Tavoitteena prosessien automatisointi - mitä haasteita jakelun tiedonsiirrossa kohdataan?

Transkriptio

1 Tavoitteena prosessien automatisointi - mitä haasteita jakelun tiedonsiirrossa kohdataan? Olli Kuusisto VTT Tietotekniikka Jakelun Kehittämisryhmä Perustettu Sanomalehtien Liiton teknologiajaoston aloitteesta 1980-luvun puolivälissä (työnimellä jakeluinformaatioprojekti) yhteisjakeluun liittyvien teknisten, tietoteknisten ym. tutkimukseen ja kehitykseen liittyvien hankkeiden koordinoimiseksi ja toteuttamiseksi. Osapuolina ovat Sanomalehtien Liitto, Suomen Posti, lehtien varhaisjakeluorganisaatiot. Työn käytännön toteutuksesta on vastannut VTT. Tehtävinä ovat jakelun osapuolten (kustantaja, paino/postitus, kuljetus, jakelu) välisen tiedonsiirron kehittäminen, tiedonsiirron edellyttämien suositusten luominen ja päivittäminen jakelun toimivuuden parantamiseksi, vuosittainen jakelumäärien ym. tietojen keruu yhteisjakelusuositukseen ( jakelun kehittämiseen liittyvät ajankohtaiset projektit, joiden tulokset on dokumentoitu raportteina tai muuna materiaalina (esim. työnopastus-video, työnopastuksen CD-romppu) jakelun kehittämiseen liittyvien kehityshankkeista tiedottaminen ja raportointi mm. jakelun infopäivässä 1

2 2

3 Kehitysprojekteja -1 Yhteistyö tuotannon, markkinoinnin ja jakelun kesken, jakelun rooli Pikkuniput (postituksessa ja jakelussa)1987 Sanomalehtien varhaisjakelun tulevaisuuden haasteet 1996 Jakelun logistiikkaketjun langaton ohjaus ja seuranta Jakajien rekrytointi ja työnopastus (ammattitaito) Sanomalehdenjakajien työnopastus 1990, video 1991 Sanomalehdenjakajien työnopastuskansio 1991, päivitetty 1999 Em. hankkeet sytykkeenä Jakotaidon SM-kisoille 1991 jo 6 kertaa, joka 2. vuosi Rekrytointi ja työnopastus 1999, CD-rom 2000, opastusohjelma ml. jakelupeli Kustannustehokkuus ja laatu Kuljetusten suunnittelu 1988 Työnopastuksen jatkoprojekti - Reittiopastus 1991 Jakelun laatu 1992 Jakelujärjestelmien tehostamismahdollisuudet (sis. jakoaikamallin) 1993 Jakelun tunnusluvut 1995 Yhteisjakelun jakopiirien tietokoneavusteinen suunnittelu 1995 Jakelun tilaajalle näkyvän laadun seurantaan liittyvät tunnusluvut 2001 Työturvallisuus Tutkimus lehdenjakajien työn riskeistä ja työsuojelusta 1996 Turvallisuutta lehdenjakeluun -opas 1997 Selvityksiä ja suosituksia Kehitysprojekteja -2 Varhaisjakelun volyymit, vastuuorganisaatiot ja yhteyshenkilöt, yhteisjakelusuositus, vuosittain ym. tietoja 1985 Viikonloppujakelu 1988, 1989, 2001 (laajuus ja volyymit) Sanomalehtien jakajakunta 1988,1992,1999 Sanomalehtien jakelu ja kuljetus Suomessa (myös ruotsiksi ja englanniksi) 2001 Palvelutasosuositus (tilaaja, kustantaja) 2002 Tekniset apuvälineet ja tietojärjestelmät, käytännön pilotit Sähköinen jakokirja, langaton viestinvälitys, organisaatioiden välinen viestintä (Jakelun logistiikkaketjun langaton ohjaus ja seuranta) Mobiilitekniikka kokemusperäisen tiedon keruussa ja hyödyntämisessä 2004 Uudet apuvälineet ja pilottijärjestelmät käytännön kenttätesteissä Kehityssuuntautuneita henkilöitä mukana Hyödyt ja käytettävyys testataan ennen valmiita tuotteita/sovelluksia 3

4 Toimintaehdotus v Yhteisjakelusuosituksen päivitys 2. Jakelun Infopäivä ( ) 3. Muut jakelun kehittämisryhmän työt 4. Asiakaspalvelun kehitystarpeiden ja käytännön ratkaisumallien selvittäminen ja pilotointi, sekä jakelun palvelu- ja laatutason merkitys tilaajauskollisuuden suhteen. IBM:n sähkösanomalehti - tietokoneet tulevat erikoistumaan eri käyttötarkoituksiin - tietokoneet tullaan muotoilemaan kuluttajien tottumuksiin ja mieltymyksiin soveltuviksi 4

