Kunnanhallitus 179 29.09.2014 Kunnanhallitus 9 19.01.2015 Kunnanvaltuusto 3 26.01.2015 Kunnanhallitus 48 19.03.2018 Vihdin kunnan kalustehankintojen hankintapäätös / päätös sopimusten jatkamisesta yhdellä optiovuodella 163/02.08.00/2014 Kh 29.09.2014 179 Vihdin kunnanhallitus on 14.4.2014 77 päättänyt, että Vihdin kunta antaa KL-Kun ta han kin nat Oy:lle liitteenä olevan sitoumuksen toimisto-, opetus- ja päiväkotikalusteiden yhteishankintaan liittymisestä siten, että sitoumus on voimassa kunnanhallituksen 20.12.2010 296 päättämän ajan eli 31.1.2015 saakka. Suunnitelmana on kilpailuttaa itse Vihdin kunnan ka luste han kin nat tuleville vuosille niin, että puitesopimus voitaisiin solmia vuoden 2015 alussa. Hankinta ylittää hankintalain mukaisen EU-kynnysarvon. Han kin ta me net tely nä on avoin menettely eli kaikki halukkaat tarjoajat voivat tehdä tar jouksen. Hankinta on suunniteltu toteutettavaksi puitejärjestelynä (kil pai lu tukses sa valitaan useita toimijoita). Varsinaisen sopimusajan on suunniteltu ole van kolme (3) vuotta, jonka lisäksi olisi yhden vuoden optio. Kilpailutuksessa hankinnat on jaettu neljään Tuoteryhmään: toimisto-, koulu-, päiväkoti- ja kirjastokalusteet. Tuoteryhmän toimistokalusteet pui te so pimuk seen on tarkoitus valita 4 toimittajaa. Muihin tarjouspyynnön Tuo te ryhmiin on tarkoitus valita 3 toimittajaa. Sama tarjoaja voi tulla valituksi enemmän kuin yhden Tuoteryhmän toimittajaksi. Sopimuskauden hankinnat suunnitellaan porrastettavaksi siten, että tiettyyn euromäärään asti (esim. alle 30.000 tai 50.000 euron) tilaukset voidaan tehdä tilaajan toimesta siten, että tilaaja päättää tarpeensa mukaan ka lus tei den hankintapaikan sopimustoimittajien joukosta ilman erillistä kilpai lu tus ta. Edellä mainitun euromääräisen rajan ylittävissä hankinnoissa toteu tet tai siin sopimustoimittajien kesken minikilpailutus, ellei hankinta si säl ly esimerkiksi kunnan rakennusurakkakilpailutukseen liittyvään han kin ta so pimuk seen. Hankinnasta on julkaistu julkisten hankintojen ilmoituskanavalla (Hilma) han kin ta lain mukainen ennakkoilmoitus sekä ilmoitus teknisestä vuo ro puhe lus ta. Tekninen vuoropuhelu toteutetaan siten, että kunta kutsuu po ten tiaa li sia tarjoajia avoimeen keskustelutilaisuuteen 2.10.2014 klo 15 alkaen. Ta voit tee na on kartoittaa markkinoista ja keskustella kilpailutuksen to teutta mi sen menettelytavoista. Teknisen vuoropuhelun myötä tarjouspyyntöä ja sen liitteitä muutetaan tarvittaessa. Kilpailutuksen alustavat vaiheet ja aikataulu ovat seuraavia: - ennakkoilmoitus julkaistu Hilmassa 15.8.
- ilmoitus teknisestä vuoropuhelusta julkaistu Hilmassa 22.9. - tarjousaika vähintään 22 pv esim. 10.10.-3.11. - potentiaalisten tarjoajien kysymyksiin vastaaminen ennen tarjousajan päät ty mis tä (kysymykset esitettävä esim. 24.10. mennessä) - saapuneiden tarjousten vertailu ja päätösehdotuksen valmistelu - kunnanhallituksen esitys kunnanvaltuustolle - kunnanvaltuuston päätös esim. 8.12. tai tammikuun 2015 ensimmäisessä ko kouk ses sa - muutoksenhaku- ja odotusaika 21 pv - sopimusten allekirjoittaminen - jälki-ilmoitus 48 päivän ajan sopimusten syntymisestä Hilmassa Kalustehankintojen kilpailutusta on valmistellut työryhmä, jossa on edus tajia eri palvelukeskuksista sekä myös työterveyshuollosta (er go no mia nä kökul ma). Valmistelun aikana on laadittu luonnos tarjouspyynnöstä ja sen liitteis tä. - Ennakkoilmoitus - Ilmoitus teknisestä vuoropuhelusta - Alustava tarjouspyyntö liitteineen Kunnanhallitus merkitsee tiedokseen Vihdin kunnan kalustehankintojen val mis te lu ti lan teen. Kh 19.01.2015 9 Vihdin kunnan kalustehankintojen kilpailutus on toteutettu siten, että tarjouk set tuli jättää 12.12.2014 klo 14 mennessä. Kilpailutuksen vaiheet ja aika tau lu ovat olleet seuraavia: - ennakkoilmoitus julkaistiin Hilmassa (julkisten hankintojen ilmoituskanava) 15.8. - ilmoitus teknisestä vuoropuhelusta julkaistiin Hilmassa 22.9. - tekninen vuoropuhelu potentiaalisten tarjoajien kanssa järjestettiin Vihdin kunnanvirastolla 2.10. klo 15-17 - teknisen vuoropuhelun tilaisuudessa 2.10. sovitun mukaisesti po ten tiaa li sil le tarjoajille varattiin mahdollisuus antaa kommenttinsa tar jouspyyn tö asia kir jo jen luonnoksista (alustava suunnitelma teknisen vuo ropu he lun jälkeen harkittavista muutoksista tarjouspyyntöasiakirjoihin sekä tarjouspyynnön liite 1 Kalusteiden erittely eli Tuotteiden erittely) 17.10. mennessä - tarjouspyyntö julkaistiin Hilmassa 10.11. - lisätietokysymykset pyydettiin toimittamaan 21.11. klo 14 mennessä - vastaukset lisätietokysymyksiin julkaistiin kunnan kotisivuilla 24.11. - täydennetty tarjouspyyntö julkaistiin Hilmassa 25.11.
