Hiljainen raportointi Turun yliopistollisessa keskussairaalassa Laura Laukkanen Tuija Lehti Tiina Hassinen Maija Hupli Sarja A Serie nro 11, 2012
Hiljainen raportointi Turun yliopistollisessa keskussairaalassa Laura Laukkanen Tuija Lehti Tiina Hassinen Maija Hupli Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin julkaisuja, sarja A nro 11, 2012 Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri Turku 2012
Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri ja tekijä Kielenkääntäjä: Anna Saarukka (ruotsi), Semantix Finland Oy (englanti) ISSN 1797-1772 ISBN 978-952-5142-30-3 (pfd)
KUVAILULOMAKE VARSINAIS-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN JULKAISUJA, sarja A, nro 11 Teoksen nimi: Hiljainen raportointi Turun yliopistollisessa keskussairaalassa Laajuus: 28 sivua 3 liitesivua Tekijät: Laura Laukkanen, Tuija Lehti, Tiina Hassinen, Maija Hupli Tiivistelmä: Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin tilauksesta, osana terveystieteiden maisteriopintoja, toteutetussa projektityössä selvitettiin hiljaisen raportoinnin tilaa VSSHP:ssä. Kyselylomakkeen avulla kartoitettiin, missä laajuudessa hiljainen raportointi on käytössä yhdessä VSSHP:n sairaaloista, Turun yliopistollisen keskussairaalassa, Mirandaan ja ipanaan kirjaavilla somaattisen puolen vuodeosastoilla, yhteensä 40 osastolla. Näiden osastojen hoitohenkilöstön kokemia hiljaisen raportoinnin vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia selvitettiin SWOT -analyysin nelikentän ohjaamana. Hoitohenkilöstön kokemusten välittäjinä ja kyselyyn vastaajina toimivat osastonhoitajat. Avoimia kysymyksiä sisältänyt kyselylomake toimitettiin osastonhoitajille sähköpostitse. Kyselyssä pyydettiin vastaajia myös määrittelemään, mitä hiljainen raportointi tarkoittaa ja miten se toteutetaan niissä yksiköissä, joissa hiljainen raportointi on käytössä (n=20). Lisäksi niiden osastojen osastonhoitajilta, joilla ei ole hiljaista raportointia käytössä, tiedusteltiin syitä hiljaiseen raportointiin siirtymättömyydelle. Tässä raportissa kuvataan hiljaisen raportoinnin käyttöä, sen vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia sekä hiljaisen raportoinnin käyttämättömyyttä TYKS:ssa. Projektin tulokset osoittivat muun muassa, että hiljaisella raportoinnilla saavutetaan ajansäästöä, se parantaa kirjaamisen laatua, vastaa yksilöllisiin tiedontarpeisiin, mahdollistaa joustavat työajat, rauhoittaa raportointitilannetta ja vähentää ennakkoluuloja, asenteita ja tulkintoja. Hiljaisen raportoinnin käyttäjien on huolehdittava siitä, että kirjaaminen on hyvän laatuista, hiljaiselle raportille järjestetään rauhallinen tila ja, että vuorovaikutuksen, pohdinnan ja vertaistuen toteutuminen turvataan uudella tavalla. VSSHP:n hoitotyön toimintaohjelman yhtenä tavoitteena on yhteneväisten raportointikäytäntöjen käyttöönotto (Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hoitotyön toimintaohjelma 2010 2015). Tämän projektin tulokset rohkaisevat organisaatiota tavoitteen toteuttamisessa. ISSN: 1797-1772 ISBN: 978-952-5142-30-3 (pfd) Hinta: Teoksen saa tulostaa veloituksetta omaan käyttöön. Tilausosoite: www.vsshp.fi/julkaisut
PRESENTATIONSBLAD EGENTLIGA FINLANDS SJUKVÅRDSDISTRIKTS PUBLIKATIONER, serie A, nr 11 Publikation: Tyst rapportering vid Åbo universitetscentralsjukhus Omfattning: 28 sidor 3 sidor bolagor Författare: Laura Laukkanen, Tuija Lehti, Tiina Hassinen, Maija Hupli Sammandrag: Som beställning av Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt, som en del av magisterstudier i hälsovetenskaper, genomfördes i projektarbete situationen för tyst rapportering inom Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt. Med hjälp av frågeformulär kartlades i vilken omfattning tyst rapportering är i bruk i ett av sjukhusen i Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt, Åbo universitetscentralsjukhus, på de vårdavdelningar på den somatiska sidan