Rondo R8 sopimuskohdistus Pikaohje kirjanpitoyksikölle

Valtiokonttori Ohje 1 (25) Talous ja henkilöstö 29.4.2016 Rondo R8 sopimuskohdistus Pikaohje kirjanpitoyksikölle Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. 0295 50 2000, Faksi 0295 50 3333, www.valtiokonttori.fi

2 (25) Sisällysluettelo 1 Rondo R8 Sopimuskohdistus... 3 1.1 Ohjeet ja materiaalit... 3 2 Sopimuksen tietojen tallentaminen... 4 2.1 Sopimusnumero... 5 2.1.1 Sähkönsiirtosopimukset... 5 2.1.2 Sähkönsiirto-, sähkö-, energia ja kaukolämpökoontilaskujen nimeäminen... 5 2.2 Sopimuksen päivämäärä... 6 2.3 Sopimuksen alkamispäivä ja sopimuksen päättymispäivä... 6 2.4 Toimittaja... 6 2.5 Diaarinumero... 6 2.6 Sopimuksen sijaintipaikka... 6 2.7 Sopimuksen bruttosumma... 6 2.8 Valuutta... 6 2.9 Sopimusjärjestelmä... 7 2.10 Kausi... 7 2.11 Selite... 7 2.12 Sopimuslaji... 10 2.12.1 Rajoittamaton maksuerä... 10 2.12.2 Kiinteä maksuerä... 10 2.13 Duplikaattisopimus samalla sopimusnumeroolla... 11 2.14 Laskutussuunnitelma... 11 2.14.1 Suunniteltu päivä... 12 2.14.2 Bruttosumma... 12 2.14.3 Rajoittamaton... 12 2.14.4 Maksuerän tunnus... 12 2.14.5 Kertamaksu... 12 3 Sopimuksen tiliöinti... 13 3.1 Tiliöinti... 13 3.2 Asiatarkastaminen ja hyväksyminen... 14 3.3 Sopimustietojen tiliöinnin muuttuminen hyväksymisen jälkeen... 14 3.4 Sopimuksen reitittäminen... 14 4 Sopimuksen asiatarkastaminen... 15 5 Sopimuksen hyväksyminen... 17 6 Sopimuksellinen lasku ilman VSK1-alkuista sopimusnumeroa... 20 7 Sopimuksen muokkaaminen... 20 7.1 Sopimusten, joiden sopimuslaji on Rajoittamaton maksuerä, muokkaaminen... 23 8 Sopimusten kierron valvonta... 24 9 Valmiit sopimukset... 24 10 Sopimuksen hyväksynyt henkilö siirtynyt muihin tehtäviin... 24 11 Uusi lasku aikaisemmin kohdistuneeseen sopimukselliseen laskuun/maksuerään... 24

3 (25) 1 Rondo R8 Sopimuskohdistus 1.1 Ohjeet ja materiaalit Sopimuskohdistuksen avulla automatisoidaan sopimukseen perustuvien ostolaskujen käsittelyä Rondossa. Rondoon tallennettavan sopimuslomakkeen tietojen tulee perustua aitoon olemassa olevaan sopimukseen, esimerkiksi vuokrasopimukseen, puhtaanapitosopimukseen, leasingsopimukseen tai sähkönsiirtosopimukseen. Rondo R8.04 version kanssa on ilmennyt muutamia teknisiä epäyhteensopivuuksia käytettäessä Internet Explorerin versiota 11 (IE 11). Yhteensopivuusongelmia esiintyy sopimuslomakkeelle tietoja tallennettaessa. Ongelman voi ohittaa käyttämällä Mozilla Firefox selainta tai pyytämällä yhteensopivuuslisäosaa Internet Exploreriin. Tarkista virastokohtaiset ohjeistukset tai ole yhteydessä Valtoriin ohjelman asentamiseksi. Sopimuskohdistuksen ajantasaista materiaalia ylläpidetään Valtiokonttorin prosessiohjaus-sivustolla, osoitteessa www.valtiokonttori.fi/prosessiohjaus. Tämän lisäksi sivustolta on saatavissa muuta sopimuskohdistukseen liittyvää materiaalia, kuten käyttöönottokoulutuksissa käytetty materiaali. Hankinnasta maksuun prosessin hyvät käytännöt ohje on saatavilla Valtiokonttorin internet-sivujen kautta osoitteesta http://www.valtiokonttori.fi/kasikirja/public/default.aspx?nodeid=24167.

