Valtiokonttori 1 (8) Excel-lomakkeen (syöttötaulukko) käyttäminen talousarvio- ja suunnitelmatietojen toimittamisen testaamisessa Kuntatalouden tietopalvelussa
Valtiokonttori 2 (8) Sisällys 1 Yleistä... 3 2 Rakenne... 3 3 Raportin perustiedot Aloita täyttäminen tästä... 4 4 Tietojen syöttäminen Exceliin... 4 5 Syöttösäännöt... 4 5.1 Tietojen syöttämisessä huomioitavat asiat... 4 5.2 Excel-toiminnot, joita ei pidä käyttää... 5 5.3 Yksityiskohtia tietosisällöstä... 6 5.4 Taulukkotyypit... 6 6 XBRL-aineiston lähetys kun taulukot ovat täytetty... 7 7 Excelin työkalut ja ominaisuudet... 8 7.1 Kieli... 8 7.2 Tietue-työkalut... 8 7.3 Etsi... 8 7.4 XBRL... 8
Valtiokonttori 3 (8) 1 Yleistä Kuntien ja kuntayhtymien talousarvio ja -suunnitelma toimitetaan Kuntatalouden tietopalveluun ja hyväksytään tietopalvelussa 15.1.2020 mennessä. Ennen tuotantotoimituksiin siirtymistä tiedon muodostamista ja toimittamista on testattava. Huom. Excel-lomake on käytössä raportointikokonaisuudessa Kuntien talousarvio ja -suunnitelma (KTAS). Lomakepohja vastaa heinäkuun/2018 taksonomian väliversiota. XBRL-taksonomiaa ollaan paraikaa päivittämässä ja uudesta julkaisusta tehdään uusittu Excel-lomake niin kuntien kuin kuntayhtymienkin talousarvion ja -suunnitelman tietojen lähettämisen testaamista varten. Tämä käyttöohje kuvaa, kuinka kuntien talousarvio- ja suunnitelmatietojen toimitus Excel-lomakkeella tapahtuu. Lomakemuotoinen tietojen toimitustapa on tarkoitettu niille, jotka eivät ensivaiheessa pysty tuottamaan XBRL tai CSV -muotoista aineistoa. Tällainen toimitustapa tulee olemaan kuntien käytössä ainoastaan siirtymäajan (viitisen vuotta). 2 Rakenne Tietojen toimittamisen Excel-lomake koostuu Aloitus-välilehdestä sekä kyseessä olevan raportointikokonaisuuden osakokonaisuuksien mukaan nimetyistä välilehdistä. Kuva 1 Havainnekuva Excelin etusivusta
Valtiokonttori 4 (8) 3 Raportin perustiedot Aloita täyttäminen tästä 1. Aloita klikkaamalla yläpalkista Kunta aktiiviseksi. 2. Vie tiedot Y-tunnus, tallennuskansio ja raportointiajankohta Aloitus-välilehdelle. Huom. Aloitus-välilehdelle syötettävään tallennuskansioon tallennetaan nimenomaan lomakkeella muodostettava XBRL-tiedosto, kun valitaan [Luo XBRL] tai [Luo XBRL ja lähetä]. Itse Excel-lomake ei siis tallennu samalla, vaan lomakkeen voi tallentaa halutessaan tavanomaisia Excel-toimintoja käyttäen (Tiedosto -> Tallenna nimellä). Etusivulla olevat tiedot tulee olla täytettyinä ennen XBRL raportin luomista: Raportoijan tunniste, Y-tunnus Kansio mihin XBRL-tiedosto muodostetaan Tietojen ajankohta, muodossa YYYY-MM-DD 4 Tietojen syöttäminen Exceliin Kun Aloitus-välilehden tiedot on syötetty, voidaan syöttää raportoitavat tiedot. Jokainen raportointikokonaisuuden mukainen taulukko on muodostettu omana Excel-välilehtenään. Kuntien talousarvio ja -suunnitelma (KTAS) -raportointikokonaisuudessa on vain yksi taulukko (k-t05). Tämän lisäksi tiedot kunnan liikelaitoksista täytetään omaan taulukkoonsa (t02). Lopuksi täytetään vielä raportin tiedot taulukkoon t00 (Y-tunnus sekä Raportointijakson alkamis- ja päättymispäivämäärät). Huom. Välilehteä t02 ei tarvitse täyttää, jos kunnalla ei ole raportoitavia liikelaitoksia. 5 Syöttösäännöt Kun syötetään tietoja taulukoihin, on hyvä huomioida tässä luvussa kuvatut asiat. 5.1 Tietojen syöttämisessä huomioitavat asiat Tietojen syöttö on sallittu vain taulukon tietoalueelle. Harmaisiin soluihin ei saa syöttää tietoja. Solut on muotoiltu solun tietosisällön mukaan. Valintalistan sisältävät solut on merkitty taustavärillä. Kuva 2 Taustavärillä merkitty valintalistan sisältävä solu Valintalista-arvoluettelon saa näkyville hiiren 2-näppäimellä ko. solussa. Arvo valitaan kohdistamalla halutulle riville ja tuplaklikkaamalla riviä tai Valitse-painikkeella Listalla voi suodattaa vaihtoehtoja syöttämällä osan sanaa Filter-kenttään ja painamalla Enter.
