Vanajan seurakuntakoti, Vanajanraitti 5, Hämeenlinna

Transkriptio

1 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 1 Kokousaika Keskiviikkona kello Kokouspaikka Vanajan seurakuntakoti, Vanajanraitti 5, Hämeenlinna Läsnä Timo Kalaja Aulis Ansaharju Riitta Aumo Jari Eerola Iija Filen Jussi Hanska Anja Huostila Heikki Kilpeläinen Jaana Kivikko Jouni Lehtonen Heikki Lindroth Anneli Marttila Pentti Nyholm Antti Puuska Ilkka Sorsa Kirsti Suoranta puheenjohtaja varapuheenjohtaja (saapui ) vara Erkki Alanen Leena Pietilä ykv pj. ykv vpj Mikko Hieta, Kai Kauppinen, Eija Rantala, Kalle Roine, Heli Ulvinen, Tapani Vanhanen Käsitellyt asiat 1-15 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Timo Kalaja Sihteeri Kai Kauppinen n tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna Allekirjoitukset Riitta Aumo Heikki Lindroth yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen

2 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 2 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. Alkuhartauden yhteydessä veisattiin virsi 454. Tampereen hiippakunnan tuomiokapituli on määrännyt, että Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajana toimii Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan kirkkoherra Timo Kalaja seuraavan kaksivuotiskauden ajalla Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista lähetettiin ille sähköpostilla ja kirjepostina perjantaina Yhteisen kirkkoneuvoston kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukainen järjestys. 4 ntarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta ntarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Riitta Aumo ja Heikki Lindroth.

3 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 3 5 Ilmoitusasiat Kirkkohallituksen yleiskirje nro 20 / 2016 Suomen itsenäisyyden satavuotisjuhlavuosi Kirkkohallituksen yleiskirje nro 21 / 2016 Rakennemuutosten hallinnollinen ohjeistus ja puuttumiskynnyksen määrittely Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 9 / 2016 Kalvolan seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 10 / 2016 Lammin seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 9 / 2016 Tuuloksen seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 10 / 2016 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kokouspöytäkirja 6 / 2016 Yhteistyötoimikunnan kokouspöytäkirja 4 / 2016 Seurakuntayhtymän johtoryhmän kokousmuistiot 7 / 2016 ja 1 / 2017 Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi.

4 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 4 6 Viranhaltijoiden päätösluettelot Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ja talousjohtaja pitävät tekemistään viranhaltijapäätöksistä päätösluetteloja ja heidän on toimitettava päätösluettelot yhteiselle kirkkoneuvostolle tiedoksi seuraavaan kokoukseen (Hml srkyn yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 22 ). Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ei ole tehnyt viranhaltijapäätöksiä. Talousjohtajan päätökset numerot 1 2 / 2017 ovat nähtävillä kokouksessa. Yhteinen kirkkoneuvosto 1. hyväksyy talousjohtajan päätösluettelot 2. ei käytä otto-oikeuttaan päätöksiin.

5 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 5 7 Seurakuntayhtymän verotulokertymä ja tuloslaskelma vuodelta 2016 Liitteenä 1 on seurakuntayhtymän kirkollisveron tilitykset ja liitteenä 2 tuloslaskelma ajalta (Tuloslaskelma ajettu ) Talousjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi.

6 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 6 8 Seurakuntien määrien kehitys vuodelta 2016 Liitteenä 3 on seurakuntien määrän kehitys vuodelta (Jäsenmääräraportti ajettu ) Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi.

