Excel-lomakkeen (syöttötaulukko) käyttäminen talousarvio- ja suunnitelmatietojen toimittamisen testaamisessa Kuntatalouden tietopalvelussa

Transkriptio

1 Valtiokonttori 1 (12) Excel-lomakkeen (syöttötaulukko) käyttäminen talousarvio- ja suunnitelmatietojen toimittamisen testaamisessa Kuntatalouden tietopalvelussa

2 Valtiokonttori 2 (12) Sisällys 1 Yleistä Rakenne Raportin perustiedot Aloita täyttäminen tästä Tietojen syöttäminen Exceliin Syöttösäännöt Tietojen syöttämisessä huomioitavat asiat Excel-toiminnot, joita ei pidä käyttää Yksityiskohtia tietosisällöstä Taulukkotyypit Yleistä raporttien muodostamiseen liittyvistä säännöistä Etumerkkien käyttö raportoinnissa Raportoitavien lukujen tarkkuustaso Nolla-arvojen raportointi Raporttien täydellisyys ja tietojen korjaus/uudelleenlähetys XBRL-aineiston lähettäminen, kun taulukot on täytetty Excelin työkalut ja ominaisuudet Kieli Tietue-työkalut Etsi XBRL... 12

3 Valtiokonttori 3 (12) 1 Yleistä Kuntien ja kuntayhtymien talousarvio ja -suunnitelma toimitetaan Kuntatalouden tietopalveluun ja hyväksytään tietopalvelussa mennessä. Ennen tuotantotoimituksiin siirtymistä tiedon muodostamista ja toimittamista on testattava. Huom. Excel-lomake on käytössä raportointikokonaisuudessa Kuntien talousarvio ja -suunnitelma (KTAS). Lomakepohja vastaa huhtikuun/2019 taksonomian väliversiota (). XBRL-taksonomiaa ollaan paraikaa päivittämässä ja uudesta julkaisusta tehdään uusittu Excel-lomake niin kuntien kuin kuntayhtymienkin talousarvion ja -suunnitelman tietojen lähettämisen testaamista varten. Tämä käyttöohje kuvaa, kuinka kuntien talousarvio- ja suunnitelmatietojen toimitus Excel-lomakkeella tapahtuu. Lomakemuotoinen tietojen toimitustapa on tarkoitettu niille, jotka eivät ensivaiheessa pysty tuottamaan XBRL tai CSV -muotoista aineistoa. Tällainen toimitustapa tulee olemaan kuntien käytössä ainoastaan siirtymäajan (viitisen vuotta).

4 Valtiokonttori 4 (12) 2 Rakenne Tietojen toimittamisen Excel-lomake koostuu Aloitus-välilehdestä sekä kyseessä olevan raportointikokonaisuuden osakokonaisuuksien mukaan nimetyistä välilehdistä. Kuva 1 Havainnekuva Excelin etusivusta

5 Valtiokonttori 5 (12) 3 Raportin perustiedot Aloita täyttäminen tästä 1. Aloita klikkaamalla yläpalkista Kunta aktiiviseksi. 2. Vie tiedot Y-tunnus, tallennuskansio ja raportointiajankohta Aloitus-välilehdelle. Huom. Aloitus-välilehdelle syötettävään tallennuskansioon tallennetaan nimenomaan lomakkeella muodostettava XBRL-tiedosto, kun valitaan [Luo XBRL] tai [Luo XBRL ja lähetä]. Itse Excel-lomake ei siis tallennu samalla, vaan lomakkeen voi tallentaa halutessaan tavanomaisia Excel-toimintoja käyttäen (Tiedosto -> Tallenna nimellä). Huom. Jos Excel-lomakkeen haluaa tallentaa itselleen, suositellaan se tallennettavaksi niin, että Excellomake aukeaa etusivulle. Alkuperäinen Excel-lomake on koodattu niin, että se aukeaa etusivulle ja solu A1 aktiivisena. Etusivulla olevat tiedot tulee olla täytettyinä ennen XBRL raportin luomista: Raportoijan tunniste, Y-tunnus Kansio mihin XBRL-tiedosto muodostetaan Tietojen ajankohta, muodossa YYYY-MM-DD

6 Valtiokonttori 6 (12) 4 Tietojen syöttäminen Exceliin Kun Aloitus-välilehden tiedot on syötetty, voidaan syöttää raportoitavat tiedot. Jokainen raportointikokonaisuuden mukainen taulukko on muodostettu omana Excel-välilehtenään. Kuntien talousarvio ja -suunnitelma (KTAS) -raportointikokonaisuudessa on vain yksi taulukko (k-t05). Tämän lisäksi täytetään vielä raportin tiedot taulukkoon t00 (Y-tunnus sekä Raportointijakson alkamis- ja päättymispäivämäärät).

