KAARINAN TIETOHALLINTOSTRATEGIA

1 (26) KAARINAN TIETOHALLINTOSTRATEGIA 2011 2016 Versio 1.01 26.9.2011

2 (26) SISÄLLYSLUETTELO 1 Tiivistelmä...3 2 Johdanto...4 2.1 Tausta, tavoitteet ja merkitys...4 2.2 Tietohallintostrategia ja Kaarinan muut strategiat...4 2.3 Tietohallintostrategian valmisteluprosessi...5 3 Nykytila...6 3.1 Toimintaympäristön analyysi...6 3.1.1 Strategian valmistelussa huomioidut valtakunnalliset hankkeet...6 3.1.2 Ict -yhteistyö Turun seudulla...7 3.1.3 Kaarinalle merkittävimmät toimialalähtöiset seudulliset ict -yhteistyöhankkeet...7 3.2 Tietohallinto -yksikön toiminta...8 3.2.1 Tietohallinto- ja tietotekniikkapalveluiden organisointitapa...8 3.2.2 Tietohallinnon toimintakentän laajuus...9 3.3 Tietohallintoon ja tietotekniikkaan liittyvät kustannukset...9 3.4 Tietojärjestelmäarkkitehtuuri...9 3.4.1 Palvelin- ja tallennusjärjestelmät...9 3.4.2 Työasemaympäristö...10 3.4.3 Toimiston perustyökalut...10 3.4.4 Sovellusohjelmistot...10 3.4.5 Tietoliikennepalvelut...10 3.4.6 Puhelinpalvelut...10 3.5 Tietojärjestelmien käyttö ja hyödyntäminen...11 3.5.1 Tietojärjestelmien hyödyntäminen hallinto- ja tukipalveluiden tuottamisessa...11 3.5.2 Tietojärjestelmien hyödyntäminen peruspalveluiden tuottamisessa...11 3.5.3 Tietojärjestelmien hyödyntäminen kuntalaisten sähköisessä asioinnissa...11 3.6 Tietohallinnon johtaminen ja toiminnan kehittäminen ict-näkökulmasta...12 3.7 Tietohallinnolliset ja tietotekniset kehityskohteet karkealla tasolla...12 3.8 Vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat (SWOT)...14 3.9 Nykytilan analysoinnin yhteenveto...16 4 Tietohallintostrategian kehittämislinjaukset...17 4.1 Toiminta-ajatus...17 4.2 Visio...17 4.3 Tietohallinnon johtamismalli ja päätöksentekoprosessi...17 4.4 Strategiset päämäärät...19 4.4.1 Aktiivinen ja osaava tietohallintojohtaminen...19 4.4.2 Käyttäjien tietotekniikkaosaamisen varmistaminen ja kehittäminen...21 4.4.3 Tehokkaat ja monipuoliset tietojärjestelmät...22 4.4.4 Kuntalaispalveluiden sähköistäminen...23 4.4.5 Tietoturva ja tietosuoja hallinnassa...25 5 Käsitteet...26

3 (26) 1 Tiivistelmä Kaarinan tietohallinto tuottaa nykyiset tietotekniset peruspalvelut laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. Käyttäjätasolla asiakastyytyväisyys on hyvä, ja kustannustaso on kilpailukykyinen. Pääosa nykyisistä tietoteknisistä perus-palveluista tuotetaan Kaarina - kohtaisesti. Jatkossa yhä useampi kaupungin tarjoama peruspalvelu tuotettaneen seutukunnallisesti. Vastaavasti kuntalaisten ja kansalaisten sähköisien asiakaspalveluiden kehittäminen tulee vaatimaan niin isoja panostuksia, että niitä voidaan tehdä vain valtakuntatasolla. Tietohallinnon, kaupungin kaikkien esimiesten ja asiantuntijoiden on oltava aktiivisia seutukunnallisia ja valtakunnallisia tuotantomalleja kehitettäessä. Tuotettiinpa kaarinalaisten tarvitsemat peruspalvelut Kaarina kohtaisesti, seudullisesti tai valtakunnallisesti, niin tietojärjestelmien hyödyntämisen varmistaminen on entistä tärkeämpää. Hyödyntämisen perusedellytys on toimiva ja osaava toimialalähtöinen ict - johtaminen, joka on omaksuttu osaksi normaalia johtamiskulttuuria. Toimialalähtöisessä ict -johtamisessa tulee olla kyvykkyyttä ottaa asioihin kantaa myös seutukunta- ja valtakuntatasolla. Nykytilan analysoinnin tuloksista on johdettu kaupungin tulevaa tietohallintotoimintaa ohjaava toiminta-ajatus ja toiminta-ajatusta haastava visio. Toiminta-ajatuksen ja vision toteuttamista ohjaavat seuraavat strategiset päämäärät.

