Arvioinnin väliraportti 2018 EKS/2423/00.03.00.07/2018 Käsittelyhistoria Hallitus 183 7.11.2018 Tarkastuslautakunta 64 14.11.2018 Aiempi käsittely: Hallitus 183 Asian tausta Tarkastuslautakunta on päättänyt esittää arvioinnin väliraportin tiedoksi valtuustolle 19.12.2018 pidettävään kokoukseen. Tässä tarkoituksessa tarkastuslautakunta esitti Eksoten hallitukselle arviointikertomuksessa erilliset kysymykset, joihin piti antaa vastaus 30.9.2018 mennessä. Hallitus antoi vastauksensa tarkastuslautakunnan kysymyksiin 26.9.2018. Tarkastuslautakunnan käsittelyssä havaittiin tarve tehdä Eksoten hallituksen vastaukseen liittyen tarkentavia ja lisäkysymyksiä. Tästä syystä tarkastuslautakunta päätti työkokouksessaan antaa hallitukselle mahdollisuuden 14.11.2018 mennessä tehdä tarkennuksia tarkastuslautakunnalle 26.9.2019 annettuun selvitykseen. Tarkastuslautakunnan kysymykset ovat alla lihavoituna ja vastaukset sijoitettuna kysymysten jälkeen. 1.1. Tarkastuslautakunta on vastuussa valtuustolle sitovien mittareiden tavoitteiden toteutumisesta - tarkastuslautakunta pyytää nähtäväksi toimintasuunnitelman, josta käy ilmi henkilö joka vastaa toimintasuunnitelmasta ja sen toteutumisesta Valtuustoon nähden sitoville mittareille on määritelty vastuuhenkilö, joka on vastuussa mittarin tietosisällöstä, arvioinnista ja kehittämisestä. Mittareiden raportointi on talouspalvelujen controllerien vastuulla. Tarkastuslautakunnalle toimitetaan mittarikortit, joista edellä kuvatut tiedot löytyvät. 1.2. Kotona hoidettavien osuus yli 75 vuotiaista. Tavoitetta ei ole saavutettu. Toteutumisprosentti on heikentynyt edelliseen vuoteen verrattuna. Mittarilla ei kuvata strategista tavoitetta Asiakkaan omatoimisuuden tukeminen. Mitä konkreettisia toimenpiteitä on tehty tavoitteen saavuttamiseksi? Hallitukselta saadussa vastauksessa ei vastata kysymykseen. - Miten mittaria kehitetään? - Mitä konkreettisia toimenpiteitä on tehty vuonna 2018 verrattuna vuoteen 2017?
Valtuustotason mittariin "kotona hoidettavat 75 v täyttäneet" kirjautuvat raportointijärjestelmään tehdyn muutoksen seurauksena myös aikaisemmin puuttuneet muistikoordinaattoreiden ja muistihoitajien kotikäynnit. Samassa yhteydessä mittarissa on huomioitu myös turva-auttajien käynnit ja liikkuvan yksikön kotikäynnit. Näiden korjauksien jälkeen tammi-syyskuun 2018 toteuma on 18,75 prosenttia, tavoite on 17 prosenttia. Eksoten alueella asuu THL:n selvityksen mukaan yli 75 vuotiaista kotona selvästi enemmän kuin muualla Suomessa eli olemme joka tapauksessa yli sosiaali-ja terveysministeriön asettamien tavoitteiden. Omat tavoitteemme olemme tehneet tarkoituksellisesti vielä haasteellisimmiksi, mutta toteutamme niitä jokaista yksilöä ja omaista kuullen tarveharkintaa käyttäen. Samalla kotihoitoon suunnitellaan koko ajan uusia palveluita, jotta tavoitteessa pysyttäisiin. Tavoitteeseen pääsyä tärkeämpää on kuitenkin se, että jokainen ikäihminen asuu hänelle parhaiten sopivassa asumismuodossa. - Tarkastuslautakunta pyytää nähtäväksi toimenpidesuunnitelman ja vastuuhenkilöt näihin toimenpiteisiin liittyen Tieto mittarista vastuussa olevasta henkilöstä toimitetaan tarkastuslautakunnalle. 