Hyvä sovellus- järjestelmäsalkun hallinta Esa Toivonen, Senior Portfolio Advisor CGEIT, CISA, CRISC, LJK, ymba Thinking Portfolio esa.toivonen@thinkingportfolio.com http://www.thinkingportfolio.com/fi
itsmf - Tammikuun 2015 Aamiaisseminaari (ke) 28.1.2015 Esa Toivonen, Senior Portfolio Advisor Sovellus- ja järjestelmäsalkku ja sen liiketoiminnalliset hyödyt ja mahdollisuudet Sovellus- ja järjestelmäsalkun rakenne ja tietomalli Sovellusten ja järjestelmien elinkaarimalli salkunhallinnan näkökulmasta Esimerkkejä järjestelmien elinkaarikustannusten seurannasta ja hallinnasta Sovellus- ja järjestelmäsalkku ja riskien salkuttaminen Sovellus- ja järjestelmäsalkun optimointi ja rationalisointi Sovellus- ja järjestelmäsalkun analysointi ja raportointi
Mitä sovellus- ja järjestelmäsalkun hallinta on? Onko meillä riittävää kokonaiskuvaa keskeisten sovellustemme kehitystarpeista? Onko meillä selkää raporttia sovellusten elinkaarikustannuksista? Mitkä sovellukset ovat meille turhia ja mitkä kriittisiä? Onko sovellustemme riskit ja hyödyt tunnistettu? Organisaation ICT-sovellusten ja järjestelmien Ovatko sovellusten omistaja- ja pääkäyttäjätiedot ajan tasalla? muodostaman kokonaisuuden johtamista ja Milloin optimointia ylläpitosopimuksemme liiketoiminnan umpeutuu tavoitteita ja ja milloin neuvottelut kokonaisarkkitehtuuria pitäisi aloittaa? toteuttavasti.
Sovellussalkku vs. järjestelmäsalkku Miten sovellussalkku ja järjestelmä salkku eroaa toisistaan? Jokaisen organisaation yksi keskeinen määrittelyasia Sovelluksilla voidaan tarkoittaa organisaation kaikkia itsovelluksia ja järjestelmiä Sovelluksilla voidaan myös tarkoittaa vain erillisiä sovelluksia kuten taulukkolaskenta, tekstinkäsittely, sähköposti jne. toimistosovellukset joita käyttäjät työasemillaan hyödyntävät Järjestelmillä voidaan usein tarkoittaa laajempaa kokonaisuutta kuten toiminnanohjaus, taloushallinto tai henkilöstöhallinnon ratkaisut. Järjestelmiin liittyy usein liittymiä ja järjestelmien elinkaarikustannukset voivat sisältää suhteessa enemmän kehityskustannuksia. Salkussa voidaan luoda kenttätyyppi jolla voidaan kuvata onko kyseessä sovellus tai järjestelmä ja näin haluttaessa erottaa asiat toisistaan raportoinnin ja johtamisen kannalta
Johdanto sovellussalkku ajatteluun 1. Sovellussalkku on strategisen ja ylemmän taktisen tason johtamisen käytännön työväline. 2. Hyvin suunniteltu sovellussalkunhallintamalli tukee liiketoimintalähtöistä, kokonaiskuvaan perustuvaa suunnittelua, analysointia ja päätöksentekoa. 3. Sovellussalkun tavoitteina ovat usein yksinkertaistaa ja tuoda läpinäkyvyyttä organisaation informaatio-, sovellus- ja teknologiaarkkitehtuuriin. 4. Sovellussalkun tavoitteena on antaa organisaatiolle valmiuksia nopeaan päätöksentekoon, ketterään muutoshallintaan, liiketoimintalähtöisyyteen sekä riskien analysointiin. 5. Sovellussalkku käytetään usein viestinnän ja kommunikoinnin välineenä tietohallinnon ja liikkeenjohdon välillä. 6. Sovellussalkun suunnittelussa on hyvä muistaa Less is more ajatus, asioita yksinkertaistamalla ja hyvin visualisoimalla mahdollistetaan asioiden ymmärtäminen ja päätöksenteko.
