BUSINESS ONLINE TRADE FINANCE (TAKAUKSET JA TRADE FINANCE) YLEISOHJEET Danske Bank Trade Finance Danske Bank A/S Suomen sivuliike Rekisteröity toimipaikka ja osoite Helsinki, Televisiokatu 1, 00075 DANSKE BANK. Y-tunnus 1078693-2
SISÄLLYSLUETTELO 1. KIRJAUTUMINEN JA ASIOINTIROOLIN VAIHTO 3 KIRJAUTUMINEN 3 ASIOINTIROOLIN VAIHTO 4 2. TRADE FINANCE PÄÄVALIKKO JA ASETUKSET 5 TRADE FINANCE ASETUKSET 6 3. VIESTIT JA LUONNOKSET 7 SAAPUNEET 7 LÄHETETYT 9 HYVÄKSYMISTÄ ODOTTAVAT 10 LUONNOKSET 11 4. UUDEN TOIMEKSIANNON LUOMINEN (UUSI TOIMEKSIANTO) 12 5. KYSELYT (TOIMEKSIANNON/CASEN HAKEMINEN) 12 KYSELYJEN SIVUN ASETUKSET (ESIMERKKI VIENTIREMBURSSIT) 15 6. VASTAPUOLET 16 VASTAPUOLEN KATSELUASETUKSET 16 7. RAPORTIT (TALOUS) 18 MAKSUAIKATAULUT, TUONTIREMBURSSIVASTUUT, TAKAUSVASTUUT JA VIENTIREMBURSSIEN VIRHEELLISET ASIAKIRJAT 18 8. KÄYTTÖASETUKSET/YLEISET ASETUKSET 21 KÄYTTÄJÄN TIEDOT (MATKAPUHELIN NUMERO JA SÄHKÖPOSTIOSOITE) 21 PÄIVÄMÄÄRÄN MUOTO JA NUMEROMUOTO 22 LASKENTATAULUKON MUOTO 22 TULOSTAMINEN 22 TIETOJEN VIENTI LASKENTATAULUKKOON (EXCEL) 23 9. ILMOITUSTEN HALLINTA (LÄHETÄ MINULLE ILMOITUKSIA TRADE FINANCESTA) 24 2
1. Kirjautuminen ja asiointiroolin vaihto Kirjautuminen Business Onlineen kirjaudutaan Internetissä osoitteessa: www.danskebank.fi Tässä vaiheessa voit vaihtaa kielen suomesta joko englanniksi tai ruotsiksi. Sen jälkeen napsauta Kirjaudu verkkopankkiin. Jos olet uusi Business Onlinen käyttäjä, aktivoi saamasi palveluavaimet mahdollisimman pian niiden saamisen jälkeen mutta viimeistään 30 päivän kuluessa vastaanottamasi sopimuksen (Sopimus palveluavaimista) päiväyksestä. Tunnukset menevät sen jälkeen lukkoon ja salasana ja turvakortti joudutaan tilaamaan uusiksi. Sisään kirjautuessa käytetään 8-numeroista käyttäjätunnusta ja 4-numeroista salasanaa. Tämän jälkeen sinua pyydetään antamaan 6-numeroinen turvaluku, joka vastaa annettua avainlukua. Uusi turvakortti tulee automaattisesti postitse, kun turvalukuja on enää vähintään 20 jäljellä. Voit muuttaa lähetystiheyttä Käyttöasetuksista valitsemalla Yleiset asetukset ja sen jälkeen Pankkitunnusasetukset ja Muuta turvakortin tietoja. 3
Asiointiroolin vaihto Asiointiroolin vaihto näkymässä ovat ne eri yritykset, joihin sinulla on oikeudet. Mikäli haluat vaihtaa oletusrooliasi, onnistuu se rastittamalla Kirjaudu jatkossa automaattisesti roolissa ja sen jälkeen valitse alasvetovalikosta yritys ja napsauta Jatka. 4
2. Trade Finance päävalikko ja asetukset Tämä on Business Onlinen päävalikko, josta on pääsy kaikkiin eri moduuleihin, jotka yrityksellänne on käytössä ja joihin sinulla on käyttövaltuudet. Kun valitset Trade Finance, löydät sen alta alavalikon Takaukset ja Trade Finance. Tämä opas neuvoo yleiset asiat pankkitakaus- ja Trade Finance tuotteista Business Onlinessa (Trade Finance moduuli). 5
Trade Finance asetukset Trade Finance palvelu aktivoituu vasta kun olet päivittänyt henkilökohtaiset Trade Finance asetuksesi. Napsauta Trade Finance asetukset ja valitse yritys/yritykset ja tuotteet sekä ja napsauta Tallenna muutokset. Valittavanasi ovat vain ne yritykset ja tuotteet, joihin sinulla on käyttövaltuudet. 6
