1 TAULUKKOLASKENTAOHJELMA EXCEL PERUSTEET (Mervi Ruotsalainen Joulukuu 2018) Sisällys TAULUKKOLASKENTAOHJELMASTA EXCEL O365... 3 1. Excelin työkirjan valinta.... 3 2. EXCELin työpöytä... 3 3. Työalue... 5 4. Taulukon nimen muuttaminen, lisääminen, kopioiminen, poistaminen ja suojaaminen... 6 5. Solu... 8 5.1 Soluun sisältö ja sen muokkaus... 8 5.2. Solun sisällön ja ulkoasun muotoilu... 8 5.3 Solun korkeus ja leveys sekä rivin tavutus... 11 6. Kaavat... 12 6.1 Kaavojen kirjoittaminen... 12 6.2 Kaavan kopiointi... 13 6.3 Suhteelliset ja suorat (absoluuttiset) viittaukset solualueeseen kaavassa.... 13 7. Rivien lisääminen/poistaminen taulukossa ja päivitys Kaavioon:... 14 8. Sarakkeiden ja solujen piilottaminen ja piilottamisen poistaminen... 15 9. Rivien ja sarakkeiden kiinnittäminen... 15 10. Solun ja Solualueen nimeäminen... 16 11. SIVUN reunukset, koko ja suunta... 16 12. Tulostusalue... 17 13. SARJAT... 18 14. Linkitykset nettisoitteisiin ja toisiin tiedostoihin..... 20 15. Linkitykset saman tiedoston sisällä toisiin taulukoihin... 20 16. Taulukon lajittelusta ( Tietokanta)... 21 17. Suodata toiminto... 24 18. Ehdollinen muotoilu... 24 19. Etsi ja korvaa... 25 20. Muuta rivit ja sarakkeet toisinpäin, transponoi... 25 21. Solujen sisällön yhdistäminen yhdeksi soluksi... 25 22. Solun tekstin jakaminen sarakkeisiin.... 26 23. Linkitykset toisten taulujen solujen välillä.... Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 24. Pivot:... 28
2 25. LUKUJEN PYÖRISTÄMINEN... 29 26. Tiettyjen arvojen määrän laskemisfunktio... 29 9. Kaaviot... 30 9.1 Kaavion teon vaiheet:... 30 9.2 Kaavion ulkoasun muokkaus... 31 9.3 Kahden eri arvoakselin käyttäminen kaavioissa... 33 15.1 PikaSyöttölomake... 34 16 Sekalaisia juttuja... 35 16.1 Piirtotyökalut... 35 16.2 Kommentit... 35
3 Linkki Microsoftin Excel BLOGIIN TAULUKKOLASKENTAOHJELMASTA EXCEL O365 1. Excelin työkirjan valinta. Excelin avaamisen jälkeen voidaan valita tyhjä työkirja tai jokin valmis mallipohja. Kuva 1. Työkirjan valinta Mallipohjien alapuolella näkyvät viimeisimmät talletetut tiedostot. Valitse tarkasteletko kaikkia talletettuja, kiinnitettyjä vai jaettuja tiedostoja. Voit kiinnittää tiedoston listaasi tiedoston nimen perässä olevalla kuvakkeella. Avaa tiedosto klikkaamalla sitä. Kuva 2 2. EXCELin työpöytä Ylintä vihreää vaakapalkkia kutsutaan valintanauhaksi ja seuraavaa välilehdiksi ja niiden kautta aukeavat komentopainikkeet. Välilehti valinnoissa on hakutoiminto Kerro mitä haluat tehdä Tämä on näppärä tapa etsiä ohjeita miten esim. mistä löytyy SUMMA funktio.. Itse ruudukko on työaluetta. Yllä mainittuja osia voidaan piilottaa ja tuoda näkyviin alla olevan kuvan valinnoilla.
4 Kuva 3 Nimiruutu näyttää mikä solu on valittu tai solualueen nimen joka on valittuna. Yhden taulukon solualue on valtavan iso A1 solusta XFD1048576 soluun. Taulukkoja voidaan luoda tarpeen mukaan. Automaattinen tallennus on käytössä pilvipalvelussa ( OneDrive, OneDrive for Business, SharePoint Online). Kuva 4 Näkymän alareunassa nähdään nimetyt taulukot ja niiden toimintavalinnat.
5 Pikatyökalurivin mukauttaminen Klikkaa alasvetovalikkoa ja rastita haluamasi toiminnot, jotka ilmestyvät vihreään palkkiin. Näytä välilehti Näytä välilehdeltä voidaan määrittää mitä näytetään Excelin näkymässä. Esim. Kaavarivi, Ruudukko ja Otsikot kannattaa aina olla rastitettuna. HUOM: Valinnat ovat taulukkokohtaisia. Kuva 5 3. Työalue Kuva 6 Työalue koostuu taulukoista, joiden määrää voidaan säädellä. Yleensä käytetään ensimmäistä taulukkoa ja sen nimi suomen kielisessä versiossa on taul1. Suurien tietomäärien käsittelyssä kannattaa tieto jakaa eri taulukoiden kesken ja nimetä taulukot sopivilla nimillä. Taulukko koostuu pystysuorista sarakkeista ja vaakasuorista riveistä. Sarakkeet on nimetty kirjaimilla (A, B, C,..XFD) ja rivit on numeroitu (1, 2,,3,.. 1048576, ) Rivin ja sarakkeen leikkauskohdassa on solu, jonka tunniste muodostuu sarakkeen kirjaimesta ja rivin numerosta. Esim A1, B1, XFD1. Solualue on siis vasemmasta yläkulmasta oikeaan alakulmaan (A1: XFD1048576) Solulle tai solualueelle voidaan antaa myös sitä kuvaava nimi. Solualueen nimeä voidaan käyttää kaavoissa. Maalaa solualue, jossa palkat sijaitsevat ja kirjoita nimiruutuun esim. palkat. Kuva 7