som registrerar i Miranda och ipana, sammanlagt 40 avdelningar. Styrt av SWOT-analysens fyrfält utredde man hur vårdpersonalen på de här avdelningarna upplever den tysta rapporteringens styrkor, svagheter, möjligheter och risker. Avdelningsskötarna verkade som förmedlare av vårdpersonalens upplevelser och var de som svarade på enkäten. Frågeformuläret som innehöll öppna frågor skickades till avdelningsskötarna per e-post. I enkäten bad man även svararna att definiera, vad tyst rapportering betyder och hur den genomförs i de enheter, där tyst rapportering är i bruk (n=20). Dessutom frågade man av avdelningsskötarna på de avdelningar där tyst rapportering inte är i bruk vilka orsakerna är för att inte ha gått över till tyst rapportering. I den här rapporten beskrivs bruket av tyst rapportering, dess styrkor, svagheter, möjligheter och risker samt tyst rapportering som inte är i bruk vid ÅUCS. Projektets resultat visar bl.a. att med tyst rapportering uppnår man tidsbesparing, det förbättrar kvaliteten av registreringen, motsvarar individuella informationsbehov, möjliggör flexibla arbetstider, lugnar ner rapporteringssituationen och minskar på fördomar, inställningar och tolkningar. De som använder tyst rapportering ska se till att registreringen är av god kvalitet, man ordnar med lugnt utrymme åt den tysta rapporteringen och att förverkligandet av interaktion, övervägande och kamratstöd säkerställs på det nya sättet. Ett mål med Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikts handlingsprogram för vårdarbetet är ibruktagande av enhetlig rapporteringspraxis (Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikts handlingsprogram för vårdarbetet 2010-2015). Resultaten från det här projektet uppmuntrar organisationen att uppnå målet. ISSN: 1797-1772 ISBN: 978-952-5142-30-3 (pfd) Pris: Publikationen kan utan avgift skrivas ut för eget bruk Distribution: www.vsshp.fi/julkaisut
DOCUMENTATION PAGE PUBLICATIONS OF THE HOSPITAL DISTRICT OF SOUTH WEST FINLAND, series A, nr 11 Title: Silent reporting in Turku University Central Hospital No. of pages: 28 Appendices: 3 pages Authors: Laura Laukkanen, Tuija Lehti, Tiina Hassinen, Maija Hupli Abstract: This project, which was carried out as part of a Master s Degree in Health Sciences and was commissioned by the Hospital District of Southwest Finland, focused on the status of silent reporting in the Hospital District of Southwest Finland. A questionnaire was used to determine to what extent silent reporting is used in Turku University Central Hospital, one of the hospitals within the Hospital District of Southwest Finland area. The study was carried out in the inpatient wards utilising Miranda and ipana, and the total number of wards participating in the project was 40. A four-field matrix included in a SWOT analysis was used to determine the strengths, weaknesses, opportunities and threats to silent reporting as experienced by nursing personnel in these wards. The experiences of nursing personnel were described by the head nurses who filled in the questionnaire. The questionnaires consisted of open-ended questions and were sent to the head nurses by e-mail. The participants were also requested to define silent reporting and describe how it was carried out in the units where silent reporting was in use (n=20). Additionally, the head nurses in the wards where silent reporting is not in use were asked why their units had not started using this form of reporting. This report aims to describe the use of silent reporting, its strengths, weaknesses, opportunities and threats as well as why silent reporting is not in use in all the wards in Turku University Central Hospital. The results of the project indicated that silent reporting saves time, improves the quality of reporting, answers individual needs for information, makes flexible working hours possible, provides a more peaceful environment for