Työyhteisöviestinnällä hyvinvointia
Sisällys Uutta sisältöä työyhteisöviestintään...3 Työyhteisöviestintään uutta suuntaa...4 Enää ei riitä viestintä ylhäältä alaspäin...4 Työyhteisöviestintä tärkeä osa johtamista...5 Hyvä työyhteisöviestintä on vastuullista...6 Hyvä viestintä luo hyvinvointia...7 Johdolla näkyvä rooli työyhteisöviestinnässä...8 Esimiehet myös viestinnän avainhenkilöitä...9 Tietotyöntekijöillä aktiivinen rooli...10 Työsuojeluhenkilöstön rooli työyhteisöviestinnässä...11 Viestintätekniikoita ja uusia toimintamalleja...12 Työyhteisö viestii...13 Accenture...13 Jos ongelmia, pyydetään apua...13 Esimiehet viestinnän keskiössä...14 Nykyaikaisia viestintätapoja...14 Laaja perehdyttämisohjelma uusille työntekijöille...15 Henkilöstön hyvinvointi toimintojen ytimessä...15 Suomen paras työpaikka...16 Hyvä vuorovaikutus viestinnän avainasiota...17 Avoimuus perusasia työyhteisöviestinnässä...18 ABB...19 Viestintä avainasia...19 Yhteistyö ja avoimuus lähtökohtina...20 Myös viestintävastuu esimiehillä...20 Työsuojeluorganisaatio auttaa ja tukee...21 Erilaisia viestintäkanavia...21 Työturvallisuuskorttikoulutus tärkeä viestintäkanava...22 Tavoitteena nolla tapaturmaa...22 Viestintä avaintehtävä...23 Lisää tietoa, lähteitä...23 Julkaisija Työturvallisuuskeskus TTK Teksti ja kuvat Kari Rissa Ulkoasu ja taitto Eija Åback 2009 2 Työturvallisuuskeskus
Uutta sisältöä työyhteisöviestintään Työelämä on muuttunut - työyhteisöviestintä etsii uutta suuntaa. Työyhteisöviestinnän vanhat pelisäännöt eivät sovellu enää nykytyöyhteisöihin, joissa työn luonne on muuttunut entistä enemmän tieto- ja asiantuntijaperusteiseksi, verkostomaiseksi ja virtuaaliseksi. Matalat organisaatiot, työn mielekkyys ja palkitsevuus ovat nykyisin tärkeitä toiminnan lähtökohtia asiantuntija- ja tietoperusteisessa työssä. Toimisto-, tieto- ja asiantuntijatyö vaatii nykyisin entistä enemmän vuorovaikutusta, yhteistyötä, innovatiivisuutta ja myös tehokkuutta. Strategiatkin luodaan yhdessä, eikä enää ylhäältä alas valuttaen. Työyhteisöviestinnän uuden toimintamallin mukaisia avainasioita ovat vuoropuhelu, vastavuoroisuus, keskinäinen arvostus sekä viestinnän tuleminen osaksi jokaisen työtä. Tietotyötä tekevän suhde tietoon on myös erilainen kuin perinteisessä teollisuusyhteisössä työskentelevillä on ollut. Hän ei ole vain tiedon vastaanottaja ja lähettäjä vaan itse osa tiedon tuottamista ja sillä viestimistä. Viestinnän vaikutukset ja ymmärryksen lisääminen ovat tärkeitä haasteita nykytyöyhteisöissä ei niinkään enää tiedon perillemeno. Asiantuntijaorganisaatioissa tietoa on yleensä käytettävissä ja hyödynnettävissä tarpeiden mukaan. Tämän verkkojulkaisun tavoitteena on välittää tietoa työyhteisöviestinnän uusista suuntauksista. Mukana on myös kaksi työpaikkaesimerkkiä hyvistä sovelluksista työhyvinvoinnin lisäämiseksi viestinnän avulla erityisesti toimisto-, tieto- ja asiantuntijatyössä. Työturvallisuuskeskus 3
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Enää ei riitä viestintä ylhäältä alaspäin Työyhteisöjen sisäisessä viestinnässä on tapahtunut viime vuosien aikana merkittävä muutos. Nyt painotetaan vuorovaikutusta enemmän kuin yksisuuntaista tiedon siirto ylhäältä alaspäin etenkin asiantuntija-, tieto- ja toimistotyössä. Viestinnän muutos on osa työelämän suurta muutosta. Työ on nykyisin yhä enemmän tietotyötä ja sen tekijät ovat yhä useammin pitkälle koulutettuja asiantuntijoita. Työelämässä ei enää riitä saneleva yksisuuntainen viestintä ja tiedon sääntely. Nyt kaivataan vuorovaikutusta, keskustelua sekä yhdessä sopimista, korostaa HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulun työyhteisöviestintäprojektin johtaja, tohtori Elisa Juholin. Hyvälle työyhteisöviestinnälle on Juholinin mukaan ominaista monisuuntaisuus, avoimuus ja pyrkimys yhteisöllisyyteen. Tutkimusten mukaan vuoropuheluun perustuva viestintä motivoi ihmisiä. Se myös lisää hyvinvointia ja työn iloa, Juholin toteaa. Oleellinen muutos aikaisempaan verrattuna