4. Taulukon nimen muuttaminen, lisääminen, kopioiminen, poistaminen ja suojaaminen Taulukosta toiseen siirrytään klikkaamalla hiirellä kyseisen taulukon nimeä. Taulukoihin liittyvät komentolistat saa parhaiten näkyville klikkaamalla hiiren 2. painiketta taulukon päällä ja valitemalla listasta haluttu toimenpide. Tyhjän taulukon lisäys: Joko Pluspainikkeesta tai listasta Lisää Taulukon poistaminen: Listasta Poista Taulukon nimeäminen Listasta Nimeäminen uudelleen. Anna uusi nimi taulukolle. Saman voi tehdä painamalla hiiren 1. painiketta pitkään Kuva 8 taulukon nimen päällä, jolloin nimi aktivoituu. Taulukon kopioiminen Listasta Siirrä tai kopioi Käytetään yleensä kopioi toimintoja. Taulukon siirtämisen voi tehdä ottamalla taulukon nimen päällä hiiren 1. painikkeella kiinni ja raahaamalla uuteen paikkaan. Kohdassa Siirrä vallitut taulukot (1) voidaan valita myös tehtäväksi uusi Excel tiedosto kopiona. Työkirjaan vaihtoehto tekee taulukon kopion kyseiseen tiedostoon. Ennen taulukko (2) voidaan valita paikka mihin kopio tulee. Kopio tulee sen taulukon eteen, joka listasta valitaan tai valitaan viimeiseksi. Paikalla ei ole väliä, koska taulukon voi helposti raahata toiseen paikkaan. 6 MUISTA laittaa RASTI tee kopio kohtaan. Muuten siirtää vain taulukkoa. Uuden taulukon nimi määräytyy kopioidusta taulukosta siten, että nimen perään tulee suluissa numero esim. (2). Kahta samannimistä taulukkoa ei voi olla. Kuva 9 Näytä Koodi Ei käsitellä. Suojaa Taulukko.. Taulukon kaikki solut on asetettu Lukittu tilaan automaattisesti. Jos Taulukko lukitaan, niin tällöin kaikkiin soluihin tulee lukitus voimaan. Jos halutaan, että tiettyjä syöttötietoja voi käyttäjä muuttaa, niin näistä soluista poistetaan Lukittutila. Lukittu tila poistetaan maalaamalla solu tai solualue ja valitsemalla hiiren 2. painikkeen listasta Muotoile soluja. Valitse lehti Suojaus ja ota rasti pois Lukittu kohdasta. OK. Muotoile valinta löytyy myös Aloitus välilehdeltä kohdasta Solut, josta löytyy myös Taulukon lukitseminen,
7 Kuva 10 Solujen lukituksen poistamisen jälkeen valitaan taulukon toiminto Suojaa Taulukko (kuva 8.) Viereissä kuvassa näkyvät ne vaihtoehdot jotka voidaan valita taulukon suojaamisessa. Jos halutaan, että vain tiettyihin soluihin voi muuttaa sisältöä, niin silloin rastitetaan vain vaihtoehto Valita lukitsemattomat solut. Taulukonvalitsimisen väri Voit värittää taulukon nimen taustan. Piilota Voit piilottaa taulukon ja tuoda sen takaisin siten, että hiiren 2. painikkeella avaat taulukon nimen päällä listan ja valitse sieltä Näytä. Kuva 12 Kuva 11
Valitse kaikki taulukot Kun olet valinnut kaikki taulukot aktiiviseksi, niin voi kirjoittaa yhden taulukon soluun tietoa ja se tieto kopioituu valittujen taulukkojen vastaaviin soluihin. Esim kirjoita F1 soluun tämän jälkeen esim. 2018. Voit valita tietyt taulukot myös pitämällä CTRL- painikkeen alhaalla ja klikkaamalla halutut taulukot. 5. Solu 5.1 Soluun sisältö ja sen muokkaus Taulukosta valitaan ensin solu ja siihen kirjoitetaan suoraan sisältö. Sisältö näkyy myös kaavarivillä, jossa sitä voidaan muokata. Muokkaustilaan päästään joko valitsemalla solu ja sitten sisältöä muokataan kaavarivillä tai kaksois klikkaamalla solua ja siihen suoraan muokkaamalla. Esim soluun kirjoitettu kaava (=B2*C2) näkyy kaavarivillä ja kaavan antama tulos solussa (D2) Kuva 13. Kaavasolua voidaan muokata suoraan solussa kaksoisklikkaamalla soluun, kuva 14. 8. Kuva 13 Kuva 14 Soluun sisältö voi olla tekstiä, numeroarvo, päivämäärä, valuutta, laskentakaava, prosenttiarvo jne.. Desimaaliluvussa on desimaalipilkku (,) Suomessa. Päivämäärässä on piste (1.2.2000) Kellonajoissa kaksoispiste (:) Suomalaisessa valuuttamuodossa on yksikkönä, tuhannet erotetaan välilyönnillä. 5.2. Solun sisällön ja ulkoasun muotoilu Solun sisältötekstiä voidaan muokata tyyliltään ja ulkoasultaan (Fontti, koko, jne..) Tärkeimmät toimenpiteet löytyvät Aloitus välilehdeltä. Ennen valintaa on kuitenkin osoitettava muokattava solualue maalaamalla, kuva 15. FONTTI Fontin tyylin muutokset voi tehdä joko hiiren 2. painikkeen kautta tai valitsemalla Aloitus näkymästä Fontti komennoista pikakomennon tai klikkaamalla enemmän vaihtoehtoja Fontti komentonäkymän oikeasta laidasta pientä nuolikuvaketta (kohta 2). Avautuu kuvan 16 näkymä, josta löytyy huomattavasti enemmän vaihtoehtoja. Kuva 15
9 Fontti Voidaan käyttää kaikkia vaihtoehtoja ja määrittää ne yhdellä kertaa.. Oikealla olevasta kuvasta näkyvät valintamahdollisuudet. Rastiruutu Vakiofontti edessä tarkoittaa, että nämä asetukset ovat vakiot. Kun yhtäkin valintaa muuttaa, niin rasti häviää. Esikatselussa näkyy valintojen mukainen teksti mallina, TASAUS Oletustasaus on tekstille vasenreuna ja numeroille oikeareuna. Tasausta voi muuttaa Aloitus-Välilehden tasaus -pikakomennoista tai avaamalla Muokkaa solut näkymän. (Kuva 16.) Kuva 16.
