Työpaja 3: MATHM-57350 Hypermedian tuotantoprojektin hallinnan erityispiirteet Kirsi Silius & Anne-Maritta Tervakari 23.9.2009
Työpajan teemat Projektiorganisaatio Mm. projektin hallinnoija, ohjausryhmä, projektipäällikön tehtävät Projektin taloushallinta Mm. kustannusarviointi, budjetointi, kassavirtalaskelma, kustannusvalvonta, jälkilaskenta
Projektiorganisaatio
Projektin hallinnoija Projektin hallinnoija on se organisaatio, joka on jättänyt allekirjoitetun projektihakemuksen saanut toimeksiannon tilaajalta. Hallinnoija on kokonaisvastuussa projektin toteutuksesta rahoittajan (tai tilaajan) hyväksymän projektisuunnitelman mukaisesti, kustannus- ja rahoitusosio mukaan lukien. Hallinnoija vastaa myös mahdollisten toteuttamiseen osallistuvien osatoteuttajien (alihankkijoiden) toiminnasta. Hallinnoija nimeää projektin ohjausryhmän tai johtoryhmän vastaa siitä, että projektilla on käytettävissä tarvittavat henkilö- ja tilaresurssit huolehtii siitä, että projektin asiakirjat allekirjoittaa toteuttajaorganisaation nimenkirjoitusoikeuden omaava tai valtuuttama henkilö.
Projektiorganisaatio Toteutuakseen projekti tarvitsee resursseja ja organisoitumista sekä tuotantoryhmältä että asiakkaan (tilaajan) puolelta. Projektiorganisaation keskeisiä toimijoita projektipäällikkö ohjausryhmä tai johtoryhmä työryhmät projektihenkilöstö
Projektiorganisaatio Projektijohtamisen tasot: strateginen taso projektin tavoitteiden määrittely, teknologia- tai teoriavalinnat, yhteistyöverkoston viitekehys- ja perusosien valinnat taktinen taso avainhenkilöiden valinnat, suunnittelun ja budjetoinnin peruskysymykset ja painopisteet operatiivinen taso projektin päivittäinen johtaminen, seuranta, verkostoituminen ja yhteistyö)
Projektin ohjausryhmä (johtoryhmä) Hyvä ohjausryhmä (johtoryhmä) on projektin vetäjän paras apu. Se voi edistää ratkaisevasti projektin tavoitteiden toteuttamista ja verkottumista. Hyvä ohjausryhmä (johtoryhmä) koostuu sellaisten organisaatioiden ja sidosryhmien edustajista, joille hankkeen toteutuminen on tärkeä ja mielenkiintoinen haaste (ei ylimääräinen velvollisuus ja vaivalloinen lisätyö). Ohjausryhmässä (johtoryhmässä) on hyvä olla myös toiminnan kohteena olevan ryhmän edustus. Ohjausryhmän (johtoryhmän) kolme tärkeintä kysymystä projektin vetäjälle: Miksi? Miten? Mitä hyötyä? Ohjausryhmän (johtoryhmän) tärkein kysymys itselleen: Mitä me voimme tehdä projektin edistämiseksi?
Projektin ohjausryhmä (johtoryhmä) Hankkeen ensimmäisessä ohjausryhmän (johtoryhmän) kokouksessa mm. ohjausryhmälle (johtoryhmälle) selvitetään sille annetut tehtävät, nimetään puheenjohtaja ja sihteeri sovitaan kokouskäytännöistä, kuten kokouskutsujen ja muistioiden lähettämisestä sovitaan maksetaanko ohjausryhmän (johtoryhmän) jäsenille kokouspalkkioita ja/tai korvauksia matkakuluista Ohjausryhmällä (johtoryhmällä) ei useinkaan ole päätösvaltaa projekti- tai rahoitussuunnitelman muutoksiin, vaan päätökset niistä tekee rahoittaja tai tilaaja hankkeen hallinnoijan esityksestä. Ohjausryhmän (johtoryhmän) tehtävänä on kuitenkin käsitellä mahdollisia projektisuunnitelman muutosesityksiä ennen niiden esittämistä rahoittajalle tai tilaajalle.