3. Viestit ja luonnokset Valitse ensin yritys jonka viestejä ja luonnoksia haluat katsella. Oletuksena on joko yksittäinen yritys tai Näytä kaikki, jolloin näet kaikkien yhtiöiden viestit jotka olet valinnut Trade Finance asetuksissa. Pankin viitteen alla on yhtiön nimi, jonka viestistä on kyse. Saapuneet Saapuneet -laatikkoon tulevat Danske Bankin lähettämät viestit. Löydät etsimäsi viestit joko Pankin viitteen, Oman viitteen tai Aikavälin perusteella. Saapuneet viestit säilyvät Saapuneet laatikossa päivämäärän mukaan. Järjestelmä ehdottaa automaattisesti hakukriteeriksi aikaväliä kaksi viikkoa kuluvasta päivästä taaksepäin. Muuta aikaväliä hakiessasi kahta viikkoa vanhempia viestejä. Saat muutettua viestien järjestystä napsauttamalla kentän otsikkoa. (Suljettu kuori=lukematon, Avattu kuori=luettu) Voit katsella joko kaikkia viestejä tai rajata hakua luettuihin tai lukemattomiin. Jos viesti on avattu, saat nuolta napsauttamalla esille vaihtoehdon Muuta tilaan Lukematta ja päinvastoin. Voit muuttaa viestin tilaa halutessasi, jos esimerkiksi avaat viestin vahingossa. 7
Jos haluat lähettää viestin edelleen sähköpostitse, napsauta Lähetä edelleen painiketta. Viesti lähtee käyttäjäasetuksissasi olevaan sähköpostiosoitteeseen PDF muotoisena liitetiedostona ja voit sen sieltä välittää edelleen haluamaasi sähköpostiosoitteeseen. Tarkista että olet päivittänyt sähköpostiosoitteesi. Valitse Käyttöasetukset ja Käyttäjän tiedot ja lisää tiedot tarvittaessa sekä lopuksi Hyväksy. Saapuneet näytöllä on linkki Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta josta pääset tilaamaan ilmoituksia saapuneista viesteistä. Ks. kohta 9. Ilmoitusten hallinta (Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta) Saapuneet näytön Sivun asetuksista pääset valitsemaan näytöllesi haluamasi sarakeotsikot. Siirrä haluamasi sarakkeet 'Valittavissa' -sarakkeen listalta nuolella Nyt käytössä -sarakkeen listalle tai päinvastoin. Muuta sen jälkeen halutessasi sarakeotsikoiden järjestystä ylöspäin ja alaspäin nuolilla ja lopuksi napsauta Tallenna. 8
Lähetetyt Lähetetyt -laatikkoon tallentuvat kaikki pankkiin lähetetyt toimeksiannot ja viestit. Valitse ensin yritys. Oletuksena on yksittäinen yritys tai Näytä kaikki, jolloin näet kaikkien yhtiöiden viestit sen mukaan mitkä yhtiöt olet valinnut Trade Finance asetuksissasi. Pankin viitteen alla on yhtiön nimi, jonka viestistä on kyse. Löydät etsimäsi viestit joko Pankin viitteen, Oman viitteen tai Aikavälin perusteella. Muuta aikaväliä myös Pankin viitteen tai Oman viitteen mukaan hakiessasi. 9
