SUOMEN LIONS-LIITTO RY PÖYTÄKIRJA 10/2012-2013 MK 3.5.2013 1 (8) HALLITUS AIKA Keskiviikko 24.4.2013 klo 10.00 13.17 PAIKKA Lions-talo, Kirkonkyläntie 10 Helsinki LÄSNÄ Seppo Söderholm CC puheenjohtaja Heimo Potinkara IPCC Asko Merilä VCC KÄSITELTÄVÄT ASIAT 163-187 Tapani Matintalo DG Jari Vuorinen DG Bo Lindberg PDG Terho Mäkimartti IPDG saapui 184 käsittelyn aikana Thorleif Johansson MD-PRC este Maarit Kuikka GS sihteeri LIITTEET 167; 168/1-2; 169; 171; 172/1-2; 173; 176; 177/1-4; 178-179; 181; 182/1-3; 183/1-2; 184 JAKELU Hallitus 7 DG:t 12 PID:t 6 Tilintarkastajat 4 GS Maarit Kuikka 1 Arkisto 1 Yhteensä 31
Hallitus 3.5.2013 2 (8) KÄSITELTÄVÄT ASIAT 163 Avaus 3 164 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 165 Edellisen kokouksen pöytäkirja 3 166 Esityslistan hyväksyminen 3 167 Tuloslaskelma 1.7.2012 31.3.2013, liite 3 168 Toimialojen ja työryhmien budjetit, liitteet 1-2 3 169 Leoraha kaudella 2013 2014, liite 3 170 Hallintokulujen mahdollinen vyöryttäminen aktiviteeteille 4 171 Leorahan säännöt, liite 4 172 Avustushakemus Leo Europa Forumin (LEF) 2013 järjestelyihin, liitteet 1-2 4 173 Pääsihteerin loma kesällä 2013 ja palkankorotus 1.7.2013 alkaen, liite 4 174 Liiton edustajat Europa Forumissa Istanbulissa 31.10. 2.11.2013 4 175 Liiton edustajat Arne Ritari säätiön hallituksen jäseniksi 5 176 Lions SM-mestaruuskilpailuohjeet, liite 5 177 Verkkosivujen julkaisujärjestelmän uusiminen, liitteet 1-4 5 178 Liiton osallistuminen Nenäpäiväkampanjaan, liite 5 179 Joulukortit ja arpajaiset kaudella 2013 2014, liite 6 180 Orkester Norden suomalaisten soittajien valinta orkesteriin 6 181 SKEBAn lisäbudjetti 2012 2013, liite 6 182 Palkitsemiset 6 183 SM-kilpailuhakemukset, liitteet 1-2 7 184 Muut asiat, liite 7 185 Ilmoitusasiat 7 - Net-työryhmän puheenjohtaja - Vuosikokouksen tiedotustilaisuus pe 7.6.2013 klo 11.30 12.30 - Työsopimusneuvotteluihin valmistautuminen - Sähköiseen laskutukseen siirtyminen - Tietohallintoprojekti Sovelton johdolla - Jäsenrekisterin avaaminen jäsenille 1.7.2013 - Saapuneet toimiala- ja työryhmäraportit 186 Seuraava hallituksen kokous ja muut kokoukset 8 187 Päätös 8
Hallitus 3.5.2013 3 (8) 163 AVAUS Puheenjohtaja Seppo Söderholm avasi kokouksen klo 10.00. 164 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. H: Todettiin. 165 EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA Hyväksytään edellisten kokousten (15.2., 4.3. ja 8.4.2013) pöytäkirjat. 166 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN Hyväksytään kokouksen esityslista. 167 TULOSLASKELMA 1.7.2012 31.3.2013 LIITE GS: Käsitellään tuloslaskelmasta esiin nousevat asiat. H: Merkittiin tiedoksi Lion-lehden nro 2 ilmoitustulojen pieni määrä. Muutoin taloudellinen tilanne on positiivisen talousennusteen mukainen. Talousennuste päivitetään hallituksen kokoukseen 7.6. Kassavirtaennuste vaikuttaa siltä, ettei ulkopuolista lainaa tarvita kauden lopussa. 168 TOIMIALOJEN JA TYÖRYHMIEN BUDJETIT 2013 2014 LIITTEET 1-2 GS: Hyväksytään toimialojen ja työryhmien budjettiesitykset kaudelle 2013 2014 liitteen mukaisesti. Toimialojen ja työryhmien budjettiesitykset perustuvat toimintasuunnitelmaan, ja niissä on otettu huomioon liiton talouden reunaehdot 2013-2014. H: Hyväksyttiin, paitsi leotoiminnan osalta, josta päätös :ssä 169. Todettiin, että kaudella 2013-2014 avustusten tarve liiton nuorisotoiminnan tukemiseksi (ml. NSR-aktiviteetit) on yhteensä yli 100 000, ellei ulkopuolista tukea esim. Skeban järjestämiseksi saada. 169 LEORAHA KAUDELLA 2013 2014 LIITE GS: Hyväksytään leorahan suuruudeksi 15 000 seuraavalla toimintakaudella. Kaudella 2012 2013 leorahaa maksettiin 14 000. Kaudelle 2013 2014 hakemus on 16 000. Leoraha maksetaan leorahaa koskevien sääntöjen mukaisesti kahdessa erässä (elokuu ja lokakuun alku).
