VTT TIETOTEKNIIKKA TUTKIMUSRAPORTTI TTE4-2005-2. Mobiilitekniikka kokemusperäisen tiedon keruussa ja hyödyntämisessä

VTT TIETOTEKNIIKKA TUTKIMUSRAPORTTI TTE4-2005-2 Mobiilitekniikka kokemusperäisen tiedon keruussa ja hyödyntämisessä Loppuraportti 10.2.2005

Muutoshistoria Versio Pvm Laatija(t) Tarkastaja Kuvaus 0.1 14.1.2005 Olli Kuusisto, Asta Bäck 0.9 1.2.2005 Olli Kuusisto, Asta Bäck, Janne Pajukanta 1.0 10.2.2005 Olli Kuusisto, Asta Bäck, Janne Pajukanta Loppuraportin ensimmäinen versio kommentoitavaksi johtoryhmälle Loppuraportti kommentoitavaksi johtoryhmälle Hyväksytty versio Yhteystiedot Olli Kuusisto VTT Tietotekniikka PL 1204, FIN-02044 VTT Katuosoite: Metallimiehenkuja 10 Puh. (09) 4561, fax (09) 455 2839 Sähköposti: olli.kuusisto@vtt.fi Web: http://www.vtt.fi/tte/ End of editable fields Viimeisin muutos 10.2.2005 Copyright VTT Tietotekniikka 2005. Kaikki oikeudet pidätetään. VTT Tietotekniikka pidättää oikeuden muuttaa dokumentin sisältöä ilman etukäteisilmoitusta. Dokumentin tekstin luvaton levittäminen, kopioiminen tai julkaiseminen missään muodossa on kielletty.

Esipuhe Tämä julkaisu on VTT Tietotekniikassa vuonna 2004 tehdyn projektin "Mobiilitekniikka kokemusperäisen tiedon keruussa ja hyödyntämisessä" loppuraportti. Projektin rahoittajina ovat toimineet VTT Tietotekniikka sekä Jakelun Kehittämisryhmä, joka on myös toiminut projektin johtoryhmänä. Se koostuu seuraavista henkilöistä: Bernt Söderlund, Helsingin Sanomat Lasse Yläneva, Suomen Posti Juhani Seles, Suomen Posti Pekka Heikura, Suomen Posti Helvi Liukkaala/Rauno Asplund, Aamujakelu Markku Määttänen, TS-Yhtymä Juhani Penttilä, ESA-Jakelut Kimmo Pöllänen, Etelä-Karjalan Jakelu Lasse Valkila, Karjalainen Pentti Kurunmäki, Sanomalehtien Liitto Anne Jumpponen, Viestintätyönantajat (VTA) Projektin käytännön toteutuksesta ovat vastanneet VTT Tietotekniikan Median tutkimusalueen tutkijat Olli Kuusisto (projektipäällikkö), Asta Bäck ja Janne Pajukanta. VTT:n projektiryhmä haluaa kiittää johtoryhmää saadusta tuesta, tiedoista ja kommenteista projektin kuluessa. Toivomme tutkimuksen palvelevan yrityksiä omien toimintojen tehostamisessa. Espoossa 10.2.2005 Tekijät 1

Sisällysluettelo Esipuhe 1 Sisällysluettelo 2 1 Johdanto 3 1.1 Tausta 3 1.2 Tavoite 4 2 Kokemusperäinen tieto 5 2.1 Kokemusperäinen tieto jakelussa 7 3 Mobiilin viestinnän mahdollisuudet jakeluorganisaatioissa 9 3.1 Jakeluorganisaatioiden haastattelut 9 3.2 Mobiilin viestinnän potentiaaliset aihealueet 12 4 Pilotit 13 4.1 Tiedon keruu 13 4.2 Toimintamalli kokemusperäisen tiedon keruuseen ja hyödyntämiseen 17 4.2.1 Kontti-palvelualustan ominaisuudet /5/ 17 4.2.2 Jakotyöhön sovelletun palvelualustan määrittely ja testaus 19 5 Kokemusperäisen tiedon hyödyntäminen jakelussa 22 6 Johtopäätökset ja suositukset 24 6.1 Johtopäätökset ja yhteenveto 24 6.2 Suositukset etenemisestä 26 Lähdeluettelo 28 Liite 1 Laitekatsaus (12.8.2004) 29 2

1 Johdanto 1.1 Tausta Vuosina 2001-2004 toteutetussa "Jakelun logistiikkaketjun langaton ohjaus ja seuranta (JALAN)" -projektissa selvitettiin maantieteellisesti ja organisatorisesti hajautuneen toiminnan seurannan ja ohjaamisen asettamia vaatimuksia. Pilottikohteena oli sanomalehtien varhaisjakelu, johon sovelluskohteeseen rakennettiin ja muokattiin useita pilot-sovelluksia sekä käyttöliittymiä kenttäolosuhteissa suoritettuja testejä varten. Hankkeen aikana tuli esille, että pilotoitujen faktatietoa sisältävien jakokirja-, tiedote- ja palautetietojen lisäksi henkilöstöllä on paljon sellaista kokemusperäistä tietoa, jota ei ole tallennettu minnekään. Tällaista tietoa voivat olla mm. toiminta vaaratilanteissa, lehtien eri käsittelytavat tai mahdolliset jakopiirikohtaiset menettelytavat sekä erilaisten ongelmatilanteiden hoitaminen. Tämäntyyppisen kokemusperäisen tiedon tarve on tyypillisesti tapaus- tai tilannekohtaista /1/. Osa tiedosta voidaan koota ja muokata helposti käsitettävään muotoon, ja välittää tiedon tarvitsijoille. Osa taas on sen kaltaista tietoa, että se parhaiten välittyy välittömän yhteisöllisen kommunikaation kautta. Organisaation oppiminen, etenkin kokemusperäisen tiedon osalta, tapahtuu suurelta osin henkilöiden välisen kommunikoinnin kautta. Monissa organisaatioissa työn tekeminen hajautuu maantieteellisesti ja/tai organisatorisesti moneen paikkaan, jolloin keskinäistä kommunikaatiota ei juurikaan tapahdu. Tiimi- yms. palavereissa voidaan asioita käsitellä, mutta niitä on yleensä suhteellisen harvoin. Usein myös tiedon tarve on kertaluonteista ja tilannekohtaista. Mobiili tietotekniikka ja kehittymässä oleva läsnä-äly (ubi computing, ambient intelligence) tarjoavat mahdollisuuksia sekä kokemusperäisen tiedon jakamiseen että sen keräämiseen lähes suoraan tapahtumapaikoilta. Haasteeksi muodostuu se, miten kerättävissä oleva tieto ja aineisto (kuvat, video, puhe, teksti) saadaan koottua ja käsiteltyä niin, että niistä jalostuu käyttökelpoista aineistoa yhteisön ja organisaation käyttöön. Kehitystrendinä on myös entistä vahvemmin, että kukin yritys keskittyy omaan avainosaamiseensa, jolloin kokonaisuuksien toteuttaminen vaatii monen eri organisaation osallistumista. Tällöin on iso haaste varmistua siitä, että kokemusperäinen tieto ei katoa, vaan saadaan talteen ja hyödynnettyä niin, että se edistää koko verkoston tehokasta toimintaa. Hajautuneen ja liikkuvan organisaation haasteita ovat: Yksilön kokemus ei helposti siirry organisaatioiden muiden jäsenten hyödyksi Sitoutuminen organisaatioon jää usein heikoksi ja työsuhde lyhyeksi -> vaihtuvuus aiheuttaa suoria ja epäsuoria kustannuksia Yhteistyö ja kommunikaatio ovat vähäistä, koska työ suoritetaan yksinään ja työ tapahtuu eri aikaan kuin muilla Monivaiheisessa tuotantoketjussa lattiatason tieto ei välity niille, joille sen pitäisi välittyä 3

1.2 Tavoite Projektin alkuperäisiksi tavoitteiksi asetettiin: 1. Menetelmä- ja prosessikehitys eri formaateissa ja tavoilla kerättävän/kertyvän tiedon hallintaan ja jalostamiseen käyttökelpoiseen, hyödylliseen ja kiinnostavaan muotoon. 2. Järjestelmäkonsepti mobiilin hajautuneen työyhteisön reaaliaikaiseksi oppimis- ja kommunikointijärjestelmäksi, joka välittömän kommunikoinnin lisäksi tukee ongelmanratkaisua ja tietämyksen kerryttämistä sekä parantaa hajautuneen työyhteisön yhteistyötä ja yhteisöllisyyttä Kuva 1. Projektin tavoitteet. Projektissa pyrittiin kehittämään tulevaisuuden toimintamalli, joka tarjoaa organisaatiolle välineitä: ongelmien raportointiin vastausten löytämiseen ideoiden ja kokemusten jakamiseen verkostojen luomiseen organisaation sisällä ja yli organisaatiorajojen kanssakäymiseen - ilojen ja surujen jakamiseen organisaation ilmapiirin aistimiseen Projektissa oli tarkoitus pilotoida ja testata laajalti käytännössä eri mediaformaatteja (puhe, teksti, push-to-talk, kuvat, video) käyttäjiä kiinnostavien sisältöjen synnyttämiseksi. Kun TEKES-rahoitushakemukseen saatiin kielteinen päätös, jouduttiin tehtäviä karsimaan. Tällöin päätettiin keskittyä tiedonkeruun pilotointiin ja tiimin/jakeluorganisaation viestintäkanavan toimintamallien kartoittamiseen sekä konkretisoida päätöksentekoa varten, mitä se voisi jatkossa pitää sisällään. Kerätyn aineiston hyödyntämiseen kaavailtiin toimintamallia, jolla pystytään helposti ja edullisesti käyttämään kerättyä tietoa eri tarkoituksiin. 4