Hyväksymistä odottavat Hyväksymistä odottavat -laatikossa ovat kaikki hyväksymistä odottavat toimeksiannot. Täältä löytyvät esimerkiksi toisen henkilön hyväksymistä odottavat toimeksiannot tai toimeksiannot, jotka on siirretty hyväksyttäviksi myöhemmin. Valitse ensin yritys. Oletuksena on yksittäinen yritys tai Näytä kaikki, jolloin näet kaikkien yhtiöiden toimeksiannot sen mukaan mitkä yhtiöt olet valinnut Trade Finance asetuksissasi. Asia sarakkeessa on toimeksiantotyypin alla yhtiön nimi, jonka toimeksiannosta on kyse. Sivun asetuksista pääset valitsemaan näytölle haluamasi sarakeotsikot. Siirrä haluamasi sarakkeet 'Valittavissa' -sarakkeen listalta nuolella 'Käytössä nyt' -sarakkeen listalle tai päinvastoin. ja muuta sen jälkeen halutessasi sarakeotsikoiden järjestystä ylöspäin ja alaspäin nuolilla ja lopuksi napsauta Tallenna. 10
Luonnokset Luonnokset -laatikossa säilyvät tallettamasi keskeneräiset toimeksiannot tai lomakepohjiksi tallennetut toimeksiannot kopioimista varten. Valitse ensin yritys. Oletuksena on yksittäinen yritys tai Näytä kaikki, jolloin näet kaikkien yhtiöiden toimeksiannot sen mukaan mitkä yhtiöt olet valinnut Trade Finance asetuksissasi. Asia sarakkeessa on toimeksiantotyypin alla yhtiön nimi, jonka toimeksiannosta on kyse. Kopioitaessa valitse lomakepohja ja napsauta toimintovalikolta Kopioi. Voit myös poistaa luonnoksen valitsemalla Poista. Sivun asetuksista pääset valitsemaan näytölle haluamasi sarakeotsikot. Siirrä haluamasi sarakkeet 'Valittavissa' -sarakkeen listalta nuolella 'Käytössä nyt' -sarakkeen listalle tai päinvastoin ja muuta sen jälkeen halutessasi sarakeotsikoiden järjestystä ylöspäin ja alaspäin nuolilla ja lopuksi napsauta Tallenna. 11
4. Uuden toimeksiannon luominen (Uusi toimeksianto) Kun valitset Uusi toimeksianto pääset tekemään tuontiremburssin avauksia ja -muutoksia, vientiperittävän toimeksiantoja ja -muutoksia sekä takauspyyntöjä ja -muutoksia käyttövaltuuksiesi rajoissa. Näiden lisäksi kaikista tuotteista on mahdollista lähettää pankkiin vapaamuotoisia viestejä. Aloita valitsemalla yritys jonka nimissä haluat lähettää toimeksiannon. 5. Kyselyt (toimeksiannon/casen hakeminen) Kyselyt -sivulla pääset hakemaan tietoja eri toimeksiannoista ja sanomista joko pankin viitteen esim. R123456, V0001280813, LCE0123456, 10G0123456 tai oman viitteen avulla. Käytä lisäksi aina Avauspäivää tai arvioitua avauspäivää. Napsauttamalla laajennetut hakuehdot, voit rajata hakua monilla eri kriteereillä esim. tuotteella. Jos valitset tuotteeksi Vientiremburssin tai Takaukset, aktivoituu kenttä Ulkomaisen pankin viite. Sillä tai sen osalla haet kätevästi remburssin tai ulkomaisen takauksen tiedot. Ulkomaisen pankin viitteellä haettaessa ei voi käyttää muita hakukriteereitä, mutta Avauspäivä tai arvio siitä on pakollinen. Jos napsautat Hae ilman tarkempia kriteereitä, saat listauksen kaikista toimeksiannoista kahdelta viime viikolta. Voit tulostaa hakutulokset PDF -raporttina tai siirtää hakutulokset Excel laskentataulukkoon painikkeilla Tulosta tai Siirrä laskentataulukkoon. Jos kyselyn tulos ylittää 200 hakutulosta, tulee ruudulle haun jälkeen teksti Haku ylittää enimmäismäärän. Voit kuitenkin siirtää kaikki listauksen tiedot laskentataulukkoon. 12