Hallitus 3.5.2013 4 (8) 170 HALLINTOKULUJEN MAHDOLLINEN VYÖRYTTÄMINEN AKTIVITEETEILLE GS: Hyväksytään asian esittely Heinolan vuosikokouksessa liiton talousarvion 2013-2014 käsittelyn yhteydessä. Talousryhmä käsitteli asiaa kokouksessaan ke 10.4. ja päätti esittää hallitukselle, että Heinolan vuosikokoukselle esitetään liiton toimiston henkilöstökulujen ja yleisten toimistokulujen jakaminen kaudesta 2013 2014 alkaen aikaisempia vuosia kattavammin eri kustannuspaikoille (hallinto ja aktiviteetit). Tähän saakka ns. vyöryttämistä on tehty pankki- posti-, atk- ja yleisten toimistokulujen osalta nuorisovaihdon, tiedotuksen ja Lions Questin osalta. Jatkossa vyöryttämiseen sisällytetään myös mm. henkilöstökulut. Vyöryttämisperiaatteet ja prosentit määritellään jokaiselle toiminnolle syksyn 2013 aikana, ja ne kirjataan rahastojen sääntöihin ja muiden toimintojen toimintaperiaatteisiin. Pääsihteeri vastaa vyöryttämisprosenttien määrittelystä. Tilintarkastaja Marja-Leena Turunen osallistui talousryhmän kokoukseen. H: Todettiin, että henkilöstökulujen ja yleisten toimistokulujen (ei kiinteistön kuluja) jakaminen kaikille liiton kustannuspaikoille on yleinen järjestön taloushallintoon kuuluva asia, joka ei tarvitse vuosikokouskäsittelyä. Asiasta päättää kuvernöörineuvosto 7.6. hallituksen esityksestä. 171 LEORAHAN SÄÄNNÖT LIITE GS: Hyväksytään esitys leorahan säännöiksi. Leorahaa koskevat säännöt on laadittu 25.9.2012 pidetyn hallituksen 2/2012 2013 kokouksen :ssä 44 tehdyn päätöksen perusteella siten, että leoraha sisältää leojohtajan kulut, leojen mahdollisen osallistumisen Lions-kokouksiin (kansallinen ja kansainvälinen) sekä piirien leojohtajien koulutuksen. H: Hyväksyttiin seuraavin muutoksin: Kohta 3: Leorahan vuosikello a. SLH:n ja LeoD:n yhdessä tekemä toimintasuunnitelma ja talousarvioesitys toimitetaan SLL:n hallitukselle tammikuun aikana. b. KVN-kokous hyväksyy helmikuussa suunnitelman SLH:n seuraavan kauden toiminnasta. c. SLL:n hallitus hyväksyy SLH:n talousarvioesityksen ja tekee päätöksen leorahan suuruudesta SLH:n ehdotuksen mukaisesti huhtikuussa. 172 AVUSTUSHAKEMUS LEO EUROPA FORUM (LEF) 2013 JÄRJESTELYIHIN LIITTEET 1-2 GS: Päätetään arpajaistuoton käyttämisestä LEF2013-tapahtuman järjestämisestä aiheutuviin kuluihin hakemuksen (10 000 ) mukaisesti. 173 PÄÄSIHTEERIN LOMA KESÄLLÄ 2013 JA PALKANKOROTUS 1.7.2013 ALKAEN LIITE GS: Hyväksytään pääsihteerille 24 päivän loma kesällä 2013 ja merkitään tiedoksi pääsihteerin viikonlopputöistä aiheutuvien vapaiden pitäminen keväällä 2013.