7 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 7 9 Helmikuun 1. päivä 2017 yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa suoritettavat vaalit Yhteisen kirkkovaltuuston tulee suorittaa vuoden 2017 ensimmäisessä kokouksessaan seuraavat vaalit: 1. Yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan vaali vuosiksi Yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtajan vaali vuosiksi Yhteisen kirkkovaltuuston sihteerin vaali vuodeksi Yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan vaali vuosiksi Yhteisen kirkkoneuvoston 15 varsinaisen en vaali vuosiksi Yhteiseen kirkkoneuvostoon valittujen 16 en henkilökohtaisten varaten vaali vuosiksi Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan puheenjohtajan, ten (12) ja varaten (4) vaali vuosiksi Seurakuntayhtymän johtoryhmän kolmen en valitseminen vuosiksi Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 17 : Seurakuntayhtymän 5-isen johtoryhmän muodostavat (tuomiokapitulin seurakuntayhtymän seurakuntien kirkkoherroista määräämä) yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja, seurakuntayhtymän talousjohtaja sekä yhteisen kirkkovaltuuston valitsemat kolme muuta viranhaltijaa, joista kaksi edustaa seurakuntia ja yksi seurakuntayhtymää. Johtoryhmän puheenjohtaja on yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Seurakuntayhtymän johtoryhmän toimikausi on kaksi vuotta ja kolme sen tä valitaan yhteisen kirkkovaltuuston toimikauden ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa. Seurakuntayhtymän johtoryhmä kutsuu itselleen sihteerin. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että yhteinen kirkkovaltuusto suorittaa helmikuun 1. päivä 2017 pidettävässä kokouksessa kohdissa 1-8 mainitut vaalit.

8 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 8 10 Seurakuntayhtymän nimenkirjoitusoikeus Kirkkolain 7 luvun 7 säädetään, että yhteinen kirkkoneuvosto päättää seurakuntayhtymän nimenkirjoitusoikeudesta. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että Hämeenlinnan seurakuntayhtymän nimenkirjoitusoikeus on yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajalla ja talousjohtajalla kummallakin yksin.

9 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 9 11 Kiinteistöstrategian yhteenveto Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta / 48 / Kiinteistöstrategia Kiinteistöstrategiatyöryhmä on saanut kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan sille asettaman tehtävän valmiiksi. Työryhmän tuottama strategiamateriaali esitellään kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle kokouksessa Tämän kokouksen jälkeen materiaali lähetetään lausunnoille seurakuntaneuvostoihin ja edelleen seurakuntayhtymän hallintoelimet käsittelevät strategiamateriaalin ja siitä saadut palautteet vuoden 2016 loppuun mennessä. Valmistunut kiinteistöstrategiamateriaali esitellään yhtymän koko henkilökunnalle sekä seurakuntaneuvostojen, yhteisen kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkoneuvoston ja kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan ille klo alkaen Hämeenlinnan kirkossa. Esittelyn jälkeen alkaa yhteisen kirkkovaltuuston kokous. Materiaalin esittelee strategiatyössä konsulttina toiminut Johanna Holmström / Newsec Asset Management Oy. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta tutustuu kiinteistöstrategiamateriaaliin ja lähettää materiaalin yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Johtokunta tutustui kiinteistöstrategiatyöryhmän materiaaliin. Asiasta käydyn keskustelun pohjalta materiaaliin tehtiin täydennyksiä. Lisäksi johtokunta hyväksyi, että materiaalista korjataan muotovirheet sekä täsmennetään asiasisältöä selkeämpään muotoon. Täydennetty materiaali lähetetään yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Yhteinen kirkkovaltuusto / 13 / Kiinteistöstrategian esittely Viime joulukuussa talousarviota hyväksyessään yhteinen kirkkovaltuusto linjasi kiinteistöstrategian laadinnan olevan vuoden 2016 avaintavoitteita, koska kiinteistöstrategialla luodaan perustaa, jolla voidaan objektiivisesti arvioida eri toimitilojen merkitystä ja tarvetta tulevina vuosina. Strategian pohjalta hallinnoidaan ja kehitetään seurakuntayhtymän kiinteistöomaisuutta tulevaisuudessa. Kiinteistöt arvotetaan ja suunnitellaan kaikki kiinteistöihin kohdistettavat toimenpiteet, investoinnit ja niiden ylläpito. Lisäksi pohditaan tilojen käyttötarvetta ja etsitään vaihtoehtoisia ratkaisuja. Strategia ei ole päätös yksittäisen kohteen osalta, vaan se luo ja valmistelee päätöksenteon perusteita yksittäisiä kohteita arvioitaessa. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta nimesi kesäkuussa 2015 kiinteistöstrategiaa valmistelevaan työryhmään johtokunnan istä seuraavat henkilöt: Antti Hieta (pj, Hml-Vja), Reetta-Maria Tolonen Salo (Hml-Vja), Irja Appelroth (Hml-Vja), Liisa Ilonen-Teivonen (Hauho) ja Jorma Lundström (Lammi) sekä yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Erkki Alanen (Hml-Vja) ja kiinteistöpäällikkö Eija Rantala. Sihteeriksi nimettiin kiinteistösihteeri Tuija Niemi-Nikkola. Työtä ohjaamaan valittiin kiinteistö- ja tilastrategioiden asiantuntijaosaaja Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä. Kiinteistöstrategiatyöryhmä on elokuun lopulla saanut kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan sille asettaman tehtävän valmiiksi. Liitteenä 1 olevan kutsun mukaisesti Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä esittelee

