TYÖAJAN SUUNNITTELUN JA SEURANNAN KÄSIKIRJA. WinHIT-tietojärjestelmän työajan suunnittelun ja seurannan käsikirja

TYÖAJAN SUUNNITTELUN JA SEURANNAN KÄSIKIRJA WinHIT-tietojärjestelmän työajan suunnittelun ja seurannan käsikirja 2013

2 / 41 SISÄLLYSLUETTELO 1. JOHDANTO... 4 1.1. MIKSI TYÖAIKA PITÄÄ SUUNNITELLA ETUKÄTEEN?... 4 1.2. KÄSITTEITÄ... 4 2. TYÖAJAN ABC... 5 2.1. TYÖAJAN TEKO, KUN SEURANTA EI OLE KÄYTÖSSÄ... 5 2.2. TYÖAJAN TEKO, KUN SEURANTA ON KÄYTÖSSÄ... 5 3. TYÖAJAN SUUNNITTELUN NÄKYMÄ... 6 3.1. TYÖAJAN SUUNNITTELUN TOIMINNOT... 6 3.1.1. Työajan suunnittelun ja seurannan toiminnot 7 3.1.2. Resurssien seurannan toiminnot 7 3.1.3. Viikkotyöajan määrityksen toiminnot 7 4. TYÖAJAN TEKEMINEN... 8 4.1. AIKAPALAN TEKEMINEN... 8 4.1.1. Uusi aikapala 8 4.1.2. Aikapalan muutos ja poisto 9 4.1.3. Aikapalan tiedot 9 4.2. TYÖAJAN LYHENNYKSEN MERKITSEMINEN... 10 4.2.1. Vuosiloma 10 4.2.2. Sopimusvapaa (= lomarahavapaa) 10 4.2.3. Virkavapaa 10 4.2.4. Hyväksytty syy 10 5. MALLIVIIKOT... 11 5.1. MALLIVIIKON TEKEMINEN... 11 5.1.1. Aikapalojen käsittely malliviikot-näkymässä 12 5.1.2. Oikean hiirennapin valikon toiminnot 12 5.2. MALLIVIIKON KOPIOINTI... 12 6. TYÖAJAN TEKEMINEN MALLIVIIKOSTA... 13 6.1. VANHAN TYÖJÄRJESTYKSEN KORVAAMINEN... 13 7. TYÖAIKASEURANNAN 6 VAIHETTA... 14 8. TYÖJÄRJESTYKSEN SUUNNITTELU (SUORITTAJA, VAIHE 1/6)... 15 8.1. TYÖJÄRJESTYKSEN LAATIMINEN... 15 8.1.1. Työjärjestys ja saldot 15 8.2. TYÖAJAN SUUNNITTELUN ESIMERKIT... 15 8.2.1. Jakson työaikasaldot eivät ole oikein 15 8.2.2. Tuntikertymä on väärin 15 8.2.3. Viikkotyöaika muuttuu kesken vuoden 16 8.2.4. Päivän vaihtaminen sopimusvapaaksi 16 9. TYÖJÄRJESTYKSEN SIIRTO HYVÄKSYNTÄÄN (SUORITTAJA, VAIHE 2/6)... 17 9.1. ESIMIES HYVÄKSYY TYÖJÄRJESTYKSEN SUUNNITELMAN... 17 9.1.1. Työjärjestystä pitää muuttaa 17 10. PÄIVÄN KUITTAUS (SUORITTAJA, VAIHE 4/6)... 18 10.1.1. Päivän kuittauksen toimintopainikkeet 18 10.2. TYÖAIKA TOTEUTUI SUUNNITELLUSTI... 19 10.3. TYÖAIKA MUUTTUI PÄIVÄN AIKANA... 19 10.3.1. Sairauspoissaolo 19 10.3.2. Muutosten peruminen 19 10.4. TYÖAIKA MUUTTUI PÄIVÄN KUITTAUKSEN JÄLKEEN... 20 10.5. PÄIVÄN KUITTAUSTEN TARKISTAMINEN... 20 10.6. JAKSON TULOSTAMINEN ESIMIEHELLE... 20 11. TYÖJÄRJESTYSTEN HYVÄKSYNTÄ... 21 11.1. TYÖJÄRJESTYSTEN HYVÄKSYNNÄN KÄYTTÖLIITTYMÄ... 21 11.2. TYÖJÄRJESTYSTEN HYVÄKSYNNÄN OMINAISUUDET... 22 11.2.1. Suorittajan ja jakson vaihto 22 11.2.2. Tarkistusajo ja tuntikertymä 22 11.2.3. Jakson tulostaminen 22 11.3. TYÖJÄRJESTYKSEN SEURANNAN ESIMERKKEJÄ... 22 12. TYÖJÄRJESTYSSUUNNITELMAN HYVÄKSYNTÄ (ESIMIES, VAIHE 3/6)... 24 12.1. TYÖJÄRJESTYSSUUNNITELMAN HYVÄKSYMINEN... 24 12.1.1. Työjärjestyssuunnitelma tarvitsee muutoksia 24 13. TOTEUTUNEEN TYÖAJAN HYVÄKSYNTÄ (ESIMIES, VAIHE 6/6)... 25 13.1. TOTEUTUNEEN TYÖAJAN HYVÄKSYNTÄ... 25 14. TYÖAIKASALDOT... 26 14.1. TUNTIKERTYMÄT... 26 14.2. TUNTISALDOJEN SEURAAMINEN... 27 14.3. OSA-AIKAISEN TYÖJÄRJESTYS... 27 14.3.1. 37 tuntia tekevä suorittaja 27 14.3.2. Osa-aikainen suorittaja 27 14.3.3. Ohje: 30 tunnin viikkotyöajan jakautuminen 28 15. RESURSSIEN SEURANTA... 29 15.1. HUONEEN TYÖAIKA... 29 16. TYÖN SUUNNITTELU... 30 16.1. TYÖN SUUNNITTELUN KÄYNNISTÄMINEN... 30 16.2. TYÖN SUUNNITTELUN KÄYTTÖ... 30 16.2.1. Hakuehdot 31 16.3. TYÖAJAN ESITTÄMINEN... 31 16.3.1. Päällekkäinen työaika 31 16.3.2. Useampi suorittaja samassa huoneessa 32 16.3.3. Päiväjaon esittäminen 32 16.3.4. Kirjautunut suorittaja 32 16.4. HUONEEN RESURSSIYHTEENVETO... 32

