1/10 TARJOUSPYYNTÖ 185811 Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta 1. Hankintayksikkö ja yhteystiedot Hankintayksikkö Virallinen nimi Kansallinen yritys- ja yhteisötunnus Postiosoite Postitoimipaikka Ruukki Postinumero 92400 Maa Yhteyshenkilö Suomi Sari Mällinen Sähköpostiosoite Pääasiallinen osoite (URL) sari.mallinen@siikajoki.fi http://www.siikajoki.fi 2. Hankinnan kohde Hankinnan nimi Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta Hankinnan tunniste- tai viitenumero 185811 Hankinnan kuvaus uudistaa varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän siten, että uusi järjestelmä on käytössä 1.12.2018. Kunta pyytää tarjouksia pilvipalveluna (SaaS) toteutettavasta toiminnanohjausjärjestelmästä, joka sisältää sen tukipalvelun ja kehitystyön, integraatiot, konversiot, koulutukset ja ylläpidon. Uudistuksen tavoitteena on saada mobiilisti käytettävä järjestelmä, jonka avulla voidaan suunnitella, seurata, ohjata ja arvioida varhaiskasvatuksen toimintaa, koordinoida henkilöstöresursseja, lisätä asiakkaiden osallistumismahdollisuuksia ja varhaiskasvatuksen sähköistä asiointia. Siikajoen kunnassa on tällä hetkellä käytössä ProConsona (perustoiminnot), josta liittymät Aditro Intime -laskutusohjelmaan ja Prima-palkanlaskentaan. Siikajoella varhaiskasvatuksen toimintamuotoja ovat päiväkoti- ja perhepäivähoito. Päiväkoteja on neljä ja perhepäivähoitajia on alle kymmenen. Varhaiskasvatuksen asiakkaina on n. 210 lasta. ön liittyvät kysymykset on lähetettävä 3.8.2018 klo 16 mennessä. Kysymykset tulee lähettää pienhankintapalvelu.fi portaalista. Samasta paikasta löytyvät myös kysymyksiin annetut vastaukset viimeistään 7.8.2018 klo 16 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei vastata. Mikäli tarjoaja huomaa tarjouspyynnössä epäselvyyksiä tai ristiriitoja tai jokin tarjouspyynnössä
2/10 esitetty asia on tulkinnanvarainen, tarjoaja on velvollinen tuomaan asian esille toimittamalla tarkentavan kysymyksen. Tarjoajan tulee tutustua annettuihin vastauksiin ja käyttää hyväkseen mahdollisia täsmennettyjä tietoja tarjousta antaessaan. Tarjoukset tulee jättää viimeistään 13.8.2018 klo 16 mennessä. Tarjoukset on lähetettävä sähköisesti pienhankintapalvelu.fi -toimittajaportaalista osoitteesta https://pienhankintapalvelu.fi/siikajoki. Hankinnan voimassaoloaika 01.12.2018 - Hankintalaji Palvelut Sopimukseen liittyy lisähankintamahdollisuuksia Ei 3. Hankintamenettely Hankintamenettely Avoin menettely Osatarjoukset kohderyhmittäin sallittu Ei Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään Ei Tarjousten tai osallistumishakemusten vastaanottamisen määräaika 13.08.2018 klo 16:00 Lisätietoja Tarjoukset tulee jättää tarjouspalvelun kautta. Muulla tavoin toimitettuja tarjouksia ei huomioida. Vähimmäisaika, joka tarjoajan on pidettävä tarjouksensa voimassa Tarjouksen on oltava voimassa 31.12.2018 saakka. 4. Tarjouspalvelun tiedot Hankinnan tunniste 185811 Vertailuperusteiden määrittely järjestelmässä Pisteytys kokonaishankinnan mukaan Kuinka toimittajan tulee Tarjouspalvelussa ilmoittaa hankinnan kohteen tiedot Syöttölomakkeella