7 Valtiokonttori 7 (12) 5 Syöttösäännöt Kun syötetään tietoja taulukoihin, on hyvä huomioida tässä luvussa kuvatut asiat. 5.1 Tietojen syöttämisessä huomioitavat asiat Tietojen syöttö on sallittu vain taulukon tietoalueelle. Harmaisiin soluihin ei saa syöttää tietoja. Solut on muotoiltu solun tietosisällön mukaan. Valintalistan sisältävät solut on merkitty taustavärillä. Kuva 2 Taustavärillä merkitty valintalistan sisältävä solu Valintalista-arvoluettelon saa näkyville hiiren 2-näppäimellä ko. solussa. Arvo valitaan kohdistamalla halutulle riville ja tuplaklikkaamalla riviä tai Valitse-painikkeella Listalla voi suodattaa vaihtoehtoja syöttämällä osan sanaa Filter-kenttään ja painamalla Enter. HUOM! Arvon voi syöttää myös käsin valintalistan sisältävään soluun mutta solussa ei ole arvojen oikeellisuustarkastusta. Käyttämällä valintalistaa saa sen sijaan vain kyseiseen soluun soveltuvia arvoja. Kuva 3 Valintalistan sisältönäkymä Solut, joihin ei ole arvoa, voi jättää tyhjäksi.

8 Valtiokonttori 8 (12) 5.2 Excel-toiminnot, joita ei pidä käyttää Solujen siirto Solujen kopiointi vetämällä Leikkaa ja Liitä -toiminnot muutoin kuin vain Arvot-optiolla Kuva 4 Liittäminen arvot-optiolla 5.3 Yksityiskohtia tietosisällöstä Tiedot syötetään täysinä euroina. Tuhat euroa ilmaistaan 1000,00 Desimaaleja voi olla useita Desimaalierottimena toimii sekä pilkku (,) että piste (.) Tuhaterottimena ei saa olla välilyöntiä Välisummat (esim. toimintatulot, toimintamenot, tilikauden tulos) voi olla täytetty tai ei. Järjestelmä laskee välisummat myös automaattisesti. Jos syötetty välisumma eroaa järjestelmän laskemasta välisummasta, tulee tarkastushavainto. 5.4 Taulukkotyypit Taulukoita on kahta tyyppiä, kiinteät taulukot ja avoimen Y-akselin taulukot. Viimeisimmän taksonomiaversion raportointikokonaisuudessa KTAS on vain kiinteitä taulukoita.

9 Valtiokonttori 9 (12) Kuva 5 Kiinteät taulukot (Esim k-t05) Kuva 6 Esimerkki avoimen Y-akselin taulusta. (Esimerkkinä on osakokonaisuus k-t18.02 raportointikokonaisuudesta KKYTT). Avoimen Y-akselin taulukoissa taulukon rivejä voi lisätä tai poistaa työkalupalkin painikkeilla. Kuva 7 Raportin tiedot t00 Yllä olevan kuvan tiedolla raportoivan tahon muu tunnus tarkoitetaan liikelaitoksen tai taseyksikön tunnusta.