Mikä on sovellus- ja järjestelmäsalkku? Liiketoimintastrategian ja tietotekniikan palveluiden yhdistämisen apuväline Ajantasainen kuvaus organisaation tietoteknisistä sovelluksista Liiketoiminnan näkemien tietotekniikan avulla tuotettujen palveluiden johtamisen apuväline Tietotekniikan palvelutasojen hallinnan apuväline Tietotekniikan arkkitehtuurin hallinnan ja johtamisen väline Tietotekniikan kehittämisen apuväline
Kokonaisarkkitehtuurin suunnittelu on liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistyötä Miten eri elinkaarenvaiheet vaikuttavat painopisteseen? Lähde: Tekes 2010 Hankinta ja aktiivinen kehitysvaihe Ylläpito- ja luopumisvaihe
Mitä on sovellussalkun hallinta? Sovellussalkun johtamisen kytkentä organisaation vuosikelloon vuosi-, kuukausi- ja viikkotasolla (milloin) Sovellussalkun tietojen ylläpidon prosessit (miten) Sovellussalkun raportoinnin prosessit (mitä) Sovellussalkun johtamisen organisaatio (kuka johtaa) Sovellussalkun tietosisällön (mitä tietoja) määrityksen ja analysoinnin periaatteet määritys Sovellussalkun tietojen ylläpidon organisaatio (kuka huolehtii tiedoista) Organisaation kytkentä yrityksen hyvään hallintomalliin (vastuut ja oikeudet) Sovellussalkun hallinnan työkalut ja apuvälineet
Thinking Portfolio sovellussalkun tietosisältö esimerkki Sovelluksen omistava liiketoimintayksikkö Sovelluksen tukemat prosessit Sovelluksen liiketoimintahyöty/-arvo Sovelluksen palvelutasosopimus (mm. käyttöaika, käytettävyys, vasteaika, voimassaolo) Sovelluksen tietojärjestelmät ja ohjelmistot Liitynnät muihin sovelluksiin Sovelluksen elinkaari ja vaiheisiin liittyvät avaintehtävät Sovelluksen kustannukset / kassavirta Sovelluksen riskit Kehitysehdotukset
Tyypillisiä sovellusarkkitehtuurin johtamisen epäkohtia tai ongelmia Sovelluksia on jo liikaa ja uusia on helppo hankkia lisää Ei ole yhtenäistä tapaa arvottaa sovelluksia Paljon yksiköiden ja Ihmisten lemmikkisovelluksia Tekniikalla on itseisarvoa: uudet tekniikat halutaan nopeasti käyttöön Ei ole selkeää tapaa kytkeä sovelluksia liiketoiminnan strategisiin tavoitteisiin Puuttuu tapa johtaa kokonaisuutta
Salkunhallinnan peruselementit Johdetaan ydintoiminnon strategiaa toteuttaen Johdetaan kokonaisuutena Arvotetaan ja priorisoidaan yhdenmukaisin kriteerein Yhteinen liiketoimintakäsitteistö ja hallintatapa Prosessi ja viitekehys Työvälineet 2013 Thinking Portfolio
Strateginen johtaminen Projektisalkku Ideasalkku Sovellussalkku Menneisyys Nykyhetki Lähitulevaisuus Pitkä tähtäin Tulevaisuuskuva Operatiivinen toiminta
Salkunhallinnan kytkentä palvelukatalogiin Miten kytkeä sovellus- ja järjestelmäsalkku osaksi organisaation palvelukatalogia? Sovellus- ja järjestelmäsalkunhallinta ja ylläpito yhdeksi tietohallinnon palveluksi katalogiin Sovellus- ja järjestelmäsalkun tietomalliin kytkentä olemassa olevaan IT-palvelukatalogiin jotta voidaan tunnistaa mitkä IT-palvelut tarvitaan ko. sovellukseen tai järjestelmään Luodaan erillinen palvelusalkku ja kytketään palvelusalkun palvelut osaksi sovellussalkkua. Näin palveluita voidaan kuvata tarkemmalle tasolle ja johtaa järjestelmäarkkitehtuurin näkökulmasta
