1. Johdanto 1 2. Viestinnän perusviesti ja arvot 1 3. Viestinnän nykytila ja haasteet 2 4. Viestinnän tavoitteet ja tehtävät 3 5. Kohti tavoitetilaa 4 Sisäinen viestintä: Organisaatio- ja jäsenviestintä 4 Ulkoinen viestintä: Mediaviestintä ja sidosryhmät 4 Ylioppilaslehti Aviisi 5 6. Viestinnän vastuut ja resurssit 5 7. Viestinnän painopistealueet strategiakaudella 6 8. Viestintästrategian toteuttaminen ja seuranta 6 Vahvistettu Tamyn edustajiston kokouksessa 11.10.2011.
1 JOHDANTO Tampereen yliopiston ylioppilaskunta (Tamy) on lakisääteinen julkisyhteisö, jonka viestintää leimaa toiminnan jakautuminen kolmeen kategoriaan: edunvalvontaan, jäsenpalvelujen tuottamiseen ja yhteiskunnalliseen vaikuttamiseen. Ylioppilaskunnan menestyksekäs toiminta edellyttää ajantasaista, suunnitelmallista ja tehokasta viestintää kaikilla näillä osa-alueilla. Tämän viestintästrategian tarkoituksena on luoda puitteet Tamyn viestinnän ohjaukselle, suunnittelulle ja vastuiden selkeyttämiselle. Viestintästrategia määrittelee Tamyn viestinnän arvot, tehtävät ja painopistealueet vuosiksi. Se päivitetään aina Tamyn strategian uusimisen yhteydessä. Viestintästrategian tueksi laaditaan vuosittain viestintäsuunnitelma, joka selkiyttää Tamyn tiedottamista ja viestintää vuositasolla. Suunnitelmassa määritellään arkiviestinnän käytännöt, kunkin kalenterivuoden kehityssuunnat ja mahdolliset viestinnälliset teemat sekä isommat viestintätoimenpiteet toimintasuunnitelmakirjausten yhteydessä. 2 VIESTINNÄN PERUSVIESTI JA ARVOT Perusviesti Tamy on mukana tekemässä akateemisesta maailmasta ja yhteiskunnasta opiskelijoille parempaa. Arvot Tamyn viestintää ohjaavat ylioppilaskunnan strategiaan kirjatut arvot. Nämä näkyvät ylioppilaskunnan ja sen kaikkien toimijoiden päivittäisessä toiminnassa jatkuvasti: Ylioppilaskunnan toiminnan keskeisenä arvona on sivistys. Viestinnässä sivistys ilmenee jäsenten keskinäisenä kunnioituksena ja jokaisen oikeutena omiin arvoihin. Kaikilla Tamyn jäsenillä, toimijoilla, järjestöillä ja sidosryhmillä on yhdenvertainen mahdollisuus tiedon saamiseen. Viestintä on selkeää ja tekstit ovat hyvää yleiskieltä. Kansainväliset opiskelijat saavat keskeisen tiedon ylioppilaskunnasta englanniksi. Avoimuus tarkoittaa myönteistä suhtautumista jokaiseen tiedon tarvitsijaan. Ylioppilaskunnan toimintaan ja työhön liittyvä julkinen tieto on kaikkien tarvitsijoiden helposti saatavilla. Tieto välitetään niin, ettei vastaanottajan tarvitse sitä liikaa etsiä. Kaikista, myös ongelmallisista asioista, viestitään avoimesti ja rehellisesti. Viestintä perustuu opiskelijalähtöisyyteen ja vahvistaa yhteisöllisyyttä. Se tukee vaikutusmahdollisuuksia ja moniäänisyyttä sekä sitouttaa organisaation toimijat. Viestintä on kaksisuuntaista: jäsenistön ja muiden tahojen tarpeet ja kehitysideat otetaan aktiivisesti huomioon ja niitä kartoitetaan säännöllisesti. Tamyn viestintä on kaikissa tilanteissa vastuullista. Se on luotettavaa, totuudenmukaista ja perustuu tunnettuihin faktoihin. 1
