Yhteenveto rekrytointikyselystä Kaikki alla esitettävät luvut perustuvat toimialojen arvioihin. Kireästä selvitysaikataulusta johtuen ei ole ollut mahdollista tehdä täsmällisiä laskelmia. Montako esimiestä rekrytoi henkilöstöä? kysymys 1.3 ja 1.4 vakituiset / pitkäaikaiset sijaiset rekrytoivien esimiesten lkm Lyhytaikaiset sijaiset rekrytoivien esimiesten lkm Konsernihallinto 3 1 Perusturva 35 17 Sivistystoimi 44 39 Yhdyskuntatekniikka 12 eivät palkkaa Yhteensä 94 57 Rekrytoivien esimiesten nimikkeet kysymys 1.3 ja 1.4 Konsernihallinto Perusturva Pitkäaikaiset sijaiset rekrytoivien esimiesten nimikkeet kunnanjohtaja hallintojohtaja talousjohtaja toimialajohtaja hallintopäällikkö,-sihteeri talouspäällikkö johtavat sosiaalityöntekijät sosiaalityön, sospalvelupäällikkö vastaava hammaslääkäri osastonhoitajat, Lyhytaikaiset sijaiset rekrytoivien esimiesten nimikkeet hallintojohtaja vastaava hammaslääkäri osastonhoitajat alue-esimiehet vastaava sairaanhoitaja päihdepal. johtaja
Sivistystoimi Yhdyskuntatekniikka johtava ylilääkäri ylilääkäri mieleterveyspal.johtaja kuntouttavan työtoim.joh päihdepal. johtaja vastaava fysioterapeutti työkeskuksen johtaja hoitotyön johtaja alue-esimiehet lääkekeskuksen hoitaja vastaava sairaanhoitaja Rehtori, päiväkodinjohtaja, varhaiskasvatuksen johtaja, toimialajohtaja, hallintopäällikkö, opetustoimenjohtaja, chef för svensk dagvård och utbildning, ruotsinkielisen päivähoidon päällikkö, erityispäivähoidon koordinaattori, nuorisotoimenjohtaja, kulttuuritoimenjohtaja, kirjastotoimenjohtaja, liikuntatoimenjohtaja toimialajohtaja päälliköt (11 kpl) yksiköiden esimiehet eivät palkkaa
Montako henkilöä (noin) ko. henkilöt rekrytoivat vakituisiin / pitkäaikaisiin sijaisuuksiin tai lyhytaikaisiin sijaisuuksiin? kysymys 2.1 ja 3.1 Vakituiset /pitkäaikaiset sijaiset (yli 12 päivää) lkm 1.1.- 31.12.2013 Lyhytaikaiset sijaiset (alle 12 päivää) lkm 1.1.- 31.12.2013 Konsernihallinto 5 0 Perusturva 79 604 Sivistystoimi 184 950* Yhdyskuntatekniikka 23 0 ** Yhteensä 291 1 554 * Kouluissa ja päiväkodeissa on lähes joka päivä joku poissa, ja sijaistus hoidetaan sisäisin järjestelyin. On tyypillistä, että ulkopuolisia palkataan vain äärimmäisessä tarpeessa. Yhteensä on arvioitu n. 950 ulkopuolista rekrytointia vuodessa. ** Siirretään henkilökuntaa toimipisteiden välillä ja käytetään nk. kiertäviä. Sijaisten pätevyys Päteviä saadaan Vaikeuksia saada Ei saada seuraavia kysymys 2.2 ja 3.2 Konsernihallinto on saatu Perusturva on saatu sairaanhoitajia (sh) Volskotiin sh ja lh lähihoitajia (lh) sosiaalityöntekijöitä (ajoittain) Sivistystoimi on saatu koulupsykologi puheterapeutti kielikylpyopettajat erityisopettaja sijaisia (kelpoisia) opettajille, lastentarhanopettajille sijaisia iltapäivätoimintaan, koulunkäyntiavustajille,
