Talous- ja konsernijaosto 36 17.08.2016 NELJÄN SÄDEHOIDON LINEAARIKIIHDYTTIMEN HANKINTA HYKS SYÖPÄKESKUKSEEN TAKO 36 HUS/1383/2016 1. Hankinnan kohde HYKS Syöpäkeskus on saanut luvan hankkia kolme uutta sädehoidon lineaarikiihdytintä (Linac 11 - Linac 13), jotka asennetaan Syöpäklinikan takapihan maanalaisten tilojen kolmeen uuteen hoitohuoneeseen v:n 2018 aikana. Lisäksi on saatu lupa yhteen uuteen lineaarikiihdyttimen, jolla korvataan vanha sädehoitolaite Linac 4:n hoitohuoneessa, jossa tällä hetkellä on vanha Varian Clinac 600CD lineaarikiihdytin vuodelta 1998. Uuden laitteen asennus vanhan laitteen tilalle toteutuu rakentamisen aikataulusta riippuen v:n 2018 lopussa tai v:n 2019 alussa. Laitteilla hoidetaan vuodessa n. 8.500 hoitokertaa / laite. Kaksi uusiin tiloihin sijoittuvista laitteista on korvaavaa kapasiteettia käytöstä poistuville hoitoyksiköille Linac 7 (asennettu v. 2001, poistovaiheessa 17 v vanha) ja Linac 8 (asennettu v. 2003, poistovaiheessa 14 v vanha), jotka joudutaan purkamaan Siltasairaalan rakennushankkeen tieltä. Molemmat laitteet ovat tuolloin teknisen käyttöikänsä lopussa. Laitteisiin on budjetoitu yhteensä 9.500.000 vuosille 2016-2019 kahtena osana: Linac 11-13: 7.500.000 v. 2016-2018 ja Linac 4: 2.000.000 v. 2018-2019. Hoitotiloihin liittyvät rakennushankkeet on budjetoitu ja kilpailutetaan erikseen. Erityisesti Linac 4:n laitevaihdon tarkka ajoitus riippuu Siltasairaalan rakentamisen aikataulusta, koska alueella vaaditaan ko. hoitohuoneen ulkoseinän säteilysuojauksen vahvistaminen, joka voidaan tehdä vasta Siltasairaalan rakentamisvaiheen alussa. Laitteita pyydettiin tarjoamaan kahdella eri vaatimustasolla 2 + 2, joista ensimmäiset kaksi ovat ns. kuvantamisohjattuun sädehoitoon (image guided radiation therapy, IGRT) soveltuvia moderneja sädehoitolaitteita ("Linac") ja toiset kaksi täsmäsädehoitoon (stereotaktisesti kohdistettuun sädehoitoon, stereotactic radiosurgery/radiotherapy, SRS) soveltuvia sädehoitolaitteita ("STT-Linac"). Lisäksi pyydettiin lisälaitteina tarjoamaan sädehoidon annosmittauksiin soveltuvaa välineistöä. Sädehoitolaitteet tullaan alustavan suunnitelman mukaan asentamaan siten, että molemmat SRS-laitteet asennetaan vierekkäin uusiin tiloihin (esim. Linac 12-13) ja kolmanteen uusista tiloista (esim. Linac 11) asennetaan toinen IGRT-laitteista. Nämä asennukset toteutuvat vuoden 2018 aikana ja niiden valmistuminen ja käyttöönotto on edellytys Siltasairaalan rakentamisvaiheen alussa toteutettavan Linac 7-8 laitteiden ja laitetilojen purulle. Toinen IGRT-laite asennetaan Linac 11-13 tilojen ja laitteiden ollessa käytössä Linac 4:n paikalle.
