1/5 Hankintayksikkö Mukana olevat muut yhteisöt: Polkka - Pohjois-Karjalan tukipalvelut oy Asia ja sen selvitys Tarjouspyyntö 207751 Innovatiivisen elintarvikkeen kehittäminen, Polkka oy Hankinnan kohde: kilpailutti Polkka oy:n uuden, innovatiivisen elintarvikkeen hankinnan. Tahtotilana on kehittää yhteistyössä elintarviketuottajan / tuottajien kanssa ammattikeittiö käyttöön soveltuva innovatiivinen tuote. Tavoitteena on yksi päätuote -> Polkka Oy haluaa tarjota puhdasta, mahdollisimman vähän aikaa säilöttyä ja säilytettyä (valmistus, tarjoilu, kuljetus) elintarviketta. Tuotekehitysvaiheeseen päässeet tuotteet voivat tulla valituiksi optioina käyttöön ns. lisätuotteena tarvittaessa ja määrärahojen puitteissa. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, jossa sovelletaan EUhankintojen mukaista innovaatiokumppanuus-hankintamenettelyä. Innovaatiokumppanuuden puitteissa ei haluta määritellä kehitettävää tuotetta liian tarkasti. Kyseessä tulee olla ammattikeittiö käyttöön soveltuva tuote. HANKINNAN SUUNNITELTU AIKATAULU (ei sitova) 1. Osallistumispyyntö tuotekehityskumppaniksi on avoinna Hilmassa 2.1.2019 28.1.2019 2. Osallistujien valinta, maksimissaan 9 valitaan. Valinnasta tehdään välipäätös sekä toimitetaan kutsu neuvotteluihin osallistuville 31.1.2019. 3. Neuvottelupäivät Joensuussa: 15. ja 18.2.2019. Valinnasta tehdään välipäätös ja kolmelle (3) jatkoon päässeelle ilmoitetaan valinnasta viikolla 8. 4. Tuotekehitys: tuotekehitykselle on varattu aikaa 7.3.- 12.5.2019 tai sopimuksen mukaan. Tuotekehitys sisältää yhden (1) väliarvioinnin noin puolessa välissä tuotekehitysaikaa. 5. Tuotteen testaus oikeassa toimintaympäristössä jossakin Polkka oy:n toimipisteessä, esim. yksi koulu, toukokuussa 6. Lopullinen tarjouspyyntö auki 3.- 24.6.2019 lopulliseen tuotekehitykseen valituille kumppaneille (max kolme kumppania). 7. Valinta, hankintapäätös ja sopimus heinäkuun loppuun mennessä (tavoite
2/5 Päätös aikataulu). Kussakin päätösvaiheessa (väli- ja lopullinen hankintapäätös) on normaali hankintalain mukainen muutoksenhakuoikeus. Hankintamenettely: Avoin menettely Tarjouspyyntö lähetetty: 02.01.2019 klo 07:30 Määräaikaan 28.01.2019 klo 14:00 mennessä saapui yhteensä 9 tarjousta - A R Sveholm Oy Perhekokki - Spices Chef Oy - osuuskunta Myötävoima - Pielispakari Oy - Leppäsen Leipomo OY Hankintapäätös tehty: 31.01.2019 Päätös: Polkka Oy:n asiantuntijoista koostuva ryhmä arvioi tarjoukset tarjoukseen liitettyjen selvitysten perusteella. 1. vaiheen arvioitava asiat ja perusteet: ALUSTAVA IDEA JA SISÄLTÖ Tarjoajan tulee kuvata selvityksessään vähintään seuraavia asioita, max 100 p. (Kuvaus max kaksi yksipuoleista A4 arkkia, fontti Arial 12) Pisteiden (max 100 p. jakautuminen) - idean uutuusarvo (arvostetaan: innovatiivinen, uusi tuoteajatus) 10 p - soveltuvuus ammattikeittiökäyttöön (arvostetaan: käytettävyys, monikäyttöisyys, tarjoilukestävyys, riittävän suuret pakkauskoot esim. 2 4 kg) 10 p - raaka-aineiden kotimaisuusaste ja alkuperä (arvostetaan: mahdollisimman suuri kotimaisuusaste) 20 p - raaka-aineiden jäljitettävyys (arvostetaan: mahdollisimman tarkkaa jäljitettävyyttä ja jäljitettävyyden todentamista) 20 p
