1 YLEISTÄ 2 2 ASIAKASYRITYKSEN EMCE 365 -AKTIVOINTI 2 3 EMCE VERKKOLASKUJEN KÄYTTÖÖNOTTO ASIAKASYRITYKSELLE 3 4 EMCE 365 OSTOLASKUJEN SÄHKÖISEN HYVÄKSYNNÄN KÄYTTÖÖNOTTO ASIAKASYRITYKSELLE 6 5 EMCE PANKKIYHTEYDEN KÄYTTÖÖNOTTO ASIAKASYRITYKSELLE 7 5.1 Huomioitavaa EmCe Pankkiyhteyden käyttöönotossa asiakkaalle 7 5.2 EmCe Pankkiyhteyden käyttöönotto asiakkaalle 7 5.3 Maksatuksen käyttöönotto EmCe 365 -käyttäjälle 11 5.4 Uuden pankkiryhmän lisääminen EmCe Pankkiyhteyteen 11 EmCe Solution Partner Oy Jämsänkatu 2 00520 Helsinki www.emce.fi 1
Tämän ohjeen tarkoitus on toimia muistilistana, kun tilitoimiston oma EmCe 365 -käyttöönotto on viety onnistuneesti läpi yhdessä EmCen konsultin kanssa ja tilitoimisto haluaa lisätä asiakkaitaan EmCe 365 -palveluiden käyttäjiksi. Ohjeessa ei käsitellä sopimusasioita, joten tilitoimiston tulee varmistaa omalta EmCen myynnin yhteyshenkilöltä sopimuksen ajantasaisuus, mikäli otetaan käyttöön uusia EmCe-ohjelmiston ominaisuuksia tai EmCe 365-palveluita. Tällöin on hyvä tarkistaa myös mahdollinen konsultoinnin tai lisäkoulutuksen tarve. Ohje ei ole toimintojen käyttöohje, vaan sisältää vain EmCe 365-palveluiden käyttöönottoihin liittyvät toimenpiteet ja on tarkoitettu käyttäjälle, jolle EmCen toimintojen käyttö on jo tuttua. Ohje on tarkoitettu vain tilitoimistojen omaan käyttöön. Kaikkien EmCe 365 -palveluiden, kuten EmCe 365 Ostolaskujen hyväksynnän, EmCe Verkkolaskujen ja EmCe Pankkiyhteyden käyttöönotto edellyttää, että tilitoimisto ja EmCe 365- palveluita tarvitsevat asiakasyritykset on aktivoitu EmCe 365 -yrityksiksi. Tilitoimiston EmCe 365 -aktivointi on tehty EmCen konsultin toimesta, mutta tilitoimiston asiakasyritykset tilitoimisto aktivoi itse sitä mukaa, kun nämä alkavat käyttää EmCe 365-palveluita. Aktivointi tapahtuu seuraavasti: 1. Kirjaudutaan EmCe-ohjelmistoon EmCe Drive -yhteydellä. Vain EmCe Driven kautta käytettävä EmCen ohjelmistoversio sisältää tarvittavan EmCe 365 -hallintanäkymän. EmCe Drivessa käytetään samaa käyttäjätunnusta (=sähköpostiosoitteesi) ja salasanaa kuin nettiselaimella käytettävissä EmCe 365 -palveluissa (esim. ostolaskujen hyväksyntä). Jos et muista salasanaasi, voit palauttaa sen menemällä nettiselaimella EmCe 365 -kirjautumissivulle osoitteessa 365.emce.fi ja klikkaamalla Unohditko salasanan? 2. Avataan Yleiset toiminnot ja asetukset Yritysten yhteiset toiminnot EmCe 365-hallinta Asiakasyritysten aktivointi 3. Valitaan aktivoitava yritys ja klikataan Seuraava 4. Anna yrityksen y-tunnus sekä yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite. Puhelinnumero ei ole pakollinen tieto. 5. Ohjelma ilmoittaa, kun yritys on aktivoitu onnistuneesti. Tällöin yhteyshenkilö saa sähköpostin, jossa on ohjeet EmCe 365 -käyttäjätunnuksen aktivoimiseksi. Jos käyttäjä on jo toisessa yrityksessä EmCe365-käyttäjä ei sähköpostia lähetetä, vaan uusi yritys kytkeytyy heti käyttäjätunnukseen ja on valittavissa EmCe 365:ssä kun käyttäjä kirjautuu sisään seuraavan kerran. Mikäli yrityksen aktivointi epäonnistuu, yritä myöhemmin uudelleen. Mikäli aktivointi ei onnistu myöhemminkään ota yhteyttä EmCen tukeen. EmCe 365 -hallinnassa voit lisätä ja poistaa EmCe 365 -käyttäjiä, nollata unohtuneita salasanoja ja muokata käyttäjien rooleja (oikeuksia) kohdassa Yritysten hallinta. EmCe Solution Partner Oy Jämsänkatu 2 00520 Helsinki www.emce.fi 2
