Henkilöstösuunnitelma Päiväys 7.9.2012 Työyksikkö Tulosyksikkö Toimiala 794100 Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitos Palveluliiketoimi (EKI) Yksikön perustehtävä Palveluliiketoimen toimialan strategian mukaan huolehdimme kaupungin rakennusten, laitteiden ja kiinteän omaisuuden hoidon tarvitsemien palveluiden tuottamisesta. Liikelaitoksen palveluyksiköitä on seitsemän ja ne ovat tuotannon tuki, aula- ja turvallisuus-, siivous- ja kiinteistönhoitopalvelut sekä rakennustekniset, sähkötekniset ja LVIA -tekniset kunnossapitotyöt. Espoo Kiinteistöpalvelu -liikelaitoksen toiminta-ajatuksena on tuottaa rakennusten korjaus- ja kunnossapito-, kiinteistönhoito- ja kiinteistöjen ylläpito- sekä siivous- ja aula- ja turvallisuuspalvelut laadukkaasti ja tehokkaasti yhteistyössä tilaajan ja käyttäjien kanssa siten, että tiloissa on hyvä työskennellä ja toimia. Liikelaitoksen hoidettavana on noin 2 000 kiinteistöä, joiden tilavuus on noin 4,68 milj. m3 ja huoneistopinta-ala 743 000 hm2. Kouluja ja päiväkoteja näistä kiinteistöistä on noin 400 kpl. 1. Henkilöstön nykytila. Kuvataan yksikön nykyinen henkilöstö- ja tehtävärakenne, koulutustaso ja ennakoitu vaihtuvuus. Tunnuslukuja (ajossa mukana kuukausipalkkaiset ja tuntipalkkaiset 30.8.2012) Henkilöstöä 655, joista vakinaisia on 627, määräaikaisia 28. Naisia on henkilöstöstä 358 ja miehiä 297. Vakinaisten miesten keski-ikä on 48,76 v ja naisten 48,87 v. Liikelaitoksen suurimmat henkilöstöryhmät ovat laitoshuoltajat 322, kiinteistönhoitajat 80, vahtimestarit 73 ja kirvesmiehet 23. Liite 1: Henkilömäärät nimikkeittäin Kohdassa 6 olevat henkilöstömäärät ovat muuttuneet edellisestä suunnitelmasta, koska aula- ja turvallisuuspalvelut siirtyivät vuoden 1.1. ja 1.8.2012 liikelaitokseen. Pääosa henkilöstöstä työskentelee palvelutuotannossa aula- ja turvallisuuspalveluissa vahtimestareina, siivouspalveluissa laitoshuoltajina, kiinteistönhoidossa kiinteistönhoitajina ja kunnossapidossa kirvesmiehinä. Tuotannon tuki -palveluyksikössä, jonka tehtävänä on muiden palveluyksiköiden avustaminen ja toiminnan kehittäminen yhteisissä liikelaitoksen asioissa, työskentelee kolmetoista henkilöä. Tuotannon tuen kolme painopistealuetta on rakennuttaminen, henkilöstöhallinto ja jatkossa talouspalvelut. 2. Millaisia muutoksia Espoo -strategia, mahdolliset investoinnit ja toiminnan kehittäminen tuovat henkilöstösuunnitelmaan? Espoon strategian valtuustokauden tavoitteiden mukaisesti Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen tuloskortissa on kerrottu tarkemmat vuositason tavoitteet ja toimenpiteet (talous, henkilöstö, palvelujen järjestäminen, asiakas ja kaupunkilainen, elinvoimaisuus ja kilpailukyky). Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitoksen toiminnan kehittämisprojekti aloitettiin keväällä 2011. Kehittämisprojektin tavoitteena on vastata Espoon kaupungin tilaaja-tuottajamallin käyttöönottoon ja koko liikelaitoksen palvelutuotannon kehittämiseen. Kehittämisprojektin pääosana oli uuden matalan, joustavan ja tehokkaan organisaation käyttöönotto, joka toteutettiin 1.1.2012. Kaupungin tilaaja-tuottajamallin kehitys on jatkunut vuoden aikana. Liikelaitoksen toiminta