4 (26) 2 Johdanto 2.1 Tausta, tavoitteet ja merkitys Valtakunnallisesti julkisen sektorin tietohallintoon on kiinnitetty viime vuosina entistä enemmän huomioita. Useiden selvityksien perusteella julkisen hallinnon tietojärjestelmät eivät tue parhaalla mahdollisella tavalla kuntien peruspalveluiden tehostamista. Tietojärjestelmien yhteensopimattomuus ja käytössä olevien sovellusten suljetut rajapinnat nähdään merkittäväksi esteeksi mm. kuntalaisten / kansalaisten sähköisen asiointimahdollisuuksien kehittämiselle. Syyskuun alussa 2011 voimaan astuvalla tietohallintolailla, julkisen sektorin tietohallinnon ohjausyksikön (JulkICT) ja kuntasektorin ict palveluyhtiön Kuntien Tiera Oy:n perustamisella, on pyritty nyt luomaan rakenteet, joilla voidaan tehostaa tietotekniikan hyödyntämistä julkisella sektorilla. Seudullisia, toimialalähtöisien ict -hankkeiden määrä lisääntyy jatkuvasti. Seudullisien toimialasovellusten lisääntyessä Turku ympäristökuntineen ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (VSSHP) ovat tiivistäneet myös tietohallintoyksikköjen välistä yhteistyötä. Kaarinan kaupungin nykyiset tietotekniset tuotantopalvelut on toteutettu keskitetysti. Tietotekniset palvelut tuotetaan pääosin omana toimintana, mutta myös osaksi ulkoisena palveluna. Tuotantopalveluiden ohella kaupungin tietohallintoyksikkö on pystynyt jonkin verran tukemaan toimialoja myös toimialakohtaisessa ict -johtamisessa. Tietohallintostrategiassa pyritään analysoimaan kaupungin nykyinen ja tuleva tietohallinnollinen ja tietotekninen toimintaympäristö. Analysoinnin tuloksena määritellään jatkokehittämisen strategiset linjaukset. Strategiset linjaukset varmistavat kaupunkistrategian mukaisen toiminnan tukemisen ja toiminnan tehostamisen tietotekniikan suomat mahdollisuudet tehokkaasti hyödyntäen. 2.2 Tietohallintostrategia ja Kaarinan muut strategiat Kaarinan kaupungin strategia vuosille 2010-2016 on hyväksytty kaupunginvaltuustossa 24.5.2010. Kaupungin kokonaisstrategia ohjaa selkeästi myös tietohallintostrategian valmistelua. Alle on poimittu kaupungin strategiasta ne strategiset päämäärät, kriittiset menestystekijät ja toimenpiteet, joihin tietohallintostrategialla voidaan vaikuttaa. Strateginen päämäärä Kriittinen menestystekijä Toimenpiteet Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen Elinkaarikustannuksien selvittäminen Laatia elinkaarikustannuksien laskentamalli ja yhteiset laskentaperiaatteet omaksuttu ja niitä hyödynnetään toiminnan suunnittelussa Laatu- ja kustannustietoinen Toimiva johtaminen Riittävän johtamisosaamisen takaaminen esimiehille johtaminen Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen Seudullisissa yhteistyöhankkeissa onnistuminen Aktiivinen toiminta seudullisten yhteistyöhankkeiden onnistumisen puolesta Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen Toimivat työskentelyketjut ja selkeät vastuusuhteet Tehtäväkuvausten päivittäminen ja tehtäväjaon tarkentaminen Laatu- ja kustannustietoinen Ajantasainen palvelustrategia Palvelustrategian toteuttaminen ja päivittäminen johtaminen Ekologisesti viihtyisä ympäristö Energiatehokkuuden parantaminen Uuden tekniikan hyödyntäminen ja investointi energiaasäästäviin laitteistoihin Luovuudesta tunnettu Kaarina Osallistuva kaupunkilainen ja henkilöstö Luovuutta, innovatiivisuutta sekä uuden oppimista edistävien toimitilojen, välineiden ja työtapojen käyttöönotto ja fyysisten ja virtuaalisten osaamisympäristöjen luominen

5 (26) Kaarinan kaupungin palvelustrategia on hyväksytty kaupunginvaltuustossa 15.11.2010. Palvelustrategian mukaan Kaarinassa panostetaan omien tietotekniikkapalveluiden kehittämiseen. Valmiita palvelutuotteita voidaan tarjota myös yhteistyökumppaneille soveltuvin osin. 2.3 Tietohallintostrategian valmisteluprosessi Tietohallintostrategian valmisteluun ovat ottaneet osaa kaupungin johtoryhmä, toimialojen johtoryhmät, Tietohallinto -yksikkö, Työyhteisön kehittämisryhmän (KEHRY) ja useat kaupungin tietotekniikka- ja sovellusympäristön avainhenkilöt. Toimialat ovat käsittelyttäneet toimialalle sopivalla tavalla tietohallintostrategian linjauksia toimialan sisällä.

6 (26) 3 Nykytila 3.1 Toimintaympäristön analyysi 3.1.1 Strategian valmistelussa huomioidut valtakunnalliset hankkeet Eduskunnan hyväksymä kansallinen Tietohallintolaki: 1.9.2011 voimaanastuvalla Tietohallintolailla luodaan puitteet julkisen hallinnon tietohallinnon ohjaukseen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuuteen. Samalla otetaan kantaa myös tietohallinnon kansalliseen organisointiin ja ohjaukseen. Alla on kaavio julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta ja ict -palveluiden tuottamisesta. Julkishallinnon strateginen IT-ohjaus (Valtionvarainministeriö) JulkICT IT-hallintamallit VIP IT-palveluiden järjestäminen ja elinkaarenaikainen kehittäminen Kuntien Tiera Oy Hki Espoo Vantaa Kunta 1 Kunta 2 Kunta 3 KELAn kuntapalvelut IT-palvelutuotanto Markkinaehtoiset IT-toimittajat Kuntien ITyksiköt JulkICT: toimii julkishallinnon korkeimpana ict-toiminnan koordinoijana (aloitti toimintansa 1.4.2011) VIP: Valtion tietotekniikan palvelukeskus (VIP) järjestää ja kehittää JulkICT:n ohjauksen sekä julkishallinnon IT strategian mukaisia palveluita valtiohallinnon toimijoille Tiera Oy: järjestää ja kehittää JulkICT:n ohjauksen sekä asiakasomistajiensa IT strategian mukaisia palveluita asiakkaana oleville kuntatoimijoille Kuntien Tiera Oy: SITRAn 2009 käynnistämä kuntasektorin ict palvelukeskushanke eteni yhtiön perustamiseen 15.9.2010. Alkuvuodesta 2011 palveluyhtiö sai nimekseen Kuntien Tiera Oy. Omistajapohja on laajentunut merkittävästi ja 30.3.2011 Tiera Oy:n laskennallinen väestöpeitto on yli 46%. Turun seudulta Tieraan ovat liittyneet mm. Turku, Kaarina, Raisio, Naantali, Lieto, Paimio, Rusko ja Sauvo. Myös Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (VSSHP) on Tiera Oy:n osakas.