3 / 41 17. PÄIVÄN ASIAKKAIDEN SIIRTO TOISELLE SUORITTAJALLE... 33 18. PÄÄKÄYTTÄJILLE: HENKILÖKUNTAKORTIN TYÖAIKATIEDOT... 34 18.1. VIIKKOTYÖAJAN PERUSASETUKSET... 34 18.2. NIMIKE... 34 18.3. KÄYTTÄJÄN LISÄOIKEUDET... 35 18.3.1. Nimi näkyy suorittajalistoilla 35 18.3.2. Omat asiakkaat saavat muuttaa aikavaraustaan (Puhelinpalvelu ja WEB) 35 18.3.3. Sisäinen posti, nimi näkyy viestin vastaanottajalistalla 36 18.3.4. Yhteydenottoviestien käsittelyoikeus 36 18.4. HALLINNOINTIHOITOLAT... 36 18.4.1. Henkilökuntalistaus 36 18.5. VASTAANOTTOHOITOLAT... 37 19. PÄÄKÄYTTÄJILLE: PARAMETRIT... 38 20. TYÖAIKALISTOJEN MALLIT... 39 20.1. SUUNNITELLUN TYÖAJAN TULOSTE... 39 20.2. TOTEUTUNEEN TYÖAJAN TULOSTE... 41

4 / 41 1. JOHDANTO WinHIT-tietojärjestelmässä asiakkaiden aikavaraukset voidaan tehdä ainoastaan suunnitellulle työajalle, joten ennen ajanvaraustoimintoja on suorittajalla oltava työjärjestys. Päiväkirja eli työjärjestys laaditaan työjärjestyksen suunnittelussa, joka on osa Ajanvarausohjelmaa. Monipuolinen ja helppokäyttöinen työajan suunnittelu ja seuranta antaa mahdollisuuden työajan tarkkaan seurantaan mm. virkaehtosopimuksen mukaisesti. Tämä dokumentti on tarkoitettu perus- ja pääkäyttäjien ohjeeksi suunniteltaessa työjärjestyksiä ja seurattaessa työsuunnitelman toteutumista. 1.1. Miksi työaika pitää suunnitella etukäteen? WinHIT käyttää hyvin yksityiskohtaista työjärjestyksen suunnittelua raportointi- ja seurantavaatimusten takia. Suunniteltu työaika sekä tehty työ (potilastyö, kirjallinen työ) on raportoitavissa minuutin tarkkuudella. Lisäksi sähköiset palvelut (nettiajanvaraus, puheentunnistus ajanvarauksessa sekä sisäänkutsujärjestelmät) vaativat, että järjestelmän tietosisältö on hyvin rakenteellista. Huomaathan, että työajan voi myös suunnitella hyvin yksinkertaisesti, mikäli se palvelee käyttötarkoitusta (esimerkiksi yksityinen terveydenhuolto). 1.2. Käsitteitä Käsitteet Aikapala Malliviikot Jakso Suunniteltu työaika Kuitattu työaika Normi Saldo Viikon saldo Jakson saldo Siirto edelliseltä jaksolta Siirto seuraavalle jaksolle Selitteet WinHITin termi työajan pätkälle, jolla on tietyt määritykset. Käyttäjän työajan mallipohja, josta voidaan nopeasti tehdä työaikaa. Työvuosi jakaantuu 3-6 kalenteriviikkoa käsittäviin jaksoihin. Työvuosi ei aina ole sidoksissa kalenterivuoden alkuun ja loppuun. Suorittajan etukäteen laatima työsuunnitelma. Todellinen toteutettu työaika. Käytössä silloin, kun työajalle tehdään seurantaa. Ohjelman laskema viikkotyöajan ja keskeytyspäivien muodostama työajan tuntivaatimus. Tuntikertymä, joka voi olla ali- tai ylijäämäinen. Viikon normityöajan ja suunnitellun/tehdyn työajan erotus. Jakson jokaisen viikon työaikasaldojen summa. Edelliseltä jaksolta siirtynyt työaikasaldo. Nykyisen jakson työaikasaldon ja edelliseltä jaksolta siirtyneen työaikasaldon summa.