10 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 10 kiinteistöstrategiamateriaalin yhteisen kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkoneuvoston, kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan ja seurakuntaneuvostojen ille sekä henkilöstölle. Tämän yhteisen esittelytilaisuuden jälkeen laadittu aineisto lähetetään yhteiselle kirkkoneuvostolle, joka pyytää lausunnot kaikilta seurakuntaneuvostoilta ja henkilöstön edustajilta. Lisäksi www-sivuille tehdään palautekanava, johon seurakuntalaiset voivat jättää omia mielipiteitään asiasta. Yhteinen kirkkovaltuusto: Kiinteistö- ja tilastrategioiden asiantuntijaosaaja Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä esitteli kiinteistö- ja hautatoimen johtokunnassa hyväksytyn kiinteistöstrategian. Puheenjohtaja Erkki Alanen kutsui kiinteistöstrategiatyöryhmän puheenjohtajan Antti Hiedan johtamaan aiheeseen liittyvää keskustelua ja jakamaan puheenvuoroja kiinteistöstrategian pohjalta esitettyihin tarkentaviin kysymyksiin. Kokouksessa esitetty aineisto sekä videotallenne ovat nähtävissä Hämeenlinnan seurakuntayhtymän nettisivuilla osoitteessa josta löytyy myös sähköinen palautelomake seurakuntalaisia varten. Yhteinen kirkkoneuvosto / 69 / Lausuntopyyntö kiinteistöstrategiasta seurakuntaneuvostoilta ja henkilöstön edustajilta Liitteinä 3, 4 ja 5 on kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kokouksessa käsitellyt asiakirjat. Kiinteistöpäällikkö Eija Rantala esittelee asiakirjat kokouksessa. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto tutustuu liitteiden 3, 4 ja 5 mukaiseen kiinteistöstrategiamateriaaliin ja lähettää materiaalin lausunnolle kaikille seurakuntaneuvostoille ja henkilöstön edustajille (yhteistyötoimikunnan luottamusmies et). Lausunnot tulee jättää mennessä. Asiasta käydystä vilkkaasta keskustelusta pöytäkirjaan päätettiin kirjata seuraavat seikat: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto pyytää seurakuntaneuvostoja kiinnittämään erityistä huomiota kohtaan Kiinteistöjohtaminen (liite 4 / Kiinteistöstrategia ) sekä Luovutaan heti merkittyihin kohteisiin oman seurakunnan alueella. 2. Päätöksenteon yhteydessä käytiin keskustelu kiinteistöstrategian lapsivaikutuksista ja todettiin, että tarvittavat vaikutusarviot laaditaan asian käsittelyn myöhemmissä vaiheissa. 3. Viestintäpäällikkö tarkistaa kiinteistöstrategian liitteiden 3, 4 ja 5 kieliasun ennen niiden lähettämistä seurakuntaneuvostoille. Tämä kielellisesti korjattu merkitään Versio 2 -merkillä. Kokouksessa käsitelty on Versio 1. Molemmat versiot kulkevat liitteinä. Yhteinen kirkkoneuvosto / 98 / Kiinteistöstrategian yhteenveto Kaikki seurakuntaneuvostot ja henkilöstön edustajat ovat jättäneet lausuntonsa määräpäivään mennessä, joten virallisia lausuntoja on yhteensä kuusi.