3/10 Lisätietokysymykset Lisätietokysymykset on lähetettävä 03.08.2018 16:00 mennessä Lisätiedot Lisätietokysymykset lähetetään ja niihin vastataan järjestelmässä. Järjestelmä lähettää automaattisesti vastaukset kaikille tarjousta katsoneille. Muulla tavoin jätettyjä kysymyksiä ei huomioida tasapuolisen kohtelun turvaamiseksi. Liikesalaisuustiedot Toimittajat voivat ehdottaa tietoja liikesalaisuuksiksi Tarjouspalvelussa Kelpoisuusvaatimus- ja Hankinnan kohteet -lomakkeilla (hankintayksikkö voi molemmissa tapauksissa edelleen hallita liikesalaisuustietoja vertailutaulukkovaiheessa) 5. Soveltuvuusvaatimukset Lisätietoa Tarjoajan tulee sitoutua tilaajavastuulain mukaisten asiakirjojen toimittamiseen täyttämällä liitteet ja linkit kohdassa oleva liite 1 "Tarjoajan kelpoisuus" ja toimittamalla sen tarjouksen liitteenä. Tarjoajan kelpoisuus Minimivaatimus Maksimivaatimus Lisätietoa Tarjoava yritys ja referenssit Tarjoajan organisaation lyhyt kuvaus Tarjoajalla on kokemusta vastaavan laajuisten varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotosta ja ylläpidosta. Referenssiluettelo vastaaviin kunnallisiin toimeksiantoihin. Sisällölliset vähimmäisvaatimukset Tarjoajan on ladattava tarjouksen liitteeksi kuvaus tarjottavan järjestelmän toiminnallisista ja eitoiminnallisista ominaisuuksista Sähköinen asiointi, mobiilitoiminnot, asiankäsittely, taustasovellukset, integraatiot, ylläpito ja tuki, dokumentointi, tekniset valmiudet, tietoturva. Toiminnanohjausjärjestelmä sisältää huoltajien toiminnot, henkilöstön toiminnot, hallinnolliset toiminnot sekä manuaaliset ja sähköiset raportit ja tilastot. Huoltajien toimintoja ovat mm. hakuprosessi varhaiskasvatukseen, hoitoaikojen sähköinen varaaminen ja viestintä kodin ja varhaiskasvatuksen välillä. Henkilöstön toimintoja ovat mm. työaikaan liittyvät sisäänja uloskirjaukset. Hallinnolliset toiminnot sisältävät mm. sijoitus- ja maksupäätökset, laskutuksen ja perhepäivähoidon palkanlaskennan prosessit. Raportit ja tilastot siinä laajuudessa ja niissä muodoissa, kuin laissa ja oikeusohjeissa kulloinkin edellytetään.
4/10 Sähköinen asiointi Sähköisesti: mm. varhaiskasvatushakemus, sijoitus- ja maksupäätökset asiakkaille, hoitoaikojen ilmoittaminen, perustietojen muutokset (osoite, perheen koko, puhelin- ja sähköpostitiedot), hoitopaikan irtisanominen ja viestintä kodin ja hoitopaikan välillä. Hoitoaikojen ilmoittamisen lukitseminen tilaajan tarpeen mukaan. Mobiilisti käytettävä toiminnanohjausjärjestelmä Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma ja ryhmävasu Toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää liittymät seuraaviin taustajärjestelmiin: Kela, Varda, laskutus, palkkahallinto ja työvuorosuunnittelu. Varhaiskasvatuksen tietojen sähköinen siirtyminen lain edellyttämille tahoille (VARDAyhteys) lainmukaisessa aikataulussa. Tahoja ovat mm. AVI, Kela, Valvira, THL, OKM, OPH, Tilastokeskus ja Karvi. Tarjouksessa käyttöönottokustannukset ja palvelun ylläpitokustannukset tulee esittää erikseen. Kvtes:n mukainen työvuorosuunnittelu ja raportit Hintaan liittyvät vähimmäisvaatimukset Käyttöönottokustannukset sisältävät asennukset, tietojen siirtämisen