5 Jakeluprosessin nykyinen tiedonsiirto -1 Yhteisjakelusuosituksessa on määritetty mallit seuraavien tietojen siirtoon sähköisessä muodossa: Tilausmuutokset Jakelussa tapahtuneet häiriöt Tilaajan antama palaute Viestit jakajalle Jakamatta jääneiden tilausten välittäminen paikkaavalle organisaatiolle Jakelussa olevan lehtimäärän tarkistaminen kustantajan ja jakeluorganisaation välillä Laskutustietojen siirto Näistä keskeisin on tilausmuutostietue, joita välitetään päivittäin kustantajien ja jakeluorganisaatioiden välillä tuhansia, loma-aikana huomattavasti enemmän. Jakeluprosessin nykyinen tiedonsiirto -2 Tiedonsiirtomalleista huolimatta perustietojen siirrossa on vielä ongelmia, joka aiheuttaa korjailutyötä sekä jakeluorganisaation että kustantajan päässä. Myös kehitysprojektit edellyttävät, että perustietojen tiedonsiirto on kunnossa. Kuluvana vuonna on selvitetty, mistä ongelmat johtuvat, kuinka laajoja ne ovat ja ketä kaikkia osapuolia koskevat. Samalla on käyty läpi mahdollisia organisaatiokohtaisia ratkaisuja ja ehdotuksia yleiseksi ratkaisumalliksi. 5

6 Osoitteenmuutoksia käsitellään moneen kertaan Tilausmuutosten välittäminen, nykytilanne -1 Asiakas ilmoittaa muutostiedon puhelimitse, kirjeitse tai netin kautta. Asiakaspalvelu vie edelleen valtaosan muutoksista kantaan tai joutuu usein tarkistamaan asiakkaan tietoja. Tiedot välitetään lehtipainoille suoraan tai välittäjäorganisaatioiden kautta, toisesta nipusta lehti saatetaan vähentää, toiseen lisätä, molemmissa tulostetaan tilausmuutostiedot jakajia varten. Jakeluorganisaatio päivittää jakelutietokantaansa. Jakaja päivittää jakolistaansa pääsääntöisesti käsin. Tilapäinen osoitteenmuutos tai lyhytaikainen tilaus aiheuttaa muutosten käsittelyn uusinnan, kun tilaus päättyy tai kun asiakas esimerkiksi palaa mökiltään. Virheosuus toimituksista on alle promillen luokkaa, mutta vaatii paljon sekä kustantajan että jakeluorganisaation manuaalista työtä. Lehdet jaetaan kohdistetusti pääosin ilman osoitemerkintöjä lehdissä, eri toimitusosoitteita on yli 3 milj./pv. Tilausmuutoksia on vuodessa arviolta 5-10 milj. kappaletta. Yksi muutos voi aiheuttaa jopa 5-10 päivitystä tai toimenpidettä. - Jakeluverkko toimii ja tiedot päivittyvät 7 päivänä viikossa - Jakelurakennekin voi vaihdella ja muuttua päivittäin Muutoksen saa toteutettua yön yli. Tilausmuutosten välittäminen, nykytilanne -4 Postitusajo, Tilausmuutokset Paino & Postitus Tilausmuutokset paperilla Kustantaja Jakeluorganisaatio Tilausmuutokset Jakaja mahdollinen "tarkistusajo" korjaukset Postitusajon puutteiden vuoksi tilaaja ei saa lehteään, vaikka jakeluorganisaatiossa olisi korjattu tieto Yhteydenotto kustantajaan Virheet Tilaaja Reklamaatiot 6

