Lync Attendant
Lync Attendant käyttöohje 2 (12) Sisällysluettelo Yleistä... 3 Lync Attendant -ikkunan toiminnot... 3 Kirjautuminen Palvelusarja L jonoon... 4 Yhteystietoluettelon käyttäminen... 5 Puhelun soittaminen ja lopettaminen... 6 Puheluun vastaaminen... 7 Puhelunhallinnan asetusten käyttäminen... 8 Muistiinpanojen tekeminen puhelun aikana... 9 Puhelun asettaminen pitoon ja puhelun siirto... 9 Puhelun siirtoa välipuhelun avulla... 10 Muiden henkilöiden kutsuminen puheluun... 11 Useiden keskustelujen hallinta... 11 Lync 2010 Attendant -asetukset... 12
Lync Attendant käyttöohje 3 (12) Yleistä Tässä ohjeessa esitellään Microsoft Lync Attendant 2010 työasemasovelluksen yleisimpien ominaisuuksien käyttäminen. Lync Attendant on puhelujen hallintasovellus, jolla voidaan hallita samanaikaisia puheluita. Lync 2010 Attendant toimii koko näytön kokoisessa ikkunassa ja tarjoaa siten helppokäyttöisen työpöytäympäristön. Lync Attendant -ikkunan toiminnot Attendant-ikkuna on jaettu kahteen pääosioon, keskusteluihin ja yhteystietoihin. Tulevat, käynnissä olevat ja odottavat keskustelut näkyvät Keskustelu-alueella. Saapuvien alue: uudet keskustelut tulevat Attendantiin tällä alueella. Aktiivinen alue: keskustelun pääikkuna, jossa voidaan käyttää monia eri toimintoja. Odottavien alue: tälle alueelle sijoitetaan pidossa olevat tai pienennetyt keskustelut.
Lync Attendant käyttöohje 4 (12) Kirjautuminen Palvelusarja L jonoon Vastausryhmäedustajana sinut on valittu auttamaan tietyn ryhmän tai useiden ryhmien puheluihin vastaamisessa. Voit käyttää Lync 2013 clienttiä tai Lync Attendant 2010 clienttiä saapuvien puhelujen vastaamiseen ja hallintaan. Sinut on joko asetettu aina kirjatuneeksi jonoon, kun Lync on päällä. Tai sitten sinun pitää manuaalisesti käydä kirjautumassa jonohin, joita haluat palvella. Määritys riippuu miten palvelun käyttöönotossa tämä on haluttu toteuttaa. Manuaalisessa tapauksessa pääset kirjautumaan jonoihin seuraavan linkin kautta: https://lync.next.aina.net/rgsclients/tab.aspx Kirjoita avautuvaan ikkunaan Lync 2013 käyttäjätunnuksesi ja salasanasi: Selain aukeaa ja näyttää edustajaryhmien sivun. Siinä on eritelty kaikki ryhmät, joiden edustaja olet. Valinta valintaruudussa merkitsee, että olet kirjautuneena ryhmään.
Lync Attendant käyttöohje 5 (12) Jos haluat kirjautua ryhmään, valitse ryhmän nimen vieressä oleva Kirjautuneena-valintaruutu. Et voi poistaa Kirjautuneena-valintaruudun valintaa näistä ryhmistä. Ryhmät, joissa on Ei käytössä -merkintä, tarkoittavat, että edustajien ryhmän sivua ei voi yhdistää Vastausryhmätsovellukseen. Mikäli et ole minkään palvelusarjan jäsen, saat ilmoituksen: sarakkeessa näkyy jokaisen sinulle määritetyn ryhmän kirjautumistila. Kirjautuneena - Himmeänä näkyvä valintaruutu tarkoittaa, että et voi kirjautua ryhmään tai siitä ulos. Olet tässä ryhmässä epävirallinen edustaja. Valitsematon valintaruutu merkitsee, että et ole kirjautuneena ryhmään. Valinta valintaruudussa merkitsee, että olet kirjautuneena ryhmään. Kirjautumisen tila yhdessä tavoitettavuustilan kanssa kertoo sen, voitko ottaa vastaan puheluja. Puhelut ohjataan sinulle, kun olet kirjautuneena ja tavoitettavuustilasi on Käytettävissä tai Poistunut. Yhteystietoluettelon käyttäminen Yhteystietoluettelossa ovat niiden henkilöiden yhteystiedot, joiden kanssa olet yhteydessä useimmin. Yhteystietoluettelossa näkyvät yhteyshenkilöiden käytettävyystilat, ja sen avulla voit tarkastella myös yhteyshenkilöjen muita yhteystietoja napsauttamalla henkilön nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten Ominaisuudet. Voit soittaa puhelun tai aloittaa pikaviesti- tai sähköpostikeskustelun tai neuvottelun yhteystietoluettelossa olevien henkilöiden kanssa. Attendantissa on kolme vakioryhmää: Usein käytetyt, Käytettävissä ja Kaikki yhteystiedot.