entisestä järjestelmästä uuteen, asiakkaiden ja henkilöstön koulutukset, asiakas- / teknisen tuen, integraatiot, konversiot ja etäluettavat tunnisteet (vähintään 2/perhe + työntekijät). Järjestelmän kehittämisen ja lakien / muiden oikeusohjeiden muutosten vaikutukset toiminnanohjausjärjestelmään ja niistä johtuvat järjestelmän päivitykset sisältyvät tarjottuihin hintoihin. Kaikki järjestelmän päivitykset sisältyvät tarjottuihin hintoihin. Liittymät taustajärjestelmiin (Kela, Varda, laskutus, palkkahallinto ja työvuorosuunnittelu) sisältyvät tarjottuihin hintoihin. Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma ja ryhmävasu sisältyvät hintaan. Tilaajan tarve: Hoitoajat tulee ilmoittaa 3 viikon jaksossa. Hoitoaikojen ilmoittamisaika päättyy jakson vaihtumista edeltävän viikon edeltävänä torstaina. Esimerkiksi jakso on 6.-26.8.2018; lukitus tapahtuu 26.7.2018. Varhaiskasvatussuunnitelmalomake tulee voida tulostaa tyhjänä ja täytettynä. Ylläpitomaksu tulee määritellä kk-maksuna. Kuvaus toteutusmahdollisuuksista (rajapinnan kautta Titaniaan ja/tai toiminnanohjausjärjestelmään sisältyvä työvuorosuunnittelun ja työajan seurannan ominaisuus) Käyttöönottoon, ylläpitoon ja päivityksiin liittyvät kustannukset.
5/10 VARDA-tietovarannon käyttöönotto ja ylläpito sisältyvät hintaan. Koulutukseen liittyvät vähimmäisvaatimukset Päiväkotikohtaiset koulutukset perheille ja henkilöstölle. Oma koulutus perhepäivähoidolle. Oma koulutus pääkäyttäjille ja toimistohenkilöstölle Muut ehdottomat vaatimukset Asiakastuki puhelimitse klo 8-16 Tarjoajan on ladattava tarjouksen liitteeksi käyttöönoton projektisuunnitelma, joka sisältää vähintään seuraavat tiedot: tehtävien vastuunjako, aikataulu, resursointi, käyttäjien (henkilöstö, huoltajat, hallinto) koulutuksen toteutus, tiedonkulku tarjoajan ja asiakkaan välillä sekä projektipäällikön kokemus vastaavista kunnallisista käyttöönotoista viimeisen 3 vuoden ajalta. 6. Hankinnan kohteen kriteerit Kokonaishinnan maksimipisteet 50.00 Laadun maksimipisteet 50.00 pienin annettu arvo --------------------------- * maksimipisteet tarjottu arvo tarjottu arvo --------------------------- * maksimipisteet suurin annettu arvo Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä Käyttöönottokustannukset Pisteiden laskentatapa 1. Käyttöönottokustannukset, sisältäen asennukset, tietojen siirtämisen entisestä järjestelmästä uuteen, asiakkaiden ja henkilöstön koulutukset, asiakas- / teknisen tuen, integraatiot, konversiot, etäluettavat tunnisteet (vähintään 2/perhe + työntekijät) Ylläpitokustannukset Syötettävä Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet Pisteiden laskentatapa 2. Ylläpitokustannus ( /kk) Syötettävä Ryhmän yleiset kriteerit Hinnat annetaan ilman arvonlisäveroa alv 0 %. Minimivaatimus Maksimivaatimus Maksimipisteet Pisteiden laskentatapa