on, että perinteisten viestintäkanavien sijaan viestintä tapahtuu nyt erilaisilla foorumeilla, joista keskeisin on työskentelytila ja työyhteisö itsessään. Viestintä tapahtuu siellä, missä ihmiset kohtaavat. Nykyisin viestintäfoorumi voi olla myös nykytekniikan mahdollistama virtuaalimainen yhteisö, sillä verkostomainen tapa toimia on tullut yhä yleisemmäksi asiantuntijamaailmassa. Virtuaalimainen työskentely edellyttää avoimuutta ja vahvaa keskinäistä luottamusta. Viestinnän tarkoituksena on toimintaedellytysten luominen sekä työyhteisön ylläpito, vahvistaminen ja kehittäminen. Viestinnän avulla voidaan myös edistää sekä yksilöllistä että yhteistä oppimista ja kehittämistä. Vuorovaikutteinen viestintä motivoi ja lisää hyvinvointia ja työn iloa, sanoo tohtori Elisa Juholin. Oppiminen ja kehittyminen tapahtuvat Juholinin mielestä parhaiten keskinäisessä vuorovaikutuksessa, sillä työyhteisön jäsenet muokkaavat omalla työllään ja viestinnällään organisaation toimintakykyä ja mainetta. Vuoropuheluun perustuvalla viestinnällä on kaksi tarkoitusta: toisaalta selvittää, millaisia näkemyksiä ja odotuksia eri tahoilla on, ja toisaalta vaikuttaa näiden tietoihin, asenteisiin, uskomuksiin ja käyttäytymiseen. Työyhteisöviestinnässä käytetään nykyisin apuna yhä enemmän erilaisia sähköisiä viestintätapoja: intranetiä, internetin kotisivuja, facebookeja, sähköpostia, videoviestintää, virtuaalikokouksia jne. Asiantuntijat, erityisesti tietotyöläiset, osaavat luoda myös uusia viestinnän käytäntöjä yhdistellen keskinäisviestinnän ja sähköisen viestinnän keinoja. Tietoperusteinen työ vaatii tekijöiltään lihaskunnon sijaan aivoja ja hyvää sosiaalista käyttäytymistä. Vuorovaikutteinen viestintä on uudessa, tärkeässä roolissa. Jokainen on tiedon tuottaja, jalosta, hyödyntäjä. Työyhteisöviestinnän uusi toimintamalli Isoja asioita käsitellään avoimesti ja vuorovaikutteisesti. Ajantasatieto on koko ajan saatavilla ja sitä tarvitsevien hyödynnettävissä. Tunnelma on rento ja vapaamuotoinen, jokainen uskaltaa puhua ja esittää näkemyksensä. Osallistuminen ja vaikuttaminen ovat mahdollista jokaiselle. Yhdessä oppiminen ja osaamisen jakaminen tukevat yksilöitä ja koko työyhteisöä. Työnantajamaine on osa jokaisen työtä ja heijastuu takaisin omaan identiteettiin. Toiminta ja viestintä tapahtuvat erilaisilla foorumeilla, jotka ovat avoimia tiedon vaihdannan ja vuoropuhelun paikkoja. Viestintä tapahtuu nyt erilaisilla foorumeilla, joissa ihmiset kohtaavat 4 Työturvallisuuskeskus
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Työyhteisöviestintä tärkeä osa johtamista Viestintä on nykyisin aiempaa tärkeämpi osa johtamista ja töiden organisointia. Viestintä on tärkeä työyhteisötaito. Se kuuluu tämän päivän liiketoimintaosaamiseen. Myös julkishallinnossa tarvitaan yhä enemmän hyviä viestintätaitoja, dosentti Elisa Juholin toteaa. Viestinnän hyvää osaamista vaaditaan yhtä hyvin johdolta, esimiehiltä kuin kaikilta asiantuntija-, tieto- ja toimistotyötä tekeviltä. Johtamiselta edellytetään nykyisin nopeaa reagointia toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Tieto leviää sähköisten viestintäkanavien ansiosta erittäin nopeasti ympäri maailman. Verkottuneet organisaatiorakenteet ovat myös hämärtäneet rajaa työorganisaatioiden sisäisen ja ulkoisen viestinnän välillä. Viestinnän toimivuus vaikuttaa moneen asiaan, esimerkiksi miten hyvin ihmiset ovat perillä työyhteisönsä asioista, miten he ymmärtävät niitä ja missä määrin kokevat, että heillä on mahdollisuuksia vaikuttaa sekä omaan että työyhteisön tulevaisuuteen. Yksisuuntainen tiedotusajattelu ylhäältä alas on heitettävä sivuun, Juholin vaatii. Perinteisen yksisuuntaisen viestinnän ongelma on, että tietoa on ja sitä välitetään, mutta se ei muutu ymmärrykseksi eikä toiminnaksi. Tähän vaaditaan vuorovaikutusta ja asioiden hyvää sisäistämistä. Luottamukseen ja vuorovaikutukseen perustuva työyhteisöviestintä synnyttää uutta energiaa ja luo innovaatioita. Merkittävimmät uudet innovaatiot