Tilannekuvaraportti Inka Tikkanen-Pietikäinen & Jussi Vähäkylä 28.3.2018
Hankekehikko: Projektoidut hankesalkut Strateginen johtoryhmä 1. Markus Sovala pj 2. Timo Aronkytö vpj 3. Lauri Tanner 4. Markus Syrjänen 5. Tiina Mäki 6. Markku Mäkijärvi 7. Aaro Toivonen 8. Jaakko Pesola 9. ICT-hankejohtaja Operatiivinen johtoryhmä Hankekorit (valmistelualueet) Konserni-, hallinto- ja ohjaustoiminnot LAURI TANNER Konserniresurssit MARKUS SYRJÄNEN Sote-järjestäjä TIINA MÄKI Sote-liikelaitos MARKKU MÄKIJÄRVI Turvallisuustoimiala Elinvoimatoimiala Juridinen, hallinnollinen ja toiminnallinen rakenne Virkamieshallinto Talous Viestintä Tilat Hankesalkut (valmistelusisällöt) Osallisuus Integraatio Järjestäjäorganisaatio Nykytilan kuvaaminen Sote-liikelaitoksen muodostamisen perusteet Siirtymävaiheen 2019 2020 kuvaus Luottamushenkilöhallinto Strategia, palvelusopimukset Henkilöstö Muut tuki- ja hallintopalvelut Viranomaistoiminta Sopimusohjaus Sote-keskusohjaus TORI-järjestelmät ICT-tukipalvelut ICT-Tekniikka TOSI-järjestelmät Liikelaitoksen hallinto- ja johtamisrakenteet Sote-liikelaitoksen muodostaminen Valinnanvapauslain mukaiset palvelut Liikelaitoksen sisäiset tukipalvelut
Tilannekuvan muodostaminen Miksi tilannekuva? Mitä pitää ottaa huomioon? Miten hyödynnetään? Nähdään etenevätkö työt suunnitelman mukaisesti Poikkeamat sekä ongelmat havaitaan ajoissa ja ne voidaan ratkaista viipymättä Muutoksia pystytään hallitsemaan Laskee hankkeen riskitasoa Lisää motivaatiota hankkeen lopputulosten aikaansaamiseksi, kun eteneminen tulee näkyväksi Tilannekuvan muodostamiseen vaadittava aika ja siitä saatava hyöty on oltava tasapainossa Monimutkaisissa hankkeissa tilannekuvan muodostaminen voi olla aikaa vievää ja tiedon keräämistä kannattaa automatisoida mahdollisimman paljon Laajojen tietomassojen tiivistäminen päätöksenteon tueksi ja/tai viestintää varten on usein haastava tehtävä Tilannekuvan rakenne kannattaa pitää mahdollisimman muuttumattomana läpi koko hankkeen (trendien havaitseminen, raportin tulkinta) Samoja sisältöjä kannattaa hyödyntää mahdollisimman monelle sidosryhmälle Viestintä Hankkeen eteneminen Poikkeama- ja ongelmatilanteet Kannustaa toimimaan Päätösten tekeminen Lisäresurssitarpeiden tunnistaminen Ulkoisten hankkeeseen vaikuttavien tekijöiden tunnistaminen Aikataulun päivittäminen Riskien lieventäminen
Tilannekuvahuoneet
Tilannekuvaraportista Raportti on koostettu 26.3.2018 Project Onlinessa olleiden tietojen perusteella Virstanpylväät on esitetty vain 1.7.2018 asti, vaikka projekteissa olisikin määritelty virstanpylväitä pidemmälle ajanjaksolle Jokainen hankekori on esitetty raportissa omalla sivulla ja sivulle on koottu sekä projektien liikennevalonäkymä että hankekorin projekteissa olevat virstanpylväät Kaikkien projektien osalta tilannekuva tiedot eivät ole vielä täydellisiä. Tietojen täydentäminen on käynnissä ja projektien tiedot päivitetään viikoittain tilannekuvaraportille