5 / 41 2. TYÖAJAN ABC Työjärjestyksen tekeminen on helppoa ja nopeaa, kunhan ensin sisäistää ohjelman käytön. 2.1. Työajan teko, kun seuranta ei ole käytössä Aloita malliviikosta Aloita tekemällä itsellesi malliviikko siihen hoitohuoneeseen, jossa yleensä työskentelet. Käytä apua kappaleita 3. (työjärjestyksen käyttö) ja kappaletta 4. ohjetta aikapalojen tekemisestä ja kappaletta 5. malliviikkojen tekemisestä. Tee työaikaa malliviikon perusteella Tee itsellesi työaikaa käyttämällä malliviikkoa. Käytä apuna kappaletta 6. Muokkaa työaikaa Muokkaa työaikaa tarpeen mukaan aikapalakohtaisesti. Kappale 4. auttaa taas. 2.2. Työajan teko, kun seuranta on käytössä Tutustu työajan seurantaan Kappale 7. kertoo, mitkä asiat vaikuttavat työajan suunnitteluun, kun käytetään työajan suunnittelun ja toteutuman seurantaa. Voit myös tutustua kappaleeseen 14., joka kertoo kaiken tuntisaldoista. Suunnittele työaikasi Kappale 8. kertoo työajan suunnittelun. Käytä apuna kappaleita 4-6. Siirrä työaika hyväksyttäväksi Kappale 9. kertoo kuinka työaikasuunnitelma siirretään hyväksyttäväksi. Kuittaa työpäivät Kappale 10. kertoo, kuinka toteutunut työpäivä kuitataan ja kuinka mahdolliset työajan muutokset tehdään kuittauksen yhteydessä.

6 / 41 3. TYÖAJAN SUUNNITTELUN NÄKYMÄ Työaika (työjärjestys, päiväkirja) luodaan Ajanvaraus-ohjelman Työjärjestyksen suunnittelu - ikkunassa. Valikossa on myös linkki Työjärjestyksen malliviikkoihin. Työajan suunnittelu-ikkunassa voidaan luoda työaikaa, luoda malliviikkoja, tarkastella halutun huoneen tai hoitolan työaikoja, sekä seurata suunnitellun työn tuntimääriä. 3.1. Työajan suunnittelun toiminnot Työajan suunnittelun toimintopainikkeet on ryhmitelty käyttötarkoituksen mukaan. Ikkunan ylälaidassa ovat työajan suunnittelun ja seurannan painikkeet, vasemmassa alalaidassa ovat resurssien seurannan sekä työajan viikkotuntimäärien määritykset.

7 / 41 3.1.1. Työajan suunnittelun ja seurannan toiminnot Ikkunan ylälaidassa ovat toimintopainikkeet, joiden avulla tehdään työaikaa sekä seurataan työajan suunnittelua ja suunnitelmien toteutumista. Käsiteltävää viikkoa vaihdetaan << ja >> -painikkeista. Viikko eteen ja taaksepäin 3.1.2. Resurssien seurannan toiminnot Resursseja voidaan seurata Huoneen tila ja Työn suunnittelu -painikkeiden kautta. Huoneen tila näyttää apuikkunan, josta voi katsoa hoitohuoneiden työaikoja. Työn suunnittelu on resurssinäkymä, josta voi tarkastella koko hoitolan henkilökunnan työaikoja. 3.1.3. Viikkotyöajan määrityksen toiminnot Vuoden työaika -painike näyttää yhteenvedon valittuna olevan suorittajan työajasta. Yhteenveto-painike kertoo jakson työaikasaldon muodostuksen yhteenvedon suunnittelun ja seurannan osalta. Huojennus-painikkeella voidaan asettaa viikkokohtaisesti vähentynyt kliinisen työajan normi. Viikkotyöaika-painikkeella voidaan asettaa suorittajan viikkotyöaika valitulle tai useammalle viikolle.