syntyvät siellä, missä on hyvä yksilöiden välinen vuorovaikutus. Juholin korostaa, että viestintä vaikuttaa merkittävästi myös viihtymiseen ja työssä jaksamiseen - sekä myönteisesti että kielteisesti. Varsinkin muutostilanteissa yhteisöllisyys ja luottamuksellinen vuorovaikutus luovat selviytymismahdollisuuksia ja antavat voimia käsitellä yhdessä myös vaikeita asioita. Esimerkiksi nykyisessä taloudellisessa tilanteessa vaikeuksia ja uhkia pitäisi uskaltaa käsitellä yhdessä, vaikka se tekee kipeää. Pitäisi keskustella avoimesti ja realistisesti, missä ollaan, mitä voitaisiin tehdä ja mikä on mahdollista. Ihmiset ovat nykyisin valmiita käsittelemään vaikeitakin asioita. Tärkeintä on tieto, jonka pohjalta voidaan miettiä omaa tilannetta ja toimia, Juholin kannustaa. Viestintä on tärkeä työyhteisötaito, jota kannattaa yhdessä kehittää. Viestintä ei kuulu minulle - ajattelu kuuluu historiaan. Hyvin toimiva työyhteisöviestintä on välttämätön ehto, jotta työpaikoilla voidaan tehdä töitä laadukkaasti ja hyviä tuloksia tuottavasti, Juholin muistuttaa. Viestinnän seuranta, tutkimus ja arviointi ovat tärkeitä strategiseen johtamiseen ja suunnitteluun kuuluvia asioita. Viestintä osa työyhteisön strategiaa Viestintä on tärkeä osa johtamista ja töiden organisointia. Onnistunut viestinä parantaa työyhteisön toimivuutta ja tuottavuutta. Hyvä viestintä parantaa työyhteisön ilmapiiriä. Viestintä vaikuttaa työssä viihtymiseen ja työssä jaksamiseen. Viestintätaitoja vaaditaan työyhteisön kaikilta jäseniltä. Viestinnän vaikutusten seuranta ja arviointi on tärkeää. Johtamiselta edellytetään nopeaa reagointia muutoksiin Työturvallisuuskeskus 5
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Hyvä työyhteisöviestintä on vastuullista Arvot ja käytännöt painottavat nykyisin työelämässä yhteistyötä ja hyvää vuorovaikutusta. Sosiaalinen vastuu on keskeinen yritystoiminnan lähtökohta. Vastuullisuus merkitsee, että yritysten tulee olla avoimessa vuorovaikutuksessa henkilöstönsä kanssa ja hyödyntää sitä tärkeänä voimavarana. Toisaalta vastuullisuus merkitsee myös, että henkilöstöllä on oltava valmius aktiivisesti kehittää omaa työtään ja työyhteisöään. Viestintä on dosentti Elisa Juholinin mukaan parhaimmillaan tärkeä keino rakentaa yhteisöllisyyttä ja edistää yhteisvastuullisuutta. 2000-luvun tietotyöläisen suhde työyhteisöön ei ole luonteeltaan ainoastaan rationaalinen vaan myös emotionaalinen, koska työ on osa identiteettiä. Huolimatta kilpailun kovenemisesta ja yleisestä epävarmuudesta, ihmiset etsivät luottamukseen perustuvia suhteita ja keskinäistä vuorovaikutusta. Se toteutuu dialogin kautta, jossa työyhteisön jäsenet asettuvat tasavertaiseen asemaan ottaen yhdessä vastuuta työyhteisöstään, Juholin kuvaa. Vastuullisissa työyhteisöissä viestintä on monisuuntaista ja vuorovaikutteista. Se on toisaalta muodollista, mutta toisaalta myös epävirallista. Spontaania viestintää tarvitaan etenkin innovaatioissa ja kehittämisessä. Tavoitteena on monipuolinen ja tasavertainen keskustelu, joka on elinehto työyhteisöjen jatkuvuudelle ja menestykselle. Viestintä parhaimmillaan on tärkeä keino rakentaa yhteisöllisyyttä ja edistää yhteisvastuullisuutta, sanoo tohtori Elisa Juholin. Jatkuvassa liikkeessä elävät työorganisaatiot etsivät koko ajan eheyttä ja ymmärrystä yksilöiden välisen vuorovaikutuksen avulla. Tämä vahvistaa yhteisöllisyyttä ja keskinäistä vastuullisuutta työyhteisössä. Vastuullisuus ja työyhteisöviestinnän onnistuminen punnitaan yleensä selkeimmin erilaisissa kriisitilanteissa. Silloin tarvitaan erityisesti avoimuutta ja rehellisyyttä, mutta myös rohkeutta ja ymmärrystä. Viestintä voi parhaimmillaan olla koko työyhteisöä kannatteleva voima. Vastuullinen viestintä Työyhteisöviestintä on tärkeä osa yritysten ja muiden työorganisaatioiden sosiaalista yhteiskuntavastuuta. Monisuuntaisella ja vuorovaikutukseen perustuvalla viestinnällä voidaan edistää vastuullisuutta. Avoimuus lisää luottamusta. Vastuullisuus lisää yhteisöllisyyttä. Vuoropuheluun perustuvalla viestinnällä voidaan motivoida ja kannustaa keskinäiseen vastuullisuuteen. Avoin vuoropuhelu on useimmiten elinehto menestykselle. Viestinnän vastuullisuus punnitaan yleensä ristiriitaja muutostilanteissa. Sosiaalinen vastuu keskeinen lähtökohta 6 Työturvallisuuskeskus