2 Kokemusperäinen tieto Filosofi Michael Polanyi loi 1950-luvulla käsitteen hiljainen tieto (tacit knowledge) kuvaamaan sellaista tietoa, jota ei voida eksaktisti mallintaa tai edes sanallisesti ilmaista. Tieto tai tietämys (knowledge) koostuu hänen mukaansa hiljaisesta (tacit) ja täsmällisestä (explicit) tiedosta. Hiljainen tieto tarkoittaa sellaista tietoa, jota on vaikeaa tai jopa mahdotonta ilmaista sanallisesti. Hiljainen tieto opitaan työnteon yhteydessä ja sitä ei usein ole tarkkaan määritelty. Se on kokemukseen perustuvaa arvioivaa ajattelua, valikoivaa toimintaa ja kykyä yhdistellä eri tietoja. Tässä raportissa siitä käytetään termiä kokemusperäinen tieto. Täsmällinen, faktatieto, puolestaan on selvästi julki lausuttavissa olevaa tietoa, esimerkiksi tilastot ja muistiot ym. kirjalliseen muotoon saatettavissa oleva tieto. Tieto syntyy ja kasvaa hiljaisen tiedon ja eksplisiittisen tiedon vuorovaikutuksen kautta. Prosessi on sosiaalinen, ts. ihmisten välillä tapahtuva. Kokemusperäinen tieto täydentää täsmätietoa, kirjoitettua sanaa, matemaattista kaavaa tai karttaa. Se on kokemuksen tuomaa osaamista, jota on sanoin vaikea kuvata ja selittää toisille, ja näkyy ulospäin taitavana ja sujuvana toimintana. Kokemusperäinen tieto perustuu kokemukseen, tekemällä oppimiseen, yritykseen ja erehdykseen. Se voi olla esimerkiksi tietoa siitä, miten asiat toimivat tai miten asiakkaat reagoivat eri tilanteissa. Hyvä esimerkki kokemusperäisen tiedon merkityksestä on toiminta palvelualalla, jolloin perusperiaatteiden lisäksi suuri osa toiminnasta pohjautuu aiempaan kokemukseen eri tilanteiden hoitamisesta. Näitä kokemuksia voi kerätä ja jakaa muiden kanssa. Nykyaikaiseen liike-elämään hiljaisen tiedon käsitteen ovat tuoneet japanilainen Ikujiro Nonaka ja Hirotaka Takeuchi kirjassaan: The Knowledge Creating Company. He käsittelevät kirjassaan organisaatiota tiedon luojana. Heidän teoksensa pääajatuksena on selvittää lukijalle, kuinka japanilaiset, menestyvät, yritykset luovat tietoa. Organisaatiollisella tiedon luomisella Nonaka ja Takeuchi tarkoittavat organisaation kykyä luoda uutta tietoa, jakaa uusi tieto ympäri organisaatiota ja sisällyttää se organisaation tuotteisiin, palveluihin ja järjestelmiin /2/. Tiedon luominen tapahtuu hiljaisen tiedon ja täsmällisen tiedon vuorovaikutuksen tuloksena. Tämä vuorovaikutus on sekä dynaaminen että sosiaalinen prosessi. Nonaka ja Takeuchi ovat hahmottaneet tiedon luomisen spiralimaisen luonteen. Prosessi koostuu neljästä osasta: tiedon sosialisaatiosta, ulkoistamisesta, sisäistämisestä ja yhdistämisestä /2/. Sosialisaatiossa (socialization) on kyse hiljaisen tiedon jakamisesta työyhteisössä. Työtoverit jakavat toisilleen kokemuksistaan oppimaansa tietoa toimintansa kautta, kuitenkaan muotoilematta tietoa systemaattiseen, kommunikoitavaan muotoon. Esimerkiksi uuden jäsenen tullessa työyhteisöön hänet ohjataan työyhteisön normeihin ja omaan rooliinsa yhteisössä usein ilman julkilausuttuja ohjeita tai määräyksiä. Vanhat työntekijät näyttävät toiminnallaan, mitä uudelta jäseneltä odotetaan. Kokemusten jakamisen kautta työyhteisölle syntyy yhteisiä sisäisiä malleja (ihmisen tapa jäsentää opeteltava asia mielessään) sekä teknisiä taitoja. Sosialisaatio on yksilön hiljaisen tiedon muuttamista koko yhteisön hiljaiseksi tiedoksi /2/. 5

Ulkoistaminen (externalization) tarkoittaa hiljaisen tiedon muuntamista täsmälliseksi tiedoksi. Hiljainen tieto muotoillaan metaforiksi, analogioiksi, käsitteiksi, hypoteeseiksi tai malleiksi. Mielikuvista on vaikeaa muodostaa ilmauksia, koska mielikuvat ovat usein epätäydellisiä ja hapuilevia. Ajatuksista luodaan käsitteitä, joiden muodostus tapahtuu keskustelun kautta. Esimerkiksi asiakkaiden potentiaalisia toiveita pyritään selvittämään keskustelemalla heidän kanssaan. Pelkkä kysyminen ei riitä, on pyrittävä selvittämään myös asiakkaiden mielikuvat, joita he eivät osaa pukea sanoiksi. Tällaisen keskustelun tulokset ovat asiakkaiden hiljaisesta tiedosta mallinnettua täsmällistä tietoa /2/. Tietojen yhdistämisellä (combination) tarkoitetaan eri lähteistä saatujen täsmällisten tietojen yhdistämistä uudeksi tietokokonaisuudeksi. Eri lähteiden täsmälliset tiedot yhdistetään keskenään uudeksi tiedoksi. Esimerkiksi keskijohto yhdistää tiedot, joita se saa työntekijöiltä, tietoihin, joita se saa johtoportaalta. Näin keskijohto luo uutta tietoa. Eri lähteiden tiedot eivät jää toisistaan erillisiksi tietokokonaisuuksiksi, vaan yhdistyvät toisiaan täydentäen ja luovat uuden kuvan koko asiasta /2/. Sisäistäminen (internalization) tarkoittaa prosessia, jossa täsmällinen tieto sisäistetään niin, että siitä tulee yksilöille ja työyhteisölle hiljaista tietoa. Täsmällisen tiedon sisäistämistä helpottaa, jos se on dokumentoitu tai muokattu suullisen tarinan muotoon. Täsmällisen tiedon sisäistyttyä työyhteisöön tieto näkyy tuotteissa ja palveluissa, joita organisaatio tuottaa. Esimerkiksi tieto, joka syntyy, kun yhden ihmisen kokemukset tulevat tarinoiden ja raporttien kautta epäsuorasti muiden työyhteisön jäsenien kokemiksi, on sisäistämällä syntynyttä tietoa. Täsmällisenä tietona esitetty kokemus muuttuu osaksi koko työyhteisön yhteistä hiljaista tietopohjaa /2/. Sosialisaatio (muutos hiljaisesta tiedosta hiljaiseksi tiedoksi) Kommunikointi ihmisten kesken, kokemusten jakaminen (keskustelu) Ulkoistaminen (hiljaisesta eksplisiittiseksi) Tiedon välittäminen dokumenttien tai viestien avulla. Sisäistäminen (eksplisiittisestä hiljaiseksi) Dokumentit, data, viestit muuttuvat itselle merkitykselliseksi osaamiseksi. Tekemällä oppiminen. Yhdistäminen (eksplisiittisestä eksplisiittiseksi) Tietoa tiedosta; dokumentteja, dataa, viestejä organisoidaan / indeksoidaan. Kuva 2. Tiedon syntyminen ja kasvaminen hiljaisen, kokemusperäisen tiedon ja täsmällisen tiedon vuorovaikutuksen kautta /3/. 6