7 (26) 3.1.2 Ict -yhteistyö Turun seudulla Turun seudulla ei ole tähän mennessä ollut erikseen määriteltyä tietohallintoon tai tietotekniikkaan paneutuvaa yhteistyöryhmää, vaan yhteistyö toteutuu yhteisten sovellusprojektien, yhteistapaamisten ja henkilökohtaisten kontaktien välityksellä. Tiera Oy:öön liittymisen myötä Turku. Kaarina, Raisio, Naantali, Lieto, Paimio ja myös VSSHP ovat selkeästi tiivistäneet yhteistyötään. 3.1.3 Kaarinalle merkittävimmät toimialalähtöiset seudulliset ict -yhteistyöhankkeet Ympäristöpalveluiden City-yhteistyö: Kaarina ympäristöpalvelut ovat jo vuosia käyttäneet Turun kiinteistölaitoksen kanssa yhteistä karttatuotantoon ja yhdyskuntatekniikkaan liittyvää Teklan City -järjestelmää. City järjestelmä on laaja kokonaisuus ja ympäristöpalvelut ovat tarpeen mukaan laajentaneet järjestelmän käyttöä uusilla palvelukokonaisuuksilla. City -järjestelmän tietotekninen tuotantovastuu on Turulla. Kirjastojen VASKI-yhteistyö: Kaarina kirjasto on liittymässä 2011 kuntakirjastoja yhdistävään VASKI kirjastojärjestelmään. Nyt VASKI kirjastoihin kuuluvat Turku, Lieto, Masku, Mynämäki, Naantali, Nousiainen, Raisio, Rusko ja Taivassalo. Laajentumisen jälkeen mukaan tulevat Kaarina, Kustavi, Pyhäranta, Vehmaa, Paimio, Sauvo ja todennäköisesti myös Uusikaupunki ja Laitila. VASKI -järjestelmä keskitettyjen osien tietotekninen tuotantovastuu tullee olemaan jatkossakin Turulla. Terveydenhuollon yhteistyö VSSHP:n ja Effica -terveyskeskuksien kanssa: Kansallisien eresepti- ja ekanta hankkeiden myötä yhteistyö sairaanhoitopiiriin ja sairaanhoitopiirin muihin Effica terveyskeskuksiin on selkeästi tiivistynyt. Yhteistyö tulee terveyspalveluiden osalta entisestään tiivistymään, sillä 1.5.2011 voimaan tulleen terveydenhuoltolain mukaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueen kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon potilasasiakirjat muodostavat terveydenhuollon yhteisen potilastietorekisterin. Oppimisympäristön kehittäminen seudullisessa JUUNO hankkeessa Kaarinan kaupunki on mukana Naantalin kaupungin käynnistämässä oppimisympäristöhankkeessa (JUUNO), jossa pyritään luomaan opiskelua tukeva yhtenäinen toimintaympäristö, josta löytyisivät sekö oppilaiden että opettajien kaikki keskeisimmät työvälineet. Kaarinassa ko. ympäristöä tullaan kokeilemaan ensiksi lukiossa. Koekäyttö alkaa suunnitelmien mukaan syksyllä 2011.

8 (26) 3.2 Tietohallinto -yksikön toiminta 3.2.1 Tietohallinto- ja tietotekniikkapalveluiden organisointitapa Kaarinan kaupungin tietohallintoyksikkö vastaa keskitetysti kaupungin tietohallinto- ja tietotekniikkapalveluista. Organisatorisesti tietohallinto on yksi hallintopalveluiden vastuualue. Tietohallintoyksikön lisäksi jokaisella toimialalla on myös omaa tietohallinto-osaamista, mutta toimialakohtaista tietohallinto-osaamista on yleisesti ottaen kaupungissa liian vähän. Kuntaliitosvaiheessa 2009 vuoden alussa tietohallintoyksikkö laajentui 10 henkilön yksiköksi. Laajentumisen myötä yksikön toiminta voitiin jakaa kolmeen eri toimintatiimiin. Keskitetyssä asiakaspalvelussa työskentelee 5 hlöä (nk. vihreä tiimi). Keskitetty asiakaspalvelu (=taso 1) ottaa pääsääntöisesti vastaan käyttäjien palvelupyynnöt ja ratkaisee yli 80% palvelupyynnöistä itse. Alle 20% palvelupyynnöistä siirtyy toisille tiimeille ratkaistavaksi (=taso 2). Palvelupyyntöjen ratkaisun lisäksi Keskitetty asiakaspalvelu vastaa kaikista hajautetun kaluston hallintaprosesseista (työasemat, tulostimet, puhelimet, videotykit jne.). Keskitetyssä tuotanto- ja arkkitehtuuripalvelussa työskentelee 3 hlöä (nk. sininen tiimi). Keskitetty tuotanto- ja arkkitehtuuripalvelu vastaa laitehuoneen, palvelimien, tuotannossa olevien sovellusten, tietoliikenneverkon ja puhelinjärjestelmän toiminnasta. Tiimi vastaa myös tietojärjestelmäarkkitehtuurin ja työasemien asennusympäristön ylläpidosta ja kehittämisestä. Toimialapalvelut tiimissä työskentelee 2 hlöä (nk. keltainen tiimi). Toimialapalvelut tukevat toimialoja tietotekniikan hyödyntämisen suunnittelussa ja vastaavat pääosin toimialasovellusten käyttöönoton tietoteknisestä projektoinnista. Tietohallintoyksikkö on mitannut muutaman vuoden välein asiakastyytyväisyyttä ja mittauksien perusteella asiakastyytyväisyys on hyvä. Karkean arvion mukaan tietohallintoyksikön työstä vain 10-20% kohdistuu kaupungin tietojärjestelmien tai kaupungin toimintaprosessien jatkokehittämiseen siten, että tietojärjestelmät voisivat lisätä palvelutuotannon tehokkuutta. Arviolta 80-90% tietohallinnon työstä kohdistuu päivittäisen tietoteknisen tuotantotoiminnan ylläpitoon ja tukemiseen mm. seuraavien tehtävien muodossa. - käyttäjien palvelupyyntöjen ratkaiseminen - työasemien, tulostimien, puhelimien, videotykkien jne. hankinta- ja asennusprosessit - palvelimien, tietoliikenneverkon ja puhelinjärjestelmien kehitys- ja ylläpitotehtävät - sovelluksien käyttöönotto, päivitys ja ylläpitotehtävät

