Forssan-seudun kunta- ja palvelurakennemuutosten selvitys ICT-selvitys Forssa, Humppila, Jokioinen, Tammela, Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymä (Fshky), Forssan Ammatti-instituutti (FAI), Loimijoen Kuntapalvelut Oy (Loiku) 1
ICT-selvityksen tavoitteet Selvitysvaiheen tavoitteena on 1. Tehdä tietohallintojen nykytilan kartoitus ja laatia kuvaukset Forssan seudun kuntien ICT-ympäristöistä, ICT-palvelujen järjestämismalleista, kustannuksista ja resursseista 2. Määritellä tavoitetila, ja laatia suunnitelma tunnistettujen kehittämiskohteiden toteutuksesta ja synergiaetujen saavuttamisesta sekä muutoksen toteuttamisesta ja organisoinnista 2
Nykytilaselvitys Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Haasteet ja kehittämistarpeet 3
Alueen ICT-henkilöstö ja -kustannukset Humppila Henkilöstö: 90 ICT-henkilöstö: 1 ICT-budjetti: 134 000 Forssa Henkilöstö: 930 ICT-henkilöstö: 3 ICT-budjetti: 1 156 730 Fshky Henkilöstö: 1 196 ICT-henkilöstö: 3 ICT-budjetti: 1 340 000 FAI Henkilöstö: 120 ICT-henkilöstö: 2 ICT-budjetti: 220 000 Loiku Henkilöstö: n. 200 ICT-henkilöstö: 0 ICT-budjetti: 272 000 Selvitysalue yhteensä Henkilöstö: 2918 työntekijää ICT-henkilöstö: 11,5 henkilöä ICT-budjetit: yhteensä 3 587 130 Jokioinen Henkilöstö: 232 ICT-henkilöstö: 1,5 ICT-budjetti: 195 500 Tammela Henkilöstö: 350 ICT-henkilöstö: 1 ICT-budjetti: 268 900 4
Selvityksessä mukana olevien osapuolten ICT-henkilöstön määrä ICT-henkilöstö 1 0 1 1,5 2 11,5 3 3 Forssa Fshky FAI Jokioinen Humppila Tammela Loimijoen kuntapalvelut Oy Selvitysalue yhteensä 5
Tietohallinnon kustannukset (budjetti v. 2014) IT-käyttömenot, k 1 066,7 1 040,0 IT-investoinnit, k 300 272,0 193,2 180,5 175,0 126,0 90 76 45 15 8-6
Nykykustannusten suhteellinen taso *) ICT menot / liikevaihto ml. kertaluonteiset erät 7
Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Haasteet ja kehittämistarpeet 8
IT-hallinnon sijoittuminen organisaatiossa TALOUS HALLINTO Muu organisatorinen sijainti Forssa Humppila Tammela Jokioinen Fshky FAI Loimijoen Kuntapalvelut Oy Talousjohtaja ja tietohallintopäällikkö sekä ATK-tukihenkilö Kunnankamreeri ja ATKsuunnittelija Talousjohtaja ja ATKsuunnittelija Hallintojohtaja ja IT asiantuntija Hallinto- ja talousjohtaja sekä tietohallintopäällikkö ja teknisen osaston atktuki Sivistysjohtaja + järjestelmäasiantuntija Sivistystoimen johtaja / koulujen johtajat ja IT -ylläpitäjät Koulujen tietyt opettajat (koulu-atk) Tietohallinnon ohjausryhmä + tietohallintopäällikkö + Atk-tukihenkilö + Tietopalveluasiantuntija Ei varsinaista IT hallintoa Nimetty tietohallinnosta vastaava henkilö 9
ICT-toimintamallit ovat varsin lähellä toisiaan SUUNTAA ANTAVA Tietohallinnon johtaminen Oma tihaorganisaatio Fshky Forssa Jokioinen FAI Tammela Humppila Ei omaa tihaorganisaatiota Kuntapalvelut Tuotetaan itse ICT-palvelujen tuottaminen ja hankinta Ulkoistetut palvelut ICT-toimintamalli 10
Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Haasteet ja kehittämistarpeet 11
Tieran arkkitehtuurivisio (kehityshankkeiden jaottelemiseksi) Kuntalaiset, yritysasiakkaat Henkilöstö Yhteistyökumppanit, viranomaistahot Tunnistamispalvelut Käyttövaltuushallinta Asiakaspalvelukanavat Intranet Extranet Palvelukanavat ja sähköiset työpöydät Raportointi Viranomaisraportointi Integraatiot Palveluun ohjaus (verkkosivusto) Sähköinen tiedottaminen, viestintä ja ryhmätyötilat Sähköinen asiointipalvelu Analytiikka Prosessimoottori ja työjonojen hallinta Asianhallinta Dokumentinhallinta Arkistointi Hallintopalvelut Hallinto Sosiaali- ja terveyspalvelut Palvelu- ja asiointialusta Sosiaali- ja terveystoimiala Opetus- ja kulttuuripalvelut Toimialakohtaiset ratkaisut Opetus- ja kulttuuritoimiala Tekniset