10 NUMERO tai LUKU Aloitus- välilehden Numero pikakomennot tai pieni painike oikealla alhaalla Numero komennoissa. Muotoile solut näkymässä nimeltä Luku-. Luokka valinnalla määritetään millainen on solun sisältö, teksti, luku, valuutta pvm, jne Luvulle määritetään myös desimaalien määrä. Solu, joka on määritetty prosentiksi, tulee arvo antaa oikeana prosenttilukuna esim 20 % Aika kentällä voidaan myös laskea aikaa kunhan aika on määritetty seuraavasti. Esim. 12:30. Päivämäärässä käytetään pistettä 15.12.2018. Muotoile solut toimintoa käydään tarkemmin läpi myöhemmin esitetyissä kohdissa erikseen. Kuva 17 REUNAVIIVA ja TÄYTTÖ Reunaviivat ja täyttö voidaan määrittää joko Aloitus välilehden komennoista tai avaamalla Muokkaa solut näkymä Maalataan ensin muokattava alue ja sitten hiiren 2. painikeen listan kautta valitaan Muokkaa solut. 1. Valitse aina ensin viivan väri. 2. Valitse viivan tyypi 3. Valitse mihin reunaan yllä mainitut asetukset laitetaan. Esim. Ulkoreunalle määritetään punainen ja paksu ja sen jälkeen klikataan Ulkoreunat- painiketta. Sama toistetaan sisäreunalle, mutta erilaisin tyylein. Tulos alla.
11 5.3 Solun korkeus ja leveys sekä rivin tavutus Rivin korkeus: Esim. 2 rivi Vie hiiren kursori 2 ja 3 rivin otsikon reunaviivan päälle ja ota hiiren 1. painikkeella kiinni muuta kokoa. Samalla tavalla muutetaan sarakkeen leveyttä. Aloitus- nauhalla on Solut komennoissa Muotoile -alasvetovalikko, jota voidaan antaa tietty rivikorkeus numeroina. Samalla tavalla myös korkeus. Laita kursori siihen kohtaa riviä tai saraketta ja valitse toiminto. Sovita sarakkeen leveys leventää sarakkeen tekstin mukaisesti. Ei ole käyttökelpoinen tapa, jos on pitkä teksti. Tällöin voi käyttää rivin tavutuskomentoa Rivi tavutus Jos jossakin solussa on pitkä teksti ja se pitäisi saada kapeampaan sarakkeeseen tavutettuna useammalle riville, niin silloin tehdään Rivin tavutus- komentoa. Aktivoi koko rivi rivinumeron päällä klikkaamalla hiiren 1. piainikkeella riviotsikon päällä ( Esim 1) Klikkaa hiiren 2. painikkeella maalatun alueen päällä ja valitse listasta Muotoile soluja. Laita rasti Tekstin rivitys- kohtaan. Teksti rivittyy sarakkeen leveyden mukaisesti. Yleensä rivi korkeus muuttuu sopivaksi automaattisesti, mutta joskus sen joutuu käsin säätämään.
12 6. Kaavat 6.1 Kaavojen kirjoittaminen Kaava aloitetaan aina = -merkillä, eli on yhtä kuin merkki. Työalueesta valitaan solu, johon kaava kirjoitetaan ja tämän jälkeen solun sisällöksi kirjoitetaan kaava. Kaavassa viitataan solunimellä solun sisältöön Esim Solussa E4 on kaava =E1+E2+E3. Tällöin Soluun E3 lasketaan E1 ja E2 ja E3 solun sisällön arvo ja arvo näkyy taulukon alueella, mutta kyseisen solun kaava näkyy kaavarivillä. E4 soluun voitaisiin myös kirjoittaa kaavana =SUMMA(E1:E3) Eli sulkulausekkeen sisällä kerrotaan alue, joiden solujen sisältö lasketaan yhteen. Kaavassa voidaan käyttää myös lukuarvoja, esim. solussa voi olla =2*3, jolloin solun tulo on 6 Tai Esim. D2 solu kerrotaan 10:llä ja tulo näkyy E1 solussa. tai Huomaa, että esim kaava =20/2*3 =10*3= 30, koska nyt lasketaan siinä järjestyksessä kuin ne ovat kaavassa. Aritmeettiset merkit: + yhteenlasku; - vähennyslasku; * kertolasku; / jakolasku; ^Potenssiin korotus Kaavan sisältö muokataan osoittamalla solua, jossa kaava on ja kaava muokataan kaavarivillä, tai klikataan solun sisältöön kursori ja muokataan solun sisällä. Kaavoissa voi käyttää myös valmiita funktioita SummaFunktio laskee yläpuolella tai vasemmalla puolella olevien solujen lukujen summan =SUMMA(E1:E3) tarkoittaa samaa kuin =E1+E2+E3 Liitä funktion kautta saadaan käyttöön Excelissä olevia valmiita funktioita. Esim. Keskiarvo-funkitio =KESKIARVO(E1:E3) laskee keskiarvon (E1+E2+E3)/3 Funtiolistat löytyvät Aloitus- välilehden Muokkaus- komennoista Excelin ohjeista löytyy miten erilaisiin tarpeisiin luotuja funktioita käytetään.
