Rekrytoinnin kehittäminen Tähän tarvittaessa otsikko

Transkriptio

1 Rekrytoinnin kehittäminen 2013 Tähän tarvittaessa otsikko

2 Peruste prosessin työstämiselle Vuoden 2013 talousarviossa on erääksi painopistealueeksi määritetty henkilöstön rekrytointiprosessin uudistaminen ja toiminnan uudelleen organisointi mennessä. Vuoden 2011 käyttösuunnitelmassa kirjattiin rekrytointiprosessin uudistaminen yhdeksi sitovista tavoitteista. Kunnan johtoryhmä linjasi kokouksessaan , että osana uudistamisen kokonaisuutta kunta ottaa kaikilla toimialoilla käyttöön Kuntarekry.fi -järjestelmän alkaen, ja että rekrytointiprosessin uudistamistyö käynnistetään virkamiestyönä. Tavoitteena oli löytää kunnalle rekrytointiprosessin ideaalimalli, joka noudattaa lakeja ja säännöksiä, toimii tehokkaasti ja taloudellisesti sekä kehittää ja ylläpitää hyvää työnantajamainetta

3 Pohjatyö vuonna 2012 Virkamiestyöryhmän puheenjohtajana toimi henkilöstön kehittämispäällikkö Anu Karkinen. Työryhmän jäseniksi nimettiin toimistosihteeri Tua Degerlund (yt), osastonhoitaja Anne Hilander (perusturva), vastaava sairaanhoitaja Katja Jurmu (perusturva), päiväkodinjohtaja Pirita Kallio (sivistystoimi), suunnittelija Soili Mäkelä (sivistystoimi), ylihoitaja Hannele Repo (perusturva), toimistosihteeri Monica Smeds (perusturva), opetus- ja päivähoidon päällikkö Inka Tikkanen-Pietikäinen (sivistystoimi), pääluottamusmies Marja Tuomola ja hallintosihteeri Nora Viljanen (sivistystoimi). Työryhmän toimeksiantona oli määrittää rekrytointiprosessi määrittää rekrytointiprosessin tuotokset arvioida rekrytoinnin nykytila arvioida rekrytoinnin volyymit esittää rekrytoinnin ideaalimalli

4 Työryhmän johtopäätös: keskitetty rekrytointi Rekrytointiyksikön perustaminen henkilöstöyksikköön Kaksi rekrytoijan vakanssia Työryhmä esitti, että rekrytoijan palkkaus noudattaisi ympäristökuntien linjausta (2 211,55 euroa, KVTES kohta 01TOI010). Kelpoisuusehdoksi esitettiin seuraavaa: soveltuva korkeakouluasteen tutkinto tai alimman korkea-asteen tutkinto ja riittävä kokemus rekrytointitehtävistä, hyvä suullinen ja kirjallinen suomen kielen taito ja tyydyttävä ruotsin kielen suullinen ja kirjallinen taito.

5 Toimialojen näkemykset Sivistystoimi: Esitetystä raportista ei selviä riittävällä tarkkuudella rekrytointiprosessi ja rekrytoinnin ideaalimalli. Rekrytointiprosessin uudistaminen olisi hyvä toteuttaa ulkopuolisen konsultin avulla ja tämän avulla täsmentää tärkeimmät kehittämisen kohteet. Osana rekrytointia on viestintään ja markkinointiin varattava riittävät resurssit ja huolehdittava rekrytointeja hoitavien henkilöiden riittävästä viestintä- ja markkinointiosaamisesta. Kunnan näkyvyys sekä positiivinen työnantajakuva ovat merkittävä osa rekrytointia. Toimialalla ei ole mahdollisuutta luovuttaa vakansseja henkilöstöyksikköön perustettavaa rekrytointiyksikköä varten. Sivistystoimi kiinnittää lisäksi huomiota esitettyihin rekrytoijan kelpoisuusehtoihin, tehtävään ja palkkaukseen ja toteaa, että vaativuustasoa on tarkistettava.