jaetaan sopimusten mukaisiin omistajapalveluihin ja sekä sopimuksiin perustuviin että erillislaskutettaviin käyttäjäpalveluihin. Taloudellisten tavoitteiden saavuttamisen edellytyksenä on vuosisopimusten laadinta niin, että sopimuksilla saatavat tulot kattavat kaikki liikelaitoksen sopimuksien mukaisista töistä aiheutuvat menot huomioiden myös yleiskustannukset, joihin luetaan myös tuotannon tukipalvelut. Tilaaja-tuottajamallin mukaisesti omistajapalvelut ja laskutettavat käyttäjäpalvelut erotetaan toisistaan. Käyttäjäpalveluiden erillislaskuttamiseen tarvitaan joustava järjestelmä, joka on osa tuotannon ohjausta. Töiden jakaminen sopimuksen mukaisiin kiinteistön omistajalle suunnattuihin omistajapalveluihin ja kiinteistön käyttäjille suunnattuihin käyttäjäpalveluihin aiheuttaa edelleen kysymyksiä sekä asiakkaissa että liikelaitoksen henkilöstössä. Enää ei pystytä toteuttamaan kaikkia asiakkaiden toiveita veloituksetta kuten ennen on tehty. Muutoksen aikaansaamiseksi panostetaan viestintään ja uusien toimintatapojen ohjeistamiseen
läpi organisaation. Kunnossapidon, kiinteistönhoidon, siivouspalveluiden ja aula- ja turvallisuuspalvelujen henkilöstömäärä pysyy samalla tasolla tulevina vuosina, mikäli palveluverkkouudistus ei vähennä hoidettavana olevien rakennusten määrää ja mikäli rekrytoinnit onnistuvat. Kaupungin tilaaja- tuottajamallin kehittäminen ja tilaajan omat kehitystoimet ja strategian laadinta vaikuttaa merkittävästi myös tuottajan henkilöstösuunnitteluun. Tilaajan esille nostama tavoite monituottajamalliin perustuvasta tilaajatoiminnasta, johtaa yhteisen pitkän tähtäimen strategian luomiseen. Eläke-iän saavuttavien suuri määrä lähivuosina on nouseva ja vielä pääasiallisena tavoitteena on, että eläkkeelle siirtyneiden tilalle palkataan uusi työntekijä mikäli hoidettavana ja siivottava olevan kiinteistömäärä ja mitoitus pysyy samana. Mitoitusten kehittämisen tavoite on työn tehostaminen, joten jokaisen vakanssin täyttö harkitaan tapauskohtaisesti jatkossa. Jos uudisrakennusten määrä kasvaa enemmän kuin poistuvia rakennuksia on, resurssien tarve näiden uudisrakennusten osalta harkitaan täytettäväksi ostopalveluiden lisäämisellä yhteistyössä tilaajan kanssa. Mikäli kaupungin houkuttelevuus työpaikkana alenee entisestään esim. alhaisen palkkatason vuoksi, tulee harkittavaksi onko palvelujen hankkiminen ostopalveluna tehokkaampaa ja taloudellisempaa. Henkilöstön osaamisen kehittämisessä nousee esille vahvasti edelleen neljä osa-aluetta: tietotekniikka, asiakaspalvelu, laadun varmistaminen ja hankinta-osaaminen sekä esimiestyö; siirtyminen asioiden hoitamisesta johtamiseen (tekojen vaikuttavuus) Kiinteistöjärjestelmien teknistyminen muuttaa työnkuvaa ja lisää osaamisen koulutustarvetta ja ammattitaidon ylläpitoa. Taloteknisten järjestelmien osaamisvaatimukset kasvavat ja tietotekniset perustaidot tulevat välttämättömiksi. Tästä on esimerkkinä sähköisen palvelupyyntöjärjestelmän ja huoltokirjan hallinta ja siihen liittyvä lisääntyvä kiinteistö ja rakennuskohtainen dokumentoinnin tarve. Ammattitaitovaatimukset kasvavat koska ihmistä tarvitaan edelleen havainnoimaan ja reagoimaan järjestelmien muutoksiin. Tilaaja-tuottajamalli