13 Valitse solu, johon tulee funktion kaava Valitse Aloitus ja sieltä Muokkauskomennoista Sigma merkin alasvetovalikko, jolloin avautuu seuraava Ikkuna Valitaan siirä keskiarvo ja Exceli ehdottaa valmiiksi yläpuolella olevaa numeroiden keskiarvokaavaa.. =KESKIARVO(E1:E3) Ehdotus kuitataan ENTER. Funktioita löytyy lisää Lisää funktioita valinnan alta. Esim. Palkat: Tee taulukko esimerkin mukainen taulukko ja tee tarvittavat laskukaavat. Käytä SUMMA ja KESKIARVO funktioita 6.2 Kaavan kopiointi Kaavan kopiointi voidaan tehdä monella tavalla. Leikkelepöydän kautta käyttämällä Windowsin Kopioi ja Liitä toimintoja. sekä Alueen täytöllä (kaavaa kopioidaan seuraaviin rinnalla oleviin soluihin, siten, että otetaan kopioitavat solun oikeassa reunassa olevasta neliöstä kiinni hiiren 1. painikkeella ja vedetään halutulle alueelle. Tällöin esim. rivejä alaspäin kopioinnissa numerot suurenevat automaattisesti soluviittauksissa. Siis kopioinnissa kaavan suhteelliset viittaukset muuttuvat sekä riveittäin, että sarakkeittain. Pientä neliötä käytetään myös sarjojen yms tekemisessä. 6.3 Suhteelliset ja suorat (absoluuttiset) viittaukset solualueeseen kaavassa. Suhteellisessa viittauksessa käytetään solun nimeä sellaisenaan esim. PALKAT taulukossa kaavat =C3*D3 on ns. suhteellinen viittaus, eli kun kaavaa kopioidaan seuraavalle riville, niin se muuttuu =C4*D4 eli rivi numero kasvaa automaattisesti soluviittauksessa.
14 Vastaavasti jos kaavoja kopioidaan sarakkeiden suunnassa, niin sarakeotsikot muuttuvat samoin. Eli esim. A:sta tulee B, jne.. Suorassa viittauksessa solunimi ei muutu, vaan se pysyy sellaisenaan kaavaa kopioitaessa. Esim. $A$1 merkintä kiinnittää A1 solun paikan ja sen sarake ja rivi tunniste eivät muutu kopioitaessa. Kiinnitys voi koskea myös vain sarake-tunnusta tai rivi-numeroa. Esim. $A3 Saraketunnus ei muutu kopioinnissa, mutta rivitunnus muuttuu A$3 Saraketunnus muuttuu kopioitaessa, mutta rivitunnus ei Esim. Tee seuraava taulukko ja laske korko lainalle, kun korkoprosentti tunnetaan. Solussa (E3) olevassa kaavassa viitataan absoluuttiseen B1, ja kun kaavassa laitetaan dollarin merkit ($) sekä saraketunnuksen ja rivin eteen, niin kaavan kopioinnissa viittaus pysyy koko ajan samana. ($B$1) 7. Rivien lisääminen/poistaminen taulukossa ja päivitys Kaavioon: Taulukkoon voi lisätä/poistaa rivejä. Rivejä ja sarakkeita lisätään Aloitus välilehden olevilla Solu ryhmän komennoilla Rivi lisätään aina valitun rivin yläpuolelle esim. viemällä hiiren kursori sen rivin päälle, jonka yläpuolelle uusi rivi tulee Valitsemalla Lisää- kohdasta Lisää taulukon rivejä Vastaavalla tavalla lisätään myös sarakkeita. Rivi poistetaan vastaavasti maalaamalla rivit ja valitsemalla Poista komennon kautta Poista taulukon rivejä. Samalla tavalla poistetaan myös taulukon sarakkeita..
15 8. Sarakkeiden ja solujen piilottaminen ja piilottamisen poistaminen Taulukosta voidaan piilottaa väliaikaisesti rivejä ja soluja. Ennen toimenpidettä maalataan piilotettavat rivit tai solut. Valitaan Aloitus- välilehden Solut komennoista Muotoile-alasvetovalikko ja sieltä Piilota ja näytä ja sieltä haluttu toimenpide Piilotetut alueet saadaan näkyviin maalaamalla piilotetun alueen kummaltakin puolelta sarakkeet tai rivit ja valitsemalla vastaavasti Näytä komento. Täältä löytyy myös Taulukon piilottaminen, jonka voi tehdä myös aikaisemmin esitetyllä tavalla, eli taulukon nimen päällä avataan lista hiiren 2. painikkeella ja valitaan Piilota taulukko. Samoin rivi ja otsikko nimien päällä hiiren 2. painikkeen kautta voidaan piilottaa tai näyttää rivejä ja sarakkeita. Joskus voi vahingossa kaventaa rivin niin, että se häviää näkyvistä. Saadaan takaisin Näytä rivit komennolla. Samoin myös sarakkeille. 9. Rivien ja sarakkeiden kiinnittäminen Kiinnittäminen on eri asia kuin Ruudun jakaminen Valitse Näytä välilehti ja sieltä Kiinnitä ruudut alasvetovalikko. Kiinnitä ruudut kiinnittää valitun solun kohdalta kohdalta sekä rivit yläpuolelta ja sarakkeet vasemmalta puolelta. Kiinnitä ylin rivi Kiinnitä ensimmäinen sarake Vapauta kiinnitetyt rivit tai sarakkeet Kiinnitä ruudut- alasvetovalikon kautta
16 Taulukon jakaminen itsenäisiksi ikkunoiksi Valitse Näytä välilehden Jaa komento. Taulukkoon ilmestyy jakoruutu. Jakoruudun keskustaa voidaan liikutella ottamalla hiiren 1. painikkeella kiinni ruudun keskustasta ja raahaamalle se haluttuun kohtaan. Jaa-ruudukko saadaan pois klikkaamalla uudelleen Jaa-painiketta 10. Solun ja Solualueen nimeäminen Solulle tai solualueelle voidaan antaa nimi, johon voidaan viitata ko nimellä suoraan kaavassa. 1. Maalaa solu tai solualue (E3:E5). 2. Kirjoita Nimi-ruutuun alueen nimi esim. korot. Voit laskea yhteen korot soluun siten että kirjoita kaavan =Summa(korot). 11. SIVUN reunukset, koko ja suunta Valitse Sivun asettelu välilehti ja sieltä Sivun asetukset kohdasta haluttu komento. Reunukset alasvetovalikosta pääsee määrittämään reunusten koon valitsemalla alimmaisen Mukautetut reunukset kohdan. Samoin Koko alasvetovalikosta pääsee valitsemaan lisää kokoja Lisää paperikokoja kohdasta Sivun vaihdot voi tehdä Vaihdot komennon kautta. Tällöin voi täsmätä missä kohtaa vaihtuu sivu pystysuunassa. Valitaan rivi (10) ja sitten lisätään sivunvaihto- komento. Sivu vaihtuu nyt siten, että rivi 10 on toisella sivulla. Vaihdot alasvetovalikon kautta saadaan sivun vaihdot myös poistettua
17 12. Tulostusalue Määritä maalaamalla tulostusalue ja sitten valitse Sivun asettelu- välilehden Tulostusalue alasvetovalikko ja sieltä Määritä tulostusalue. Vastaavasti poista tulostusaluemäärittely. Tämä vastaa samaa asiaa kuin että maalaat tulostettavan alueen ja sitten Tulostus näkymässä valitset Tulosta valinta. Tulosta otsikot Määritetään joka sivulle tulostettavat otsikot tai esim. rivi- ja sarakenimet. Valitse Sivun asettelu- välilehden Tulosta otsikot Määritä ylhäältä toistettavat rivit klikkaamalla nuoli ylös painiketta (1), jolloin kursori siirtyy taulukon puolelle. Taulukon puolella klikataan sitä riviä (tai rivejä) (kohta 2) jotka halutaan tulostuvan joka sivun yläreunaan (Tässä tapauksessa rivi 2. Valinta kuitataan painamalla painiketta kohta 3. Tulosta otsikot näkymässä kohdassa 4 näkyy tulostettavat toistettavat rivit. Rasti kohdassa 5 tarkoittaa, että jos taulukossa ei ole määritetty solujen reunatyylejä, niin tulosteeseen tulevat reunat näkyville niihin kohtiin, joissa soluissa on sisältöä. Rasti kohdassa 6 tarkoittaa, että tulosteeseen tulevat rivi ja sarakeotsikot näkyville.