Liikennevalot muodostavat kokonaiskuvan projektin etenemisestä Liikennevalo Yleistilanne Resurssit Aikataulu Riskit Ennuste Budjetti Laatu / Tavoitteet Selite Projektin nykytilan arviointi kokonaisuutena, yhteenveto projektin kokonaistilanteesta. Resurssien saatavuus ja kuormituksen taso (esim. vihreä resurssit saatavilla suunnitelman mukaan, ei ylikuormitustilanteita <-> punainen resurssien saatavuus huono, ja/tai useat resurssit ylikuormittuneet pitkäjaksoisesti) Projektin pysyminen aikataulussa Projektin riskitaso (esim. vihreä ei merkittäviä riskejä <-> punainen merkittäviä riskejä jotka uhkaavat projektin Ei toistaiseksi toteutumista suunnitelman käytössä mukaan) Ennuste projektin yleistilanteesta n. kuukauden päästä Ei toistaiseksi käytössä Projektin pysyminen budjetissa Ei toistaiseksi käytössä Arvio saavutettavasta laadusta suhteessa projektin tavoitteisiin Vihreät liikennevalot antavat viestin projektin etenemisestä suunnitelman mukaisesti. Keltaiset ja punaiset liikennevalot indikoivat että projektissa on poikkeamia jotka saattavat tarvita toimenpiteitä. Yleistilanneliikennevalon tulisi olla muiden osa-alueiden yhteenveto.
Konserni-,hallinto- ja ohjaustoiminnot Kuu Helmi maaliskuu huhtikuu toukokuu kesäkuu heinäkuu elokuu syyskuu lokakuu marraskuu joulukuu Viikko 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1_11_Juridinen ja hallinnollinen rakenne Konsernin toimintojen ohjaavat periaatteet, 1. versio Hallintosääntö, 1. versio 1_Konserni- hallintoja ohjaustoiminnot 1_12_Virkamieshallinto 1_13_Luottamusmieshallint o Konserniohje, 1. versio Sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen periaatteet, 1. versio Luottamustoimielimien alustava kuvaus 1_14_Strateginen ohjaus Strategisten tavoitteiden välikäsittely MHS:ssä Maakuntastrategian hyväksyntä maakuntahallituksessa Jatkuvan strategiaprosessin mallin, aikajänteiden ja käyntänteiden kuvaus TKI toiminnan hallintamallin Loppuseminaari / raportti Ennakointimallin suunnitteluvaiheen päättyminen
Konserniresurssit Kuu Helmi maaliskuu huhtikuu toukokuu kesäkuu heinäkuu elokuu syyskuu lokakuu marraskuu joulukuu Viikko 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Konserniresurssit 1_21_Talous 1_22_Henkilöstö 1_23_Viestintä 1_24_Tilat Talouden tilannekuva maakuntahallitukselle Talouden prosessit ja ohjaus Vaatimusmäärittely Palvelukeskuksen toiminta- ja palvelumalli määritelty, hankkeen toteutussuunnitelma tehty ja auditoitu Toiminnan vaatimusmäärittely tehty ja mahdollinen kilpailutusdokumentaatio valmistunut Henkilöstöpolitiikan sisältövalinnat, 1. ver Henkilöstön hyvät käytännöt,1ver Henkilöstö politiikka Maakuntahallituksen käsittely Henkilöstöpolitiikan tavoitteet ja mittarit, 1. ver Henkilöstösiirrot Käsittely maakuntahallitus Osallistamissuunnitelma R2 Osaamisen kehittäminen,r3 Henkilöstöresursointi, R4 Työhyvinvointi, väliaikaraportti hankejohdolle Intra 1.0 valmistuminen Viestintäohjelma 1.vers maakuntahallitus Brändin raamit Lähtökohdat verkkopalvelun rakentamiselle kartoitettu Osallisuus vers 1. maakuntahallitus Tilatoimen organisointi, toimintamalli, vastuunjako ensimmäinen versio Ensimmäinen näkemys tilakannasta ja vuokrista 2020 Siirtosuunnitelman ensimmäinen versio