Viestintä vahvistaa ja tukee ylioppilaskunnan vaikuttavuutta ja tunnettuutta opiskelijuuden asiantuntijana. 3 VIESTINNÄN NYKYTILA JA HAASTEET Nykyisellään Tamyn viestinnän resursseja ja työnjakoa ei ole määritelty tarpeeksi selkeästi, ja niinpä etenkin toiminnassa saavutetuista tuloksista tiedottaminen on jäänyt vähemmälle. Kiireen keskellä tiedottaminen niin sisäisesti kuin ulkoisestikin helposti unohtuu, jos siihen ei luoda yhteisiä rutiineita, malleja eikä käytäntöjä. Työyhteisön sisäinen tiedonkulku ei vielä ole löytänyt vakiintuneita muotoja toivottavalla tavalla ja organisaation monimutkaisuus tuottaa haasteita työntekijöiden, työnantajan ja esihenkilön väliselle kommunikaatiolle. Ylioppilaskunnan aktiivisista toimijoista monet kokevat, että Tamy tekee paljon asiantuntevaa ja merkityksellistä työtä, mutta tämä ylioppilaskunnan tulevaisuudenkin kannalta tärkeä kuva ei jostain syystä välity koko jäsenistölle. Keväällä 2011 teetetyn jäsenkyselyn perusteella Tamy nähdään tarpeellisena ja luotettavana, mutta suhteellisen etäisenä. Lähes puolet vastanneista koki, että heillä on melko huonot mahdollisuudet vaikuttaa Tamyn toimintaan niin halutessaan. Tämä jäsenistölle ylioppilaskunnasta muodostunut kuva on pitkäaikainen, sillä nämä tulokset ovat yhteneväisiä Tamyn vuosina 2003 ja 2006 toteutettujen jäsenkyselyjen kanssa. Jäsenkysely osoitti lisäksi, että opiskelijajärjestöissään aktiivisimmat ylioppilaskunnan jäsenet tunsivat Tamyn toimijat ja toiminnan huomattavasti paremmin kuin ne, jotka eivät järjestötoimintaan osallistu. Tämä on merkittävä viestinnällinen haaste ylioppilaskunnalle. Ylioppilaslehti Aviisin asema Tamyn viestinnässä on tässä keskeinen: kyselyn perusteella se tavoittaa hyvin sekä aktiiviset että ei-aktiiviset järjestötoimijat. Aviisi on yhtäältä ylioppilaskunnan tiedotusväline, toisaalta vapaa journalistinen julkaisu. Sen tarkoituksena on edistää ylioppilaskunnan jäsenten yhteiskunnallisia, sosiaalisia ja henkisiä pyrkimyksiä. Kuitenkin tällä hetkellä jäsenkyselyn mukaan moni haluaisi lukea Aviisista enemmän opiskelijoiden arkeen liittyvistä asioista ja Tamyn toiminnasta. Järjestöjen kautta jäsenistölle välitetyssä viestinnässäkin on vielä runsaasti potentiaalia, jota voidaan hyödyntää tehokkaammalla kohdentamisella. Uudistuneiden verkkosivujen osalta haasteena on luoda toimivat käytännöt sekä huomioida verkkoviestinnän monikanavaisuus ja helppokäyttöisyys. Toimijoiden, etenkin hallituksen jäsenten, tiuha vaihtuminen asettaa haasteita pitkäjänteiselle vuorovaikutukselle niin Tampereen yliopiston kuin muidenkin keskeisten sidosryhmien kanssa. Yhteydenpidon hajanaisuus voi nakertaa Tamyn asemaa luotettavana asiantuntijana. Lisäksi Tamyn ja yliopiston viestintäyksikön yhteistyöstä olisi saatavissa vielä paljon enemmän synergiaetuja. Mediasuhteissa Tamyn toiminta ei ole vielä ollut riittävän suunnitelmallista. Tiedotteet ja kannanotot on saatu läpi satunnaisesti. Yhtenä haasteena tällä saralla on ollut 2
Tampereen suurimman median, Aamulehden, tavoittaminen opiskelijoita koskevissa asioissa. Tamyn graafinen viestintä on ollut kirjavaa niin vanhentuneiden internetsivujen, erilaisten painotuotteiden kuin virallisten dokumenttienkin osalta. Näin ollen yhtä selkeää ja yhtenäistä "Tamy-ilmettä" ole voitu tehdä tunnetuksi ja mieleenpainuvaksi. 4 VIESTINNÄN TAVOITTEET JA TEHTÄVÄT Tavoitetila Viestintä on luonteva ja kiinteä osa kaikkea Tamyn toimintaa, ja kaikki saavat tarvitsemansa tiedon oikea-aikaisesti ja helposti. Viestinnän resursointi ja selkeä työnjako tekevät viestinnästä helppoa. Ylioppilaskunnan toimijat ovat sitoutuneita ja kokevat tekevänsä työtä yhteisten tavoitteiden puolesta, mikä näkyy myös sitoutumisena viestintään. Tamyn jäsenet ja järjestöt näkevät ylioppilaskuntansa aikaansaavana opiskelijan asioihin vaikuttajana ja kokevat, että heillä on halutessaan yhdenvertaiset mahdollisuudet