lastentarhanopettaja Yhdyskuntatekniikka on saatu laitoshuoltaja vahtimestareille - keittäjä ruokapalvelutyöntekijä Seuraavaksi kysytään ammattiryhmittäin (3 pääryhmää) käytettyä työaikaa. Esimiehen koko rekrytoinnin keskiarvoaikaa tunteina tai päivinä, kun kaikki rekrytoinnin osat otetaan huomioon? Käytetyn työajan keskiarvo per haku: kysymys 2.3 ja 3.3 Vakituinen henkilökunta haun kesto keskiarvo Pitkäaikaiset sijaiset keskiarvo Lyhytaikaiset sijaiset haun kesto, keskiarvo Konsernihallinto 14,67 h 4 h 3 h Perusturva 17,2 h - 1 h 8 h Sivistystoimi 7 h 3 päivää - 1 h 3 päivää Yhdyskuntatekniikka 26 h 13 h eivät palkkaa Yhteensä 64,87 78,87 17 h 5 32 h Keskiarvo 17,97 h 8,5 h 6,17 h Mikä on yhden rekrytoinnin keskimääräinen kokonaisläpimenoaika? kysymys 2.4 ja 3.4 Konsernihallinto Pitkäaikaiset sijaiset keskimääräinen kokonaisläpimenoaika 2-3 viikkoa = 10 15 p (sijaiset) 2 4 työkk = 44-88 p (vakituiset) Lyhytaikaiset sijaiset kokonaisläpimenoaika 3 h * Perusturva 1,5 2 työkuukautta = 33 44 p 1 h 5 p Sivistystoimi 1 2 työkuukautta = 22 44 p 1 h 3 päivää
Yhdyskuntatekniikka 1 työkk = 22 päivää (sijaiset) 2 työkk = 44 päivää (vakinaiset) eivät palkkaa LIITE 7 Yhteenveto kyselystä Yhteensä 87 220 päivää 5 61 tuntia Keskiarvo 35,94 päivää 11 tuntia * vaalityöntekijät Mikä on yhteen rekrytointiin kaikilta kuluva työaika keskimäärin koko organisaatiossa? kysymys 2.5 ja 3.5 Pitkäaikaiset sijaiset keskimääräinen kokonaisläpimenoaika Lyhytaikaiset sijaiset keskimääräinen kokonaisläpimenoaika Konsernihallinto 4,41 päivää 5 h Perusturva 5 päivää 44 päivää 1 2 h Sivistystoimi 4 päivää 44 päivää 1 10 h Yhdyskuntatekniikka 5 päivää = 1 työviikko (vakinaiset) 3 päivää (sijaiset) eivät palkkaa Yhteensä 16,41 97,41 päivää 7 28 tuntia Keskiarvo 14,23 päivää 4,00 tuntia Toimialojen edustajien vapaamuotoiset vastaukset rekrytointia liittyviin kysymyksiin Mikä on rekrytoivan esimiehen mielestä vaikein asia rekrytoinnissa (kysymys 2.6 ja 3.6)? Konsernihallinto: - Saadaan henkilön olennaiset osaamisalueet esiin - sopivan hakijan löytäminen - haastatteluprosessi, ei saa olla iso haastattelijajoukko - työllistettävien haussa ei muuta vaikeaa kuin rahan hakeminen TE-toimistosta. Perusturva: - Kuinka saadaan valittua/rekrytoitua oikea henkilö/henkilöt lukuisten hakijoiden joukosta - haastateltavien valinta hakijoista - talousarvioon varatusta määrärahasta huolimatta on haettava ja perusteltava täyttölupia - jatkuva, vuosittaisen säästöpaine vaikeuttaa pitkän tähtäimen suunnitelmien tekoa rekrytoitavien kanssa - pula työntekijöistä ja sijainti pääkaupunkiseudun kupeessa
- sihteeriresurssin niukkuus, jolloin joutuu kääntymään kuormitettujen hallintopalveluiden sihteerien puoleen. - Vuoden 2014 osalta vaikeimmaksi koetaan, että ei saa ottaa sijaisia. Kyseleville työntekijöille (keikkalaisille) joudutaan myymään ei oota. - sijaisen saaminen, jos KuntaRekryn kautta ei saada sijaista - vaikein asia on löytää sijainen, jolle työ ja talo ovat tuttuja, sillä vuorossa ollaan useimmiten yksin, eikä mahdollisuutta perehdyttämiseen juurikaan