VIRTAIN SEURAKUNTA KOKOUSKUTSU KOKOUSAIKA 3.5.2018 klo 16.15 KOKOUSPAIKKA Seurakuntatalo, toimitusten huone KÄSITELTÄVÄT ASIAT 1. Kokouksen avaus ja alkuhartaus 2. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3. Työjärjestyksen hyväksyminen 4. Pöytäkirjan tarkistajien valitseminen 5. Tilintarkastajan lausunto v. 2017 6. Kirkollisvaalit 2018 7. Lausuntopyyntö maakuntapohjaisistamaakuntajaoista 8. Keskusrekisteriasia 9. Palkkausasiat 10. Tarjous sijoitusvarallisuuden hoidosta 11. Viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat 12. Tiedotusasiat 13. Muut asiat 14. Kokouksenpäättäminen ja muutoksen hakuohjeet ESITYSLISTA NÄHTÄVÄNÄ Kokouksen esityslista pidetään yleisesti nähtävänä 24.4.2018 3.5.2018 viraston ilmoitustaululla PÖYTÄKIRJA NÄHTÄVÄNÄ Kokouksen tarkistettu pöytäkirja, johon on liitetty valitusosoitus on yleisesti nähtävänä taloustoimistossa arkisin ajalla 11.5.2018 24.5.2018 ALLEKIRJOITUKSET Hannu Haukkala Puheenjohtaja
VIRTAIN SEURAKUNTA Sivu 1 KOKOUSAIKA 3.5.2018klo 16.15 18.15 KOKOUSPAIKKA PAIKALLA OLLET JÄSENET Seurakuntatalo, toimitusten huone Haukkala Hannu, kirkkoherra, puheenjohtaja Asunmaa Matti Kalliomäki Eila Kammonen Riitta Riikonen Maija Vuorenmaa Tauno POISSA OLLEET JÄSENET MUUT PAIKALLA OLLEET Ilomäki Teija Herranen Reijo, kirkkovaltuuston pj. Tarvainen Harri, kirkkovaltuuston varapj. Ojala Leena, talouspäällikkö, sihteeri PYKÄLÄT 23-36 ALLEKIRJOITUKSET Hannu Haukkala Puheenjohtaja Leena Ojala Sihteeri PÖYTÄKIRJA TARKISTETTU Virrat Virrat Maija Riikonen Tauno Vuorenmaa PÖYTÄKIRJA OLLUT 11.5. 24.5.2018 arkisin klo 9-14 taloustoimistossa YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Leena Ojala Ilmoitustaulun hoitaja
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 2 KOKOUKSEN AVAUS JA ALKUHARTAUS Asia no 1 Puheenjohtaja Hannu Haukkala avasi kokouksen. KN 23 Pidettiin alkuhartaus ja laulettiin virsi 484. TODETAAN KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Asia no 2 Kirkkolain 7. luvun 4 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Kirkkoneuvoston päätöksen 240195/2 :n mukaan kutsu kirkkoneuvoston kokoukseen on toimitettava viimeistään viittä päivää ennen kokousta ja kutsuun on liitettävä mukaan kokouksen esityslista. KN 24 Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Asia no 3 Ehdotus: Kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan kokouksen työjärjestykseksi. KN 25 Esityslista hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi. Todettiin Muissa asioissa käsiteltävät asiat. PÖYTÄKIRJAN TARKISTAJIEN VALITSEMINEN Asia no 4 Kirkkoneuvoston ohjesäännön 11 :n mukaan: Pöytäkirjan tarkistaa kaksi kokouksen valitsemaa pöytäkirjan tarkistajaa tai jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Ehdotus: Kirkkoneuvosto valitsee kaksi pöytäkirjantarkistajaa. KN 26 Kokouksen pöytäkirjan tarkistajiksi valittiin Maija Riikonen ja Tauno Vuorenmaa.
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 3 TILINTARKASTAJAN LAUSUNTO V. 2017 Asia no 5 LO Virtain seurakunnan kirkkovaltuuston valitsema tilintarkastaja on tarkastanut Virtain seurakunnan hallinnon, kirjanpidon ja tilinpäätöksen tilikaudelta 1.1.2017 31.12.2017 ja antanut siitä lausunnon 2.5.2018. Kirkkoneuvostolle esitetään kirkkoherran ja talouspäällikön allekirjoittama vahvistuskirje tilintarkastajalle. Liite 1. Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle vuoden 2017 tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille. KN 27 Kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti päätösesityksen.