reporting, and reduces prejudices, attitudes and interpretations. Users of silent reporting should see to it that the entries are of good quality, a peaceful environment is provided for silent reporting, and that possibilities for interaction, reflection and peer support are secured in a new way. One of the objectives of the Hospital District of Southwest Finland s Action Programme is the introduction of uniform reporting practices. The results of this project will encourage the organisation to achieve this objective. ISSN: 1797-1772 ISBN: 978-952-5142-30-3 (pfd) Price: The publication can be printed free of charge for personal use. Orders: www.vsshp.fi/julkaisut
SISÄLLYS 1. JOHDANTO... 7 2. PROJEKTIN LÄHTÖKOHDAT... 8 3. PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOTEUTUS...10 4. HILJAISEN RAPORTOINNIN KÄYTTÖ TURUN YLIOPISTOLLISESSA KESKUSSAIRAALASSA...11 5. HILJAISEN RAPORTOINNIN SWOT -ANALYYSI...12 5.1. Hiljaista raportointia käyttävien osastojen SWOT -analyysi...12 5.2 Hiljaista raportointia ei-käyttävien vastaajien SWOT -analyysi...17 5.3 Hiljaista raportointia käyttävien ja hiljaista raportointia ei-käyttävien SWOT - mainintojen määrät...21 6. HILJAISEEN RAPORTOINTIIN SIIRTYMÄTTÖMYYDEN SYYT...22 7. JOHTOPÄÄTÖKSET...24 LÄHTEET...28 LIITE 1: Hiljainen raportointi, kyselylomake...29 LIITE 2: Hiljaisen raportoinnin käyttö Tyksin Mirandaan ja ipanaan kirjaavilla osastoilla...30
1. JOHDANTO Viime aikoina on monissa organisaatioissa enenevissä määrin siirrytty perinteisestä suullisesta raportoinnista kirjalliseen tiedonvälitykseen. Tästä tiedonsiirtomuodosta käytetään nimitystä hiljainen raportointi. (Dufault 2010, Kauppila & Boucht 2008, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998.) Hiljaisessa raportoinnissa tiedonsiirto tapahtuu kirjallisesti, hoitajat itse lukevat hoitamiensa potilaiden tiedot suoraan sähköisestä potilaskertomuksesta. Hiljaiseen raportointiin siirtymisellä on saatu lukuisia hyötyjä. Sen on todettu säästävän hoitajien aikaa ja ylityöt ovat vähentyneet (Dufault ym. 2010, Nelson & Massey 2010, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998, Baldwin & McGinnis 1994), ja tätä kautta on saatu myös säästöjä kuluissa (Nelson & Massey 2010). Hiljaiseen raportointiin liittyy vähemmän odottelua (Dufault ym. 2010, Turtiainen 2005), meteliä ja kaaosta (Dufault ym. 2010, Baldwin & McGinnis 1994). Kirjaaminen on kehittynyt paremmaksi (Kauppila & Boucht 2008, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998), ja raportointi on yleisesti tehokkaampaa ja saatava tieto oleellisempaa (Nelson & Massey 2010). Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin tilauksesta, osana terveystieteiden maisteriopintoja, toteutetussa projektityössä selvitettiin hiljaisen raportoinnin tilaa VSSHP:ssä. Projekti toteutettiin Turun yliopistollisen keskussairaalan toimipaikoissa: kantasairaalassa, T- sairaalassa, kirurgisessa sairaalassa, Paimion sairaalassa ja Raision sairaalassa. Opiskelijaa ohjasivat Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin osalta ylihoitaja Tuija Lehti ja suunnittelija Tiina Hassinen. Turun yliopiston hoitotieteen laitoksen puolesta ohjaajana toimi lehtori Maija Hupli. Hiljaisen raportoinnin käyttölaajuutta kartoitettiin kyselylomakkeen avulla Mirandaan ja I- Panaan kirjaavilla somaattisen puolen vuodeosastoilla, yhteensä 40 osastolla. Näiden osastojen hoitohenkilöstön kokemia hiljaisen raportoinnin vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia selvitettiin SWOT -analyysin nelikentän ohjaamana. Hoitohenkilöstön kokemusten välittäjinä ja kyselyyn vastaajina toimivat osastonhoitajat. Avoimia kysymyksiä sisältänyt kyselylomake toimitettiin osastonhoitajille sähköpostitse yhdyshenkilön välityksellä. Kyselyssä pyydettiin vastaajia myös määrittelemään, mitä hiljainen raportointi tarkoittaa ja miten se toteutetaan niissä yksiköissä, joissa hiljainen 7
