Rekrytoinnin keskittäminen toimialoittain

Transkriptio

1 Kh liite nro 12/ Dnro 464/ /2014 Rekrytoinnin keskittäminen toimialoittain toimiala

2 Henkilöstöjaosto Päätös Henkilöstöjaosto päätti ehdottaa kunnanhallitukselle, että Toimialat siirtyvät toimialalla keskitettyyn rekrytointiin ja tekevät rekrytointiohjeistuksen toimialalleen Toimialojen rekrytoinnin keskittämisen jälkeen toimialat jatkavat kunnan yhteisen keskitetyn rekrytoinnin toteuttamista Henkilöstöhallinto tekee kunnan keskitetyn rekrytoinnin suunnitelman ja aikataulun yhdessä toimialojen kanssa mennessä. Kunnanhallitus osoittaa määrärahat määräaikaisen rekrytointikoordinaattorin palkkaukseen.

3 Kunnanhallitus Päätös Kunnanhallitus päätti että toimialat siirtyvät toimialalla keskitettyyn rekrytointiin ja tekevät rekrytointiohjeistuksen toimialalleen toimialojen rekrytoinnin keskittämisen jälkeen toimialat jatkavat kunnan yhteisen keskitetyn rekrytoinnin toteuttamista henkilöstöhallinto tekee kunnan keskitetyn rekrytoinnin suunnitelman ja aikataulun yhdessä toimialojen kanssa mennessä. mahdollisen määräaikaisen rekrytointikoordinaattorin tarve arvioidaan erikseen myöhemmin. Pöytäkirjan liite: Kh 2 / , rekrytointiselvitys I varapuheenjohtaja Ari Harinen ja II varapuheenjohtaja Pekka M. Sinisalo jättivät päätökseen eriävän mielipiteen. Perusteena on, että koska päätös on valtuuston tekemän vuoden 2014 talousarvion sitovan osan vastainen, on päätös vietävä valtuuston päätettäväksi.

4 Prosessin vaihe Sisäiset tehtäväjärjestelyt Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä Vakanssimuutokset täytyy pääsääntöisesti sisällyttää talousarvioon. Kunnanhallitus päättää vakanssimuutoksista. Toimialajohtajan talousarvioesitykseen sisältyvät osana vakanssijärjestelyt. Poikkeustapauksena vakanssijärjestelyjä voidaan tehdä kesken vuoden. Vakanssimuutokset, joilla ei ole kustannuksia lisäävää vaikutusta, voidaan viedä kunnanhallitukseen toimialajohtajan aloitteesta. Toimialajohtaja tulosalueiden vastuuhenkilöt ja henkilöstöyksikkö Vakanssimuutoksen hyväksyminen Tehtäväkuvan tarkistaminen Päivitetään muutosten myötä. Lähiesimies Tarvittaessa henkilöstöyksikkö Tarkistettu tehtäväkuvaus Täyttölupa Anotaan vakanssille täyttölupa ja tulosalueen vastuuhenkilö Toimialajohtajan sihteeri Täyttölupa kuntarekryjärjestelmässä Täyttöluvan myöntää toimialajohtaja.

5 Prosessin vaihe Rekrytointisuunnitelma Rekrytointiilmoituksen laatiminen Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä Laaditaan rekrytoinnille aikataulutus ja mietitään henkilöt, jotka osallistuvat kyseiseen rekrytointiin. Rekrytointi-ilmoituksen tiedot viedään sähköiseen rekrytointijärjestelmään. Rekrytointiin osallistuvat henkilöt t Rekrytointisuunnitel ma Hakuilmoitustiedot Kuntarekryjärjestelmässä vastaa tietojen oikeellisuudesta. Rekrytointiilmoituksen julkaiseminen Rekrytointi-ilmoitus julkaistaan ja sivuilla t Ilmoitus julkaistaan sähköisissä rekrytointivälineissä (mol ja kuntarekry)

6 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä Rekrytoinnin lehtiilmoitus Lehti-ilmoitusten laadinta ja tulosalueen vastuuhenkilö yhteistyössä Toimialajohtaja, perusturvan Lehti-ilmoitus Käytetään kunnan graafista ilmoituspohjaa julkaisee lehtiilmoituksen. Rekrytoinnin virallinen kuulutus Rekrytointi julkaistaan kunnan virallisella ilmoitustaululla, kirjaamo Virallinen ilmoitus Rekrytoinnin vieminen asianhallintaan Rekrytoinnin asiakortin avaaminen Dynastyyn Kirjaamo Asiakortti asianhallintaohjelmass a Vain kirjaamo voi avata asialle asiakortin Rekrytoinnin seuranta Hakuilmoitusten saapumisen seuranta ja hakemuksiin vastaaminen sekä prosessin vaiheista tiedottaminen, paperihakemusten käsittely tai rekrytoiva esimies ja mahdollisesti muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Hakemukset Kuntarekryjärjestelmässä Saapumisilmoitukset (hakemus on saapunut kuntaan), välivaiheista tiedottaminen hakijoille ja rekrytoivalle esimiehelle Rekrytoinnin käsittely Hakemusten tulostaminen ja esikäsittely Hakemusyhteenveto Hakemustuloste ja yhteenveto toimitetaan rekrytoivalle esimiehelle Hakijoiden kelpoisuusehtojen tarkistaminen Merkitään kelpoisuudet Valvira Hakemusyhteenveto, johon on lisätty kelpoisuudet

7 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä Hakijoiden vertailu Arvioidaan hakemusten perusteella sopivimmat hakijat Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Lista haastatteluun kutsuttavista hakijoista Hakijoiden kutsuminen haastatteluun Hakijat kutsutaan haastateltaviksi Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Haastatteluaikataulu Haastattelun toteuttaminen (ja soveltuvuusarviointi) Haastattelutilaisuuksi en pitäminen ja haastatteluyhteenvet ojen laatiminen Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Haastatteluyhteenve dot Tarvittaessa toimialajohtaja linjaa, järjestetäänkö soveltuvuusarviointi Henkilön valinta Tarkistetaan suositukset ja valitaan sopivin Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt Valintapäätös Vakituisen valitun hakemus talletetaan henkilöstöaktiin.