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 4 KIRKOLLISVAALIT v. 2018 Asia no 6 HH Seurakuntavaaleissa 18.11.2018 valitaan Virtain seurakunnan kirkkovaltuuston jäsenet (19) Vaalit toimitetaan joka neljäs vuosi samanaikaisesti kaikissa seurakunnissa. Seurakuntavaalit ovat välittömät, salaiset ja suhteelliset. Kaikilla äänioikeutetuilla on yhtäläinen äänioikeus. Vuoden 2018 vaalit toimitetaan sunnuntaina 18.11.2018 klo 11-20. Ennakkoäänestysaika on tiistaista lauantaihin 6.-10.11.2018. Kirkon vaalijärjestys 4: Vaalit toimittaa seurakunnan vaalilautakunta, joka tulee asettaa viimeistään vaalivuoden toukokuussa. Kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto nimeää vaalilautakunnan puheenjohtajan. Vaalilautakunta valitsee ensimmäisessä kokouksessaan varapuheenjohtajan. Vaalilautakunta nimeää ensimmäisessä kokouksessaan itselleen sihteerin. Sihteerin ei tarvitse olla vaalilautakunnan jäsen. Suositeltavampaa onkin, että sihteeriksi nimetään joku seurakunnan viranhaltija tai työntekijä, jolla on aikaisempaa kokemusta vastaavan tyyppisistä tehtävistä. Vuoden 2018 seurakuntavaalien toimittamisesta seurakunnassa huolehtii vaalilautakunta. Vaalilauta-kunnan asettaa kirkkovaltuusto tai seurakuntaneuvosto. (KL 23:19) Vaalilautakunta tulee asettaa 31.5.2018 mennessä (KVJ 2:4,1). Vaalilautakuntaan kuluu puheenjohtaja ja vähintään neljä muuta jäsentä sekä vähintään yhtä monta varajäsentä. Varajäsenet on asetettava siihen järjestykseen, jonka mukaan he tulevat jäsenten sijaan. (KL 23:19) Varajäsenet eivät siis ole henkilökohtaisia. Koska myös puheenjohtaja on vaalilautakunnan jäsen, tulee varajäseniä olla vähintään viisi. Vaalilautakuntaan kannattaa valita enemmän jäseniä kuin laissa edellytetään ja riittävästi varajäseniä, jotta vaalikelpoisuuden menetys tai muut yllättävät tilanteet eivät vaikuta lautakunnan päätösvaltaisuuteen. Vaalilautakunnan jäsenten lukumäärää arvioitaessa on hyvä ottaa huomioon mahdollinen jakautuminen äänestysalueisiin sekä kokemukset aikaisempien vaalien toimittamisesta. Esimerkiksi ennakkoäänien laskemista varten voi olla käytännössä tarpeen valita useampia varajäseniä kuin, mitä varsinaisten jäsenten lukumäärä on. Kirkkoneuvoston tulee lisäksi valita lehti, jossa vaalien ilmoitukset julkaistaan. Lisäksi vaalilautakuntaa valitessa tulee huomioida, että saatavilla on riittävästi varamiehiä, mikäli vaalilautakuntaan valitaan ehdolle asettuva henkilö tai tämän sukulainen. Seurakuntavaalien ehdokas tai hänen puolisonsa, lapsensa, sisaruksensa tai vanhempansa ei voi toimia enää samassa seurakunnassa vaalilautakunnan jäsenenä, vaalilautakunnan varajäsenenä, vaalitoimitsijana eikä vaaliavustajana. Puolisolla tarkoitetaan aviopuolisoa sekä ehdokkaan kanssa avioliitonomaisissa olosuhteissa tai rekisteröidyssä parisuhteessa elävää henkilöä. Kirkkoherraa koskevat samat esteellisyyssäännökset ja tämän vuoksi hän ei enää välttämättä ole vaalilautakunnan jäsen, vaikka se on suositeltavaa.
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 5 KIRKOLLISVAALIT v. 2018 Vaalilautakuntaan ja keskusvaalitoimikuntaan tulisi mahdollisuuksien mukaan pyrkiä nimeämään jäseniä siten, että toimielimessä olisi sekä miehiä että naisia kumpiakin vähintään 40 prosenttia (KL 23:8). Mainittakoon vielä, että Virtain seurakuntaa ei jaeta äänestysalueisiin vaan äänestyspaikkana 18.11. on vain Virtain kirkko. Ehdotus: Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se valitsi vaalilautakuntaan 5 jäsentä ja kuusi varajäsentä sekä valitsisi puheenjohtajan. Kirkkoneuvosto päättää, että vaali-ilmoitukset julkaistaan Suomenselän Sanomat-lehdessä. KN 28 Kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti päätösesityksen.