ja ympäristöpalvelut Tekninen ja ympäristötoimiala Tiedon louhinta Adhocanalyysit Suorituskyvyn mittaaminen Metatiedot Henkilöstöhallinto Taloushallinto Tuotehallinta Kiinteistöhallinto Asiakkuuden hallinta Sovellusten hallintaja alustapalvelut Hankinta ja logistiikka Hankehallinta Toiminnanohjauksen tuki Tuotannonhallinta Myynti Tiedolla johtaminen Asiakas Tuote ja tuoterakenteet Henkilöstö Toimittaja Taloushallinto Paikkatieto Master datan hallinta Päätelaitepalvelut Kapasiteetti-palvelut Tietoliikennepalvelut ICT-infrastruktuuri Käyttöpalvelut Tuki 12
Meneillään olevat kehittämishankkeet Suunnitteilla olevat kehittämishankkeet Toimialakohtaiset ratkaisut 7 Palvelu- ja asiointialusta 9 Toiminnanohjauksen tuki 3 Toiminnanohjauksen tuki 4 Palvelu- ja asiointialusta 2 Toimialakohtaiset ratkaisut 2 ICT-infrastruktuuri 1 ICT-infrastruktuuri 0 Tiedolla johtaminen 1 Sovellusten hallinta- ja alustapalvelut 0 Sovellusten hallinta- ja alustapalvelut 0 Tiedolla johtaminen 0 Palvelukanavat ja sähköiset työpöydät 0 Palvelukanavat ja sähköiset työpöydät 0 13 13
Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Haasteet ja kehittämistarpeet 14
Keskeiset sovellukset & päätelaitemäärät Asiakassovellukset, toimialoittain SOSIAALI- ja TERVEYSTOIMI OPETUS- ja SIVISTYSTOIMI TEKNINEN TOIMI Hallintosovellukset Talous HR Muut mm. Effica (kokonaisuus) 1 Miratel 1 Synapse 1 ProConsona 2 Primus 5 Wilma 4 Kurre 4 WinhaPro 1 Brettybit 1 ATP-Origo 4 Hellevi 2 Trimble Locus 4 Autocad 2 MapInfo 1 Archicad 1 Kiinteistön valvonta 5 eri järjestelmää Jamix 3 Aromi 2 Siimi 1 Atop 1 Vesikanta 1 Sonet 2 Pro Economica 4 Pegasos 4 Raindance 3 Populus 3 Rondo 3 Titania 6 Basware 5 Esmikko 4 Timecon 2 Hedsam 1 Dynasty 3 M-Files 1 Exchange/ Outlook 7 Alcatel 2 ElisaRing 1 Keybox 1 Päätelaitteet Työasemia yhteensä 1974 kpl Kannettavia yhteensä 501 kpl Tabletteja yhteensä 232 kpl Älypuhelimia yhteensä 137 kpl Yhteistyön tiivistämisessä / kuntaliitostilanteessa ensisijaisesti yhtenäistettäviä järjestelmiä 15
Merkittävimmät ulkoiset ICT-toimittajat alueella TOP10 eurot, m TOP 10 asiakaslukumäärät toimittajittain 8 1,6 1,4 1,2 1 0,8 0,6 0,4 0,2 0 7 6 5 4 3 2 1 0 Kunnat nimenneet yhteensä 70 eri toimittajaa Kokonaiskustannukset 10 merkittävimmälle ICT-toimijoille vuonna 2013 olivat n. 3,15 miljoonaa euroa (88,5 % koko alueen vuosittaisista ICT-menoista/budjetista) 16 16
Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Haasteet ja kehittämistarpeet 17
Vastauksissa kuvatut lähiyhteistyömallit 1 2 4 3 1. Yhteisiä sovelluksia (Palkkahallinto, Jokiläänin kansalaisopiston hallintojärjestelmä) 2. Yhteisiä sovelluksia (Trimble) 3. Yhteisiä sovelluksia (Trimble) 4. Yhteisiä sovelluksia (Trimble, työajanseuranta ja vaihdepalvelut, jossa mukana myös Fshky) Laajempi seudullinen yhteistyö - Yhteinen kirjastojärjestelmä (Forssa, Tammela, Jokioinen, Humppila) - HH- ja TA-järjestelmät samassa palvelin- ja tietokantaympäristössä (FAI, Jokioinen, Tammela, Humppila) ja (Forssa, FSHKY, Loiku) - Palvelukeskustoiminta Trimble Locus (aiemmin Teklan XCITY) sis. kartta-, väestö- ja rakennusvalvontajärjestelmät (Forssa, Jokioinen, Tammela) - Hankinta- ja tietohallintoyhteistyö (Jokioinen, Humppila, Tammela, FAI) 18
Yhteistyö muiden julkishallinnon toimijoiden kanssa Tiera Valtionhallinto KuntaPro Kanta- Hämeen KS Selvitysalueen Ulkopuoliset kunnat (Somero, Ypäjä) Forssa X X X Humppila X X X Ypäjä Yhteistyöalue Perustietotekniikka Ydintoiminnan sovellukset Hallinto/tukitoiminnon sovellukset Tietohallinto Jokioinen X X X Tammela X X X X Ypäjä Ypäjä FAI Fshky X X X X Ypäjä Loiku X X
Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä Nykyisiä ICT-yhteistyömalleja Haasteet ja kehittämistarpeet 20