9 (26) 3.2.2 Tietohallinnon toimintakentän laajuus Kaupungin tietohallinto palvelee kaupungin eri toimialoja laajasti tietotekniikkapalveluiden lisäksi myös puhelinpalveluissa. Kaupungin sisäisten asiakkaiden lisäksi tietohallinto tuottaa pienimuotoisesti palveluita myös muutamille ulkopuolisille yksiköille ja naapurikunnille. Seuraavat suoritemäärät kuvaavat toiminnan laajuutta (luvut 08/2011): -vastuulla olevia työasemia noin 2000 kpl -tuotannossa olevia palvelimia noin 80 kpl -tuotannossa olevia sovelluksia noin 100 kpl -kiinteitä puhelinliittymiä noin 325 kpl -matkapuhelinliittymiä noin 965 kpl -palvelupyyntöjä vuodessa noin 6 500 kpl 3.3 Tietohallintoon ja tietotekniikkaan liittyvät kustannukset Kokonaiskustannukset Kaupungin tietotekniikkaan liittyvät kustannukset ovat osaksi keskitettyjä, osaksi hajautettuja. Koko kaupungin ICT:n kokonaiskustannukset ovat noin 2,5 milj., kun kustannuksiin otetaan mukaan sekä tietotekniikka että puhelinympäristön kustannukset. Kaupungin ICT-toiminnan suorat kustannukset ovat noin 1,9% koko kaupungin omaan toimintaan liittyvistä kokonaiskustannuksista (2,5milj. / 131 milj. = 0,019). Alla karkeasti ulkoiset kustannuserät: Sovellusten ylläpitomaksut toimittajille Vuosittaiset investoinnit sovellusympäristöön Työasemien hankinta (hallinto ja opetus) Puhelinjärjestelmän kustannukset (myös puhelut) Ohjelmistojen lisenssikulut Tulostus ja kopiointipalvelut laitteineen Tietoliikenneverkon palvelukustannukset Sisäisen palvelutuotannon kustannukset karkeasti: Tietohallinnon henkilöstökulut Sisäisen palvelutuotannon muut kulut n. 500 000 /v (hajautettu) n. 250 000 /v (keskitetty) n. 250 000 /v (hajautettu) n. 200 000 /v (kesk. ja haj.) n. 300 000 /v (keskitetty) n. 180 000 /v (hajautettu) n. 150 000 /v (keskitetty) n. 475 000 /v (keskitetty) n. 200 000 /v (keskitetty) 3.4 Tietojärjestelmäarkkitehtuuri Kaupungin tietojärjestelmäarkkitehtuuri on tarkoituksellisesti pyritty pitämään mahdollisimman yksinkertaisena. Yksinkertaisuudesta huolimatta uudet teknologiat on hyödynnetty hyvin. Tietojärjestelmäarkkitehtuurin yksinkertaisuus on helpottanut selvästi kokonaiskustannuksien hallittavuutta ja osaoptimointia on kaikin keinoin pyritty välttämään. 3.4.1 Palvelin- ja tallennusjärjestelmät Palvelinjärjestelmä perustuu pääosin 2008 käyttöönotettuun palvelin- ja tallennusjärjestelmään. Palvelinjärjestelmässä ja tallennusjärjestelmässä on laajennusvaraa loppuvuo-

10 (26) teen 2013 asti. Varusohjelmistotasolla palvelinjärjestelmä perustuu lähes täysin Microsoft -tuotteiden käyttöön. 3.4.2 Työasemaympäristö Työasemat perustuvat täysin Microsoft -ympäristöön. Pääosa työasemista toimii edelleen Windows P -käyttöjärjestelmällä. Kouluympäristössä siirrytään Windows 7 - käyttöjärjestelmään kesän 2011 aikana ja syksyllä muutos aloitetaan asteittain myös hallintoympäristössä. 3.4.3 Toimiston perustyökalut Toimiston perusohjelmistona käytetään toistaiseksi Microsoft Office 2003 versiota. MS Office 2010 versio otettaneen käyttöön vuoden 2012 alusta. Sähköpostijärjestelmänä on TeamWare:n ToimistoTiimi, mutta se vaihdettaneen Microsoftin MS Exhange - järjestelmään vuoden 2011 lopulla. 3.4.4 Sovellusohjelmistot Erilaisia sovellusohjelmistoja on käytössä lähes 100 kpl. Merkittävimmät ohjelmistot ovat seuraavat: Toiminto Järjestelmän nimi Toimittaja Terveyspalvelut Terveydenhuollon Effica Tieto Sosiaalipalvelut Yksilö- ja perhehuollon Effica Tieto Taloushallinto Perustalousjärjestelmä, IntimePlus Aditro Ostolaskut Basware IP Basware Talousraportointi BusinessPlanning Basware Asianhallinta Kuntatoimisto Triplan Palkanlaskenta Pegasos Logica Karttapalvelut City (Turusta) Tekla Oppilashallinto Primus/Wilma/Kurre Starsoft 3.4.5 Tietoliikennepalvelut 3.4.6 Puhelinpalvelut Kaupunki ostaa kiinteistöjen väliset tietoliikenneyhteydet pääosin palveluna. Kuituyhteydet kattavat kaikki koulut ja muut pääkiinteistöt. Pienempiin toimipisteisiin (mm. päiväkodit) käytetään 1-2 MBits yrityslaajakaistayhteyksiä. Tietoliikenneverkkoa hyödynnetään tehokkaasti nk. monipalveluverkkona (mm. data, puhe, kameravalvonta, kiinteistöhallinta). Kiinteät puhelinpalvelut perustuvat tällä hetkellä Siemens -ratkaisuun ja matkapuhelimet perustuvat normaaliin GSM-tekniikkaan. Kaupungin puhelinpalvelut kilpailutettiin yhtenä kokonaisuutena syksyllä 2010. Uuden järjestelmän käyttöönotto ajoittuu syksyyn 2011.