6/10 Vertailuhinta lasketaan kaavalla 1. + (48 * 2.) Annettujen hintojen tulee sisältää: toiminnoissa tarvittavat ohjelmistolisenssit ja etäluettavat tunnisteet, kaikki matkakulut, päivärahat ja matka-ajan kustannukset (ei saa esittää erillisinä kustannuksina) sekä lakien ja muiden oikeusohjeiden muutosten mahdolliset vaikutukset toiminnanohjausjärjestelmään. Koulutussuunnitelma, kuvaus koulutuksen kattavuudesta käyttöönottovaiheessa, kuvaus ylläpitomaksuun sisältyvästä koulutuksesta, koulutusmenetelmistä ja kouluttajan kokemuksesta vastaavista koulutustehtävistä viimeisen 3 vuoden ajalta on ladattava tarjoukseen. Tarjoukseen tulee liittää referenssikohteiden kuvaus, keskeinen sisältö ja tulokset viimeisen 3 vuoden ajalta. Arviointiryhmä arvioi referenssien vastaavuuden ja käytettävyyden. Kuvaus hintaan sisältyvistä tukipalveluista, sisältäen seuraavat tiedot: sisältö (asiakas- / tekninen tuki), tukipalvelun resurssit, vasteajat, kattavuus, yhteyshenkilö ja yhteyshenkilön pysyvyys sekä tukipalvelun yhteydenotto- ja toimintatavat. Tarjoajalla on mahdollisuus esitellä toiminnanohjausjärjestelmää (ks. ajankohta kohdasta Muut asiat) omalla kustannuksellaan. Mikäli tarjoaja ei esittele järjestelmäänsä, osiosta tulee 0 pistettä. 10.00 Manuaalinen 10.00 Manuaalinen 10.00 Manuaalinen 20.00 Manuaalinen 1. Käyttöönottokustannukset, sisältäen asennukset, tietojen siirtämisen entisestä järjestelmästä uuteen, asiakkaiden ja henkilöstön koulutukset, asiakas- / teknisen tuen, integraatiot, konversiot, etäluettavat tunnisteet (vähintään 2/perhe + työntekijät) + ( 48 * 2. Ylläpitokustannus ( /kk) )
7/10 Arvioitavat osakokonaisuudet (4) ovat: - huoltajan toiminnot (hakuprosessi hakemuksesta päätösten saantiin, hoitoaikojen varaaminen, perustietojen ylläpito, viestien lähettäminen) - mobiililiittymä (lasten ja henkilöstön sisäänja uloskirjautuminen) - lapsen varhaiskasvatussuunnitelma ja ryhmävasu (selkeys, helppokäyttöisyys, sisällön muokattavuus, liitteet) - kvtes:n mukainen työvuorosuunnittelu (rajapinnan kautta Titaniaan ja/tai toiminnanohjausjärjestelmään sisältyvänä ominaisuutena), painotus toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuutena. Arviointi suoritetaan arviointiryhmässä useamman henkilön arviointina. Tarjoajalla on mahdollisuus saada lisäpisteitä, mikäli toiminnanohjausjärjestelmään sisältyvänä ominaisuutena on kvtes:n mukainen työvuorosuunnittelu, josta saadaan tarvittavat palkkaraportit. Ominaisuuden tulee sisältyä tarjottuihin hintoihin. Valittava 10.00 10p Ei 0p Tarjouspyynnön maksimipisteet yhteensä 100.00 7. Muut tiedot Hankintayksikön esittely sijaitsee Pohjois-Pohjanmaalla lähellä Oulua. Naapurikunnat ovat Raahe, Siikalatva, Lumijoki ja Liminka. Kunnan halki kulkee Pohjanmaan rata ja valtatie 8 sekä kantatie 86. Kunnassa on n. 5300 asukasta. Kunta tuottaa kuntalaisille opetus-, kulttuuri-, vapaa-ajan palveluja sekä teknisiä palveluja. Palveluista vastaa kolme toimialaa: hallintotoimi, sivistystoimi ja tekninen toimi. Muut asiat ESITTELYTILAISUUS Mahdollisuus toiminnanohjausjärjestelmän esittelyyn järjestetään 20.8.2018 (tarvittaessa vaihtoehtoisesti 21.8.2018) klo 9-16 välisenä aikana. Paikkana on Siikajoen kunnanvirasto,,. Tarkka ajankohta ilmoitetaan 15.8.2018. Tarjoaja osallistuu esittelytilaisuuteen omalla kustannuksellaan. Mikäli tarjoaja ei esittele järjestelmäänsä, osiosta tulee 0 pistettä. Arviointi suoritetaan arviointiryhmässä useamman henkilön arviointina.