Haasteet, mainintojen lukumäärä aihepiireittäin Uudet tekniikat ja soveltamisalueet 7 Kasvavat ICT -vaatimukset, kustannusten nousupaine 6 Tietotekniikan osaamisen puute 5 Lisääntyvän yhteistyön haasteet 4 Vanhentuvat tekniikat ja järjestelmät 1 Tietohallinnon organisoituminen 1 21 21
Seuraaviin kalvoihin on koottu keskeiset haasteet ja kehittämistarpeet. Kooste on esitetty asiakokonaisuuksittain: Kuntien ICT-henkilöstö ja -kustannukset Tietohallinnon järjestämismallit Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Järjestelmä- ja toimittajakenttä ICT-yhteistyömallit 22
Haasteet ja kehittämistarpeet 1/5 Kuntien ICThenkilöstö ja kustannukset Alueen ICT kehittäminen on harvojen henkilöiden varassa Tietyt keskeiset tietohallinnon alueet ovat jääneet vähälle huomiolle, esimerkkeinä kokonaisarkkitehtuurin ja tietoturvan kehittäminen sekä toiminnan prosessien kehittämisen tuki Myös henkilöstön eläköityminen (esim. pääkäyttäjät) on huomioitava; uuden henkilöstön palkkaaminen kuntien nykytilanteissa on haastavaa Perustietotekniikan järjestäminen ja tuki vie pääosan resursseista Työasematuki on monilla osapuolilla omaa toimintaa (pl. Fshky, Forssa ja Loiku) Henkilöstön puutteellinen osaamisen taso sekä vanhaan opittu asenne- ja käyttökulttuuri työllistää ICT henkilöstöä mm. turhiin neuvontatehtäviin. ICT-käyttömenot ovat kokonaisuutena linjassa valtakunnallisiin (kuntien) keskiarvoihin nähden Kuntakokojen kasvaessa ICT-toimintojen hoitaminen vaatii laajempia tietoteknisiä ratkaisuja, mikä yleensä nostaa ICT-käyttömenojen suhteellista osuutta ja palvelujen laatua. 23
Haasteet ja kehittämistarpeet 2/5 ICT-palvelut on järjestetty alueella samantyyppisesti seudullista yhtenäistä järjestämistapaa ei kuitenkaan ole tietohallinto on pääsääntöisesti osa yleis- ja taloushallintoa Tietohallinnon järjestämismallit Organisoinnissa ei ole juurikaan kiinnitetty huomiota substanssijohdon ja tietohallinnon väliseen yhteistyöhön tietohallinnon näkökulmat eivät ole osana johtamistoimintaa näkyy mm. ICT budjetoinnin ja kehittämishankkeiden hajanaisuutena Fshky:n tietohallinnon ohjausryhmä perustettu ko. rooliin Alueella on tehty ICT yhteistyötä, joka on kuitenkin painottunut ICT tuotannon järjestelyihin, ei tietotekniikan hyödyntämiseen ydintoimintojen kehittämisessä. ICT palvelut toteutetaan pitkälle palveluostoilla, joskin ICT-palvelujen oma tuotanto on edelleen merkittävässä roolissa. kriittisimmät sovellusalueet on järjestetty palveluostojen ja yhteistyökumppaneiden kautta korostaa sopimus- ja palveluostohallinnan merkitystä 24
Haasteet ja kehittämistarpeet 3/5 Edellisessä kalvossa mainituista syistä perustietotekniikan ja siihen liittyvien palveluiden kehittämishankkeita ei juurikaan ole tunnistettu. Käynnissä ja suunnitteilla olevat kehittämisprojektit Listatut kehittämishankkeet ovat kyselyn yhteydessä toimialoilta kerättyjä näkemyksiä kuntien sisäisen toiminnan ja palvelutoiminnan kehittämisen tarpeista Kokonaisvaltaista kuvaa kehittämistarpeista on nykytoimintamallilla hyvin haastavaa pitää yllä Toimialojen välillä ei ole yhteistyötä, joka vaikeuttaa mm. kokonaisarkkitehtuurin hallintaa Toimialojen palvelutuotannon kehittämiseen ja sitä kautta saavutettaviin merkittäviin tuottavuushyötyihin ei ole kyetty panostamaan riittävästi. 25