raportointi on käytössä. Lisäksi niiden osastojen osastonhoitajilta, joilla ei ole hiljaista raportointia käytössä, kysyttiin syitä tähän. Tämä työ on projektin lopputuotteena Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirille toimitettava projektiraportti. Työssä kuvataan projektin lähtökohdat, toteutus, tulokset ja johtopäätökset. Toteutetulla kyselyllä saatiin vastauksia sillä tavoiteltuihin kysymyksiin ja vastaukset olivat aiempien tutkimusten suuntaisia. Kyselyllä pystyttiin osoittamaan muun muassa toivottuja hiljaisen raportoinnin hyötyjä. VSSHP:n hoitotyön toimintaohjelman yhtenä tavoitteena on yhteneväisten raportointikäytäntöjen käyttöönotto (Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hoitotyön toimintaohjelma 2010 2015). Tämän projektin lopputuote tuloksineen rohkaisee organisaatiota tavoitteen toteuttamisessa. 2. PROJEKTIN LÄHTÖKOHDAT Raportointi on kommunikaatiota kahden eri työvuorossa olevan hoitajan välillä. Siinä tarkoituksena on tiedottaa työvuoroon tulevalle hoitajalle potilaan hoitoon liittyvät keskeiset asiat. Raportoinnin tehtävänä on varmistaa potilaan hoidon jatkuvuus ja sen turvallisuus. Raportoinnin sisältö perustuu sairauskertomuksiin ja hoitosuunnitelmiin. (Nelson & Massey 2010, Puumalainen ym. 2003.) Perinteisesti tieto on välitetty suullisessa tiedotustilaisuudessa jo vuosikymmenien ajan. Näissä raportointitilaisuuksissa sairaanhoitajat myös suunnittelevat potilaan hoitoa, vahvistavat yhteishenkeään, kouluttavat ja tukevat toisiaan ja jakavat arvoja (Nelson & Massey 2010). Raportointitilaisuudet ovat siis myös tärkeitä tilaisuuksia työyhteisön arvojen, roolien ja suhteiden kehittymiselle (Yonge 2008). Hoitajat kokevat saavansa raportointitilaisuuksien aikana emotionaalista ja sosiaalista tukea toinen toisiltaan (Nelson & Massey 2010, Puumalainen ym. 2003). Viime aikoina monissa organisaatioissa on kuitenkin alettu tarkastella kriittisesti tätä perinteistä raportointia, koska siihen kuluu runsaasti aikaa ja se on herkkä häiriöille (Nelson & Massey 2010, Puumalainen ym. 2003). Suullinen raportointi on usein kestoltaan pitkä, sisällöltään epätarkka ja joiltakin kohdin merkityksetön (Dufault ym. 2010, Sexton ym. 2004), ja sen sisältö nojautuu pitkälti hoitajan muistin varaan (Kauppila & Boucht 2008, Sexton ym. 2004). Lisäksi suullinen tiedottaminen on pääosin päällekkäistä kirjatun tiedon kanssa (Nelson & Massey 2010, Lamond 2000). Sextonin ym. (2004) tutkimuksen mukaan valtaosa 8
(93,5 %) suullisen raportoinnin tiedoista oli jo saatavilla kirjallisessa muodossa. Uusia mahdollisuuksia raportoinnin kehittämiselle tarjoavat elektroninen potilaskertomus (EPK) ja potilaan hoitotyön kirjaaminen sähköiseen potilastietojärjestelmään. Hoitotyön kirjaamisen kehittyminen on mahdollistanut suullisten raporttien vähentämisen (Hallila 2005), ja monissa yksiköissä on siirrytty kirjalliseen tiedonvälitykseen. Tästä tiedonsiirtomuodosta käytetään myös nimitystä hiljainen raportointi. (Dufault 2010, Kauppila & Boucht 2008, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998.) Hiljaisessa raportoinnissa tiedonsiirto tapahtuu kirjallisesti, hoitajat itse lukevat hoitamiensa potilaiden tiedot suoraan sähköisestä potilaskertomuksesta. Hiljaiseen raportointiin siirtymisellä on saatu lukuisia hyötyjä. Sen on todettu säästävän hoitajien aikaa ja ylityöt ovat vähentyneet (Dufault ym. 2010, Nelson & Massey 2010, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998, Baldwin & McGinnis 1994), ja tätä kautta on saatu myös säästöjä kuluissa (Nelson & Massey 2010). Hiljaiseen raportointiin liittyy vähemmän odottelua (Dufault ym. 2010, Turtiainen 2005), meteliä ja kaaosta (Dufault ym. 2010, Baldwin & McGinnis 1994). Kirjaaminen on kehittynyt paremmaksi (Kauppila & Boucht 2008, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998), ja raportointi on yleisesti tehokkaampaa ja saatava tieto oleellisempaa (Nelson & Massey 2010). Hoitajat ovat kaiken