8/10 MUUT TIEDOT Tarjous ja vaaditut asiakirjat tulee olla suomenkielisiä. Mahdollisten vieraskielisten todistusten ja selvitysten tulee olla käännettynä suomenkielelle auktorisoidun kielenkääntäjän suorittamana ja leimalla varustettuna. Tarjouksen tekemisestä ei makseta korvauksia. Tarjouspyynnössä yksilöityjen ehtojen lisäksi hankinnassa noudatetaan soveltuvin osin julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehtoja (JIT 2015) sekä Julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014 PALVELUT. Päätös toimitetaan asianosaisille sähköpostilla Pienhankintapalvelut.fi-toimittajaportaalin kautta. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä esitetyt ehdot. HINTA JA KAUPALLISET EHDOT: Hinnat annetaan ilman arvonlisäveroa alv 0 %. Hintojen on sisällettävä kaikki palvelun tuottamisesta ja tämän tarjouspyynnön ehdoista tarjoajalle aiheutuvat kustannukset, jotka tarjoaja haluaa ostajalta sopimuskauden aikana veloittaa. Mitään erillisiä maksuja/veloituksia ei hyväksytä. PÄÄTÖKSENTEKO: Toimittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehnyt tarjoaja (eniten pisteitä saanut). Mikäli kaksi tai useampi tarjoaja saa saman pistemäärän, valitaan toimittajaksi eniten laatupisteitä saanut tarjoaja. Kokonaistaloudellinen vertailu: 1. Hinta (50 pist/.max) vertailuhinta lasketaan kaavalla käyttöönottokustannukset + (48*ylläpitokustannukset),( halvin hinta saa 50 pistettä, muut annetut kaavalla pienin annettu arvo/tarjotulla arvolla*50) - käyttöönottokustannukset - ylläpitokustannukset 2. Laatupisteet (50 pist./max), eniten laatupisteitä saanut saa 50 pistettä, muut suhteessa kaavalla tarjottu arvo/suurin annettu arvo*50 ** Koulutussuunnitelma (10 pist/max kuvaus koulutuksen kattavuudesta käyttöönottovaiheessa, kuvaus ylläpitomaksuun sisältyvästä koulutuksesta, koulutusmenetelmistä ja kouluttajan kokemuksesta vastaavista koulutustehtävistä viimeisen 3 vuoden ajalta on ladattava tarjoukseen. ** Tarjoukseen tulee liittää referenssikohteiden kuvaus (10 pist/max), keskeinen sisältö ja tulokset viimeisen 3 vuoden ajalta. Arviointiryhmä arvioi referenssien vastaavuuden ja käytettävyyden. ** Kuvaus hintaan sisältyvistä tukipalveluista (10 pist/max) sisältäen seuraavat tiedot: sisältö (asiakas- / tekninen tuki), tukipalvelun resurssit, vasteajat, kattavuus, yhteyshenkilö ja yhteyshenkilön pysyvyys sekä tukipalvelun yhteydenotto- ja toimintatavat. ** Tarjoajalla on mahdollisuus esitellä toiminnanohjausjärjestelmää (ks. ajankohta kohdasta Muut asiat) (20 pist/max) Arvioitavat osakokonaisuudet (4) ovat: - huoltajan toiminnot (hakuprosessi hakemuksesta