8 / 41 4. TYÖAJAN TEKEMINEN Työaika koostuu aikapaloista. Jokaisella aikapalalla on omat erityistietonsa, joten työaika voidaan luoda hyvin tarkasti. Koska työajan tekeminen aikapala kerrallaan on työlästä, käytetään työajan malliviikkoja. Malliviikot helpottavat ja nopeuttavat huomattavasti työajan luomista. Hyvä työaika kertoo, millaiseen käyttöön päiväkirja on tarkoitettu. Tämän takia suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon mahdolliset kirjalliset työajat sekä tauot. Lisäksi säännölliset palaverit ynnä muut sellaiset kannattaa merkitä työjärjestykseen erikseen. Esimerkki: 4.1. Aikapalan tekeminen Aikapala luodaan joko malliviikkoon tai suoraan työajaksi. Painikkeet vasemmalta oikealle: Uusi aikapala Muuta valittua aikapalaa Poista aikapala 4.1.1. Uusi aikapala Jos haluat tehdä uuden aikapalan, paina Uusi-painiketta. Kun olet merkinnyt aikapalaan haluamasi tiedot, paina OK. Vinkki Jos sinulla on jo aikapalarivi valittuna kun teet uutta aikapalaa, ohjelma muistaa valitun aikapalan tiedot. Voit näin kopioida esim. taukoa eri päiville vain päivä-tiedon vaihtamalla.

9 / 41 4.1.2. Aikapalan muutos ja poisto Jos haluat muokata olemassa olevaa aikapalaa, valitse aikapalan rivi ja paina Muuta-painiketta. Kun olet tehnyt muutokset, paina OK. Mikäli haluat poistaa aikapalan, valitse rivi ja paina Poista. 4.1.3. Aikapalan tiedot Aikapalalla on tiedot, joista osa on pakollisia ja osa vaikuttaa raportointiin sekä sähköisiin palveluihin. Päivä, huone, alku- ja loppuaika sekä työaika ja työlaji ovat pakollisia tietoja. Määrite Päivä Huone Selite Minä päivänä työ tapahtuu. Pakollinen tieto. Missä työ tapahtuu. Pakollinen tieto. Aikapala alkaa ja loppuu tt:mm, tunnit ja minuutit voi kirjoittaa yhteen.w Työaika Perustyö Lisätyö, päivystys, korotettu päivystys ja puhelinpäivystys Tehty sisään Työlaji Kliininen työ Toimistotyö Määrite Vastaanottolaji Kertoo, miten työ tilastoidaan työaikaraporteissa. tavalliseen työaikaan lukeutuva työ ei lasketa perustyöajan työaikasaldoon. Nämä eritellään erillisenä työaikana työaikasaldoissa. tuntien tasoittaminen. Käytetään informatiivisen merkityksen vuoksi. Vaihtoehtoinen tapa on jättää päivä tai sen osa suunnittelematta. Kertoo, minkä tyyppisestä työajasta on kyse. Työaika lasketaan kliiniseksi työksi raportoinnissa. Tätä käytetään potilashoidon työlajina. Työaika lasketaan toimistotyöksi raportoinnissa. Selite Vastaanottolajeilla on erilaisia väritehosteita, joilla helpotetaan tärkeän tai muuten halutun informaation näkymistä päiväkirjoilla. Vapaan ajan selite Työajan lyhennys Vastaanottolajit vaikuttavat muun muassa siihen, miten asiakkaat voivat käsitellä aikoja sähköisissä palveluissa. Vapaan ajan selitettä käytetään lisäinformaationa päiväkirjojen vapaissa ajoissa ja tulosteissa. Työajan lyhennys vaikuttaa viikkotyöajan laskentaan. Vuosiloma soveltuu käytettäväksi kaikille käyttäjille. Muuten lyhennyksiä käytetään virkaehtosopimuksen ehtojen mukaisesti.

10 / 41 4.2. Työajan lyhennyksen merkitseminen Vuosilomaa lukuun ottamatta näitä merkintöjä käytetään pääsääntöisesti julkisessa terveydenhuollossa. Näillä merkitään työajan vähennys normaalisti työajasta poikkeavissa tilanteissa. 4.2.1. Vuosiloma Vähentää (automaattisesti) työviikon normia siten, että viikon ensimmäinen keskeytyspäivä vähentää 7 tuntia ja seuraava(t) 7,5 tuntia (tai osa-aikaisuuden mukaan). 4.2.2. Sopimusvapaa (= lomarahavapaa) Vähentää (automaattisesti) työviikon normia seuraavasti: Viikon normi = viikkotyöaika - (vkotyöaika/työpäivälkm * sopimusvapaapäivälkm). Työpäivälkm (työpäivien lukumäärä viikossa) on ilmoitettu henkilökuntakortilla. 4.2.3. Virkavapaa Vähentää (automaattisesti) työviikon normia siten, että viikon ensimmäinen keskeytyspäivä vähentää 7 tuntia ja seuraava(t) 7,5 tuntia (tai osa-aikaisuuden mukaan). Palkatonta virkavapaata ei suunnitella. 4.2.4. Hyväksytty syy Käytetään silloin, kun suorittaja ei voi tehdä malliviikkonsa mukaista kliinistä työaikaa (esim. terveyskeskuksen järjestämä ulkoilupäivä, kokous yms.). Tällöin kliiniseen työaikaan osunut hyväksytty poissaolo merkitään hyväksytyksi syyksi. Ohjelma huomioi hyväksytyn syyn laskennallisesti kliiniseksi perustyöajaksi, vaikka hyväksytty syy ei ole päiväkirjalla kliinistä vastaanottoaikaa.

