Kysymykset tarjouspyyntöön Pääarkkitehtipalvelut Dnro 21/021/2013 K1: Tarjouspyynnössä työmääräksi on arvioitu 120-160 htp/vuosi. Voiko tämän jakaa osiin tarjotun pääarkkitehdin ja tämän varahenkilön välillä siten, että pääarkkitehti toteuttaa tästä suurimman osan vai tuleeko pääarkkitehdin itse vastata koko ko. työmäärästä? Jatkuvuuden kannalta voisi olla parempi, että myös varahenkilö on jatkuvasti kohdennetusti arkkitehtuurityössä mukana, jotta osaamisen ja kokemuksen siirtyminen voidaan erilaisissa jatkuvuustilanteissa varmistaa. V1: Arkkitehtipalvelun tulee olla asiakkaan käytettävissä sopimuksessa sovittavan työmäärän mukaisesti. Pääarkkitehdin tulee olla 100 % käytettävissä sovitusta ajasta. Toimittaja voi huolehtia käytettävyystavoitteen saavuttamisesta tässä kohdassa nimettyä varahenkilöä käyttäen. K2: Kompetenssivaatimuksissa pyydetään kuvausta asiantuntijoiden kokemuksesta vuosina. Kuitenkaan siinä ei oteta huomioon asiantuntijan erilaisia kohde- ja viitearkkitehtuurin toteutusmääriä tai niiden laatua. Arkkitehti on voinut toimia tehtävässä vaikkapa kuusi vuotta saamatta aikaiseksi yhtäkään kohdearkkitehtuuria valmiiksi ja saa enemmän pisteitä kuin arkkitehti, joka on laatinut kolmen vuoden aikana vaikkapa viisi kansallista merkittävää kohdearkkitehtuuria. Onko tämä tosiaan vertailun tarkoitus? V2: Vertailussa on asetettu minimikokemusvuodet. K3: Ovatko arkkitehtuuriasiantuntijapalveluja tuottavat henkilöt rajattu tarjouskilpailun ulkopuolelle? Minimivaatimus siitä, että tarjottu henkilö on toiminut vähintään kolme vuotta yli 250 henkilön organisaation vastuullisena pääarkkitehtina rajaa ulos esimerkiksi sellaisen hypoteettisen päätyökseen kokonaisarkkitehtuuria asiakkaille kehittävän arkkitehtuuriasiantuntijan, joka on vastannut kansallisten arkkitehtuurimenetelmien laatimisesta ja vastannut kaikkien tarjouspyynnön liitteessä 8 mainittujen viiteja kohdearkkitehtuurien laatimisesta. V3: Jokaisen tarjottavan asiantuntijan (pääarkkitehti ja pääarkkitehdin varahenkilö) tulee täyttää Liitteen 2 K4: Koskevatko Liitteessä 2 Kompetenssivaatimukset kuvatut minimivaatimukset myös varahenkilöä? V4: Jokaisen tarjottavan asiantuntijan (pääarkkitehti ja pääarkkitehdin varahenkilö) tulee täyttää Liitteen 2 K5: Edellytetäänkö kompetenssilomakkeessa kuvatulla Kokemus organisaation (vähintään 250 henkilöä) ICT:n johtamisesta tai kehittämisestä kohdassa sitä, että asiantuntija on kuulunut ko. organisaation henkilöstöön vai voidaanko tuossa ottaa huomioon myös ICT-toimintoja, johtamista, strategiaa, organisointia, projekteja ja prosesseja asiakasorganisaatioille kehittävä ICT-asiantuntija? V5: Tässä ei riitä pelkästään se, että tarjottu asiantuntija on ollut organisaatiossa töissä jossain tehtävässä. Liitteessä 2 (Kompetenssivaatimukset) vaaditaan Kokemus organisaation (vähintään 250 henkilöä) ICT:n johtamisesta tai kehittämisestä (strategia, hankinta, projektit, palvelut). K6: Ymmärsimmehän oikein, että ennakkotehtävällä asiantuntija valmistautuu haastatteluun ja se arvioidaan haastattelussa se ei siis edellytä kirjallista tuotosta osaksi tarjousta?