18 Kohdassa 7 määritetään sivujärjestys. Esikatselussa rivi- ja sarakeotsikot tulosteessa. 13. SARJAT Sarjat koostuvat lukujonoista, joissa peräkkäisten lukujen suhde on vakio. Lineaarinen sarja: Sarja kasvaa vakioluvun summana. Esim. 1,3,5,7,9, Kasvaa kahdella Lineaarinen sarja saadaan kehitettyä kirjoittamalla peräkkäisiin soluihin kaksi ensimmäistä lukua. Nämä luvut maalataan ja siten vedetään tarvittavan sarjan pituus ottamalla hiirellä kiinni maalatun alueen oikean alanurkan neliöstä. tuloksena Kasvava sarja: Sarja kasvaa vakioluvulla kerrottuna. Esim. 1,3,9,27,81
19 Eli 1*3=3, 3*3=9, 3*9 =27, 3*27=81, jne.. 1. Kirjoita aloittava numero (1) soluun 2. Aktivoi solu. 3. Valitse Aloitus - välilehden Täytä alasvetovalinnasta komento Sarja Täytä alla olevat tiedot Sarjoja voidaan tehdä esim. päivämääristä siten, että kirjoitetaan aloituspäivämäärä soluun ja vedetään pienestä neliöstä johonkin neljään suuntaan, jolloin päivämäärät kasvavat. Voidaan myös määrittää esim. viikon ensimmäinen päivä ja seuraavaksi seuraavan viikon ensimmäinen päivä ja sitten maalataan kumpikin ja vedetään tarvittava alue pienestä neliöstä. esim. Esim sarjatominnolla tehdyt sarakeotsikot, jossa näkyvät viikkonumero ja viikon aloituspäivä ja lopetuspäivä. Samoin viikonpäivät. Yhteen soluun kirjoitetaan esim. ma ja sitten vedetään pienestä neliöstä.
20 samoin onnistuu maanantai tyylinä. Kuukaudet tai tammikuu, helmikuu, jne Myös omat sarjat. Esim. kirjoitetaan soluun nimi1 ja sitten vedetään pienestä neliöstä. 14. Linkitykset nettisoitteisiin ja toisiin tiedostoihin.. Soluun itseensä voidaan tehdä linkki. Ei solun sisältötekstiin. Kirjoita soluun sisältö ja aktivoi solu Valitse Lisää välilehden Linkki komento. Kirjoita nettiosoite täydellisesti Osoite:- kohtaan. 15. Linkitykset saman tiedoston sisällä toisiin taulukoihin Toisten taulukkojen tietoja voidaan linkittää esim koontitaulukoihin. Esim. aikaisemmin käytetyn taulukon projektien tuntien seuranta siten, että tehdään kopiona taulusta kaksi kopiota ja nimetään nyt Taulukot nimellä TAMMI, HELMI, MAALIS. (Taulukon nimen päällä hiiren 2. painike ja sieltä Siirrä tai kopio ja rasti kopioi. Ohje sivulla XX). Muutetaan joitain lukuarvoja projekteissa. Tehdään uusi taulukko nimellä Yhteensä Tehdään yhteensä taulukkoon viereisen mallin mukainen yhteenveto taulukko. Ainut tieto mikä kirjoitetaan Yhteensä taulukkoon on kk.
Muu tieto linkitetään kuukausi taulukoista. 1. Haetaan Tammikuu teksti TAMMI- taulukosta seuraavasti. 2. Yhteensä taulukossa kirjoitetaan kk solun alapuolen soluun =-merkki ja sitten siirrytään TAMMI- taulukkoon ja klikataan Taulukossa Tammikuu solua ja kuitataan enter. Yhteensä taulussa kaavarivillä nähdään, että kaava =TAMMI!B1 jossa TAMMI! viittaa taulukon nimeen TAMMI ja B1 tuo ko solun sisällön. Yhteensä taulukko näyttää vrt kuva. 3. Samalla tavalla haetaan toisten kuukausien solutiedot. 4. Haetaan TAMMI-taulukosta proj1 -solu. 5. Kopioi loput otsikot neliöstä vetämällä. 21 6. 7. Hae Yhteensä-taulukkoon TAMMI-taulukosta proj1 kaikki tunnit summana. 8. Kirjoita kaavan alku = SUMMA( 9. Siirry TAMMI- taulukkoon ja maalaa proj1 sarakkeen luvut (kaava nyt =SUMMA(TAMMI!E3:E14 10. Lisää kaavaan loppusulku ja kuittaa ENTER 11. Nyt voidaan kopioida kopioi toimintoa käyttäen Proj2 ja Proj3 tiedot tammikuulle. 12. Samalla tavalla haetaan myös HELMI ja MAALIS taulukkojen tiedot. 16. Taulukon lajittelusta ( Tietokanta) Tietokannan avulla voidaan käsitellä taulukon tietoja kortistomuodossa. Tietokanta muodostuu seuraavasti: Luettelon sarakkeet ovat tietokannan kenttiä. Luettelon sarakeotsikot ovat tietokannan kenttien nimiä. Jokainen luettelon rivi on tietokannan tietue. Tietokanta kirjoitetaan taulukkopohjalle siten,että jokainen rivi on tietokannan yksi tietue. Tietokantaa voidaan lajitella, siitä voidaan poimia tietoja ja siihen voidaan kohdistaa Excelin tehokkaita tietokantafunktioita.