- tarjoukset pyydettiin 12.12. klo 14 mennessä - tarjousten avaustilaisuus pidettiin 12.12.2014 klo 14.28-14.37 ja ti laisuu des ta laadittiin tarjousten avauspöytäkirja - viimeisenä vaiheena oli saapuneiden tarjousten vertailu ja pää tös eh dotuk sen valmistelu. Tarjousten vertailu on toteutettu seuraavasti: 1. Kullekin tarjouspyynnön liitteen 1 mukaiselle Tuoteryhmälle on laskettu kun kin tarjoajan osalta vertailupisteet Tuotteittain. Kunkin Tuoteryhmän si säl lä halvin Tuote on saanut 10 pistettä ja muiden tarjoajien ver tai lupis teet on laskettu kaavalla: halvin tarjous jaettuna muun tarjoajan ilmoit ta ma nettohinta kertaa 10 pistettä. Vertailuhinnat on laskettu kahden desimaalin tarkkuudella. 2. Vertailuhintojen laskemisen jälkeen tarjoajien saamiin kunkin Tuo te ryhmän yhteispisteisiin on yhdistetty tarjouspyynnön liitteessä 2 mainitut Pien toi mi tus li sää koskevat pisteet (max 5 pistettä/tuoreryhmä) ja liittees sä 7 mainitut Oheispalveluita koskevat pisteet (max 12 pis tettä/tuo te ryh mä). 3. Edellä mainitun vertailun perusteella on kunkin Tuoteryhmän pisteet las ket tu yhteen ja tarjouksista esitetään tarjouspyynnössä mainitun mu kai ses ti valittavaksi toimittajaksi Tuoteryhmässä Toimistokalusteet kol me eniten pisteitä saanutta toimittajaa (tarjouksia saatiin kolme), Tuo te ryh mäs sä Päiväkotikalusteet kaksi eniten pisteitä saanutta toi mitta jaa (tarjouksia saatiin kaksi) ja Tuoteryhmässä Koulukalusteet neljä eni ten pisteitä saanutta toimittajaa (tarjouksia saatiin neljä). 4. Tarjoajat sijoittuivat tarjousvertailussa seuraavasti: i. Toimistokalusteet: 1) Martela Oyj, 2) Kinnarps Oy, 3) Isku Interior Oy ii. Päiväkotikalusteet: 1) Lekolar-Printel Oy, 2) Tevella Oy iii. Koulukalusteet: 1) Lekolar-Printel Oy, 2) Isku Interior Oy, 3) Mar tela Oy, 4) Ofisea Oy Kilpailutuksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. - tarjouspyyntö liitteineen - tarjousten avauspöytäkirja - tarjousten vertailu: tarjoajien kelpoisuusehdot ja tarjousten tar jous pyynnön mukaisuus - tarjousten vertailu: Tuoteryhmittäin hinta-, pientoimituslisä- ja oheis pal velu pis teet - tarjousten vertailu: yhteenveto vertailun tuloksista Saadut tarjoukset ja muu hankintaan liittyvä materiaali ovat nähtävissä kokous asia kir jois sa. Kunnanhallitus esittää kunnanvaltuustolle, että se päättää Vihdin kunnan toi mis to-, päiväkoti-, kirjasto- ja koulukalusteiden kilpailutuksesta seu raa-
vaa: 1. Kaikkien määräaikaan mennessä tarjouksen tehneiden tarjoajien lukuun ottamatta F-inno Oy:ä todetaan täyttävän tarjouspyynnössä asete tut kelpoisuusvaatimukset; 2. Martela Oyj:n, Kinnarps Oy:n, Isku Interior Oy:n, Lekolar-Printel Oy:n, Te vel la Oy:n ja Ofisea Oy:n tarjoukset ovat tarjouspyynnön mukaisia ja ne hyväksytään; 3. BTJ-Finland Oy:n ja F-inno Oy:n tarjoukset, jotka molemmat koskivat kir jas to ka lus tei ta, todetaan olevan tarjouspyynnön vastaisia alla mai nituis ta syistä ja ne hylätään: a. BTJ-Finland Oy: Tarjouspyynnön liitettä 1 ei ole täytetty lainkaan, vaik ka tätä on tarjouspyynnössä edellytetty. Tarjous on annettu eri muo dos sa ja sisältöisenä kuin on pyydetty, josta johtuen tarjous ei ole tarjouspyynnön mukainen. b. F-inno Oy: Tarjouspyynnön liitteen 2 (Kelpoisuus- ja vä him mäis vaati muk set) osalta tarjoaja sitoutunut toimittamaan hinnaston vain valmis ka lus teis ta eli tarjous on tältä osin ehdollinen, Liite 5 (Ym pä ristö lo ma ke) täytetty puutteellisesti ja tarjouspyynnön vaatimukset ympä ris tö jär jes tel mäs tä eivät täyty, Liite 6 (Laatulomake) on puut teel lises ti täytetty. 