1.3. Kuntayhtymän ennustettu alijäämä vuodelle 2018 on 13,4 M. Mitä toimenpiteitä hallitus on tehnyt tai tekee alijäämän kattamiseksi? - Tarkastuslautakunta toteaa, että valtuuston päätöksellä on tehty budjetti. Kuitenkaan siinä ei ole pysytty. Miksi siinä ei ole pysytty? Mitä konkreettisia toimenpiteitä on tehty, että budjetissa pysyttäisiin? Alkuperäisessä talousarviossa palvelujen ostoihin ei ollut jäänyt kasvumahdollisuutta kuin 0,3 %. Tämä ei ollut realistinen arvio palvelutarpeen kasvaessa. Tarkistetussa talousarviossa palvelujen ostoihin varattiin vuoteen 2017 verrattuna kasvumahdollisuutta 4,9 miljoonaa euroa (3,2 %). Ennusteessa ylitystä tähän varaukseen on n. 3,0 miljoonaa euroa. Keskittämisasetus on lisännyt sairaalapalvelujen ostoja toivottua enemmän. Sairaalapalvelujen ostojen ylitys tarkistettuun talousarvioon verrattuna on n. 1,7 miljoonaa euroa. Akuuttisairaalan sairaalapalvelujen ostot kasvavat 3,5 miljoonaa euroa vuoteen 2017 verrattuna, vaikka kuntien antaman tiukan talousraamin puitteissa alkuperäiseen vuoden 2018 talousarvioon jouduttiin laittamaan näihin ostoihin varausta 681 000 euroa vähemmän kuin vuoden 2017 toteuma, jolloin keskittämisasetus ei vielä vaikuttanut. Tämä tiedostettiin kyllä budjettiriskeissä syksyllä 2017. Muiden palvelujen osalta ylitystä tarkistettuun talousarvioon on IT-palveluissa, kuljetuspalveluissa ja erikoissairaanhoidon lääkäripalveluiden ostoissa. Henkilöstökulujen osalta talousarviossa eikä myöskään tarkistetussa talousarviossa ollut pystytty varautumaan K-sairaalan käyttöönoton aiheuttamiin muutto- ja muutoskustannuksiin. Näitä tarpeita kuitenkin kesällä realisoitui. Tämän lisäksi kesän helteet ja muu palvelutarpeen kasvu aiheuttivat ruuhkaa akuuttisairaalassa ja päivystyksessä. Henkilötyövuosiylityksiä on ollut erityisesti akuuttitulosyksikössä, vuodeosastoilla ja hoivassa. Vaikka syyskuussa budjettiylitykset ovat kääntyneet pienemmiksi, ei kuitenkaan ole päästy vielä budjetoidulle tasolle. Henkilöstökulujen ylitysennuste on 3,9 miljoonaa euroa.
Uuden laskutusjärjestelmän toimintaan liittyvien ongelmien Laskutusjärjestelmän uusimisen takia vuoden 2018 tuottoja on jouduttu kirjaamaan osittain arviona. Koko vuoden ennusteessa tuotot ovat kokonaisuudessaan ennustettu jäävän n. 0,7 miljoonaa euroa tarkistettua talousarviota pienemmiksi. Lopullinen tilanne selviää vasta, kun laskutus saadaan varmuudella ajan tasalle. Mahdollisuus parempaankin tulokertymään on. Loppuvuoden toimenpiteinä alijäämän syntymisen rajoittamiseksi sijaisten palkkaamista on pyritty merkittävästi rajoittamaan siellä, missä se on mahdollista. Hallituksen päättämistä toimenpiteistä sijaisia ei ole kuitenkaan tähän mennessä pystytty vähentämään toivotulla tavalla. Hallituksen toukokuussa 2018 linjaamista, muutetun talousarvion perusteena olevien toimenpiteiden tilanne on seuraava: asiakasmaksut on korotettu lääkäripalvelujen hankintaa hyvinvointi- ja terveysasemilla sekä hoitajavastaanottoja Imatran keskustassa, Korvenkylässä, Lauritsalassa ja Saarella on rajoitettu naistentautien kuusipaikkainen osasto on sulautettu G-siiven osastoihin - Mitkä ovat niitä konkreettisia toimenpiteitä, joilla ensi vuoden budjetti saadaan toteutumaan? Oman toiminnan osalta budjetti on tehty tiukaksi, mutta kuitenkin tämänhetkisen arvion mukaan juuri ja juuri realistiseksi. Erityisesti