22 Lajittelussa voidaan Lajitella esim. Ä Ö ja toisin päin. Tällöin lajitellaan ensimmäisen sarakkeen mukaan. Mukautetussa lajittelussa voidaan määrittää minkä sarakkeen tai sarakkeiden mukaan lajitellaan ja miten. Vinkkinä voi lajiteltavan sisällön rivitietoja esim. maalata tietyllä värillä muutamalle riville, niin siten varmistaa, että lajittelussa eivät ole tiedot menneet sekaisin. Aloita lajittelu 1. Maalaa muutaman rivin tiedot jollakin värillä 2. Maalaa sitten lajiteltava alue. Lajittelutoiminnot löytyvät Aloitus- välilehden oikeasta reunasta Lajittele ja suodata komennon alta. A..Ö ja Ö..A lajittelee ensimmäisen sarakkeen mukaisesti Mukautettu lajittelu antaa enemmän vaihtoehtoja 1. Maalataan alue otsikoita myöten. 2. Valitaan Aloitus kohdasta Lajittele ja suodata kohdasta Mukautettu laittelu. 3. Rasti kohdassa tiedot sisältävät otsikoita (1), koska otsikot maalattiin mukaan. 4. valitaan ensimmäisen tason lajitteluperuste. Lisätään tasoja (2) tarvittava määrä. Tuloksena:
23 Tietokantaan voidaan syöttää lomakepohjan kautta tietoja. Valitse yks solu joltakin riviltä, jonka sisältöä muuttaisit. kirjoita Kerro mitä haluat tehdä kohtaan lomake ja valitse Lomake valinta Avautuu syöttölomake, jossa voidaan muuttaa taulukon tietoja. Tietojen muuttaminen käy kuitenkin nopeasti suoraan taulukkon.
24 17. Suodata toiminto Suodata painikkeet saadaan maalaamalla otsikot ja valitsemalla Aloitus välilehdeltä Lajittele ja suodata ja sieltä Suodata. Samaa reittiä pitkin saadaan Suodatus myös pois. Otsikoihin ilmestyy alasvetovalikot, joista voidaan määritellä erilaisia suodatusvalintoja. (Käydään tunnilla läpi tarkemmin erilaisia suodatustapoja. 18. Ehdollinen muotoilu Ehdollisessa muotoilussa ( aloitus välilehti) voidaan maalata solualue värillä tietyn ehdon mukaan. Esim. jos solun arvo on suurempi kuin 22. 1. Maalaa solualue, johon ehtoa käytetään 2. Valitse Aloitus ja sieltä Ehdollinen muotoilu ja sen alta esim. Solujen korostussäännöt. 3. Anna arvo (22) jota suuremmat maalataan. Valitse väri ehdot täyttäville soluille.
25 Säännöt poistetaan valitsemalla Ehdollinen muotoilun kautta Poista säännöt 19. Etsi ja korvaa Löytyy Aloitus-välilehden oikeasta reunasta Etsi ja valitse komento Esim. muutetaan luku 34 luvuksi 35 1. Maalaa solualue. 2. Valitse Aloitus ja sieltä Etsi ja korvaa ja sieltä korvaa. 3. Kirjoita etsittävä luku 34 ja korvaava luku 35 Korvaa kaikki komennolla korvaus tapahtuu kerralla kaikkiin arvoihin. Korvaa korvaa yksitellen ja tässä komennossa oi joutua etsimään ensimmäisen Etsi- lehden näkymästä ja sitten siirrytään takaisin Korvaa näkymään. 20. Muuta rivit ja sarakkeet toisinpäin, transponoi Voidaan muuttaa tietyn solualueen rivit sarakkeiksi ja päinvastoin. 21. Solujen sisällön yhdistäminen yhdeksi soluksi Esim Yhdistetään Etunimi ja sukunimi solujen sisältö niin että välilyönti jää etu- ja sukunimen väliin. Esim solut, jotka sisältävät tekstit etu4 ja suku4 yhdistämiskaava on =B3& &C3
26 Tässä lainausmerkkien sisällä on välilyönti. Tee tyhjä sarake, johon tehdään yhdistämiskaava. tulos Lainausmerkkien sisään voisi esim. kirjoittaa ja sanan, jolloin solun sisältö näyttäisi tältä Yhdistäminen TEKSTI.YHDISTÄ funktiolla Alla esimerkki kaavasta. Tässä erottava merkki tulee ensimmäiseksi. Tai esim. liitetään sähköpostiosoite: tai 22. Solun tekstin jakaminen sarakkeisiin. Solun sisällön jakaminen sarakkeisiin tapahtuu Tiedot-välilehden kautta. Jos jaettavan solun sisältö tarvitsee esim. neljä saraketta ja että tiedot asettuvat jaettavan solun oikealle puolelle, niin silloin tehdään valmiiksi tyhjät sarakkeet, joihin jaettu teksti asemoituu. Esim. haetaan sukunimi ja etunimi sähköpostiosoitteista omiksi sarakkeikseen. Voidaan tehdä useammalla eri tavalla. Esin tämän tyypin sähköpostiosoitteesta voitaisiin tehdä seuraavasti.
