YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 1 Kokousaika Keskiviikkona 23.3.2017 kello 18.00 Kokouspaikka Keskusseurakuntatalo, Rauhankatu 14, Hämeenlinna Läsnä Timo Kalaja puheenjohtaja Käsitellyt asiat 31 - - Allekirjoitukset Puheenjohtaja Timo Kalaja Sihteeri Kai Kauppinen Pöytäkirjan Tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna.. 2017 Allekirjoitukset Pöytäkirja Yleisesti Nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto.2017 Todistaa Kirkkoherra Timo Kalaja Otteen Oikeaksi Todistaa:
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 2 31 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 32 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty jäsenille sähköpostilla ja kirjepostina maanantaina 20.3.2017. Yhteisen kirkkoneuvoston kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 33 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukainen järjestys. 34 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. 35 Kanta-Hämeen uusi maakuntakaava Kanta-Hämeen uusi maakuntakaava on valmistunut luonnosvaiheeseen. Kaavan valmisteluaineisto ja kaavaluonnos ovat olleet yleisesti nähtävillä, jotta kansalaiset sekä eri tahot voivat esittää kaavasta mielipiteensä. Maakuntakaava on yleispiirteinen suunnitelma alueiden käytöstä maakunnassa. Maakuntakaavassa ratkaistaan valtakunnallisesti, maakunnallisesti ja seudullisesti merkittävät alueiden käyttöön liittyvät kysymykset sekä sillä ohjataan kuntien kaavoitusta. Hämeen liiton suunnittelujohtaja Heikki Pusa tulee esittelemään asiaa kokoukseen. Lisätietoja asiasta www.hameenliitto.fi/maakuntakaava2040 Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 3 36 Ilmoitusasiat Kirkkohallituksen yleiskirje nro 4 / 2017 Lausunto maahanmuuttajan kasteesta Kirkkohallituksen yleiskirje nro 5 / 2017 Kansallinen veteraanipäivä 27.4.2017 Kirkkohallituksen yleiskirje nro 6 / 2017 Varautuminen Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen Hauhon seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 1 / 2017 Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 2 / 2017 Kalvolan seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 2 / 2017 Lammin seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 2 / 2017 Tuuloksen seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirjat 1, 2 ja 3 / 2017 Seurakuntayhtymän johtoryhmän kokousmuistio 3 / 2017 Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. 37 Viranhaltijoiden päätösluettelot Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ja talousjohtaja pitävät tekemistään viranhaltijapäätöksistä päätösluetteloja ja heidän on toimitettava päätösluettelot yhteiselle kirkkoneuvostolle tiedoksi seuraavaan kokoukseen (Hml srkyn yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 22 ). Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ei ole tehnyt viranhaltijapäätöksiä. Talousjohtajan päätökset numerot 5 6 / 2017 ovat nähtävillä kokouksessa. Yhteinen kirkkoneuvosto 1. hyväksyy talousjohtajan päätösluettelot 2. ei käytä otto-oikeuttaan päätöksiin.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 4 38 Yhteisen kirkkovaltuuston päätökset n liitteenä 1 on yhteisen kirkkovaltuuston kokouspöytäkirja 1.2.2017. Kirkkolain 10 luvun 1 :n 1 momentin 4 kohdan mukaan yhteisen kirkkoneuvoston tehtävänä on huolehtia yhteisen kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta ja 6 :n mukaan valvoa yhteisen kirkkovaltuuston päätösten laillisuutta. Yhteinen kirkkoneuvosto toteaa, että yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessaan 1.2.2017 tekemät päätökset ovat täytäntöönpanokelpoisia. 