Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 1 (15) Tarkastuslautakunta Kokousaika Torstai 31.01.2019 klo 14:00-17:15 Kokouspaikka Kaupungin hallintotoimisto, Keskuskatu 3, neuvotteluhuone Luettelo käsitellyistä asioista Otsikko Sivu 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 2 Pöytäkirjan tarkastaminen 4 3 Toiminta ja talouskatsaus ja vuoden 2018 tilinpäätösennuste 5 4 Vuoden 2018 investoinnit 6 5 Kotipalvelut ja tukipalvelut 7 6 Arviointikertomus vuodelta 2018 9 7 Lautakunnan seuraava kokous 10 8 Muut asiat 11 9 Hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden hankinta / tilintarkastuspalvelut 12
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 2 (15) Tarkastuslautakunta Kokousaika Torstai 31.01.2019 klo 14:00-17:15 Kokouspaikka Kaupungin hallintotoimisto, Keskuskatu 3, neuvotteluhuone Läsnä Karhunen Sanna Varapuheenjohtaja Kokouksen puheenjohtaja Heikkinen Marjo Jäsen Matilainen Hannu Varajäsen T. Lahtisen tilalla Turpeinen Tero Jäsen Tähkäpää Tapani Jäsen Poissa Lahtinen Timo Puheenjohtaja Muut Rusanen Aki Tilintarkastaja Poistui kokouksesta klo 16.50 ennen :n 9 kä sit telyä Piiroinen Juha Kaupunginjohtaja Hälinen Kimmo Tekninen johtaja Asiat/ 1-9 Pöytäkirjan allekirjoitus ja varmennus Eeva Arja Ylönen Merja Vanhuspalvelupäällikkö Kotihoidon pal ve lu esimies Sanna Karhunen Aki Rusanen Juha Piiroinen Puheenjohtaja Pöytäkir janpitäjä Pöytäkirjanpitäjä ( :t 1-8) ( 9) Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi se kä pöy täkirjan käsittelylehdet on samalla varustettu nimikirjai mil lamme. Tarkastusaika Suonenjoki 28.3.2019 Allekirjoitukset Tapani Tähkäpää Tero Turpeinen Pöytäkirjan nähtä villäpito Pöytäkirja on saatettu yleisesti nähtäville 5.2.2019 yleiseen tietoverkkoon kaupungin www -sivuille. Lisäksi pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävillä Suonenjoen kaupungin hallintotoimistossa 3.4.2019. Kaupunginjohtaja Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa Juha Piiroinen Suonenjoki
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 3 (15) Tarkastuslautakunta 1 31.01.2019 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARK 31.01.2019 1 Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hal lin to säännön määräyksiä (7.1 Päätöksenteko ja hallintomenettely). Hallintosäännön 108 :n mukaan kokouskutsun antaa pu heen joh ta ja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Toimielin pitää kokouk sen sa päättämänään aikana, päättämässään paikassa. Kokouskutsu on lähetettävä viimeistään 4 päivää ennen kokousta. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puo let jäsenistä on saapuvilla. Tämän kokouksen ajankohta on sovittu 13.12.2018 pidetyssä ko koukses sa. Puheenjohtaja ehdottaa, että lautakunta toteaa kokouksen lail lisuuden ja päätösvaltaisuuden. Tarkastuslaukunta totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätös val tai sek si.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 4 (15) Tarkastuslautakunta 2 31.01.2019 Pöytäkirjan tarkastaminen TARK 31.01.2019 2 Tarkastuslautakunnan kokouksessa 31.8.2017 on päätetty, että lau takun nan kunkin kokouksen pöytäkirjan tarkastajaksi valitaan 2 lau ta kunnan jäsentä. Hallintosäännön 120 :n mukaan lautakuntien pöytäkirjat pidetään tarkas ta mi sen jälkeen nähtävillä kaupungin verkkosivuilla. Esityslistan liitteenä on edellisen 13.11.2018 pidetyn kokouksen pöy täkir ja. Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta valitsee pöy tä kir jantar kas ta jik si 2 lautakunnan jäsentä. Tarkastuslautakunta valitsi pöytäkirjan tarkastajiksi lautakunnan jä senet Tapani Tähkäpään ja Tero Turpeisen