3 1. Aktivoi yritys EmCe 365 -yritykseksi (ks. luku 2). 2. Tilaa verkkolaskukanava sähköpostitse EmCen tuesta. Kirjoita sähköpostiin: a. Asiakasyrityksen nimi b. Asiakasyrityksen y-tunnus ja/tai EmCen yritystunnus c. Toivottu avauspäivämäärä Kun EmCen konsultti/tuki kuittaa, että yhteys on avattu: 3. EmCe-ohjelmistossa valitse oikea yritys. 4. Mene kohtaan Yleiset toiminnot ja asetukset Yritysten yhteiset toiminnot EmCe 365 materiaalitunnisteet ja päivitä materiaalitunnisteet heilauttamalla taikasauvaa. 5. Lisää yrityksen tunnus tarvittaville saapuvien ja/tai lähtevien verkkolaskujen palveluille: Yleiset toiminnot ja asetukset Yritysten yhteiset toiminnot Palvelut Jos yritys vastaanottaa verkkolaskuja, tulee yrityksen tunnus lisätä kahdelle eri palvelulle; palvelulle, joka lukee verkkolaskut sisään EmCe-ohjelmistoon: sekä palvelulle, joka jakaa verkkolaskut EmCe-ohjelmiston sisällä oikeille yrityksille: Jos yritys lähettää verkkolaskuja, tulee yritystunnus lisätä palvelulle, joka lähettää verkkolaskut: EmCe Solution Partner Oy Jämsänkatu 2 00520 Helsinki www.emce.fi 3
6. Tarkista, että yrityksen perustiedot ovat kunnossa: Yleiset toiminnot ja asetukset Yrityskohtaiset ohjaustiedot Yritys Tunnukset a. Tunnukset : OVT-tunnus, ALV-tunnus ja Y-tunnus on oltava paikallaan ja oikeassa muodossa: b. Jos yritys lähettää verkkolaskuja, myös Verkkolaskujen lähettäjän tiedot on oltava oikein: EmCe Solution Partner Oy Jämsänkatu 2 00520 Helsinki www.emce.fi 4
7. Jos yritys lähettää verkkolaskuja tarkista, että Myyntitilausten käsittelyn ohjaustiedoissa on valittuna oikea pankkitili verkkolaskujen pankkitiliksi: Myyntitilaustenkäsittely Perustiedot Myyntitilaustenkäsittelyn ohjaustiedot Ohjaustiedot Verkkolaskun pankkitili 8. Jos yritys vastaanottaa verkkolaskuja, valitse haluamasi tositelaji verkkolaskujen tositelajiksi ostoreskontran ohjaustiedoissa: Ostoreskontra Perustiedot Ostoreskontran ohjaustiedot Kirjanpitotiedot Verkkolaskujen tositelaji Muista tiedottaa laskuttajia uudesta verkkolaskuosoitteesta! EmCen verkkosivuilta löytyy valmis kirjepohja tätä tarkoitusta varten. Verkkolaskuosoite on yrityksen OVTtunnus, joka muodostetaan y-tunnuksesta lisäämällä eteen 0037 ja poistamalla väliviiva viimeisen numeron edestä. Lisäksi verkkolaskujen lähettäjä tarvitsee operaattoritunnuksen, joka Apixilla on 003723327487 ja Baswarella BAWCFI22. Verkkolaskuosoite julkaistaan myös verkkolaskuosoite.fi -palvelussa noin viikon kuluessa verkkolaskukanavan aukaisusta. EmCe Solution Partner Oy Jämsänkatu 2 00520 Helsinki www.emce.fi 5