4 (25) 2 Sopimuksen tietojen tallentaminen Sopimukset käsittelee Rondossa kirjanpitoyksikön sopimusten pääkäyttäjä. Sopimusten pääkäyttäjä luo sopimuksesta asiakirjan Rondoon Rondolomakkeella Uudet sopimukset kansioon: Lisää uusi asiakirja (hiiren oikea painike) Lomakepohja Sopimuslomake Täytä lomake:

5 (25) 2.1 Sopimusnumero 2.1.1 Sähkönsiirtosopimukset Lomakkeen tiedot täydennetään, ja ne kopioituvat Rondon perustiedoiksi siltä osin kun se on ohjelmassa mahdollista. Lomakkeelle täydennettävät tiedot ovat: Sopimusnumeron eteen laitetaan VSK1-tunnus, jotta myöhemmin verkkolaskut, joilla on sama VSK1-alkuinen sopimusnumero, tunnistuvat sopimuslajiltaan sopimuslaskuksi ja kohdistuvat automaattisesti sopimukseen. Esimerkkitapauksessa sopimuksen numero on 22/2014, jolloin sopimusnumeron eteen listään tunnus VSK1. Näin olleen sopimusnumeroksi muodostuu VSK122/2014, jota käytetään sopimuskohdistustoiminnallisuuden aktivoimiseksi, kun lasku saapuu Rondoon. Sopimusnumero tunnistetaan laskun xmltiedostosta ensisijaisesti Finvoice 2.0 formaatin kentistä AgreementIdentifier tai BuyerReferenceIdentifier. Ilman VSK1-alkuista sopimusnumeroa saapuva sopimuksellinen lasku ei voi kohdistua sopimukseen automaattisesti. Rondoon määriteltävän ja laskulle lisättävän sopimusnumeron perustana kannattaa käyttää sopimuksen oikeaa sopimusnumeroa niin, että tunnus VSK1 lisätään oikean sopimusnumeron eteen. Mikäli tallennettavalle sopimukselle ei ole määritelty sopimusnumeroa, voidaan VSK1-alkuinen muodostaa diaarinumeron perusteella. Sopimusnumeron muodostamisessa ei saa käyttää välilyöntiä ja pilkkua. Nykyinen järjestelmä hyväksyy ääkköset sopimusnumerossa, mutta niiden käyttämistä tulee välttää. Sähkönsiirtosopimuksien numeroinnin osalta noudatetaan tiettyä kaavaa, josta on esimerkit alla. Sähkönsiirtolaskujen sopimuslajiksi tulee valita rajoittamaton maksuerä sopimuksen perustietoja täytettäessä. Sopimuslaji Rajoittamaton maksuerä on käytössä myös sähkö-/energialaskuilla. Yksittäisen käyttöpaikan sopimusnumero voidaan muodostaa kahdella eri vaihtoehtoisella tavalla: 1) Sähkönsiirtosopimuksien nimeäminen yksittäisen käyttöpaikan osalta: VSK1NAA0006082600, jossa VSK1 on sopimuksen etuliite. NAA000 kertoo, että kyseessä on Naantalin Energia Oy:n käyttöpaikkaa koskeva sähkönsiirtolasku. Sähkönsiirtoyhtiö kerrotaan sopimusnumerolla kuudella merkillä, sähkönsiirtoyhtiön lyhenteen ollessa kolmemerkkinen, merkkimäärä täytetään kolmella nollalla. 6082600 käyttöpaikan numero. 2) Vaihtoehtoinen tapa muodostaa yksittäisen käyttöpaikan sopimusnumero on lisätä käyttöpaikkanumeron eteen sopimuskohdistuksen VSK1-alkuosa sekä käyttöpaikan numero. Tällöin esimerkiksi käyttöpaikkanumeron ollessa 6082600 voidaan sopimusnumeroksi muodostaa VSK16082600. Samaa menettelyä voidaan käyttää myös sähkö- ja energialaskujen (myös osalta. Suositeltavaa on kuitenkin nimetä sopimukset yhteneväisesti kirjanpitoyksikön sisällä. 2.1.2 Sähkönsiirto-, sähkö-, energia ja kaukolämpökoontilaskujen nimeäminen Sähkönsiirto-, sähkö- ja energiakoontilaskujen sekä kaukolämpö ja kaukokylmäkoontilaskujen nimeämisessä tulee käyttää allaolevaa nimeämismallia:

6 (25) Esimerkki sähkönsiirron koontilaskun sopimusnumerosta: VSK1KOONTIELY1201, jossa VSK1 KOONTI ELY12 on sopimuksen etuliite kertoo, että kyseessä on koontilasku kertoo, että kyseessä on Varsinais-Suomen ELY-keskuksen koontisopimus/-lasku 2.2 Sopimuksen päivämäärä 01 kertoo, että kyseessä on järjestyksessään ensimmäinen Varsinais-Suomen ELY-keskuksen koontilasku. Koontilaskujen tallentamisessa on tärkeää huomioida, että sopimuslomakkeen Selite kenttään tulee tallentaa niiden käyttöpaikkojen numerot, joita koontilaskulla laskutetaan. Sopimuksen päivämäärä on sopimuksen päivämäärä Rondossa, ei siis sopimuksen allekirjoituspäivämäärä tai alkuperäisen sopimuksen alkamispäivämäärä. Yleensä sopimuksen päivämääräksi valitaan tallennuspäivä. Sopimuksen päivämäärää syötettäessä tulee huomioida, että sopimuksen perustietoihin ja tiliöintiin tallennettavien tietojen (kuten toimittaja, tilit, arvonlisävero) tulee olla voimassa Rondossa kaudella, jolla sopimukselle tulee laskuja. 2.3 Sopimuksen alkamispäivä ja sopimuksen päättymispäivä 2.4 Toimittaja 2.5 Diaarinumero 2.6 Sopimuksen sijaintipaikka 2.7 Sopimuksen bruttosumma 2.8 Valuutta Sopimukset tallennetaan Rondoon lähtökohtaisesti sopimuskaudeksi. Esimerkiksi sähkönsiirtosopimukset ovat voimassa neljä vuotta. Jos sopimus on toistaiseksi voimassa oleva, kannattaa sopimuksen alkamispäivä ja päättymispäivä Rondossa harkita tapauskohtaisesti. Sopimuksen / sopimuksellisten laskujen toimittaja. Taustalla ei ole valintalistaa, joten toimittajan nimi on kirjoitettava sopimuslomakkeelle. Sopimuksen saama diaarinumero asianhallintajärjestelmässä. Mikäli sopimuksella ei ole diaarinumeroa, on suositeltava hakea sopimukselle diaarinumero. Esimerkiksi asianhallinta- tai sopimushallintajärjestelmän nimi Sopimuksen bruttosummaksi tallennetaan arvio koko sopimuskauden bruttosummasta. Valuuttana käytetään euroa (EUR)

7 (25) 2.9 Sopimusjärjestelmä 2.10 Kausi 2.11 Selite Rondo-lomake 1 Käytössä on avoin teksti-kenttä. Selite kenttää kannattaa hyödyntää lisätietojen tallentamisessa. Esimerkiksi vuokrasopimusten osalta selite-kenttään voidaan täyttää vuokrakohteen osoitetieto. Sähkönsiirtolaskujen osalta on sovittu, että kenttään tallennetaan koontilaskun ollessa kyseessä käyttöpaikat, joita koontilasku koskee.