Hallitus 3.5.2013 5 (8) Lisäksi hyväksytään puheenjohtajiston (CC, IPCC ja VCC) kanssa neuvoteltu korotus pääsihteerin palkkaan 1.7.2013 alkaen. Pääsihteeri ei osallistunut asian käsittelyyn. Pääsihteeri on kesälomalla 13.7. 5.8.2013. 174 LIITON EDUSTAJAT EUROPA FORUMISSA ISTANBULISSA 31.10. 2.11.2013 GS: Valitaan liiton edustajiksi Eurooppa Forumiin CC Asko Merilä ja tuleva VCC puolisoineen, PDG Harri Westermarck (seminaarialustaja) ja pääsihteeri. Nuorisovaihtojohtaja ja nuorisovaihdon edustaja osallistuvat Europa Forumin yhteydessä järjestettävään nuorisovaihtokokoukseen liiton edustajina. EF-matka on otettu huomioon nuorisovaihdon budjettiesityksessä 2013-2014. Liitto korvaa PDG Harri Westermarckin matkakulut, ellei Europa Forumin järjestäjä maksa kutsumansa puhujan matkoja. 175 LIITON EDUSTAJAT ARNE RITARI -SÄÄTIÖN HALLITUKSEN JÄSENIKSI GS: Valitaan liiton edustajaksi ARS-hallitukseen CC Seppo Söderholm. Lisäksi valitaan kaksi jäsentä ARS-hallitukseen erovuoroisten jäsenten tilalle (Matti-Pekka Mäkelä, F-piiri ja Martti Lehtelä, M-piiri). H: ARS-hallituksen jäseniksi valittiin CC Seppo Söderholmin lisäksi PDG Urho Karhu K- piiristä ja DG Tapani Matintalo E-piiristä. DG Tapani Matintalo ei osallistunut asian käsittelyyn. 176 LIONS SM-MESTARUUSKILPAILUOHJEET LIITE GS: Hyväksytään muutosesitys Lions SM-mestaruuskilpailuohjeisiin kohta 10. Mestaruuskilpailujen ajankohtien tulee olla sellaisia, että ne eivät osu samaan aikaan kansainvälisen järjestön, liiton tai piirien vuosikokousten kanssa. Kuitenkin liiton vuosikokouspaikkakunnalla voidaan järjestää mestaruuskilpailut, jos vuosikokousjärjestäjä näin päättää. Tuolloin vuosikokousjärjestäjä määrittelee kilpailuajankohdan. 177 VERKKOSIVUJEN JULKAISUJÄRJESTELMÄN UUSIMINEN LIITTEET 1-4 GS: Päätetään liiton verkkosivujen uuden julkaisujärjestelmän toimittajasta tarjouspyynnön perusteella. Lions-liiton www-sivujen uudistus toteutuu 1.7.2013 alkaen. Sisältöjen uudistamisen lisäksi sivut
Hallitus 3.5.2013 6 (8) jaetaan ulkoisiin (Internet) ja sisäisiin (Extranet). Kokonaisuudistus edellyttää myös julkaisujärjestelmän uudenaikaistamista tarjouspyynnön mukaisesti. Tarjousta on pyydetty neljältä palveluntarjoajalta (Avoine Oy Cybercom Finland Oy, Pilvipouta Oy, Verkkoviestin Oy), joista Cybercom ja Pilvipouta vetäytyivät jo ennen tarjouksen jättämistä aikataulusyistä. H: Valittiin verkkosivujen julkaisujärjestelmän toimittajaksi Verkkoviestin Oy. 178 LIITON OSALLISTUMINEN NENÄPÄIVÄ-KAMPANJAAN 2013 LIITE GS: Hyväksytään palvelu- ja varainhankintatoimialan ohjausryhmän esitys osallistua Nenäpäiväkampanjaan 16.10. 8.11.2013 ja hyväksytään PDG Jorma Laurila LC Helsinki/Pihlajamäki kampanjan vetäjäksi liitossa. 179 JOULUKORTIT JA ARPAJAISET KAUDELLA 2013-2014 LIITE GS: Päätetään joulukortti- ja arpajaistyöryhmän esityksestä hallitukselle joulukorttien ja arpojen myynnin ja markkinoinnin samanaikaisesta suorittamisesta ajalla 1.9.2013-31.1.2014. Näin arvoille varmistetaan riittävän pitkä myyntiaika hyvän tuoton saamiseksi. Lisäksi arpajaistyöryhmä esittää hallitukselle, että se valtuuttaa Oy Alandia-Games Ab:n käynnistämään arpajaisluvan hakemisen poliisiviranomaisilta. Hallitus korostaa, että arpajaisvoittojen määrän on oltava aikaisempaa huomattavasti suurempi, eikä Convention-palkintojen määrä saa olla kovin suuri. Arpoja myydään vain leijonille. 180 ORKESTER NORDEN SUOMALAISTEN SOITTAJIEN VALINTA ORKESTERIIN GS: Päätetään liiton tukemien suomalaisten soittajien kokonaismäärästä Orkester Nordenissa. Suomesta on 14 hakijaa orkesteriin. Liitto on ilmoittanut tukevansa kymmenen nuoren soittajan osallistumista Orkester Nordeniin kesällä 2013, ja lisäksi hallitus päätti 15.2.2013 kokouksessaan ( 151), että liitto tukee ON-soittajien Hampurin Convention-esitystä 7000. H: Päätettiin tukea 14 nuoren soittajan osallistumista Orkester Nordeniin, mutta orkesterille ilmoitetaan, että ensi kaudesta lähtien suomalaisten soittajien määrä orkesterissa on kymmenen. Pyritään pääsemään takaisin tilanteeseen, jossa klubit tukevat oman paikkakuntansa nuoren soittajan osallistumista Orkester Nordenin toimintaan. 181 SKEBAN LISÄBUDJETTI 2012-2013 LIITE GS: Hyväksytään SKEBAN lisäbudjettiesitys kaudelle 2012-2013. Liitolta haetaan tukea 7146,52. Tarve lisäbudjetille syntyi, kun SKEBAlle ei myönnetty OKM:n avustusta.
