuvuutta, hakeeko kukin maa omansa? - Vastavuoroisissa KA1-hankkeissa kukin osallistujamaa hakee rahoitusta liikkuvuuksiin oman maansa kansallisesta toimistosta. 2
Opiskelijoiden kielivalmennus Onko kielivalmennus järjestettävä esimerkiksi flaaminkielessä, jos kuitenkin työssäoppimispaikassa puhutaan opiskelijan kanssa englantia (Belgia)? - Kielivalmennus on englanninkielellä, jos työssäoppimisjakson ensisijainen kieli on englanti, vastaanottajamaasta huolimatta. Toki, tässä tapauksessa esim. myös flaaminkielen perusteet voi kuitenkin auttaa arkipäivän asioissa ja olisi hyvä tarjota opiskelijoille mikäli mahdollista vaikkapa online -kurssina. Oliko kielivalmennuksen testi ennen ja jälkeen ulkomaanjakson (kesto kohdemaassa 30 päivää tai enemmän) pakollinen? - Online -kielivalmennukseen kuuluu lyhyt testi ennen ulkomaanjaksoa ja sen jälkeen, kun jakson pituus kohdemaassa on 30 päivää tai enemmän ja kun jaksolla käytetty kieli on englanti, saksa, ranska, espanja, italia, hollanti, tsekki, tanska, kreikka, puola, portugali tai ruotsi (ei tarvitse olla kohdemaan kieli) Hankkeen sisältö Hakemuksen sisältöosuudessa käytännössä siis, joka kappaleessa pitää olla kaksi erillistä osiota, joissa toisessa kerrotaan opiskelijoiden liikkuvuudesta ja toisessa asiantuntijoiden? - Näin kyllä käytännössä, toki voi miettiä sopiiko samat käytännöt ja/tai tavoitteet molemmille? Jos näin on, se kannattaa erikseen korostaa; usein opettajien liikkuvuushan liittyy opiskelijoiden jaksoihin. Toisaalta sitten säästää siinä, että valmistelee vain yhden hakemuksen jos liikkuvuuden tukevat tai liittyvät toisiinsa niin se helpottaa hakua. Miten vastavuoroisuus ilmaistaan, mikä olisi oikea paikka hakulomakkeessa? - Vastavuoroisuus on erinomainen tavoite ja siitä voi myös yhteistyöosiossa ilmaista - kannattaakin nostaa esiin laatuasiana! Saako sama henkilöstön edustaja käyttää apurahaa useamman kerran? - Erasmus+ -ohjelmassa sama henkilö voi tarvittaessa tehdä toisenkin liikkuvuusjakson hankkeen aikana (suositus on maksimissaan 2 kpl/hlö). Mitä kohderyhmä voi tarkoittaa hakemuksessa? - Erasmus+ -ohjelmassa KA1 -hankkeilla haetaan laajaa vaikuttamista ja kohderyhmillä voidaan tarkoittaa sellaisia osallistujien ja osallistuvien organisaatioiden ulkopuolisia ryhmiä, joihin hankkeella voi olla vaikutusta. Esim. Jos alueella on vaikkapa lukio, joka voi saada hyötyä hankkeesta osallistumatta hankkeeseen kumppanina, tai hankkeeseen liittyy esim. teemallinen valmennuspaketti, jota voidaan hyödyntää muissakin ammatillisissa oppilaitoksissa kuin hankkeeseen osallistuvissa oppilaitoksissa, jopa valtakunnallisesti jne. Onko yhteistyö myös EU:n ulkopuolisten maiden kanssa mahdollista? - On mahdollista rajoitetusti KA2 -hankkeissa. KA1 -hankkeissa voi olla mukana ETA-maat ja Turkki EU-maiden lisäksi. Voiko hakea 2-3 viikon liikkuvuutta ryhmälle niin, että ryhmä opiskelisi yrittäjyystaitoja ulkomailla, voiko tähän saada rahaa? - Näihin 2 vko ryhmävaihtoihin ei ole varsinaista kieltoa, mutta selkeä linkki pitää olla työelämäyhteistyöhön. Vaihtojen pitää hyödyntää yksilöitä niin, että opetuksen laatu on taattu ja että se antaa jotain mitä ei kotimaassa voi saada eli kiinnitettävä huomiota jakson sisällön suunnitteluun. (Ryhmävaihto on kallis vaihtoehto, halvempaa olisi tuoda opettaja tänne kuin 3
viedä ryhmä ulkomaille.) Huom. Nyt kun vain yksi KA1 -hakemus, joka voi sisältää erilaisia toimintoja niin arvioitsija voi leikata budjetista esim. tuon ryhmävaihto-osuuden pois. Mitä tarkoittaa Participants with Fewer Opportunities? - Termi tarkoittaa muita heikommassa asemassa olevia osallistujia (johtuen esimerkiksi sosiaalisista, taloudellisista, maantieteellisistä tai kulttuurisista syistä). Mitä valitaan hakulomakkeen kohtaan What are the most relevant topics addressed by your project? - Lista ei ole kattava. Voit aina valita kohdat Intercultural/intergenerational education and lifelong learning tai International cooperation, international relations, development cooperation. Mitä asioita