KAUHAVAN KAUPUNKI Talousarvion laadintaohje
Kauhavan kaupunki TALOUSARVION 2/6 Talousarvion valmistelu Kauhavan kaupungin taloussuunnittelukausi on 3 vuotta, 2021. Vuodelle laaditaan talousarvion ja vuosille 2021 taloussuunnitelma. Perusturvan sekä perusturvaan liittyvien tukipalvelujen, maaseututoimen ja maatalous- ja turkistarhausyrittäjien lomitustoiminnan sekä pelastustoimen siirtyminen maakuntien järjestämisvastuulle vuonna 2020 ja maakuntauudistuksen vaikutus verotuloihin ja valtionosuuksiin huomioidaan taloussuunnitelmassa, mikäli tarvittavat lakimuutokset hyväksytään kesän tai syksyn aikana. Talousarvio laaditaan valtuustoon nähden sitovana käyttötalousosan osalta toimielintasolla ja investointiosan osalta hankeryhmittäin toimielintasolla kuitenkin siten, että hankinta-arvoltaan yli 500.000 euron investoinnit käsitellään erillisenä hankkeena. Investointien osalta laaditaan investointisuunnitelma, joka käsitellään valtuustossa joko erillisenä asiana tai talousarvion liitteenä. Talousarvioon otetaan lokakuussa 2017 hyväksyttyyn Kauhavan kaupunkistrategiaan perustuvat konserni- ja toimielintasoiset, valtuustoon nähden sitovat strategiset tavoitteet ja niiden toteutumista kuvaavat mittarit. Lautakuntien on laadittava talousarviovalmistelun yhteydessä uudet strategiset tavoitteet sekä niille mittarin ja tavoitetasot. Valtuustoon nähden sitovia tavoitteita asetetaan 4 5 / lautakunta. Valtuustoon nähden sitovien tavoitteiden lisäksi talousarviossa asetetaan toimielintasolla sitovia tavoitteita. Hallintokunnat valmistelevat talousarvioesityksensä annettujen ohjeiden perusteella. Lautakuntien hyväksymät esitykset palautetaan 20.9.2017 mennessä. Käyttötalousosan luvut tallennetaan web-budjetointi-ohjelmistoon. Tavoitteet mittareineen sekä henkilöstö- ja investointiesitykset sekä informatiiviset tiedot tallennetaan t-asemalla oleviin tiedostoihin. Vuoden talousarvio tehdään 10 euron tarkkuudella ja vuosien 2020-2021 taloussuunnitelma tehdään 1000 euron tarkkuudella. Koko suunnitelmakausi - 2021 esitetään vuoden 2018 rahanarvossa. Määrärahat ja tuloarviot ilmoitetaan arvonlisäverottomina (nettomääräisinä). Talousarvion valmistelussa on varauduttava karsintakierrokseen sen jälkeen kun kaupungin tulorahoituksen taso on selvillä. Valtuusto päättää veroprosenteista 12.11.2018 ja käsittelee budjetin 10.12.2018. Kaupunginhallitus käsittelee talousarviota 22.10.2018 (käyttötalous), 23.10.2018 (investoinnit) ja 19.11.2018, jonka jälkeen talousarviokirja laaditaan lopulliseen muotoonsa. Käyttötalouden budjetointi Talousarvio laaditaan valtuustoon nähden sitovana seuraaville toimielimille: 1. Keskusvaalilautakunta 2. Tarkastuslautakunta 3. Kaupunginvaltuusto 4. Kaupunginhallitus 5. Perusturva 6. Kasvatus- ja opetuslautakunta 7. Elämänlaatulautakunta