9/10 päätösten saantiin, hoitoaikojen varaaminen, perustietojen ylläpito, viestien lähettäminen) - mobiililiittymä (lasten ja henkilöstön sisäänja uloskirjautuminen) - lapsen varhaiskasvatussuunnitelma ja ryhmävasu (selkeys, helppokäyttöisyys, sisällön muokattavuus, liitteet) - kvtes:n mukainen työvuorosuunnittelu (rajapinnan kautta Titaniaan ja/tai toiminnanohjausjärjestelmään sisältyvänä ominaisuutena), painotus toiminnanohjausjärjestelmän ominaisuutena. ** Tarjoajalla on oikeus lisäpisteisiin mikäli toiminnanohjausjärjestelmään sisältyvänä ominaisuutena on kvtes:n mukainen työvuorosuunnittelu, josta saadaan tarvittavat palkkaraportit. Ominaisuuden tulee sisältyä tarjottuihin hintoihin (ei erillistä hinnoittelua). Arviointi suoritetaan arviointiryhmässä useamman henkilön arviointina. SOPIMUSMENETTELY: Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön, kun se on saanut lainvoiman. Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saaneen oikaisuohjeen sisältävän päätöksen tiedokseen. Valitun toimittajan kanssa laaditaan hankintasopimus. Sopimus on sitova, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat tulkintajärjestyksessä ovat: 1. hankintasopimus 2. tarjouspyyntö liitteineen 3. julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT 2015) 4. julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2014 PALVELUT 5. tarjous liitteineen TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS: Asiakirjojen julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset liitteineen ovat päätöksenteon jälkeen pääsääntöisesti julkisia asianosaisille ja sopimuksen teonjälkeen pääsääntöisesti yleisöjulkisia. Jos tarjoajan mielestä jokin osa tarjouksesta sisältää liike- tai ammattisalaisuuksia, tarjoajan tulee esittää ne tarjouksessaan. Tilaaja harkitsee ovat liike- tai ammattisalaisuudeksi esitetyt asiat salassa pidettäviä. Asianosaisella, hänen edustajallaan ja avustajallaan ei ole julkisuuslain (621/1999) 11 :n 1 momentissa tarkoitettua oikeutta toisen ehdokkaan tai tarjoajan liike- tai ammattisalaisuutta koskeviin tietoihin; tieto tarjousten vertailussa käytetystä kokonaishinnasta on kuitenkin aina annettava. Hankintapäätöksen jälkeen alkuperäiset tarjousasiakirjat ovat asianosaisten nähtävissä osoitteessa: Siikajoen kunnanvirasto, Siikasavontie 1a,. Asiakirjoihin tutustumisesta on sovittava ennakkoon: toimistosihteeri Aino Rönkkömäki, puh. 040 3156 204, sähköposti: aino.ronkkomaki@siikajoki.fi TOIMITUSEHTO: Asiakkaan toimitusosoitteeseen toimitettuna, sisältäen kaikki toimitukseen liittyvät toimitus-, pakkaus-, laskutus- ja käsittelykulut. Kuljetuksesta, vakuutuksesta ja rahdista vastaa tavaran toimittaja/lähettäjä. LASKUTUS: Toteutuneiden toimitusten mukaisesti. Laskuun lisätään kulloinkin voimassa oleva
10/10 arvonlisävero. Laskutus-, toimitus- ja käsittely- yms. kuluja ei hyväksytä. Laskutus-, toimitus- ja käsittely- yms. lisiä ei hyväksytä (esim. toimitus-, laskutus- yms.) MAKSUEHTO: 21 päivää netto hyväksytyn laskun vastaanottamisesta. Viivästyskorko määräytyy korkolain mukaisesti. 8. Liitteet ja linkit Liitetiedostot Liite 1 Tarjoajan kelpoisuus (officen vanhempi versio)siikajoki.xls Linkit 9. Allekirjoittajat Maarit Leskelä, sivistystoimenjohtaja