6 Toimialojen näkemykset (jatkuu) Konsernihallinto: Konsernihallinto yhtyy sivistystoimen esittämiin näkökohtiin. Lisäksi se toteaa, että yleisemmin henkilöstösuunnittelun keskeneräisyys vaikeuttaa hallinnollisten toimintojen mahdollista integrointia ja yhteistyötä. Rekrytointi on vain yksi hallinnollisista toiminnoista, joiden yhteistyöllä on mahdollista saavuttaa tehokkuutta ja toiminnallisia sekä taloudellisia säästöjä.

7 Toimialojen näkemykset (jatkuu) Yhdyskuntatekniikka: Raportista ei selviä riittävällä tarkkuudella rekrytointiprosessi eikä ideaalimalli. Hankkeen jatkovalmistelussa on kuvattava prosessin keskeisimmät kehittämiskohteet. Raporttia lukiessa jää lukijalle useita asioita epäselväksi, kuten - Työryhmän osalliset - Miten mitataan tehostamista - Keneltä on kysytty rekrytoinnin kehittämisestä - Mistä raportin tekstit on lainattu ja missä ovat lähteet Mikäli rekrytointia keskitetään, myös rekrytoijan kelpoisuuteen ja palkkaukseen tulee kiinnittää huomiota. Toisaalta, riittääkö palkattavalle henkilölle töitä ympärivuotisesti? Yhdyskuntatekniikan toimialalla ei ole mahdollisuutta luovuttaa vakansseja keskitettyä rekrytointia varten. Lisäksi todetaan, että yhdyskuntatekniikassa rekrytointiprosessi sujuu suhteellisen hyvin, luonnollisesti toimialalla sisäisesti kehitettävää kuitenkin vielä on. Kuntarekry-järjestelmä on edesauttanut rekrytoinnin sujumista. Yhteenvetona todetaan, että vaihtoehto a, jossa rekrytointi hoidetaan toimialalla, sopii yhdyskuntatekniikalle parhaiten.

8 Jatkotyöskentely - Keskitetään rekrytointi sivistystoimen ja perusturvan osalta omille toimialoille - Kummankin toimialan toimialajohtaja nimeää täysillä valtuuksilla olevan jäsenenen/jäsenet valmistelemaan asiaa Anu Karkisen johdolla - Virkamiestyöryhmä laatii selkeän toimintamallin rekrytoinnin osa-alueittain - Väliraportti esitetään johtoryhmälle huhtikuussa - Mahdolliset resursointitarpeet huomioidaan vuoden 2014 talousarviossa

9 Projektisuunnitelma Rekrytointiprosessin vaiheet: Tarpeen arviointi: henkilöstösuunnittelu (nimike, kelpoisuus ) Täyttölupaprosessi Haun käynnistäminen ja toteuttaminen (ilmoituksen laatiminen, ilmoittaminen, kanavat) Hakemusten käsitteleminen ja hakijayhteenvetojen tekeminen Haastattelujen toteuttaminen Valintapäätöksen tekeminen Ennakoiva rekrytointi (oppilaitosyhteistyö, messut, TET, siviilipalvelusmiehet) Rekrytointibudjetti Haastavat rekrytoinnit (saatavuuden ongelmat, erityistilanteet, brändimarkkinointi, kampanjat) Sisäinen rekrytointi (työkierto ja uudelleensijoitustarpeet) ja sijaisrekrytointi Väliraportti johtoryhmälle Resursointi Työajankäyttö Keskittämisen käytännön toteutus