11 / 41 5. MALLIVIIKOT Malliviikot löydät Työjärjestyksen suunnittelu -ikkunasta ja Henkilökunta-ylävalikosta. Malliviikko toimii työjärjestyksen yksittäisen viikon luonnoksena. Malliviikko samoin kuin työjärjestys koostuu aikapaloista, joilla vastaanottoaika yksilöidään. Koska malliviikkoja voidaan tehdä useita (8 kpl), on työjärjestyksen luonti nopeaa ja joustavaa. Malliviikko voidaan kopioida halutulle aikavälille suunniteltaessa työjärjestystä. Malliviikkojen käyttö työjärjestyksen pohjana ei estä työjärjestyksen muokkausta tarvittaessa. 5.1. Malliviikon tekeminen Malliviikko tehdään aikapaloista kappaleen 4. ohjeiden mukaisesti. Voit myös kopioida olemassa olevan malliviikon oman malliviikkosi pohjaksi. Muistathan vaihtaa aikapalojen hoitohuoneen, mikäli työskentelet eri hoitohuoneessa.

12 / 41 5.1.1. Aikapalojen käsittely malliviikot-näkymässä Toimintapainikkeet ikkunan ylälaidassa tarjoavat nopean pääsyn aikapalan käsittelyyn. Painikkeet vasemmalta oikealle: Uusi aikapala Muuta valittua aikapalaa Poista aikapala 5.1.2. Oikean hiirennapin valikon toiminnot Toiminnot oikean hiirennapin valikossa tarjoavat lisätoimintoja (paina oikeaa hiirennappia aikapala-listan päällä): Toiminto Uusi Muuta Poista Selite Uusi aikapala. Malliviikkojen aikapalan luonti tehdään samalla tavoin kuin oikean työjärjestyksen. Ainoa ero on, että päivä-kentässä valittavana on viikonpäivä, ei kalenteripäivä. Muokkaa valittua aikapalaa Poista valittu aikapala Kopioi aikapala Kopioi valittu aikapala Liitä aikapala Kopioi viikko Liitä kopioitu aikapala aktiiviseen malliviikkoon Kopioi näkymässä oleva malliviikko Liitä viikko Liitä kopioitu malliviikko aktiiviseen malliviikkoon (Aktiivinen malliviikko = malliviikko joka on valittuna.) 5.2. Malliviikon kopiointi Malliviikko voidaan kopioida eri suorittajien välillä ja/tai eri malliviikko-välilehtien välillä (esimerkiksi malliviikko 1:ltä malliviikko 3:lle). Kopioinnin vaiheet: Valitaan suorittaja ja suorittajan malliviikko, joka halutaan kopioida. Napsautetaan hiiren kakkospainiketta ja valitaan avautuvasta valikosta Kopioi viikko Valitse kohdesuorittaja ja häneltä tyhjä malliviikko. Napsautetaan hiiren kakkospainiketta ja valitaan avautuvasta valikosta Liitä viikko. Jos kohdemalliviikko ei ole tyhjä ja aikapalat ovat päällekkäin, ohjelma ei tee kopiointia. HUOM! Samaa menetelmää voidaan käyttää myös yksittäisen aikapalan kopiointiin.

13 / 41 6. TYÖAJAN TEKEMINEN MALLIVIIKOSTA Paina Tee viikko -painiketta Työjärjestys-ikkunan ylälaidassa. Painikkeesta avautuu Työsuunnitelma mallin mukaisesti -ikkuna. Voit: Tehdä työjärjestyksen halutulla aikavälillä (oletus) tai tehdä työjärjestyksen halutulle jaksolle (Jaksonumero-välilehti) Valitse haluamasi malliviikko ja paina OK. 6.1. Vanhan työjärjestyksen korvaaminen Mikäli työjärjestykseen on jo luotu työaikaa, ohjelma kysyy varmistuksen ylikirjoittamisesta. Pidempiä aikavälejä ylikirjoitettaessa varmistuksen voi ohittaa. HUOM! Varatut ajat näkyvät vain olemassa olevalla työajalla! Mikäli jo luotua työaikaa muutetaan tai poistetaan, varmista etukäteen, etteivät asiakkaat ole jo varanneet hoitoaikoja poistettavalle ajalle. Muuten ajat jäävät piiloon.