kaikkiaan hiljaiseen raportointiin tyytyväisiä (Nelson & Massey 2010, Puumalainen ym. 2003, Barbera ym. 1998). Aikaa jää enemmän perustehtävälle, potilaiden hoitoon (Dufault ym. 2010, Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003). Etuna on myös se, että yksityiset ja arkaluontoiset asiat ovat vain hoitavien henkilöiden tiedossa (Dufault ym. 2010, Turtiainen 2005). Toisaalta hiljaiseen raportointiin siirtymisellä on koettu olevan myös epäedullisia puolia. Sairauskertomuksiin ja hoitosuunnitelmiin tutustumiseen kuluu enemmän aikaa, eikä kaikki oleellinen tieto tule aina esille (Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003). Tiimityöskentely on vähentynyt (Dufault ym. 2010). Hiljaisella raportoinnilla on ollut negatiivinen vaikutus opiskelijoiden oppimiselle, erilaiset työtavat ja hoitokokonaisuudet hahmottuivat suullisessa raportissa paremmin (Dufault ym. 2010, Turtiainen 2005). Hiljainen raportointi vaatii myös keskittymiskykyä ja rauhallisen tilan, jossa voi tutustua potilasasiakirjoihin (Kauppila & Boucht 2008). Puumalaisen ym. (2003) tutkimuksessa hoitajilla todettiin olevan vahvoja ennakkoluuloja hiljaista raportointia kohtaan. Hoidon suunnittelun ja näkökulmien vaihdon esimerkiksi potilaan tilanteesta ajateltiin vähenevän hiljaisen raportoinnin myötä. Sitä 9
pidettiin myös uhkana työyksikön työilmapiirille ja hoitajien yhteishengelle. Hoitajien yhteishenkeä, arvoja ja rooleja vahvistavana on pidetty juuri perinteistä raportointimuotoa (Yonge 2008). Kuitenkin Suomessa tehdyissä tutkimuksissa suuri osa henkilökunnasta on kokenut muutoksen perinteisestä suullisesta raportoinnista hiljaiseen raportointiin pääosin myönteisenä (Turtiainen 2005, Puumalainen ym. 2003). Myös projektiorganisaatiossa, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirissä, on osittain siirrytty hiljaiseen raportointiin. VSSHP:n hoitotyön toimintaohjelman yhtenä tavoitteena onkin yhteneväisten raportointikäytäntöjen käyttöönotto (Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hoitotyön toimintaohjelma 2010 2015). 3. PROJEKTIN TAVOITTEET JA TOTEUTUS Projektin tavoitteena oli selvittää: 1) Hiljaisen raportoinnin käyttölaajuus Turun yliopistollisessa keskussairaalassa 2) Miten hiljainen raportointi määritellään ja miten se toteutetaan hiljaista raportointia käyttävissä yksiköissä? 3) Mitä Turun yliopistollisen keskussairaalan Mirandaan ja ipanaan kirjaavat somaattisen puolen vuodeosastojen hoitajat kokevat hiljaisen raportoinnin vahvuuksiksi, heikkouksiksi, mahdollisuuksiksi ja uhiksi? 4) Miksi jotkut yksiköt eivät ole siirtyneet perinteisestä puhutusta raportista hiljaiseen raportointiin? Projektin tiedonkeruumenetelmänä käytettiin avoimia kysymyksiä sisältävää kyselyä (liite 1). Kyselylomake lähetettiin sähköpostitse Turun yliopistollisen keskussairaalan Mirandaan ja ipanaan kirjaaville somaattisen puolen vuodeosastoille, yhteensä 40 osastolle/osastonhoitajalle. Hoitohenkilöstön kokemusten välittäjinä ja kyselyyn vastaajina toimivat osastonhoitajat. Kyselyn lähettämisestä ja vastausten vastaanottamisesta vastasi suunnittelija Tiina Hassinen, joka myös toimitti vastaukset projektityöntekijälle. Projektissa selvitettiin, missä laajuudessa hiljainen raportointi on käytössä näillä 40:llä Tyks:n osastoilla ja saaduista tiedoista muodostettiin informatiivinen taulukko (liite 2). Kyselyyn 10