4 1. Aktivoi yritys EmCe 365 -yritykseksi (ks. luku 2). 2. Lisää ostolaskujen tarkastajat/hyväksyjät EmCe 365 -käyttäjiksi EmCe 365 -hallinnassa: a. Yleiset toiminnot ja asetukset Yritysten yhteiset toiminnot EmCe 365 -hallinta Yritysten hallinta b. Valitse oikea yritys ja klikkaa Kutsu uusi käyttäjä. c. Anna käyttäjän nimi ja sähköpostiosoite. Puhelinnumero ei ole pakollinen. Käyttäjä saa nyt sähköpostin, jossa on ohjeet EmCe 365 -käyttäjätunnuksen aktivoimiseksi. Käyttäjätunnuksen aktivointi tulee tehdä 48 tunnin sisällä, tai sähköpostissa oleva aktivointilinkki vanhenee. (Sähköpostia ei lähetetä käyttäjälle, joka on jo EmCe365-käyttäjä jossakin toisessa yrityksessä.) d. Rastita kohta Ostolaskujen toimija. Ostolaskuhistoria - kohta rastitetaan vain, mikäli käyttäjälle halutaan antaa oikeus katsella ostoreskontran kaikkia (!) laskuja. 3. Kytke ostolaskujen kierrätys päälle yrityksen perustiedoissa: Yleiset toiminnot ja asetukset Yritys Tunnukset Muut tiedot Ostoresk.laskujen hyväksyjä Valitse arvoksi EmCe 365 4. Tee ao. määritykset ostoreskontran ohjaustiedoissa Ostoreskontra Perustiedot Ostoreskontran ohjaustiedot Ohjaustiedot: EmCe 365: Hyväksyntä: Käytössä Työnkulku: valitse tähän jompikumpi vaihtoehdoista Vain hyväksyntä tai Tarkastaja/hyväksyjä Hyväksyjä: EmCe 365 Käyttötiedot: Käsittelijäseuranta: Kyllä Laskujen hyväksyntä: Kyllä Laskut syötetään hyväksymättöminä: Kyllä EmCe Solution Partner Oy Jämsänkatu 2 00520 Helsinki www.emce.fi 6
Tilitoimiston asiakasyritys käyttää EmCe Pankkiyhteysohjelmaa lähtökohtaisesti tilitoimiston Web Services -sopimuksen kautta. Täten tilitoimistolla tulee olla solmittuna ws-sopimukset kaikkien niiden pankkiryhmien kanssa, joita tilitoimiston asiakkaat EmCe Pankkiyhteydellä käyttävät. Lisätietoa Web Services -sopimuksista ja tarvittavasta valtuutuksesta saat pankista. Ks. myös tämän ohjeen kohta Uuden pankkiryhmän lisääminen EmCe Pankkiyhteyteen Mikäli asiakasyritys vain vastaanottaa tiliotteita ja/tai viitteitä pankkiryhmästä, joka on jo käytössä EmCe Pankkiyhteydessä, voit lisätä tarvittavat asetukset EmCe-ohjelmistoon itse. Mikäli asiakasyritys käyttää EmCe Pankkiyhteyttä maksamiseen se tarvitsee oman materiaalitunnisteen, joka tilataan EmCen asiakaspalvelusta. Jos asiakasyritykselle tulee käyttöön myös maksatus (EmCe-ohjelmistossa tai EmCe365- sovelluksessa), tee ensin seuraavat vaiheet. Mikäli maksatusta ei tule, voit siirtyä kohtaan 6. 1. Aktivoi yritys EmCe 365 -yritykseksi (ks. sivu 1). 2. Tilaa asiakkaalle maksatuksen materiaalitunniste sähköpostitse EmCen tuesta. Kirjoita sähköpostiin: a. Asiakkaan nimi b. Asiakkaan pankkiryhmä(t) Kun EmCen konsultti/tuki kuittaa, että materiaalitunniste on luotu: 3. EmCe-ohjelmistossa valitse oikea yritys. 4. Mene kohtaan Yleiset toiminnot ja asetukset Yritysten yhteiset toiminnot EmCe 365 materiaalitunnisteet ja päivitä materiaalitunnisteet heilauttamalla taikasauvaa. 5. Kytke EmCe Pankkiyhteys päälle: Yleiset toiminnot ja asetukset Yrityskohtaiset ohjaustiedot Yritys Tunnukset Kohtaan Pankkierien käsittely valitse arvoksi EmCe Pankkiyhteys EmCe Solution Partner Oy Jämsänkatu 2 00520 Helsinki www.emce.fi 7
6. Lisää yrityksen tunnus tarvittaville palveluille: Yleiset toiminnot ja asetukset Yritysten yhteiset toiminnot Palvelut Jos yritykselle noudetaan tiliotteita, lisää yritystunnus asiakasyritysten tiliotteita noutavalle palvelulle: Jos yritykselle noudetaan viitemaksuja, lisää yritystunnus asiakasyritysten viitesuorituksia noutavalle palvelulle: Jos yrityksen maksuja lähetetään EmCe Pankkiyhteyden kautta, lisää yritystunnus maksujen tilatietoja noutaville palveluille (2 kpl): EmCe Solution Partner Oy Jämsänkatu 2 00520 Helsinki www.emce.fi 8