2. Tarjouskilpailu Hankinta toteutetaan EU:n avoimen menettelyn mukaisesti. Tarjouspyyntö 55023, sis. hankekuvaus (liite 1) on julkaistu 16.3.2016 HUS Logistiikasta ("Tarjouspyyntö", liite 4). Tarjouspyyntö oli rakenteeltaan sellainen, että kaikkiaan neljän hoitolaitteen kokonaisuudesta kaksi laitetta vastasivat vaatimuksiltaan tavanomaista nykyaikaista sädehoitolaitetta (ns. kuvantaohjausmahdollisuudella (image guided radiation therapy, IGRT) varustettuja hoitolaitteita. Toiset kaksi laitetta varustettiin täsmäsädehoidon erikoisominaisuuksilla (stereotactic radiosurgery/ radiotherapy, SRS), jolloin lisälaitteita on enemmän ja hinta hieman korkeampi. Tarjouspyynnössä oli annettu mahdollisuus tarjota molempien laiteryhmien laitteita erikseen ja osatarjouksien tapauksessa IGRT- ja SRS-laitteita vertailtaisiin erikseen. Määräaikaan 30.4.2016 klo 15.00 mennessä saatiin aakkosjärjestyksessä seuraavat tarjoukset: 1 Elekta Instruments AB ("Tarjous Elekta") 2016-133817-1 2016-133817-2 2016-133817-3 2016-133817-4 2 Varian Medical Systems ("Tarjous Varian") 2016-30746-1 Kumpikin tarjous sisältävät kokonaisuudet sekä SRS- että IGRT-hoitolaitteista. Laitehankintatyöryhmän ovat muodostaneet ylifyysikko Mikko Tenhunen (pj.), osastonylilääkäri Kauko Saarilahti, osastonylilääkäri Leila Vaalavirta, osastonlääkäri Juhani Collan, fyysikot Tuomo Hämäläinen ja Satu Strengell, osastonhoitaja Heli Seppälä, röntgenhoitajat Paula Tanni, Anna Vepsäläinen ja Jukka Ylinen, kaikki em. henkilöt HYKS Syöpäkeskuksesta, sekä insinöörit Teemu Keränen ja Mikko Niskanen HUS Kuvantaminen Lääkintätekniikasta. Tutustumismatkan Kuopioon 3.6.2016 tekivät ylifyysikko Mikko Tenhunen ja röntgenhoitajat Paula Tanni, Anna Vepsäläinen ja Jukka Ylinen. Matkalla ryhmä tutustui kamera-avusteiseen Catalyst-merkkiseen hoidonkohdennusjärjestelmään, jota tarjottiin molempien hoitolaitetarjousten lisälaitteena. Tarjouksien laitteista Elektan tarjoamaa laitemallia Versa HD on Syöpäkeskuksessa käytössä tällä hetkellä kaksi kappaletta (asennusvuosi 2014) ja Varianin tarjoamaa laitemallia Truebeam on niin ikään Syöpäkeskuksessa kaksi kappaletta (asennusvuosi 2015-2016), joten katsottiin, että omassa yksikössä on riittävästi käytännön tietoa laitemalleista ilman muita tutustumiskäyntejä. Hankintaesityksessä jäljempänä esitettävä laitevaihtoehto saa työryhmän yksimielisen kannatuksen piste-eron perusteella.
3. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi (Tarjouspyyntö / hankekuvaus 15) 4. Tarjouksien tarjouspyynnön mukaisuus Vaatimus 1 - Vaatimus 4: Todetaan, että molemmat tarjoajat ovat toimittaneet Tarjouspyynnössä mainitut tiedot tai selvitykset ja täyttävät niiden perusteella tarjoajan soveltuvuutta koskevat vaatimukset. 4.1 Osatarjouksien hyväksyttävyys (Tarjouspyyntö / hankekuvaus 4) Osatarjouksia ei jätetty, molemmat tarjoukset sisältävät sekä SRS- että IGRT-hoitolaitteet sekä dosimetriavälineistön. 4.2 Vähimmäisvaatimukset (Tarjouspyyntö / hankekuvaus 2.1) Vaatimus 1: Liitettävyys sairaalan LVI-, sähkö, tieto- ym. verkkoihin sekä Dicom-määräysten täyttyminen Todetaan molempien tarjousten sisältävän vaaditut selvitykset sekä täyttävän vaatimuksen 1. Vaatimus 2: Tarjouspyynnön liitteessä 1A lueteltujen vähimmäisvaatimusten täyttyminen Elekta: Täyttää oleellisin osin minimivaatimukset. Tarjottu laitteistokokonaisuutta 4 kpl Versa HD (2 kappaletta IGRT-vaatimuksilla ja kaksi kappaletta SRS-vaatimuksilla). Varian: Täyttää oleellisin osin minimivaatimukset. Tarjottu sekä laitteistokokonaisuutta Edge (SRS-vaatimukset) että Truebeam (IGRT-vaatimukset). Minimivaatimuslistan ne kohdat, jotka eivät täyty (tarkemmin lueteltu liitteessä 2), liittyvät molemmissa tarjotuissa laitteissa samoihin ominaisuuksiin. Tarjoukset Elekta (laitteistokokonaisuus Versa HD) ja Varian (laitteistokokonaisuus Edge ja Truebeam) täyttävät oleellisin osin minimivaatimukset ja etenevät laitevertailuun. 4.3 Vertailtavien teknisten ja toiminnallisten ominaisuuksien ilmoittaminen (Tarjouspyyntö / hankekuvaus 2.2) Todetaan kaikkien muiden tarjousten sisältävän riittävät tekniset ja toiminnalliset tiedot laitteista.
5. Vähimmäisvaatimukset täyttävien tarjousten vertailu (Tarjouspyyntö / hankekuvaus 17) Tarjouspyynnön mukaan tarjouksista tullaan hyväksymään kokonaistaloudellisesti edullisimmaksi osoittautunut tarjous ottaen huomioon seuraavat vertailuperusteet minimivaatimukset täyttävistä tarjouksista: a) Hinta 40 % arvioidaan selvityksen 1 perusteella, josta - Laitteistokokonaisuuden hinta 80 % (maksimi 0.8x40 = 32 pistettä) - Ylläpitosopimuksen (eli kaikenkattavan huoltosopimuksen) hinta yhteensä viidelle vuodelle (takuuaika 2v + 3 seuraavaa vuotta) (maksimi 0.2x40 = 8 pistettä) b) Tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet 45 % selvityksen 2 (+ liite 1B) perusteella, josta - Tekniset tiedot 44 % (maksimi 0.44x45 = 20 pistettä) - Annossuunnitelmatesti 22 % (maksimi 0.22 x 45 = 10 pistettä) - Käyttäjien arviointi 33 % (maksimi 0.33 x 45 = 15 pistettä) c) Huolto 10 %, arvioidaan selvityksen 3 (+ liite 1C) perusteella (maksimi 10 pistettä) d) Toimitusaika ja takuu 5 %, arvioidaan selvityksen 4 (+ liite 1D) perusteella (maksimi 5 pistettä) Pistelukujen summan maksimi on 100. Tarjouksien yksityiskohtainen pisteytys on esitetty hankintaesityksen liitteessä 5 ja lisäksi teknisten ja toiminnallisten ominaisuuksien alakohdittain eriteltynä liitteissä 6-8. Tarjouspyynnössä esitettyjen tarjousten vertailuperusteiden mukaisesti (Tarjouspyyntö / hankekuvaus 17). Pisteytyksen yhteenveto on esitetty alla olevassa taulukossa. Elekta Varian Hinta (max. 40 pistettä) 38,67 35,92 Tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet 24,90 40,21 (max. 45 pistettä) Huolto (max. 10 pistettä) 5,07 9,18 Toimitusaika ja takuu (max. 5 pistettä) 3,00 5,00 Yhteensä 71,64 90,31 Todetaan, että Varianin tarjoama laitteistokokonaisuus saa eniten pisteitä.