Haasteet ja kehittämistarpeet 4/5 Kokonaisuutena järjestelmäkenttä on alueella (edelleen) hajanainen ja sovelluksia on suuri määrä, joskin suhteessa moniin muihin seutuihin yhteistyötä ja konsolidointia on tehty hyvin Esim. opetustoimessa on samoja sovelluksia, mutta kuntakohtaisina asennuksina. Tämä mahdollistaa toimittajille kuntakohtaisen veloituksen sovellusylläpidosta ja -kehittämisestä. Järjestelmä- ja toimittajakenttä Toimittajakenttä on hajanainen, nimettyjä ICT-toimittajia on n. 70, toimittajahallinta on hyvin hajallaan organisaatioissa Alueen keskeisimmät toimittajat ovat CGI ja Tieto (+Kanta-Hämeen KS), jotka edustavat alueen ICT-kustannuksista 66 % Kun yhteinen toimittajahallinta puuttuu, erityisesti pienten kuntien neuvotteluvoima on heikko ja volyymiedut eivät välttämättä toteudu hankinnoissa. Järjestelmä- ja palveluhankintoja ei tehdä koordinoidusti kuntien kesken ja tästä johtuen hankinnoissa ja kehittämishankkeissa on päällekkäisyyksiä Osa alueen kunnista ovat kuitenkin järjestäneet yhdessä yhteydenpidon mm. CGI:hin ja tietoliikennepalvelujen toimittajaan Myös esim. KL Kuntahankintojen palveluita pyritään hyödyntämään 26
Haasteet ja kehittämistarpeet 5/5 Alueellinen yhteistyö keskeisissä järjestelmäratkaisuissa on pitkällä, lisäksi yhteistyötä esiintyy myös yksittäisten kuntien kesken ja yksittäisillä sovellusalueilla. ICT-yhteistyömallit Laajempaan julkishallinnon yhteistyöhön kunnilla ei ole ollut samalla tavalla resursseja osallistua. Valmiiden kansallisten yhteistyöalustojen hyödyntäminen on vielä vähäistä. 27
ICT-selvityksen tavoitteet Selvitysvaiheen tavoitteena on 1. Tehdä tietohallintojen nykytilan kartoitus ja laatia kuvaukset Forssan seudun kuntien ICT-ympäristöistä, ICT-palvelujen järjestämismalleista, kustannuksista ja resursseista 2. Määritellä tavoitetila, ja laatia suunnitelma tunnistettujen kehittämiskohteiden toteutuksesta ja synergiaetujen saavuttamisesta sekä muutoksen toteuttamisesta ja organisoinnista 28
Tunnistetut keskeiset kehittämiskohteet
Tavoitteena tietohallinnon kehittämisen painopisteen muutos Kunnat Fshky FAI Loiku Tietohallinnon suunnittelutoiminnot - Erikoisosaamisen varmistaminen ja erikoistuminen (mm. toimialaosaaminen, kokonaisarkkitehtuuri, toimittajanhallinta, tietoturva) - Yhteistyö substanssi(johdon) kanssa, yhdenmukaiset tietohallinnon menetelmät ja työvälineet - Yhteistyö sidosryhmiin ja julkisiin tahoihin Painopisteen muutos Perustietotekniikkapalvelujen tehokas järjestäminen (nykyinen yhteistyön painopiste) - Jatkossa panostus etenkin yhteisiin mm. työasemavakiointeihin ja tietoliikenteeseen liittyviin ratkaisuihin 30
Tunnistetut keskeiset kehittämiskohteet Tietohallinnon ja toimialojen tiivistyvä yhteistyö ja luonteva työnjako. Yhteisten kehittämisohjelmien laadinta ja toteuttaminen. ICT:n tehokas hyödyntäminen toiminnassa Henkilöstön ICTosaamisen kehittäminen Tietohallinto mahdollistajaksi Tietotekniikkapalveluiden tehokas järjestäminen (nykyinen painopiste) Tietohallinnon toimintamallin kehittäminen Tietotekniikkapalveluiden tehokas järjestäminen huomioiden tapahtuvat ympäristömuutokset - Työasemapalvelut - Tietoliikennepalvelut - Konesalipalvelut Tietohallintoresurssien (ml. pääkäyttäjät) kokonaishallinnan ja osaamisen kehittäminen. Yhteisten tietohallinnon työkalujen ja menetelmien käyttöönotto. Henkilöstön ICT osaamisen ja innovatiivisuuden kehittäminen. Pääkäyttäjätoimintojen kehittäminen. ICT hankintatoimen kehittäminen Verkostojen vahvistaminen 24.09.2014 ICT hankintojen yhteensopivuuden ja hyötyjen varmistaminen. ICT hankintojen ohjauksen terävöittäminen. Kytkeytyminen aktiivisesti kansalliseen verkostoon. Verkostojen erikoisosaamisen ja kansallisten ratkaisujen tehokas hyödyntäminen. 31
Tunnistetut etenemisvaihtoehdot
Tunnistetut arvioitavat etenemisvaihtoehdot nykytilanteesta Johtaminen ja tietohallinnon järjestäminen Alueellinen strateginen johtaminen Organisoitu yhteistyö ja kehittäminen nykytilanne A. Alueellisen yhteistyön tiivistäminen B. Kuntaliitos Erillinen Erillinen Yhteisesti määritellyt ja/tai osin yhteiset palvelut Yhteinen IT-palvelutuotanto 24.09.2014 33