7. Tarkista, että yrityksellä on EmCessä perustettuna tarvittavat pankkitilit ja että niillä on tarvittavat määritykset: Yleiset toiminnot ja asetukset Yrityskohtaiset ohjaustiedot Yritys Pankkitilit Tarkista, että maksatustunnukset ovat paikallaan (jos maksatus käytössä). Tarkista, että kirjanpidot tilit ovat oikein. Mikäli yritykselle tulee tiliotteita tarkista, että Tositelaji -kentässä on haluttu tiliotteiden oletustositelaji. 8. Ota pankkitilit käyttöön EmCe Pankkiyhteydessä: Yleiset toiminnot ja asetukset Yritysten yhteiset toiminnot Yritysten pankkitilit a. Klikkaa taikasauvaa b. Valitse yritys c. Klikkaa Suorita 9. Jos maksatus ei ole käytössä: Vaihda pankkitilin käyttötapa: Yleiset toiminnot ja asetukset Yritysten yhteiset toiminnot Yritysten pankkitilit a. Valitse oikea pankkitili b. Vaihda Pankkitilin käyttötapa Raportointitili EmCe Solution Partner Oy Jämsänkatu 2 00520 Helsinki www.emce.fi 9
c. Tallenna 10. Jos maksatus on käytössä: Anna tarvittaville EmCe-käyttäjille pankkitilien käyttöoikeudet. Nämä käyttäjät voivat tehdä maksuja EmCe-ohjelmistosta ja nähdä pankkiyhteyslokissa lähteneet maksut: Yleiset toiminnot ja asetukset Yritysten yhteiset toiminnot Pankkitilien käyttäjät a. Klikkaa taikasauvaa b. Valitse yritys c. Valitse käyttäjä d. Klikkaa Suorita 11. Muista käydä läpi myös seuraavat asiat tarvittavilta osin: Kirjanpidon tilit (pankkitilien tilit, myynti- ja ostoreskontran välitilit) Tositelajit (tiliotteille, maksulistoille jne.) Myyntireskontran ohjaustiedot ( Kirjanpitotiedot ja Pankkitilien tiedot ) Ostoreskontran ohjaustiedot ( Ohjaustiedot, Kirjanpitotiedot ja Pankkitilien tiedot ) Kirjanpidon ohjaustiedot (tiliotetositteen asetukset) Tilioteohjaukset EmCe Solution Partner Oy Jämsänkatu 2 00520 Helsinki www.emce.fi 10
Kun asiakas haluaa itse maksaa ostolaskujaan EmCe 365 -palvelussa, tulee asiakasyrityksellä olla käytössä EmCe Pankkiyhteys ja asiakkaalla tulee olla henkilökohtainen EmCe 365 - käyttäjätunnus. Käyttäjätunnuksella tulee olla rooli Ostolaskujen toimija (ks. tämän ohjeen kohta EmCe 365 Ostolaskujen sähköisen hyväksynnän käyttöönotto asiakasyritykselle ). Lisäksi käyttäjälle asetetaan EmCe 365 -hallinnassa rooli Maksulistojen toimija sekä valitaan pankkitili(t), jo(i)lta käyttäjä voi tehdä maksuja. Kun tilitoimisto on tehnyt Web Services -sopimuksen uuden pankkiryhmän kanssa, tilaa uuden pankkiryhmän lisäys sähköpostitse EmCen tuesta. Kirjoita sähköpostiin: Tieto siitä, että kyse on uuden pankkiryhmän lisäämisestä olemassa olevaan EmCe Pankkiyhteyteen Lisättävän pankkiryhmän nimi Tieto siitä, toimittaako pankki viiteaineistot ja tiliotteet vanhassa muodossa (KTL/TITO) vai uudessa muodossa (CAMT eli XML-muotoisina) HUOM! Muista lisätä uuden pankkiryhmän tilinumero tilitoimiston omiin pankkitileihin EmCeohjelmistossa, ks. luku 5.2 kohdat 7-10. Tilitoimiston omissa pankkitileissä tulee olla perustettuna kaikkien käytettävien pankkiryhmien tilit, jotta pankkiyhteys toimisi. EmCe Solution Partner Oy Jämsänkatu 2 00520 Helsinki www.emce.fi 11