lisää asiakaspalvelun rajapintoja ja asiakaspalveluosaamisen vaatimus kasvaa ja työajan joustavuus lisääntyy. Kiinteistönpito on kaikilta osa-alueiltaan asiakaspalvelua. Käyttäjien ja tilaajien asiantuntemuksen lisääntyminen aiheuttaa myös muutostarpeita toimintaamme. Palveluiden oston tulee perustua tehtyihin sopimuksiin ja niissä oleviin laatutavoitteisiin. Palvelujen tuotteistamisen ja hinnoittelun tarve kasvaa, sillä asiakas tietää mitä tilaa ja millä kustannuksella ja vaatii palvelukuvauksen mukaista toimintaa tuottajalta. Liikelaitoksen tarjoamalle palvelulle on oltava kysyntää eli tuotteiden, hinnoittelun ja toiminnan on oltava houkuttelevaa, jotta palveluja tilataan ja sopimuksia laaditaan. Ostopalveluiden määrän kasvaessa palveluiden toteuttaminen ja laadun varmistaminen aiheuttaa muutoksia myös oman henkilökunnan työnkuvaan. Liikelaitoksen tulee asettaa palvelujen tuottajalle toiminnan sanktiot ja kannustimet, jotta varmistetaan, että ostettu toiminta on sopimuksen mukaista. Hankintaosaaminen sekä sopimus- ja neuvottelutekniikka on hallittava. Neuvottelutaito ja ongelmien ratkaisukyky nousevat tärkeäksi osaksi kaikkia työtehtäviä. Kaupungin suunniteltu palveluverkkouudistus vaikuttaa liikelaitoksen kiinteistönhoidon, siivouspalveluiden ja aula- ja turvallisuuspalvelujen sekä henkilöstö- että kalustotarpeeseen ja sitä kautta koko liikelaitoksen toimintaan. Palveluverkkouudistukseen liittyvät tulevaisuuden palveluyksiköt, toimipisteiden aukioloaikojen piteneminen ja sähköisten palvelujen lisääminen vaativat myös liikelaitoksen toiminnalta erityistä joustavuutta ja toiminnan sopeuttamista. Kaupungin palveluverkkomuutosten myötä oletettavasti koulu- ja/tai päiväkotikiinteistöjen sekä palvelupisteiden suhteellinen lukumäärä vähenee mutta vastapainoisesti kiinteistöjen koko kasvaa ja toiminnan aukioloajat pitenevät. Siivouksen ja kunnossapidon sekä kiinteistönhoidon vastuulla olevien kiinteistöjen lukumäärä pienenee mutta yksiköiden pinta-alat kasvavat säilyttäen siivous- ja hoitopinta-alat samansuuruisina kuin aiemmin. Suurten yksiköiden vaikutukset näkyvät lähinnä kaluston ja laitemäärän hankinnan vähentymisen tarpeena ja toimipisteiden välillä tapahtuvan liikkumisen vähentymisenä. Kiinteistönhoitajien ja laitoshuoltajien työmäärä suuremmissa yksiköissä on pienempi verrattuna tilanteeseen, joissa tehtäväkenttään kuuluu useita yksittäisiä pieniä kohteita. Henkilöstön uudelleen sijoittaminen eri toimipisteisiin tulee ajankohtaiseksi. Suuremmat hoidettavat yksiköt lisäävät toimintamme tehokkuutta. Elinkaarihankkeiden lisääntyminen kolmen koulun vuositasolla vaikuttaa vain vähäisessä määrin liikelaitoksemme toimintaan. Elinkaarihankkeissa kiinteistönhoito ja kunnossapito sisältyvät elinkaariurakoitsijan kanssa tehtyyn sopimukseen ja se vähentää liikelaitoksen huolto - ja hoitotoimintaa näissä kohteissa. Koska