tarvittaisiin kohtaan D (Kuvaile organisaation (verkoston) eurooppalaisen liikkuvuuden ja yhteistyön suunnitelmia kuinka nämä vastaavat esitettyihin tarpeisiin)? - Kuvaile tähän organisaation kv-strategiaa ja sitä miten hanke tukee kv-strategian toteuttamista. Hakemuksen liitteet Millaisia yhteistyösopimuksia edellytetään hakemuksen liitteiksi? - Letter of Intent eli sitoumuskirjeet tai Memorandum of Understanding eivät ole pakollisia liitteitä, mutta ne lisäävät hakemuksen laatua. Skannataako myös Letter of Intentit hakemuksen liitteeksi? - Keskeisten partnereiden Letter of Intentit liitetään hakemukseen ja ne voidaan skannata kaikki yhdeksi dokumentiksi (hakulomakkeeseen voi ladata maksimissaan 10 liitettä). Riittävätkö olemassa olevat Memorandum of Understanding -dokumentit vai edellytetäänkö niiden lisäksi Letter of Intenttiä? - Voimassa olevat MoU:t riittävät. Oliko Memorandum of Understandingistä mallipohja? - MoU:n malli on saatavilla verkossa: www.ecvet-toolkit.eu Jos MoU on laadittu kahden organisaation välillä esim. metalli- ja sähköalalle, niin käykö se sekä opiskelija- että henkilöstöliikkuvuuteen, vaikka alkuperäinen ajatus on ollut vain toteuttaa opiskelijaliikkuvuutta? - Kyllä sellainen MoU, joka on tarkempi niin voi käydä, toki voi herättää kysymyksiä arvioinnissa, jos selvästi liittyy vain toiseen. Tarvitseeko kotimaiset sekä Letter of Intentin että Mandaatin? - Mandaatti on pakollinen kotimaisilta partnereilta (verkostot) ja sen funktio on vakuutus siitä, että hankkeen rahoitus hoituu koordinoivan organisaation kautta. Lisäksi Letter of Intentit myös kotimaisilta partnereilta ovat suositeltavia hakemuksen liitteitä, koska ne kertovat yhteistyöhön sitoutumisesta laajemmin ja hankkeen laadusta. 4
Hakemuksen teknisiä asioita Löytyykö hakulomaketta suomeksi? - Hakulomakkeesta ei ole suomenkielistä versiota. Hakijat kuitenkin voivat kirjoittaa omat vastauksensa suomeksi/ruotsiksi omalla äidinkielellään. Onko väliä millä kielellä kirjoittaa hakemuksen? - Lomake on englanniksi ja vastata voi toki ruotsiksi, suomeksi, englanniksi ja muillakin isoilla kielillä mikäli se on perusteltua hankkeen toiminnan kannalta. Parasta olisi kuitenkin kirjoittaa hakemus hankkeen hallintokielellä. Voiko englanninkielisen lomakkeen täyttää suomeksi vai onko englanninkielinen versio parempi laadullisesti? - Ei välttämättä. Toisinaan hakija voi haluta kierrättää hakemusta ulkomaisilla kumppaneillaan ja siksi on joskus käytetty englantia yhteisenä kielenä. Englanniksi kirjoitettu hakemus ei kuitenkaan tuo arvioinnissa lisäarvoa. Onko kenttien merkkimäärä rajattu? - Kenttien merkkiraja on nyt 5000 merkkiä eli sen pitäisi riittää sekä opiskelijoiden että henkilöstön liikkuvuuden kuvauksille. C.2.1 Profile -kohdassa kysytään partnerista "total number of learners". Tarkoittaako siis montako me sinne lähetämme? - Tässä kohdassa ei kysytä lähetettävien opiskelijoiden lukumäärää, vaan kyseisen yhteistyöoppilaitoksen kokonaisopiskelijamäärää. Jos kyseessä on suora työssäoppimispaikka, jolla on PIC-koodi, mitä kohtaan C.2.1 vastataan? - Mikäli kyseessä on yritys, tähän voi kirjoittaa esim. oppisopimusopiskelijoiden määrän jos sellaisia on. Mikäli opiskelijoita ei ole, kirjoitetaan 0 Organisaation tyyppi (esim. yritys) käy ilmi C.2.1. -kohdan ensimmäisestä vastauksesta. Oliko niin, että allekirjoitus tarvitaan vain Declaration of Honour -paperiin, joka sitten skannataan liitteeksi? - Kyllä, hakemuksen Declaration of Honor -sivu tulostetaan, allekirjoitetaan ja liitetään skannattuna hakemukseen. Printattua hakemusta ei toimiteta mihinkään? - Kyllä näin on. Teidän kannattaa tulostaa täytetty hakemus itsellenne, mutta paperihakemusta ei lähetetä CIMOon eikä muualle. Lisäksi kannattaa tallentaa itse hakemustiedosto (pdflomake) varmaan paikkaan, sen jälkeen lomake on lähetetty CIMOon. Tämä auttaa siinä tapauksessa, kun huomataan jälkeenpäin, että esim. lähettämisessä on esiintynyt ongelmia. Kysymyksiä & vastauksia on kerätty KA1 -toiminnon hakuinfoista ja koulutuksista. 5