V6: Ennakkotehtävällä asiantuntija valmistautuu haastatteluun ja se arvioidaan haastattelussa. K7: Milloin mahdolliset haastattelut pidetään? V7: Asiantuntijoiden haastattelut sovitaan tarjouksen jättäneiden Tarjoajien kanssa viikolle 48. K8: Minivaatimukset Onko yllämainittu poissulkeva minivaatimus kaikkien osa-alueitten osalta (Ammatillinen pätevyys, Kokemus, Menetelmäosaaminen)? Ts. Jos tarjottava henkilö ei täytä ko. minivaatimusta, onko se poissulkeva (tarjottavaa henkilöä ei hyväksytä)? Seuraako edellä mainitusta pääarkkitehdin ja varahenkilön osalta koko tarjouksen hylkäämisen? V8: Jokaisen tarjottavan asiantuntijan (pääarkkitehti ja pääarkkitehdin varahenkilö) tulee täyttää Liitteen 2 Liitteen 5 (Tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset) mukaisesti, mikäli Tarjoajaa tai hankinnan kohdetta koskevat edellytykset eivät täyty, Tarjoajan tarjous hylätään kokonaisuudessaan. K9: Muut asiantuntijat Jos tarjottava henkilö (muu asiantuntija) ei täytä ko. minivaatimusta onko se poissulkeva (tarjottavaa henkilöä ei hyväksytä)? Seuraako edellä mainitusta koko tarjouksen hylkäämisen? V9: Jokaisen tarjottavan asiantuntijan (pääarkkitehti ja pääarkkitehdin varahenkilö) tulee täyttää Liitteen 2 Liitteen 5 (Tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset) mukaisesti, mikäli Tarjoajaa tai hankinnan kohdetta koskevat edellytykset eivät täyty, Tarjoajan tarjous hylätään kokonaisuudessaan. K10: Kompetenssivaatimukset Vaaditaanko muiltakin kuin pääarkkitehdiltä ja hänen varamieheltään kompetenssivaatimuksien mukaiset minimivaatimukset? Esim. Vaaditaanko muiltakin kuin pääarkkitehdiltä ja hänen varamieheltään ylempi korkeakoulututkinto, jossa IT pääaineena /syventymiskohteena? V10: Jokaisen tarjottavan asiantuntijan (pääarkkitehti ja pääarkkitehdin varahenkilö) tulee täyttää Liitteen 2
K11: Kompetenssivaatimukset liite Täyttävätkö muutkin tarjottavat asiantuntijat kompetenssilomakkeen kuin pääarkkitehti ja hänen varamiehensä vai riittääkö muilta vaadituilta henkilöiltä Liite 3 (CV lomake)? V11: Pääarkkitehdin ja pääarkkitehdin varahenkilön tulee täyttää Liitteen 2 (Kompetenssivaatimukset) minimikompetenssivaatimukset. K12: Kokemuksien minimivaatimukset Tarjouspyynnössä asiantuntijoiden kokemusvaatimukset tulee kertoa kahdessa eri liitteessä, Liite 2 ja Liite 3. Kokemusvaatimuksissa on näiden kahden liitteen välillä ristiriitoja. Esim. Liite 2: Kokemus organisaation (vähintään 250 henkilöä) ICT:n johtamisesta tai kehittämisestä (strategia, hankinta, projektit, palvelut), min 2 vuotta Liite 3: Kokemus organisaation (vähintään 500 henkilöä) ICT:n johtamisesta tai kehittämisestä (strategia, hankinta, projektit, palvelut), min. 3 vuotta Kumman liitteen mukaisia minimivaatimuksia nimetyiltä asiantuntijoilta vaaditaan? V12: Liite 2 (Kompetenssivaatimukset) on määräävä ja Liite 3 (CV-lomake) on Liitettä 2 selittävä ja täsmentävä. K13: Kokemus julkisella sektorilla toimimisesta Luetaanko Ammattikorkeakoulu julkiseksi sektoriksi? V13: Kyllä luetaan. K14: Ansioluettelo Onko ansioluettelosta pohjaa vai käykö toimittajan cv pohja? V14: Tarjoajan tulee toimittaa tarjouspyynnön liitteenä 3 oleva CV-lomake täytettynä jokaisen nimetyn asiantuntijan osalta. Nimetyn asiantuntijan CV-lomakkeen tulee sisältää tarkemmat tiedot Liitteessä 2 kuvatuista pakollisista vähimmäisvaatimuksista ja erityisosaamisesta. Tiedot tulee kuvata selkeästi. Tämän lisäksi tarjoajan tulee liittää tarjoukseen, jokaisen nimetyn asiantuntijan osalta Ansioluettelo. Tämä Ansioluettelo voi olla toimittajan omalla pohjalla. K15: (Liitteen 2 kompetenssivaatimusten minimitaso näyttää poikkeukselliselta tuntemiimme pääarkkitehtikilpailutuksiin nähden.) Kun Suomessa ei ole pääarkkitehtikoulutusta antavaa ammattitutkintoa, onko koulutus/tutkinto ehdoton valintakriteeri?