kaupunki edelleen rakentaa myös omina hankkeina, tämän uudisrakentamisen vaikutuksesta työtilanne liikelaitoksessa pysynee entisellä tasolla ja kunnossapito sekä kiinteistönhoito-pinta-alat säilynevät ennallaan. Elinkaarikohteiden kunnossapidosta ja kiinteistönhoidosta luopuminen aiheuttaa henkilösiirtoja eri toimipisteiden välillä. Siivous jää elinkaarihankkeissa edelleen Espoo Kiinteistöpalvelut -liikelaitokselle eli siivouspalveluiden volyymi kasvaa. Aula- ja turvallisuuspalveluihin sijoittuvat vahtimestaripalvelut ovat käyttäjäpalveluja, joiden määrään vaikuttaa toimialojen vahtimestaritarve. Päätös uusista vakanssitarpeista tai vakanssien siirtämisistä toisiin kohteisiin tulee suoraan toimialojen johdolta. Vakanssimuutostarpeet liittyvät vahvasti alan tekniikan kehittymiseen (kiinteistöautomaatio ym. tekniset järjestelmät), hankinnan tuottavuusprojektin aiheuttamiin paineisiin hankintaosaamisen tehostamisessa ja talousvastuun lisääntymiseen. Kunnossapidon korjaustöiden ostopalveluiden laadun varmistamiseen tarvitaan lisää työnjohto- ja valvontaresursseja. Controllerin palkkaaminen liikelaitokseen taloussuunnitteluun on välttämätöntä, jotta voimme vastata meille asetettuihin taloustavoitteisiin. Käyttäjäpalveluiden laskutus tulee varmistaa liikelaitoksissa myyntilaskujen ammattitaidolla. Hankintaosaaminen tulee varmistaa jatkossa nimikemuutoksilla hankinta-alan henkilöstön saamiseksi. Haasteet Osaavan henkilöstön palkkaaminen on ollut vaikeaa matalan palkkatason vuoksi (laitoshuoltajat, laitosmiehet, ammattimiehet). Rekrytointiongelma koskee myös esimies- ja suunnittelijatoimia, kuten siivousalan aluepäällikkö, palveluohjaaja, palvelusuunnittelija ja kunnossapidon teknikot. Palkkausta tulisi kehittää niin, että palkkauksessa voitaisiin huomioida tutkintojen suorittaminen. Nykyisin kouluttamattoman ja koulutetun työntekijän palkka on sama. Tavoitteena on lisätä maahanmuuttajataustaisten määrää myös kiinteistönhoidon ja kunnossapidon palvelualueilla. Siivouspalveluissa osuus on jo 25%. Tavoitteeseen pyrkimisessä käytetään kaupungin luomia rekrytointimalleja. Työntekijöiden saannin turvaamiseksi rekrytoidaan ja koulutetaan oppisopimusopiskelijoita. Tavoitteena olisi tutkinnon suorittamisen jälkeen kiinnittää koulutettu tutkinnon suorittaja vapaaseen vakanssiin. Matalapalkka- alat, fyysinen työ ja korkea keski-ikä ovat haasteellinen yhtälö myös jatkossa. Työkykyarviointien tarve lisääntyy ja kaupunkitasoinen päätös tarvitaan työtehtävien räätälöinnistä työkyvyn mukaan. Liikelaitoksella ei ole mahdollisuutta tilaaja-tuottajamallissa räätälöidä työtehtäviä. 4 Osaamisriskikartoitus. Mikä osaaminen on kriittistä nyt ja tulevaisuudessa? Minkälaista tärkeää osaamista henkilöstöltä puuttuu tulevaisuuden näkökulmasta? Onko vanhenevaa tai poistuvaa osaamista tai sellaista, joka on vain yhden henkilön varassa? Millä toimenpiteillä kriittistä osaamista lisätään (koulutuksella, perehdytyksellä, rekrytoimalla)? Vaikutus toimintaan Ajankohtaisuus Todennäköisyys Yhteensä: Riskin suuruus 1-5 1-5 1-5 Osaamisriski Toimenpide 1 Tietotekniikkaosaaminen vähäistä 5 5 5 5 Kiinteistönhoitajien ja laitoshuoltajien kouluttaminen, tietotekniikan perustaidot 2 Automaatiojärjestelmät 4 5 5 5 Kiinteistönhoitajien kouluttaminen järjestelmien käyttöön jatkuu 3 Hankintaosaaminen 4 4 5 5 Hankintaprojekti; innovatiiviset hankinnat, yhteistyö hankintapalveluiden kanssa 4 Esimiestaidot 5 5 5 5 Esimiestuki, työnohjaus, vertaisryhmät, JET -tutkinnot, Espoolainen johtaminen projektiin osallistuminen 5 Asiakaspalveluosaaminen 4 4 4 4 Asiakaspalvelukoulutusta esimiehille ja henkilöstölle 6 Sopimustekniikka 4 4 5 5 Sopimustekniikkaosaaminen tukipalveluiden henkilökunnalle ja yksiköi-