10 Valtiokonttori 10 (12) 6 Yleistä raporttien muodostamiseen liittyvistä säännöistä Tässä luvussa oleva ohjeistus perustuu JHS 194 -suosituksen päivittämisen yhteydessä laadittuun Raportoijan käsikirjaan. Tähän lukuun on kuitenkin poimittu raportoijan käsikirjasta ainoastaan Tiedonsyöttö-Excelillä lähettämisen kannalta olennaiset kohdat. Linkki raportoijan käsikirjaan Valtiokonttorin sivuilla: Etumerkkien käyttö raportoinnissa Oletusarvoisesti kaikki luvut XBRL-raporteilla annetaan puhtaina lukuina ilman etumerkkejä. Elementin nimellä/määrityksellä ilmaistaan olettama kyseisen erän etumerkille (tuotot plussaa ja kulut miinusta). Ainoastaan silloin, jos oletettu kuluerä on kääntynyt tuotoksi tai toisinpäin, oletettu tuotto on kääntynyt kuluksi, sisällytetään miinusmerkki mukaan lukuun. Lähtökohtana on, että muutos -tyyppiset erät ovat olettamalta aina taseen arvoa tai liiketulosta kasvattavia, jolloin luku raportoidaan positiivisena. Alla on annettu esimerkkejä etumerkkien käytöstä XBRL-ilmoituksessa. Esim1. Liiketoiminnan muut kulut ovat 100 Arvo raportoidaan 100 (ei miinusta, koska olettama on kulu) Esim2. Voitto (tappio) ennen satunnaisia eriä on 500 tappiollinen Arvo raportoidaan -500 (olettama on voitto) Esim 3. Aineelliset hyödykkeet arvo tilikauden lopussa on 300 Arvo raportoidaan 300 (ei taseen tilien etumerkkejä mukaan) 6.2 Raportoitavien lukujen tarkkuustaso Raportoitavat lukuarvot ilmaistaan kokonaislukuina tai desimaalien kanssa. Lukujen raportointi esimerkiksi tuhansissa tai miljoonissa euroissa on kielletty. 6.3 Nolla-arvojen raportointi Tiedot, jotka on määritetty pakollisiksi raportoitaviksi tiedoiksi, tulee antaa, vaikka niiden arvo olisi nolla. 6.4 Raporttien täydellisyys ja tietojen korjaus/uudelleenlähetys Mikäli jo kertaalleen lähetetyn raportin tietoja halutaan korjata, täydentää tai poistaa, tulee raportti lähettää kokonaisuudessaan uudestaan. Uuden raportin tiedot korvaavat kokonaisuudessaan kaikki vanhan raportin tiedot.

11 Valtiokonttori 11 (12) 7 XBRL-aineiston lähettäminen, kun taulukot on täytetty Kun tarvittavat tiedot on syötetty lomakkeille, lähetetään XBRL-raportti Kuntatalouden tietopalveluun. Lähetettävä raportti muodostetaan Kunta-työkalupalkin toimintopainikkeella [Luo XBRL] (katso kuva 1). Tiedosto muodostuu Aloitus-välilehdellä annettuun kansioon. Muodostetun aineiston voi toimittaa: a) Kunta-työkalupalkin toimintopainikkeella [Luo XBRL ja lähetä]. b) Web-lomakkeella osoitteessa: Käytettäessä toimintoa [Luo XBRL ja lähetä], tiedosto muodostuu Aloitus-välilehdellä annettuun kansioon ja se toimitetaan automaattisesti REST-rajapinnan kautta Kuntatalouden tietopalveluun. Lähetystä varten kysytään lähettäjän sähköpostiosoite. Käytettävä sähköpostiosoite tulee olla rekisteröity Kuntatalouden tietopalveluun. Kuva 8 XBRL-aineiston lähettäminen Lähettäessä tulee oheisen kaltainen sanoma, joka ei vaadi toimenpiteitä: Kuva 9 Lähettämisen jälkeen tuleva sanoma Huom. Vastauksen saapuminen sähköpostiin voi kestää jopa 5-10 min. Aineiston lähettämisen yhteydessä Aloitus-välilehdellä määriteltyyn kansiopolkuun tallentuu lähetetty aineisto XBRL-muodossa. Tiedostonimi generoituu automaattisesti raportointikokonaisuuden, raportointipäivän ja kellonajan mukaan. Kuva 10 Muodostetun aineiston tallentuminen kansioon

12 Valtiokonttori 12 (12) 8 Excelin työkalut ja ominaisuudet 8.1 Kieli Kieli - toistaiseksi valittavana vain suomi 8.2 Tietue-työkalut Lisää rivi Lisää rivin avoimen Y-akselin taulukkoon. Rivi lisätään alimmaiseksi. Poista rivi Poistaa avoimen Y-akselin taulukosta alimmaisen rivin. Poistetun rivin tietoja ei voi palauttaa. 8.3 Etsi Etsi-ID Solun paikantaminen Data-ID:n avulla. 8.4 XBRL Luo XBRL Muodostaa taulukoihin täytetyistä tiedoista XBRL-raporttitiedoston, joka toimitetaan aineiston lataussivun kautta Kuntatalouden tietopalveluun.