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 6 LAUSUNTO MAAKUNTAPOHJAISISTA HIIPPAKUNTAJAOISTA Asia no 7 HH Kirkkohallitus pyytää seurakuntaa sähköisesti antamaan lausunnon maakuntapohjaisesta hiippakuntajaosta. Se koskee myös Virtain seurakuntaa, joka kirkolliskokouksen mahdollisella päätöksellä vuoden 2020 alusta siirtyisi Pirkanmaan maakunta-alueeseen kuulumisen perusteella Tampereen hiippakuntaan. Oheiset liitteet on jaettu neuvoston jäsenille 24.4.2018 keskustelutilaisuudessa. Virtain srk antoi edellisessä lausuntokyselyssä vuonna seuraavan mielipiteen. Tampereen hiippakuntaa pidettiin kooltaan suurena eikä siihen suuntaan ole ollut yhteyksiä. Lisäksi Virrat on saanut hyvää palvelua Lapuan hiippakunnasta. Silloisen lausunnon perusteena oli Tampereen suuri koko. Uudessa lausuntoehdotuksessa tilanne näyttää muuttuvan siten, että Päijät-Hämeen alue Lahden ympäristöseurakuntineen tulisi siirtymään Mikkelin hiippakuntaan ja vastaavasti Pirkanmaan pohjoiset seurakunnat Parkano, Kihniö ja Virrat siirtyisivät Tampereen hiippakuntaan. Johtoryhmässä 24.4. tämä ajatus näytti saavan kannatusta, samoin neuvoston keskustelutilaisuudessa saman päivän iltana. Ehdotus: Kirkkoneuvosto käy läpi liitteenä olevan lausuntopyynnön ja antaa siitä sähköisesti lausunnon siirtymisestä hiippakuntarajojen tarkistamisen yhteydessä Tampereen hiippakuntaan. KN 29 Kirkkoneuvosto suhtautuu myönteisesti siihen, että Virtain seurakunta siirtyy Lapuan hiippakunnasta Tampereen hiippakuntaan. Ratkaisuun vaikuttaa mm. Päijät-Hämeen siirtyminen Mikkelin hiippakuntaan. Virrat kuuluu Tampereen talousalueeseen. Kirkkoherra lähettää lausunnon sähköisesti.
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 7 KESKUSREKISTERIASIA Asia no 8 HH Tällä hetkellä Suomen kirkossa on meneillään ns. keskusrekisteriuudistus. Se tarkoittaa kirkkoherranviraston asioinnin siirtymistä suurempaan yksikköön ja palvelun paranemista joiltain osin (mm. sijaisuudet). Tarkoituksena on, että hiippakunnissa aluekeskusrekisterit aloittaisivat vuoden 2019 alusta siten, että ensimmäiset seurakunnat voisivat tulla tuolloin mukaan ja seuraavat vuoden 2020 alusta. On toivottu, että huhtikuun loppuun mennessä olisivat selvillä ne seurakunnat, jotka haluavat ensimmäisten joukossa tulla osaksi aluekeskusrekisteriä. Näiden seurakuntien edustajien kesken käytäisiin tarkempi neuvottelu käytännöistä ja myös seurakuntien välisestä sopimuksesta. Sopimuksen olisi syytä olla valmiina heti syksyn alussa, jotta sen voisi kussakin seurakunnassa viedä kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Tällä hetkellä on ajatus, että aluekeskusrekisterissä noudatettaisiin ns. keskitettyä mallia, jossa seurakunta hoitaisi tilausten vastaanottamisen silloin kuin se tapahtuu kasvokkain ja antaisi Kirjurista elää-virkatodistukset. Muu keskusrekisterin toiminta tapahtuisi Tampereella, siis mm. puhelinpalvelu, sähköinen palvelu, virkatodistusten ja sukuselvitysten laatiminen, lähettäminen ja laskuttaminen. Aluekeskusrekisterillä olisi myös vastuu luovutettavista tiedoista. Yksi aluekeskusrekisteriin liittymisen ehto on se, että kirkonkirja-aineisto on digitoitu. Palvelu paikallisseurakuntien virastoissa ei siis kokonaan poistuisi vaan palvelua olisi edelleenkin ns. seurakuntatoimistona haudanhoidon, tilojen varaamisen yms. suhteen. Kustannukset jaettaisiin seurakuntien kesken jäsenmäärien suhteessa. Tässä ei siis myydä palvelua, vaan jaetaan yhteisestä toiminnasta syntyviä kustannuksia. Tätä laskelmaa Tampereella ei ole vielä tehty, mutta sen mukaan mitä muista keskusrekistereistä on kuultu, suuruusluokka saattaisi olla esim. noin 3 euroa / jäsen. Ilmeisesti tässä maksetaan ensin talousarvion mukainen summa ja kunkin vuoden tilinpäätöksen valmistuttua joko peritään lisää tai palautetaan/hyvitetään liikaa perityt maksut. Pirkkalassa järjestettiin 19.4.2018 alueen johtavien viranhaltijoiden kokous. Virtain
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 8 KESKUSREKISTERIASIA näkökulmasta olisi tarjolla myös Lapuan hiippakunnan keskusrekisteri, mutta siihen liittyminen ei olisi perusteltua etenkään siksi, että suunnitteilla on ns. maakuntapohjainen hiippakuntajako samalla aikataululla. Ehdotus: Kirkkoneuvosto päättää, että liitytään keskusrekisteriin v. 2020. Samalla kirkkoneuvosto päättää, että Virtain srk liittyy kirkkovaltuuston päätöksellä Tampereen hiippakunnan aluerekisteriin. Rekisterin on pitkällä tähtäimellä luontevaa olla sama kuin hiippakuntaan kuuluminen maakuntarajojen tarkistamisen jälkeen. Ennen kuin päätös ja sopimusluonnos menevät kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi, varataan työntekijöille ja luottamushenkilöille mahdollisuus antaa asiasta lausunto. KN 30 Kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti päätösesityksen.