14 / 41 7. TYÖAIKASEURANNAN 6 VAIHETTA 0. Malliviikon (-viikkojen) suunnittelu Koska malliviikot toimivat yleensä työjärjestyksen pohjana, kannattaa ne suunnitella siten, että niistä saadaan mahdollisimman pienin muutoksin valmis työjärjestys. Yksi hyvin suunniteltu malliviikko voi palvella koko vuoden tarpeita työjärjestyksen pohjana. Jos malliviikko ei toimi tyydyttävästi eli joudut toistuvasti muokkaamaan malliviikon avulla luotua työsuunnitelmaa, muokkaa laatimasi malliviikko paremmaksi. 1. Työjärjestyksen suunnittelu ja luonti (1/6) Käyttäjä tai hänen esimiehensä suunnittelee työajan ja siitä muodostuu päiväkirja. 2. Työjärjestyksen siirtäminen hyväksyntään (2/6) Työjärjestys siirretään esimiehen hyväksyttäväksi viikko kerrallaan. Esimies tarkistaa työajan ja hyväksyy suunnitelman. 3. Työjärjestyksen seuranta: suunnitelman hyväksyntä (esimies, vaihe 3/6) Esimies hyväksyy työajan suunnitelman. Työjärjestyksen toteutumisen seuranta alkaa Seuranta tarkoittaa suunnitellun työajan muuttamista toteutuneen työajan mukaiseksi. 4. Työjärjestyksen toteuttaminen: Päivän kuittaus (suorittaja, vaihe 4/6) Suorittaja kuittaa työpäivät toteutuneen työajan mukaisesti. Kaikkien potilaskäyntien tulee olla kuitattuja. Toteutunut työaika voi olla eri kuin suunniteltu työaika. 5. Toteutunut työaika siirtyy tarkastettavaksi (automaattisesti, vaihe 5/6) 6. Työjärjestyksen seuranta: toteutuneen työajan hyväksyntä (esimies, vaihe 6/6) Esimies tarkastaa työajan toteutuman ja hyväksyy sen. Mikäli työaika ei läpäise tarkastusta, sitä pitää tarkentaa päivän kuittauksen kautta.

15 / 41 8. TYÖJÄRJESTYKSEN SUUNNITTELU (SUORITTAJA, VAIHE 1/6) Työjärjestys tulee suunnitella siten, että se vastaa todellista vastaanottoaikaa. Näin saadaan aikaan päiväkirja, joka toimii ajanvarauksessa sekä antaa hyvän pohjan työaikasaldojen seurantaan. Työjärjestys koostuu aikapaloista, joiden tekeminen käsiteltiin kappaleessa Aikapalan luonti. Työjärjestys voidaan tehdä valmiista malliviikosta. Malliviikkojen suunnittelua käsiteltiin kohdassa Malliviikot. 8.1. Työjärjestyksen laatiminen Työjärjestys voidaan laatia eri tavoin: Kopioidaan ennalta suunniteltu malliviikko työjärjestykseksi (nopein vaihtoehto) Kopioidaan ennalta suunniteltu malliviikko työjärjestyksen pohjaksi sekä muokkaamalla viikon aikapalat sopiviksi Suunnitellaan viikon työjärjestys aikapala kerrallaan (hitain vaihtoehto) Kappaleet 4. ja 5. käyvät läpi työjärjestyksen tekemisen. 8.1.1. Työjärjestys ja saldot Työjärjestystä suunniteltaessa on otettava huomioon kertyneet saldot ja viikkotyöaika. Tuntisaldoihin perehdytään tarkemmin kappaleessa Tuntisaldot. 8.2. Työajan suunnittelun esimerkit Tässä käsitellään muutamia yleisiä tilanteita työajan suunnittelussa ja seurannassa. 8.2.1. Jakson työaikasaldot eivät ole oikein Tarkista päivän kuittauksien oikeellisuus. Kuittaamaton aikapala löytyy helpoimmin tutkimalla virheellistä jaksoa Hyväksyntä-ikkunassa. Ohjelma ilmoittaa kuittaamattoman päivän punaisella viikkonumerolla ja ilmoituksella kuittaamattomuudesta. Kuittaa toteutuneet työpäivät Päivän kuittauksessa ja tee tarkistusajo Hyväksyntäikkunassa. 8.2.2. Tuntikertymä on väärin Jos edellisen jakson seurannan loppusaldo (siirto seur. jaksolle) on väärin, korjaa edellisen jakson päivän kuittaus. Jos edellisen jakson seurannan loppusaldo (siirto seur. jaksolle) on oikein, varmista että tuntikertymä-ikkunan asetukset ovat oikein nykyisen jakson osalta. Tee korjauksien jälkeen tarkistusajo Hyväksyntä-ikkunassa.