11 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 11 Kaikissa lausunnoissa kiiteltiin sitä, että strategiaprosessi on käynnistetty ja että strategiatyötä on huolellisesti tehty. Seurakuntayhtymällä on lukuisa määrä kiinteistöjen elinkaariajattelun mukaisia eri-ikäisiä kiinteistöjä, joten tähän pohjautuen strategian aikajänne, salkutus sekä kuntoluokat saavat osin kriittistäkin arviointia. Myös alueellisia eroja näkyy lausunnoissa. Toiminnan näkökulmaa olisi haluttu valmistelutyöryhmään lisätä mutta toisaalta ihmisten/seurakuntalaisten sijoittaminen strategian keskiöön saa kiitosta. Myös konkreettisia esityksiä luovuttavista kohteista saatiin. Seurakuntayhtymän www-sivujen palautekanavaan saatiin yhteensä 37 palautetta. Palautteista 33 oli seurakuntalaisilta ja 4 henkilöstöltä. Eniten palautteita saatiin koskien Syöksynsuun leirikeskusta ja Lammin seurakuntataloa. Kaikille palautekanavaan vastanneille pyrittiin myös vastaamaan kiittäen jätetystä mielipiteestä. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi sekä lähettää saadut lausunnot ja palautteet strategiatyöryhmälle jatkovalmistelua varten. Yhteinen kirkkoneuvosto toivoo saavansa esityksen seuraavaan kokoukseensa mennessä, jotta kiinteistöstrategia saadaan yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi Yhteinen kirkkoneuvosto Saadut lausunnot (7 kpl) ja palautteet (37 kpl) käsiteltiin strategiatyöryhmän kokouksessa , jolloin kaikkiin saatuihin lausuntoihin ja palautteisiin pyrittiin vastaamaan. Käsittelyn pohjalta laadittu laaja ja seurakunnittain jaoteltu aineisto on esityslistan liitteenä 4. Palautteiden runsaudesta ja laajuudesta johtuen varsinainen strategiamateriaali ei ole vielä valmis esiteltäväksi. Materiaalin työstäminen vaatii lisäaikaa ja käsittelyä joudutaan siirtämään. Tavoitteena on saada materiaali esittelykuntoon viimeistään helmikuun aikana. Työn valmistumisesta vastaavat strategiatyöryhmän puheenjohtaja Antti Hieta ja kiinteistöpäällikkö Eija Rantala, lisäksi viestintäpäällikkö Mikko Hieta osallistuu liitteiden kieliasun tarkistamiseen. Strategiatyöryhmä kutsutaan koolle, jos se katsotaan tarpeelliseksi. Lisäksi käytetään strategiakonsulttia esim. visualisoinnin ja avainhankkeiden tekstimuutosten korjauksissa. Muokattu strategiaversio merkitään Versio 3 -merkillä. Kokouksessa kiinteistöpäällikkö Eija Rantala antaa lisäselvitystä asiasta. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi.

12 YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu Muut asiat Yhteisen kirkkoneuvoston Heikki Kilpeläinen kertoi terveiset Kirkkopalvelut ry:n hallintoneuvoston kokouksesta (Kirkkopäivät Turussa ja Yhteisvastuukeräyksen 2016 tulokset). 13 Seuraava kokous Seuraava yhteisen kirkkoneuvoston kokous pidetään keskiviikkona klo Vanajan seurakuntakodilla. 14 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus an liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 15 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.