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Hyvä viestintä luo hyvinvointia Toimiakseen tehokkaasti ja edistääkseen työhyvinvointia työyhteisön on tarjottava jäsenilleen varsin paljon erilaista tietoa. Työntekijät tarvitsevat perustietoa organisaatiosta ja siitä, miten työ voidaan tehdä terveellisesti ja turvallisesti. Työntekijät tarvitsevat myös muuttuvaa ja tilannesidonnaista tietoa sekä suunnitelmia ja näkemyksiä tulevaisuudesta. Dosentti Elisa Juholin suosittelee, että työhyvinvointiin liittyvä viestintä on mahdollisimman proaktiivista ja keskinäiseen vuoropuheluun kannustavaa. Viestinnän avulla olisi kerrottava jo etukäteen, mitä on tulossa, jotta kaikki osaisivat työpaikalla jo etukäteen valmistautua. Ennakoivat yhteiset keskustelut ovat hyvä keino luoda pohjaa tulevalle. Jos muutostilanteissa ei viestintä ole riittävän tehokasta ja avointa, alkavat huhut levitä ja ottaa valtaa. Tietämättömyys myös lamauttaa. Huono viestintä on sellaista, että tietoa jaetaan mahdollisimman vähän ja mahdollisimman myöhään. Hyvä johtamisviestintä vahvistaa Juholinin mukaan jäsenten luottamusta työyhteisöään kohtaan. Se myös edistää ns. hiljaisen tiedon hyödyntämistä ja kasvattaa organisaatiomuistia, kun ihmiset toimivat avoimessa ja rakentavassa vuorovaikutussuhteessa. Asiantuntija- ja tietoperusteista työtä tekevät arvostavat vuorovaikutteisen viestinnän lisäksi myös työn jatkuvuutta sekä mahdollisuutta toteuttaa itseään. Tutkimusten mukaan hyvät osallistumismahdollisuudet ja hyvä töiden hallinta lisäävät työssä viihtymistä. Juholinin mukaan yhteistä osaamista kartutetaan pyytämällä ja antamalla apua. Asiantuntijat ja tietoperusteista työtä tekevät ovat parhaita oman työnsä asiantuntijoita. Hyvän tunnelman ja viihtyvyyden vuoksi ollaan valmiita myös purkamaan vuorovaikutteista viestintää haittaavia hierarkkisia esteitä ja rakenteita. Hyvin toimiva viestintä vahvistaa sekä yksilöä että yhteisöä, Juholin muistuttaa. Avoin vuoropuheluun perustuva työyhteisöviestintä lisää merkittävästi viihtymistä ja työn iloa. Oleellisen tärkeää on, että jokainen tietää työpaikalla, minne ollaan menossa ja mitä kunkin tulee tehdä, jotta sinne päästään. Työviihtyvyyden kannalta tärkeitä asioita ovat myös kaikkien työntekijöiden arvostus, hyväksyminen ja mielipiteiden kunnioittaminen. Kun asiantuntija voi ja uskaltaa tuoda esiin omat näkemyksensä, on keskinäiselle viestinnälle ja yhteistyölle luotu hyvä pohja. Tästä syntyy myös luottamusta. Juholin uskoo, että hyvällä viestinnällä voidaan parantaa työyhteisön työilmapiiriä ja työhyvinvointia. Työyhteisöviestinnällä on tutkimusten mukaan vaikutusta myös sairauspoissaoloihin ja henkilöstön pysyvyyteen organisaatiossa. Henkilöstön mukaan ottaminen kehitystyöhön on Juholinin mukaan parhaimpia keinoja hyödyntää tärkeintä työyhteisön voimavaraa, henkilöstöä. Hyvä työyhteisöviestintä Tehokas ja tuloksia tuottava työyhteisöviestintä on suunnitelmallista innovatiivista tavoitteellista osallistavaa vuorovaikutteista avointa vuoropuhelun ja palautteen sallivaa motivoivaa, kannustavaa ennakoivaa ja proaktiivista muutoksiin varautuvaa työyhteisöä energisoivaa innovaatioihin kannustavaa. Ennakoiva, keskinäinen vuoropuhelu luo pohjaa tulevalle Työturvallisuuskeskus 7