vaikuttaa Tamyyn. Tamyn sidosryhmät tuntevat Tamyn arvostettuna ja vaikutusvaltaisena asiantuntijana, ja media kiinnostuu ylioppilaskunnan tärkeiksi kokemista asioista. Ylioppilaslehti Aviisi on kriittistä ja vilkasta keskustelua herättävä areena, jolla käsitellään ja nostetaan esiin erityisesti opiskelijoiden arkeen, edunvalvontaan, oikeuksiin ja tulevaisuuteen liittyviä kysymyksiä muiden kiinnostavien aiheiden ohella. Ylioppilaslehdellä on myös keskeinen rooli Tamyn toiminnasta ja saavutetuista tuloksista tiedottamisessa sekä yhteisöllisyyden rakentamisessa. Se pyrkii palvelemaan kaikkia Tamyn jäseniä. Tehtävät Viestinnällä on keskeinen rooli ylioppilaskunnan tehtävien toteuttamisessa ja opiskelijoiden hyvinvoinnin lisäämisessä. Viestintä on strategian päämäärien ja tavoitteiden toteuttamisen väline, toiminnan ja edunvalvonnan tuki sekä Tamyn tunnettuuden vahvistaja ja edellytys. Tarkemmin Tamyn viestinnän tehtävänä on jakaa ja välittää tietoa sekä sisäisille että ulkoisille kohderyhmille edistää jäsendemokratiaa eli jäsenistön vaikutusmahdollisuuksia ja vuorovaikutusta sekä vahvistaa avoimuutta ja moniäänisyyttä ylläpitää ja tukea jäsenten yhteisöllisyyttä sekä lisätä ylioppilaskuntatietoisuutta jäsenten keskuudessa vahvistaa Tamyn asemaa toimintaympäristönsä vaikuttavimpana opiskelijan arjen asiantuntijana palvella hyvän hallinnon toteutumista. 3
5 KOHTI TAVOITETILAA Sisäinen viestintä: Organisaatio- ja jäsenviestintä Hyvin toimivalla sisäisellä viestinnällä voidaan edistää organisaation yhteishenkeä ja tehokkuutta. Viestintä on paitsi tiedon välittäjä myös yhteisön rakentaja. Sen tulee tarjota niin ylioppilaskunnan työntekijöille, päättäjille kuin tavallisille jäsenillekin kanava ja keinot yhteisiin asioihin osallistumiseen. Yhteisistä asioista ja päämääristä käytävän keskustelun tulee olla jatkuvaa, ajantasaista ja avointa. Toimijoilla tulee olla esteetön ja yhdenvertainen pääsy kaikkeen heidän päätöksenteossaan tarvitsemaansa tietoon, ja päätöksenteon ja koko organisaation toiminnan on oltava läpinäkyvää. Viestinnän tulee tukea erilaisten mielipiteiden esilletuloa ja siten parantaa päätöksenteon edellytyksiä ja ylioppilaskunnan toiminnan laatua. Onnistunut sisäinen viestintä tukee niin organisaation jatkuvuutta kuin kehittymistäkin. Organisaatioviestinnälle luodaan nykyistä luontevampia kanavia ja käytäntöjä. Toimijoiden yhteisiin päämääriin ja tavoitteisiin sitoutumiseen kiinnitetään huomiota ja avointa keskustelua tukeviin suunnitteluseminaareihin, tietoa jakaviin koulutuksiin ja selkeisiin dokumentointi- ja arkistointikäytäntöihin panostetaan. Jäsenistölle ja Tamyn piirissä toimiville järjestöille on tuotettava ajantasaista ja säännöllistä tietoa opiskelijaeduista ja -oikeuksista sekä jäsen- ja järjestöpalveluista. Opiskelijaetujen tiedottamisessa yhteistyö Opiskelijan Tampere ry:n kanssa on tärkeä. Järjestöviestintä on keskeisessä asemassa, sillä niiden kautta Tamy tavoittaa suuren osan jäsenistöstään. Tätä viestintää on vietävä entistä kohdennetumpaan suuntaan, sillä jäsentymätön tietotulva kätkee tärkeät sanomat. Viestinnällä on lisäksi keskeinen tehtävä opiskelijoiden ylioppilaskuntatoimintaan aktivoimisessa. Tietoisuutta ylioppilaskunnasta ja sen toiminnasta lisätään etsimällä sopivia ja monipuolisia viestintäkanavia ja toiminnan vaikuttavuutta korostetaan. Tätä työtä on hyvä tehdä myös valtakunnallisesti yhteistyössä SYL:n ja muiden ylioppilaskuntien