Projektin ohjausryhmä (johtoryhmä) Ohjausryhmän (johtoryhmän) yleisimpiä tehtäviä: projektin toteuttajan tarkentaman toimintasuunnitelman käsitteleminen projektin tavoitteiden ja toiminnan sekä yhteistyön pelisääntöjen käsitteleminen suunnitelmien muutosten käsitteleminen projektin edistymisen valvonta ja seuranta hankkeen etenemisen arvioiminen (esim. itsearvioinnin pohjalta) projektin tulosten levittäminen rahankäytön seuranta
Projektin ohjausryhmä (johtoryhmä) Lisäksi ohjausryhmän (johtoryhmän) tulee: Käsitellä ja hyväksyä projektin raportit ja niiden julkisuus antaa asiantuntemuksensa projektin käyttöön toimia linkkinä sidosryhmiin vastata osaltaan projektin vaikuttavuudesta ja tuloksellisuudesta käydä viimeisessä kokouksessaan projektin tulokset ja palautteet läpi sopia tulosten levittämisestä myös hankkeen päättymisen jälkeen tukea projektipäällikköä hänen työssään suojella ja puolustaa projektia
Projektipäällikön tehtävät Projektipäällikkö vastaa projektisuunnitelman mukaisesta työskentelystä: tuloksista, aikatauluista, työmääristä, kustannuksista, laadusta sekä suunnitelmallisuudesta. Projektipäälliköllä on paljon vastuuta Vastaavasti hänellä tulee olla riittävästi resursseja ja valtuuksia tehtävän hoitamiseen. Projektin onnistuminen ja epäonnistuminen ovat suurelta osin kiinni projektipäälliköstä. Projektipäällikkö vastaa projektista johtoryhmälle (ohjausryhmälle).
Projektipäällikön tehtävät Projektipäällikön ei välttämättä tarvitse olla projektin sisällön asiantuntija kokonaisuus on kuitenkin hallittava. Hän pitää huolen siitä, että suunnitellut toiminnot toteutuvat ja työnjako ja muu organisointi tapahtuu tarkoituksenmukaisella tavalla. Projektipäällikkö toimii yhteyshenkilönä eri sidosryhmien välillä myös rahoittajan suuntaan Hyvän projektipäällikön ominaisuuksia: rohkeus, aito innostuneisuus asiaan, avoimuus, ulospäin suuntautuneisuus, ahkeruus ja rehellisyys, organisointikyky ja kyky hallita kokonaisuutta, lojaalisuus toteuttajaorganisaatiota kohtaan, kyky innostaa muita, joustavuus ja pitkäjänteisyys, stressin sietokyky, jämäkkyys, kustannustietoisuus, kyky pitää asiat ja paperit järjestyksessä, johtamistaidot, kommunikointitaidot
Projektipäällikön tehtävät Projektipäällikkö on isäntäorganisaation eli hankkeen toteuttajaorganisaation edustaja, johtaa toimeenpanoa ja tehtävien antoa, informoi rahoittajaa projektin etenemisestä ja mahdollisista yhteystietojen muutoksista, vastaa viimekädessä dokumentoinnista ja arkistoinnista, valmistelee ohjausryhmän kokoukset, vastaa projektin tiedottamisesta, laatii raportit ja vastaa talouden seurannasta ja maksatushakemusten tekemisestä.
Projektipäällikön tehtävät Projektipäällikön tehtäviä ovat mm. : projektisuunnitelman teko, vaihe- ja tehtäväsuunnittelu ja aikataulut, resurssien suunnittelu ja kustannussuunnittelu, dokumentoinnin ja viestinnän suunnittelu työskentelyn valvonta ja laadun varmistaminen, edistymisen raportointi, muutosten ja riskien hallinta, kokouksien järjestäminen yhteishengen luominen ja asiakassuhteiden hoito. Projektipäällikön tehtävät kannattaa määritellä selkeästi. Ne on hyvä todeta myös kirjallisessa työsopimuksessa.
Projektin taloushallinta
Projektin taloushallinta Projektin taloushallintaan kuuluu mm. kustannusarviointi budjetointi kassavirtalaskelma kustannusvalvonta ja -raportti kirjanpito ohjauspäätökset jälkilaskenta. Kustannuksiin vaikuttavista ratkaisuista suurin osa tehdään projektin suunnittelu- ja määrittelyvaiheessa, jolloin kustannukset allokoidaan Projektin taloudellisten tavoitteiden toteutumista tulee ohjata. Toteutusaikataulun, kustannusten ja tulojen vertailu kassavirtalaskelma. Tuotot realisoituvat usein vasta projektin valmistuttua (laskutusaikataulu).
Kustannusarviointi Ennen projektin aloitusta on syytä laskea projektin kustannuksia. Pieleen arvioidut kustannukset aiheuttavat ongelmia projektin läpiviennissä tai aiheuttavat välillisesti ongelmia muualla organisaatiossa: Liian alhaiseksi arvioidut kustannukset johtavat projektiin lasketun budjetin ylittämiseen. Pahimmassa tapauksessa projekti joudutaan keskeyttämään. Yläkanttiin arvioidut kustannukset johtavat usein siihen, että projektiin resursoidaan henkilötyövoimaa liikaa tarvittavaan määrään nähden (henkilöstön tyhjäkäynti ). Tarjouskilpailun aikaan yliarvioidut kustannukset aiheuttavat usein kilpailun häviämisen.