39 Seurakuntayhtymän verotulokertymä helmikuu 2017 Liitteenä 2 on seurakuntayhtymän kirkollisveron tilitykset ajalta 1.1.- 28.2.2017. Talousjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. 40 Seurakuntayhtymän vuoden 2016 tilinpäätös ja tasekirja Talous- ja henkilöstöjaosto 1 / 16.3.2017 / 10 Hämeenlinnan seurakuntayhtymän taloussäännön 22 :n mukaan tilinpäätös on laadittava maaliskuun loppuun mennessä kirkkojärjestyksen sekä kirjanpitolain ja - asetuksen säännösten, kirkkohallituksen ja yhteisen kirkkoneuvoston ja sen talousja henkilöstöjaoston antamien ohjeiden sekä taloussäännön määräysten mukaisesti. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen, rahoituslaskelman, talousarvion toteutumisvertailun sekä toimintakertomuksen. Talousarvion toteutumisvertailu koostuu käyttötalous-, tuloslaskelma-, rahoitus- ja investointiosasta. Tilinpäätöksen allekirjoittaa päätösvaltainen yhteinen kirkkoneuvosto ja talousjohtaja. Allekirjoitettu tilinpäätös luovutetaan tilintarkastajille viipymättä sen valmistuttua. Tilinpäätösaineisto sidotaan tasekirjaksi. Seurakuntayhtymän tilinpäätöstä vuodelta 2016 laadittaessa on sovellettu kirkkohallituksen virastokollegion hyväksymää ohjetta tilinpäätöksen laatimisesta. Myös kiinteistö- ja hallintomenojen kohdentamisesta on laadittu erillislaskelma kirkkohallituksen ohjeiden mukaisesti.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 5 Hämeenlinnan seurakuntayhtymän tilinpäätös oli ylijäämäinen 489.431,60 euroa (vuonna 2015 ylijäämä 1.373.236,39). Talousarviossa ylijäämäksi ennustettiin 22.952 euroa. Ennustettua suurempi ylijäämä johtui ennen kaikkea toimintamenojen säästöistä, vuodelta 2015 tilitetyistä yhteisöveroista ja Rengon pappilan myynnistä. Myös puun myyntituotot olivat arvioituja suuremmat. Kirkollisveroja tilikaudella kertyi 11.023.667 (11.316.050) euroa ja valtionkorvausta 1.329.264 (0) euroa. Yhteisöveroa aiemmilta vuosilta kertyi 201.223 (1.362.937) euroa. Verotuloja kertyi yhteensä 12.554.154 (12.678.989) euroa, mikä on noin 320.000 euroa enemmän kuin mitä talousarviossa ennustettiin mutta noin 125.000 euroa vähemmän kuin vuonna 2015. Toimintatuotot (ilman sisäisiä eriä) olivat 2.080.817 (2.084.549) euroa. Toimintakulut olivat -12.119.841 (-11.661.998,72) euroa. Rahoitustuottoja kertyi tilikauden aikana 147.326 (250.277) euroa. Suunnitelman mukaiset poistot olivat tilikaudelta -886.829 (-889.847) euroa. Satunnaisia tuottoja kertyi 189.361 (120.994) euroa Rengon pappilan myyntivoitosta. Aiemmasta poiketen satunnaiset tuotot on kirjattu toimintatuottoihin (muut toimintatuotot). Tilikauden kaikki investoinnit ja hankkeet kirjattiin niiden luonteesta johtuen kuluksi (vuonna 2015 käytettiin 111.191 euroa). Merkittävimmät hankkeet olivat hautausmaiden sankarihauta-alueiden ja muistomerkkien kunnostus sekä Rengon kirkon katon tervaus. Rahoituslaskelma osoittaa, että seurakuntayhtymän rahavarat ovat tilikauden aikana lisääntyneet 1.304.724 (2.169.975) euroa. Yhtymällä oli tilinpäätöshetkellä noteeratuissa arvopapereissa ja pankkitileillä yhteensä 10.945.212 euroa. Seurakuntayhtymän noteeratut sijoitukset ja rahoitusarvopaperit on kirjattu hankinta-arvoon tai sitä alempaan markkina-arvoon. Lyhytaikaista vierasta pääomaa oli 1.510.978 euroa, josta 993.486 euroa on henkilöstökuluihin liittyviä jaksotuksia. Pitkäaikaista vierasta pääomaa ei seurakuntayhtymällä ole. Liitteenä 