11 (26) 3.5 Tietojärjestelmien käyttö ja hyödyntäminen 3.5.1 Tietojärjestelmien hyödyntäminen hallinto- ja tukipalveluiden tuottamisessa Toimiston perusjärjestelmiä (sähköposti, kalenteri, tekstinkäsittely, taulukkolaskenta, esitysgrafiikka) osataan hyödyntää hyvin, kun otetaan huomioon käyttäjien tarpeet eri työtehtävissä. Kaupungin sisäisessä toiminnassa käytetään lukuisia ohjelmistoja hallinnon rutiinien tehostamiseksi. Alla merkittävimmät hallintoa ja tukipalveluiden toimivuutta tukevat sähköiset palvelut. -ostolaskujen sähköinen kierrätys ja sähköinen talousraportointi -sähköiset henkilöstölomakkeet -paperittomat kokouskäytännöt -tietohallinnon ja tilakeskuksen sähköiset palvelupyyntöjen hallintajärjestelmät -kaupungin sisäinen intranet sivusto Kantri 3.5.2 Tietojärjestelmien hyödyntäminen peruspalveluiden tuottamisessa Toimialojen tuottamat peruspalvelut (kuntalaispalvelut) ovat paljolti riippuvaisia tietojärjestelmien käytöstä. Toimialojen käytössä on kymmeniä tietojärjestelmiä ja toimialat vastaavat ko. järjestelmien hyödyntämistasosta ja pääkäyttäjien ja peruskäyttäjien koulutuksesta. Toimialojen tietojärjestelmien hyödyntämistaito on tärkeä osa tuottavaa peruspalveluiden tuotantoprosessia. 3.5.3 Tietojärjestelmien hyödyntäminen kuntalaisten sähköisessä asioinnissa Kaupungin eri palveluihin liittyvän perusinformaation jakamisessa kaupungin internet sivusto www.kaarina.fi tarjoaa laajan tietopaketin mm. kuntalaisten käyttöön. Internet sivuston kautta voi myös lähettää kaupungille palautetta tai tehdä aloitteita. Perussivustoa täydennettiin keväällä 2011 julkistamalla Kaarinan matkailua tukeva erillinen internet sivusto osoitteessa www.visitkaarina.fi. Internet sivuilla on jaossa myös lukuisia sähköisiä lomakkeita, joskin lomakkeet ovat pääasiassa passiivisia eli lomakkeet voidaan osaksi täyttää sähköisesti, mutta lomakkeen palautus tapahtuu perinteiseen tapaan paperimuodossa. Alla esimerkkejä pidemmälle menevistä sähköisistä kuntalaispalveluista. Sivistyspalveluissa päiväkotiin ja kouluun voi ilmoittautua sähköisesti ja oppilashallintojärjestelmään liittyvällä Wilma -järjestelmällä tuetaan asiointia oppilaiden vanhempien kanssa. Kirjaston sähköiset lainauspalvelut ovat myös käytössä. Ympäristöpalveluiden käyttämästä City järjestelmästä on automaattinen sähköinen siirtokanava opaskartta.turku.fi palveluun, joka mahdollistaa mm. asemakaavojen, kiinteistörajojen ja kadunnimien automaattisesti päivittymisen internet palveluun tietyin väliajoin. Terveyspalveluissa ollaan ottamassa tuotantoon nettiajanvarausmahdollisuutta. Nettiajanvaraus aloitetaan laboratoriopalveluista ja soveltuvin osin se laajentuu myös hammaslääkäripalvelujen ajanvaraukseen.

12 (26) Kaupungin toimialat hyödyntävät toiminnassaan myös yleisiä valtakunnallisia sähköisiä palveluita. Nuorisopalvelut käyttävät toimintansa tukena mm. www.aloitekanava.fi palvelua. Kaarina on mukana myös sosiaalisessa mediassa mm. Facebook sivuston välityksellä. 3.6 Tietohallinnon johtaminen ja toiminnan kehittäminen ict-näkökulmasta Kaarina kaupungissa ei ole määritelty merkittäviä erillisryhmiä ICT -johtamisen tukemiseksi, vaan ICT -johtaminen on pyritty sisällyttämään olemassa oleviin johtamiskäytäntöihin. osallistuu kaupungin johtoryhmän työskentelyyn ja pyrkii siellä omalta osaltaan varmistamaan, että tietohallinnolliset näkökohdat huomioidaan normaalissa päätöksenteossa. Edellisissä kappaleissa on kerrottu, että tietohallintoyksikön työstä korkeintaan 1-2 htv kohdistuu toimialojen tukemiseen tietojärjestelmien jatkohyödyntämismahdollisuuksien kartoituksessa tai nykyisien toimintaprosessien muuttamiseen siten, että tietojärjestelmiä voitaisiin hyödyntää entistä monipuolisemmin tai tehokkaammin. Kaarinan kaupungin eri toimialoilla ei ole yhtäkään täysipäiväistä tietojärjestelmän pääkäyttäjää. Sovellusten pääkäyttäjät/vastuukäyttäjät on yleensä nimetty, mutta ko. tehtävän hoitamiseen tarvittavaa tuntimäärää ei ole yleensä erikseen määritelty. Isoimpien ict keskeisten käyttöönotto- ja muutosprojektien läpiviemiseksi kootaan erillinen projektikohtainen työryhmä. Työryhmään pyritään keräämään riittävä tietohallinnollinen johtamisosaaminen ja tietotekninen asiantuntemus projektin käynnistyspäätöksen tekemiseksi ja projektin onnistuneen läpiviennin mahdollistamiseksi. Uusien sovellusten nopea käyttöönotto ja tehokas hyödyntäminen vaativat usein merkittäviäkin muutoksia henkilömitoituksessa. Laajojen sovellusten käyttäminen vaatii toimialalta henkilötyöaikaa käyttäjätunnuksien ja käyttäjäoikeuksien hallintaan ja käyttäjien jatkuvaan tukemiseen sovelluksen päivittäisessä käytössä. Edellä kuvattu sovelluksen pääkäyttäjäosaaminen ei ole kaikkien sovellusten osalta riittävällä tasolla. 3.7 Tietohallinnolliset ja tietotekniset kehityskohteet karkealla tasolla Tietohallinto voidaan jakaa kehityskohteiden tunnistamisen suhteen tietohallinnon johtamiseen, tietoteknisien palveluiden hyödyntämiseen ja tietotekniseen palvelutuotantoon. Tietohallinnollinen johtaminen ja tietojärjestelmien hyödyntäminen: Turun kauppakorkean tietojärjestelmätieteen laitos teetti Kaarinan kaupungin johtoryhmälle ja toimialojen johtoryhmille tietohallinnollista johtamista mittaavan kypsyyskyselyn. Loppuanalysoinnin perusteella kahdeksi tärkeimmäksi kehityskohteeksi nostettiin IT:n strateginen johtaminen ja Käyttäjien työtapojen ja IT:n hyödyntämisen kehittäminen.