Tunnistettu arvioitava vaihtoehto A: alueellisen yhteistyön tiivistäminen Kuvaus Osapuolet sitoutuvat tiiviimpään yhteistyöhön IT-palveluiden järjestämiseksi ja hyödyntävät potentiaalisia kansallisia tai alueellisia kumppaneita. Tavoitteena voisi olla yhteistyön laajentaminen myös alueen ulkopuolisiin kuntiin (mm. volyymietujen hakeminen). Palveluiden tuottamista ja kehittämistä koordinoidaan yhdessä kumppaneita hyödyntäen. Tavoitteena kiinnittyminen alueellisen ja kansalliseen kehittämistyöhön ja niissä syntyvien tuotosten maksimaalinen hyödyntäminen alueella. Aikataulullisesti yhteistyötä voidaan tehdä tarpeen mukaan edeten, kohdealueiden prioriteettien mukaisesti. Nopeimmin voidaan edetä palveluissa, joissa joku kunnista on jo kansallisessa tmv. yhteistyössä mukana, kuten sähköinen asiointi, palveluväylä tai palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmät. Mahdollisuudet Laajempi alueellinen ja valtakunnallinen yhteistyö Helpottaa yhteistyön organisointia Ei estä kuntakohtaisia erillisratkaisuja Muutokset voidaan suunnitella kustannusten ja aikataulun osalta optimaalisesti Voidaan käynnistää nopeasti Yhteinen kokonaissuunnittelu harmonisoi ratkaisuja Haasteet Osapuolilla oltava valmius yhtenäistää kehittämissuunnitelmiaan ja ottaa käyttöön yhtenäisiä ratkaisuja Vaatii prosessien harmonisointia 24.09.2014 34
Tunnistettu arvioitava vaihtoehto B: Kuntaliitos Kuvaus Tietohallintoon liittyvä päätöksenteko keskitetään yhteen paikkaan sovittavan hallintamallin mukaisesti. Aikataulullisesti vaihtoehto tarkoittaa tiettyä (n. 18-24 kk) aikaikkunaa, jonka aikana yhteen liittyvien kuntien IT-palvelut on yhdistettävä. Muutosvaiheessa joudutaan keskittymään pakollisiin yhdistettäviin toimintoihin. Mahdollisuudet kehittää toimintaa samaan aikaan ovat huonot, koska pääpaino on jatkuvuuden varmistamisessa. Mahdollisuudet Yksi ja yhteinen päätöksenteko Ohjaa nopeasti yhteisiin prosesseihin ja sähköisiin kuntalaispalveluihin Kansallisen yhteistyön hyödyntäminen myöhemmässä vaiheessa Haasteet Aikaan sidottu muutosprojekti, joka todennäköisesti aiheuttaisi ylimääräisiä kustannuksia (esim. nykyisten järjestelmien uusi hankinta) Suuri riski, että muu kehittämistyö lykkääntyy muutosprojektin ajaksi Kiireen aiheuttamat kompromissit 24.09.2014 35
Muita mahdollisia vaihtoehtoja Riippumatta yhdistymisselvityksen lopputuloksesta ja päätöksistä, voisi yhteistyön tiivistämisen käynnistää mahdollisimman nopeasti. Kuntaliitosten toteutuessa yhdistämisprojektit ovat sitä helpompia, mitä tiiviimpää yhteistyötä kunnat tekevät jo valmiiksi. Toisaalta vaikka kuntaliitokset eivät toteutuisikaan, on yhteisestä IT-palvelujen tuottamisesta ja kehittämisestä joka tapauksessa hyötyä kaikille osapuolille. 24.09.2014 36
Mahdolliset polut vaihtoehdoille Johtaminen ja tietohallinnon järjestäminen Alueellinen strateginen johtaminen Organisoitu yhteistyö ja kehittäminen 201X 201X+1 2014-201x Päätös yhteistyön tiivistämisestä Päätös kuntaliitoksesta Nykytilanne A. Alueellisen yhteistyön tiivistäminen B. Kuntaliitos Erillinen Erillinen Yhteisesti määritellyt ja/tai osin yhteiset palvelut Yhteinen IT-palvelutuotanto 24.09.2014 37
Vaihtoehtojen läpikäynti ja vertailu 38
Yleistä kustannuksista Seuraavilla kalvoilla on kuvattu vaihtoehtojen A (yhteistyön tiivistäminen) ja B (kuntaliitos) kustannusvaikutuksia eri kustannuslajeittain. Arviossa pyritty huomioimaan Forssan-alue kokonaisuutena. Kuntakohtaisesti kustannuskehityksessä saattaa olla eroja. 24.09.2014 39