27 Erotetaan ensin sähköpostin loppuosa pois (@kamk.fi) tai voi olla myös @- merkin jälkeen myös muunlainen osoite. Varmistetaan, että oikealla puolella jaettavaa solua on tarpeeksi tyhjiä sarakkeita. 1. Valitaan sarake tai maalataan alue. 2. Tiedot välilehdeltä valitaan Teksti sarakkeisiin komento. 3. Valitaan Erotettu ja kuitataan Seuraava. Valitaan Muu ja laitetaan erottavaksi merkiksi @-merkki 4.Seuraava tai suoraan Valmis. 5. Valitaan yleinen ja tarkistetaan esikatselu. 5. Kuitataan Valmis. 6. Nyt voidaan poistaa sarake, jossa on sähköpostin loppuosa. 7. Jatketaan jakamista etunimi.sukunimi sarakkeessa. 8. Tehdään kuten yllä, mutta nyt erotin on piste (.)
28 23. Pivot: Pivot taulukon tai avulla voidaan tehdä yhteenvetoja ja piirtää yhteenveto kaavioita. Käytetään esimerkkinä TAMMI taulukon tietokantaa. Pivot komento löytyy Lisää välilehdeltä. 1. Maalataan lähdealue PIVOT- taulukkoon. Otetaan myös otsikot mukaan. 2. Valitaan Lisää kohdasta Pivot-kaavio ja sieltä Pivotkaavio ja Pivot taulukko 3. Aukeaa näkymä, jossa näkyy ylimpänä maalatun alueen määritelmä valitse Uusia laskentataulukko. 4. Lähdetaulukko ja pivot määritykset Pivot taulukko ja kaavio ko asetuksilla. Keltaisella SUMMA sarake on itse tehty.
29 24. LUKUJEN PYÖRISTÄMINEN Lukuja voidaan pyöristää, mutta tällöin käytetään PYÖRISTÄ-funktiota: PYÖRISTÄ(luku; numerot) Luku: Luku, jonka haluat pyöristää. Numerot ilmoitetaan millä tarkkuudella luku näkyy.. Jos numerot - arvo on suurempi kuin 0, funktio pyöristää Luvun ja näyttää luvun osoittaman desimaalien määrän. Jos numerot arvo on 0, funktio pyöristää Luvun lähimpään kokonaislukuun. Jos argumentin arvo on pienempi kuin 0, funktio pyöristää luvun seuraavasti: Lähimpiin kymmeniin arvolla -1, lähimpiin satoihin arvolla -2 lähimpiin tuhansiin arvolla 3 jne Esimerkkejä PYÖRISTÄ(2,15; 1) on 2,2. PYÖRISTÄ(2,149; 1) on 2,1. PYÖRISTÄ(-1,475; 2) on -1,48. PYÖRISTÄ(21,5; -1) on 20. PYÖRISTÄ(12345,5; -3) on 12000. PYÖRISTÄ(B6;-3) pyöristää B6-solun sisällön tuhannen tarkkuudella 25. Tiettyjen arvojen määrän laskemisfunktio Tietyltä alueelta voidaan laskea samanlaisten solusisältöjen määrä Esim. voidaan laskea kuinka monta numeroarvoltaan 1 olevia soluja on tai voidaan antaa tarkka solun kuvaus tekstinä tai solun arvon vertailuoperaatio Funktio määritetään lauseella LASKE.JOS(alue; ehdot) Alue :määritetään alue, josta funktio tutkii annetuin ehdoin ehdot: voi olla tietty lukuarvo tai lauseita tai tesktiä esim. 1; 2; 30 ; ">5" ; "matti" Esim. Solualue, josta määritetään kuinka monta kappaletta on arvoltaan numero 1:stä alueella B2:B21 LASKE.JOS(B2:B21;1)
30 TÄMÄ PÄIVITETÄÄN MYÖHEMMIN O365 versioon 9. Kaaviot Kaavioilla havainnollistetaan taulukon arvoja. Excelissä on runsaasti erilaisia kaaviolajeja: Pylväs-, palkki-, viiva-, alue- jne. kaavioita. Kaavio tehdään taulukkomuotoon syötettyjen tietojen perusteella. Ennen kaaviota on aina tehtävä taulukko, josta kaavio muodostetaan Esim. Tee seuraava taulukko ja tämän tietojen perusteella tehdään kaavio 9.1 Kaavion teon vaiheet: 1. Maalaa kaavioon tuleva alue (myös otsikot) ja paina kaavio-painiketta tai valitse valikosta Lisää / kaavio / Avautuu Kaavion luonti ikkuna, jossa kysellään kaavioon liittyviä tietoja neljällä eri lehdellä. 2. (1/4 ikkunassa) Valitse kaavio-laji. Jota tulet käyttämään. Vakiokaaviot listasta valitaan haluttu kaavion malli. Mukautetut kaaviot lehdeltä löytyy lisää malleja (Esikatsele mahdollisuus Näytä Malli-painikkeen avulla). Kuittaa valinta Seuraava-painikkeella.