ole. Sivistystoimi: - Oikean hakijan valinta - olennaisten erojen löytäminen hakijoiden välillä - hakijavertailun tekeminen - pätevien hakijoiden saaminen - saada edes hakijoita - prosessin hitaus - dynastyn käyttäminen on todella hidasta ja kankeaa (päätöksenteko) - täyttölupien hankkimiseen menee liikaa aikaa (noin kaksi päivää) - kuntarekryn käyttöä ei hallita. Yhdyskuntatekniikka: - Ammattitaitoisen, kokeneen, hyvät sosiaaliset taidot omaavan henkilön löytäminen. Auttaako keskitetty rekrytointi vaikeiden asioiden ratkaisemisessa (kysymys 2.7 ja 3.7)? kysymys 2.5 Pitkäaikaiset sijaiset palkkaaminen Lyhytaikaiset sijaiset palkkaaminen Konsernihallinto 2 kyllä, 1 ei ei Perusturva ei ei Sivistystoimi 13 kyllä, 3 ei 4 kyllä, 3 ei Yhdyskuntatekniikka ei eivät palkkaa Yhteensä 2 kyllä ja 2 ei 2 ei, 1 kyllä Onko teidän toimialalla halukkaita henkilöitä vapaaehtoisesti siirtymään keskitettyyn rekrytointiin, joka hoitaisi yli tai alle 12 päivää tehtäviä rekrytointeja (kysymys 2.8 ja 3.8)? Konsernihallinto, perusturva, sivistystoimi ja yhdyskuntatekniikka: Ei ole ketään eikä ole ylimääräisiä vakansseja. Nykymallin plussat ja miinukset (kysymys 2.9 ja 3.9)? Konsernihallinto:
+ Osaaminen lähellä palkkaavaa tasoa + itse saa määrittää, mitä tehdään ja milloin tehdään + edullinen + säilyy oma kontrolli täysin - rekrytointi vie aikaa, voisi saada tehoja lisää keskittämällä rekryprosessi suorittavassa portaassa: omaa työaikaa menee paljon - aikaa vievää, kun ei olla ammattilaisia - moni käyttää rekrytointiin aikaa, kun kukaan ei osaa täysin sitä. Perusturva: + joustavuus ja itsenäinen toiminta rekrytilanteessa + rekrytoija tuntee tehtävän, johon työntekijää haetaan + rekrytoija eli lähiesimies on tietoinen prosessin etenemisestä ja pystyy hallitsemaan kokonaistilanteita + rekrytointi on normaali osa esimiestyötä, ja mikäli hakijoita on enemmän kuin yksi, voi itse valita + työntekijöiden työajallaan tekemä rekrytointi on edullista kunnalle + verkostoitumisen kautta tietää paljon (oman alan) liikkuvasta työvoimasta + Nykymallissa rekrytointiin kytkeytyy vahvasti sen toiminnan tuntemus, johon rekrytoidaan. + Ikäihmisten hyvinvointipalveluiden nykyisen rekrytointimallin vahvuus on, että se on omiin tarpeisiin keskittynyt, ja sillä on oma rekrytoija (Poolin vastaava sairaanhoitaja). - erilaiset prosessit toimialoilla sekä eri työpisteissä. Näitä ollaan kuitenkin yhtenäistämässä. - toimialalla ei ole riittävästi sihteeriresurssia. - täyttöluparumba, pitkien poissaolojen kautta hakemisen ja haastattelujen työllistävyys huomioon ottaen sen, että Kirkkonummella on vähän porkkanoita tarjottavanaan (esimerkiksi TYKY-setelit, kannustelisät, palkkausrajat, matkakorttien subventointi) - yksittäiseen rekrytointiin osallistuu useita henkilöitä, voi hankaloittaa rekrytoinnin tekemistä - tämänhetkinen KuntaRekryn käyttäjien määrä toimialalla koetaan haavoittuvaiseksi. Toisaalta käyttäjämäärä on