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Johdolla näkyvä rooli työyhteisöviestinnässä Johtajien rooli on työelämässä viime vuosina muuttunut ja muuttuu edelleen. Nyt johtajilta odotetaan suurten linjojen vetoa, läsnäoloa ja työedellytysten luomista, ei enää yksisuuntaista tiedottamista ylhäältä alaspäin. Johtaminen on strategista viestintää eri foorumeilla, työyhteisöviestintää laajasti tutkinut dosentti Elisa Juholin pelkistää. Johdon on Juholinin mielestä oivallettava, että yksin ei nykymaailmassa saa juuri mitään aikaan, ei paraskaan johtaja. Uusi nykyajan asiantuntijuus on yhdessä tekemistä. Johtajien on tultava alas käskyttämisen vanhoista norsunluutorneista, Juholin vaatii. Hyvä viestintä on yleensä hyvää johtamista, myös työhyvinvointiasioissa. Asiantuntija- ja tietoperusteisen työn johtamisessa tarvitaan erityisesti vuorovaikutukseen ja hyvään yhteistyöhön perustuvaa viestintää. Johtamisviestintä linkittyy Juholinin mukaan kiinteästi muutoksia koskevaan tietoon. Luottamus tulevaisuuteen rakentuu tavasta, miten johto luo ja vahvistaa viestintäkulttuuria. Johtaminen ja viestintä toimivat rinta rinnan, vaikka niiden toimintatavat ovatkin erilaiset. Viestinnän tarkoitus on lisätä ymmärrystä asioita kohtaa, kun johtamisen tarkoitus on saada ihmiset sitoutumaan päätöksiin ja tavoitteisiin. Pelolla johtaminen ja viestiminen eivät ole nykyaikaa, Juholin korostaa. Organisaatioiden tavoitteiden ja strategian ymmärtäminen luo työlle mielekkyyttä ja motivoi tekijöitänsä. Työyhteisön suunnitelmista ja muutoksista halutaan tietoa nimenomaan ylimmältä johdolta, joka on viime kädessä vastuussa organisaation johtamisesta ja menestyksestä. Usein ylimmällä johdolla ei kuitenkaan ole mahdollisuutta viestiä koko organisaation kaikkien jäsenten kesken. Tähän tarvitaan esimiehiä sekä viestinnän ammattilaisia sekä toimivia viestintäkanavia. Toisaalta organisaatioiden madaltuminen ja verkostomainen toiminta sekä uudenlainen johtamistyyli ovat lähentäneet johtoa ja henkilöstä toisiinsa erityisesti asiantuntijatyöyhteisöissä, Juholin toteaa. Viestinnällä voidaan johtaa ja rakentaa yhteistyötä asiantuntijaja tietoperusteisessa työssä. Johdolla viestintävastuu Johdon tehtävänä on luoda strategiset tavoitteet työyhteisön viestinnälle synnyttää avoimuuteen ja vuorovaikutukseen perustuva viestintäkulttuuri antaa riittävät voimavarat työyhteisöviestintään asettaa tavoitteet työpaikan työhyvinvoinnille ja sitä edistävälle viestinnälle sitouttaa työyhteisön kaikki jäsenet päätöksiin ja tavoitteisiin yhdessä suunnittelemalla ja tekemällä osallistua näkyvästi johtamisviestintään ja vuorovaikutteiseen yhteistyöhön näyttää esimerkkiä, kuunnella ja kerätä palautetta seurata viestinnän onnistumista ja antaa palautetta. Luottamus tulevaisuuteen rakentuu siitä, miten johto luo ja vahvistaa viestintäkulttuuria 8 Työturvallisuuskeskus
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Esimiehet myös viestinnän avainhenkilöitä Esimiesten arkinen työhön liittyvä viestintä on vuorovaikutusta, tiedon vaihtoa ja palautteen antamista. Esimiestyö on nykyisin mitä suurimmassa määrin viestintää monissa erilaisissa tilanteissa, korostaa tiedotustutkija, dosentti Elisa Juholin. Esimiesten rooli viestinnässä on Juholinin mukaan kuitenkin erilainen kuin työyhteisön muiden jäsenten roolit. Hän on välittävä linkki yksikkönsä ja muun organisaation sekä toimintaympäristön välillä. Esimies tuo ja vie viestiä työyhteisössä eteenpäin sekä pystysuorassa että vaakasuorassa suunnassa. Esimiehiltä odotetaan nykyisin yhä enemmän taitoja avoimeen vuorovaikutukseen henkilöstön kanssa. Nykyajan esimiehillä on asiantuntija- ja tietovaltaisessa työyhteisössä valmentajan kaltainen rooli, sen jälkeen kun vanhat hierarkiat ovat murtuneet. Asiantuntijatiimien vetäjien on jaettava vastuun lisäksi myös tietoa, jotta työtä voidaan tehdä kannustavassa työilmapiirissä hyvin tuloksin. Esimiehiltä odotetaan Juholinin mukaan esimerkiksi kykyä tulkita monimutkaisia asioita yksinkertaiseen ja ymmärrettävään muotoon, valmiutta välittömään ja rehelliseen palautteeseen, halua kohdata ihmisiä ja kuunnella heitä sekä myönteistä asennetta oman osaston, ryhmän tai tiimin kehittämisajatuksille. Asiantuntija- ja tietoperusteisessa työssä esimiehen on oltava sekä asioiden että ihmisten johtaja. Se vaatii keskustelua ja läsnäoloa, mutta tarvittaessa myös jämäkkyyttä ja visionäärisyyttä. Keskeinen osa