Hallitus 3.5.2013 7 (8) 182 PALKITSEMISET LIITTEET 1-3 GS: Hyväksytään seuraavat ansiomerkkianomukset: Liiton ansiotähti (kaiverruksella): DC Ari Lindell, LC Loimaa/Tähkä Medal of Merit: Lion Timo Salmi, LC Helsinki/Pohjoinen ry Lion Leo Tervo, LC Suonenjoki/Soittu II-ruusuke ARS-asiamies Timo Haasto, LC Vihti/Hiidenvesi 183 SM-KILPAILUHAKEMUKSET LIITTEET 1-2 GS: Hyväksytään seuraava SM-kilpailuhakemus: Liiton ja H-piirin karaokemestaruuskilpailut 22.2.2014, järjestäjänä LC Savonlinna/Sääminki Keilailumestaruuskilpailut helmi-maaliskuu 2014, järjestäjänä LC Helsinki/Laajasalo 184 MUUT ASIAT Marja-Leena Knuutisen tutkimuslupa-anomus LIITE GS: Hyväksytään Knuutisen lupahakemus tutkia Lions-liiton arkistossa olevaa koulutusmateriaalia jatko-opintoja varten. 185 ILMOITUSASIAT GS: Merkitään tiedoksi seuraavat tilaisuudet ja liiton toimintaa koskevat asiat: Net-työryhmän puheenjohtaja NET-työryhmän puheenjohtaja Henri Säilä on pyytänyt eroa tehtävästään 17.4. työtehtäviin vedoten. Päätös mahdollisesta uudesta NET-työryhmän puheenjohtajasta tehdään 7.6. hallituksen ja KVN:n kokouksessa. Jäsenrekisteriuudistuksen ja tietohallintoprojektin myötä NETtyöryhmän tarvetta jatkossa on syytä harkita. Vuosikokouksen tiedotustilaisuus pe 7.6.2013 klo 11.30 12.30.
Hallitus 3.5.2013 8 (8) Äitienpäiväviikon palveluaktiviteetti ja Puoli Seitsemän -ohjelman kuvaukset ti 30.4. Tampereella Työsopimusneuvotteluihin valmistautuminen Sähköiseen laskutukseen siirtyminen Tietohallintoprojekti Sovelton johdolla Jäsenrekisterin avaaminen jäsenille 1.7.2013 Saapuneet toimiala- ja työryhmäraportit o palvelu- ja varainhankintatoimiala o SKEBA H: Merkittiin. 186 SEURAAVA HALLITUKSEN KOKOUS JA MUUT KOKOUKSET GS: Merkitään tiedoksi seuraavat kokoukset: Hallituksen kokoukset 2012-2013 10/perjantai 7.6.2012 klo 9, Heinola Kuvernöörineuvoston kokoukset 2012-2013 5/7.6. klo 13.00, Heinola Kuvernöörineuvoston kokoukset 2013-2014 1/ su 9.6. klo 13 Järjestäytymiskokous, Heinola 2/2013 2014, 24.-25.8.2013, Utajärvi, Rokua 3/2013-2014, 16.-17.11.2013 klo 10, Savonlinna 4/2013 2014, 15.-16.2.2014. klo 10, Mikkeli 5/2013 2014, 6.6.2014 Pori Muita kokouksia 5. - 9.7.2013 Convention, Hampuri, Saksa H: Merkittiin. 187 PÄÄTÖS Puheenjohtaja kiitti osallistujia ja päätti kokouksen klo 13.07. ALLEKIRJOITUS Seppo Söderholm puheenjohtaja Maarit Kuikka pääsihteeri