Ruudulle tulee siinä tilanteessa painike Kaikki laskentataulukkoon ja sitä napsauttamalla siirtyvät kaikki hakutulokset haetulta ajalta taulukkoon. Tämä mahdollistaa kyselyiden listauksen koko vuoden ajalta ja kaikkien yritysten osalta samanaikaisesti. Napsauttamalla pankin viitettä saat esille tarkempia tietoja kyseisestä toimeksiannosta/casesta. 13
Näytä saapuneet viestit painiketta napsauttamalla saat näkyville kaikki kyseiseen remburssiin, perittävään tai takaukseen liittyvät saapuneet viestit ja vastaavasti Näytä lähetetyt viestit painikkeella kaikki lähetetyt viestit. Käytä silloinkin Avauspäivää tai sen arviota. Voit tehdä tältä näytöltä myös uuden toimeksiannon kopioimalla kyseisen toimeksiannon sille pohjaksi tai lähettää muutospyynnön tai vapaan viestin koskien tätä kyseistä toimeksiantoa/casea napsauttamalla kyseistä painiketta. Tällä sivulla voit lisätä Oman viitteen tai muuttaa jo annetun viitteen toiseksi. Voit muuttaa kyselyjen sivun asetukset haluamiksesi napsauttamalla Sivun asetukset. Sivun asetukset ovat tuotekohtaisten sarakkeiden mukaiset. 14
Kyselyjen sivun asetukset (esimerkki vientiremburssit) Voit valita kyselyt -näytölle haluamasi sarakeotsikot. Siirrä haluamasi sarakkeet 'Valittavissa' -sarakkeen listalta nuolella 'Käytössä nyt' -sarakkeen listalle tai päinvastoin. Muuta sen jälkeen halutessasi sarakeotsikoiden järjestystä ylöspäin ja alaspäin nuolilla ja tallenna. Vientiremburssien sarakeotsikoihin kannattaa lisätä esimerkiksi Määrä (remburssin määrä ja Asiakkaanne (avauksessa ilmoitettu asiakkaanne nimi). Eräpäivä= voimassaoloaika sekä avista että maksuajallisissa rembursseissa. Vientiremburssin asetukset: Maksupäivä= maksuajallisen remburssin maksupäivä. Avista-rembursseissa maksupäivä on tyhjä. 15
6. Vastapuolet Valitsemalla Trade Finance -päävalikolta Vastapuolet saat listattuina kaikki jo tallennetut vastapuolet (esim. omat toimittajat/ ostajat/ asiakkaat). Vastapuolen katseluasetukset Voit valita vastapuolinäytölle haluamasi sarakeotsikot. Siirrä haluamasi sarakkeet 'Valittavissa' -sarakkeen listalta nuolella 'Käytössä nyt' -sarakkeen listalle tai päinvastoin ja muuta sen jälkeen halutessasi sarakeotsikoiden järjestystä ylöspäin ja alaspäin nuolilla ja tallenna. Valitsemalla Uusi vastapuoli, pääset luomaan uuden vastapuolen. Kaikkien sopimuksen yhtiöiden vastapuolet ovat yhteisessä käytössä. 16
Uusi vastapuoli Uutta vastapuolta luotaessa pakollisia kenttiä ovat kolme ensimmäistä: Vastapuolen lyhytnimi, Nimi-, osoite- ja maatiedot sekä Maa, joka valitaan pudotusvalikosta (hakukriteeri). Käytä isoja kirjaimia. Tämän lisäksi voit hakea vastapuolen pankkitiedot Danske Bankin kirjeenvaihtajapankkirekisteristä napsauttamalla Hae -näppäintä. Rekisteristä löytyvät kaikki pankin kirjeenvaihtajapankit. Kun löydät valitsemasi pankin, napsauta sen SWIFT-osoitekenttää. Voit myös kirjoittaa SWIFT -osoitteen suoraan sille varattuun kenttään, mikäli se on tiedossasi. On myös mahdollista kirjoittaa vain pankin nimi Pankki-kenttään. Jos vastapuolen pankki muuttuu, muista tehdä muutos vastapuolirekisteritietoihin. Toimeksiantolomakkeella pankkitietoja vaihtaessa tyhjennä aina ensin SWIFT -osoitekenttä ja kirjoita vasta sen jälkeen uusi SWIFT- osoite tai kirjoita pankin nimi Pankki kenttään. 17