esimiesten toimintaa on työhyvinvointiin liittyvä viestintä asiantuntija-, tieto- ja toimistotyössä. Usein se on päivittäistä keskinäisviestintää: neuvontaa, opastusta ja ongelmien yhteistä ratkomista. Tavallisesti myös uusien työntekijöiden perehdytys on lähiesimiehen vastuulla. Hyvä esimies osaa antaa riittävästi palautetta sekä koko tiimille että yksittäisille työntekijöille, esimerkiksi kehityskeskusteluissa, mutta myös päivittäisessä työhön liittyvässä monensuuntaisessa vuorovaikutuksessa. Hyvän esimiehen tulisi olla aloitteellinen tiedon etsinnässä, jakamisessa ja asioiden yhteisessä käsittelyssä. Viestintä on tärkeä esimiestaito, Juholin muistuttaa. Verkostomainen toiminta asettaa viestinnälle erityisvaatimuksia muun muassa tiedon perillemenon ja ymmärtämisen varmistamiseksi. Esimiesten viestintätilanteita Esimiesten avaintehtäviä työyhteisöviestinnässä ovat työnopastus perehdytys työtehtäviin ja työhyvinvointiin arkinen työhön liittyvä valmennus ja ohjaus alaisten sitouttaminen vapaamuotoiset tapaamiset tavoite- ja tuloskeskustelut oman yksikön, osaston ja tiimin palaverit seuranta ja palautteen kerääminen palautteen antaminen ja vastaanottaminen. Keskustelua, läsnäoloa, jämäkkyyttä ja visionäärisyyttä Työturvallisuuskeskus 9
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Tietotyöntekijöillä aktiivinen rooli Johdolla ja esimiehillä on työyhteisöviestinnässä keskeinen rooli, mutta sen rinnalle on noussut asiantuntija-, tieto- ja toimistotyössä jokaisen työntekijän vastuu ottaa itse selvää, kysyä, osallistua ja saattaa ajatuksensa muiden tietoisuuteen. Eritoten tietotyötä tekevät asiantuntijat ovat nykyisin tasavertaisia ja itseohjautuvia tiedon tuottajia, jalostajia ja vaihtajia. He ovat myös kriittisiä kaiken tiedon suhteen eivätkä välttämättä sulata ulkopuolisia viisauksia. He kyseenalaistavat myös johdon näkemyksiä, toteaa tietoyhteiskunnan työyhteisöviestintään perehtynyt viestintätutkija, dosentti Elisa Juholin. Tietotyötä tekevän suhde tietoon on lähtökohdiltaan erilainen kuin perinteisessä teollisuusyhteisössä työskentelevillä on ollut. Hän ei ole vain tiedon vastaanottaja ja lähettäjä vaan itse osa tiedon tuottamista ja sillä viestimistä. Työyhteisöviestinnän uuden toimintamallin mukaisia avainsanoja ovat Juholinin mukaan vuorovaikutus ja vastavuoroisuus, keskinäinen arvostus sekä viestinnän tuleminen osaksi jokaisen työtä. Juholin vaatii työntekijöiltä vastuullisuutta. Se tarkoittaa, että ollaan kiinnostuneita työpaikasta, havainnoidaan asioita, otetaan puheeksi, ihmetellään, ehdotetaan parannuksia ja omaksutaan turvallisempia tapoja toimia. Henkilöstöllä tulisi olla aina mahdollisuus ottaa asioita puheeksi. On voitava kysyä ja myös kyseenalaistaa, Juholin korostaa. Asiantuntija- ja tietoperusteissa työssä viestintäfoorumit ovat kaiken tekemisen ja yhteistyön ydin. Foorumi on Juholinin mukaan tila, johon yhteisön jäsenet tulevat keskustelemaan ja käsittelemään tärkeitä ja vähemmän tärkeitä asioita. Foorumien kautta työntekijät saavat tietoa ja vaikutteita ja vastaavasti välittävät niitä eteenpäin. Foorumi voi olla työtila, mutta se voi olla myös virtuaalinen ympäristö tai niiden yhdistelmä. Juholin korostaa, että foorumeilla toimitaan monella eri tavalla: spontaanisti, puolivirallisesti tai virallisesti. Oleellista on vuorovaikutteisuus sekä yhteisön jäsenten aloitteellisuus ja itseohjautuvuus. Tiedon ja osaamisen avoin jakaminen on yhteisöllisesti palkitsevaa. Yhteiset oppimisen ja uuden löytämisen oivallukset koetaan työn huippuhetkinä. Hyvässä työyhteisössä jäsenet antavat toisilleen energiaa ja inspiroivat toisiaan, Juholin uskoo. Työntekijät luovat asiantuntijaja tietoperusteisessa työssä työyhteisön maineen itse. Jokainen muokkaa mainetta työssään ja verkostoissaan, joista se heijastuu takaisin organisaatioon ja yksilöihin. Tietotyöntekijä arvostaa tietoa Tietotyön asiantuntijuus tuottaa työyhteisöön yhtä vastuullisia rooleja kuin organisatorinen asema. Asiantuntijat toimivat usein