2.1 Kokemusperäinen tieto jakelussa Organisaation oppiminen, etenkin kokemusperäisen tiedon osalta, tapahtuu siis suurelta osin henkilöiden välisen kommunikoinnin kautta. Jakotyö suoritetaan yöaikaan hajautuneesti, mikä tarkoittaa sitä, että jakajat eivät useinkaan tapaa eivätkä kommunikoi työtoverien kanssa yön aikana. Joillakin lehtien noutopisteillä jakajat saattavat nähdä toisiaan, omista aikatauluistaan riippuen. Tällöin korostuvat hajautuneen ja liikkuvan organisaation haasteet. Ammattitaidon olennainen piirre on kyky soveltaa tietoa konkreettisiin tilanteisiin. Tämä tarkoittaa etenkin eri poikkeustilanteissa tapahtuvaa asiakasta ja prosessia koskevan tiedon sekä organisaatioon liittyvien reunaehtojen monitasoista huomioonottamista käytännön päätöksenteossa. Kirjattu tieto on hyvä apuväline, mutta ammattihenkilö käyttää aina myös omaa kokemuspohjaansa tiedon lähteenä. Tämän kokemusperäisen, ulkoista tietoa täydentävän tietovarannon systemaattisessa kasvattamisessa ja arvioimisessa voi uusi tietotekniikka olla suureksi avuksi. Pääasiana säilyy kuitenkin pyrkimys löytää kussakin tilanteessa paras mahdollinen pohja päätöksille /4/. Suuri osa jakelua koskevasta tiedosta löytyy vain jakokirjoista ja/tai jakajilta. Osa tästä tiedosta voidaan tallettaa tietojärjestelmiin, kuten jakopiirin jakojärjestys ja reitin kulkujärjestys. Osa tiedosta on kokemukseen ja käytäntöön perustuvaa tietoa, jolloin oikeita toimintatapojakin voi olla useita. Tämänkaltaisen tilannekohtaisen tiedon tarve yleistyy, kun työntekijöiden vaihtuvuus kasvaa. Kokemusperäisen tiedon osa-alue liittyy jakeluorganisaation yleiseen tiedonkulkuun ja sen kehittämiseen. JALAN-projektin aikana pilotoidut jakokirjatiedot ja operatiivinen viestintä ovat täsmällistä faktatietoa, jota prosessissa tarvitaan päivittäistä jakelua varten. Jakeluorganisaation tiedonkulkuun liittyvän toiminnan kokonaisuudesta hahmoteltiin ensi vaiheessa seuraava kaaviokuva jakelun viestinnän ja oppimisen tietoteknisestä tuesta (kuva 3). Kuva 3. Jakelun tietotuki ja viestintä (ympäröidyt kohdat projektin kohdealuetta). 7

Hankkeessa keskityttiin kommunikointiin ja tiedonkeruuseen sekä jakotyön oppi-, opastusja tukimateriaalien muokkaamiseen. Ensin selvitettiin alueella työskentelevien ihmisten kanssa, mitä tietoa yleensä tulisi jakaa. Myös tietojen esitystapaa pohdittiin heidän kanssaan - välineen on jäsennettävä tiedot käytäntöä mukailevalla tavalla. Alustavasti ajateltiin, että aihealueita, joissa mobiilitekniikkaa voidaan hyödyntää, voisivat olla: Työtavat eri kulkuvälineissä, eri vuodenaikoina, erilaisissa sääolosuhteissa Toiminta vaaratilanteissa Toiminta poikkeustilanteissa - myöhästyminen, laatuongelmat Asiakasrajapinta - pihat, liukkaus, laatikot 8

3 Mobiilin viestinnän mahdollisuudet jakeluorganisaatioissa 3.1 Jakeluorganisaatioiden haastattelut Jakeluorganisaatioissa eri henkilöstöryhmien kesken suoritetuissa haastatteluissa kartoitettiin aihealueita, jossa mobiilitekniikka (puhe, kuva, video, teksti) voi toimia apuvälineenä joko tiedon keruussa ja/tai tiedon jakamisessa. Mobiilitekniikan soveltamisen tavoitteena olisivat mm. työtyytyväisyyden parantaminen, työn kehittäminen ja uusien ideoiden esillesaanti. Aluetta tarkasteltiin eri jakajatyyppien (vakituinen, vapaapäivän vuorottaja, varajakaja) ja eri kokemustason (uusi, kokenut) jakajien näkökulmasta, esimiesten ja jakeluorganisaation johdon näkökulmasta, koko jakeluorganisaation toiminnan näkökulmasta, ja koko sanomalehden tuotanto- ja jakeluprosessin näkökulmasta. Oheisessa kaaviokuvassa on esitetty haastattelujen pohjalta tehty käsitekaavio liikkuvan tiimin kommunikaatioon liittyvistä asioista. Kuva 4. Käsitekaavio liikkuvan tiimin kommunikaatioon liittyvistä asioista. 9

Tiimi- ja jakajapalavereissa käsitellään, etenkin uusien jakajien kanssa, lehden käsittelyyn liittyviä asioita, kuten miten lehtiä ja jakokirjaa kannetaan mukana, miten lehti otetaan nipusta ja laitetaan luukkuun/laatikkoon, sekä millä tavalla taitettuna lehti kannattaa laittaa erilaisiin luukkuihin. Eri jakajille on omien kokemustensa pohjalta kehittynyt erilaisia tyylejä, eikä oikeata/oikeita tapoja voida määritellä. Kokemusten vaihtaminen ja ideoiden antaminen ovat siten tärkeitä. Lehtien käsittely on tärkeää etenkin työkyvyn ylläpidon kannalta, koska väärä työtapa voi vuosien varrella rasittaa kehoa. Rekrytointivaiheessa sekä tiimi- ja jakajapalavereissa käsitellään usein myös muita työkyvyn ylläpitoon liittyviä asioita, kuten eri keleillä sopivia vaatteita ja jalkineita, nukkumisen palautumisen ja venyttelyn merkitystä. Myös työtapaturmien välttämiseen liittyviä seikkoja käydään läpi. Samalla jakopiirillä liikkuu yleensä vähintään kaksi jakajaa. Mobiililaitteen avulla voidaan kerätä piiriin liittyvää tietoa. Esimiehelle olisi hyödyllistä opastusta tms. varten olla tietoa piiristä "perimä-"/kokemusperäistä tietoa, esimerkiksi kuvamuodossa, jolloin tieto olisi tarvittaessa heti käytettävissä. Tyypillinen ongelma piirillä ensi kertaa olevilla jakajilla on reitin/osoitteen/laatikon löytäminen. Lisäksi voitaisiin dokumentoida piirikohtaisia erityispiirteitä, joista osa on pysyviä: koira irrallaan / pihalla tms. ei talvikunnossapitoa ovellekannot (ovi, laatikko, laatikkoryhmä hankalia, kun eri käytäntöjä samalla piirillä) uudet lisäykset piirille, jotka vaativat piirimittausta vinkit (ovat ja pysyvät samoina) löytyykö piirille vaihtoehtoisia loogisia reittejä, vaihtelevatko ne eri vuodenaikoina kerrostaloremontit (julkisivu, poikkeava sisäänkulku / avaimet) tie poikki Osa em. materiaalista soveltuu myös yleiseksi oppi-/opastusmateriaaliksi uusille jakajille. Jakotyöstä kerättyä tietopankkia voitaisiin hyödyntää etenkin rekrytoinnin ja työnopastuksen tukena. Organisaatioiden toimintaa tehostettaessa vastuuta pyritään siirtämään työntekijätasolle, jolloin jakajatiimien merkitys korostuu. Mobiilitekniikkaa voidaan hyödyntää (reaaliaikaisena) tiedonvälityskanavana tiimin sisällä ja/tai tiimien välillä. Esimerkiksi yön kiireellisiä ongelmia voidaan ratkoa tiimin sisäisen viestinnän kautta, tiimipalavereiden pöytäkirjat voidaan jakaa mobiilisti, ja voidaanpa haluttaessa ylläpitää tiimin/jakeluorganisaation "ilmoitustaulua" ajankohtaisista aiheista. Kamerakännykällä voitaisiin kerätä alue-/piirikohtaista tietoa (tietyöt, auraustilanne jne.) ja välittää ao. tieto organisaation ja toisten jakajien tietoon. Mobiililaitteella olisi helppo kirjata / kuvata asiat ylös heti yön aikana, esim. kuvat ongelmista tai piirimittauspyyntö automaattisesti reitin muuttumisen vuoksi. Myös asiakaspalautteen voisi välittää jakajalle suoraan heti sen saapuessa. Samalla tavalla voidaan parantaa myös tiedonkulkua jakajien ja esimiesten kesken sekä päivä- ja yöesimiehen välillä. Etenkin kaikkiin ulottuva viestintä poikkeustilanteissa koetaan tärkeäksi. Uusille jakajille voitaisiin tällaisissa tilanteissa myös välittää vinkkejä, kuinka kannattaa toimia. Esimerkiksi myöhästymistilanteissa kannattaa piirin jakojärjestys 10