7. Raportit (Talous) Maksuaikataulut, tuontiremburssivastuut, takausvastuut ja vientiremburssien virheelliset asiakirjat Aloita valitsemalla yritys, jonka tietoja haluat tarkastella. Raporteissa on mahdollista seurata remburssien ja perittävien maksuaikatauluja. Maksujen yhteissummat näkyvät valuutoittain. Jos valitset valuutan esim. EUR kentässä Valitse valuutta laskeaksesi yhteissumman vastuupäivän kurssiin, saat summat käännettyinä kyseiseksi valuutaksi. Vientiremburssien osalta diskontatut ja rahoitetut remburssiosuudet eivät näy maksuaikataulussa vaikka niiden varsinainen eräpäivämaksu on saapumatta. Tuontiremburssivastuut ja takausvastuut löydät omista näkymistään. Vastuutiedot saat listattua halutun päivämäärän tilanteesta kuten esimerkiksi vuodenvaihteen tilanteesta. Jos vastuita on paljon ja haluat tarkkailla kuukausitasolla suurinta vastuun määrää, valitse Hae suurin vastuu ja anna kuukauden aikaväli ja napsauta Hae. Jos valitset valuutan esim. EUR kentässä Valitse valuutta laskeaksesi yhteissumman vastuupäivän kurssiin, saat summat käännettyinä kyseiseksi valuutaksi. 18
Hakemasi tiedot saa helposti siirrettyä Excel-taulukkoon valitsemalla Siirrä laskentataulukkoon. Voit muokata Exceliä omien tarpeittesi mukaan. Katso seuraavalta sivulta ohje laskentataulukon muodosta, jos sarakkeet eivät ole eroteltuja. Sivun asetuksista pääset valitsemaan näytölle haluamasi sarakeotsikot. Siirrä haluamasi sarake 'Valittavissa' -sarakkeen listalta nuolella 'Käytössä nyt' -sarakkeen listalle tai päinvastoin ja muuta sen jälkeen halutessasi sarakeotsikoiden järjestystä ylöspäin ja alaspäin nuolilla ja lopuksi napsauta Tallenna. Sivun asetukset ovat tuotekohtaisten sarakkeiden mukaiset. Alla on esimerkki tuontiremburssivastuut sivun asetuksista. 19
Vientiremburssien virheellisten asiakirjojen seuranta Voit tarkkailla remburssikohtaisesti moneenko esitettyyn asiakirjasettiin on jäänyt virheellisyyksiä (ulkoisia tai sisäisiä varauksia) mahdollisten korjausten jälkeen.. Jos virheellisten asiakirjojen prosenttiosuus on 100 %, tarkoittaa se sitä että jokaisessa remburssin asiakirjaesityksessä on ollut ainakin yksi virheellisyys. Jos asiakirjaesityksiä on ollut kaksi ja vain toisessa on ollut virheellisyys tai virheellisyyksiä, on prosenttiosuus silloin 50 %. 20
8. Käyttöasetukset/Yleiset asetukset Käyttäjän tietoja, Päivämäärän muotoa ja Laskentataulukon muotoa pääset muuttamaan Business Onlinen päävalikosta valitsemalla Käyttöasetukset. Käyttäjän tiedot (matkapuhelin numero ja sähköpostiosoite) Käyttäjän tiedoissa voit lisätä matkapuhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi. Näitä tietoja tarvitaan Viestit ja luonnokset sivulla jos käytät Lähetä edelleen toimintoa. Tällöin viesti lähtee käyttäjäasetuksissasi olevaan sähköpostiosoitteeseen PDF muotoisena liitetiedostona ja voit sen sieltä välittää edelleen haluamaasi sähköpostiosoitteeseen. 21