kuitenkin laajenemassa parhaillaan perehdytyksen kautta. - esimiehet käyttävät KuntaRekryn mahdollisuuksia nyt melko suppeasti (täyttölupa-mahdollisuus, hakemusten vertailumahdollisuus jne.). Sähköiseen vertailuun siirtyminen voisi säästää esimiehen ja toimistosihteerin työaikaa. - edelleen tehdään osittain päällekkäistä työtä (KuntaRekry, Dynasty, Webtallennus). - irtisanomisista johtuva velvollisuus ilmoittaa työpaikoista irtisanotuille aiheuttaa myös lisätyötä. Tähän liittyvät myös mm. kelpoisuuksien selvittämiseen liittyvät tehtävät. - Pooli: Sen heikkoutena on, että se ei kata loma-aikojen järjestelyjä, eikä se kata viikonloppuja ja pyhiä. Sivistystoimi: + Joustavuus + oikeaan osuvat valinnat + järjestelmästä on helppo saada tarvittavat tiedot + nykyinen systeemi toimii hyvin + rekrytointiprosessi on kokonaan rekrytoivan esimiehen hallussa + prosessin voi hoitaa täysin itsenäisesti + esimiehet ovat parhaita rekrytoinnin asiantuntijoita + esimies saa itse haastatella omaan alaisuuteensa tulevan henkilöstön + kuntarekry toimii hyvin - rekrytointiin liittyvä byrokratia vie paljon esimiehen aikaa - esimiehellä on hyvin kapea näkemys rekrytointikokonaisuudesta - prosessin hitaus - ei yhtenäistä toimintatapaa - ei toimialojen välistä yhteistyötä hakuilmoituksissa
- byrokratia vie liikaa aikaa, kun rekrytointeja tekee niin harvoin, ettei oikein osaa kaikkea - täyttöluvan hakeminen vie paljon aikaa - kuntarekryn käyttäminen ei ole aktiivista ja sen unohtaa - ei ole yhtenäistä rekrytointimallia eikä rekrytointiohjeita. LIITE 7 Yhteenveto kyselystä Yhdyskuntatekniikka: +Toimialalla on kehittynyt vakiintuneet rutiinit rekrytoinnin hoitamiseen. + Yt:llä rekrytointi sujuu mielestämme jouhevasti nykymallilla ja meillä on vankka kokemus rekrytoinnista. + Tavoitteemme on toimialalla keskittää rekry-asiat sisäisesti. - Prosessia oli tarkoitus vielä sujuvoittaa, mutta irtisanomiset ym. siirrot, tekivät siihen tauon, mutta kehitystyö jatkuu. Toimialojen näkemys keskitetystä rekrytoinnista (kysymys 2.10 ja 3.10) Konsernihallinto: - Yhteistyötä tai osto Espoosta, kokeiluna esim. perusturvan tai sivistystoimen osalta esim. 50 rekrytointia. - perusturvassa ja sivistystoimessa omat keskitykset, jos rahaa ei saada (kakkosvaihtoehtona). - kokeiluluonteisesti rajoitettu määrä rekrytointeja ostetaan. Mikäli talous tulisi paremmaksi, tähän palataan, mutta rekrytointi ei ole ensimmäinen prioriteetti henkilöstöasioissa. - Olisi järkevää keskittää, jotta ammattitaito lisääntyisi - Mm. yleiset työpaikkakyselyt voisivat tulla keskitettyyn rekryyn - Joka tapauksessa keskitetyn rekrytoinnin ihmiset, pitää olla ammattitaitoisia, ei siirretä toimisto- tai muita sihteereitä, koska he eivät osaa rekrytointia. - Espoo ei tätä voi ratkaista lyhytaikaista rekrytointia. Päästäänkö Seureen mukaan? - Nykyhenkilökunnasta joku voisi keskittyä lyhytaikaiseen rekrytointiin. - Yhteistyötä tai ostopalveluna - Lyhytaikaisetkin pitää olla it-ihmisiä eli päteviä. Perusturva: Ikäihmisten hyvinvointipalveluiden osalta näkemyksenä on, että kehitämme mieluummin omaa rekrytointia kuin siirrymme koko kunnan keskitettyyn rekrytointiin. Terveyspalveluiden suun terveydenhuollon näkemyksen mukaan, jos keskitettyyn rekrytointiin oikeasti satsattaisiin rahaa ja porkkanoita, ja rekrytointia hoitaisi asiansa osaava henkilö, saattaisi olla, että siitä olisi hyötyä pitkäaikaisten / vakituisten rekrytointien suhteen. Hallintopalveluiden näkemys puoltaa nykyisten toimintatapojen kehittämistä rekrytoinnin keskittämisen sijaan. Rekrytoitaessa perusturvan toimialan kaltaisella alalla on etua, että rekrytoijalla on tietoa sen toiminnan tuntemuksesta ja edellytyksistä, joihin rekrytointia tehdään. Mikäli toiminta kuitenkin päätettäisiin keskittää omalle rekrytointiyksikölle, mahdollisen keskitetyn rekrytoinnin suunnitteluun ja henkilöstön kouluttamiseen olisi varattava tätä silmällä pitäen paljon aikaa. Lisäksi siirtymävaiheen vaatima aika ja haasteet olisi syytä huomioida. Siirtoa ei arvioida henkilöresurssien käytön näkökulmasta kannattavaksi varsinkaan siinä tapauksessa, että siirrosta huolimatta suuri osa rekrytointitehtävistä jäisi edelleen toimialalla tehtäväksi. Keskitetyssä rekrytointimallissa on vaarana, että rekrytointi etääntyisi toiminnan tuntemuksesta. Jo työsopimuksen tai virkamääräyksen tekeminen voi edellyttää toimialan ja sen toiminnan syvällistä
tuntemusta. Toiminnan tuntemuksesta etääntyminen voi lisätä rekrytoinneissa virheiden mahdollisuutta. Tämä voi johtaa myös kustannusten kasvuun. LIITE 7 Yhteenveto kyselystä Lisäksi heikkouksia palvelun hankinnalle ulkopuoliselta rekrytoijalta ovat esimerkiksi seuraavat seikat: Toimintatavat poikkeavat toisistaan. Rekrytointeja hoidetaan muiden työtehtävien ohella. On huomioitava, että mm. kuulutukset on laitettava kahdella eri kielellä. Kokonaisuuden hallinta Kirkkonummella voi vaikeutua, jos työtä jaetaan useamman kesken. Asianhallintaan on merkittävä kuitenkin tiedot pitkäaikaisista. Tarvitaan esimerkiksi vakanssinumerot. Lomautuksista ja irtisanomisista johtuvia haasteita vuonna 2014: Lisäksi on huomioitava, että avoimia vakansseja olisi tarjottava myös irtisanotuille. Tämä lisää työmäärää ja aiheuttaa kustannuksia. Tekstiviestit, sähköpostit ja kysymykset, joihin vastataan. Näkemyksiä keskitetystä lyhytaikaisesta rekrytoinnista: Keskitetty lyhytaikainen rekrytointi toimisi liian hitaasti. Ikäihmisten hyvinvointipalveluiden osalta yhteistyöpintaa voisi olla korkeintaan terveyspalvelujen tulosalueen kanssa lyhytaikaisessa rekrytoinnissa. Terveydenhoidossa ja muutenkin hoitotyössä on omat osaamisvaatimuksensa, joiden tuntemus on rekrytoijalle välttämätöntä. Toimialalle rekrytoiva ei puolestaan välttämättä osaa rekrytoida muiden toimialojen henkilöstöä. Esimiehet joutuvat joka tapauksessa tekemään rekryilmoitusten tekstit, vastaamaan