sijaisten käytössä noudatetaan tarkkaa harkintaa. Jatkuva toiminnan kehittäminen on ainoa mahdollisuus parantaa tuottavuutta, joka on välttämätöntä kustannusten kasvun hillitsemiseksi, koska palvelutarve ikääntymisen myötä kasvaa koko ajan. HUS-laskutukseen liittyy valitettavasti epävarmuutta. - Millaisia vaikutuksen arviointeja näihin mahdollisiin vaihtoehtoihin on tehty? - Hallituksen antamassa vastauksessa painotetaan lähinnä budjettieroa. Alkuvuodesta 2019 valmistuu laajempi selvitys, joka koskee myös tulevaisuuden palveluverkkoa ja siihen tulee EVA-arviointi. 1.4. Potilaiden tasapuolinen palvelu laajalla Etelä-Karjalan alueella on tärkeää. Vuoden 2017 aikana on avoterveydenhoidon eri alueilla jonotusajat vaihdellut. Esimerkiksi jonotusaika kiireettömään lääkärinvastaanottoon saattaa jollakin hyvinvointiasemalla olla 3 kertaa pidempi kuin toisella. Mihin toimenpiteisiin hallitus on ryhtynyt tilanteen parantamiseksi? - Tarkastuslautakunta toteaa, ettei hallituksen antama vastaus sisällä konkreettisia toimenpiteitä ja pyytää hallitusta täydentämään vastaustaan konkreettisilla toimenpiteillä. Kuntien antama talousarvio Eksotelle on haasteellinen. Omien lääkärien palkkaaminen on selvästi halvempaa kuin ostopalvelulääkärien käyttö, mutta ainoastaan Lappeenrantaan saamme rekrytoitua omia lääkäreitä kohtuullisen määrän. Muiden hyvinvointiasemien osalta olemme paljolti riippuvaisia ostopalvelulääkäreistä ja vaadittuja säästöjä haettaessa olemme joutuneet karsimaan ostoja. Lääkärien rekrytointivaikeudet vaikuttavat jo myös yritysten toimintaan siten, että ostopalvelulääkärien saatavuus on heikentynyt nykytilanteessa. Näistä syistä hoitoon pääsy kiireettömissä asioissa vaihtelee asemittain jatkuvasti, mutta Eksoten alueen asukkaat saavat käyttää kaikkia asemia myös yksittäistä lääkärin, hammaslääkärin, hoitajan ja suuhygienistin käyntiä ajatellen.
1.5. Tarvikevarastojen seuranta on aiheuttanut ongelmia budjettiseurannassa sekä itse varastojen hallinnassa. Mihin toimenpiteisiin hallitus aikoo asian korjaamiseksi ryhtyä? - Tarkastuslautakunta toteaa, että annettu vastaus on erinomainen ja tilanne näyttää hyvältä. Tarkastuslautakunta pyytää täydentämään vastausta vastuuhenkilön osalta. Tarvikevarastoista vastaavat logistiikkapäällikkö ja hallintojohtaja. 1.6. Potilastyytyväisyyttä on mitattu vuodeosastoilla vuonna 2017. Mitä toimenpiteitä aiotaan tehdä, jotta kaikilla osastoilla on laatu ja potilastyytyväisyys samalla korkealla tasolla, kuin parhaissa yksiköissä? - Tarkastuslautakunta pyytää täydentämään vastausta siten, että selviää mitä konkreettisia toimenpiteitä on tehty potilastyytyväisyyden kehittämiseksi sekä ilmoittamaan vastuuhenkilön nimen Potilastyytyväisyyttä ja siitä tullutta palautetta käydään säännöllisesti läpi osastokokouksissa Nopea hoitoon pääsy on ollut tavoitteenamme potilasturvallisuuden lisäksi ja nämä molemmat asiat toteutuessaan ovat lisänneet potilastyytyväisyyttä. Kaikki muistutukset ja kantelut käydään läpi ja prosesseja parannetaan jatkuvasti saadun palautteen perusteella Potilastyytyväisyyttä pyritään parantamaan myös koulutuksella. Vuodelle 2018 on varattu asiakaspalvelukoulutuspaikkoja yhteensä 400 henkilölle. Näistä paikoista 180 on kohdistettu akuuttisairaalan henkilöstölle, myös vuodeosastoille. Lisäksi 180 paikkaa on kohdennettu hoivaan, mukaan lukien palveluasuminen ja lyhytaikaishoito. Asiakaskokemuksen johtaminen on siirtymässä viestintäpalvelujen vastuulle. 