Valtiokonttori 5 (8) HUOM! Arvon voi syöttää myös käsin valintalistan sisältävään soluun mutta solussa ei ole arvojen oikeellisuustarkastusta. Käyttämällä valintalistaa saa sen sijaan vain kyseiseen soluun soveltuvia arvoja. Kuva 3 Valintalistan sisältönäkymä Solut, joihin ei ole arvoa, voi jättää tyhjäksi. 5.2 Excel-toiminnot, joita ei pidä käyttää Solujen siirto Solujen kopiointi vetämällä Leikkaa ja Liitä -toiminnot muutoin kuin vain Arvot-optiolla Kuva 4 Liittäminen arvot-optiolla
Valtiokonttori 6 (8) 5.3 Yksityiskohtia tietosisällöstä Tiedot syötetään täysinä euroina. Tuhat euroa ilmaistaan 1000,00 Desimaaleja voi olla useita Desimaalierottimena toimii sekä pilkku (,) että piste (.) Tuhaterottimena ei saa olla välilyöntiä Välisummat (toimintatuotot, toimintakulut, tilikauden tulos) voi olla täytetty tai ei. Järjestelmä laskee välisummat myös automaattisesti. Jos syötetty välisumma eroaa järjestelmän laskemasta välisummasta, tulee tarkastushavainto. 5.4 Taulukkotyypit Taulukoita on kahta tyyppiä, kiinteät taulukot ja avoimen Y-akselin taulukot. Kuva 5 Kiinteät taulukot (Esim k-t05) Kuva 6 Avoimen Y-akselin taulut. Huom. Kuvassa olevaa välilehteä t02 ei tarvitse täyttää, jos kunnalla ei ole raportoitavia liikelaitoksia! Avoimen Y-akselin taulukoissa taulukon rivejä voi lisätä tai poistaa työkalupalkin painikkeilla.
Valtiokonttori 7 (8) Kuva 7 Raportin tiedot t00 6 XBRL-aineiston lähetys kun taulukot ovat täytetty Kun tarvittavat tiedot on syötetty lomakkeille, lähetetään XBRL-raportti Kuntatalouden tietopalveluun. Lähetettävä raportti muodostetaan Kunta-työkalupalkin toimintopainikkeella [Luo XBRL] (katso kuva 1). Tiedosto muodostuu Aloitus-välilehdellä annettuun kansioon. Muodostetun aineiston voi toimittaa: a) Kunta-työkalupalkin toimintopainikkeella [Luo XBRL ja lähetä]. b) Web-lomakkeella osoitteessa: https://sipaapigw.azure-api.net/usertest/index.html Käytettäessä toimintoa [Luo XBRL ja lähetä], tiedosto muodostuu Aloitus-välilehdellä annettuun kansioon ja se toimitetaan automaattisesti REST-rajapinnan kautta Kuntatalouden tietopalveluun. Lähetystä varten kysytään lähettäjän sähköpostiosoite. Käytettävä sähköpostiosoite tulee olla rekisteröity Kuntatalouden tietopalveluun. Kuva 8 XBRL-aineiston lähettäminen Lähettäessä tulee oheisen kaltainen sanoma, joka ei vaadi toimenpiteitä: Kuva 9 Lähettämisen jälkeen tuleva sanoma
Valtiokonttori 8 (8) Huom. Vastauksen saapuminen sähköpostiin voi kestää jopa 5-10 min Aineiston lähettämisen yhteydessä Aloitus-välilehdellä määriteltyyn kansiopolkuun tallentuu lähetetty aineisto XBRL-muodossa. Tiedostonimi generoituu automaattisesti raportointikokonaisuuden, raportointipäivän ja kellonajan mukaan. Kuva 10 Muodostetun aineiston tallentuminen kansioon 7 Excelin työkalut ja ominaisuudet 7.1 Kieli Kieli - toistaiseksi valittavana vain suomi 7.2 Tietue-työkalut Lisää rivi Lisää rivin avoimen Y-akselin taulukkoon. Rivi lisätään alimmaiseksi. Poista rivi Poistaa avoimen Y-akselin taulukosta alimmaisen rivin. Poistetun rivin tietoja ei voi palauttaa. 7.3 Etsi Etsi-ID Solun paikantaminen Data-ID:n avulla. 7.4 XBRL Luo XBRL Muodostaa taulukoihin täytetyistä tiedoista XBRL-raporttitiedoston, joka toimitetaan aineiston lataussivun kautta Kuntatalouden tietopalveluun.