31 3. (2/4 ikkunassa) Kaavion lähdetiedot lehdellä voi vaikuttaa vielä alueeseen, josta kaavio muodostuu. Yleensä asetukset OK, joten kuittaa Seuraava-painikkeella. 4. ¾-ikkunassa voit kirjoittaa otsikoita kaavion osille ja määrittää myös muita ominaisuuksia. 5. 4/4-ikkunassa voit määrittää OBJEKTINA-valinnan listasta minkä nimiseen taulukkoon sijoitat kaavion. UUTEEN TAULUKOON valinta luo kaavion uuden taulukkoon. Kaavio päivittyy automaattisesti, kun kaavion tietoja muutetaan. 9.2 Kaavion ulkoasun muokkaus Kaavion lajia ja ulkoasua voidaan muokata kaavion teon jälkeen. Kaavion akseleihin, pylväiden ominaisuuksiin jne. päästää yleensä kaksoisklikkaamalla hiiren vasemman puoleista näppäintä. Kaavion lajin, kaavion lähdetietojen ja asetusten muuttamiseen pääsee painamalla hiiren oikean puoleista näppäintä, jolloin avautuu vieressä oleva lista. 9.2.1 Kaavion lajin muuttaminen Valitse hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä auenneesta listasta Kaaviolaji ja valitse sieltä sopiva kaaviolaji. 9.2.2. Kaavion lähdetietojen muuttaminen Kaavion lähdetiedot muutetaan valitsemasta listasta Lähdetiedot. Tällä valinnalla voidaan muuttaa Kaavion sarjoille taulukosta alueita, joiden tietojen mukaan sarjat piirtyvät taulukkoon. Esim. silloin, kun kaavioon lisätään sarjoja tai kaaviosta poistetaan sarjoja. Sarjan poistaminen tapahtuu menemällä Lähdetiedot-ikkunassa sarja-lehdelle ja sieltä valitaan listasta poistettava sarja Sarjat-listasta. Sarja lisätään Sarja-Lehdellä painamalla Lisää-painiketta ja antamalla Sarjalle nimi nimi kenttään ja tämän jälkeen määritetään Arvot-kentässä alue, josta Sarjan pylväät piirtyvät kaavioon. Alue josta arvot määritetään voidaan kirjoittaa joko itse tai se voidaan käydä maalaamassa taulukosta seuraavasti Paina Arvot: -kentän oikeassa reunassa olevaa painiketta, jolloin siirrytään taulukon puolelle. Maalaa alue, jossa arvot sijaitsevat ja paina jälleen Lähdetiedot-arvot ikkunan oikeassa reunassa olevaa painiketta. Kuittaa Lähdetiedot ikkunan OK painiketta, jotta uusi sarja päivittyy listaan.
32 Esim. Tehdään edellisen tehtävän taulukkoon lisäsarake 7v. pituudelle ja annetaan uudet pituudet 1. Tehdään uusi sarake ja siihen täytetään tarvittavat tiedot (aktivoi 10v. sarake ja oik hiiri valitaan lisää, jolloin uusi sarake ilmestyy. Kirjoita tiedot 7v. 120, 120, 130, 130). HUOM Tieto ei päivity Kaavioon. 2. Aktivoi kaavio klikkaamalla kerran kaavion päällä. 4. Valitse valikosta Kaavio / lähdetiedot 5. Valitse Sarja-lehti ja paina Lisää-Painiketta 6. Anna sarjalle nimi 7v, nimi-kenttään. 7. Klikkaa hiiren kursorilla Arvot-kentän oikeanpuoleista kuvaketta 8. Maalaa 7 vuotiaiden pituudet ja paina Lähdetiedot-arvot ikkunan oikeassa reunassa olevaa painiketta 9. Kuittaa muutokset OK. 9.2.3 Kaavion asetusten muuttaminen Kaavion ulkoasun liittyvien asetusten muuttaminen tapahtuu valitsemalla Listasta kaavion asetukset. Täältä voidaan vaikuttaa mm. Otsikot, akselit,taustaruudukko, selite, Arvopisteiden otsikot ja arvotaulukko.
33 9.3 Kahden eri arvoakselin käyttäminen kaavioissa Kaavioissa voidaan määrittää vasen ja oikea arvoakseli kuvaamaan erilaista asteikkoa. Tätä käytetään silloin jos samassa kuviossa pitää esittää yhtä aikaa suurien lukujen ja pienien lukujen sarjoja Esim. Lisätään edelliseen taulukkoon painot vastaaville vuosille ja määritetään kaavioalue uudelleen seuraavan kaavion mukaan. Paino esitetään 2-akselilla. 1. Lisää paino-sarjat mallin mukaan ja muuta kaavion alue ulottumaan painosarakkeisiin valitsemalla listasta Lähdetiedot 2. Valitse lehti Arvoalue ja klikkaa Tietoalue-ruudun oikeaa kuvaketta. 3. Määritä taulukosta kaavion lähdealue uudelleen maalaamalla ja klikkaa tämä jälkeen LähdeTiedot- tietoalue ikkunan oikeassa reunassa olevaa kuvaketta. 4. Kuittaa lopuksi OK
34 Paino-Sarjojen muuttaminen 2-akselille: 1. Klikkaa kaaviosta paino-sarjaa ja valitse avautuneesta ikkunasta AKSELI-Lehti. 2. Valitse Sarjan sijoituskohtaan 2-akseli. Ja kuittaa OK. Tämän jälkeen voit muuttaa esim. painosarjan viivagiagrammiksi. Tee samat toimenpiteet muille paino-sarjoille. 15.1 PikaSyöttölomake PikaSyöttölomakkeen avulla voidaan syöttää taulukkoon tietoja. (tiedot voidaan myös syöttää suoraan taulukon riveille) Pikasyöttölomake generoidaan seuraavasti 1. Siirry johonkin työalueen soluun ja valitse valikosta Tiedot / lomake
35 16 Sekalaisia juttuja 16.1 Piirtotyökalut Excelissä, niin kuin myös muissakin Office-paketin ohjelmissa voidaan taulukkoon piirtää kuvioita piirtotyökaluilla. Työkalurivit on asetettu näkyviin yleensä näytön alareunaan. Jos piirtotyökaluriviä ei näy saadaan se näkyviin painamalla piirtotyökalu-kuvaketta Vakiotyökaluriviltä tai valitsemalla valikosta Näytä / työkalurivit / Piirto Piirtotyökaluriviltä valitaan piirrettävän objektin muoto ja viedään kursori taulukkoalueelle ja napsautetaan vasemman puoleista hiiren painiketta tai vedetään halutun kokoinen objekti. Objektin kokoa voi aina muuttaa valitun objektin mustista neliöistä. 16.2 Kommentit Taulukkoon voidaan lisätä kommentteja. Kommentit sijaitsevat tietyn solun sisällä siten että solun oikeassa yläkulmassa on pieni punainen kolmio. Kommentti saadaan näkyville, kun hiiri viedään ko solun päälle Kommentti lisätään soluun valitsemalla valikosta lisää / kommentti. Kirjoita avautuneeseen kommenttikenttään teksti ja lopuksi napauta hiirellä muualle taulukon alueelle. Kommenttia voidaan muokata tai se voidaan poistaa painamalla hiiren oikean puoleista kursoria kommenttisolun päällä ja valitsemalla listasta sopiva vaihtoehto.