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 9 PALKKAUSASIAT Asia no 9 Kirkon virka- ja työehtosopimus on vahvistettu vv. 2018 2020. LO Ehdotus: Yleisen palkkausjärjestelmän palkantarkistukset toteutetaan ohjeitten mukaisesti. Ylimmän johdon palkantarkistuksia ja palkkausjärjestelmän muutosta valmistelee johtoryhmä. Muita tarkistuksia, suorituslisän käyttöön ottoa 1.1.2020 ym. valmistelemaan valittiin johtoryhmä ja luottamusmies. KN 31 Kirkkoneuvosto hyväksyi päätösesityksen.
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 10 TARJOUS SIJOITUSVARALLISUUDEN HOIDOSTA Asia no 10 LO Op Private Tampere on tehnyt tarjouksen Virtain seurakunnalle sijoitusvarallisuuden hoidosta. Palvelun aloitussumma 200.000 euroa. Sijoittajaprofiiliksi sovittu maltillinen. Raportoinnit sopimuksen mukaan. Asiakkuusopimuksen vuosimaksu 500 euroa/vuosi + alv. Op Private Strategia-rahastoissa ei ole erillisiä merkintä eikä lunastuskuluja. Ehdotus: Virtain seurakunta tekee sopimuksen sijoitusvarallisuuden hoidosta Op Private Tampere. Liite. KN 32 Kirkkoneuvosto hyväksyi yksimielisesti päätösesityksen.
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 9 VIRANHALTIJOIDEN PÄÄTÖSPÖYTÄKIRJAT Asia no 11 Käsiteltiin ja hyväksyttiin kokoukselle esitetyt viranhaltijoiden päätöspöytäkirjat: KN 33 - vt. kirkkoherra Jukka Taskinen, 15-31.3.2018 - kirkkoherra Hannu Haukkala, 6.4.2018 24.4.2018
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 10 TIEDOTUSASIAT Kirkkoneuvostolle annettiin tiedoksi: Asia no 12 - Kurjenkylän Rukoushuoneyhdistys ry:n tuloslaskelma ja tase, pöytäkirja KN 34 11.3.2018.
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 11 MUUT ASIAT - Seurakunnan lomalista 1.5.2018 30.9.2018 tiedoksi. Asia no 13 - Seurakunnalta on tiedusteltu voiko sirottelualueen muistomerkille asettaa KN 35 laatta, jossa tietoja seurakunnalle takaisin luovutettujen hautojen vainajista. Kirkkoneuvosto päätti, että edelleen sirottelualueen muistomerkkiin tulee vain niiden vainajien nimet, joiden tuhkat on siroteltu tälle alueelle. Laatat kiinnitetään kuolin tapauksien mukaisessa järjestyksessä. Päätettiin selvittää mahdollisuutta hankkia muistomerkki hautausmaalle, johon voidaan kiinnittää laattoja joissa esim., luovutettujen hautojen vainajien nimiä. Talouspäällikkö on yhteydessä kiviveistämöihin ja seurakuntiin joissa vastaava muistomerkki käytössä. - Kirkkoneuvosto hyväksyi Seurakuntien päihdeasioiden toimintamallin. Yleiskirje A7/2015 sekä Suositus päihdeongelmien ennaltaehkäisystä, päihdeasioiden käsittelystä ja hoitoonohjauksesta työpaikoilla. Seurakunnassa toimitaan tämän suosituksen mukaisesti. Harri Tarvainen poistui klo 17.30 ja Riitta Kammonen klo 17.50.
VIRTAIN SEURAKUNTA 3.5.2018 Sivu 12 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN JA MUUTOKSENHAKUOHJEET Asia no 14 Puheenjohtaja Hannu Haukkala päätti kokouksen klo 18.15 ja annettiin muutoksen KN 36 hakuohjeet. Laulettiin yhdessä virsi 548.