Lync Attendant käyttöohje 6 (12) Usein käytetyt -kohdassa näkyvät laskevassa järjestyksessä niiden henkilöiden nimet, joiden kanssa olet pitänyt äskettäin yhteyttä Lync Attendantin välityksellä. Käytettävissä-kohdassa näkyvät kaikki ne henkilöt, joiden tilana ei ole Poissa, Tuntematon tai Offline-tilassa. Kaikki yhteystiedot -kohdassa näkyvät kaikki yhteystietoluetteloosi lisätyt henkilöt (paitsi jakeluluettelon jäsenet). Voit luoda myös mukautettuja ryhmiä yhteystietojen hallintaa varten. Puhelun soittaminen ja lopettaminen Voit soittaa yhteystietoluettelossasi olevalle henkilölle kaksoisnapsauttamalla henkilön nimeä tai napsauttamalla nimen vieressä olevaa puhelinpainiketta. Valitse haluamasi vaihtoehto. Huomaa, että osa vaihtoehdoista voi vaihdella Attendantin asetusten mukaan. Työnumero Matkapuhelin Lync-puhelu Vastaaja Lopeta puhelu napsauttamalla Lopeta keskustelu -kuvaketta tai sulkemalla keskusteluikkuna.
Lync Attendant käyttöohje 7 (12) Puheluun vastaaminen Kun saat puhelun, tehtäväpalkin oikealla puolella ja saapuvien alueella näkyy työpöytäilmoitus. Ilmoitus tulee näkyviin, kun käynnissä olevan Attendantin ikkuna on pienennettynä tai suljettuna, jolloin voit vastata puheluun heti ja siirtää Attendantin näytössä etualalle. Voit vastata puheluun kaksoisnapsauttamalla saapuvan puhelun ilmoitusta tai valitsemalla Hyväksy. Voit hylätä puhelun valitsemalla Hylkää. Jos käytössä on vastaaja, puhelu ohjataan vastaajaan. Huomio: Saapuvan puhelun ilmoitus näyttää erilaiselta, jos kyseessä on uudelleen soittava henkilö. Vastaa puheluun tavallisen saapuvan puheluilmoituksen tapaan kaksoisnapsauttamalla ilmoitusta tai valitsemalla Hyväksy tai Hylkää. Saapuvan puhelun ilmoitus Puhelun hyväksyminen ja hylkääminen Kun saat puhelun, voit valita haluamasi toimintovaihtoehdon. Napsauta ilmoitusta hiiren kakkospainikkeella ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista: Hyväksy: yhdistää puhelun. Ohita: puhelu ohitetaan ja tarjotaan seuraavalle agentille. Sulje: ohjaa puhelun vastaajaan ja sulkee kaikki aktiiviset pikaviesti-istunnot. Älä häiritse: puhelu ohitetaan ja tarjotaan seuraavalle agentille. Lisäksi sinut asetetaan Älä Häiritse tilaan, jolloin sinulle ei tarjota uusia puheluita. Huomio: nämä vaihtoehdot ovat käytettävissä sekä ilmoitusosiossa että Attendantpuhelinvaihdekonsolin aktiivisella keskustelualueella.