Päivämäärän muoto ja numeromuoto Päivämäärän muoto -näytöllä voit määrittää päivämäärän muodon ja numeromuodon. Käytä toimeksiannoissasi näitä muotoja. Laskentataulukon muoto Laskentataulukon muoto -näytöllä voit määrittää aineistomuodon, jotta tiedot siirtyvät Exceliin oikeamuotoisina sarakkeittain eroteltuina. Yllä näkyvä muoto toimii useimmissa laskentataulukoissa (CSV ja erotinmerkkinä puolipiste). Tulostaminen 22
Tulostaminen onnistuu kaikista näkymistä napsauttamalla ruudulla Tulosta. Tietojen vienti laskentataulukkoon (Excel) Kyselyt ja Raportit -sivuilta saat siirrettyä tiedot helposti Excel-taulukkoon valitsemalla Siirrä laskentataulukkoon. Laskentataulukkoon siirtyvät kaikki hakutuloksen sivujen olevat tiedot. Voit muokata Exceliä omien tarpeittesi mukaan. 23
9. Ilmoitusten hallinta (Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta) Saapuneet näytöllä on linkki Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta,josta pääset tilaamaan ilmoituksia saapuneista viesteistä Ilmoitusten hallinta moduulissa. Ilmoitus on käyttäjäkohtainen ja se on tuotetasolla jaettu osiin. Ilmoituksen voit tilata esimerkiksi vain vientiremburssien avauksista ja muutoksista tai vaikkapa vain maksuista. Konserniyritykset voivat tilata ilmoitukset yrityskohtaisesti. Käytössä on useita kanavia, joista voit valita itsellesi sopivimman. Vaihtoehdot ovat: sähköposti, tekstiviesti, mobiiliviesti tai tablettiviesti sekä Business Onlinen etusivulle tuleva viesti. Viesti Business Onlinen etusivulla ja sähköposti-ilmoitus ovat maksuttomia, muista veloitetaan palveluhinnaston mukainen hinta 10c/viesti. 24
Napsauta linkkiä Lähetä minulle ilmoituksia Trade Financesta ja lisää ensimmäisellä kerralla ensin käyttäjäprofiiliisi sähköpostiosoitteesi ja tarvittaessa matkapuhelinnumerosi ellet ole jo lisännyt niitä käyttäjätietoihisi, hyväksy muutos salasanallasi ja sen jälkeen napsauta Tee tilauksia. Valitse sen jälkeen Takaukset ja Trade Finance. Jos sinulla on käyttöoikeuksia useampaan yritykseen, tee tilaus jokaisesta yrityksestä erikseen. Yritysvalinnan jälkeen valitse tuote tai tuotteet, jokainen tuote yksitellen valikosta. Valitse mistä viesteistä haluat ilmoituksen sekä mieleisesi toimitustapa. Napsauttamalla Aktivoi painiketta, saat ilmoituksen tilauksestasi valitsemiisi kanaviin. 25
Voit katsella tai muokata tilaustasi, poistaa tilauksen väliaikaisesti tai kokonaan napsauttamalla Tilaukset ja valitsemalla tilauksesi kohdalla toimintovalikosta sopivan vaihtoehdon. 26
Business Onlinen etusivun ilmoitukset poistuvat automaattisesti näkymästä, kun olet kerran avannut viestin. Näet kaikki saapuneet ilmoitukset jälkeenpäin linkistä >Näytä kaikki saapuneet ilmoitukset, josta ne voit halutessasi poistaa tai tarkastella niitä myöhemmin. 27