8 (25) Kuvassa näkyvää avoin teksti kenttää tulee hyödyntää lisätietoja tallentaessa. Tallennettua sopimuslomaketta ei voi tallennuksen jälkeen enää muokata. Tallenna lomake. Tallennettu lomake saa yksilöivän asiakirjanumeron: Tallennettu sopimus löytyy uusista sopimuksista asiakirjanumeron perusteella. Avaa sopimus:

9 (25) Tallennettu sopimus voidaan avata asiakirjanumerosta (CaseId). Avatun sopimuksen perustiedot ovat vasemmalla. Tiliöintitiedot tallennetaan normaalien ostolaskujen tapaan. Muut tarvittavat perustiedot täydennetään Perustiedot-ikkunassa. Pakollisia tietoja ovat mm. organisaatio, sopimusnumero, toimittaja, sopimuksen päivämäärät, sopimuksen bruttosumma, sopimuslaji, historian kopiointi ja laskutussuunnitelma sekä toleranssiryhmä mikäli tallennettavan sopimuksen sopimuslaji ei ole rajoittamaton maksuerä. Joillekin kirjanpitoyksiköille on valtuuksin määritelty myös muita pakollisia kenttiä, kuten talousyksikkö.

10 (25) 2.12 Sopimuslaji 2.12.1 Rajoittamaton maksuerä 2.12.2 Kiinteä maksuerä Rajoittamaton maksuerä on tarkoitettu toistaiseksi ainoastaan - sähkönsiirtolaskuja, - sähkö-/energialaskuja, - kaukolämpö ja -kylmälaskuja varten. Kaikkien muiden laskujen osalta tulee sopimuslajiksi valita kiinteä maksuerä. Kiinteää maksuerää käytettäessä on käytössä yhden euron toleranssi. Ennen syyskuuta 2015 tallennettujen sopimusten sopimuslajin muokkaaminen tulee ajankohtaiseksi siinä vaiheessa kun sopimus keskeytetään ja sopimuksen perustietoja muokataan. Tällöin sopimuksen sopimuslaji kenttä muuttuu punaiseksi ja sopimukselle tulee tallentaa sopimuslajiksi jo kiinteä maksuerä tai rajoittamaton maksuerä.

11 (25) Sopimuksen bruttosumma tulee rajoittamattoman maksuerän ollessa kyseessä päivittää tässä vaiheessa vastaamaan yhden vuoden bruttosummaa. Esimerkki: Sopimuslomakkeella sopimuksen voimassaoloaika on neljä vuotta ja sopimuskauden bruttosumma 48 000 euroa, ensimmäisen vuoden brutto ja sopimuksen perustietoihin tallennettava brutto 12 000 euroa. Tallenna sopimuksen perustiedot. 2.13 Duplikaattisopimus samalla sopimusnumeroolla 2.14 Laskutussuunnitelma Mikäli sopimuksesta on kierrossa duplikaatti samalla sopimusnumerolla (tupladokumentti), ohjelma huomauttaa duplikaatista. Sopimusten pääkäyttäjä voi tallentaa järjestelmään tupla-dokumentin huomautuksesta huolimatta. Tässä tilanteessa kannattaa huolehtia, että sopimus, johon laskujen halutaan jatkossa kohdistuvan on hyväksyttynä hyväksytyt kansiossa ja muut sopimukset ovat valmiit kansiossa ja niiltä on poistettu tarpeettomat maksuerät. Siirry laskutussuunnitelman laatimiseen. Laskutussuunnitelma aukeaa perustiedoissa olevasta ikkunasta: Laskutussuunnitelmaa laatiessa kannattaa varmistua, että selaimen zoomaus on asetettu vähintään 100% tarkkuuteen, jotta laskutussuunnitelman ikkuna näkyy oikein. Jos laskutussuunnitelmaa ei tehdä, sopimus voidaan kuitenkin kierrättää, mutta kun sopimus on hyväksytty, ei siihen voi kohdistaa laskuja. Siksi viimeistään sopimuksen hyväksyjän tulee tarkistaa, että sopimuksella on laskutussuunnitelma tehtynä. Laskutussuunnitelma tehdään eräperusteisena. Kausittainen ei ole käytössä. Sopimusten, joiden sopimuslaji on Kiinteä maksuerä, arvot syötetään bruttosummina. Sopimusten, joiden sopimuslaji on Rajoittamaton maksuerä erien summat syötetään rajoittamattomina. Molemmissa tapauksissa laskutussuunnitelman rivi voidaan määritellä kertamaksuksi sopimuksilla joiden maksuerät ovat rajoittamattomia, tämä on pakollinen tieto. Pakollisia laskutussuunnitelmalle täydennettäviä tietoja ovat:

12 (25) 2.14.1 Suunniteltu päivä 2.14.2 Bruttosumma 2.14.3 Rajoittamaton 2.14.4 Maksuerän tunnus 2.14.5 Kertamaksu Suunniteltu päivä on tulevan laskun eräpäivä. Laskutussuunnitelmaa laadittaessa tulee olla tietoinen sopimukseen kohdistuvien laskujen eräpäivistä. Suunniteltu päivä on merkityksellinen tieto laskun kohdistamisen kannalta. Saapuvan laskun eräpäivä ei voi olla ennen sopimuksella suunniteltua eräpäivää. Mikäli suunniteltu päivä on ennen laskun eräpäivää, lasku ei kohdistu automaattisesti sopimukseen. Saapuvan laskun eräpäivä voi olla 21 päivää myöhäisempi kuin suunniteltu päivä. Esimerkiksi jos vuokrasopimuksen laatimisen yhteydessä on sovittu, että vuokralaskun eräpäivä on kuukauden 5. päivä, niin suunniteltu päivä tulee asettaa laskusuunnitelmalle samalle päivälle kuin sovittu eräpäivä on. Tällöin sopimukseen liittyvät laskut voivat kohdentua 21 päivän ajan sopimukselle, eli tässä tapauksessa kuukauden 5. ja 26. päivän väliselle ajanjaksolle. Laskun poikkeavat eräpäivät Mikäli on tiedossa, että sopimuslaskulle voi kohdistua muusta laskutusrytmistä poikkeava eräpäivä esimerkiksi juhlapyhien tai vuodenvaihteen johdosta, voidaan laskutussuunnitelmalle määritellä sopiva eräpäivä sopimusta tallennettaessa. Käytännössä tämä tarkoittaa laskutussuunnitelmalle ennalta tiedettyjen eräpäivien muuttamista vastaamaan laskun aikaistettua eräpäivää. Saapuvan laskun eräpäivä voi kuitenkin olla 21 päivää myöhäisempi kuin suunniteltu päivä. Mikäli sopimus on jo hyväksytty ja siihen tarvitsee tehdä muutoksia, tulee muutokset tehdä keskeytyksen ja uudelleenhyväksynnän kautta. Bruttosumma on kyseessä olevan erän (laskun) summa. Kohdistuvan laskun bruttosumma voi erota tähän kenttään tallennetusta bruttosummasta +/- 1 euroa. Laskut, joissa käytetään sopimuslajina rajoittamatonta maksuerää perustuvat sopimuksen bruttosummaan, ovat rajoittamattomia => Lisää ruksi, jolloin bruttosumma kenttä tyhjenee. Kohdistuvan laskun summa voi olla enintään vuosittaisen bruttosumman suuruinen. Mikäli sopimukseen on jo kohdistunut laskuja, seuraavien laskujen bruttosumma voi olla enintään avoinna olevan bruttosumman suuruinen. Maksuerän tunnuksella yksilöidään laskutussuunnitelman rivi. Numerointi 1, 2, 3, 4 jne. Maksuerän numero laskutussuunnitelmalla on lisättävä manuaalisesti. Jokaisen maksuerän eteen on merkittävä maksuerän tunnus. Laskutussuunnitelmalla on mahdollista rajata suunniteltuun päivään kohdistuvien laskujen lukumäärä yhteen / suunniteltu päivä => Lisää ruksi. Laskut, joissa käytetään sopimuslajina rajoittamatonta maksuerää tulee määritellä kertamaksuiksi.