Salkunhallinnan kytkentä CAB:iin Miten kytkeä sovellus- ja järjestelmäsalkku osaksi CAB toimintaa? Sovellus- ja järjestelmäsalkussa voidaan määritellä ns. toimenpidepäiviä osana elinkaarenhallintaa. Osana muutoshallintaan liittyviä ajankohtia (esim. release management) voidaan määritellä esim. mikä on seuraava CAB jossa sovellukseen tai järjestelmään liittyvä muutos käsitellään CABin agendalle voidaan nostaa viimeisin tilannekuva sovellusja järjestelmäsalkusta ja arvioida määrävälein salkkuun kirjatut kehitys- ja muutostoiveet. CAB:lle voidaan luoda vakioraportteja muutoshallinnan yhteenvetoraportteja jotka käsitellään määrävälein osana CAB:n toimintaa
Salkunhallinta avaintehtävät Hallinta Luokittelu Arvottaminen Priorisointi Hankinta Luopuminen
Sovellussalkun vs. sovelluksen hallinta STRATEGINEN OPERATIIVINEN Sovellussalkun hallinta Sovelluksen hallinta Onko meillä oikeat sovellukset? Toiminnallisuus, riskit, priorisointi, tasapaino, arvo, elinkaaret Panostammeko oikeille alueille? Tietoarkkitehtuuri, strategiset tavoitteet, kustannusarvio, budjetti, kehittäminen vs. ylläpitäminen, sovellusten omistajien vuosittaiset kehityskeskustelut Onko meillä oikeat resurssit olemassa? Avainosaamiset, resurssityypit, allokointi, kapasiteetti, teknologia Johdammeko sovelluksia hyvin? Muutoshallinta, ongelman käsittely, budjetti, aikataulu, resurssit, testaus, dokumentointi jne. Toteutuuko sovellukselle asetettu aikataulu ja budjetti? Muutoshallinta, aikataulu, status, kustannusennusteet, budjetti, toteutumat Tietävätkö tekijät, mitä tehdä? Tehtävänanto, aikataulut, tuntikirjaukset
Hyötyjä ja mahdollisuuksia Sovellukset toteuttavat strategiaa ja palvelevat liiketoimintaprosesseja optimaalisesti Sovelluksien taloudellinen vaikutus on määritelty ja ennakoitavissa Sovellusriskit ovat tiedossa ja ennakoitavissa Sovellukset toteuttavat arkkitehtuuria On yhteinen kieli puhua ja päättää sovelluksista Päällekkäisyyksiä on mahdollista poistaa Hyvän johtamistavan toteutuminen Parantunut tuki liiketoiminnalle
Sovellussalkunhallinnan päävaiheet MEGA July 2012
Sovellussalkun rakenne ja jäsennys (käytännön visualisointi esimerkkejä)
Sovellussalkun rakenne ja jäsennys (käytännön visualisointi esimerkkejä)
Sovellussalkun rakenne ja jäsennys (käytännön visualisointi esimerkkejä)
Sovellussalkun rakenne ja jäsennys (käytännön visualisointi esimerkkejä)
Sovellussalkun rakenne ja jäsennys (käytännön visualisointi esimerkkejä)
Kriittisyys, riskit ja viranomaisvaatimukset
Sovellusten laadullisen asemoinnin arvioinnin esimerkkejä Tekninen ja toiminnallinen laatu Omistaja Käyttäjä ICT Erinomainen Heikko 4 3 2 1 Täyttää nyky- ja tulevat vaatimukset Täyttää nykyvaatimukset, ei tulevia Ei täytä kaikkia nykyisiä vaatimuksia Haittaa toimintaa / vanhentunut Omistajan, käyttäjän ja ICT:n arviontien yhteenveto
Sovelluksen integraatiokartta (VAM) (Visual Appication Map) tunnista liittymän omistajuus ja tarpeet molempiin suuntiin.
Valittujen järjestelmien asemointi
Valittujen järjestelmien elinkaaren vaihe
Valittujen järjestelmien elinkaarikustannukset vuositasolla
Järjestelmäraportti esimerkki
Elinkaariraportti esimerkki
Järjestelmien vastuuhenkilö raportteja
Valittujen järjestelmien elinkaari, kust. ja kriittisyys
Sovellussalkun analysointi- ja raportointimallit (käytännön esimerkkejä)
Hyvä salkunhallinta on 80% tulevaisuuteen katsomista ja 20% toteutuneen arvioimista Kiitos! Esa Toivonen Senior Portfolio Advisor, CGEIT, CISA, CRISC, LJK, ymba Puh 040 733 6670 esa.toivonen@thinkingportfolio.com Aleksanterinkatu 15 B 00100 Helsinki FINLAND www.thinkingportfolio.com/fi