suunnitella niin, ettei jää aamuruuhkan jalkoihin. Myöhästymistilanteissa pitäisi myös pyrkiä välttämään sitä, että myöhästymiset sattuvat aina samoille, piirin lopussa asuville tilaajille. Olisi myös hyödyllistä, että kaikilla olisi yhtenäinen käsitys, mitä asiakkaalle asiasta sanotaan, mikäli hän sitä sattuu kysymään. Haastatteluissa painotettiin, että mobiilitekniikan pitäisi yön aikana palvella ensisijaisesti suoraan työtä, esim. ilmoitus tietöistä, avainongelmista tiedon välittäminen, viestintä ja raportointi tärkeistä akuuteista asioista. Tärkeintä olisi, että yöesimiehelle/päivystykseen tulevat puhelut/viestit koskisivat niitä asioita, jotka on hoidettava välittömästi yöllä. Koska viestinnän helppous lisää viestintää yleisesti, pitäisi järjestelmä rakentaa siten, että viestien kiireellisyys/tärkeys tunnistettaisiin (esim. automaattisesti viestin aihealueen mukaan). Yöllä lähetettävät viestit pitäisi myös pystyä kohdentamaan aihealueen perusteella suoraan oikeille henkilöille. Jakajille lähetetään nykyään kymmeniä tiedotteita vuodessa, samoin jakajien puheluita on myös kymmeniä vuodessa jakajaa kohden. Mobiililla tiedottamisella voitaisiin em. määriä vähentää huomattavasti. Pelkästä tiedotteiden poisjättämisestä saataisiin vuositasolla iso säästö. Mobiilitekniikkaa voidaan myös hyödyntää (reaaliaikaisena) palautekanavana edellisiin työvaiheisiin. Mobiililaitteen avulla voisi esimerkiksi lähettää kuvan siitä, - mihin lehdet on poikkeustilanteissa jätetty, - että laatikko on korjauksen tarpeessa, tai - lehtien/lehtinippujen huonosta kunnosta (märkä, repeytynyt jne.). Samoin voidaan kerätä sisältöä opastusmateriaalia varten mm. nippujen pakkaamisen ja purkamisen sekä reitin ja jättöpaikkojen löytämisen osalta. Mobiilitekniikalla voidaan myös palvella joustavasti kustantajan tietotarpeita ja kehittää uusia palveluja kustantajille. Vaaratilanteita sen sijaan on melko harvoin, ja kaikkiin niistä ei mobiilitekniikan käyttö sovellu. Toisaalta juuri vaaratilanteissa ohjeistus/toimintamallit voivat olla ensiarvoisen tärkeitä. Turvallisuuteen liittyen on olemassa ohjeita ja oppaita, mutta olisiko siitä huolimatta hyötyä välittömästä mobiilista pääsystä niiden tietoihin, jos esim. tarvitaan poliisia, asunnon ovi on auki ja/tai avaimet lukossa. Jakajapalavereissa on myös usein tullut esiin perusasioihin liittyviä kysymyksiä, kuten työtarvikkeet ja niiden saanti, tiedonkulku sekä tuotannon häiriötilanteiden hoito asiakkaan kannalta parhaalla mahdollisella tavalla. On huomattava, että kaikkea aineistoa ei välttämättä kannata välittää langattomasti. Esimerkiksi piirikohtaista opastustietoa voidaan kerätä mobiililaitteen avulla, mutta tieto voitaisiin välittää muussakin muodossa kuin suoraan mobiililaitteeseen. 11

3.2 Mobiilin viestinnän potentiaaliset aihealueet Seuraavassa on tiivistetty luokittelu haastatteluissa esille tulleet aihealueista: 1. Jakotekniikka, lehtien käsittely 2. Työkyvyn ylläpitoon liittyvät asiat oikeat työasennot, vaatteet, jalkineet nukkuminen, palautuminen, venyttely loukkaantumiset ja niiden välttäminen 3. Piirikohtaiset tiedot kokemusperäiset poikkeamat (tietyö, julkisivuremontti, tms.) 4. Oppi- / opastusmateriaalin keruu (uusille) jakajille ja kuljettajille 5. Tiedonvälityskanava tiimin / jakeluorganisaation asioissa yön kiireellisten ongelmien hoitaminen tiimipalaverien pöytäkirjat yms. jakeluorganisaation "ilmoitustaulu", "kuukauden keskusteluaihe" 6. Esimiesten apuväline (jakajien suuntaan, päivä- ja yöesimiehen kesken) 7. Kuljetus palautekanava kuljetukseen / kuljetusten ohjaukseen kuljetuksen opastusmateriaali, kuka vastaa nykyään? nippujen pakkaaminen ja purkaminen reitti, jakeluhuoneet ja jättöpaikat Mobiililaitetta voidaan soveltaa etenkin tiedon keruussa ja välittämisessä, mutta myös tiedon jakamisessa. Kerättyä tietoa voidaan hyödyntää myös mm. (piirikohtaista) opastusta, eri käytäntöjen ja/tai tilannekohtaisia toimintatapojen dokumentointia ja hyödyntämistä varten. Tilannekohtaisen palautteen välittäminen kuvien avulla tuntuisi olevan eniten kiinnostusta herättävä ja myös potentiaalisesti hyödyllisin osa-alue. Kerättävän tiedon käyttötarkoitukset on hyvä käydä läpi jakajien kanssa, ettei pääse syntymään vääriä käsityksiä. Lähtökohtana pitää olla tarve ja saavutettavat hyödyt, mutta kaikkia hyötyjä ei yleensä saada selville ennen kuin asiaa on kokeiltu käytännössä. Käyttäjän kannalta on keskeistä, ettei tietomäärä "mykistä" käyttäjää, vaan että tietoa on esillä aina tarvittava määrä tarvittavasta asiasta. Mobiililaite voisi toimia kontekstisensitiivisesti (asiayhteyteen reagoivasti, esimerkiksi valikko voisi muuttua kellonajan mukaan). Tärkeintä on, että tarvittava tieto on löydettävissä suhteellisen helposti. Toistuvia asiakkaalle asti näkyviä puutteita pitäisi välttää, ja etenkin myöhästymisten yhteydessä tulisi miettiä ratkaisuja siihen, etteivät aina samat tilaajat saa lehteä myöhässä. Vaikka asiaan ei välttämättä löydy kokonaisvaltaista standardiratkaisua, niin monissa organisaatioissa on jo nyt paikallisia tilannekohtaisia ratkaisuja. Mobiilitekniikkaan perustuvan järjestelmän avulla voitaisiin seurata varalehtien käyttöä, kirjata puutteita ja faktatiedon perusteella puuttua ja seurata, että asioihin myös reagoidaan. 12

4 Pilotit Koska pilottien tarkoituksena oli välittää tietoa mm. kuva- ja videomuodossa, tehtiin laitekatsaus (Liite 1) tällaisista mukana kannettavista laitteista, käytännössä lähinnä kamerakännyköistä. Ensi vaiheessa pilotoitiin monimuotoisen palautteen keräämistä ja sen välittämistä kamerakännykällä, jonka käyttäjät jo JALAN-projektissa totesivat olevan kooltaan sopiva viestintäväline. Toisessa osassa testattiin tiimin/jakeluorganisaation tiedotus- ja viestintäkanavan toiminnallisuutta eräällä olemassaolevalla palvelualustalla. 4.1 Tiedon keruu Pilotissa annettiin jakajan käyttöön kamerakännykkä, ja pyydettiin keräämään työn ohessa mahdollisimman paljon käyttökelpoista materiaalia jatkojalostusta varten. Tässä vaiheessa ei rajoitettu ideoita ja ajatuksia, vaan kaikenlainen tieto toivotettiin tervetulleeksi. Tavoitteena oli löytää "elävästä elämästä" ideoita, kysymyksiä ja tarpeita sekä tarkentaa jatkoa sen perusteella. Tiedonkeruuta tehtiin sekä kuva- että videomuotoisena. Tällä simuloitiin kokemusperäisen tiedon keruun ja hyödyntämisen järjestelmän tietojenkeruu -osaa. Seuraavassa on esitetty muutamia kamerakännykällä otettuja kuvia, lisäksi kerättyjä kuvia ja videoleikkeitä on web-albumissa (http://www.vtt.fi/tte/yhtjake/web_album/index.html). Kuva 5. Kuvapalautteet jakelua edeltäville työvaiheille. Lehtinippujen kunnossa toivomisen varaa. 13

Mobiilitekniikka kokemusperäisen tiedon keruussa ja hyödyntämisessä Kuva 6. Vaihtoehtoisia tapoja lehtien käsittelyyn. Kuva 7. Lehtien lastaus autoon. 14

Mobiilitekniikka kokemusperäisen tiedon keruussa ja hyödyntämisessä Kuva 8. Kuinka löytää laatikko puskan takaa. Kuva 9. Lehden taittaminen ja laittaminen pieneen kirjeluukkuun. 15

Mobiilitekniikka kokemusperäisen tiedon keruussa ja hyödyntämisessä Kuva 10. Ongelmatilanteiden dokumentointi (laatikko hukassa, rapussa valot poissa ja johtoja rapuissa meneillään olevan remontin vuoksi, hissi jumissa kerrosten välissä). Edellä esitetyistä muutaman viikon aikana otetuista kuvista voidaan nähdä, että materiaalia saattaa kertyä pilottitilanteessa suhteellisen paljon. Tiedonkeruu vaatii ohjeistusta ja käytännön testausta, jotta päästään sopivalle tasolle tietojen keruussa. Samoin on määriteltävä, missä ja miten käsitellään aineistoa, jota on tarkoitus säilyttää pidemmän aikaa. 16

