Vantaan kaupungin tekstiilihankinnat - tekstiilityön tarvikkeet - reilun kaupan puuvilla työvaatteissa Salla Koivusalo 4.11.2015 Hankintakeskus
Vantaan kaupungin tavoitteet Toteuttaa kuntalakiin, VNK:n periaatepäätöksiin, EU:n hankintadirektiivin ja kansalliseen hankintalakiehdotukseen kirjattuja tavoitteita edistää sosiaalisesti kestäviä näkökohtia hankinnoissaan. Toteuttaa kaupungin arvojen mukaista toimintaa. 2
Hankinnan valmistelu lähtökohdat: Hierarkia ja vaikuttavuus Hankintaa määriteltäessä pohdittava hankinnan kohdetta ja sen merkittävyyttä ympäristö- ja sosiaalisen vastuun näkökulmasta Suurimman riskin ja/tai vaikuttavuuden hankintoihin kannattaa soveltaa ennakoivaa markkinavuoropuhelua Kaikissa hankintojen määrittelyvaiheissa on hyvä konsultoida erityisasiantuntijaa ja tarpeen mukaan ottaa mukaan toimittajakäynneille sekä työryhmiin Pyytää kommentoimaan tarjouspyyntöä ja kriteerejä sekä sopimusluonnosta Toimialalle, sektorille, tuoteryhmälle kohtuullisen yleinen ympäristö- tai sosiaalisen vastuun suoritustaso ehdottomaksi vaatimukseksi Tätä voidaan seurata sekä asettaa minimitasoja sopimuskaudelle Laatupisteillä erottautuvuutta, joka osoittaa sitoutumista kestävän kehityksen työhön Tätä voidaan seurata sekä asettaa minimitasoja sopimuskaudelle 21.1.2015 4
Hankintasopimuksen erityisehdot sosiaalisessa vastuussa Toimittajalla on oltava käytössään toimintatapoja sen varmistamiseksi, että sopimuskauden aikana toimitettavat tuotteet on valmistettu työntekijöiden perusoikeuksia kunnioittaen koko toimitusketjussa. Jos kansallisissa ja kansainvälisissä määräyksissä on eroja, noudatetaan tiukempaa määräystä. Toimintatavoilla on pyrittävä varmistamaan, että toimitettavat tuotteet on valmistettu seuraavia määräyksiä noudattaen: ILO:n yleissopimukset pakkotyöstä, lapsityöstä, syrjinnästä sekä järjestäytymisvapaudesta ja järjestäytymisoikeudesta (numerot 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 ja 182) YK:n lapsen oikeuksien yleissopimuksen 32 artikla valmistusmaan työsuojelulainsäädäntö sekä valmistusmaan voimassa oleva työlainsäädäntö, mukaan lukien vähimmäispalkkaa ja sosiaaliturvaa koskeva lainsäädäntö. Ehdotuksia varmennusmenetelmiksi: kansainvälisen standardin mukainen sertifikaatti (jos olemassa), esimerkiksi Reilu kauppa, Rainforest Alliance, SA 8000, ulkopuolisen, riippumattoman kolmannen osapuolen suorittama tarkastus, muu asiakirja, joka vahvistaa vaatimustenmukaisuuden. jos kolmea ensiksi mainittua ei ole saatavilla tai käytössä, toimittajan vaatimustenmukaisuusvakuutus tai -sitoumus, jota täydennetään sopimuskaudella itsearviointilomakkeen täyttämisellä ja sopimuskumppanien välisellä dialogilla sopimuskauden aikana. Hankintayksikön on syytä ilmoittaa tarjouspyyntöasiakirjoissa, edellyttääkö se edellä mainittuja selvityksiä jo hankintamenettelyn yhteydessä, vai pyytääkö se toimittajilta hankintamenettelyn aikana ainoastaan sitoumuksen vaatimusten mukaisuudesta ja sertifikaatin tai muun asiakirjan vasta ennen sopimuksen allekirjoittamista tai sopimuskauden aikana. Hankintayksiköllä on oikeus sopimuskauden aikana tarkastaa ja valvoa toimittajan sosiaalisten vaatimusten noudattamista sekä raportoida tuloksista. Itsearviointilomaketta voidaan käyttää kartoittamaan sosiaalisten vaatimusten toteutumista toimitusketjussa. Jos merkittäviä vaatimuksista poikkeamisia havaitaan, toimeksiantaja ja toimittaja laativat yhdessä parannussuunnitelman, jonka mukaisiin parannustoimenpiteisiin toimittajan on ryhdyttävä sovitun aikataulun mukaisesti. 21.1.2015 5
Sosiaalisen vastuun seuranta sopimuksessa Sosiaalisen vastuun seuranta voidaan jakaa Työllistämis- ja oppisopimusvelvoitteeseen ja sen seurantaan Tarjouspyynnössä selkeät henkilöt, työtehtävät ja työllistämisjaksot, joista edellytetään toimittajalta puolivuosittaista raportointia sopimuksen haltijalle ja työllisyyspalveluille. Jos velvoite ei täyty sopimuksessa määritelty sakoksi saman suuruinen summa, kuin työllistämisen kustannukset toimittajalle olisivat. Tarjouspyynnössä edellytetään suunnitelmaa työllistämis- tai työssä oppimisen tai oppisopimuskoulutus velvoitteen toteuttamisesta Määriteltävä mitä tarkoitetaan työllistämisellä (aiemmin