13 (25) Aseta laskutussuunnitelma ja tallenna sopimuksen perustiedot uudelleen. Alla esimerkki sopimuksen laskutussuunnitelmasta, jossa summa on rajoittamaton ja jokainen suunnitelman rivi on määritelty kertamaksuksi. Rajoittamattoman sopimuksen laskutussuunnitelman rivit voi tallentaa koko sopimuskaudeksi, vaikka sopimuksen perustietojen bruttosummaksi tallennetaan aluksi ensimmäinen vuoden bruttosumma. 3 Sopimuksen tiliöinti 3.1 Tiliöinti Sopimus tiliöidään vastaavasti kuin ostolaskut Rondossa. Rondo jakaa tiliöintirivit prosentuaalisesti tiliöinnin mukaisesti. Kieku instassissa tiliöintisäännöt ja tiliöintitäydennykset tulevat Kiekusta, jolloin validointisääntöjen vastainen tiliöinti ei ole mahdollista. Sopimuksen tilöinnissä on käytettävä alv-koodia. Tiliöinnissä tulee käyttää bruttolaskentaa. Jos tiliöintiä tehdessä Rondon Kieku-instanssissa sopimuksen tiliöintiriville kirjoitetaan Selite -kenttään tekstiä, niin tämä teksti siirtyy ainoastaan kirjanpidon

14 (25) 3.2 Asiatarkastaminen ja hyväksyminen raporteille. Kirjanpidon raporteille ei siis välity toimittajan nimeä tässä tapauksessa. Mikäli tiliöintirivin Selite kenttä jätetään tyhjäksi, niin kirjanpitoon siirtyy toimittajan nimi sekä toimittajanumerotieto. Sopimukset lähetetään hyväksymiskierrolle joko valmiiksi asiatarkastettuna jolloin sopimus menee suoraan hyväksyjälle hyväksyttäväksi (Huom! vaatii että sopimuksen pääkäyttäjällä on sopimuskierrossa määriteltynä tehtävä asiatarkastus), tai peruskierrolle asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Kun sopimus on hyväksytty ja siirtynyt Hyväksytyt sopimukset kansioon, ja sillä on laskutussuunnitelma, niin siihen voidaan kohdistaa laskuja. 3.3 Sopimustietojen tiliöinnin muuttuminen hyväksymisen jälkeen Mikäli sopimuksen tiliöintiin tulee muutoksia hyväksymisen jälkeen, tulee sopimus keskeyttää ja tämän jälkeen muuttaa tarvittavat tiliöinnit sopimukselle. Tällöin vanhat tiliöintirivit tulee kokonaan poistaa ja uudet rivit tehdä kokonaan uusina. Tiliöintikenttään kirjoitussuojattu lisätään ruksi. Tämä estää sopimukseen kohdistuvien laskujen tiliöinnin muuttamisen kohdistuksen jälkeen. Tiliöintimallien hyödyntäminen on mahdollista. Tallenna tiliöinti. 3.4 Sopimuksen reitittäminen Reititä sopimus joko asiatarkastettavaksi tai suoraan hyväksyttäväksi. Mikäli sopimus lähetetään suoraan hyväksyjälle, tulee sopimusta tallentaneella henkilöllä olla oikeus asiatarkastaa sopimus. Sopimuksen reitittäminen asiatarkastettavaksi:

15 (25) Sopimuksen reitittäminen suoraan hyväksyjälle: 4 Sopimuksen asiatarkastaminen Sopimuksen kirjanpitoyksikössä Rondoon tallentanut henkilö voi oikeuksiensa puitteissa toimia myös sopimuksen asiatarkastajana. Sopimuksen voi myös reitittää eri henkilölle asiatarkastettavaksi:

Asiatarkastettava sopimus avataan CaseId numerosta. Seuraavaksi näytölle aukeaa alla oleva näkymä. Asiatarkastaja lisää sopimukselle tiliöintitiedot. 16 (25)

17 (25) Asiatarkastaja reitittää sopimuksen eteenpäin hyväksyjälle: 5 Sopimuksen hyväksyminen Hyväksyttäväksi lähetetty sopimus löytyy kansiosta Sopimukset Omat sopimukset Hyväksyttävät: Hyväksyttävä sopimus avataan CaseId numerosta. Seuraavaksi näytölle aukeaa alla oleva näkymä. Hyväksyjä tarkastaa mm. laskutussuunnitelman tiedot.