7 Postitus- ja tilausmuutostietojen siirto, nykytilanne Postitus C Jakaja Kust. D Kust. E muutostiedot jakelutiedotteeseen Alueen "ykköskustantaja" C niputustiedot postitukseen muutostiedot jakelutiedotteeseen muutostiedot jakelutiedotteeseen (B) Postitus A/B niputustiedot (A,B) muutostiedot (A) Jakeluorganisaatio Kust. A muutostiedot jakeluorganisaatiolle (B) Kust. B Kustantaja A - ei sähköistä tiedonsiirtoa jakeluorganisaatiolle, - muutostiedot jakajalle A:n postituksen kautta (tulostetaan nippujen mukaan) Kustantaja B - muutostiedot tietuemallilla jakeluorganisaatiolle, - muutostiedot jakajalle jakeluorganisaation tai jakeluorganisaatiolta ykköskustantajan (C) postituksen kautta Kustantaja C - välittää omat, D:n ja E:n muutostiedot jakeluorganisaatiolle, - välittää omat, D:n, E:n (ja mahd. B:n) muutostiedot jakajalle C:n postituksen kautta Tilausmuutosten välittämisen ongelmakohtia 1. Jakopiirinumero on virheellinen, tai osoite on niin puutteellinen, ettei muutostapahtuma kohdistu oikealle piirille. Mm. osoitteen lyhentämistapauksissa on ongelmia. 2. Muutostapahtuman osoite on epätarkka tai niin erikoisen muotoinen, ettei se kohdistu vastaanottajan piirin oikeaan osoitteeseen. 3. Lähettäjän tilausmuutostapahtumissa on virheitä tai niitä puuttuu. 4. Tiedot lähetetään liian myöhään / kahteen kertaan / vastaanotto ei toimi Esim haaste 1: Muutostietojen myöhästyessä menevätkö ne seuraavan päivän tiedotteessa? Esim. haaste 2: Jos maanantain muutoksia välitetään jo viikolla, ja sunnuntaina lähetetään lisää, jäävät ne helposti pimentoon, jos maanantain päivitysajo tehdään jo lauantaina. Esim. haaste 3: Erityisesti erikoispyhät vaativat aina eri osapuolten päivitysajojen ja lähetysajoitusten tarkistamista. Osittain puutteellisilla/virheellisillä muutostapahtumilla päivitetään rinnakkaisrekisteriä, jonka vuoksi rekisterit eivät pysy yhtenevinä. Mm. tulostettava ja sähköinen jakokirja vaatii luotettavaa tietoa, jotta tiedot saadaan siihen oikeaan kohtaan 7

8 Tavoitteita Osoitteet tarkistetaan siinä vaiheessa, kun asiakas tilaa lehden; kuittaus tilaajalle; kaikkien jakelurakenteiden po. vastassa heti Tiedot suoraan "alkuperäisrekistereistä" Linkkinä tarkka osoite tai osoitetunnus Rinnakkaisrekisterien määrää tulisi vähentää kansallinen osoite- tai jakelurekisteri? alueellinen osoite- tai jakelurekisteri? Tietojen lähteet/päivitysvastuut: Tilaaja (mihin haluaa lehtensä, haluttu palvelutaso) Kustantaja (tilaukset ja niiden osoitetiedot, haluttu palvelutaso) Kunta (rakennusten viralliset osoitteet, päivittävät mm. VRK:n ja Postin rekisteriä) Posti (Postinumero ja postitoimipaikka) Paino (postituksen järjestelmätiedot, tarvitsee niputustiedot + jakelumuutostiedot) Jakeluorganisaatio (jakelun piiritiedot, palvelutasovaihtoehdot, seurantatiedot) Tiedonsiirron kehittämisen hyötyjä Vähemmän asiakkaalle asti meneviä virheitä (lehti puuttuu); jakelun laatu paranee Jakajan työ helpottuu, kun puutteellisista osoitteista johtuvat virheet poistuvat Reklamaatioiden ja tilauksensa jakelun vuoksi lopettaneiden määrä pienenee. Puutteellisten tietojen selvittämiseen ja rekisterien ylläpitämiseen käytettävä aika vähenee sekä kustantajalta että jakeluorganisaatiolta, kun virhelähteitä eliminoidaan. Osoitteiden oikeellisuus mahdollistaa tulostettavan/sähköisen jakokirjan käytön. Laatutieto on mahdollista välittää tilauskohtaisesti. Sähköinen laskutus helpottuu, kun tiedot ovat tarkkoja. Asiakaspalvelun (ja koko prosessin) automatisointiastetta voidaan nostaa, esim. tilaajille voidaan tarjota ajantasaisia online-palveluja. Levikkijärjestelmissä ei välttämättä tarvita erillistä jakeluosiota. Mahdollistaa joustavammat tilaukset ja markkinoinnin kohdistuksen. 8

9 Yhteentoimivuuden jaottelu Organisatorinen Semanttinen Tekninen Prosessien yhteensovittaminen Sanastojen yhteensovittaminen Teknologian yhteensovittaminen Organisatorinen Semanttinen Tekninen Organisaatio 1 Organisaatio 2 Mikä on osoite, ketkä tarvitsevat sitä ja mihin? Postiosoite Lähiosoite Jakeluosoite Rakennuksen / huoneiston osoite Henkilön / yrityksen osoite "Ykkösosoite" "Kakkososoite"... Kulmaosoite Saariosoite Liikehuoneiston osoite KELA Kunnat Jakelu- ja kuljetusyritykset Jätehuolto Maanmittauslaitos Pelastushallinto Posti Poliisi Pääesikunta Teleoperaattorit Tilastokeskus Verohallinto... Jakelutieto Sijaintitieto Tunnistetieto Aputieto Linkkitieto... 9