10 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä luovutetaan seuraavalle toimijalle) Huom! Sisäiset tehtäväjärjestelyt ja tehtäväkuvan tarkastaminen Käydään läpi yksikön tehtäväjako ja työkiertomahdollisuu det. Tarkastellaan avoimeksi laitettavaan vakanssiin kuuluvat tehtävät sekä vaadittava osaaminen. Yksikön esimies Esimiehen esimies, mahdollisesti muu ryhmä (kuten esim. toimialan johtoryhmä) Tarkistettu tehtäväkuvaus Täyttölupa Anotaan vakanssille täyttölupa Yksikön esimies Esimiehen esimies, toimialajohtaja Täyttölupa Rekrytointisuunnitel ma Laaditaan rekrytoinnille aikataulutus ja mietitään henkilöt, jotka osallistuvat kyseiseen rekrytointiin. Yksikön esimies Rekrytointiin osallistuvat henkilöt Rekrytointisuunnitel ma Rekrytointipyyntö Laaditaan rekrytointipyyntö sähköisellä lomakkeella (linkki) Yksikön esimies Rekrytointipyyntölom ake sähköisenä Rekrytoinnin julkaiseminen Rekrytointipyynnön tiedot viedään sähköiseen rekrytointijärjestelmä än. Hakuilmoitus sähköisissä julkaisuvälineissä (kuntarekry ja mol) vastaa tietojen oikeellisuudesta.

11 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä luovutetaan seuraavalle toimijalle) Huom! Rekrytoinnin julkaiseminen Lehti-ilmoitusten laadinta Lehti-ilmoitus Käytetään kunnan graafista ilmoituspohjaa Rekrytoinnin julkaiseminen Rekrytointi julkaistaan kunnan virallisella ilmoitustaululla Kirjaamo, palvelupiste Virallinen ilmoitus Rekrytoinnin julkaiseminen Rekrytointi julkaistaan kunnan intranet-sivuilla Viestintä Ilmoitus intranetissä Rekrytoinnin julkaiseminen Rekrytointi avataan asianhallintaohjelma an (Dynasty) Kirjaamo Asiakortti asianhallintaohjelmas sa Rekrytoinnin seuranta Hakuilmoitusten saapumisen seuranta ja hakemuksiin vastaaminen sekä prosessin vaiheista tiedottaminen, paperihakemusten käsittely Viestintädokumentit Kuntarekryjärjestelmässä Saapumisilmoitukset (hakemus on saapunut kuntaan), välivaiheista tiedottaminen hakijoille ja rekrytoivalle esimiehelle Rekrytoinnin käsittely Hakemusten esikäsittely: merkitään kelpoisuudet, henkilöstöyksikkö Hakemusyhteenveto, johon on merkitty kelpoisuudet. Rekrytoinnin käsittely Hakemukset tulostetaan, niistä laaditaan hakijayhteenvedot, rekrytointiin osallistuvat muut henkilöt Hakemusyhteenveto ja tulostetut hakemukset Hakemukset ja yhteenvedot toimitetaan rekrytoivalle esimiehelle

12 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä luovutetaan seuraavalle toimijalle) Huom! Hakijoiden vertailu Arvioidaan hakemusten perusteella sopivimmat hakijat, muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt, henkilöstöyksikkö Lista haastatteluun kutsuttavista hakijoista Lista haastatteluun kutsuttavista hakijoista toimitetaan sivistystoimen/perust urvan rekrtoijalle, jotta tieto voidaan merkitä järjestelmään Hakijoiden kutsuminen haastatteluun Hakijat kutsutaan haastateltaviksi, rekrytointiin osallistuvat muut henkilöt Haastatteluaikataulu Haastatteluajankohd at rekrytoivan esimiehen laatiman rekrytointisuunnitelm an pohjalta Haastattelun toteuttaminen Haastattelutilaisuuksi en pitäminen ja haastatteluyhteenvet ojen laatiminen Rekrytointiin osallistuvat muut henkilöt, sivistystoimen/perust Haastatteluyhteenve dot Rekrytointiyksikkö osallistuu haastatteluun, jos rekrytoiva esimies niin haluaa Soveltuvuusarviointi Tarvittavien tietojen toimittaminen arviointitaholle, muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Lausunto soveltuvuudesta Soveltuvuusarviointi toteutetaan vain tarvittaessa Henkilön valinta Tarkistetaan suositukset ja valitaan sopivin Rekrytointiryhmä, rekrytointiyksikkö Lista valintajärjestyksestä