Laskutussuunnitelma löytyy sopimuksen perustietojen kautta: 18 (25)

Hyväksyjä hyväksyy sopimuksen Reititä painiketta käyttäen. 19 (25)

20 (25) Sopimuksen hyväksyjä syöttää hyväksymissalan, jolloin tallennettu sopimus siirtyy omat sopimukset kohdassa Hyväksytyt -kansioon. 6 Sopimuksellinen lasku ilman VSK1-alkuista sopimusnumeroa 7 Sopimuksen muokkaaminen Mikäli sopimukselliselta laskulta puuttuu VSK1-alkuinen sopimusnumero, kirjapitoyksikkö on yhteydessä toimittajaan ja pyytää toimittajaa lisäämään sopimusnumeron seuraaville laskuille. Ilman sopimusnumeroa Rondoon saapunut lasku kierrätetään kirjanpitoyksikössä kuten muutkin ostolaskut. Sopimukset tallennetaan Rondossa voimassaoleviksi lähtökohtaisesti sopimuksen voimassaoloajaksi. Toistaiseksi voimassa olevien sopimusten osalta voi olla tapauskohtaisesti hyvä asettaa sopimukselle päättymispäivämäärä. Sopimuskauden aikana sopimuksiin tulevat muutokset (esim. tiliöinti, indeksikorotus, maksuerän merkintä täysin kohdistetuksi) tallennetaan sopimukselle sopimuksen keskeytyksen ja uudelleen hyväksynnän kautta. Sopimuksen keskeyttää ja muutokset sopimukselle tekee kirjanpitoyksikön sopimusten pääkäyttäjä. Mikäli sopimukselle tallennettu toimittaja tai sopimusnumero muuttuvat, tulee sopimuslomake tallentaa kokonaan uusilla tiedoilla. Esim. vuokran indeksikorotuksen myötä muuttunut suunniteltu maksuerä tallennetaan laskutussuunnitelmalle sopimuksen keskeytyksen kautta. Hae keskeytettävä sopimus Hyväksytyt kansiosta ja avaa sopimus CaseId:stä:

Hylkää sopimus: 21 (25)

22 (25) Sopimus siirtyy sopimusten kierron keskeytetyt kansioon: Avaa keskeytetty sopimus CaseId:stä. Avaa laskutussuunnitelma sopimuksen perustiedoista. Niiden laskutussuunnitelman rivien päivittäminen ei ole mahdollista, joihin on kohdistunut laskuja. Kohdistumattomien rivit ovat aktiivisena ja muokattavissa. Päivitä uusi arvo niille laskussuunnitelman riveille, joita muutos koskee ja aseta (tallenna) laskutussuunnitelma: Tallenna myös sopimuksen perustiedot, koska laskutussuunnitelman muokkaaminen on perustiedoissa tehtävä toimenpide.