Kustannusarviointi Useimmat kustannusarviomenetelmät perustuvat työpanoksen arviointiin. Arvioimalla työnkesto ja kertomalla tämä keskimääräisellä palkalla saadaan arvio työn hinnasta. Lisäksi kustannusarvioon lasketaan mukaan kiinteät kulut ja projektiin liittyvät hankinnat. Kustannusarvioinnissa huomioitavaa: Varsinkin suurissa projekteissa tulee arviointimenetelmiä käyttää rinnakkain parhaan tuloksen saavuttamiseksi. Jos eri menetelmien antamat tulokset eriävät merkittävästi toisistaan, tarvitaan projektista lisäinformaatiota.
Kustannusarviointi Kustannusten arviointimenetelmiä (Barry Boehm 2004) 1. Kustannusten mallintaminen (algorithmic cost modeling): Kustannusmalli saa syötteenä tiedot oleellisista kustannustekijöistä ja muodostaa niiden perusteella kustannusarvion käyttäen laskentaan valmiita algoritmeja. Syötteet ovat normaalisti arvioita, kuten oletettu toteutuksen laajuus. Aiemmista projekteista tarvitaan informaatiota, jotta mallille annettavat syötteet olisivat mahdollisimman lähellä toteutuvia arvoja. 2. Asiantuntija-arviointi (expert judgement): Arvioinnissa käytetään apuna projektin sisällöntuotannon, teknisen toteutuksen ja taloushallinnan asiantuntijoita.
Kustannusarviointi 3. Analogiaan perustuva arviointi (estimation by analogy). Analogioihin perustuvissa menetelmissä kustannusarvio muodostuu vertailemalla aiempien projektien kustannusrakennetta nykyiseen projektiin. Menetelmä vaatii aiemmista projekteista saatujen tietojen ylläpitoa. Projektien samanlaisia piirteitä käytetään kustannusarvion lähtökohtana. 4. Parkinsonin menetelmä (Parkinson's law). Kustannusarvio riippuu käytettävissä olevista resursseista.
Kustannusarviointi 5. Asiakkaan "varoihin" perustuva arviointi (pricing to win): Kustannusarvio riippuu asiakkaan budjetista. Kustannusarvio on hinta, jonka asiakas on valmis maksamaan toteutuksesta. 6. Ylhäältä alas - arviointi (top-down estimation). Kustannusarvio muodostetaan toteutuksen yleisen toiminnallisuuden perusteella. 7. Alhaalta ylös - arviointi (bottom-up estimation). Jokainen komponentti arvioidaan erikseen. Kustannusten summa on lopullinen kustannusarvio.
Budjetointi Rahaa budjetoidaan projekteissa yleensä yleiskustannuksiin (mm. vuokrat, sähkö, siivous, hallintokulut) palkkoihin ja henkilösivukuluihin alihankintaan tapahtumiin markkinointiin laitteisiin tarvikkeisiin matkoihin ja päivärahoihin rahoituskuluihin, pääomakuluihin katteisiin Hinnoittelussa on huomioitava arvonlisävero (alv.).
Budjetointi Tuntihintaan vaikuttaa yrityksen kulurakenne, yleinen markkinatilanne ja hintataso (yli- ja alihinnoittelu). Jos kyseessä on tukirahaprojekti, on otettava huomioon rahavirtojen hallinnointiin ja seurantaan tarvittava lisätyö sekä rahan tuloutumisen hitaus verrattuna kaupallisiin projekteihin.
Budjetointi Verkkopalveluprojekteissa budjetoidaan karkeasti 1/4 projektin hallintaan 1/4 suunnitteluun ja määrittelyyn 1/4 toteutukseen 1/4 palvelun tuotteistamiseen ja tulosten levittämiseen Lopuksi lisätään katteet.
Tukirahaprojektin budjetointi Tukirahaprojektin vaiheet: hakemuksen valmistelu hakemuksen käsittely ja arviointi rahoittajan taholla budjettineuvottelu rahoituspäätös tuotannon aloitus etenemisen seuranta ja väliraportointi rahoittajalle välimaksatukset arviointi tuotannon päättäminen ja loppuraportti maksatuspäätösten tarkistaminen
Tukirahaprojektin budjetointi Tukirahaprojekteihin kuuluu yleensä hankintojen kilpailuttaminen. Tukirahaprojekteissa kuluu hallinnointiin yleensä enemmän aikaa. Eri rahoittajilla on hyvinkin erilaiset käytännöt siitä, mitä he rahoittavat. Ehtoihin on syytä perehtyä jo hankehakemusvaiheessa. Tukirahaprojekteihin kuuluu yleensä kirjanpidon tarkistus ja tuntiseuranta. Tyypillisiä tukirahaprojektien rahoittajia ovat TEKES, EU, RAY, OPM, Sitra jne.