Lync Attendant käyttöohje 8 (12) Puhelunhallinnan asetusten käyttäminen Kun olet vastannut puheluun, se näkyy Aktiivisella alueella. Voit suorittaa puhelunhallintatoimintojen avulla esimerkiksi seuraavia tehtäviä: Puhelun asettaminen pitoon tai puhelun siirtäminen säilytykseen Puhelun siirto Luvan kysyminen puhelun vastaanottajalta ennen puhelun siirtoa Muiden henkilöiden kutsuminen puheluun Puhelun lopettaminen Aktiivinen keskustelualue
Lync Attendant käyttöohje 9 (12) Muistiinpanojen tekeminen puhelun aikana Voit tehdä muistiinpanoja puhelun aikana ja lähettää keskustelun muistiinpanot sähköpostitse. 1. Napsauta aktiivisen keskustelun alueella Huomautus-välilehteä. 2. Napsauta mitä tahansa Huomautus-alueen kohtaa ja kirjoita muistiinpanosi. 3. Voit lähettää muistiinpanot sähköpostitse kirjoittamalla ensin muistiinpanon aiheen valitsemalla Anna keskustelulle aihe ja valitsemalla sitten Lähetä muistiinpanot. 4. Näyttöön aukeaa sähköpostiviesti, johon on täydennetty muistiinpanot ja aihe. Puhelun asettaminen pitoon ja puhelun siirto Puhelun asettaminen pitoon 1. Valitse keskusteluikkunasta Aseta pitoon kuvake. Soittaja kuulee musiikkia ja ajastin kytkeytyy pois toiminnasta, kunnes jatkat puhelua. 2. Voit jatkaa puhelua napsauttamalla uudelleen Aseta pitoon painiketta.
Lync Attendant käyttöohje 10 (12) Puhelun siirto 1. Valitse keskusteluikkunasta Siirto-kuvake. 2. Paina yhteystietoluettelossa kohteen kohdalla puhelinikonia, jolloin avautuu kontaktin numerolista. Valitse Työ- tai Matkapuhelin vaihtoehto. Siirron jälkeen puhelu katoaa keskusteluikkunasta. Jos siirto epäonnistuu, näytössä näkyy virheilmoitus. Puhelun siirtoa välipuhelun avulla 1. Napsauta keskusteluikkunassa Kysy ennen puheluiden siirtämistä tai yhdistämistä - painiketta. Puhelu siirtyy pitoon. 2. Napsauta yhteystietoluettelossasi olevan vastaanottajan puhelinkuvaketta. (Voit myös kysyä lupaa pikaviestitse napsauttamalla vastaanottajan IM-pikaviestikuvaketta.) 3. Jos vastaanottaja hyväksyy puhelun siirron, napsauta Soita tälle yhteyshenkilölle - yhdistämispainiketta. 4. Jos siirto onnistuu, puhelu katoaa Keskustelu- ikkunasta. Jos siirto epäonnistuu, näytössä näkyy virheilmoitus. 5. Jos vastaanottaja ei hyväksy siirtoa, lopeta konsultointi ja jatka puhelua soittajan kanssa valitsemalla Jos vastaanottaja ei hyväksy siirtoa, lopeta konsultointi ja jatka puhelua soittajan kanssa valitsemalla Aseta puhelu pitoon / jatka puhelua.
Lync Attendant käyttöohje 11 (12) Muiden henkilöiden kutsuminen puheluun 1. Voit lisätä henkilöitä neuvottelupuhelun aikana napsauttamalla Lisää-painiketta. 2. Kaksoisnapsauta yhteystiedoissa olevan henkilön nimeä tai vedä nimi yhteystietoluettelosta keskustelualueelle. Useiden keskustelujen hallinta Keskustelualueella voit hallita useita keskusteluja, mukaan lukien tulevia, aktiivisia ja odottavia. Voit ylläpitää useita aktiivisia keskusteluja samanaikaisesti mutta vain yhtä äänikeskustelua kerrallaan. Voit hyväksyä esimerkiksi tulevan puhelun ylläpitäessäsi samanaikaisesti kahta muuta pikaviestikeskustelua. Tässä tapauksessa aktiivinen pikaviestikeskustelu siirtyy aktiiviselle alueelle ja äänikeskustelu pysyy aktiivisena (punainen nuoli), vaikka se siirtyy näytössä odottavien keskustelujen alueelle.
Lync Attendant käyttöohje 12 (12) Lync 2010 Attendant -asetukset Attendant-asetusten muuttaminen: Napsauta työkalurivillä Asetukset-painiketta ja valitse sitten Asetukset. Asetukset-ikkunassa voit muokata asetuksia, kuten tavoitettavuustietoja, historiaa, ilmoituksia, puhelinnumeroita, tai sovellus- ja ääniasetuksia.