13 (26) Alla kaikki analysoinnissa arvioidut osa-alueet (tärkeimmät kehityskohteet alleviivattu): 1. IT:n strateginen johtaminen 2. IT hankkeiden priorisoinnin johtaminen 3. IT arkkitehtuurin johtaminen 4. IT palvelujohtaminen 5. Suurten IT hankkeiden johtaminen ja ohjaus 6. Nykyisten IT palvelujen jatkuva pienkehittäminen 7. IT infrastruktuurin hallinta 8. Käyttäjien työtapojen ja IT:n hyödyntämisen kehittäminen Tietotekninen palvelutuotanto: Tietohallinto teetti keväällä 2010 ulkoisen auditoinnin tietoteknisistä tuotantopalveluista. Auditoinnissa löydetyt merkittävimmät kehityskohteet liittyivät tuotantojärjestelmien toimintavarmuuteen poikkeusoloissa. o tietoliikenneverkon vikasietoisuuden kehittäminen o varalaitetilojen järjestäminen vika- ja poikkeusolojen varalle o palvelinympäristön kahdentaminen vika- ja poikkeusolojen varalle

14 (26) 3.8 Vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat (SWOT) Seuraavassa analyysissä (SWOT) on listattu Kaarinan kaupungin tietohallinto- ja tietoteknisiin tuotantopalveluihin liittyviä vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia. Vahvuus Tietotekniset tuotantopalvelut hyvällä tasolla Tietohallinnon hyvä asiakaspalvelutaito Tuotteistetut tietotekniset tuotantopalvelut Ict:n kokonaiskustannukset tiedossa ja hallinnassa Tietohallinnon ja toimialojen välinen luottamus ja toimiva yhteistyö Heikkoudet Kaupungin tietohallinnollinen asiantuntijaosaaminen riittämätöntä uusien sähköisten toimintamallien ja sähköisten asiakaspalveluiden kehittämiseen (tietohallinto + toimialat). Esimiesten it -johtamisosaaminen ja tietojohtamisosaaminen "puutteellista" Toimialat eivät pysty panostamaan tarpeeksi ict - toiminnan tukemiseen (pääkäyttäjätuki & käyttäjien taidot) Ympäristön "suppeus" huomioiden, poikkeusoloihin varautuminen on vaikeaa. Jo tehdyissä seudullisissa palvelurakenneratkaisuissa ict -asiat ovat jääneet vähälle huomiolle Suuri riippuvuus sovellustoimittajista Ympäristön digitalisoituessa materiaalin hallinta hankaloituu ilman uusia tiedon tallennus- ja arkistointiratkaisuja. Miten hyödynnämme? Ylläpidämme ja kehitämme nykyistä palvelua ja tarjoamme sitä esimerkiksi esim. seudullisiin palveluihin. Tarjoudumme tarvittaessa "benchmarking" kohteeksi. Kykenemme arvioimaan vaihtoehtoisien tuotantomallien kustannuksia todellisiin laskelmiin perustuen. Kykenemme arvioimaan vaihtoehtoisien tuotantomallien kustannuksia todellisiin laskelmiin perustuen. Tarjoudumme tarvittaessa "benchmarking" kohteeksi. Miten korjaamme? Osallistumme arvioiden ja harkitusti seudullisiin tai valtakunnallisiin yhteistyöhankkeisiin (hyödyllisyys arvioitava tarkasti). Aktivoidaan toimialat ottamaan kantaa sähköisten palveluiden vaikuttavuuden arviointiin ja "panos-tuotos" suhteen määrittämiseen.. Järjestetään henkilöstöhallinnon kanssa koulutusta ko. puutteen korjaamiseksi. Koulutus voi tapahtua myös yhteistyössä naapurikuntien kanssa. Arvioidaan toimialakohtaisesti sovelluksien pääkäyttäjiin, vastuukäyttäjiin ja peruskäyttäjiin liittyvä osaamisvajeen määrä ja merkitys. Tehdään toimialakohtaisesti "panos-tuotos" analyysi eli pyritään arvioimaan resursointitarve analyyttisesti. Pyritään seudulliseen yhteistyöhön tuotantopalveluiden toimintavarmuuden lisäämiseksi myös poikkeusoloissa. Kehitetään esimiesten it johtamisosaamista. Seudullisen arviointimallin kehittäminen. Tukeudutaan ko. alueella valtakunnalliseen julkisen hallinnon edunvalvontaan, jonka avulla voitaisiin vähentää riippuvuutta yksittäisistä toimittajista. Käynnistetään selvitys digitaalisen asiakirja-aineiston hallinjärjestelmän ja arkistointijärjestelmän kehittämisestä.

15 (26) Mahdollisuudet Turun Seudun ict yhteistyöllä on positiivinen kehityssuunta Sairaanhoitopiiri saaminen mukaan yhteiseen seudulliseen ict -kehittämiseen Seudullisen ict -osaamisen hyödyntäminen Turun seutukunta vahvasti mukana Tiera Oy:ssä Uhat Emme osaa ennakoida miten palvelurakenteen muutokset tulisi huomioida ict palvelurakenteissa Toimialat ja ict -asiantuntijat etääntyvät toisistaan Ict -kustannuksia tarkastellaan erillisenä, palvelutuotannosta irrallisena kulueränä Seudullinen ict muuttuu jäykäksi ja hidasliikkeiseksi Tiera Oy ei pysty koordinoimaan tehokkaasti kansallista ict -kehitystä Tiera Oy:n toiminta hidastaa seudullisen ict -yhteistyön kehittymistä Seudullisesti toteutettujen ratkaisujen suoritekustannukset nousevat merkittävästi Seudulliseen toimintaan kohdistuva muutosvastarinta Emme hallitse muuttuvassa tilanteessa tietoturva- ja tietosuojanäkökohtia tarpeeksi hyvin Miten hyödynnämme? Jatkamme aktiivista toimintaa seudullisien yhteistyöhankkeiden tukemiseksi. Tuetaan aktiivisesti sairaanhoitopiirin ja Effica -terveyskeskuksien välistä yhteistyötä. Toimimme aktiivisesti seudullisen ict strategian luomiseksi ja uuden toimintatavan konkretisoimiseksi. Kehitämme esim. seudullisia toimintamalleja mahdollisuuksien mukaan Tieran välityksellä ja rahoituksella. Miten varaudumme? Kehitetään esimiesten ict johtamisosaamista. Kehitetään esimiesten it johtamisosaamista. Varmistetaan, että kehittämistoimenpiteet tehdään mahdollisimman lähellä palvelutoimintaa. Kehitetään esimiesten it johtamisosaamista. Varmistetaan, että kehittämistoimenpiteet tehdään mahdollisimman lähellä palvelutoimintaa. Omien tuotantotapojen tarjoaminen "benchmarking" kohteeksi. Kehitämme toimintamalleja myös seutukunnallisesti. Kehitämme toimintamalleja vahvasti myös seudullisesti. Tukeudumme Tieran palveluihin, jos se tuo lisäarvoa seudulliselle yhteistyölle. Omien tuotantotapojen ja palveluiden suoritelaskentamallien tarjoaminen "benchmarking" kohteeksi. Toimivan ja avoimen johtamisen kehittäminen. Luodaan tietoturva- ja tietosuojasuunnitelmat, ja varmistetaan riittävä osaamistaso esim. osaamiskokeilla.