4.2 Toimintamalli kokemusperäisen tiedon keruuseen ja hyödyntämiseen Pienimuotoista toiminnallisuuden pilotointia varten selvitettiin helposti käyttöönotettavissa olevia palvelualustoja. VTT:llä kehitetty Kontti-palvelualusta tilanneherkille mobiilipalveluille osoittautui potentiaalisimmaksi testaukseen, koska palvelualusta oli olemassa, käytettävissä, ja sitä pystyi suhteellisen helposti muokkaamaan jakelun tiedonkeruun pilotointiin. 4.2.1 Kontti-palvelualustan ominaisuudet /5/ Kontti-alusta mahdollistaa tilanneherkkien mobiilisovellusten kehittämisen. Ohjelmisto tukee kontekstiin (tilanteeseen, asiayhteyteen) perustuvaa sisällön tallennusta ja jakamista käyttäjien ja käyttäjäryhmien kesken. Käyttäjälle näytettävä sisältö on sovitettavissa käyttäjän tarpeiden, käytettävän päätelaitteen ja verkon mukaan. Käyttäjät voivat itse luoda uusia konteksteja sekä jakaa ja julkaista niitä muille käyttäjille ja ryhmille. Kontekstiin voi kuulua aika, paikka, sosiaalinen ympäristö, käytettävissä oleva laite ja muu tekninen ympäristö sekä käyttäjän itse määrittelemiä kriteerejä (esim. työtilanne). Konteksteja voidaan tunnistaa automaattisesti esimerkiksi paikannuksen avulla, mutta käyttäjä voi myös itse aktivoida niitä. Mukana kulkeva mobiilipalvelu voi tarjota käyttötilanteen mukaan valittua sisältöä. Tämä helpottaa olennaisen sisällön löytymistä ja mahdollistaa uudenlaisia käyttötarkoituksia. Kontti-projektin tuloksissa todettiin, että ammattikäytön sovellukset ovat eräs potentiaalinen sovelluskohde kontekstiherkille palveluille. Tällöin konteksti voidaan tunnistaa automaattisesti, ja käyttäjän tarpeet ja toiveet ovat kontekstin perusteella ennustettavissa. Sovelluksesta myös näkee yhdellä silmäyksellä ovatko työkaverit tavoitettavissa tai vaikkapa lähistöllä. Viestin voi kohdistaa tilanteeseen, jossa tietty ryhmä tai henkilö on tietyssä paikassa. Viestin voi "pudottaa" esim. vastaanottajan kotiin, töihin tms. Ohjelmisto tukee kontekstiin perustuvaa sisällön tallennusta ja jakamista käyttäjien ja käyttäjäryhmien välillä sekä kontekstitietoisia viestejä. Käyttäjälle näytettävä sisältö sovitetaan käyttäjän mieltymysten, käytettävän päätelaitteen ja verkon mukaan. Käyttäjät voivat itse luoda uusia konteksteja sekä jakaa ja julkaista niitä muille käyttäjille ja ryhmille. Kuva 11. Kontti-palvelualusta mahdollistaa tilanneherkkien mobiilipalvelujen kehittämisen /5/. Tilanneherkkä palvelualusta koostuu useasta ohjelmistokomponentista kuten kuvasta 12 käy ilmi. Ohjelmistosovellus sallii mobiilin käyttäjän pääsyn useimpiin verkkoaineistoihin, jotka eivät ole suoraan mobiililaitteiden ulottuvilla. Tämä sallii verkkoaineistojen ylläpidon vain yhdessä formaatissa. Verkossa oleva aineisto sovitetaan automaattisesti sitä hakevalle laitteelle. 17

WML XHTML MP HTML J a v a S e r v l e t, JSP Context Manager HTTP PPG MMSProxy HTTP WSP Adaptointi LIF Paikannus Kontekstit Henkilökohtainen ja jaettu sisältö Profiilit Palvelut... Web Services... Kuva 12. Kontti-palvelualustan kokonaisarkkitehtuuri /5/. Kontekstit Aika Paikka Käyttäjän määrittelemä Kontekstiketjut (AND, OR, XOR) Objektit Linkit Muistiinpanot (Media)tiedostot Kansiot Kaverit ja ryhmät Viestit Sisällön jakaminen! Ilmoitus saapuneesta viestistä (PUSH) Kontekstiherkkä sisältö Kuva 13. Palvelualustan asiayhteyteen liittyvän tiedon hallinta voidaan jakaa objekteihin, ystäviin ja ryhmiin sekä viesteihin. Objektit liittyvät tiettyyn asiayhteyteen, ystävien ja ryhmien nykyisiä asiayhteyksiä voidaan julkaista ja tiedustella. Lisäksi voidaan luoda viestejä, jotka toimitetaan vain tietyssä asiayhteydessä /5/. 18

4.2.2 Jakotyöhön sovelletun palvelualustan määrittely ja testaus Alla olevassa kuvassa on jakeluorganisaatioiden haastatteluissa esille tulleista aihealueista valittu potentiaalisimmat ja ryhmitelty ne arvioidun säilytysajan mukaan. Siinä on myös määritelty aineiston todennäköinen säilytysaika ja kerättävän tiedon käsittelypaikka. Oppi- /opastusmateriaali talletus väliaikaiseen kansioon, aineiston läpikäynti sovitusti käsittely ja siirto tarvittavin osin opastus- /oppimateriaaliin Jakotekniikka, lehtien käsittely ks. yllä lisäksi käsittely ryhmä-/aluepalavereissa tarpeen mukaan Työkyvyn ylläpito ks. yllä Tiimikohtaiset tiedot Kuva 10. Aihealueet listattuna arvioidun säilytysajan mukaan. Järjestelmää varten tulee määritellä seuraavia seikkoja: 1. Aineiston syöttö järjestelmään Sisällön ja sitä koskevan tiedon, metadatan, syötön järjestelmään tulee tapahtua mahdollisimman helposti. Sisältöä voi olla esimerkiksi teksti-, puhe-, kuva- tai videotiedosto. Sisällön syöttö ja käyttö vaatii myös siihen liittyvää tietoa, kuten aihealue, keille sisällön tulee näkyä, missä ja milloin sisältö on tehty, sisällön säilytysaika. 2. Järjestelmän arkkitehtuuri tiimikohtainen ylläpito, pääosin lyhytaikainen keskustelukanava Piirikohtaiset tiedot piirikohtainen ylläpito (vakijakaja) Palautekanava talletetaan pääsääntöisesti lyhytaikaisesti tilaaja-/ongelmahistorian tarve? Järjestelmän osalta pitää määritellä minkälaisia käyttäjäprofiileja siihen halutaan tehdä, minkälaista sisältöä kerätään/välitetään ja keille, sekä mitä eri käyttöliittymiä halutaan tukea. Myös käyttäjäryhmät eri aineistojen osalta tulee määritellä, nämä voivat olla esim. organisaatiohierarkian mukaisia ryhmiä. 3. Sisällön jakaminen järjestelmästä Sisällön jakaminen voidaan tehdä joko aktiivisesti itse tietoa hakemalla, tai järjestelmä tarjoaa myös viestien lähettämistoiminnon. Siinä voidaan viitata kerättyyn sisältöön, joka voi olla (media)tiedosto, linkki tai vaikkapa muistiinpano tai kansio. 19

Jakelussa esimerkiksi käyttäjät voisivat nähdä muiden tiimiläisten tilanteen esim. jako alkanut, mikä jakopiiri menossa, jako loppunut) heidän näin halutessaan, tai esimerkiksi paikannusta voitaisiin käyttää automaattisesti tunnistamaan jakopiirin valmiusaste. Asiayhteyksiin liittyvää tietoa voi käyttää myös ryhmäviestinnässä. Ryhmäpalveluun voidaan luoda kuvauksia esim. sijainnista. Kuvaukset välittyvät palvelun kautta käyttäjän valitsemille ryhmän jäsenille. Palvelusta näkee yhdellä silmäyksellä, ovatko muut käyttäjät tavoitettavissa tai vaikkapa lähistöllä. Kuvassa 12 on esitetty yksinkertaistettu kaaviokuva järjestelmän toimintaperiaatteesta. Siinä testattiin suurinta osaa edellämainituista määrityksistä, mutta loppukin on toteutettavissa suhteellisen helposti. Käyttäjä - Mobiililaite -PC Kuva.jpg / Video.3gp Metatiedot - kenelle - mitä sisältää (aihealue) - missä otettu (osoite) - milloin (autom.) - viestin elinkaari (ehdotus autom. aihealueen mukaan) Käyttöliittymät Järjestelmä - käyttäjäprofiilit - personoidut käyttöliittymät ja -oikeudet - omat tiedostot -viestit - henkilökohtaiset - ryhmä- - palautteen välittäminen - jakelu - asiakaspalvelu - tuotanto - kuljetus - oppimateriaali - valmiit - työn alla olevat Kuva 12. Toimintamalli kokemusperäisen tiedon keruuseen ja hyödyntämiseen. Kontti-palvelualustaan määriteltiin käyttäjät ja käyttäjäryhmät, käyttäjäprofiilit sekä viestin aihealueen mukainen jakelu ja alustava säilytysaika. Muilta osin järjestelmää ei lähdetty muuttamaan. Pienimuotoisessa tutkijoiden testauksessa pilottijärjestelmä todettiin toimivaksi ja em. vaatimusmäärityksen täyttäväksi muuten, mutta kyseisessä versiossa tosin viestien lähettäminen liitteineen kesti liian kauan käytännön toimintaa ajatellen. Pilottijärjestelmän toimintaa demonstroitiin mm. Jakelun Infopäivän esityksessä marraskuussa 2005. Kuvassa 13 on esitetty muutamia järjestelmän käyttöliittymän näyttöjä. 20