Kauhavan kaupunki TALOUSARVION 3/6 8. Tekninen lautakunta 9. Ympäristölautakunta Budjettiesitykset ja perustelutekstit vuodelle tallennetaan web-budjetointia käyttäen. Talousarvioehdotukset tulee tehdä todellista tarvetta vastaaviksi tarkkaa taloutta noudattaen. Informatiivisissa tiedoissa annetaan selvitys hallintokunnan talousarviovuoden toiminnasta. Talousarvioon ehdotettavat, nykytasoista toimintaa laajentavat uudet määrärahat tulee perustella tarkasti. Luvut syötetään budjettiin tileille kustannuspaikoittain. Valtuuston sitovuustason lisäksi talousarvio on toimielimeen nähden sitova tehtävä- (osasto 4) tai osatehtävä-tasolla (osasto 5). Pelastustoimen kustannukset budjetoidaan teknisen lautakunnan ja ylijäämärahastoista toteutettavat käyttötalouskohteet kaupunginhallituksen alle. Henkilöstökulut budjetoidaan kaupungille hyväksytyn, voimassaolevan vakanssirakenteen mukaisena. Palkkamäärärahat varataan siten, että määrärahoihin sisältyy 1.1. tuleva 1,2 prosentin paikallinen järjestelyerä ja 1.4. tuleva 1,0 prosentin yleiskorotus. Lisäksi palkkoihin vuonna tulevat työkokemuslisät huomioidaan. Kilpailukykysopimuksen mukainen lomarahojen leikkaaminen 30 prosentilla koskee vielä vuotta, mutta vuoden tilinpäätöksessä lomapalkkavelka tulee kirjata jo täysimääräisten lomarahojen mukaan, mikä tulee huomioida palkkamäärärahavarauksissa. Muut käyttötalousmenot henkilöstökulut pois lukien budjetoidaan enintään vuoden 2018 tasoon. Vuosiloman-, sairasloma- ym. sijaisuudet hoidetaan pääsääntöisesti ao. toiminnon vakansseihin nimetyllä henkilöstöllä. Mikäli ulkopuolisia sijaisia kuitenkin tarvitaan, budjetoidaan heille varattavat palkkamäärärahat sijaistyypin mukaisille tileille. Henkilöstösuunnitelman sanallisessa osassa on mainittava sijaisten ja/tai lisätyövoiman tarpeesta. Sijaisuuksia koordinoi henkilöstöjohtaja. Avoimeksi tulevien virkojen tai toimien rationalisointia / täyttämistä koordinoi henkilöstöjohtaja. Tavoitteena on optimiin mitoitetun organisaation saavuttaminen kaikilla toimialoilla, joten luonnollinen poistuma on hyödynnettävä täysimääräisesti. Mikäli tehtävää ei voida jättää täyttämättä tai tehtäviä jakaa, tulee lautakunnan henkilöstöjohtajan lausunnon saatuaan hakea virkojen ja toimien sekä yli 12 kk:n pituisten sijaisuuksien täyttämistä varten kaupunginhallitukselta täyttölupa mikäli kaupunginhallitus ei ole myöntänyt menettelystä poikkeamislupaa. Palkkojen sivukulut syötetään budjettiin keskitetysti taloushallintotiimin toimesta. Sosiaaliturva-, työttömyysvakuutus-, tapaturmavakuutus- ja ryhmähenkivakuutus-maksuihin sekä palkkaperusteiseen KuEL-maksuun varataan yhteensä 23 prosenttia (netto). VEL:n alaisten opettajien palkkaperusteisiin sivukuluihin varataan 27 prosenttia (netto). Työeläkemaksujen käsittely kuitenkin muuttuu nykyiseen verrattuna siten, että 23,40 prosentin työansiopohjainen (palkkaperusteinen) eläkemaksu sisältää sekä työnantajan että työntekijän osuuden. Koska työntekijältä perittävä maksu on 53 62 vuotiailta muita ikäryhmiä korkeampi, myös työnantajan maksu tulee olemaan eri suuruinen eri ikäryhmien osalta. Varhaiseläkemenoperusteinen maksu muuttuu työkyvyttömyyseläkemaksuksi, joka ennakkotiedon mukaan tulee olemaan 8 prosenttia korkeampi kuin kuluvan vuoden varhe-maksu. Eläkemenoperusteinen maksu nousee 8 prosentilla kuluvan vuoden tasosta ja maksu tallennetaan talousarvioon keskitetysti taloushallintotiimin toimesta.