16 (26) 3.9 Nykytilan analysoinnin yhteenveto Kaarinan tietohallinto on pyrkinyt järjestämään nykyisin käytössä olevat tietotekniset peruspalvelut laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. Käyttäjätasolla asiakastyytyväisyys on hyvä, ja kustannustaso on kilpailukykyinen. Pääosa nykyisistä tietoteknisistä peruspalveluista tuotetaan Kaarina -kohtaisesti. Jatkossa yhä useampi kaupungin tarjoama peruspalvelu tuotettaneen seutukunnallisesti (seudullinen vesi, seudullinen tekninen tuottaja, seudullinen kirjasto, seudullinen rakennusvalvonta, seudullinen yhteispäivystys, jne.). Vastaavasti kuntalaisten ja kansalaisten sähköisien asiakaspalveluiden kehittäminen tulee vaatimaan niin isoja panostuksia, että niitä voidaan tehdä vain valtakuntatasolla. Tietohallinnon, kaupungin kaikkien esimiesten ja asiantuntijoiden on oltava aktiivisia seutukunnallisia ja valtakunnallisia tuotantomalleja kehitettäessä. Tuotettiinpa kaarinalaisten tarvitsemat peruspalvelut Kaarina kohtaisesti, seudullisesti tai valtakunnallisesti, niin tietojärjestelmien hyödyntämisen varmistaminen on entistä tärkeämpää. Hyödyntämisen perusedellytys on toimiva ja osaava toimialalähtöinen ict - johtaminen, joka on omaksuttu osaksi normaalia johtamiskulttuuria. Toimialalähtöisessä ict -johtamisessa tulee olla kyvykkyyttä ottaa asioihin kantaa myös seutukunta- ja valtakuntatasolla.

17 (26) 4 Tietohallintostrategian kehittämislinjaukset Nykytilan kuvauksen ja nykytilan analysoinnin perusteella Kaarinan kaupungin tietotekniset tuotantopalvelut toimivat hyvin. Vaikuttavuuden kannalta merkittävimmät kehityskohteet ovat selkeästi tietohallinto-osaamisen sisällyttämisessä normaaleihin johtamiskäytäntöihin, nykyisten ja uusien tietojärjestelmien tehokas hyödyntäminen ja kuntalaisten sähköisien asiointipalveluiden järkevä kehittäminen. Toimintaympäristön monimutkaistuessa ja laajetessa, tietoturva- ja tietosuojanäkökohtiin on kiinnitettävä entistä enemmän huomioita. Tietohallinto-osaaminen Aktiivinen ja osaava tietohallintojohtaminen Osaava muutosjohtaminen järjestelmien käyttöönottojen yhteydessä Käytössä olevan tietotekniikan hyödyntämisen varmistaminen Käyttäjien osaamisen varmistaminen Kuntalaisten sähköisien palveluiden kehittäminen Tietoturva- ja tietosuoja hallinnassa Tietohallinnollinen yhteisymmärrys, yhteistyökyky ja ja vuorovaikutus Tietotekniset tuotantopalvelut Toimivat sisäiset ict asiakaspalvelut (palvelupyynnöt) Toimivat logistiikkapalvelut (hankinnat-huollot-poistot) Luotettavat tuotantopalvelut (tietoliikenne, palvelimet, tietoturva) Kyky ottaa uusia palveluita tuotantoon (projektointi) Ulkoistettujen palveluiden hallinta 4.1 Toiminta-ajatus 4.2 Visio Kaarinan kaupunki kehittää toimintaansa kaupungin kokonaisstrategian mukaisesti tietotekniikkaa järkevästi hyödyntäen. Tietotekniikan hyödyntämismahdollisuudet ja hyödyntämisedellytykset kyetään arvioimaan myös seudullisesti ja valtakunnallisesti. Toimintaympäristön muuttuessa ja tekniikan kehittyessä, tietoteknistä palvelutuotantotapaa muutetaan tarvittaessa. Kaarinan kaupunki hyödyntää esimerkillisen järkevästi ja luovasti tietotekniikkaa kaupungin sisäisessä palvelutuotannossa ja asiakkaille tarjottavissa palveluissa. 4.3 Tietohallinnon johtamismalli ja päätöksentekoprosessi Tietohallinnon ja tietotekniikan ei tulisi pääsääntöisesti näkyä erillisinä hankkeina luottamushenkilöorganisaation päätöksenteossa. Tietotekniset muutokset ovat osa kaupungin toimialoilla tapahtuvaa palvelutuotannon muutosprosessia. Luottamushenkilöstön hyväksyessä tietyt muutokset kaupungin palvelutuotannossa, hyväksytään samalla myös ko. palvelumuutokseen liittyvät tietotekniset muutokset.

18 (26) Kaupunkitasoiseen tai toimialatasoiseen tietohallinnon johtamiseen ei määritellä omaa päätösvaltaista erillisryhmää, vaan tietohallinnollinen johtaminen sisällytetään normaaleihin johtamiskäytäntöihin (kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus, lautakunnat, kaupunginjohtaja, toimialajohtajat ja muut esimiehet). Tietohallintoon ja tietotekniikkaan liittyvä päätösmatriisi tukeutuu täten pitkälti yleiseen hankintasääntöön ja hankintavaltuuksiin liittyviin rajauksiin. Tietohallintostrategian mukainen päätösmatriisi on liitteenä 1.