4. Valitaan tarjouspyynnön mukaisesti kokonaistaloudellisen edullisuuden pe rus teel la laaditun vertailun pohjalta sopimustoimittajiksi seuraavat toi mit ta jat etusijajärjestyksessä: a. Toimistokalusteet: 1) Martela Oyj, 2) Kinnarps Oy, 3) Isku Interior Oy b. Päiväkotikalusteet: 1) Lekolar-Printel Oy, 2) Tevella Oy c. Koulukalusteet: 1) Lekolar-Printel Oy, 2) Isku Interior Oy, 3) Martela Oy, 4) Ofisea Oy 5. Hankintalain 27 :n 1. kohdan perusteella BTJ-Finland Oy:n ja F-inno Oy:n kanssa tehdään kirjastokalusteita koskeva suo ra han kin ta so pimus. Hankintalain mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä ei ole saatu lainkaan osallis tu mis ha ke muk sia tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia ja al ku pe räisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta. 6. Sitova sopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksi antamisella, vaan vasta myöhemmin tehtävällä erillisellä kirjallisella sopimuksella. Han kin ta so pi mus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 21 päi vän kuluttua siitä, kun tarjoajat ovat saaneet tai heidän katsotaan saa neen päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen tiedoksi. 7. Todetaan, että päätöksenteossa on noudatettu hankintalakia. Kv 26.01.2015 3 Liitteet - tarjouspyyntö liitteineen - tarjousten avauspöytäkirja - tarjousten vertailu: tarjoajien kelpoisuusehdot ja tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus
- tarjousten vertailu: Tuoteryhmittäin hinta-, pientoimituslisä- ja oheispalvelupisteet - tarjousten vertailu: yhteenveto vertailun tuloksista Saadut tarjoukset ja muu hankintaan liittyvä materiaali ovat nähtävissä kokousasiakirjoissa. Kunnanvaltuusto hyväksyi kunnanhallituksen ehdotuksen yksimielisesti. Kh 19.03.2018 48 Vihdin kunnanvaltuuston päätöksen 26.1.2015 3 perusteella solmitut toimisto-, päi vä ko ti-, kirjasto- ja koulukalusteiden puitesopimukset ovat voimassa ajalla 1.4.2015-31.3.2018. Sopimuksissa on maininta, että halutessaan Vihdin kunta voi jatkaa sopimuksia yhdellä (1) optiovuodella ilman tarjouskilpailua. Optio on mah dol li suus jatkosopimukseen, jonka käyttämisestä tilaaja päättää erikseen ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Hinta tarkistetaan ennen kuin ti laa ja tekee päätöksen sopimuksen jatkamisesta. Mikäli Vihdin kunta jatkaa so pi mus ta yhdellä (1) optiovuodella, sopimus päättyy viimeistään 31.3.2019 ilman eril lis tä irtisanomista. Vihdin kunnan nykyisiltä kalustehankintojen puitesopimuskumppaneilta on pyydet ty ja saatu sopimuksessa mainitut hintatiedot. Kunnanvaltuusto on 7.9.2015 hyväksynyt Vihdin kunnan hallintosäännön muut tami sen. Yhtenä muutoksena on kunnanhallitukselle annettu toimivalta päättää kun nan yhteisistä hankinnoista, ellei päätösvaltaa ole toimintasäännössä siirretty muul le viranomaiselle. Kunnanhallitukselle on siis annettu toimivalta päättää palve lu kes kus ten rajat ylittävistä yhteisistä hankinnoista kuten kalustehankinnoista. Kunnanhallitus päättää jatkaa kunnanvaltuuston päätöksen 26.1.2015 3 pe rusteel la solmittuja toimisto-, päiväkoti-, kirjasto- ja koulukalusteiden pui te so pi muksia yhdellä (1) optiovuodella ilman tarjouskilpailua niin, että sopimukset päät ty vät 31.3.2019 ilman erillistä irtisanomista.