13 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä luovutetaan seuraavalle toimijalle) Huom! Haastateltujen informointi Valitulle ilmoitetaan puhelimitse valinnasta Haastateltujen informointi Ei-valituille ilmoitetaan hakuprosessin tuloksesta Kirjallisesti tai puhelimitse Valinnan merkitseminen järjestelmään Valinnan kirjaaminen Kuntarekryjärjestelmään Lokitieto järjestelmässä Valintapäätöksen tekeminen ja otteiden lähettäminen Viranhaltijapäätöksen tekeminen valinnasta ja otteiden lähettäminen hakijoille ja muille tarvittaville tahoille Esimiehen esimies, muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt, henkilöstöyksikkö, sivistystoimen/perust Viranhaltijapäätös ja ote asianhallintaohjelmas sa (Dynasty) Päätöksen valmisteluvastuu riippuu rekrytoinnista Rikosrekisteriotteen pyytäminen Valitulta vaaditaan rikosrekisteriote, mikäli virka/tehtävä sitä edellyttää Ote näytetään esimiehelle. Henkilö säilyttää itse otteen. Rekrytointiprosessin valmiiksi merkitseminen Rekrytointi merkitään päättyneeksi Kuntarekryjärjestelmään, henkilöstöyksikkö Lokitieto järjestelmässä

14 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä luovutetaan seuraavalle toimijalle) Huom! Työsopimuksen allekirjoittaminen Laaditaan työsopimus, jonka molemmat osapuolet allekirjoittavat (jos kyseessä on työsopimussuhde) henkilöstöyksikkö Työsopimus Koeaikaa käytetään aina, jos kyseessä on uusrekrytointi tai jos henkilö siirtyy kokonaan uuteen työhön (max 4 kk) Virkamääräyksen laatiminen Laaditaan virkamääräys, jos kyseessä on virka, palkkayksikkö Virkamääräys Sivi virkamääräyksen valmistelee rekrytoija Työsopimuksen laatiminen Valitulle toimitetaan työsopimus allekirjoitettavaksi ja informoidaan koeajasta, työhöntulotarkastuks esta jne. Valittu henkilö, palkkayksikkö Työsopimus Sivi: työsopimuksen valmistelee rekrytoija Virkamääräyksen laatiminen Virkamääräys lähetetään valitulle henkilölle Valittu henkilö Virkamääräys Virkavalinnan vahvistaminen Virkavalinta vahvistetaan (opettajat) Valittu henkilö Virkavalinnan vahvistus

15 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä luovutetaan seuraavalle toimijalle) Huom! Valinnasta tiedottaminen Työhöntulotarkastus Valinnan vahvistamispäätökse n ja palkkapäätöksen laatiminen (sivi) Palvelussuhteen aloittaminen Palvelussuhteen aloittaminen Perehdyttäminen Valintapäätös toimitetaan tiedoksi palkanlaskentaan Valittu ohjataan työhöntulotarkastuks een omalle työterveysasemalle Valintapäätös vahvistetaan Dynasty-päätöksellä Työtodistusjäljennöks et toimitetaan palkanlaskentaan vuosisidonnaisten lisien laskentaa varten Verotodistuksen toimittaminen, avainten hankkiminen, tietoteknisten oikeuksien hakeminen Työntekijä perehdytetään uuteen työhön ja kuntaan Palkkayksikkö Todistus terveydentilasta Työterveyshuolto Todistus terveydentilasta Vahvistamispäätös Valintapäätös vahvistetaan työhöntulotarkastuks en ja rikosrekisteriotteen esittämisen jälkeen Valittu henkilö Palkkayksikkö Päätös lisistä Palkkayksikkö, atkyksikkö, hallintotiimi Rekrytointiyksikkö, henkilöstöyksikkö, työyhteisö

16 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä luovutetaan seuraavalle toimijalle) Huom! Arkistointi Ei-valittujen hakijoiden hakemusten arkistointi Hakemukset säilytetään Kuntarekryjärjestelmässä 2 v. Arkistointi Paperihakemusten arkistointi tai rekrytoiva esimies (riippuu rekrytoinnista) Arkistoidaan paperiversioina arkistolaatikossa 2 v. Arkistointi Valitun hakijan hakemuksen arkistointi Arkistoidaan tulostettuna henkilöstöaktiin