kyselyihin, haastattelemaan hakijat jne., joten rekrytoinnin keskittäminen ainoastaan pirstaloisi ja pitkittäisi rekrytointia. Yhdyskuntatekniikka: Keskitetty rekrytointi voisi olla hyvä asia, joka vähentäisi hieman toimialan työmäärää. Mutta silloin pitää olla määräraha koulutetun, ammattitaitoisen rekrytointihenkilöstön palkkaamiseen konsernihallintoon. Tässä taloudellisessa tilanteessa pidämme kuitenkin nykykäytäntöä taloudellisempana ratkaisuna. Tehokkuutta ja tuloksellisuutta saadaan enemmän toimintatapojen kehittämisellä toimialalla kuin rekrytoinnin keskittämisellä. Muuta - Ikäihmisten hyvinvointipalveluiden sijaispooli esimerkki toimialan rekrytoinnin kehittämisestä Ikäihmisten sijaispoolin toiminta alkoi vuoden kokeiluna marraskuussa 2011, ja se vakinaistettiin vuoden 2013 alussa. Toiminta on jatkunut tämän jälkeen vakinaisena toimintana. Sijaispoolin henkilöstöön on kuulunut vastaava sairaanhoitaja, sairaanhoitaja ja kuusi lähihoitajaa. Sijaispooli on toiminut ikäihmisten hyvinvointipalveluiden jokaisessa toimintayksikössä turvaten äkillisistä 1-3 vrk:n mittaisia sairauslomista tai työntekijöiden lasten sairastumisista johtuvia poissaoloja. Sijaispoolin henkilöstö on toiminut yksiköissä vakituisen henkilökunnan poissaoloja paikkaamalla. Tutut hoitajat lisäävät potilasturvallisuutta, koska toiminta ja potilaat ovat suurimmaksi osaksi heille tuttuja. Kunnalle on lisäksi taloudellisesti edullisempaa, kun sijaisuuden tekee poolilainen eikä esimerkiksi keikkafirman työntekijä. Sijaispoolin toiminnasta on pidetty tarkkaa tilastoa. Tilastosta ilmenee muun muassa, missä paikoissa sijaistarpeita on täytetty, paljonko henkilökuntaa on ollut reservissä.
Keväällä 2013 sijaispooliin liittyen käynnistettiin uudelleen rekryryhmän toiminta, jonka tavoitteena oli käynnistää loppuvuoden aikana sijaisrekryn käyttöönotto ikäihmisten hyvinvointipalveluissa. Kun vakituinen henkilö sairastuu, niin ensisijaisesti tämän työvoimatarpeen paikkaa sijaispoolin hoitaja. Ellei poolista löydy vapaata hoitajaa, niin vuoroon tarvitaan keikkahoitaja. Sijaisrekry on sähköinen järjestelmä KuntaRekryssä, jonka avulla haetaan keikkalaisia vuoroihin, joihin on sijaisen tarve. Järjestelmän käyttöönotto vaati koulutusta sekä keikkatyöilmoitusten julkaisemisen kuntarekryssä ja molissa. Sen lisäksi keikkalaisten täytyi rekisteröityä järjestelmään. Tämä onnistui informoimisen ja käytännön neuvomisen avulla. Syksyn aikana saatiin 60 keikkalaista kirjautumaan sijaisrekisteriin. Järjestelmää koekäytettiin Palvelutalolla tilanteissa, joissa oli sijaisen tarve. Kokonaan järjestelmä otettiin käyttöön 11.11.2013. Ajanjaksolla 11.11.13-11.8.14 hakuja tehtiin yhteensä 1 023 eli 114 / kk. Järjestelmän käytöstä on kokemuksen perusteella hyötyä. Esimiesten työaikaa säästyy, kun rekrytoimintaa voidaan keskittää virka-aikana. Järjestelmän käyttöönotto kunnassa laajemmassa mittakaavassa on suositeltavaa. Ensisijaisesti