työllistetty työtön työnhakija, mutta ei ole tarjousta jätettäessä samassa statuksessa) ja miten YT-menettelyt vaikuttavat Oppisopimuskoulutus ja työssä oppimisjaksot Työelämäoikeuksien ja lapsen oikeuksien toteutumiseen tuotannossa ja palveluissa Todentamaan että esim. Reilun kaupan tuotanto-olosuhteiden kriteerit täyttyvät Voidaan myös edellyttää kolmannen osapuolen riippumatonta selvitystä http://www.sedexglobal.com/ethical-audits/smeta/ Voidaan myös edellyttää tilaajan tekemää tai kolmannen osapuolen auditointia sopimuksen ehtona Tarjouspyynnössä itsearviointilomake tai muu vastaava selvitys, joka voi olla vähimmäisvaatimuksena tai laatupisteytyksenä. Vuositapaamisessa käydään itsearviontilomakkeen tai muun vastaavan selvityksen tulokset läpi ja keskustellaan parannustoimenpiteistä. Ne voidaan kirjata optioiden käyttöön oton edellytykseksi. Lainsäädännön kehitys on huomioitava mm. EUn uusi raportointivelvollisuus suurille pörssiyhtiöille 21.1.2015 6
Verhojen, verhotarvikkeiden, kankaiden ja tekstiilityön tarvikkeiden hankinta Vantaan ja Espoon kaupungeille Tarjouspyynnön valmistelussa kävimme läpi kankaisiin vaikuttavat ympäristöasiat läpi hyödyntäen Motivan hankintapalveluita ja hankintaohjeen luonnosta. Pyysimme tarjottavaksi yhtä puuvillakangasta, jonka 90% puuvillasta paino-% tulee olla luonnonmukaisesti viljeltyä. Todentaminen voidaan tehdä esittämällä tuotteen Joutsenmerkin tai EU-ympäristömerkin tai vastaavien merkkien sisältävien kriteerien vaatimukset. Tarjoajien oli mahdollista valita 100% puuvillakankaista, minkä tarjoavat luonnonmukaisesti viljeltynä (100% puuvillakankaita on excelissä 11 kpl:tta). Markkinavuoropuhelussa käytiin ympäristö- ja sosiaalisen vastuun näkökulmat läpi ja toimittajien puolelta ei ollut vastusta. Päädyimme käyttämään tarjouspyynnössä itseariviontilomakkeen täyttämistä. Huom!, vaatimuksena on vain täyttö ja sitoutuminen oman toiminnan ja varmentamisen kehittämisen toimenpideohjelmaan, joka laaditaan ko. itsearviointilomakkeen pohjalta. Itsearviointilomake täyttöohje itsearviointilomakkeeseen sopimuksen erityisehdot liite Vähimmäisvaatimus. Kankaat eivät saa sisältää; atsovärejä, joista vapautuu erilaisia amiineja, jotka on kielletty EU:n alueella (2002/61/EC direktiivi) Verhokankaissa on käytetty yleisesti Öko-tex sertifiointia ja EU-kukkaa. SL1 vaatimustasoon päästään pysyvästi palosuojatulla polyesterillä (Trevira CS tai vastaava). Huolimatta markkinavuoropuhelusta, tarjouksia tuli vähän. Kaikki tarjoajat täyttivät itsearviointilomakkeen. Nyt jatkamme sopimuskumppanin kanssa vuosittaisessa kokouksessa itsearviointilomakkeen läpikäyntiä. 21.1.2015 7
Vantaan kaupungin teknisen työn suojavaatteiden hankinta Tarjouspyyntö vaiheessa pyydettiin muotoilu ehdotus Reilun kaupan yhdistykseltä, joka lähettiin alan yrityksille kommenteille ja ennakkotiedoksi Vantaan kaupungin tahtotilasta. Vastausaikaa annettiin tarjoajille 2 viikkoa, jotta ehtivät saada dokumentaation kuntoon. Kriteerit todentavaksi dokumentaatioksi olivat: yrityksen tai tavarantoimittajan Reilun kaupan sertifiointisopimus (solmittu FLO-CERTin kanssa), yrityksen itse puuvillatiloilla suorittaman tai tilaaman auditoinnin raportti tai muu vastaava dokumentti. Vaatimuksena hankinnan osa-alueessa, koskien puuvillaisia T-paitoja Tuotteessa käytettävän raakapuuvillan osalta T-paidoissa toimittajan tulee taata, että tuotteesta maksetaan viljelijälle vähintään takuuhinta, joka kattaa ympäristöystävällisen tuotannon kustannukset sekä mahdollisuuden riittävään palkkatasoon tuottajaorganisaatiossa. Edellä mainitun hinnan tulee perustua erilaisten sidosryhmien välillä käytyyn konsultaatioon. Ostohinnan lisäksi tuotteesta on maksettu lisä, jonka ostaja maksaa tuottajaorganisaatiolle, esimerkiksi pienviljelijöiden tuottajaosuuskunnalle. Lisä on tarkoitettu yhteisön sosiaaliseen tai taloudelliseen kehittämiseen. Lapsityövoimaa ei ole hyväksi käytetty. Tuottajilla on mahdollisuus saada osa tuotteidensa myyntihinnasta ennakkorahoituksena, jos he pyytävät tätä tuotteen ostajalta. Tarjoaja vakuuttaa näiden ehtojen täyttyvän. 6.11.2015 Vantaan kaupunki, Salla Koivusalo 8
Vantaan kaupunki Toimiala Osoite puhelinnumero