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 5 (15) Tarkastuslautakunta 3 31.01.2019 Toiminta ja talouskatsaus ja vuoden 2018 tilinpäätösennuste TARK 31.01.2019 3 Kokoukseen on kutsuttu kaupunginjohtaja Juha Piiroinen kertomaan kau pun gin toiminta ja talouskatsauksen sekä vuoden 2018 ti lin pää tösen nus teen. Esityslistan oheismateriaalina on vuoden 2018 tuloslaskelma ja talous ar vion toteutumavertailu (ei lopullisia). Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta kuulee kau pun ginjoh ta ja Juha Piiroisen selostuksen kaupungin taloudesta ja toi min nas ta se kä vuoden 2018 tilinpäätösennusteen. Merkittiin pöytäkirjaan, että kaupunginjohtaja Juha Piiroinen selosti kau pun gin toiminnan ja talouden toteutumista kuluvalta vuodelta ja vuo den 2018 tilinpäätösennusteen.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 6 (15) Tarkastuslautakunta 4 31.01.2019 Vuoden 2018 investoinnit TARK 31.01.2019 4 Tarkastuslautakunnan työohjelmaan liittyen kokouksessa käsitellään kau pun gin vuoden 2018 investointeja. Investointeja kokouksessa esitte lee tekninen johtaja Kimmo Hälinen. Vuoden 2018 investointien toteutumisvertailu on oheismateriaalina. Puheenjohtaja ehdottaa, kuulee tekninen johtaja Kimmo Hälisen selos tuk sen vuoden 2018 investoinneista. Merkittiin pöytäkirjaan, että kuultiin tekninen johtaja Kimmo Hälisen selostus vuoden 2018 investointien toteutumisesta.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 7 (15) Tarkastuslautakunta 5 31.01.2019 Kotipalvelut ja tukipalvelut TARK 31.01.2019 5 Tarkastuslautakunnan työohjelman ja edellisen kokouksen pää tök sen mu kai ses ti kokouksessa käsitellään vanhustenpalveluihin si säl ty viä koti pal ve lu ja ja tukipalveluja. Toimintoja kokouksessa esit te le vät van huspal ve lu pääl lik kö Arja Eeva ja kotihoidon palveluesimies Mer ja Ylönen. Toi min nan esittelyä varten on ennalta annettu seu raa vat asiaotsikot: 1. Valtuuston vuodelle 2018 asettamien toiminnallisten ta voit tei den to teu tu mi nen, onko tavoitteet saavutettavissa? Ta lous ar vios sa on mm. seuraavat tavoitteet: - Kotona asumisen tukeminen ja toimintakyvyn tukeminen - Ikäihmisen palveluohjausta kehitetään - Henkilöstö on joustavasti vanhuspalveluiden yhteiskäytössä - Päivätoiminnalla edistetään kotona asuvien ikäihmisten fyysistä ja psyykkistä toimintakykyä ja ehkäistään yksinäisyyttä 2. Talousarviomäärärahojen riittävyys (onko ylityspainetta ko ti pal veluis sa ja tukipalveluissa?) 3. Kotihoidon toimintaorganisaatio 4. Kotihoidon piirissä olevien määrä ja määrän kehitys jatkossa 5. Henkilöstön määrä, saatavuus (vakinaiset, sijaiset) ja sai ras poissa olot 6. Mikä on matkojen osuus kotihoidon päivittäisestä työajasta? 7. Ilta-, yö- ja viikonloppupäivystys, miten järjestetty? 8. Käytetäänkö ostopalveluja? 9. Tukipalvelut (mitä kaikkea käytössä?) 10. Turvapuhelimien yms. teknisten välineiden hyödyntäminen toimin nas sa 11. Mitä hyvää toiminnassa ja mitä pitäisi edelleen kehittää? Toiminnan esittelymateriaali on esityslistan oheismateriaalina. Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta kuulee van hus palve lu pääl lik kö Arja Eevan ja kotihoidon palveluesimies Merja Ylö sen selos tuk set kaupungin kotihoidosta ja tukipalveluista. Merkittiin pöytäkirjaan, että kuultiin vanhuspalvelupäällikkö Arja Eevan ja kotihoidon palveluesimies Merja Ylösen selostukset kau-
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 8 (15) Tarkastuslautakunta 5 31.01.2019 pun gin kotihoidosta ja tukipalveluista.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 9 (15) Tarkastuslautakunta 6 31.01.2019 Arviointikertomus vuodelta 2018 TARK 31.01.2019 6 Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on mm.: - valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta kos ke vat asiat. - Arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden ta voit teet kun nas sa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta jär jes tet ty tu lok sel li sel la ja tarkoituksenmukaisella tavalla. - Arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimas sa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan ta sees sa on kat ta ma ton ta alijäämää. - Huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yh teen so vit ta mises ta. - Valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien il moit ta mis vel vol li suu den nou dat ta mis ta ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi (vuo des ta 2017 lähtien). - Tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman ja antaa val tuus tol le kul ta kin vuodelta arviointikertomuksen, jossa esitetään arvioinnin tu lokset. Arviointikertomus käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yh tey dessä. Lautakunta voi antaa valtuustolle muitakin tarpeellisena pitämiään selvi tyk siä arvioinnin tuloksista. - Kunnanhallitus antaa valtuustolle lausunnon toimenpiteistä, joihin arvioin ti ker to mus antaa aihetta. Arviointikertomuksen laadinnan pohjaksi tietoa on saatavilla mm.: - Toimielinten pöytäkirjoista - Tilinpäätöksestä - Lautakunnan suorittamista haastatteluista ja katselmuksista ja niis tä laa di tus ta muistioista - Lautakunnan jäsenten omista havainnoista - Tilintarkastajien raporteista - Virallisista tilastoista Puheenjohtaja ehdottaa, että lautakunta käy keskustelun ar vioin ti kerto muk seen sisällytettävistä asioista. Em. keskustelun pohjalta lau takun nan sihteeri laatii luonnoksen arviointikertomukseksi. Merkittiin pöytäkirjaan, että käytiin keskustelu vuoden 2018 arviointikertomukseen sisällytettävistä asioista. Em. keskustelun poh jalta lautakunnan sihteeri laatii luonnoksen arviointikertomukseksi.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 10 (15) Tarkastuslautakunta 7 31.01.2019 Lautakunnan seuraava kokous TARK 31.01.2019 7 Tarkastuslautakunnan seuraavan kokouksen ajankohdaksi on so vit tu 28.3.2019 klo 14.00. Kokouksessa käsiteltäviä asioita on mm. vuo den 2018 tilinpäätöksen käsittely ja arviointikertomuksen val mis te lu. Kaupun gin vuoden 2018 tilinpäätöksen tarkastus tehdään 17-18.4.2019. Em. kokouksen lisäksi tarvitaan kokous, jossa kä si tel lään ti lin tar kas tajan tilinpäätöksen tarkastusraportti, ti lin tar kas tus ker to mus ja ar vioin tiker to muk sen viimeistely. Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta päättää pitää seuraa van kokouksen 28.3.2019 klo 14.00. Lisäksi päätetään vielä yk si kokous ajan koh ta. Tarkastuslautakunta päätti pitää seuraavan kokouksen 28.3.2019 klo 14.00. Tämän jälkeinen kokousajankohta päätetään seuraavan kokouk sen yhteydessä.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 11 (15) Tarkastuslautakunta 8 31.01.2019 Muut asiat TARK 31.01.2019 8 Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta ottaa kä si tel tä väk si lau ta kun nan jäsenten ja tilintarkastajan mahdollisesti esille ot ta mat asiat. Tarkastuslautakunta totesi, että muita käsiteltäviä asioita ei ollut.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 12 (15) Tarkastuslautakunta 54 11.10.2018 Tarkastuslautakunta 9 31.01.2019 Hallinnon ja talouden tarkastuspalveluiden hankinta / tilintarkastuspalvelut 269/02.02.01/2018 TARK 11.10.2018 54 Valmistelija: kaupunginjohtaja Juha Piiroinen, p. 044 758 1403 Kuntalain 121 mukaan valtuusto asettaa tarkastuslautakunnan hal linnon ja talouden tarkastuksen sekä arvioinnin järjestämistä varten. Tarkas tus lau ta kun nan tehtävänä on valmistella valtuuston pää tet tä vät hallin non ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten ti lin tar kastus yh tei sön. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on järjestää ti lin tar kas tajan valintaa koskeva tarjouskilpailu ja tehdä valtuustolle eh do tus va lit tavas ta tilintarkastusyhteisöstä sekä ti lin tar kas tus so pi muk sen nou dat tami sen valvonta. Tilintarkastusyhteisön tulee olla julkishallinnon ja -talouden ti lin tar kastus lau ta kun nan hyväksymä yhteisö (JHTT-yhteisö). Yhteisön on määrät tä vä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi julkishallinnon ja -ta lou den hy väk syt ty tilintarkastaja (JHT-tilintarkastaja). Tilintarkastajat toi mi vat teh tä vis sään virkavastuulla. Kunnan tytäryhteisön tilintarkastajaksi on valittava kunnan ti lin tar kastus yh tei sö, jollei tästä poikkeamiseen ole perusteltua tar kas tuk sen järjes tä mi seen liittyvää syytä. Tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden ti li kauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten. IS-Hankinta Oy (nyk. Sansia Oy) on kilpailuttanut Suonenjoen kau pungin tilintarkastuspalvelut sekä tarkastuslautakunnan sih tee ri pal ve lut vuo sil le 2013-2016 kahden vuoden optiolla, joten kaupungin ny kyi sen ti lin tar kas tus yh tei sön toimikausi on päättymässä vuoden 2018 loppuun. Täs tä johtuen on käynnistettävä ti lin tar kas tus pal ve lu jen han kin ta proses si vuosille 2019-2022 (mahdollisella kahden vuo den optiolla). Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja ehdottaa, että tar kas tus lau takun ta päättää esittää Suonenjoen kaupungin tilintarkastusyhteisön kilpai lu tuk sen vuosille 2019-2022 (mahdollisella kahden vuoden op tiol la) San sia Oy:n tehtäväksi. Kilpailutuksen sisältöön otetaan kuu lu vak si Suo nen joen kaupungin ja kaupunkikonsernin tytäryhteisöjen ti lin tar kastus pal ve lut sekä tarkastuslautakunnan sihteeripalvelut. Tar kas tus palve lui den määrän arvioidaan olevan v. 2019-2020 ny kyis tä vastaavat. Kilpailutukseen sisällytetään ehto osapuolille mahdollisuudesta sa noa so pi mus päättymään vuoden 2020 loppuun tai vaihtoehtoisesti oi keus ti lin tar kas tus päi vien muutokseen vuoden 2021 alusta lukien, joh tuen epä var muu des ta maakunta- ja soteuudistuksesta.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 13 (15) Tarkastuslautakunta 54 11.10.2018 Tarkastuslautakunta 9 31.01.2019 Kilpailutuksen käytännön toimet päätetään antaa Suonenjoen kau pungin hallintotoimiston hoidettavaksi. Ehdotuksen mukainen. Tämä pykälä päätettiin ottaa käsiteltäväksi :n 47 jälkeen, muuttamatta ko kouk sen pykäläjärjestystä. Aki Rusanen ja Pentti Tanskanen poistuivat esteellisinä kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Juha Piiroinen toimi pöytäkirjan pitäjänä tämän pykälän osalta. TARK 31.01.2019 9 Valmistelija: Juha Piiroinen, p. 044 758 1403 Sansia Oy on kilpailuttanut tarkastuslautakunnan päätöksen mu kai ses ti Suo nen joen kaupungin tilintarkastuspalvelut vuosille 2019-2022 (mahdol li suu den kahden vuoden optioon, vuosille 2023-2024). Kil pai lu tuksen sisältöön kuului Suonenjoen kaupungin ja kaupunkikonsernin ty täryh tei sö jen lakisääteiset ti lin tar kas tus pal ve lut ja tarkastuslautakunnan sih tee ri pal ve lut. Tarjouspyyntö on liitteenä 1. Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät BDO Audiator Oy ja TAL- VEA Julkishallinnon Palvelut Oy. Molemmat tarjoukset olivat tar jouspyyn nön mukaisia ja täytti tarjoajalle asetetut vaatimukset. Tarjousten avauspöytäkirja on liitteenä 2. Jätetyt tarjoukset liitteineen jaetaan tarkastuslautakunnan jäsenille oheis ma te ri aa li na. Kokonaistaloudellisemman tarjouksen jätti TALVEA Julkishallinnon Pal ve lut Oy. Liitteenä 3 on tarjousten vertailu. Voittaneessa tarjouksessa: - JHT-tarkastajan päivähinta on 600 euroa - avustavan tilintarkastajan päivähinta on 520 euroa - tuntihinta sihteerin tehtäville tarkastuslautakunnassa on 78 euroa. Vastuulliseksi tilintarkastajaksi on esitetty HT, JHT, Timo Nuutinen ja hä nen varahenkilökseen HT, JHT, CISA Susanna Piltonen.
Suonenjoen kaupunki Kokouspöytäkirja 1/2019 14 (15) Tarkastuslautakunta 54 11.10.2018 Tarkastuslautakunta 9 31.01.2019 Puheenjohtaja ehdottaa, että tarkastuslautakunta päättää esittää Suo nen joen kaupunginvaltuustolle, että: Suonenjoen kaupunki hankkii tilintarkastuspalvelut ja tar kas tuslau ta kun nan sihteeripalvelut TALVEA Julkishallinnon Pal ve lut Oy:ltä vuosiksi 2019-2022 jätetyn tarjouksen mukaisesti. Sansia Oy valtuutetaan tekemään tarjouksen mukainen han kin taso pi mus Talvea Julkishallinnon Palvelut Oy:n kanssa. Tilintarkastaja Aki Rusanen poistui esteellisenä kokouksesta ennen tämän asian esittelyä ja päätöksentekoa klo 16:50. Kaupunginjohtaja Juha Piiroinen toimi pöytäkirjanpitäjänä tämän asian kä sit te lyn ja päätöksenteon ajan. Päätös tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotuksen mukainen. Tiedoksi: BDO Audiator Oy, TALVEA Julkishallinnon Palvelut Oy, Sansia Oy, KOY Suonenjoen Vuokratalot, Suonenjoen Vesi Oy