kanssa. Ulkoinen viestintä: Mediaviestintä ja sidosryhmät Yhteyksiä mediaan pidetään jatkuvasti yllä. Median kautta Tamyn viestit tavoittavat suuren osan jäsenistöstä ja nostavat Tamylle ja sen jäsenille tärkeitä asioita julkiseen keskusteluun. Avainmediat, eli ne tiedotusvälineet, joissa ensisijaisesti halutaan näkyä ja jotka ovat ylioppilaskunnan kannalta merkityksellisimpiä, kartoitetaan. Yhteiskunnallisiin asioihin vaikutettaessa yhteistyö muiden opiskelijajärjestöjen ja ylioppilaskuntien kanssa on tärkeä voimavara. Niiden ja Suomen Ylioppilaskuntien Liitto SYL:n kanssa tehdään tiivistä yhteistyötä myös viestinnässä. Tampereen yliopisto on keskeinen yhteistyökumppani erityisesti koulutuspoliittisen edunvalvonnan saralla. Tamyn ja yliopiston välisestä keskusteluyhteydestä pidetään jatkuvasti huolta, jotta yliopisto ottaa ylioppilaskunnan kannat vakavasti huomioon jatkossakin. Yliopiston viestintään on tärkeää olla tiivis yhteys, ja esimerkiksi yliopiston tulevan intranet-alustan mahdollisuuksia hyödynnetään monipuolisesti. 4
Näiden lisäksi Tamylla on lukuisia sidosryhmiä (esimerkiksi Tampereen kaupunki, Juvenes, TOAS ja YTHS). Yhteydenpidon niiden kanssa tulee olla säännöllistä ja suunnitelmallista. Ylioppilaslehti Aviisi Ylioppilaslehti Aviisin roolia Tamyn viestinnän sekä kaikkien sektoreiden tukena arvioidaan ja kehitetään yhä paremmaksi. Sille taataan sellaiset resurssit, joilla lehteä voidaan toimittaa pitkäjänteisesti ja laadukkaasti. Aviisin luonne yhtäältä ylioppilaskunnan tiedotusvälineenä, toisaalta vapaana journalistisena julkaisuna turvataan jatkossakin. Aviisi vahvistaa yhteisöllisyyttä yliopisto-opiskelijoiden keskuudessa ja ottaa näkökulman, jota valtakunnallinen lehti ei ottaisi. Se postitetaan yliopiston hallituksen jäsenille, pirkanmaalaiskansanedustajille, lehtien toimituksiin ja muille paikallisille vaikuttajille. 6 VIESTINNÄN VASTUUT JA RESURSSIT Lähtökohtaisesti viestintä on kaikkien toimijoiden vastuulla. On huomioitava se, että jokainen kontakti Tamyn toimijoiden ja jäsenistön, järjestöjen tai sidosryhmien kanssa on viestintää, ja nämä kontaktit vaikuttavat ylioppilaskunnasta muodostuvaan kuvaan ja sen maineeseen. Päävastuu viestinnästä on Tamyn viestintäsektorilla. Se on ylioppilaskunnan toimijoita palveleva tuki, joka koordinoi ylioppilaskunnan ulkoista ja sisäistä viestintää. Sen toimijoita ovat ylioppilaskunnan viestinnästä vastaava järjestösihteeri ja hallitusvastaava. Järjestösihteerin ollessa estyneenä hallitusvastaava voi tilapäisesti hoitaa viikoittaisia tiedotusrutiineja. Viestintäsektori vastaa Tamyn viestinnän kehittämisestä, kartoittaa säännöllisesti eri viestintäkanavien toimivuutta ja varmistaa, että graafista ohjeistusta noudatetaan kaikessa viestinnässä. Sektori myös opastaa ja kouluttaa henkilökuntaa viestintään liittyvissä asioissa. Se koordinoi Tamyn mediasuhteita ja järjestää mediaseurannan. Järjestösihteerin roolina on toimia viestinnän asiantuntijana. Tamyn virallisesta tiedottamisesta ja suhteista vastaavat pääsihteeri ja hallituksen puheenjohtaja. He allekirjoittavat Tamyn kannanotot ja lausunnot, mutta virallisia lausuntoja lehdistölle voivat antaa muutkin hallituksen jäsenet ja sihteerit silloin, kun kyse on heidän vastuusektoreistaan. Pääsihteeri tiedottaa strategiaa ja toimintaa koskevista asioista ylioppilaskunnan sisällä sekä vastaa kriisitilanteiden viestinnästä. Hallituksen puheenjohtaja vastaa hallituksen yleisestä