3 on seurakuntayhtymän tasekirja vuodelta 2016. Talousjohtajan päätösesitys: Talous- ja henkilöstöjaosto käsittelee seurakuntayhtymän vuoden 2016 tilinpäätöksen ja tasekirjan liitteineen sekä lähettää aineiston edelleen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi ja allekirjoitettavaksi Päätösesitys hyväksyttiin. Yhteinen kirkkoneuvosto Liitteenä 3 on seurakuntayhtymän tasekirja vuodelta 2016. Talousjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee, hyväksyy ja allekirjoittaa seurakuntayhtymän vuoden 2016 tilinpäätöksen ja tasekirjan liitteineen sekä lähettää aineiston edelleen tilintarkastajan tarkastettavaksi.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 6 41 Kiinteistöstrategia Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 20.9.2016 / 48 / Kiinteistöstrategia Kiinteistöstrategiatyöryhmä on saanut kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan sille asettaman tehtävän valmiiksi. Työryhmän tuottama strategiamateriaali esitellään kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle kokouksessa 20.9.2016. Tämän kokouksen jälkeen materiaali lähetetään lausunnoille seurakuntaneuvostoihin ja edelleen seurakuntayhtymän hallintoelimet käsittelevät strategiamateriaalin ja siitä saadut palautteet vuoden 2016 loppuun mennessä. Valmistunut kiinteistöstrategiamateriaali esitellään yhtymän koko henkilökunnalle sekä seurakuntaneuvostojen, yhteisen kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkoneuvoston ja kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan jäsenille 22.9.2016 klo 18.00 alkaen Hämeenlinnan kirkossa. Esittelyn jälkeen alkaa yhteisen kirkkovaltuuston kokous. Materiaalin esittelee strategiatyössä konsulttina toiminut Johanna Holmström / Newsec Asset Management Oy. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta tutustuu kiinteistöstrategiamateriaaliin ja lähettää materiaalin yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Johtokunta tutustui kiinteistöstrategiatyöryhmän materiaaliin. Asiasta käydyn keskustelun pohjalta materiaaliin tehtiin täydennyksiä. Lisäksi johtokunta hyväksyi, että materiaalista korjataan muotovirheet sekä täsmennetään asiasisältöä selkeämpään muotoon. Täydennetty materiaali lähetetään yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Yhteinen kirkkovaltuusto 22.9.2016 / 13 / Kiinteistöstrategian esittely Viime joulukuussa talousarviota hyväksyessään yhteinen kirkkovaltuusto linjasi kiinteistöstrategian laadinnan olevan vuoden 2016 avaintavoitteita, koska kiinteistöstrategialla luodaan perustaa, jolla voidaan objektiivisesti arvioida eri toimitilojen merkitystä ja tarvetta tulevina vuosina. Strategian pohjalta hallinnoidaan ja kehitetään seurakuntayhtymän kiinteistöomaisuutta tulevaisuudessa. Kiinteistöt arvotetaan ja suunnitellaan kaikki kiinteistöihin kohdistettavat toimenpiteet, investoinnit ja niiden ylläpito. Lisäksi pohditaan tilojen käyttötarvetta ja etsitään vaihtoehtoisia ratkaisuja. Strategia ei ole päätös yksittäisen kohteen osalta, vaan se luo ja valmistelee päätöksenteon perusteita yksittäisiä kohteita arvioitaessa. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta nimesi kesäkuussa 2015 kiinteistöstrategiaa valmistelevaan työryhmään johtokunnan jäsenistä seuraavat henkilöt: Antti Hieta (pj, Hml-Vja), Reetta-Maria Tolonen Salo (Hml-Vja), Irja Appelroth (Hml-Vja), Liisa Ilonen-Teivonen (Hauho) ja Jorma Lundström (Lammi) sekä yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Erkki Alanen (Hml-Vja) ja kiinteistöpäällikkö Eija Rantala. Sihteeriksi nimettiin kiinteistösihteeri Tuija Niemi-Nikkola. Työtä ohjaamaan valittiin kiinteistö- ja tilastrategioiden asiantuntijaosaaja Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä. Kiinteistöstrategiatyöryhmä on elokuun lopulla saanut kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan sille asettaman tehtävän valmiiksi. Liitteenä 1 olevan kutsun mukaisesti Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä esittelee