työyhteisöissään itseohjautuvasti. Asiantuntijan rooliin kuuluu usein luonnostaan kriittisyys ja kyseenalaistaminen. Tietotyötä tekevät tuottavat usein itse paljon uutta tietoa. Asiantuntijat ovat viestinnässä useimmiten aktiivisia ja oma-aloitteisia. Asiantuntijatyötä tekevät arvostavat avoimuutta ja vuoropuhelua. Tietotyötä tekevät asiantuntijat toimivat usein verkostomaisesti useilla viestintäfoorumeilla. Tietotyöntekijät osaavat hyödyntää sähköisiä viestintäkanavia. Asiantuntijoiden mielestä tiedon ja osaamisen jakaminen on useimmiten palkitsevaa. Vuorovaikutus, aloitteellisuus, itseohjautuvuus 10 Työturvallisuuskeskus
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Työsuojeluhenkilöstön rooli työyhteisöviestinnässä Työpaikoilla vastuu työhyvinvoinnista on työnantajalla eli johdon edustajilla. Johto määrittelee työyhteisössä noudatettavan viestintäpolitiikan ja luo yhdessä henkilöstön kanssa työpaikan viestintäkulttuurin. Erityisesti asiantuntijaorganisaatioissa vaaditaan monipuolista viestintää myös työoloihin ja työhyvinvointiin liittyvistä asioista. Vaatimuksia asettaa asiantuntijatyöhön liittyvä luovuus ja omatoimisuus ja kriittisyys, korostaa viestintätutkija Elisa Juholin. Työhyvinvointiin liittyvä viestintä on tärkeä osa työyhteisöjen normaalia päivittäistä viestintää. Se kuuluu sekä johdon edustajille, esimiehille että koko henkilöstölle. Vuorovaikutteisessa työyhteisössä henkilöstö osallistuu itse aktiivisesti tiedon tuotantoon ja välitykseen. Työolojen ja työhyvinvoinnin kehittäminen onnistuu parhaiten työyhteisössä, jossa käydään avointa ja monensuuntaista vuoropuhelua johdon, esimiesten ja henkilöstön välillä. Viestinnän on oltava kiinteä osa työyhteisön työhyvinvointiin tähtäävää toimintaa, esimerkiksi mukana alusta alkaen erilaisissa kehityshankkeissa. Työsuojeluhenkilöstöllä on monia erityistehtäviä asiantuntija- ja tietoperusteisten työorganisaatioiden viestinnässä. Heidän on pidettävä yllä työyhteisön tarvitsemia erilaisia tietokantoja, esimerkiksi lainsäädäntöön liittyviä määräyksiä, toimintaohjeita, tilastoja, käyttöturvallisuustiedotteita ja erilaista työhyvinvointiin liittyvää aineistoa. Työsuojeluhenkilöstön olisi osattava käyttää hyödyksi asiantuntija- ja tietoperusteisessa työssä organisaation sekä virallisia että epävirallisia viestintäkanavia ja foorumeita. Työsuojeluviestinnässä kannattaa käyttää hyödyksi nykyaikaisia sähköisiä viestintäkanavia. Myös työhyvinvointiin liittyvä viestintä on suunniteltava alusta alkaen huolellisesti ja tavoitteellisesti. Työnjako, vastuut ja aikataulutus on määriteltävä yksityiskohtaisesti. Viestinnän perillemeno ja vaikutukset tulee selvittää. Työsuojeluhenkilöstöltä vaaditaan tulevaisuudessa entistä enemmän viestintäosaamista ja vaikuttamisen kykyä. Työsuojeluhenkilöstön kannattaa käyttää hyödyksi työpaikan viestintä- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijoiden osaamista. Heidän kanssaan kannattaa verkottua mahdollisimman hyvin. Usein yhdessä tekeminen tuottaa parhaan tuloksen myös työhyvinvoinnin edistämisessä ja siihen liittyvässä viestinnässä. Työsuojeluasiantuntijoiden viestintätehtävät Ylimmän johdon avustaminen työoloihin sekä työhyvinvointiin ja työturvallisuuteen liittyvässä viestinnässä. Tiedon ja kokemusten vaihdanta työhyvinvointiin liittyvistä asioita esimiesten ja henkilöstön kanssa. Palautteen ja kokemusten keruu. Kokoukset, keskustelut ja palaverit työolojen ja työhyvinvoinnin kehittämiseen liittyvistä asioista. Henkilöstön, erityisesti uusien työntekijöiden, opastus ja perehdyttäminen. Työhyvinvointiin liittyvä viestintä ja opastustus. Kehittämisprojekteihin liittyvä viestintä. Viestintä ja vuorovaikutus sidosryhmien, yhteisöjen ja median yms. kanssa. Viestintäosaamista, vaikuttamisen kykyä Työturvallisuuskeskus 11