Vaihtoehtojen vertailu: kustannuskehitys Muutosvaihe (n. 1 vuosi) Kustannus Vakiinnuttamisvaihe (n. 2 vuotta) Jatkuva toiminta (3-10 v.) Kustannusajurit INFRA A B A B A B Synergiahyötyjä saatavissa mm. työasemaja tietoliikennepalveluiden vakiointien kautta. Ajan kuluessa infrakustannukset laskevat. Sovellukset A B A B A B Sovellusten yhdistämisessä saatetaan tarvita erikoisjärjestelyjä esim. ylimääräisen tuen takia. Ajan kuluessa sovelluskustannukset nousevat,mutta sovellusten yhteiskäytöllä saadaan kustannussäästöjä. Pidemmällä aikajänteellä mahdollisuus saavuttaa toimintaprosessien tehostumishyötyjä uusilla sovellusvalinnoilla ja/tai nykysovellusten käytön kehittämisellä. Työkustannukset A B A B A B Projektivaiheessa kustannukset voivat kasvaa merkittävästi, jos (kun) aikataulu on tiukka. Vakiinnuttamisvaiheessakin tarvitaan todennäköisesti ylimääräistä ulkopuolista apua. 24.09.2014 40
Vaihtoehtojen muutos- ja jatkuvien kustannusten suhteuttaminen Muutoskustannukset Vaihtoehto Jatkuvat kustannukset 100 (=0,54 m 2014, josta Fshky 0,3 m ) Jos mitään ei tehdä, niin ei synny ylimääräisiä muutoskustannuksia Nykytila 100 (=3,05m 2014) Pitkän tähtäimen kustannuksia kuvataan luvulla 100 150 (0,8 m ) Yhdistetään vielä yhdistämättä olevia palveluita järkevällä aikataululla 200 (1,08 m ) Yhdistetään kaikki palvelut kireällä aikataululla A B 84 (2,56 m ) Saadaan säästöjä kiitos laajemman käyttäjäjoukon, vakioituvien palveluiden ja laajemman yhteistyön 84 (2,56 m ) Koko alueen ICT-palvelut Forssan, FAI:n, Fshky:n ja Loikun budjeteilla? 24.09.2014 41
Vaihtoehtojen vertailu: hyödyt (muut kuin taloudelliset) Tehostamiskohde Muutosvaihe Vakiinnuttamisvaihe Jatkuva toiminta Hyödyn kuvaus IT-toiminnan osaaminen (kompetenssit) A B Vaihtoehdoissa hyvät mahdollisuudet hyötyä keskinäisistä osaamisista. Vaihtoehdossa B helpompi toteuttaa yhteistä osaamisen kehittämisohjelmaa pidemmällä aikajänteellä. Ratkaisuiden toimitusnopeus (tarve => tuotanto) A B Vaihtoehdossa A (hyvin organisoidun yhteistyön avulla) todennäköisesti paremmat valmiudet ITpalveluiden nopeaan tuotteistamiseen IT palveluiden laatu ( ITIL-prosessikypsyys) A B Molemmissa vaihtoehdoissa valmiudet systemaattisten palveluprosessien soveltamiseen. Vaihtoehdossa B mahdollisuus mennä ajan kanssa pidemmälle. Mahdollisuus hyödyntää kansallisia ratkaisuja A B Molemmissa tapauksissa valmiudet paranevat, mutta vaihtoehdossa A kansallisia ratkaisuja voidaan hyödyntää nopeammin. 24.09.2014 42
Vaihtoehtojen vertailu: riskiarvio A B # Riskin otsikko 1 Talouteen liittyvät riskit 2 Rahoituksen saatavuus 3 Tekniikkaan/teknologiaan (esim. yhteensopivuus) liittyvät riskit 4 Muutosprojektin aikataulu 5 Toiminnan jatkuvuuteen liittyvät riskit (etenkin muutosvaiheessa) 6 Nykytilasta siirtymisen muutoskustannukset 7 Päätöksentekoon liittyvät riskit 8 Kokonaisarkkitehtuuriin liittyvät riskit 9 Yhtenäisten ratkaisujen saavuttamiseen liittyvät riskit (etenkin muutosvaiheessa) 24.09.2014 43
Vaihtoehtojen vertailu: asiakas-/käyttäjävaikutukset Vaikutukset voivat olla: Ulkoisia eli kuntalaisten palveluihin liittyviä Sisäisiä eli kunnan toimintaan liittyviä Ajurina voi olla kuntarajat/toimijarajat ylittävän yhteisen prosessin/palvelun kehittäminen Siirryttäessä toimintamalleissa nykytilanteesta kohti B:tä Käytössä voi olla joko sama tai yhteinen järjestelmä/palvelu Tietojen saatavuus/käytettävyys ja sovellusten integraation aste nousee ==> palvelujen parantuminen mahdollisuus rakentaa nopeasti (nopeammin) sähköisiä palveluja sisäinen toiminnan tehokkuus kasvaa 24.09.2014 44
Vaihtoehtojen vertailu: Hankinnat Vaihtoehto A Vaihtoehto B - Yhteisten hankintojen johtaminen ja järjestäminen hankintastrategia - Hankinnat yhteisen hankintayksikön kautta - Yksi sopimus per palvelu - Kunnat eivät voi hyödyntää aiemmin kilpailutettuja, toisen kunnan solmimia sopimuksia - mahdollisuus hyödyntää yhteisen hankintayksikön jo-kilpailutettuja sopimuksia - Hankinnat keskitetysti - Siirtymävaiheessa on tarkasteltava sopimuskohtaisesti, voivatko kunnat hyödyntää esim. toisen kunnan kilpailuttamaa sopimusta. - Yksi hankintasopimus - Alueella jo-tehdyt yhteishankinnat mm. talousja henkilöstöhallinnon sekä SOTE ratkaisuissa hyödynnettävissä - Yhteisen hankinnan hyödyt (mm. neuvotteluvoima) sekä kilpailuttamisvaiheessa että sopimuskauden aikana 24.09.2014 45