Projektin hallinnan kuluja Kuluja syntyy myös projektin hallinnasta Erilaiset kokoukset ja tapahtumat kuten aloitustapahtuma (kick-off), asiakaspalaverit, ohjausryhmän kokoukset, työryhmän sisäiset palaverit, hankkeen päätöstapahtumat. Budjetointi ja rahankäytön seuranta. Aikatauluttaminen ja ajankäytön seuranta Projektin sisällölliseen ja rakenteelliseen suunnitteluun osallistuminen (niissä allokoidaan projektin rahat, aika ja resurssit)
Toteutuksen suunnittelun ja määrittelyn kuluja Myös suunnittelu ja määrittelyvaiheeseen on varattava taloudellisia resursseja toiminnallisuuden suunnittelu ja määrittely teknisen toteutuksen suunnittelu ja määrittely käytettävyyden ja saavutettavuuden suunnittelu media-elementtien valinta ja mahdollinen suunnittelu (esim. videoiden käsikirjoitus) visuaalinen suunnittelu
Palvelun tuotteistamisen ja tulosten levittämisen kuluja Taloudellisia resursseja tarvitaan myös tuotteistamiseen ja markkinointiin myyntitoimenpiteet (henkilökohtainen, puhelin, sähköinen myynti) markkinointiviestintä (myyntikirjeet, paperiesitteet, ilmoittelu, suoramainonta) tapahtumamarkkinointi (myynti, messut, seminaari, ym. esiintymiset) tiedottaminen lehdistölle ja sidosryhmille yhteystoiminta eli asiakas- ja muiden keskeisten suhteiden ylläpito.
Kassavirtalaskelma Kassavirtalaskelma on raportti, joka kertoo mistä raha on tullut ja minne se on mennyt. Kassavirtalaskenta auttaa projektipäällikköä suuntaamaan katseensa keskeisimpään asiaan: rahan riittävyyteen. Kassavirtalaskennan logiikka on tuttu tavallisillekin ihmisille koulutuksesta ja elämänkokemuksesta riippumatta (vrt. pankkitili). Kassavirta on projektin suoriteprosessin peilikuva.
Kassavirtalaskelma Sen avulla on saatavissa tarkka kokonaiskuva projektin toiminnasta yhtä mittayksikköä, rahaa käyttäen. Kun laskentajakson alkukassaan lisätään kassatulot ja siitä vähennetään kassamenot, saadaan loppukassa, joka on seuraavan jakson alkukassa. Ketjussa ei ole epäjatkuvuuskohtaa.
Kirjanpito vs. kustannusvalvonta Kirjanpito taaksepäin katsovaa tarkkaa kustannusten kirjaus maksuhetkenmukaisesti projektien kirjanpito omana laskentakohteena Kustannusvalvonta ennakoivaa pienet epätarkkuudet sallitaan tieto kustannuksista mahdollisimman aikaisin
Kustannusvalvonta Kustannusvalvonnalla varmistetaan projektin taloudellinen tulos. Käytetään taloudellisten tavoitteiden ohjauksen tukena. Kustannusten valvonta, kohdistuu: työtehtäviin (tuntiseuranta) hankintoihin hyödynnetään osto- ja myyntireskontraa sekä palkkakirjanpitoa.
Kustannusvalvonta Pitää sisällään: kustannusten ennakkovalvonnan projektin aikaisten kustannuspoikkeamien valvonnan loppukustannusten ennustamisen lisä- ja muutostyökustannusten hallinta Kustannusseurannan tavoitteena on tavoitearvion mukainen toteutus. Valvonnan kohteena ovat hankkeen loppukustannukset (vrt. kustannusarvio). Edellyttää hyvin suunniteltua aikataulua ja yksilöityjä kustannustavoitteita.
Projektin taloushallinta Ohjauspäätökset perustuvat budjetoinnin ja kustannusseurannan tarkasteluihin. Taloudellisten tavoitteiden ohjausta on tapahduttava koko hankkeen ajan. Jälkilaskenta perustuu kirjanpitoon tarkoitus on varmistaa rahoituksen oikeellisuus ja selvittää lopullinen kate.
Lähteet Boehm, B.2004. Software Engineering Economics, IEEE Transactions on Software Engineering SE-10(1):4-21, 1984. Lukkari, U. 2004. Digitaalisen sisältötuotantoprojektin hallinta. Helsinki: Edita Publishing Oy. Rissanen, T. 2002. Projektilla tulokseen. Jyväskylä: Pohjantähti. ISBN 953-5128-15-6 Ruuska, K. 2005. Pidä projekti hallinnassa. Suunnittelu, menetelmät ja vuorovaikutus. 5. uudistettu painos. Helsinki. Talentum media Oy.