osallistuneiden osastojen hoitohenkilöstön kokemia hiljaisen raportoinnin vahvuuksia, heikkouksia, mahdollisuuksia ja uhkia selvitettiin nelikenttäanalyysin avulla. Vastaukset analysoitiin induktiivisella sisällönanalyysillä sekä laskemalla vastauksien lukumääriä. Tulosten raportoinnissa käytetään vastaajien alkuperäisiä ilmauksia kuvaamaan muodostettua määritelmää. Organisaatio voi hyödyntää näitä tietoja hiljaisen raportoinnin kehittämisessä ja käytön laajentamisessa. SWOT -analyysin pohjalta tehtiin myös päätelmiä, miten vahvuuksia voidaan käyttää hyväksi, miten heikkoudet muutetaan vahvuuksiksi, miten tulevaisuuden mahdollisuuksia hyödynnetään ja miten uhat vältetään. Tuloksena muodostettiin alustava toimintasuunnitelma. 4. HILJAISEN RAPORTOINNIN KÄYTTÖ TURUN YLIOPISTOLLISESSA KESKUSSAIRAALASSA Hiljaisen raportoinnin tilaa selvittäneeseen kyselyyn osallistuneista 40 osastosta 35 (88 %) vastasi kyselyyn. Vastanneista 35 osastosta 20:llä (57 %) on hiljainen raportointi käytössä. Hiljaisen raportoinnin käyttötilanne organisaatiossa on kuvattu liitteessä 2. Liitteestä nähdään myös, kuinka kauan yksikössä on ollut hiljainen raportointi käytössä ja mihin vuorokauden aikaan. Kaikkia kyselyyn vastanneita pyydettiin määrittelemään, mitä hiljainen raportointi heidän mielestään on. Määritelmät olivat hyvin samanlaisia. Hiljaisen raportoinnin koettiin olevan kirjallista tai sähköistä tiedonvälitystä, aktiivista tiedonhankintaa, eikä vain passiivista kuuntelua, kuten suullisessa raportoinnissa. Osa vastaajista koki hiljaiseen raportointiin kuuluvan myös mahdollisuuden tarkentaa luettua raporttia suullisilla kysymyksillä. Vastaajat kuvasivat hiljaista raportointia näin: työvuoroon tulevat hoitajat perehtyvät hoitotyön kirjauksiin, laboratorio- ja röntgen vastauksiin ja potilaiden tilanteisiin itsenäisesti lukemalla näyttöpäätteeltä potilaista hoitokertomukseen kirjatut tiedot. Epäselvät asiat tarkennetaan tarvittaessa edellisen työvuoron hoitajilta. kirjallista tai sähköistä tiedonvälitystä, hoitotyön tietojen siirtämistä työvuorosta toiseen hoitotyön kirjaamisen perusteella 11
aktiivista tiedonhankintaa potilastietojärjestelmistä niiden potilaiden voinnista, hoidosta, suunnitelmista, joita hoitaa tarkoittaa raportin lukemista Mirandasta. Silti voi kysyä tarkentavia kysymyksiä aiemman vuoron hoitajalta vuoron vaihteessa Niiltä kyselyyn vastanneilta osastoilta, joilla on käytössä hiljainen raportti, pyydettiin myös kuvausta sen toteuttamisesta. Tähän kysymykseen vastasi 20 osastoa. Hiljainen raportti toteutetaan vastaajien mukaan niin, että potilaat jaetaan työvuoroon tulevien hoitajien kesken, heille annetaan potilaslista ja tämän jälkeen työvuoroon tulijat lukevat itsenäisesti raportin sähköisestä potilaskertomuksesta sekä muista tarpeellisista ohjelmista. Työvuoroon tulija voi aloittaa lukemisen heti töihin tultuaan. Lukemisen jälkeen hoitaja voi tehdä vielä tarkennuksia raporttiin suullisesti edellisen vuoron työntekijältä. Kaikki epäselvät ja kiireelliset asiat puhutaan ääneen. Hiljaisen raportin toteuttamista kuvasi yksi vastaaja näin: hoitajat lukevat raportin itsenäisesti koneelta saavuttuaan työvuoroon. Tarvittaessa he tarkentavat tietoja suullisesti potilasta edellisen vuoron hoitaneelta hoitajalta. Ennen raporttia on tulostettu potilaslista, jossa on potilaiden nimet ja sotut. 5. HILJAISEN RAPORTOINNIN SWOT -ANALYYSI Palautetut kyselylomakkeet jaettiin kahteen ryhmään, hiljaista raportointia käyttäviin ja hiljaista raportointia ei-käyttäviin. Tämän jälkeen kaikki vastaukset kopioitiin sanatarkasti kysymyskohdittain kahteen erilliseen Word -tiedostoon. Nämä kaikki vastaukset jaettiin SWOT -analyysin mukaisesti sisällön perusteella pääotsikoiden alle. Jokaisen vastaajan maininnat laskettiin kategorioittain yhteen. Mainintojen lukumäärä on kuvattu numeerisesti suluissa jokaisen kategorian jälkeen SWOT -analyysin jokaisessa neljässä osa-alueessa. Hiljaista raportointia käyttäville vastaajille ja hiljaista raportointia ei-käyttäville vastaajille tehtiin omat SWOT -analyysit mahdollisten erojen osoittamiseksi. 5.1. Hiljaista raportointia käyttävien osastojen SWOT -analyysi Hiljaista raportointia käyttävien osastojen SWOT -analyysi on kuvattu taulukossa 1. 12