19 (26) 4.4 Strategiset päämäärät Tietohallintostrategian strategiset päämäärät ovat seuraavat: o Aktiivinen ja osaava tietohallintojohtaminen o Käyttäjien tietotekniikkaosaamisen varmistaminen ja kehittäminen o Tehokkaat ja monipuoliset tietojärjestelmät o Kuntalaispalveluiden sähköistäminen o Tietoturva ja tietosuoja hallinnassa 4.4.1 Aktiivinen ja osaava tietohallintojohtaminen Tietohallintojohtamisen sisällyttäminen kaupungin normaaleihin johtamiskäytäntöihin on haastavaa, mutta järkevää. Jos tietohallinnon johtaminen eriytettäisiin omaksi kokonaisuudekseen, niin tietohallinnolliset asiat helposti irtaantuvat ja etääntyvät normaalista palvelutuotannon kehittämisestä. Onnistuneeseen tietohallintojohtamiseen tarvitaan tukea koko kaupungin henkilöstöltä, mutta vähintään kaikkien esimiesten on tiedostettava tietohallintojohtamiseen liittyvät vaatimukset. Osaavaan tietohallintojohtamiseen sisältyy vahvasti tietojohtaminen, jolla tarkoitetaan tässä yhteydessä ymmärrystä tietojärjestelmissä olevan tiedon sisällöstä, oikeellisuudesta, omistajuudesta ja omistajuuteen kiinteästi liittyvistä tietoturva- ja tietosuojamääräyksistä. Osaavassa tietojohtamisessa tunnistetaan palvelutuotannon tukena tarvittavan tiedon saatavuus- ja käytettävyysvaatimukset myös seutukunnallisista palvelutuotantomalleista päätettäessä (esim. seudullinen sosiaalipäivystys, terveydenhuollon seudulliset päivystyspalvelut, seudulliset palveluiden yhteishankinnat). Tavoitteellinen ja tuloksekas tietohallintojohtaminen edellyttää tietojärjestelmien käyttöönottoprosessin hyvää hallintaa. Käyttöönottoa edeltävässä tietojärjestelmämuutoksen kokonaistaloudellisuusarviossa ei saa unohtaa muutoksen edellyttämiä toiminnallisia muutostarpeita, sillä yleensä onnistunut tietojärjestelmämuutos aiheuttaa muutoksia mm. työntekijöiden tehtävämäärittelyissä. Hankintapäätöksen jälkeen järjestelmien käyttöönotot on tehtävä ripeästi ja samalla on vietävä läpi analysoinnissa tunnistetut toiminnalliset muutokset työprosesseissa. Strategiakaudella 2011-2016 on osattava ottaa kantaa sekä tietohallinnollisien johtamiskäytäntöjen toimivuuteen että tietoteknisen palvelutuotannon rakenteisiin muuttuvissa olosuhteissa. Merkittävimmät paineet ko. arvioinnille luovat mm. tiivistyvä seutuyhteystyö, hallitusohjelmaan liittyvät muutospaineet kuntarakenteen kehittämisessä ja kansallisen tietohallintolain ohjausmekanismit. Tavoite Toimenpide Vastuutaho Konkretisoida tietohallintojohtamisen ja tietojohtamisen käsitteet Asiaan perehtyminen. Perehtymisen jälkeen arvioidaan koulutussuunnitelman tarvetta ko. aihealueella. Henkilöstöjohtaja

20 (26) Tavoite Toimenpide Vastuutaho Tunnistaa tietojohtamisen vaatimukset ja mahdollisuudet seutuyhteistyössä Tutustuminen aiheeseen esim.seutuyhteistyökumppanin(ien) kanssa. Tutustumisen perusteella voimme arvioida seutuyhteistyön vaikutuksia tietojohtamisen rakenteisiin ja käytöntöihin. Toimialajohtajat Tunnistaa tietohallintojohtamiseen liittyvät seudulliset yhteistyötarpeet ja mahdollisuudet Tunnistaa tietotekniseen palvelutuotantoon liittyvät seudulliset yhteistyötarpeet ja mahdollisuudet. Tietojärjestelmäinvestointien kokonaistaloudellinen arviointi Tietojärjestelmien kehittämishankkeita voidaan tarkastella yhtenäisestä "hankesalkusta", joka mahdollistaa kehittämishankkeiden priorisoinnin ja aikataulutuksen. Yhteys kaupunkistrategiaan: Tehdään toimialoittain selvitys/esitys, tarvitaanko toimialalla erikseen hyväksyttyä seudullista tietohallintostrategiaa tai tietojärjestelmien kehityssuunnitelmaa. Tehdään selvitys/esitys, tarvitaanko tietoteknisen palvelutuotannon kehittämiseksi erikseen hyväksyttyä seudullista tietohallintostrategiaa tai tietojärjestelmien kehityssuunnitelmaa. Tehdään kokonaistaloudellinen hankinta-analyysi niistä toiminnan muutoksista, jotka edellyttävät yli 30 000 euron kertainvestointia tai aiheuttavat yli 10 000 euron vuosittaiset lisäkustannukset tietojärjestelmiin. Etsitään sopiva tuote tietojärjestelmähankkeiden kuvaamiseen. Kerätään merkittävät tietojärjestelmähankkeet yhtenäiseen hankesalkkunäkymään. Toimialajohtajat Toimialajohtaja "Aktiivinen ja osaava tietohallintojohtaminen" tukee seuraavia kaupunkistrategian tavoitteita (Strateginen päämäärä Kriittinen menestystekijä Toimenpide) Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen Elinkaarikustannuksien selvittäminen Laatia elinkaarikustannuksien laskentamalli Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen Toimiva johtaminen Riittävän johtamisosaamisen takaaminen esimiehille Laatu- ja kustannustietoinen johtaminen Seudullisissa yhteistyöhankkeissa onnistuminen Aktiivinen toiminta seudullisten yhteistyöhankkeiden onnistumisen puolesta