1 - Aktiiviset kontekstit 2 - Viestit 3 - Työkaverit 4 - Omat linkit (ei käytössä) 5 - Kaikki kontekstit 6 - Kiinteät linkit 1 2 3 4 5 6 Kuva 13. Esimerkki tilanneherkän Kontti-järjestelmän soveltamisesta jakelun kokemusperäisen tiedon keruun ja jakamisen välineeksi. 1. Aktiiviset kontekstit näkyvät ruudun yläreunassa (Töissä, Tapiola). 2. Viestien liitteenä voidaan välittää esimerkiksi äänitiedosto, kuva tai videopätkä 3. Kontti-sovelluksen kaverit -kenttään on listattu työkaverit sekä jakelupomoksi nimetty ryhmä, jonka "taakse" luotiin kanavat eri aihealueiden tiedon lähettämistä varten (palautteet, piirikohtainen tieto, tiimikohtainen tieto, tyky-asiat, oppi-/opastusmateriaali). 4. Linkit -kenttää ei käytetty pilotissa. 5. Vyöhykkeet tarkoittaa eri konteksteja eli asiayhteyksiä, joita sovellukseen on mahdollisuus tehdä. Pilotissa konteksteja olivat työtilanne (töissä/kotona) ja jakoalue (Tapiola). Konteksteja voidaan määritellä aktivoituvaksi automaattisesti (esim. kellonajan mukaan) tai itse aktivoitaviksi. 6. Kiinteät linkit ovat järjestelmään liitettyjä kiinteitä www-linkkejä. 21

5 Kokemusperäisen tiedon hyödyntäminen jakelussa Työyhteisön kokemusperäistä tietoa voidaan hyödyntää organisaation oppimisessa ja muokata toimintamalleiksi. Kaikkea tietoa ei kuitenkaan voi eikä kannata tallentaa, vaan osa tiedosta välitetään esim. tiimin keskinäisen kommunikaation kautta. Nonakan ja Tageuchin tiedon syntymisen ja kasvamisen kaaviossa jakelun tietotuen ja viestinnän osaalueet sijoittuvat seuraavasti: Sosialisaatio Kommunikointi ihmisten kesken, kokemusten jakaminen (keskustelu) => Kommunikointi Ulkoistaminen Tiedon välittäminen dokumenttien tai viestien avulla. => Operatiivinen raportointi, Tiedonkeruu ja muu raportointi Sisäistäminen Dokumentit, data, viestit muuttuvat itselle merkitykselliseksi osaamiseksi. Tekemällä oppiminen. Yhdistäminen Tietoa tiedosta; dokumentteja, dataa, viestejä organisoidaan / indeksoidaan => Sähköinen jakokirja, Koulutus- ja oppimateriaali Kuva 14. Jakelun tietotuki ja viestintä (punaisella merkityt kohdat) sijoitettuna Nonakan ja Tageuchin organisaatiollisen tiedon syntymisen kaavioon. Kerättävän tiedon aikajänne vaihtelee käyttötarkoituksesta riippuen (Kuva 15). Operatiivista tietoa hyödynnetään sekä tietyn yön tilannetiedon välittämisessä kaikille tietoa tarvitsijoille, mutta sitä tarvitaan myös pidemmän aikavälin tilastollisia analyysejä varten, jotta voidaan kehittää toimintaa faktatietoon pohjautuen. Osa tästä tilastotiedosta on hyvää aineistoa koulutus- ja oppimateriaaliksi. Muu tiedonkeruu tuottaa myös tietoa yön tilanteesta eri osapuolille, ja osaa tiedosta voi käyttää oppi- ja tukimateriaalin tekemiseen. Työntekijöiden keskinäisen kommunikoinnin kautta ratkaistaan lähinnä akuutteja eteen tulevia tilanteita, joita ei ole dokumentoitu oppi- ja tukimateriaaleissa. Edellämainitusta voi toisinaan löytyä riittävästi aihetta asian liittämiseen oppi- ja tukimateriaaleihin. Osa tiedoista voidaan käyttää sellaisenaan ja/tai tilastona (operatiivinen viestintä), kun osaa (tiedonkeruu, kommunikointi) täytyy jalostaa ja mahdollisesti tiivistää. Tiedon hyödyntäminen riippuu paljon jakajatyypistä ja työuran pituudesta; onko kyseessä vakituinen jakaja, vapaapäivän vuorottaja vai varajakaja, tai toisaalta aloittelija, osaaja vai konkari. Osa viestinnästä ja tietojen hyödyntämisestä tapahtuu ennen jakoa, osa jaon aikana ja osa jaon jälkeen. Esimerkiksi jaon aikana esilletullut tilanne, joka ei vaadi välitöntä viestintää, voidaan tallentaa välittömästi, ja välittää eteenpäin myöhemmin. 22

Sähköinen jakokirja Operatiivinen raportointi Kommunikointi Muu Yökohtainen Tilastotieto Oppi- ja tukimateriaali Kuva 15. Tiedonkeruu ja tietojen hyödyntäminen. 23

6 Johtopäätökset ja suositukset 6.1 Johtopäätökset ja yhteenveto Yritysten kilpailukyky perustuu entistä enemmän tietoon ja osaamiseen - sekä korkean että matalan teknologian yrityksissä. Kilpailukyvyn säilyttäminen ja parantaminen edellyttää muutoksia organisaatioiden toimintatavoissa. Muutosten ja osaamisen hallinta etenkin hajautetuissa organisaatiossa edellyttää työn, organisaation ja henkilöstön toiminnan ymmärtämistä. Työelämän henkilöstölle asettamien tuottavuus- ja osaamisvaatimusten kasvaessa on työyhteisöjen ja organisaatioiden löydettävä uusia tapoja tukea työntekijöiden työtä huomioiden myös hyvinvointinäkökohdat. KEHITYKSEN YLEINEN SUUNTA 1 2 3 4 5 6 Yrittäjävetoinen keskitetty päätöksenteko Funktionaalinen organisaatio Funktionaalinen hierarkia Verkkoorganisaatio Prosessiorganisaatio Virtuaaliorganisaatio Kuva 16. Organisaatiomallien kehitys /6/. Ammattien ja organisaatiomallien kehitys kulkee kohti vapaamuotoisia organisaatioita, joissa työ tapahtuu vuorovaikutteisesti tiimeissä ja verkoissa (Kuva 16.). Työssä korostuvat yhteistyötaidot ja monitaitoisuus. Käytännössä joustavan ja itseohjautuvan toiminnan aikaansaaminen edellyttää sitä, että "lattiatasolla" on riittävästi tietoa käytettävissä itsenäisten päätösten tekemistä varten. Nämä päätökset täytyy myös pystyä välittämään takaisin. Mobiilitekniikka tarjoaa tähän ratkaisun. Kamerakännyköiden ja muidenkin mobiilien laitteiden - kuten kämmentietokoneiden - kehitys on johtanut siihen, että suuri osa myös mobiilin liikkuvan työyhteisön tiedonvaihdossa varsinaisen viestin lisäksi tarvittavasta metadatasta (viestiin liittyvä tieto) voidaan kerätä ja välittää eteenpäin. Näitä tietoja voivat olla esim. päivämäärä ja kellonaika, sijainti, osoitekirja, puhelu- ja viestitiedot. Em. metadatan pohjalta voidaan esimerkiksi muokata jakokirjaa vuodenajan perusteella tai välittää siihen kellonajan mukainen valikko. Paikkaan, aikaan, aineiston luojaan ja tilanteeseen liittyvää tietoa voidaan hyvinkin helposti kerätä käyttäjän tarvitsematta sitä erikseen dokumentoida. Aineiston käyttöä varten siihen 24