Tietohallinnon yhteistyön järjestäminen ja päätöksentekomallit, esimerkit Copyright Kuntien Tiera Oy 46
Vaihtoehto A: esimerkki yhteistyön järjestämiseksi ja päätöksentekomalliksi alueellisessa yhteistyössä Kunnanhallitukset / valtuustot Fshky / FAI /Loiku joryt Päättää ja resursoi alueelliset kehittämistoimet Ohjaa toteutumista Kuntien palvelutoiminnan kehittäminen Kuntien keskushallinnot, Kuntapalvelut Oy Alueellinen Kehittämissuunnitelma (esitys) Esittää alueelliset kehittämistoimet Kuntajohtajat, toimitusjohtajat, FAI Ohjaa toimintaa Kuntakohtaiset kehittämissuunnitelmat (eivät mahdollista toteuttaa seudullisina) Koostaa alueellisen kehittämistoimen esitykset ja synkronoi kansalliseen tekemiseen Kuntien johtoryhmät Ohjaa toteutumista Kuntakohtaiset Kehittämistoimet (resursointi sovitaan erikseen) Kuntien SoTe toimialat, Fshky Kuntien sivistystoimet, FAI Kuntien tekniset toimet Toimialojen yhteistyö (esim. kehittämisryhmät) Määrittelevät tarpeet Yhteinen tietohallinto - Yhteiset työvälineet + tietohallintomalli - toimialaosaajat - Verkostomainen toimintamalli Hallinnoi sopimuksia (osapuolten valtuutuksilla) Järjestää ja kehittää palveluita huomioiden toimialojen tarpeet ja kansalliset mahdollisuudet Konserniyhtiöt (optio) IT palvelutuottajat Tuottaa palveluja
Vaihtoehto A: esimerkki yhteistyön järjestämiseksi ja päätöksentekomalliksi alueellisessa yhteistyössä Kuvaus Kuntien toimialat ja toimialan palveluja tuottavat toimijat yhdessä määrittelevät kehittämisen tarpeet sekä esittävät alueellisesti käynnistettävät hankkeet sekä niiden vaikuttavuustavoitteet ja budjetointiehdotuksineen. Alueellisesti organisoitu tietohallinto tukee toimialakohtaista kehittämissuunnittelua tietohallintomallin mukaisilla menettelyillä sekä omalla toimiala- ja markkina-/ratkaisutuntemuksellaan Tietohallinto koostaa ja jalostaa toimialatarpeet jatkokäsittelyyn sekä huomioi toimialojen väliset synergiaedut ja mm. kansalliset mahdollisuudet Kuntajohtajista, yhtymäjohtajasta, toimitusjohtajista ja rehtorista koostuva ohjauselin priorisoi hankkeet ja sopii jatkokäsittelyyn ja toimijoiden päätöselimiin menevät esitykset alueellisesti käynnistettävistä hankkeista. Mahdollisuudet Tietohallinnon vaikuttavuuden nosto ja toimialatarpeista lähtevien vaikuttavuudeltaan mittavampien tietohallinnon hankkeiden toteuttaminen alueella Synergiaetujen aikaansaaminen (kuntien ja toimialojen) tietohallinnon hankkeissa Mahdollisuus hyödyntää yhteisiä prosesseja ja mm. sähköisiä kuntalaispalveluita Tietohallinnon toimintatapojen kehittäminen yhdessä substanssin kanssa ja osaamisen kokoaminen mahdollistaa paremman tuen toimialoille 24.09.2014 Haasteet Vaatii hyvää kuntien sitoutumista ja toimialaresurssien kiinnittämistä kehittämistoimintaan Eri kuntien toimialojen välisen substanssiyhteistyön käynnistäminen Useista osapuolista muodostuva toimintamalli Eri osapuolten tarpeiden synkronointi (mm. ajallisesti) haastavaa Tietohallinnollisen painopisteen muuttaminen perustietotekniikan hankkeista toiminnan kehittämisen hankkeisiin 48