16 / 41 8.2.3. Viikkotyöaika muuttuu kesken vuoden 1. Merkitse henkilökuntakortille uusi viikkotyöaika. Muuta tarvittaessa myös henkilökuntakortin työpäivälukumäärä (Ajanvaraus-ohjelman henkilökuntakortti). 2. Avaa työjärjestyksen suunnittelussa Viikkotyöaika-ikkuna. Napsauta Valitse viikko -nappia Kirjoita uusi viikkotyöaika, valitse oikea vuosi ja valitse viikot. Napsauta Tallenna. 3. Tee korjauksien jälkeen tarkistusajo Hyväksyntä-ikkunassa. 8.2.4. Päivän vaihtaminen sopimusvapaaksi 1. Jos muutos tehdään työjärjestyksen suunnitelmaan: Avaa työjärjestysohjelmaan oikea viikko Aktivoi suunnittelemasi päivän jokin aikapala ja paina Muuta. Valitse työajan lyhennykseksi Sopimusvapaa ja paina OK. Ohjelma kysyy varmistukseksi: Tehdäänkö valitusta päivästä sopimusvapaapäivä? Vastaa Kyllä, jonka seurauksena valittu päivä muuttuu sopimusvapaaksi. Jos päivässä oli useampi työaikapala, ne poistuvat työjärjestyksestä automaattisesti. 2. Jos muutos tehdään toteutuneeseen päivään eli seurantaan: Avaa kyseisen päivän Päivän kuittaus-ikkuna. Valitse jokin aikapalarivi ja paina Muuta. Valitse työajan lyhennykseksi Sopimusvapaa ja paina OK. Poista muut aikapalat yksitellen aktivoimalla aikapala ja napsauttamalla Poista rivi. Napsauta lopuksi Hyväksy, jolloin sopimusvapaa kuittautuu.

17 / 41 9. TYÖJÄRJESTYKSEN SIIRTO HYVÄKSYNTÄÄN (SUORITTAJA, VAIHE 2/6) Kun työaika on suunniteltu, se siirretään esimiehen hyväksyttäväksi viikko kerrallaan. Esimies tarkistaa työajan ja hyväksyy suunnitelman. Valitse haluamasi viikko ja paina Siirrä hyväksyntään. Ohjelma pyytää vahvistuksen viikon siirtämisestä hyväksyntään. Vahvistuksen jälkeen työajan vaiheeksi tulee 2/6. 9.1. Esimies hyväksyy työjärjestyksen suunnitelman Kun esimies on hyväksynyt työjärjestyksen suunnitelman, työajan vaiheeksi tulee 3/6. 9.1.1. Työjärjestystä pitää muuttaa Mikäli suunniteltu työaika ei kelpaa sellaisenaan, sitä pitää muuttaa. Muutosten jälkeen työjärjestys pitää siirtää uudestaan hyväksyttäväksi.

18 / 41 10. PÄIVÄN KUITTAUS (SUORITTAJA, VAIHE 4/6) Päivän kuittaus tehdään työpäivän päätteeksi päiväkirjan yhteydessä olevassa Päivän kuittausikkunassa (Hoitohuone ja Ajanvaraus). Kaikkien hoitokäyntien tulee olla kuitattu ennen päivän työjärjestyksen hyväksymistä (kuittausta). Kuitattu työaika mahdollistaa jakson työajan seurannan ja toimii palkkiolaskennan pohjana. Tämän vuoksi on tärkeää, että kaikki todellisen työajan muutokset kirjataan päivän kuittauksessa. Työjärjestykseen suunniteltu työaika on Päivän kuittaus - ikkunan tietojen pohjana. 10.1.1. Päivän kuittauksen toimintopainikkeet Toiminto Hyväksy Sulje Uusi Muuta Poista Peru muutokset Selite Hyväksyy päivän sellaisenaan Sulje-painikkeella tehty päivän kuittaus lukittuu siten, että sitä voi muuttaa ainoastaan saman vuorokauden aikana. Jos päivä on kuitattu ja joudutaan palaamaan työhön illalla, voidaan tarvittavat muutokset vielä tehdä toteutuneeseen työaikaan. Avaa uuden aikapalan lisäys-ikkunan. Työpäivään voi lisätä työaikaa suunnitellun työajan ulkopuolelle varsinaista työsuunnitelmaa muuttamatta. Päivään voi myös lisätä työaikaa kaksoisklikkaamalla aikavarausten alapuolelle jäävää harmaata aluetta. Avaa muutos-ikkunan valitulle aikapalalle. Poistaa valitun aikapalan. Peruu tähän asti tehdyt muutokset.

19 / 41 10.2. Työaika toteutui suunnitellusti Jos päivä on toteutunut suunnitellusti, napsautetaan Hyväksy-painiketta. Hyväksynnän jälkeen ikkunan alareunassa näkyy kuitatun päivän ja työviikon tunnit. Ikkunan voi sulkea. Päiväkirjalla näkyy, että päivä on kuitattu. Kuitattu päivä näkyy päiväkirjassa *OK* kuittauksella. 10.3. Työaika muuttui päivän aikana Jos päivä ei ole toteutunut suunnitellun mukaan, muutokset tehdään aktivoimalla muutettava aikapala ja napsautetaan painiketta Muuta tai Poista Muutokset tehdään toteutuneen työajan mukaiseksi. Aikapalasta voi muuttaa kaikkea muuta paitsi päivämäärää. Muutosten jälkeen hyväksytään työaika painamalla Hyväksyntä. 10.3.1. Sairauspoissaolo Jos kyseessä on esim. sairastuminen, muutetaan lähtöaika viimeiseksi toteutuneeksi työajaksi ja seuraava aikapala merkitään rastilla sairauspoissaoloksi. Ok-painike muuttaa kaikki loppupäivän aikapalat sairauspoissaoloksi. 10.3.2. Muutosten peruminen Peru muutokset -painike aktivoituu, jos työaikaa on muutettu alkuperäisestä suunnitelmasta. Painiketta klikkaamalla tehdyt muutokset voidaan kumota. Ohjelma kysyy, halutaanko alkuperäinen suunnitelma kopioida muutosten päälle. Kysymyksiin vastataan Kyllä-painikkeella.