1.7. Tietosuoja-asetus tulee voimaan 25.5.2018, jonka noudattamatta jättämisellä on merkittäviä sanktioita. Miten hallitus on valvonut tietosuoja-asetuksen edellyttämien muutosten toimeenpanon? Hallituksen antaman selvityksen mukaan toimenpiteitä on tehty ja niitä on tekeillä. - Tarkastuslautakunta kehottaa hallitusta seuraamaan, että nämä tekeillä olevat asiat tulee tehdyksi loppuun asti ja hoidetuksi asianmukaisesti. 2. Tarkastuslautakunnan kannanotto valtuustolle - Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota siihen, että valtuusto kokoontuu vain kaksi kertaa vuodessa. Kuitenkin esimerkiksi budjetin ylityksestä valtuuston olisi hyvä saada selvitykset useammin kuin kaksi kertaa vuodessa, joten tulisi kokoontua useammin. 3. Talous ja tuloksellisuus Toimitusjohtaja - Lopuksi tarkastuslautakunta muistuttaa yleisestä talouskurista ydintoimintaan kuulumattomien kulujen osalta.
Hallitus päättää antaa edellä kuvatut vastaukset tarkastuslautakunnalle ja merkitsee tarkastuslautakunnan kehotukset tiedoksi. Päätös Hyväksyttiin seuraavilla tarkennuksilla ja lisäyksillä: - hallituksen toukokuussa 2018 linjaamien, muutetun talousarvion perusteena olevien toimenpiteiden kustannusvaikutus lisätään vastauksiin, minkä lisäksi IT-palvelujen kustannusylityksen syyt avataan - potilastyytyväisyyden kehittämistä koskevaan vastaukseen lisätään kuntoutuksen sekä perhe- ja sosiaalipalvelujen toimenpiteet sekä se, että Eksoten palveluja koskeva niin sanottu NPS-luku (Suositteluindeksi) on reaaliajassa nähtävissä Eksoten nettisivuilla - jonotusaikoja koskevaan vastaukseen lisätään, että terveys- ja hyvinvointiasemien hoitoon pääsy sekä suun terveydenhuollon hoitoon pääsy raportoidaan reaaliajassa Eksoten nettisivuilla Aiempi käsittely: Tarkastuslautakunta 64 Eksoten hallituksen vastaukset tarkastuslautakunnan kysymyksiin näkyvät yllä. Tämän lisäksi alla on hallituksen pyytämät lisäykset/täsmennykset vastaukseen. Hallituksen päätöksen mukaiset tarkennukset ja lisäykset: 1.3. Kuntayhtymän ennustettu alijäämä vuodelle 2018 on 13,4 M. Mitä toimenpiteitä hallitus on tehnyt tai tekee alijäämän kattamiseksi? asiakasmaksut on korotettu (kustannusvaikutus 1,8 miljoonaa euroa) lääkäripalvelujen hankintaa hyvinvointi- ja terveysasemilla sekä hoitajavastaanottoja Imatran keskustassa, Korvenkylässä, Lauritsalassa ja Saarella on rajoitettu naistentautien kuusipaikkainen osasto on sulautettu G-siiven osastoihin (lääkäripalvelujen hankinnan rajoittaminen ja osastojen sulauttaminen yhteensä 1,1 miljoonaa euroa) IT-palvelujen kustannusylitysten syyt on avattu erillisessä liitteessä. 1.6. Potilastyytyväisyyttä on mitattu vuodeosastoilla vuonna 2017. Mitä toimenpiteitä aiotaan tehdä, jotta kaikilla osastoilla on laatu ja potilastyytyväisyys samalla korkealla tasolla, kuin parhaissa yksiköissä? Kuntoutuksen vastuualueelta potilastyytyväisyyden kehittäminen perustuu asiakkailta ja omaisilta saadun palautteen perusteella suunniteltaviin toimenpiteisiin:
Jokaiselta kotiutujalta ja omaiselta toimistosihteeri kysyy 9 kysymystä asiakastyytyväisyydestä. Jokaisella osastolla kerran viikossa jokaisen kuntoutujan palaute käydään läpi. Asiakastyytyväisyyden ongelmia nostetaan jatkuvan parantamisen taululle Joka maanantai jokaisen osaston asiakastyytyväisyyden viikon yhteenveto käydään läpi ja havaitut ongelmat nostetaan edelleen ratkaistavaksi viikkotaululle Asiakastyytyväisyyteen ja laatuun liittyviä ongelmia huomatessamme nostetaan ongelma päivittäisessä palaverissa esille ja sovitaan ratkaisukokeilu Johdon kehittämisryhmä arvioi joka kerta erityisesti asiakastyytyväisyyden tuloksia ja pohtii ongelmien syitä ja ratkaisuvaihtoehtoja ja -kokeiluja Joka kolmas kuukausi tiimivastaavat, esimiehet ja palvelupäälliköt ja johtaja arvioivat menneen kolmen kuukauden asiakastyytyväisyyden tasoa. Perhe- ja sosiaalipalveluissa on myös kehitetty toimintaa asiakaspalautteeseen perustuen, millä on ollut myönteinen vaikutus asiakastyytyväisyyteen. Alla on esitetty muutamia esimerkkejä toimenpiteistä: Lasten, nuorten ja perheiden palveluita kehittävissä LAPE -alatyöryhmissä on ollut mukana kokemusasiantuntijoita ja kehittäjäasiakkaita Suora asiakasnumero on otettu käyttöön sosiaalipäivystyksessä ja yhteispäivystyksessä, mikä helpottaa asiakkaiden yhteydenottoa päivystyksellisissä tilanteissa Säännölliset omaisten illat toteutetaan vammaispalvelujen asumisyksiköissä. Neuvolassa käytössä avoimet iltavastaanotot, mihin voi tulla ilman ajanvarausta Koulu- ja opiskeluterveydenhuollossa on käytössä sähköinen ajanvaraus ja chat 24/7 mielenterveys- ja päihdepäivystys, ei ajanvarausta, ei lähetettä Eksoten myös tiedottaa asiakastyytyväisyydestä avoimesti. NPS eli niin sanottu suositteluindeksi (6 kk) on käytössä Eksoten terveys- ja hyvinvointiasemilla sekä Etelä- Karjalan keskussairaalan päivystyksessä, poliklinikoilla ja vuodeosastoilla. NPS raportoidaan Eksoten nettisivuilla. 1.4. Potilaiden tasapuolinen palvelu laajalla Etelä-Karjalan alueella on tärkeää. Vuoden 2017 aikana on avoterveydenhoidon eri alueilla jonotusajat vaihdellut. Esimerkiksi jonotusaika kiireettömään lääkärinvastaanottoon saattaa jollakin hyvinvointiasemalla olla 3 kertaa pidempi kuin toisella. Mihin toimenpiteisiin hallitus on ryhtynyt tilanteen parantamiseksi? Eksoten asiakkaat voivat käyttää minkä tahansa Eksoten hyvinvointiaseman, terveysaseman tai suun terveydenhuollon toimipisteen palveluja. Terveys- ja hyvinvointiasemien hoitoon pääsy sekä suun terveydenhuollon hoitoon pääsy raportoidaan reaaliajassa Eksoten nettisivuilla, jotta asiakkailla olisi tieto jonotilanteesta aikaa varatessaan.
Valtuustoon nähden sitovien mittareiden mittarikortit ovat esityslistan liitteenä. Tarkastuslautakunta keskustelee vastauksista kokouksessa. Ehdotus Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi saadut vastaukset ja toimittaa ne eteenpäin valtuustolle tiedoksi merkittäväksi. Päätös Merkittiin tiedoksi saadut vastaukset ja toimitetaan eteenpäin valtuustolle tiedoksi merkittäväksi. Tämän kokouksen käsittely: Valtuusto Valmistelijat (Yhteydenotot sähköpostilla: etunimi.sukunimi@eksote.fi) puh. Liitteet 1. ICT-selvitys 2. Valtuustomittarit, mittarikortit Oheismateriaali Tarkastuslautakunta Valtuusto merkitsee tiedoksi arvioinnin väliraportin 2018. Päätös Merkittiin tiedoksi.