Vaihtoehto B: esimerkki tietohallinnon organisoimiseksi ja päätöksentekomalliksi kuntaliitoksessa Horisontaalinen yhteistyö ja hyvien Käytänteiden levittäminen Kaupunginjohtaja Tietohallintojohtaja Visiot ja suuntaviivat Kaupunginhallitus Sopimus- ja toimittajahallinta Keskushallinto / Loiku SOTE / Fshky Kehittämisryhmä Kehittämisryhmä Tietohallinnon toimialavastaava Tietohallinnon toimialavastaava Tietoliikenneja konesalipalvelut Työasemapalvelut Tietojärjestelmäpalvelut Resurssien hankinta toimialojen tarpeiden pohjalta Sivistys / FAI Kehittämisryhmä Tietohallinnon toimialavastaava Tekninen Kehittämisryhmä Tietohallinnon toimialavastaava Konserniyhtiöt Kehittämisryhmä Tietohallinnon toimialavastaava Tietohallintopalvelut Lähde: Agarwal &Sambamurthy, 2002: Principles and models for organizing the IT function IT-palveluiden järjestäminen palvelukohtaisesti 49
Vaihtoehto B: esimerkki tietohallinnon organisoimiseksi ja päätöksentekomalliksi kuntaliitoksessa Kuvaus Kunnan toimialat ja toimialan palveluja tuottavat toimijat yhdessä määrittelevät kehittämisen tarpeet sekä esittävät käynnistettävät hankkeet sekä niiden vaikuttavuustavoitteet ja budjetointiehdotuksineen Tietohallinto tukee toimialakohtaista kehittämissuunnittelua tietohallintomallin mukaisilla menettelyillä sekä omalla toimiala- ja markkina-/ratkaisutuntemuksellaan Valmistelu ja päätökset käynnistettävistä hankkeista tehdään kunnan normaalin käytänteen ja vuosikellon mukaisesti Mahdollisuudet Tietohallinnon vaikuttavuuden nosto ja toimialatarpeista lähtevien tietohallinnon hankkeiden toteuttaminen Synergiaetujen aikaansaaminen (toimialojen välillä) tietohallinnon hankkeissa Tietohallinnon toimintatapojen kehittäminen yhdessä substanssin kanssa mahdollistaa paremman tuen toimialoille Toimialatarpeisiin vastaavat joustavat ICTperuspalvelut 24.09.2014 Haasteet Toimialojen sisäisen kehittämistyön käynnistäminen/organisointi Vaatii riittävän suuren tietohallinnon organisaation (kuntaliitos mahdollistaa ainakin osittain) Tietohallinnollisen painopisteen muuttaminen perustietotekniikan hankkeista toiminnan kehittämisen hankkeisiin 50
Synergiavaikutukset, jotka kuntarakenteen muutoksella voidaan saada aikaan
Esityksen sisällöstä Tässä esityksessä kuvataan synergiavaikutuksia, jotka on johdettu selvityksessä mukana olevien osapuolten tunnistamista keskeisistä haasteista ja kehittämiskohteista. Synergiavaikutuksia on arvioitu molempien vaihtoehtojen näkökulmasta, mutta erityisesti Valtiovarainministeriön toimeksiannon mukaisesti kuntarakenteen muutosten näkökulmasta (jossa lähtökohtana on yhteinen tietohallinto ja organisointi) Mahdollisiin kuntakokoonpanoihin tai organisoitumismalleihin ei oteta kantaa, tunnistetut synergiaedut ovat sovellettavissa näistä riippumatta. 52
Tarkastelussa mukana olevat näkökulmat ICT-strategia Kokonaisarkkitehtuuri Merkittävimmät tarkastelussa esiin nousseet synergiaedut kohdistuvat kuvan mukaisille osaalueille. ICT-toimittajahallinta ja -hankinnat ICT-palvelutuotanto 53
Yhteinen tietohallinto ja organisointi 1/4 ICT-strategia Koko aluetta palveleva yhteinen tietohallintostrategia, -budjetti ja -hallinto tukee alueen ICT-palvelujen kehittämistä kokonaisuutena osaoptimoinnin sijaan. Keskitetty johtaminen vauhdittaa päätöksentekoa sekä yhteisten toimintatapojen ja periaatteiden juurruttamista käytännön toimintaan. Toimintakulttuurin ja -tapojen yhtenäistäminen vaatii kuitenkin aikaa ja pitkäjänteistä johtamista. 54
Yhteinen tietohallinto ja organisointi 2/4 Kokonaisarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuuria koskeva päätöksenteko on suoraviivaisempaa. Järjestelmäkartan yksinkertaistaminen vähentää päällekkäisiä ratkaisuja ja pienentää kokonaiskustannuksia. Ylläpito ja jatkokehittäminen tehostuu: kehitetään kerran, hyödynnetään koko alueella. Osaamisen keskittämisen kautta kyky tukea toiminnan kehittämistä paranee. Valtakunnallisen yhteistyön kautta suunniteltuja ratkaisuja saadaan hyödynnettyä nopeammin ja laajemmin. 55