V15: Kyllä, vaatimus on pakollinen. Tarjottavien asiantuntijoilla tulee ylempi korkeakoulututkinto, jossa IT pääaineena /syventymiskohteena. K16: (Liitteen 2 kompetenssivaatimusten minimitaso näyttää poikkeukselliselta tuntemiimme pääarkkitehtikilpailutuksiin nähden.) Kun tarjouspyyntö on lähetetty IT-toimittajille, onko sopivaa, että tulkitsemme solujen 13-15 kysymykset asiakkaan organisaation vastuullisena pääarkkitehtina tarkoittavan toimimista asiakkaan pääarkkitehtiryhmässä? V16: Kyllä siltä osin, jos henkilö täyttää vaaditut minimikompetenssivaatimukset. K17: (Liitteen 2 kompetenssivaatimusten minimitaso näyttää poikkeukselliselta tuntemiimme pääarkkitehtikilpailutuksiin nähden.) Onko kokemus julkisella sektorilla toimimisesta pakollinen valintakriteeri? V17: Kyllä, vaatimus on pakollinen. Tarjottavien asiantuntijoilla tulee olla kokemusta julkisella sektorilla toimimisesta vähintään 1 vuosi. K18: Mikä on valittavan konsultin rooli kehittämistehtävissä tarkalleen ottaen? Asiakas esittää tarjouspyynnössään tarpeen Pääarkkitehtipalvelulle - pääarkkitehti määritelmällisesti johtaa kokonaisarkkitehtuurin kehittämistä. Tarjouspyynnön vaatimukset on laadittu pääarkkitehdin roolin mukaisesti mutta tehtäväkuvaus sisältää vain kokonaisarkkitehdin ( Ryhmän jäsen ) tehtäviä. Täten kysymys on: Minkälaista osallistumista valittavilta konsulteilta kokonaisarkkitehtuurityössä halutaan? - Johtamista (=Pääarkkitehti) - Koordinointia (=Pääarkkitehti) - Lausuntotyyppistä (= Konsultoiva kokonaisarkkitehti) - Pelkkää osallistumista yhtenä ryhmän jäsenistä (OPH:n työnjohdossa oleva kokonaisarkkitehti)?
V18: Pääarkkitehdin rooli ja tehtävät on kerrottu tarjouspyynnössä. Näiden väliset painotukset voivat vaihdella toimeksiannon aikana. K19: Edeltävään kysymykseen (valittavan konsultin rooli) liittyen mikä on keskeisin tämän hetken toimintaan liittyvä haaste joka valittavien pääarkkitehtuuripalvelua toimittavien konsulttien odotetaan ratkaisevan? V19: Pääarkkitehdin rooli ja tehtävät on kerrottu tarjouspyynnössä. Näiden väliset painotukset voivat vaihdella toimeksiannon aikana. K20: Asiakas edellyttää valittavalta konsultilta 100% käytettävyyttä, ilmoittaa että konsultille saatetaan osittaa / osoittaa hyvin erilaisia tehtäviä hyvin nopealla aikajänteellä mutta samalla asiakas toteaa, että heillä ei ole ostovelvoitetta. Täten kysymys on: Onko asiakas valmis sitoutumaan yhteisesti suunniteltavaan resursointisuunnitelmaan esim. vuodeksi kerrallaan? V20: Kyllä on, liitteen 10 (Asiakaskohtainen sopimus) kohdan 3 mukaisesti Tilattava työmäärä sovitaan etukäteen, joko kuukausittain tai pidemmällä aikavälillä. K21: Etätehtävästä (liite 6) puuttuu varsinainen tehtäväksianto. Toimittaako asiakas ao. tehtäväksiannon erillisenä dokumenttina? V21: Liitteessä 6 (Ennakkotehtävä) annetaan tehtäväksianto seuraavasti: Tutustu tarjouspyynnön mukana olevaan aineistoon, erityisesti liitteisiin 7 (Opetushallituksen palvelukokonaisuuden kuvaus), 8 (Arkkitehtuuridokumentaatio) ja 9 (Kartturi-pohja). K22: DOKUMENTTI: Tarjouspyyntö Pääarkkitehtipalvelut dnro 21-021-2013 Pääarkkitehdin ja muiden Tarjoajalta pyydettävien asiantuntija resurssien vähimmäisvaatimukset on kuvattu liitteessä 2 (Kompetenssivaatimukset). Tarjottavien asiantuntijoiden