Kauhavan kaupunki TALOUSARVION 4/6 taaja varhaiseläkemenoperusteinen KuEL-maksu tallennetaan talousarvioon keskitetysti taloushallintotiimin toimesta. Sivukulujen tasot tarkentuvat kesän aikana. Talousarvio sisältää sekä ulkoiset että sisäiset erät, mutta on valtuustoon nähden sitova ulkoisten erien osalta. Sisäisiä eriä ovat mm. kaupungin oman toiminnan ateriapalvelut ja sisäiset vuokrat. Sisäisten erien budjetoinnissa on huomioitava, että sisäinen meno ja tulo tulee olla yhtä suuri (netto = 0). Sisäisen palvelun tuottajan (tilapalvelun, ruokapalvelun, konekeskuksen ym.) on valmisteltava oman toimintansa sisäisten erien jakaminen yhdessä taloushallinnon kanssa, ja erien budjetointi suoritetaan keskitetysti hallintokuntien ja taloustoimen yhdessä sopimalla tavalla. Kustannuslaskennalliset erät tallennetaan keskitetysti taloushallinnon toimesta. Kustannuslaskennallisia eriä ovat mm. taloushallinnon ym. kustannusten vyörytykset ja poistot. Lomatoimen hallinnon kustannukset tulee kattaa täysimääräisesti Melan tarkoitusta varten maksamalla hallintorahalla. Talousarvioesitykseen sisältyvien hankkeiden kustannusarviot ja kuntarahaosuudet on eriteltävä informatiivisissa tiedoissa. Uusiin hankkeisiin ei lähdetä talousarviovuoden aikana, mikäli niihin ei talousarviossa ole myönnetty rahoitusta tai ellei ulkopuolinen rahoitus kata kuluja täysimääräisesti. Henkilöstösuunnitelma Henkilöstösuunnitelman pohja tehdään hallintokunnille valmiiksi kansioon t:1yhteinen/taloussuunnitelmat/. Kukin hallintokunta täydentää laskentataulukkoon henkilöstömuutokset. Taulukkoon on valmiiksi syötetty henkilökunnan määrä sellaisena kuin se oli henkilöstöhallinnon ohjelmassa 31.12.2017. Tämä tieto tulee hallintokunnissa tarkistaa vastaamaan tilannetta 31.12.2018. Muutokset henkilöstösuunnitelmaan merkitään vuodelle sekä suunnitelmavuosille noudattaen ennakoivan henkilöstösuunnittelun periaatteita siten, että mm. eläköitymisten ja suunniteltujen organisaatiorakennemuutosten yms. vaikutukset huomioidaan mahdollisimman kattavasti Henkilöstösuunnitelmassa esitetään vakinaiset vakanssit. Vakanssit merkitään kokonaisina, vaikka tehtävä olisi ollut täytettynä vain osan vuotta. Kokoaikaiseksi perustetut vakanssit merkitään osa-aikaprosentin mukaisina, mikäli vakanssia hoidetaan osa-aikaisesti ilman sijaista. Avoimet, täyttämättömät vakanssit merkitään omalle rivilleen. Määräaikainen lisäresurssi eli ilman vakanssia työskentelevä ylimääräinen henkilöstö ilmoitetaan informatiivisena tietona. Oikeanpuolimmaiseen sarakkeeseen voi kirjoittaa lisätietoja. Henkilöstösuunnitelmassa (word-tiedosto samassa kansiossa) mainitaan sanallisesti mahdollisesta lisätyövoiman tarpeesta perusteluineen (esim. vuonna tarvitaan tilapäisesti 1 henkilö 3 kk:n ajaksi x-projektiin). Myös muut tiedossa olevat henkilöstön määrää tai vakanssien koko-/osa-aikaisuutta koskeva muutokset ml tiedossa olevat eläköitymiset mainitaan.