sijaiset osoitetaan sijaispoolin henkilökunnasta aikaisintaan kolmea päivää ennen tarvetta. Sijaispoolin on tarkoitus sijaistaa vakituista henkilökuntaa äkillisissä poissaoloissa. Tällaisia voivat olla esimerkiksi sairaustapaukset ja lapsen sairastuminen. Sijaispoolin kautta sijaisia toimii ikäihmisten hyvinvointipalveluiden toimipaikoissa, joita ovat Lehmuskartano, Palvelutalo, Vols, TKsairaala ja kotihoidot (Keskusta, Masala ja Veikkola). Pääsääntöisesti keikat ovat vain yhden työvuoron pituisia ja minimissään työntekijä saa tiedon keikasta aamulla kuudelta (työvuoro alkaa klo seitsemän), kun sijaispoolin rekrytointeja hoitava vastaava sairaanhoitaja on yöllä saanut puhelimeensa viestejä yövuorolaisilta seuraavan päivän sijaistarpeesta. Useimmiten seuraavan työvuoron sijoituspaikan saa tietää edellisenä päivänä tekstiviestillä. Kun sijaispoolilaiset on kiinnitetty sijaisuuksiin ja tulee lisää sijaistyövoiman tarvetta, niin sijaispoolin vastaava sairaanhoitaja ilmoittaa KuntaRekryn sijaisrekryosion kautta keikkatarpeen omalle, haastatellulle ja hyväksytylle keikkaporukalle tekstiviestillä. Tällä hetkellä sijaisrekisterissä on noin 70 hoitajaa, jotka ovat sairaanhoitajia ja lähihoitajia. Sähköinen järjestelmä hoitaa sen jälkeen sijoituksen automaattisesti. Keikkalainen saa vahvistuksen keikasta, esimies tiedon siitä, kuka keikan tekee ja vastaava sairaanhoitaja pääkäyttäjänä tiedon siitä, kuka keikan otti. Tämä sijaisrekryohjelma otettiin käyttöön ikäihmisten hyvinvointipalveluissa 11/2013. Keikkatarve on yleensä yhdestä kolmeen vuoroa. Pidempien sairauslomien sijaisuuksissa tämä voi olla pidempikin. Keikat tarjotaan kuitenkin useimmiten yksittäisinä, koska keikkalistan hoitajat ovat pääasiassa muualla töissä tai opiskelijoita, jotka voivat tehdä myös vain satunnaisia vuoroja sijaispoolin kautta. Kuinka rekrytointianne on kehitetty? Perusturvan toimialalla rekrytointia on kehitetty siten, että on pyritty keskittämään saapuneet hakemukset KuntaRekryyn. Ilmoituksessa pyydetään hakemukset ensisijaisesti sähköisellä hakulomakkeella ja muut osoitteet ovat pelkästään Kunnan yleiset tiedot lokerossa. Myös kirjaamistapa Dynastyyn on muutettu helpommaksi ja sujuvammaksi. Hakijoista otetaan raportti ja liitetään se Dynastyyn, eikä kirjata jokaista hakijaa ja osoitetta erikseen. Sähköistä tiedoksiantoa on ryhdytty aktiivisesti kysymään ja käyttämään, ja tämä säästää aiempaan verrattuna paljon aikaa. Lisäksi perusturvan tulosalueiden rekrytointia on kehitetty seuraavilla tavoilla:
- Terveyspalveluiden suun terveydenhuollossa on pyritty olemaan mukana erilaisissa hankkeissa valtakunnallisesti (Suhat, Hyvä vastaanotto, Ketterät kehittäjät), jolloin on näkyvyyttä omalla alalla. On kehitetty eri ammattiryhmien toimintatapoja ja prosesseja ja tuotu niitä esiin esimerkiksi ammattilehdissä. Lisäksi on pidetty jatkuvasti yhteyttä oppilaitoksiin ja yliopistoihin. - Sosiaalipalveluissa tehdään välillä ryhmähaastatteluja. - Ikäihmisten hyvinvointipalveluissa on otettu käyttöön oma sijaispooli ja KuntaRekryn sijaisosio, jotka ovat luoneet merkittävästi helpotusta lyhytaikaisten sijaisten saamiseen. Poolin esimies on tulosalueen keskitetty rekrytoija, ja jatkossa hänen rooliaan on tarkoitus kehittää myös pitkäaikaisempien työntekijöiden rekrytoinnissa. Tulosalueella on tämän myötä päästy tilanteeseen, että sillä on yhteiset sijaiset jokaisen toimipaikan oman sijaislistan sijaan. Tulosalueella osataan myös suosittaa työntekijöille muita tulosalueen paikkoja, mikäli hän ei tule työhön sinne, mihin ensisijaisesti hakee. - Terveyspalveluiden tulosalueella on meneillään sijaispoolikokeilu. Jos rekrytointianne on kehitetty, millaisia muutoksia kustannuksiin kehittämisestä on aiheutunut? Rekrytoinnin kehittämisestä aiheutuneet muutokset kustannuksiin - perusturvassa pieniä, eikä ole aiheutunut kaikille tulosalueille. Mm. suun terveydenhuollon osalta nämä ovat olleet vähäisiä koulutuskustannuksia. - KuntaRekryn käytön osalta kustannuksina käyttäjien lisenssimaksut. Lisäksi ikäihmisten hyvinvointipalveluiden tulosalueella jokainen sen kautta lähetetty tekstiviesti on maksanut yhdeksän senttiä. (Tekstiviestikustannukset tänä vuonna noin 250 euroa kuukaudessa.) - Ikäihmisten hyvinvointipalveluiden tulosalueen sisällä vähentänyt lähiesimiesten rekrytointiin kuluvaa aikaa, jota on voitu käyttää muuhun lähijohtamiseen. - Sijaispoolin käyttöönotto on vähentänyt lyhytaikaisten sijaisten käyttöä (vuokratyövoiman käyttö vähentynyt). Kuinka rekrytointia voitaisiin edelleen kehittää? Perusturvan toimialalta tulleita ideoita: - Kustannustehokkuuden lisääminen käytössä olevien Kuntarekry-lisenssien määrän ja varsinaisten käyttäjien uudelleen arvioimisella sekä käytön tehostamisella. - Oman toimialan keskitetyn rekrytoinnin (alan ihminen) arvioidaan yhdessä vastauksessa voivan olla hyväkin ratkaisu ainakin lyhytaikaisissa sijaisuuksissa lukuun ottamatta haasteellisimpia tehtäviä. - Toimintakyvyn tukipalvelut ovat arvioineet, että rekrytointia voitaisiin kehittää tehostamalla edelleen toimialan sihteereiden yhteistyötä ja tehtävänjakoa. Jokaisella tulosalueella tulisi olla tarpeen mukaiset sihteeriresurssit, jolloin tulosalueen sisällä voitaisiin hyödyntää resursseja yhteisesti ja tulosyksiköiden välillä.
- Sosiaalipalvelujen vastaajien näkemys on, että Kirkkonummi voisi kehittää rekrytointia myöntämällä työmatkakuluihin avustusta ja luomalla työhyvinvointiin liittyviä henkilöstöetuja. - Ikäihmisten hyvinvointipalvelujen näkemyksen mukaan rekrytointia voidaan edelleen kehittää ottamalla Poolin esimies mukaan myös pitkäaikaisiin rekrytointeihin. Kirkkonummen kunta voi myös edelleen lisätä yhteistyötä hoitopuolella oppilaitosten kanssa ja markkinoida sitä kautta itseään. - On mahdollista, että perusturvan sijaispoolikäytäntöä voitaisiin laajentaa Kirkkonummen kunnassa.