toiminnasta tiedottamisesta ja tiedonkulusta hallituksen sisällä yhdessä varapuheenjohtajan kanssa. Puheenjohtaja vastaa yhteydenpidosta edustajistoon. Sektorit vastaavat tiedotuksesta oman sektorinsa ajankohtaisten asioiden ja tapahtumien osalta niin sisäisesti kuin ulkoisestikin. Sektorit rakentavat itselleen toimivat sisäisen viestinnän käytännöt ja määrittelevät vuosittain sektorikohtaisen tiedotuksen painopisteet esimerkiksi projektien yhteydessä. Ulkoisessa tiedottamisessa sektorit toimivat yhteistyössä viestintäsektorin kanssa. 5
Edustajiston puheenjohtajisto vastaa edustajiston toiminnasta tiedottamisesta ja kannustaa edustajistoryhmiä kriittiseen, moniääniseen ja vuorovaikutukselliseen keskusteluun. Samoin toimivat valiokuntien puheenjohtajat niiden toiminnan osalta ja korostavat viestinnällään erilaisten toimintamuoto- ja osallistumisvaihtoehtojen kirjoa. Ylioppilaskunta organisoi strategiakaudella graafisen hankintatoimintansa. Kansainvälistä viestintää ohjaavat Tamyn kieli- ja viestintäperiaatteet. Yleisestä englanninkielisestä tiedotuksesta vastaa kansainvälisten asiain sihteeri yhteistyössä viestintäsektorin kanssa. Tamyssa toimii kääntäjäharjoittelijoita, joiden työtä kansainvälisten asiain sihteeri koordinoi. Suhdetoimintakoordinaattorin vastuulle kuuluvat yhteydenotot uusiin potentiaalisiin yhteistyökumppaneihin sekä sopimusneuvottelut yhdessä hallituksen yritysyhteistyövastaavan kanssa. Vuositasolla tarkempi työnjako, resursointi ja viestintäkanavien määrittely tehdään toimintasuunnitelman toteuttamissuunnitelman yhteydessä hyväksyttävässä viestintäsuunnitelmassa. 7 VIESTINNÄN PAINOPISTEALUEET STRATEGIAKAUDELLA Laaditaan yhdenmukainen ja selkeä graafinen ilme ohjeistuksineen. Panostetaan verkkoviestintään ja laaditaan sen käytöstä erillinen suunnitelma, jossa huomioidaan erityisesti verkkoviestinnän monikanavaisuus, vuorovaikutteisuus ja nopeus. Luodaan selkeät sisäisen viestinnän käytännöt ja kanavat, jotka tukevat sektorien toimintaa. Kehitetään tiedonkulkua eri toimijoiden välillä sujuvammaksi. Panostetaan henkilökunnan, hallituksen ja muiden keskeisten toimijoiden koulutuksiin, joilla lisätään kaikkien näiden viestintävalmiuksia. Vahvistetaan Tamyn yhteisökuvaa ja terävöitetään Tamyn asemaa luotettavana asiantuntijana. Yhteydenpidossa keskeisiin sidosryhmiin panostetaan jatkuvuuteen ja yhtenäisiin käytäntöihin. Kehitetään Tamysta aiempaa oppivampi organisaatio. Laaditaan esimerkiksi yhteisesti käytettävät pohjat toiminnan dokumentoinnin tueksi (toimintakertomukset, toimintasuunnitelmat, vuosikellot...) ja tehdään arkistointiohjeistus. Panostetaan aktiiviseen ja systemaattiseen ulkoiseen tiedotukseen. 8 VIESTINTÄSTRATEGIAN TOTEUTTAMINEN JA SEURANTA Viestintästrategiaa toteutetaan vuosittain toimintasuunnitelman yhteydessä tehtävillä viestintäsuunnitelmilla. Niissä keskitytään kohdassa 7 listattuihin viestinnän painopistealueisiin, joita suunnitelmissa tarkennetaan erilaisilla osahankkeilla ja projekteilla. 6
Painopistealueiden toimenpiteiden toteuttamisesta päävastuussa on viestintäsektori, mutta tarvittavat toimenpiteet sisällytetään eri toimijoiden tehtäviin ja otetaan keskeiseksi osaksi uusien toimijoiden perehdytystä. Viestintästrategian tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti selontekojen ja puoliväli- ja toimintakertomusten tekemisen yhteydessä sekä pidemmällä aikavälillä esimerkiksi vuonna 2014 tehtävässä jäsenkyselyssä. 7