tulee täyttää nämä vaatimukset. Kysymys: Onko mahdollista tässä tarjouksessa tarjota muita asiantuntijoita, joiden osaamisalue on muu kun pääarkkitehdin ja näin ollen ei yllä listattuihin minimivaatimuksiin pääarkkitehtiin nähden, mutta joilla on muita osaamisalueita (esim. tietoturva-arkkitehtuuri). Jos tarjotaan, miten tulkitaan liitteen 5 ehto (katso kysymys 5)? Vai hylätäänkö koko tarjous, jos tarjotaan muuta asiantuntijaa, jolla pääarkkitehdin minimivaatimukset ei täyty? V22: Jokaisen tarjottavan asiantuntijan (pääarkkitehti ja pääarkkitehdin varahenkilö) tulee täyttää Liitteen 2 K23: DOKUMENTTI: Liite 2 Kompetenssivaatimukset Jokaisen tarjottavan asiantuntijan tulee täyttää nämä minimikompetenssivaatimukset Kysymys: Merkitäänkö liitteeseen 2 ainoastaan pääarkkitehti ja hänen sijainen, muiden tarjottavien asiantuntijoiden osalta täytettävä vain CV-lomake? V23: Pääarkkitehdin ja pääarkkitehdin varahenkilön tulee täyttää Liitteen 2 (Kompetenssivaatimukset) minimikompetenssivaatimukset.
K24: DOKUMENTTI: Liite 3 CV-lomake CV-lomake tulee täyttää kaikista tarjotuista asiantuntijoista. Kysymys: Jos muiden tarjottavien asiantuntijoiden osalta CV:ssä minimivaatimukset ei täyty (muu osaamisalue), hylätäänkö koko tarjous? V24: Jokaisen tarjottavan asiantuntijan (pääarkkitehti ja pääarkkitehdin varahenkilö) tulee täyttää Liitteen 2 Liitteen 5 (Tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset) mukaisesti mikäli Tarjoajaa tai hankinnan kohdetta koskevat edellytykset eivät täyty, Tarjoajan tarjous hylätään kokonaisuudessaan. K25: DOKUMENTTI: Liite 4 Hankinnan kohteen määrittely Asiakas hakee parhaita asiantuntijoita joustavalla ja skaalautuvalla resurssimallilla. Asiantuntijaresursseja etsitään Tarjoajalta seuraavasti: - pääarkkitehti ja tälle varahenkilö - muita arkkitehtejä Tarjoajan tulee tarjota kaikkia yllämainittuja asiantuntijoita ja jokaisen asiantuntija tulee täyttää tälle määritellyt vähimmäisosaamisvaatimukset. Asiantuntijoiden vähimmäisosaamisvaatimukset on eritelty liitteessä 2 (Kompetenssivaatimukset), jonka Tarjoajan tulee täyttää ja palauttaa osana Tarjousta. Mikäli Tarjoaja ei tarjoa kaikkia vaadittuja asiantuntijoita, niin tarjous hylätään. Kysymys: Onko vaaditut asiantuntija pääarkkitehti ja tälle varahenkilö vai myös muita arkkitehtejä? V25: Tarjoajan tulee tarjota pääarkkitehtia ja tälle varahenkilöä, joita koskevat liitteen 2 kompetenssivaatimukset. Tarjoajan muiden arkkitehtien kautta haetaan tarjoajan kykyä skaalata palvelua mahdollisten lisäpalvelujen osalta. Muiden arkkitehtien osalta kompetenssivaatimukset katsotaan erikseen lisäpalvelukohtaisesti. K26: DOKUMENTTI: Liite 5 Tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset Asiantuntijaresurssien osaaminen Tarjottavat henkilöt täyttävät liitteen 2 (Kompetenssivaatimukset) mukaiset minimikokemusvaatimukset. Kysymys: Miten muiden asiantuntijoiden osalta, esim sovellusarkkitehti? V25: Pääarkkitehdin ja pääarkkitehdin varahenkilön tulee täyttää Liitteen 2 (Kompetenssivaatimukset) minimikompetenssivaatimukset. Tarjoajan muiden arkkitehtien kautta haetaan tarjoajan kykyä skaalata palvelua mahdollisten lisäpalvelujen osalta. Muiden arkkitehtien osalta kompetenssivaatimukset katsotaan erikseen lisäpalvelukohtaisesti.