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 7 kiinteistöstrategiamateriaalin yhteisen kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkoneuvoston, kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan ja seurakuntaneuvostojen jäsenille sekä henkilöstölle. Tämän yhteisen esittelytilaisuuden jälkeen laadittu aineisto lähetetään yhteiselle kirkkoneuvostolle, joka pyytää lausunnot kaikilta seurakuntaneuvostoilta ja henkilöstön edustajilta. Lisäksi www-sivuille tehdään palautekanava, johon seurakuntalaiset voivat jättää omia mielipiteitään asiasta. Yhteinen kirkkovaltuusto: Kiinteistö- ja tilastrategioiden asiantuntijaosaaja Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä esitteli kiinteistö- ja hautatoimen johtokunnassa hyväksytyn kiinteistöstrategian. Puheenjohtaja Erkki Alanen kutsui kiinteistöstrategiatyöryhmän puheenjohtajan Antti Hiedan johtamaan aiheeseen liittyvää keskustelua ja jakamaan puheenvuoroja kiinteistöstrategian pohjalta esitettyihin tarkentaviin kysymyksiin. Kokouksessa esitetty aineisto sekä videotallenne ovat nähtävissä Hämeenlinnan seurakuntayhtymän nettisivuilla osoitteessa www.hameenlinnanseurakunnat.fi, josta löytyy myös sähköinen palautelomake seurakuntalaisia varten. Yhteinen kirkkoneuvosto 6.10.2016 / 69 / Lausuntopyyntö kiinteistöstrategiasta seurakuntaneuvostoilta ja henkilöstön edustajilta Liitteinä 3, 4 ja 5 on kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kokouksessa käsitellyt asiakirjat. Kiinteistöpäällikkö Eija Rantala esittelee asiakirjat kokouksessa. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto tutustuu liitteiden 3, 4 ja 5 mukaiseen kiinteistöstrategiamateriaaliin ja lähettää materiaalin lausunnolle kaikille seurakuntaneuvostoille ja henkilöstön edustajille (yhteistyötoimikunnan luottamusmies jäsenet). Lausunnot tulee jättää 2.12.2016 mennessä. Päätösesitys hyväksyttiin. Asiasta käydystä vilkkaasta keskustelusta pöytäkirjaan päätettiin kirjata seuraavat seikat: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto pyytää seurakuntaneuvostoja kiinnittämään erityistä huomiota kohtaan Kiinteistöjohtaminen (liite 4 / Kiinteistöstrategia 2017-2022) sekä Luovutaan heti merkittyihin kohteisiin oman seurakunnan alueella. 2. Päätöksenteon yhteydessä käytiin keskustelu kiinteistöstrategian lapsivaikutuksista ja todettiin, että tarvittavat vaikutusarviot laaditaan asian käsittelyn myöhemmissä vaiheissa. 3. Viestintäpäällikkö tarkistaa kiinteistöstrategian liitteiden 3, 4 ja 5 kieliasun ennen niiden lähettämistä seurakuntaneuvostoille. Tämä kielellisesti korjattu merkitään Versio 2 -merkillä. Kokouksessa käsitelty on Versio 1. Molemmat versiot kulkevat liitteinä. Yhteinen kirkkoneuvosto 7.12.2016 / 98 / Kiinteistöstrategian yhteenveto Kaikki seurakuntaneuvostot ja henkilöstön edustajat ovat jättäneet lausuntonsa määräpäivään 2.12.2016 mennessä, joten virallisia lausuntoja on yhteensä kuusi.