3/5 - toimitusvarmuus, ml. kuvaus ketjusta, miten toimitetaan valmistuksesta keittiöille (arvostetaan: toimitus- ja toimitusketjun varmuutta koko Polkka oy:n alueelle) 30 p - kuvaus, miten tarjoaja toteuttaa yhteistyön tässä kehitysprosessissa Polkan, mahdollisesti muiden yrittäjien ja logistiikkapalveluiden osalta (arvostetaan: yhteistyökykyisyyttä- ja halukkuutta eri toimijoiden kanssa) 10 p Maksimipisteet yhteensä 100 p. Tarjousten vertailutaulukko sekä pisteiden laadullinen arviointi on päätöksen liitteenä. Pielispakari Oy:n osallistumishakemus hylätään tarjouspyyntöä vastaamattomana, koska osallistumishakemuksesta tai sen liitteenä olevasta selvityksestä ei käy ilmi selvityksessä vaaditut vähimmäisvaatimukset (idean uutuusarvo, soveltuvuus ammattikeittiökäyttöön, raaka-aineiden kotimaisuusaste ja alkuperä, raaka-aineiden jäljitettävyys, toimitusvarmuus, ml. kuvaus ketjusta, miten toimitetaan valmistuksesta keittiöille sekä kuvaus, miten tarjoaja toteuttaa yhteistyön tässä kehitysprosessissa Polkan, mahdollisesti muiden yrittäjien ja logistiikkapalveluiden osalta). Päätän, että Polkka oy:n uuden, innovatiivisen elintarvikkeen hankinnassa osallistumishakemuksen jättäneistä innovaatiokumppanuusmenettelyn seuraavaan vaiheeseen eli neuvotteluihin valitaan seuraavat osallistumishakemuksen jättäneet tarjoajat: - A R Sveholm Oy Perhekokki - Leppäsen Leipomo OY (tuote 1.) (tuote 2.) (tuote 3.) (tuote 4.) - osuuskunta Myötävoima - Spices Chef Oy Valituille tarjoajille lähetetään erilliset neuvottelukutsut.
4/5 Päätöksen perustelu: Polkka Oy:n asiantuntijoista koostuva ryhmä arvioi tarjoukset tarjoukseen liitettyjen selvitysten perusteella. 1. vaiheen arvioitava asiat ja perusteet: ALUSTAVA IDEA JA SISÄLTÖ Tarjoajan tulee kuvata selvityksessään vähintään seuraavia asioita, max 100 p. (Kuvaus max kaksi yksipuoleista A4 arkkia, fontti Arial 12) Pisteiden (max 100 p. jakautuminen) - idean uutuusarvo (arvostetaan: innovatiivinen, uusi tuoteajatus) 10 p - soveltuvuus ammattikeittiökäyttöön (arvostetaan: käytettävyys, monikäyttöisyys, tarjoilukestävyys, riittävän suuret pakkauskoot esim. 2 4 kg) 10 p - raaka-aineiden kotimaisuusaste ja alkuperä (arvostetaan: mahdollisimman suuri kotimaisuusaste) 20 p - raaka-aineiden jäljitettävyys (arvostetaan: mahdollisimman tarkkaa jäljitettävyyttä ja jäljitettävyyden todentamista) 20 p - toimitusvarmuus, ml. kuvaus ketjusta, miten toimitetaan valmistuksesta keittiöille (arvostetaan: toimitus- ja toimitusketjun varmuutta koko Polkka oy:n alueelle) 30 p - kuvaus, miten tarjoaja toteuttaa yhteistyön tässä kehitysprosessissa Polkan, mahdollisesti muiden yrittäjien ja logistiikkapalveluiden osalta (arvostetaan: yhteistyökykyisyyttä- ja halukkuutta eri toimijoiden kanssa) 10 p Maksimipisteet yhteensä 100 p.
5/5 Valittu toimittaja/toimittajat: A R Sveholm Oy Perhekokki Leppäsen Leipomo OY osuuskunta Myötävoima Spices Chef Oy Toimivallan perusteet Joensuun kaupungin elinvoimajohtajan päätös 10.01.2017 3. Nähtävänäpito Päätös asetetaan yleisesti nähtäväksi Pohjois-Karjalan hankintatoimessa ennakolta ilmoitettuna aikana 01.02.2019. Allekirjoitus Mika Purmonen Hankintapäällikkö Lisätietoja päätöksestä Mika Purmonen,