23 (25) Sopimuksen kommenttiin kannattaa lisätä tieto laskutussuunnitelmaan tehdyistä muutoksista myöhempää käyttöä varten. Sopimus reititetään muutosten tallentamisen jälkeen uudelleen hyväksymiskierrolle. Kun sopimus on hyväksytty, siihen voi jälleen kohdistua laskuja sopimuksella ja laskutussuunnitelmalla voimassa olevin ehdoin. Mikäli sopimuksen tiliöintiin tulee muutos kesken sopimuskauden, tulee huomioida, että sopimuksen päivämäärän sopimuksen perustiedoissa tulee olla samalta kaudelta kuin sopimukselle tallennettava tiliöinti. Esim. vuoden vaihteessa sopimukselle tulee uusi seurantakohde, joka on Rondossa voimassa 1.1.2015 alkaen. Sopimuksen päivämääräksi sopimuksen perustietoihin tulee muuttaa 1.1.2015. Kaikkien tiliöinnissä olevien käytettävien tilien ja seurankohteiden tulee olla voimassa 1.1.2015. Kun sopimuksen tiliöintiä muokataan, tulee kirjoitussuojattu täppä ottaa pois ennen muutosten tekemistä. Kun muutokset on tehty, tulee täppä asettaa uudelleen ennen tallentamista. 7.1 Sopimusten, joiden sopimuslaji on Rajoittamaton maksuerä, muokkaaminen Sopimuksen bruttosummaksi sopimuksen perustietoihin on ensimmäistä kertaa sopimusta tallennettaessa tallennettu ensimmäisen sopimusvuoden bruttosumma. Vuoden vaihteessa bruttosummaa on tarpeen päivittää (kasvattaa), jotta myös seuraavan kalenterivuoden aikana saapuvat laskut voivat kohdistua sopimukseen. Bruttosummaa muokataan sopimuksen keskeyttämisen kautta (kts. edellä kuvattu sopimuksen keskeyttäminen). Kun sopimus on keskeytetyt kansiossa, perustietojen bruttosummaksi tallennetaan bruttosumma, joka kattaa jo kohdistuneet laskut sekä seuraavalla kalenterivuodella kohdistuvaksi arvioidut laskut. Esimerkissä ensimmäisen kalenterivuoden bruttosumma on ollut 12 000 euroa, uudeksi bruttosummaksi tallennetaan 24 000 euroa. Koko sopimuskauden bruttosumma, joka on tallennettu sopimuslomakkeelle, on 48 000 euroa. Tallenna muutos. Sopimuksen tiliöintisumma tulee päivittää vastaamaan uutta bruttosummaa eli tiliöimättä tulee olla 0 euroa. Tallenna tiliöinti ja lähetä sopimus hyväksyjälle (asiatarkastajalle) hyväksyttäväksi:

24 (25) 8 Sopimusten kierron valvonta 9 Valmiit sopimukset Kuvassa näkyvä sopimuslajin Sähkönsiirto nimi on 9.9.2015 alkaen rajoittamaton maksuerä. Toinen mahdollinen sopimuslaji on kiinteä maksuerä. Kirjanpitoyksikön sopimusten pääkäyttäjän tehtäviin kuuluu sopimusten kierron valvonta kirjanpitoyksikössä. Kun sopimus on mennyt umpeen, päättymispäivä on vanhentunut tai sopimukselle ei enää tule kohdistettavia laskuja, sopimusten pääkäyttäjä (kirjanpitoyksikkö) siirtää sopimuksen Hyväksytyt kansiosta Valmiit kansioon. 10 Sopimuksen hyväksynyt henkilö siirtynyt muihin tehtäviin Tilanteessa, jossa sopimuksen allekirjoittanut henkilö (asiatarkastaja tai hyväksyjä) ei enää työskentele tehtävässä, jossa ollessaan hän on sopimuksen allekirjoittanut, tulee sopimus hyväksyttää uudelleen keskeytyksen kautta. Mikäli sopimuksen hyväksyneen henkilön tunnus on poistettu Rondosta, mutta sopimusta ei ole kierrätetty uudella hyväksyjällä, siirtyy sopimukseen kohdistunut lasku liittymän hylkäämiin laskuihin export liittymässä. 11 Uusi lasku aikaisemmin kohdistuneeseen sopimukselliseen laskuun/maksuerään Tilanteessa, jossa sopimuksen maksuerään on kohdistunut lasku ja lasku on siirtynyt kohdistuneena arkistoon, ei kyseiseen maksuerään voi enää kohdistua uusia laskuja eikä aikaisemmin kohdistunutta maksuerää voi enää muuttaa tai korjata. Mikäli jo kohdistuneeseen maksuerään saapuu uusi sopimuksellinen lasku, tulee uusi lasku kierrättää virastossa. Kohdistuneeseen maksuerään ei voi tehdä muutoksia. Esimerkki: Sopimuksellinen veloituslasku on kohdistunut laskutussuunnitelmaan ja siirtynyt Rondon arkistoon. Lasku on kuitenkin ollut virheellinen, joten laskuun toimitetaan hyvityslasku sekä uusi sopimuksellinen veloituslasku. Edellä kuvatussa tilanteessa Palkeet kohdistaa hyvityslaskun sopimukseen ja lähettää hyvityslaskun kiertoon virastoon. Vastaavasti uusi lasku toimitetaan hyväksymiskiertoon virastoon.

25 (25)