Kauhavan kaupunki TALOUSARVION 5/6 Tavoitteet Investoinnit Talousarvioon sisällytetään valtuustoon nähden sitovat, toimielinkohtaiset strategiset tavoitteet. Tavoitteiden tulee toteuttaa kaupunkistrategiaa. Tavoitteita asetetaan 4 5 / toimielin. Johtoryhmä valmistelee tavoitteet 22.8.2018, minkä jälkeen ne viedään toimielinkäsittelyyn. Kaupunkikonsernille ja konserniyhteisöille asetetaan omat, erilliset tavoitteet. Tavoitteiden tulee olla mitattavissa, ja niiden saavuttamiseen asetetaan tavoitearvo ja aika. Kun tavoite saavutetaan, asetetaan uusi tavoite. Valtuustoon nähden sitovien tavoitteiden lisäksi toimialojen on määriteltävä lautakuntaan / kaupunginhallitukseen nähden sitovat tavoitteet. Lisäksi hallintokunnat laativat käyttösuunnitelmat, jotka ovat informatiivista tietoa valtuustoon nähden. Tavoitteet ja taloussuunnitelmaan liittyvät informatiiviset tiedot tallennetaan kansioon t:1yhteinen/taloussuunnitelmat/. Kestävä investointitaso (poistoja aiheuttavien investointien nettomäärän sovittaminen sumu-poistojen tasoon) joudutaan ylittämään vuosina 2020 mittavan investointiohjelman vuoksi. Kaupungin kestävä investointitaso on poistoja aiheuttavien investointien osalta noin 5 miljoonaa euroa vuodessa. Kaupungin kantokykyyn nähden raskaan, lähes 20 miljoonan euron koulukeskusinvestoinnin ajaksi muiden poistoja aiheuttavien investointien määrää joudutaan rajoittamaan enintään noin miljoonaan euroon vuodessa. Vuodesta 2021 alkaen investointitaso tulee laskea kestävälle tasolle, mikä tarkoittaa selvästi suunnitelman mukaisten poistojen määrää alittavaa tasoa. Muussa tapauksessa kaupungin velkamäärä ja mahdollinen leasingvastuumäärä muodostuvat kaupungille kestämättömiksi. Investointien seurauksena poistotaso nousee. Lähtökohtana on, että vuosikatetason tulee riittää poistoihin koko taloussuunnitelmakauden ja myös sen jälkeen. Kukin toimielin tekee investoinneista omat esityksensä. Investointiesityksissä on otettava huomioon aikaisemmat investointisuunnitelmat ja päätökset. Ne investointihankkeet, joihin haetaan valtionosuutta vuonna, on esitettävä otettavaksi vuoden investointiohjelmaan. Hankkeille on haettava mahdollisuuksien mukaan myös muuta rahoitusta. Investointeihin otettavan hankkeen / hankinnan kustannusten on oltava vähintään 10.000 euroa. Käyttöomaisuuden vuosikorjausmenot budjetoidaan käyttötalouteen, ainoastaan perusparannuskustannukset otetaan uushankintojen lisäksi investointeihin. Investointiesitykset tehdään hankkeittain mahdolliset osahankkeet eritellen valmiiseen taulukkopohjaan kansioon t:1yhteinen/taloussuunnitelmat/. Esityksestä on käytävä ilmi hankkeen nimi, toteutusajankohta, kokonaiskustannukset, kustannukset vuosittain ja hankkeeseen saatavat valtionosuudet sekä hankkeen vaikutus käyttötalouteen. Merkittäville hankkeille on laskettava takaisinmaksuaika. Lautakunta kohdistaa valtuuston myöntämän hankeryhmäkohtaisen määrärahan yksittäisille hankkeille.
Kauhavan kaupunki TALOUSARVION 6/6 Konserni Konserninäkökulma huomioidaan talousarviossa aikaisempaa tarkemmin. Omana kokonaisuutena esitetään kuntakonsernin kannalta olennaiset tapahtumat, kuten konsernijärjestelyt ja konsernirakenteen mahdolliset muutokset ja merkittävät muutokset konserniyhtiöiden liiketoiminnassa. Talousarviossa esitetään tytäryhteisöjen merkittävät investoinnit ja mahdollisesti otettavat uudet lainat sekä niihin esitettävät kaupungin omavelkaiset takaukset. Myös merkittävät leasingvastuita aiheuttavat ratkaisut on esitettävä talousarviossa. Tytäryhtiöiden talousarvioita ei kuitenkaan esitetä osana kaupungin talousarviota. Konserniyhtiöille asetetaan liiketoiminnan strategiset kehittämistavoitteet sekä toiminnan ja talouden tavoitteet. Tavoitteiden tulee perustua kaupunkistrategiaan. Yhtiön taloudellista asemaa seurataan tunnusluvuilla, joita käytetään vastaavien markkinoilla toimivien yhtiöiden seurannassa. Myös kaupunkikonsernille kokonaisuutena asetetaan talousarviossa tavoitteita. Lisätietoja antaa tarvittaessa Liisa Salo, puh. 2412 9210 tai 050 330 5286. Kauhavalla 25.6.2018 KAUHAVAN KAUPUNGINHALLITUS Markku Lumio kaupunginjohtaja Liisa Salo hallintojohtaja