Taulukko 1: Hiljaista raportointia käyttävien osastojen SWOT -analyysi (Yhteensä 20 vastaajaa/osastoa) VAHVUUDET HEIKKOUDET -Ajansäästö (17)* -Kirjaaminen parantunut (12) -Yksilöllinen tiedonsaanti (8) -Keskittyminen parantunut (4) -Turha puhe poissa (3) -Raportoitava tieto ei ole muistin varassa (2) -Tulkinnat/asenteet/ennakkoluulot jäävät pois (2) -Yhteensä 48 -Edellyttää hyvää kirjaamista (10) -Tiedonsiirto-ongelmat/potilasturvallisuuden vaarantuminen (7) -Vuorovaikutus, vertaistuki, yhteinen pohdinta vähentynyt (6) -Vaikeaa järjestää rauhallinen tila raportille (3) -Tietojärjestelmäongelmat (3) -Yhteensä 29 MAHDOLLISUUDET -Ajansäästö (8) -Auttaa/pakottaa parantamaan kirjaamisen laatua (7) -Vastaa yksilöllisiin tiedontarpeisiin (4) -Joustavat työajat (2) -Työn tehokkuus lisääntyy (2) -Mahdollistaa yhtenäisen hoitokulttuurin luomisen (2) -Yhteensä 25 UHAT -Potilastietojärjestelmät (7) -Vuorovaikutus, vertaistuki, yhteinen pohdinta vähenevät (6) - Huono kirjaaminen, välittyvän tiedon laatu (5) -Kiire (3) -Tiedonkulun katkot (2) -Riittämättömät atk-taidot (2) -Yhteensä 25 *)Suluissa mainintojen määrä Hiljaista raportointia käyttävien osastonhoitajien vastaukset jakautuivat vahvuuksien osalta selkeästi seitsemään kategoriaan. Kategorioiden mainintojen määrässä oli kuitenkin selkeitä eroja. (Taulukko 1, Kuvio 1.) 13
Kuvio 1: Hiljaisen raportoinnin vahvuudet käyttäjien (n=20) mukaan Hiljaista raportointia käyttävien osastojen osastonhoitajien enemmistön mielestä (85 %) hiljaisella raportoinnilla on saavutettu ajansäästöä. Raportointiin kuluva aika on vähentynyt, aikaa on jäänyt enemmän perustehtävälle, potilaan hoitoon. Ylitöiden koettiin myös vähentyneen. Vastaajista 60 % arvioi kirjaamisen parantuneen hiljaiseen raportointiin siirtymisen myötä. Yksilöllinen tiedonsaanti toteutuu vastaajien mielestä hiljaisessa raportoinnissa paremmin (40 %) kuin perinteisessä suullisessa raportoinnissa. Esimerkkinä tästä yhden vastaajan alkuperäinen ilmaus: jokainen hoitaja pystyy hakemaan tietoa jota tarvitsee, esimerkiksi jos ollut töissä jo monta päivää, ei tarvitse niin perusteellista raporttia kuin esim. vapailta tullut. Kaikilla hoitajilla on yksilölliset tiedontarpeet ja vastaajat kokevat, että hiljaisella raportoinnilla pystytään vastaamaan niihin. Vastaajista 20 % mainitsi keskittymisen parantuneen ja 15 % koki turhan puheen hävinneen hiljaiseen raportointiin siirtymisen myötä. Hyvänä asiana koettiin myös se, että raportointi ei ole pelkästään muistin varassa (10 %) ja että tulkinnat ja asenteet ovat poissa (10 %) hiljaisessa raportoinnissa. Hiljaista raportointia käyttävien osastojen osastonhoitajien kokemukset hiljaisen raportoinnin heikkouksista jakautuivat viiteen kategoriaan. (Taulukko 1, Kuvio 2.) 14
Kuvio 2: Hiljaisen raportoinnin heikkoudet käyttäjien (n=20) mukaan Hiljaista raportointia käyttävien osastojen osastonhoitajat kokivat raportointimuodon heikkoutena sen, että hiljainen raportointi edellyttää hyvää kirjaamista (50 %). Ennen kuin hiljainen raportointi onnistuu, on kirjaaminen saatava hyvälle tasolle. Tiedonsiirto-ongelmia ja potilasturvallisuuden vaarantumista piti 35 % vastaajista hiljaisen raportoinnin heikkoutena. Jos kirjaaminen ei ole riittävää, saattaa tiedonsiirrossa tulla ongelmia ja tätä kautta potilasturvallisuus vaarantua. Myös oleellisen tiedon välittymisestä suuresta tietotulvasta oltiin huolissaan, hukkuuko tietoa sähköisen ohjelman monimutkaisiin lokeroihin. Vastaajista 30 % koki vuorovaikutuksen, vertaistuen ja yhteisen pohdinnan vähentymisen hiljaisen raportoinnin heikkoutena. Näiden vähentyessä opiskelijoiden oppiminen ja kokeneiden hoitajien hiljaisen tiedon siirtyminen olivat vastaajien mielestä raportin yhteydessä vähentyneet. Osastot olivat myös kokeneet vaikeuksia rauhallisen tilan järjestämisessä raportille (15 %). Hiljaisen raportoinnin heikkoutena ilmoitettiin myös tietojärjestelmäongelmat (15 %). Jos tietokoneet eivät toimi ja järjestelmät ovat jäykkiä toiminnaltaan ja lokeroisia, luo tämä omat haasteensa hiljaisen raportin toteuttamiselle. Vastaajat arvioivat hiljaisen raportoinnin tuovan mukanaan monia mahdollisuuksia: ajansäästöä, kirjaamisen laadun auttamista/pakottamista paremmaksi, yksilöllisiin tiedontarpeisiin vastaamisen, joustavat työajat, tehokkuuden lisääntymisen ja yhtenäisen hoitokulttuurin luomisen mahdollistamisen. (Taulukko 1, Kuvio 3.) 15