den päälliköille ja esimiehille, yhteiset mallit sopimuksiin toimialatasolla, 7 Kielitaito 3 3 3 3 Suomen kielen ammattisanaston varmistaminen maahanmuuttajille 8 Ammattiosaaminen 5 4 4 4 Jatkuva kouluttaminen ja osaamisen päivittäminen, tuetaan ja motivoidaan koulutukseen osallistumista 9 Rakennuttaminen 5 4 4 4 Rakennuttamispalvelujen osaprosessien tarkentaminen, valvontaprosessin laadinta, laadunvalvontajärjestelmä, kumppanuus vuosisopimustoimittajien kanssa. (1: pieni riski, 5: suuri riski)
5 Miten hankittava lisäosaaminen vaikuttaa yksikön henkilöstömäärän kehitykseen? Miksi? (x) Henkilöstömäärä vähenee ( ) Henkilöstömäärä pysyy ennallaan ( ) Henkilöstömäärä kasvaa Henkilöstömäärä alenee hieman luonnollisen poistuman kautta. Hankintaosaamiseen panostaminen, mahdolliset uudet ostopalveluiden kumppanuussopimukset ja laatujärjestelmän ja valvonnan kehittäminen mahdollistavat ostopalveluiden määrän lisäämisen. Vakanssien nimikkeitä vaihdetaan tarvittaviin tehtäviin normaalin poistuman kautta ja siirretään resurssia sinne missä työtehtävässä sitä tarvitaan. Ostopalvelujen ja oman palvelun määrää kehitetään yhteistyössä Tilakeskus liikelaitoksen kanssa luomalla yhteinen strategia. 6 Määrällinen henkilöstösuunnitelma eli arvio kokonaishenkilöstömäärän kehityksestä 12/2011 12/2012 12/2013 12/2014 12/2015 Vakinaisia 592 655 655 650 645 Määräaikaisia 27 28 20 10 10 - joista vakinaisten sijaisia 27 27 20 10 10 Yhteensä 619 683 675 660 655 Ryhmä 7 Muut resurssit (lähtökohta on, että työyksikkö varaa itse omaan talousarvioonsa riittävät henkilöstökustannukset) Mahdollisuus palkata/hyödyntää (x) Juniorimallilla palkatut (palkkaus enintään kahdeksi vuodeksi/juniori) Seniorimallilla palkatut (varmistaa tietotaidon siirtyminen)? Oppisopimuskoulutettavat Maahanmuuttajien rekrytointimallilla palkatut (enint.3v./maahanmuuttaja) Palkalliset harjoittelijat Palkattomat harjoittelijat Siviilipalvelusmiehet Kesätyöntekijät Työllistetyt x x (max 10) x (max 1) x (max 5) x (max 20) x (max 1) x (max 70) x (max 5) 8 Espoon strategiset tavoitteet henkilöstöä ja palveluja koskien - Johtaminen ja esimiestyö ovat hyvällä tasolla - Henkilöstö- ja osaamisrakenne tukee palvelujen järjestämisen kehittämistä ja palvelujen tehokasta tuottamista Mittarit: henkilöstömenot, sisältäen vuokratyövoimakustannukset, eivät kasva v. 2010 tasosta osaamisperusteinen henkilöstösuunnittelun malli on käytössä kaikissa tulosyksiköissä ja suunnitelma tukee palvelujen järjestämistä. - Jatkuvan parantamisen toimintamalli on käytössä - Henkilöstön työhyvinvointi on hyvä ja sairauspoissaolot ovat vähentyneet - Maahanmuuttajataustaisten henkilöiden osuus henkilöstöstä lähenee maahanmuuttajaväestön osuutta espoolaisista - Kaupungilla on korkeakoulu- ja toisen asteen tasoisia harjoittelu- ja työmahdollisuuksia
Palvelujen järjestäminen, päämäärä: Palvelujen järjestämistä ja palveluverkkoa on kehitetty tavoitetila 2020 -konseptin mukaisesti