8 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä Haastateltujen informointi Haastatelluille ilmoitetaan puhelimitse/sähköpo stitse valinnasta Puhelu tai sähköpostiviesti Valinnan merkitseminen Kuntarekryjärjestelmään Valinnan kirjaaminen Kuntarekryjärjestelmään Lokitieto järjestelmässä Valintapäätöksen tekeminen Dynastyssa ja otteiden lähettäminen Viranhaltijapäätöksen tekeminen valinnasta ja otteiden lähettäminen hakijoille ja muille tarvittaville tahoille (vrt. toimialajohtajan delegointipäätökset) Muut rekrytointiin osallistuvat henkilöt, perusturvan Lääkärit/hoitajat: Terveyskeskuksen Viranhaltijapäätös ja ote asianhallintaohjelmas sa (Dynasty) Viranhaltijapäätös arkistoidaan henkilöstöaktiin. Rikosrekisteriotteen pyytäminen Valitulta vaaditaan rikosrekisteriote, mikäli virka/tehtävä sitä edellyttää Ote näytetään esimiehelle. Henkilö säilyttää itse otteen.

9 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä Työsopimuksen laatiminen Jos kyseessä on työsopimussuhde, laaditaan työsopimus (vrt. toimialajohtajan delegointipäätökset), Taitoa Oy Työsopimus Koeaikaa käytetään aina, jos kyseessä on uusrekrytointi tai jos henkilö siirtyy kokonaan uuteen työhön (max 4 kk) Työsopimuksen allekirjoittaminen Valitulle toimitetaan työsopimus allekirjoitettavaksi Terveyskeskuksen Allekirjoitus Virkamääräyksen laatiminen Laaditaan virkamääräys, jos kyseessä on virka Lääkärit: Terveyskeskuksen Virkamääräys Tiedot tulevat rekrytoivalta esimieheltä, perusturvan valmistelee virkamääräyksen Koeaika viroissa on enintään 6 kk.

10 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä Työhöntulotarkastus Valittu ohjataan työhöntulotarkastuks een Työterveyshuolto Todistus terveydentilasta Esimiehen merkintä, että on nähnyt Palvelussuhteen aloittaminen Valittu henkilö toimittaa työtodistusten kopiot rekrytoivan esimiehen kautta Taitoaan Valittu henkilö ja rekrytoiva esimies Henkilöstöyksikkö Päätös työkokemuslisästä Henkilöstösuunnittelij a tekee päätöksen työkokemuslisästä Palvelussuhteen aloittaminen Verotodistuksen toimittaminen, avainten hankkiminen, tietoteknisten oikeuksien hakeminen, verotodistuksen toimittamisen osalta valittu henkilö itse Taitoa Oy, ATKyksikkö, t (Ramstedt, Smeds) Lääkärit: Terveyskeskuksen Perehdyttäminen Työntekijä perehdytetään uuteen työhön ja kuntaan Työyhteisö

11 Prosessin vaihe Tehtävä Vastuutaho Yhteistyötaho Suorite (mitä Rekrytointiprosessin sulkeminen Kuntarekryssä Suljetaan rekrytointi Lokitiedot Hakemukset säilyvät Kuntarekryjärjestelmässä 2 v. Arkistointi Ei-valitun paperi- ja sähköpostihakemust en arkistointi Paperinen hakemus Arkistoidaan paperiversioina arkistolaatikossa 2 v. Arkistointi Valitun hakijan hakemuksen arkistointi Hakemuksen arkistointi Arkistoidaan tulostettuna henkilöstöaktiin

12 Yhteenveto keskittämistoimenpiteistä - Täyttölupaprosessi: kaikki täyttöluvat kiertävät n (Heli Boije af Gennäs) kautta toimialajohtajalle - Rekrytointi-ilmoituksen julkaiseminen: Kaikki Kuntarekry-järjestelmässä laaditut ilmoitukset kiertävät en (Monica Smeds ja Heli Boije af Gennäs) kautta, ja nämä t huolehtivat lehti-ilmoitusten julkaisemisesta. Tarvittaessa laaditaan koko toimialaa koskevia yhteisilmoituksia. - Rekrytointi-ilmoituksen virallinen kuuluttaminen: Kaikki virkahakua koskevat ilmoitukset julkaistaan virallisella ilmoitustaululla keskitetysti. Toimistosihteerit (Monica Smeds ja Heli Boije af Gennäs) huolehtivat asiasta. - Rekrytoinnin linkittäminen asianhallintaan: Toimistosihteerit (Monica Smeds ja Heli Boije af Gennäs) huolehtivat siitä, että kirjaamo avaa rekrytoinnille asiakortin. - Hakemusten käsittely: Toimistosihteerit (Monica Smeds ja Heli Boije af Gennäs) kokoavat saapuneet hakemukset, tekevät tarvittavat merkinnät Kuntarekry-järjestelmään, laativat hakijayhteenvedot ja toimittavat ne rekrytoivalle esimiehelle. - Valintapäätösten tekeminen: Esimiehet ja tarvittaessa t valmistelevat virkavalintapäätökset. - Ikäihmisten hyvinvointipalveluiden keskitetty sijaisrekrytointi: Paula Jarho