Sote järjestäjä Kuu Helmi maaliskuu huhtikuu toukokuu kesäkuu heinäkuu elokuu syyskuu lokakuu marraskuu joulukuu Viikko 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1_31_Osallisuus Palvelulupaus ja palvelustrategia TKIOK: Tutkimus ja opetus, sekä kehittäminen 1_32_Viranomaistoiminta Keittokirja: Asukkaiden yhdenvertaisuuden ja asiakas/potilasturvallisuuden varmistamisen keinot Palveluneuvonnan, palvelutarpeen arvioinnin ja asiakasohjauksen suuntaviivat (sis.asiakassuunnitelman) 1_33_Integraatiot Sote - järjestäjä 1_34_Sopimusohjaus 1_35_Sote-keskusten ohjaus 1_36_Järjestäjäorganisaatio
Sote - liikelaitos Liikelaitoksen aluemallin periaatteet Suunnitelma liikelaitoksen muodostamisesta Kuu Helmi maaliskuu huhtikuu toukokuu kesäkuu heinäkuu elokuu syyskuu lokakuu marraskuu joulukuu Viikko 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1_41_Nykytilan kuvaaminen 1_42_Sote liikelaitoksen muodostamisen perusteet 1_43_Siirtymävaiheen 2019 2020 kuvaus Sote - liikelaitos 1_44_Liikelaitoksen hallinto- ja johtamisrakenteet 1_45_Sote liikelaitoksen muodostaminen 1_46_Valinnanvapauslain mukaiset palvelut 1_47_Liikelaitoksen sisäiset tukipalvelut
TORI - projekti Kuu Helmi maaliskuu huhtikuu toukokuu kesäkuu heinäkuu elokuu syyskuu lokakuu marraskuu joulukuu Viikko 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 8_1_Yleishallinto TORI - projekti 8_2_Talous 8_3_Henkilöstöhallinto Taloushallinto Määrittelyn katselmointi Rahaliikenne Määrittely Konsernihallinta - Määrittely Palvelusuhteen elinkaari järjestelmän dokumentointi Palkkahallinto järjestelmän dokumentointi 8_4_Materiaalihallinto Materiaalihallinto Määrittelyn katselmointi 8_5_Raportointi ja analytiikka Tuotteistus ja kustannuslaskenta Esiselvitys Konserniraportointi Työsuunnitelman täsmennys
TOSI - projekti Kuu Helmi maaliskuu huhtikuu toukokuu kesäkuu heinäkuu elokuu syyskuu lokakuu marraskuu joulukuu Viikko 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 9_1_Asiakastietojärjestelm ät 9_2_Potilastietojärjestelmät Apotti-tavoitetila As-is tavoitetila 9_3_Apotti 9_4_Erikoissairaanhoidon tietojärjestelmät Esiselvitystyön suunnittelu Esiselvitystyön katselmointi ja hyväksyminen TOSI - projekti 9_5_Laboratorio ja kuvantaminen 9_6_Ensihoito 9_7_Sähköinen asiointi 9_8_Arkistointi 9_9_Integraatiot Työpaketti 1 Määrittelyvaihe Integraatioiden aikataulujen hyväksyminen Hyväksyntä dokumentaatiolle Hyväksyntä projektisuunnitelmalle 9_0_Muut
Tunnistettuja kehitystarpeita ja jatkoaskelia Tarvitaan tilaa poikkeamien sanallisille selityksille Projektin omistajatiedon tuominen tilannekuvaraporttiin Soveltuvien ICT-projektikorien tuominen yleishankkeen projektikorien alle ( yhteinen näkymä) Riittävä ohjeistus tilannekuvatietojen päivittämiselle Tilannekuvaraportoinnin automatisointi (järjestelmätoimittajalla selvityksessä) Projektien riippuvuuksien hallinnan lisääminen projektiseurantaan (tukena Deloitte) Projektien riskiarvoinnin lisääminen projektiseurantaan (tukena BDO)
Seuraa valmistelua ja osallistu keskusteluun www.uusimaa2019.fi @Uusimaa2019 #Uusimaa2019 #turvallinensiirtymä