liittyvä metadata täytyy luoda niin, että se on sekä koneellisesti että käyttäjän kannalta helposti käytettävässä muodossa. Pilottikohteet valittiin tarvekartoituksessa esille tulleiden tarpeiden pohjalta. Lisäksi tehtiin päivitetty laitekatsaus (liite 1) laitteista, joissa on kamera tai optio siihen. Parhaimmissa kamerakännyköissä päästiin (kesällä 2004) megapikselin tasoisiin kuviin, joskin usein objektiivin laatu rajoittaa kuvan laatua ehkä enemmän. Toteutetut pienimuotoiset pilotit koostuivat tiedon keruuseen ja jakamiseen liittyvästä menetelmätestauksesta. Pilotoinnin tulosten perusteella tarkennettiin järjestelmäkonseptia hajautuneen ja verkostoituneen työyhteisön oppimis- ja kommunikointijärjestelmäksi. Osa kokemusperäisestä tiedosta on sen luonteista, ettei sitä sen suuren määrän vuoksi kannata kerätä järjestelmiin. Projektissa kokeiltiin kamerakännykän hyödyntämistä tiedonkeruuvälineenä. Kuvat ja videopätkät löytyvät web-albumista (http://www.vtt.fi/tte/yhtjake/web_album/index.html). Kuvien ja lyhyiden videopätkien todettiin olevan havainnollisia tapoja etenkin palautteen välittämiseen edellisiin työvaiheisiin, ongelmatilanteiden dokumentoimiseksi, sekä opastus-/koulutusmateriaalin keruuseen ja välittämiseen. Reklamaatioista ja myöhästymisistä suuri osa aiheutuu muusta kuin jakajasta johtuvasta syystä. Palautteen ja ongelmatilanteiden helpon dokumentoinnin avulla voidaan päästä helposti kiinni reklamaatioiden ja ongelmien aiheuttajiin, ja näin ollen parantaa laatutasoa. Tämä on sekä tilaajan, kustantajan että jakeluorganisaation etu. Palautteen ja ongelmatilanteiden välittäminen tulisi ulottaa soveltuvin osin sekä edellisiin työvaiheisiin että asiakaspalveluun (etenkin toistuvien reklamaatioiden osalta). Ainakin palaute- ja ongelmatiedon välittämiseen kamerakännyköiden resoluutio on riittävä, ja tiedoston koot riittävän pieniä (kuvat 20-30 kb, 10 sekunnin videopätkät alle 100 kb). Videopätkissä pimeys saattaa muodostua rajoittavaksi tekijäksi yöolosuhteissa. Joissain kamerakännykkämalleissa on tosin käytettävissä lisävalo. Jakeluorganisaation viestintäkanavan toimintamallia testattiin olemassaolevan palvelualustan avulla (kpl 4.2). Kuva- ja/tai videoviestien jatkoprosessointia varten määriteltiin tarvittavia lisätietoja, kuten päiväys ja kellonaika, aihealue ja säilytysaika. Pilottijärjestelmä muokattiin sellaiseksi, että se ehdottaa aineiston säilytysaikaa aihealueen perusteella, lähtökohtaisesti tallettaminen on kuitenkin lyhytaikaista ja pidempiaikaisesta säilytyksestä tulee päättää erikseen. Kerättävän aineiston osalta on sovittava vastuut ja missä asiaa käsitellään, esim. projekti-, alue- tai ryhmäpalavereissa. Piirikohtaisen materiaalin osalta vastuun tulee olla piirin jakajilla. Palautteen jakelun tulee olla tarvittavan laaja niin, että mahdolliset ongelmatilanteet pystytään tilaajan kanssa hoitamaan mahdollisimman hyvin. Aineiston mahdollisesta tilastoinnista tulee päättää erikseen. Mobiilitekniikka ei tietenkään yksin ole vastaus kaikkiin jakelun kehittämistarpeisiin, mutta sitä tarvitaan reaaliaikaisen, tehokkaan viestinnän vuoksi. Osa raportissa esitetyistä asioista voidaan hyvinkin hoitaa muutakin kuin mobiilitekniikkaa käyttämällä, mutta eräs mobiilitekniikan (kamerakännyköiden) valtti on se, että tiedonkeruuväline on jatkuvasti mukana, ja pieniä määriä tietoa voidaan kerätä melko vaivattomasti työn ohessa. Tiimien toimintaa voidaan myös helpottaa mobiilisovelluksilla, mutta niiden tulee olla organisaation muuhun toimintaan sovitettu työväline. Ilman organisaation kehittämisen strategiaa ja siihen liittyviä henkilöstön kehittämisen toimenpiteitä todellisten tarpeiden pohjalta eivät mobiilisovellukset edesauta organisaation kehittymistä paljon kuin on mahdollista. Ne voivat parhaimmillaan myös toimia organisaation kehittymisen eteenpäin viejänä. 25

6.2 Suositukset etenemisestä Sanomalehtien varhaisjakelua voidaan tehostaa langattoman viestinnän avulla välittämällä tietoa jakajan ja jakeluorganisaation kesken. Vuosina 2001-2004 toteutetussa JALAN-projektissa pilotoitiin operatiivista faktatietoa sisältävien jakokirja-, tiedote- ja palautetietojen välittämistä käytännön kenttäolosuhteissa. Samalla havaittiin, että näiden tietojen lisäksi henkilöstöllä on paljon sellaista kokemusperäistä tietoa, jota ei ole tallennettu minnekään. Osa tästä tiedosta on mahdollista saada organisaation haltuun mobiilitekniikkaa hyödyntämällä. Kuvassa 16 on esitetty jakelun tietotuen ja viestinnän kokonaisuus, joista JALAN-projektissa käytiin läpi sähköistä jakokirjaa ja operatiivista viestintää, ja tässä projektissa kokemusperäisen tiedon keruuta ja hyödyntämistä. Älykäs interaktiivinen jakokirja Sähköinen jakokirja (tilaus- ja reittitiedot) Kommunikointi Langaton viestinvälitys (ihminen-ihminen/ ihminen-järjestelmä) Automaattinen tuottaminen Korjaukset Poikkeustilanteiden hallinta, opastus- ja tukimateriaalin käyttö Operatiivinen raportointi sekä muu tiedonkeruu Tietojärjestelmät Levikkijärjestelmä Jakelutietojärjestelmä Jakelun seurantajärjestelmä Oppimateriaalijärjestelmä Kuva 16. Kokemusperäisen tiedon keruun ja hyödyntämisen (lihavoidut osa-alueet) liittyminen jakelun järjestelmiin. Jakelun tietotuen ja viestinnän kehittämisessä voi edetä useaa reittiä, kuten kuvasta 17 näkyy. Ensimmäisiä kehityskohteita lienevät operatiiviseen toimintaan suoraan liittyvät automaattisesti tuotettava jakokirja sekä operatiivinen raportointi, joista on jakajille päivittäistä hyötyä. Sen jälkeen voidaan edetä kommunikoinnin ja muun tiedonkeruun kautta opastus- ja tukimateriaalin (mobiiliin) käyttöön. Eteneminen kannattaa vaiheistaa, ja sitä kannattaa pilotoida ennen laajempaa käyttöönottoa. 26

Automaattisesti tuotettava paperinen jakokirja (ja karttapohjainen opastus) Operatiivinen raportointi Kommunikointi Sähköinen jakokirja (sekä reitinopastus) Reaaliaikainen tuotannon ja jakelun seuranta sekä kommunikointi Tiedonkeruu Sähköinen jakokirja ja reittiopastus ja jakelutietojen langaton päivitys Integroitu sähköinen jakokirja, operatiivinen raportointi ja tiedonkeruu sekä kommunikointi. Automaattinen langaton päivitys. Kaksisuuntainen tiedonsiirto (jakelutiedot ja ihmisten välinen kommunikaatio). Opastus- ja tukimateriaalin muokkaus / hallinta. Opastus- ja tukimateriaalin käyttö Kuva 17. Jakelun mobiililaitteen (älykkään interaktiivisen jakokirjan) osa-alueet jakelun tietotuen ja viestinnän kehittämisessä. 27

Lähdeluettelo 1. Kuusisto, Olli; Vainikainen, Sari; Pajukanta, Janne; Bäck, Asta. Jakelun logistiikkaketjun langaton ohjaus ja seuranta (JALAN). VTT Tietotekniikka, Espoo 2004. 123 s. (Luottamuksellinen, JALAN-projektin osapuolten sisäiseen käyttöön); Julkinen loppuraportti: Kuusisto, Olli; Vainikainen, Sari; Pajukanta, Janne; Bäck, Asta. Jakelun logistiikkaketjun langaton ohjaus ja seuranta JALAN. VTT Tietotekniikka, Espoo 2004. 40 s. (VTT Tiedotteita - Research Notes : 2237) 2. Lundström, Krista. Organisaatio tiedon luojana. Essee Nonakan ja Takeuchin teoksesta The Knowledge Creating Company. Saatavilla www-muodossa: <URL: http://www.knowledge.hut.fi/projects/itss/klund2.html> 3. Nonaka, I. & Takeuchi, H. The knowledge creating company: how Japanese companies create the dynamics of innovation. Oxford University Press. New York 1995. 284 s 4. Martti Teikari, Tutkimustieto, hoitosuositukset ja ammatillinen kokemus yhdistyvät päätöksenteossa, Impakti 6/2000. Saatavilla www-muodossa: <URL: http://www.stakes.fi/finohta/impakti/2000/06/index-tutkimus.html> 5. Kolari, Juha; Laakko, Timo; Hiltunen, Tapio; Ikonen, Veikko; Kulju, Minna; Suihkonen, Raisa; Toivonen, Santtu; Virtanen, Tytti. Context-Aware Services for Mobile Users. Technology and User Experiences. VTT Information Technology, Espoo 2004. 167 p. + app. 3 p. (VTT Publications 539) 6. Via Group -koulutusmateriaali. 28

Liite 1 Laitekatsaus (12.8.2004) Nokia 6600 GSM 900 / 1800 / 1900 Koko 109 x 58 x 24 mm Paino 122 g Näyttö TFT, 65536 väriä, 176 x 208 pikseliä 6 MB jaettu muisti + 32 MB MMC-kortti MMC-muistikorttipaikka GPRS luokka 10 (4+1/3+2 slots), datanopeus 32-48 kbps Viestintä SMS, MMS, Email Kamera 640 x 480 pikseliä Videokuvaus Bluetooth ja infrapuna Java MIDP 2.0 Symbian OS 7.0s, Series 60 UI WAP 2.0 xhtml-selain Puheaika jopa 4 h Valmiusaika jopa 10 vrk Hinta n. 425 Nokia 7610 GSM 900 / 1800 / 1900 Koko 109 x 53 x 19 mm Paino 118 g Näyttö TFT, 65536 väriä, 176 x 208 pikseliä 8 MB jaettu muisti + 64 MB RS-MMC-kortti MMC-muistikorttipaikka (pienennetty MMC) GPRS luokka 10 (4+1/3+2 slots), datanopeus 32-48 kbps Viestintä SMS, MMS, Email Kamera 1Mp, 1152 x 864 pikseliä Videokuvaus, resoluutio 128 x 96 tai 174 x 144 pikseliä Bluetooth Java MIDP 2.0 Symbian OS 7.0s, Series 60 UI WAP 2.0 HTML- ja xhtml -selaimet Puheaika jopa 3 h Valmiusaika jopa 10 vrk Hinta n. 590 29