Kuvio 3: Hiljaisen raportoinnin mahdollisuudet käyttäjien (n=20) mukaan Vastaajista 40 % koki ajansäästön hiljaisen raportoinnin tuomaksi mahdollisuudeksi. Vastaajat kokivat myös, että hiljainen raportointi auttaa tai pakottaa parantamaan kirjaamisen laatua (35 %). Hiljaisen raportoinnin mahdollisuutena kuvattiin sen avulla yksilöllisiin tiedontarpeisiin vastaaminen (20 %). Kymmenesosa vastaajista koki raportointimuodon mahdollistavan joustavat työajat. Esimerkiksi töihin tuleminen ja töistä lähteminen ei ole enää aina tietyistä raportointikellonajoista riippuvaista. Työntekijöitä voidaan sijoittaa kiirehuippuihin. Mahdollisuudeksi koettiin myös tehokkuuden lisääntyminen ja yhtenäisen hoitokulttuurin luomisen mahdollistamisen (10 %). Hiljaiselle raportoinnille tunnistettiin myös uhkia. Uhat jakautuivat kuuteen kategoriaan. (Taulukko 1, Kuvio 4.) 16
Kuvio 4: Hiljaisen raportoinnin uhat käyttäjien (n=20) mukaan 5.2 Hiljaista raportointia ei-käyttävien vastaajien SWOT -analyysi Kyselyyn vastanneiden hiljaista raportointia ei-käyttävien 15 osaston SWOT -analyysi on kuvattu taulukossa 2. 17
Taulukko 2: SWOT -analyysi niiden osastojen vastauksista, jotka eivät käytä hiljaista raportointia (Yhteensä 15 vastaajaa/osastoa) VAHVUUDET HEIKKOUDET -Ajansäästö (11)* -Kirjaaminen paranee (5) -Turhat puheet pois (3) -Tieto saatavilla paikasta riippumatta eri toimijoilla samaan aikaan (3) -Oleellinen tieto välittyy (2) -Keskittymminen paranee (2) -Yhteensä 26 -Edellyttää hyvää kirjaamista (9) - Vuorovaikutus, vertaistuki, yhteinen pohdinta vähenevät (2) -Tietokoneiden riittävyys (2) -Tiedonsiirto-ongelmat/potilasturvallisuuden vaarantuminen (2) -Löytääkö uusi henkilökunta keskeiset tiedot tietojärjestelmistä (2) -Yhteensä 17 MAHDOLLISUUDET - Auttaa/pakottaa parantamaan kirjaamisen laatua (9) -Ajansäästö (6) - Joustavat työajat (2) -Yhteensä 17 UHAT -Huono kirjaaminen, välittyvän tiedon laatu (10) - Potilastietojärjestelmät (1) - Vuorovaikutus, vertaistuki, yhteinen pohdinta vähentyvät (1) -Tiedonkulun katkot (1) -Riittämättömät atk-taidot (1) -Yhteensä 14 *)Suluissa mainintojen määrä Hiljaista raportointia ei-käyttävien vastaajien kokemukset hiljaisen raportoinnin vahvuuksista jakautuivat kuuteen eri kategoriaan. (Taulukko 2, Kuvio 5.) 18
Kuvio 5: Hiljaisen raportoinnin vahvuudet, hiljaista raportointia ei-käyttävät (n=15) Ne vastaajat, joilla ei ole käytössä hiljaista raportointia, näkivät sen hyödyksi, kuten hiljaista raporttia käyttävätkin vastaajat, useimmiten ajansäästön (73 %), kirjaamisen paranemisen (33 %), turhan puheen poistumisen (20 %) ja keskittymisen paranemisen (13 %). Toisin kuin hiljaista raportointia käyttävät, mainitsivat hiljaista raporttia ei-käyttävät vastaajat raportointimuodon eduksi myös tiedon saatavuuden paikasta riippumatta eri käyttäjillä samaan aikaan (20 %) ja sen, että hiljaisen raportoinnin avulla oleellinen tieto välittyy (13 %), täsmällisesti ja ilman välikäsiä. Hiljaista raporttia käyttämättömien vastaajien mainitsemat hiljaisen raportoinnin heikkoudet jakautuivat viiteen kategoriaan (Taulukko 2, Kuvio 6). Kaksi näistä kategorioista, tietokoneiden riittävyys (13 %) ja löytääkö uusi henkilökunta keskeiset tiedot (13 %), oli erilaisia kuin hiljaista raportointia käyttävillä. Vastaajat kokivat hiljaisen raportoinnin heikkoutena sen, että tietokoneita tarvitaan enemmän kuin perinteisessä raportoinnissa. Huolissaan vastaajat olivat siitä, löytävätkö uudet työntekijät potilaan hoidossa tarvittavat keskeiset tiedot potilastietojärjestelmistä: Uudet työntekijät eivät välttämättä osaa katsoa, mikä on tärkeä tieto ja mitä millekin potilaalle rutiininomaisesti kuuluu tehdä missäkin toipumisen vaiheessa. 19