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 8 Kaikissa lausunnoissa kiiteltiin sitä, että strategiaprosessi on käynnistetty ja että strategiatyötä on huolellisesti tehty. Seurakuntayhtymällä on lukuisa määrä kiinteistöjen elinkaariajattelun mukaisia eri-ikäisiä kiinteistöjä, joten tähän pohjautuen strategian aikajänne, salkutus sekä kuntoluokat saavat osin kriittistäkin arviointia. Myös alueellisia eroja näkyy lausunnoissa. Toiminnan näkökulmaa olisi haluttu valmistelutyöryhmään lisätä mutta toisaalta ihmisten/seurakuntalaisten sijoittaminen strategian keskiöön saa kiitosta. Myös konkreettisia esityksiä luovuttavista kohteista saatiin. Seurakuntayhtymän www-sivujen palautekanavaan saatiin yhteensä 37 palautetta. Palautteista 33 oli seurakuntalaisilta ja 4 henkilöstöltä. Eniten palautteita saatiin koskien Syöksynsuun leirikeskusta ja Lammin seurakuntataloa. Kaikille palautekanavaan vastanneille pyrittiin myös vastaamaan kiittäen jätetystä mielipiteestä. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi sekä lähettää saadut lausunnot ja palautteet strategiatyöryhmälle jatkovalmistelua varten. Yhteinen kirkkoneuvosto toivoo saavansa esityksen seuraavaan kokoukseensa 18.1.2017 mennessä, jotta kiinteistöstrategia saadaan yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi 1.2.2017. Päätösesitys hyväksyttiin. Yhteinen kirkkoneuvosto 18.1.2017 / 11 / Kiinteistöstrategian yhteenveto Saadut lausunnot (7 kpl) ja palautteet (37 kpl) käsiteltiin strategiatyöryhmän kokouksessa 14.12.2016, jolloin kaikkiin saatuihin lausuntoihin ja palautteisiin pyrittiin vastaamaan. Käsittelyn pohjalta laadittu laaja ja seurakunnittain jaoteltu aineisto on esityslistan liitteenä 4. Palautteiden runsaudesta ja laajuudesta johtuen varsinainen strategia-materiaali ei ole vielä valmis esiteltäväksi. Materiaalin työstäminen vaatii lisäaikaa ja käsittelyä joudutaan siirtämään. Tavoitteena on saada materiaali esittelykuntoon viimeistään helmikuun aikana. Työn valmistumisesta vastaavat strategiatyöryhmän puheenjohtaja Antti Hieta ja kiinteistöpäällikkö Eija Rantala, lisäksi viestintäpäällikkö Mikko Hieta osallistuu liitteiden kieliasun tarkistamiseen. Strategiatyöryhmä kutsutaan koolle, jos se katsotaan tarpeelliseksi. Lisäksi käytetään strategiakonsulttia esim. visualisoinnin ja avainhankkeiden tekstimuutosten korjauksissa. Muokattu strategiaversio merkitään Versio 3 -merkillä. Kokouksessa kiinteistöpäällikkö Eija Rantala antaa lisäselvitystä asiasta. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin. Yhteinen kirkkoneuvosto Strategiatyöryhmän puheenjohtaja Antti Hieta, kiinteistöpäällikkö Eija Rantala ja viestintäpäällikkö Mikko Hieta viimeistelivät maaliskuun alussa liitteen 4 mukaiset kiinteistöstrategian versio 3.1. asiakirjat. Visualisoinnin ja
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 9 avainhankkeiden tekstimuutosten korjauksissa on käytetty apuna myös strategiakonsultti Johanna Holmströmiä. Asiakirjat valmistuivat 16.3.2017. Kiinteistöpäällikkö Eija Rantala esittelee Kiinteistöstrategia versio 3.1. asiakirjat kokouksessa. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee ja hyväksyy liitteen 4 mukaiset kiinteistöstrategia versio 3.1. asiakirjat ja lähettää ne käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi yhteiselle kirkkovaltuustolle 23.5.2017 kokoukseen. 42 Muut asiat 43 Seuraava kokous Seuraava yhteisen kirkkoneuvoston kokous pidetään torstaina 4.5.2017 klo 18.00 Vanajan seurakuntakodilla. 44 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 45 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.