Nokia 6820 EGSM 900 / GSM 1800 / GSM 1900 Koko 107 x 47 x 20 mm Paino 100 g Näyttö CSTN, 4096 väriä, 128 x 128 pikseliä, 27,5 x 27,5 mm 3,5 MB jaettu muisti GPRS luokka 10 (4+1/3+2 slots), datanopeus 118 kbps (EDGE) Viestintä SMS, MMS, Email CIF-kamera 352 x 288 pikseliä Videokuvaus Bluetooth Java MIDP 1.0 Series 40 UI WAP 2.0 xhtml-selain Puheaika jopa 7 h Valmiusaika jopa 10 vrk Hinta n. 375 Nokia 3660 GSM 900 / 1800 / 1900 Koko 130 x 57 x 26 mm Paino 130 g Näyttö TFT, 65536 väriä, 176 x 208 pikseliä, 35 x 41 mm 3,4 MB jaettu muisti + 16 MB MMC-kortti MMC-muistikorttipaikka GPRS luokka 4 (3+1 slots), datanopeus 24-36 kbps Viestintä SMS, MMS, Email Kamera 640 x 480 pikseliä Videokuvaus Bluetooth Java MIDP 1.0 Symbian OS 6.1, Series 60 UI WAP 1.2.1 xhtml-selain Puheaika 2-4 h Valmiusaika jopa 10 vrk Hinta n. 315 30

Siemens SX1 GSM 900 / 1800 / 1900 Koko 109 x 56 x 19 mm Paino 116 g Näyttö TFT, 65536 väriä, 176 x 220 pikseliä 16 MB muisti, 4 MB käytettävissä + 64 MB MMC-kortti MMC-muistikorttipaikka GPRS luokka 10 (4+1/3+2 slots), datanopeus 32-48 kbps Viestintä SMS, MMS, Email Kamera 640 x 480 pikseliä Videokuvaus Bluetooth Java MIDP 2.0 Symbian OS 6.1, Series 60 UI WAP 2.0 xhtml-selain Puheaika jopa 6 h Valmiusaika jopa 10 vrk Hinta n. 495 Siemens ST60 GSM 900 / 1800 Koko 99 x 49 x 22 mm Paino 87 g Näyttö TFT, 65536 väriä, 120 x 160 pikseliä 5 MB jaettu muisti GPRS luokka 10 (4+1/3+2 slots), datanopeus 32-48 kbps Viestintä SMS, MMS Kamera 640 x 480 pikseliä Videokuvaus Java WAP 2.0 Puheaika jopa 4,5 h Valmiusaika jopa 140 h Hinta n. 299 31

Sony Ericsson P900 GSM 900 / 1800 / 1900 Koko 115 x 57 x 24 mm Paino 150 g Näyttö TFT, 65536 väriä, 208 x 320 pikseliä 16 MB muistia käytettävissä + 32 MB muistikortti Memory Stick Duo -muistikorttipaikka GPRS luokka 8 (4+1 slots), datanopeus 32-40 kbps Viestintä SMS, MMS, Email Kamera 640 x 480 pikseliä Videokuvaus Bluetooth Java MIDP 2.0, Personal Java Symbian OS 7.0, UIQ 2.1 WAP 2.0 HTML- ja xhtml -selaimet Puheaika jopa 13 h Valmiusaika jopa 400 h Hinta n. 890 Sony Ericsson K700 GSM 900 / 1800 / 1900 Koko 99 x 46 x 19 mm Paino 90 g Näyttö TFT, 65536 väriä, 176 x 220 pikseliä 41 MB jaettu muisti GPRS luokka 10 (4+1/3+2 slots), datanopeus 32-48 kbps Viestintä SMS, MMS, Email Kamera 640 x 480 pikseliä, salama Videokuvaus Bluetooth Java MIDP 2.0 WAP 2.0 xhtml -selain Puheaika jopa 7 h Valmiusaika jopa 300 h Hinta n. 549 32

Sony Ericsson T630 GSM 900 / 1800 / 1900 Koko 102 x 43 x 17 mm Paino 92 g Näyttö TFT, 65536 väriä, 128 x 160 pikseliä 2 MB jaettu muisti GPRS Viestintä SMS, MMS, Email CIF-kamera 352 x 288 pikseliä Bluetooth Java MIDP 1.0 WAP 2.0 xhtml -selain Puheaika jopa 14 h Valmiusaika jopa 315 h Hinta n. 390 Samsung X600 GSM 900 / 1800 Koko 102 x 43 x 20 mm Paino 80 g Näyttö TFT, 65536 väriä, 128 x 128 pikseliä 9 MB jaettu muisti GPRS luokka 10 (4+1/3+2 slots), datanopeus 32-48 kbps Viestintä SMS, MMS Kamera 640 x 480 pikseliä, kääntyvä, lisävalo Java WAP 2.0 Puheaika jopa 3,5 h Valmiusaika jopa 250 h Hinta n. 329 33

Motorola V600 GSM 850 / 900 / 1800 / 1900 Koko 88 x 48 x 24 mm Paino 115 g Näyttö TFT, 65536 väriä, 176 x 220 pikseliä 5 MB jaettu muisti GPRS luokka 10 (4+1/3+2 slots), datanopeus 32-48 kbps Viestintä SMS, MMS, Email Kamera 640 x 480 pikseliä Bluetooth Java WAP 2.0 xhtml -selain Puheaika jopa 5 h Valmiusaika jopa 280 h Hinta n. 495 Qtek 2020 GSM 900 / 1800 / 1900 Koko 130 x 70 x 18 mm Paino 190 g Näyttö 3,5 TFT, 65536 väriä, 240 x 320 pikseliä 128 MB muisti SDIO/MMC -muistikorttipaikka GPRS luokka 10 (4+1/3+2 slots), datanopeus 32-48 kbps Viestintä SMS, MMS, Email Kamera 640 x 480 pikseliä Videokuvaus Bluetooth Microsoft Pocket PC2003 Phone edition WAP HTML-selain Puheaika jopa 3,5 h PDA-käyttöaika jopa 12 h Valmiusaika jopa 160 h Hinta n. 830 34

Qtek 8080 GSM 900 / 1800 / 1900 Koko 120 x 50 x 24 mm Paino 130 g Näyttö 2,2 TFT, 65536 väriä, 176 x 220 pikseliä 64 MB muisti SDIO/MMC -muistikorttipaikka GPRS luokka 8 (4+1 slots), datanopeus 32-40 kbps Viestintä SMS, MMS, Email Kamera 640 x 480 pikseliä Videokuvaus Bluetooth Microsoft SmartPhone 2003 WAP HTML-selain Puheaika 3-6 h Valmiusaika 60-90 h Hinta n. 540 PDA-laitteita Hewlett-Packard HPiPAQH5550 Microsoft Windows Pocket PC 2003 Premium Edition Intel XScale -prosessori 400 MHz 128 Mt SDRAM Integroitu Bluetooth versio 1.1, integroitu WLAN 802.11b 84 x 15,9 x 138 mm 206,8 g n. 800 HP ipaq H2210 Microsoft Windows Pocket PC 2003 Premium Edition Intel XScale -prosessori 400 MHz 64 Mt SDRAM Integroitu Bluetooth versio 1.1, lisävar. WLAN 802.11b 76,4 x 15,4 x 115,4 mm 144,2 g n. 440 Hinnat: Verkkokauppa.com 24.6.2004 35

PDA-laitteita Fujitsu-Siemens Fujitsu Siemens Pocket LOOX 420 Microsoft Windows Mobile Software 2003 for Pocket PC Intel XScale -prosessori 400 MHz 64 Mt SDRAM Integroitu Bluetooth versio 1.1, integroitu WLAN 802.11b 113.1 x 70.6 x 14.1 mm 125 g n. 350 Fujitsu Siemens Pocket LOOX 610 Microsoft Windows Mobile Software 2003 for Pocket PC Intel XScale -prosessori 400 MHz 128 Mt SDRAM Integroitu Bluetooth versio 1.1, integroitu WLAN 802.11b 147.5 x 78 x 18.2 mm 205 g n. 490 Hinnat: Verkkokauppa.com 24.6.2004 PDA-laitteita ARC BOBi / BOBm Pieni ja kevyt (90x150x33mm, 450g) Kestää erittäin vaativat olosuhteet (MIL-810F, IP67) Pohjautuu Windows CE 4.2 -käyttöjärjestelmään 4 transflektiivinen TFT-kosketusnäyttö (VGA 640x480) Näyttö soveltuu käytettäväksi auringonvalossa Suorituskykyinen (Intel Xscale PXA255, 128MB RAM,64MB FlashROM) Monipuoliset liitännät (2xUSB, RS232, audio, AC/DC 12-32V Optiona mm. WLAN, Bluetooth, GPRS, GPS PCMCIA Type II (optiona Compact Flash) Optiona sisäinen mikrofoni ja kaiutin Pitkä toiminta-aika (8h jatkuvaa toiminta-aikaa) 7.4V 1800mAH Lithium-Ion (hot-swap) 2. sisäinen 20mAH akku mahdollistaa pää-akun vaihdon ilman että laitetta tarvitsee sammuttaa Optiona käsivarsinäppäimistö 36