Työyhteisöviestintään uutta suuntaa Viestintätekniikoita ja uusia toimintamalleja Arkinen työyhteisöviestintä on tiedon vaihtoa, tietämyksen ja ymmärryksen luomista sekä asioiden pohdintaa työpaikan eri henkilöiden kesken. Työpaikoilla olisi viestintätutkija, dosentti Elisa Juholinin mielestä nyt nostettava kunniaan hyvät viestintätaidot, etenkin puhuminen, kirjoittaminen, vuorovaikutus ja erilaisten viestintätekniikoiden hallinta. Kansainvälisyys ja monikulttuurisuus ja niihin liittyvä viestintä ovat nykyisin tärkeää asiantuntija- ja tietoperusteista työtä. Nykyaikaisessa työyhteisössä kaikkien tulisi osata viestiä. Puhe, teksti ja keskustelu olisi pyrittävä muokkaamaan ymmärrettävään muotoon. Toisen osapuolen tai osapuolten näkemyksiä tulisi kuunnella ja ottaa mahdollisimman pitkälle huomioon, Juholin linjaa. Suunnitelmallisuudella pyritään työyhteisöissä siihen, että esimerkiksi työhyvinvointiin liittyvä oleellinen tieto saataisiin ymmärrettävässä muodossa kaikille sitä tarvitseville samansisältöisenä mahdollisimman samaan aikaan. Spontaani ja epävirallinen viestintä täydentävät sitä tämä on tärkeää etenkin luovassa asiantuntija- ja tietotyössä. Kansainvälisyys, monikulttuurisuus ja niihin liittyvä viestintä ovat nykyisin tärkeää asiantuntija- ja tietotyössä, sanoo dosentti Elisa Juholin. Uudet teknologiat ovat muuttaneet työntekoa ja viestintää perinpohjaisesti. Työyhteisöviestintään käytettävät teknologiat ja tekniikat vaihtelevat työpaikkakohtaisesti tilanteiden ja olosuhteiden mukaan. Viestintämenetelmät Työhyvinvointiin liittyvässä viestinnässä voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia viestintämenetelmiä: Uudet: Intranet eli työpaikkakohtaiset kotisivut Tiedotteet verkon kautta Verkkopohjaiset yhteistyöalustat Virtuaaliset verkkokokoukset Digitaaliset ryhmätyötilat Blogit, blogien väliset verkot Mobiilit viestintäverkot Facebook, MySpace Erilaiset pikaviestimet Muut tietoverkostot Perinteiset: Puhelinsoitot Sähköpostiviestit Tapaamiset, keskustelut, kahvittelut Kehityskeskustelut, yhteistyöpalaverit, tiimi- ja osastokokoukset Seminaarit, opastus ja koulutus, videoneuvottelut Sisäinen tv-järjestelmä Kirjalliset tiedotteet Henkilöstölehti ja muut julkaisut Hyvinvoiva ja tuottava työyhteisö syntyy onnistuneen vuorovaikutteisen viestinnän tuloksena asiantuntija-, tietoperusteisessa ja toimistotyössäkin. 12 Työturvallisuuskeskus
Työyhteisö viestii: Accenture Accenturessa arvostetaan sitä, että johto pitää koko henkilöstön ajan tasalla organisaation tilasta ja muutoksista. Jos ongelmia, pyydetään apua Accenturen työyhteisökulttuuri suosii hyvää yhteistyötä, vastuullisuutta, toimimista tiimin hyväksi sekä toisten auttamista. Accenturella pärjäävät ne, jotka tarvittaessa pyytävät apua. Tiimityö on merkittävä motivointitekijä kuten myös työskentely yli organisaatio- ja maarajojen, korostaa Accenturen toimitusjohtaja Frank Korsström. Asiantuntijatehtävissä työskentelevät työntekijät arvostavat sitä, että johto pitää koko henkilöstön ajan tasalla organisaation tilasta ja muutoksista. Matala organisaatio, tiimimäinen työskentelytapa ja nykyaikaiset viestintäkanavat sopivat hyvin asiantuntijavaltaiseen organisaatioon. Työyhteisössämme viestintä perustuu avoimeen ja läheiseen vuorovaikutukseen sekä hyvään yhteistyöhön. Pyrimme jatkuvaan dialogiin. Lähtökohtana on, että kukin tuntee omalta osaltaan vastuunsa myös viestintään liittyvissä asioissa, painottaa Accenturen markkinointi- ja viestintäpäällikkö Minna Ranta. Suuri osa Accenturen henkilöstöstä tekee liikkeenjohdon kehittämiseen ja tietotekniikkaan liittyvää asiantuntijatyötä, monet asiakkaiden tiloissa. Viestinnällä on erittäin tärkeä rooli sekä johtamisessa että henkilöstöhallinnossa. Yhdessä tekeminen ja hyvä vuorovaikutus ovat meille toiminnan lähtökohtia projekteihin liittyvässä toiminnassa, myös viestinnässä. Kanavien pitää olla auki koko ajan kaikkiin suuntiin. Jos ongelmatilanteita ilmenee, apua saa ja pitää pyytää. Accenture korostaa Rannan mukaan erityisesti yhteisöllisyyttä ja monisuuntaisuutta kaikessa työyhteisöviestinnässään. Viestintä on meillä todellakin kaikkien vastuulla, Ranta toteaa. Työturvallisuuskeskus 13