6. Esitys hankittavaksi laitteistoksi 6.1 Vähimmäisvaatimukset täyttävä laitekokonaisuus Edellisen perusteella esitetään, että hankitaan tarjouksen Varian mukaisesti Truebeam ja Edge lineaarikiihdytinlaitteistot kokoonpanossa (alakohtien numerointi "x.x" viittaavat tarjouksen riveihin (item): 2 x EDGE kiihdyttimet (Stt-linac): Stt-Linac #1: EDGE Radiosurgery System 1.1-1.29 2.208.000 Stt-Linac #2: EDGE Radiosurgery System 2.1-2.23 1.978.000 Stt-Linac #2: SABR Calypso Two-Room operation 3.1 92.000 Stt-Linac: SRS&SABR fixations 4.1 94.927 Stt-Linac: TPS Eclipse 6.1 6.16 184.000 Stt-Linac: TPS / BrainLab 7.1 217.033 2 x TrueBeam kiihdyttimet (Linac): Linac #1: TrueBeam 8.1-8.26 1.628.400 Linac #2: TrueBeam 9.1-9.26 1.628.400 Linac: TPS Eclipse 10.1-10.6 55.200 Oheistuotteet: Extended Spare part kit 11.1 Included Lasers 12.1-12.4 Included Two (2) Year warranty 13.1 Included Service Training 14.1-14.3 Included ESTRO conference fee 15.1 Included ARIA / Time planner 16.1 Included Dosimetry equipment 17.1 98.147 Yhteensä: 8.184.107 (alv. 0%) Syöpäkeskuksen linjajohtaja Mikko Tenhunen selostaa asiaa kokouksessa. Hankinta-asiakirjat ovat nähtävänä kokouksessa.
Päätösesitys HUS:n talous- ja konsernijaosto päättää 1. hankkia Varianin tarjouksen mukaisesti kaksi Edge ja Truebeam lineaarikiihdytinlaitteistoa kokoonpanossa: 2 x EDGE kiihdyttimet (Stt-linac): Stt-Linac #1: EDGE Radiosurgery System 1.1-1.29 2.208.000 Stt-Linac #2: EDGE Radiosurgery System 2.1-2.23 1.978.000 Stt-Linac #2: SABR Calypso Two-Room operation 3.1 92.000 Stt-Linac: SRS&SABR fixations 4.1 94.927 Stt-Linac: TPS Eclipse 6.1 6.16 184.000 Stt-Linac: TPS / BrainLab 7.1 217.033 2 x TrueBeam kiihdyttimet (Linac): Linac #1: TrueBeam 8.1-8.26 1.628.400 Linac #2: TrueBeam 9.1-9.26 1.628.400 Linac: TPS Eclipse 10.1-10.6 55.200 Oheistuotteet: Extended Spare part kit 11.1 Included Lasers 12.1-12.4 Included Two (2) Year warranty 13.1 Included Service Training 14.1-14.3 Included ESTRO conference fee 15.1 Included ARIA / Time planner 16.1 Included Dosimetry equipment 17.1 98.147 Kaikki edellä mainitut yhteensä hintaan 8.184.107 (alv. 0%) 2. allekirjoittaa ja tarkastaa pöytäkirjan tämän pykälän osalta kokouksessa. 3. päätös ei sido kuntayhtymää ennen kuin on selvinnyt, käyttääkö ylempi toimielin asiassa kuntalain 51 :n mukaista otto-oikeutta. Sopimus ei synny päätöksen tiedoksiannolla vaan erikseen myöhemmin tehtävällä sopimuksella. 4. oikeuttaa talousjohtaja Jari Finnilän ja toimialajohtaja Petri Bonon allekirjoittamaan hankintaa koskevan sopimuksen. Asian käsittely Päätös Ote Syöpäkeskuksen linjajohtaja Mikko Tenhunen selvitti lineaarikiihdyttimien hankinta-asiaa kokouksessa. Esitys hyväksyttiin. tarjouksen tekijät Lisätietoja Petri Bono, puh. (09) 471 75380 Mikko Tenhunen, puh. 050 4272192 Jaana Vento, puh. (09) 471 71205