20 / 41 10.4. Työaika muuttui päivän kuittauksen jälkeen Kuitattuun päivään voidaan tehdä vielä aikavarauksia sekä lisätä suorittajalle työaikaa. Jos näin menetellään, päivä on kuitattava uudelleen muuttuneelta osalta. 10.5. Päivän kuittausten tarkistaminen Hoitohuoneen kalenterin saa näyttämään kuitatut päivät: valinta löytyy oikean hiirennappulan takaa kalenterin päällä. 10.6. Jakson tulostaminen esimiehelle Tulosta jakso -painikkeen kautta voidaan tulostaa työaikajakso. Jaksotuloste otetaan yleensä toteutuneesta jaksosta, joka toimitetaan esimiehen hyväksyttäväksi. Tuloste sisältää otsikkotiedon, jakson viikot eriteltynä sekä niiden yhteenvedon.

21 / 41 11. TYÖJÄRJESTYSTEN HYVÄKSYNTÄ Työjärjestyksen hyväksyntä on tarkoitettu ensisijaisesti esimiehen työkaluksi, mutta se sisältää työajan seurantaan soveltuvia apuvälineitä myös peruskäyttäjälle. Työjärjestyksen suunnittelu -ikkunassa painetaan Hyväksyntä-painiketta. Työjärjestyksen hyväksyntä -ikkunassa esimies hyväksyy: Suunnitellun työajan (vaihe 4/6) Suunnittelu-puolella Kuitatun, toteutuneen työajan Seuranta-puolella (vaihe 6/6) 11.1. Työjärjestysten hyväksynnän käyttöliittymä Ikkunan vasemmassa laidassa ovat hyväksyntää odottavat työjärjestyssuunnitelmat (Oikeassa laidassa ovat kuitatut, toteutuneet työajat, jotka odottavat hyväksyntää). Viikkokohtainen kliininen sekä kokonaistyöaika sekä viikon tuntisaldo Jakson kokonaissaldo Työajan siirto edelliseltä jaksolta Alla olevassa kuvassa jaksossa on 4 viikkoa (viikot 24-27) ja ainoastaan viikolle 27 on suunniteltu työaikaa. Viikon saldo on -7 tuntia ja yli klo 18.00 perustyötä on 4 tuntia.

22 / 41 11.2. Työjärjestysten hyväksynnän ominaisuudet 11.2.1. Suorittajan ja jakson vaihto Käsiteltävää suorittajaa ja jaksoa voidaan vaihtaa haluttaessa. Vaihtaminen tehdään alasvetolistalta. 11.2.2. Tarkistusajo ja tuntikertymä Kappale 14. käsittelee tarkistusajon ja tuntikertymän. 11.2.3. Jakson tulostaminen Tulosta jakso -painikkeen kautta voidaan tulostaa työaikajakso. Kappale 10.6 käsittelee jakson tulostamisen. 11.3. Työjärjestyksen seurannan esimerkkejä Kuva 1 Työjärjestyksen suunnitelma on hyväksytty: viikko 33 on kuitattu ja toteutunut työaika on hyväksytty. Viikot 34 ja 35 on kuitattu. Kuva 2 Työjärjestyksen suunnitelma hyväksytty viikoilta 36 ja 38. Päivän kuittaus on tekemättä kaikilta viikoilta.

23 / 41 Kuva 3 Työaikoja ei ole siirretty hyväksyntään miltään viikolta. Viikolta 40 on kuitattu keskiviikko ja torstai. Muuten päiviä ei ole kuitattu.

24 / 41 12. TYÖJÄRJESTYSSUUNNITELMAN HYVÄKSYNTÄ (ESIMIES, VAIHE 3/6) Työjärjestyssuunnitelman hyväksynnässä tarkistetaan: Työajan suunnitelma täyttää virkaehtosopimuksen vaatimukset Työaika täyttää muut sopimusehdot Työaika täyttää sisäiset vaatimukset (esimerkiksi kunnan oman sopimuksen osa-aikaisesta työstä) 12.1. Työjärjestyssuunnitelman hyväksyminen Valitaan halutut aikapalat käyttämällä CTRL ja SHIFT -painikkeita (tai kaikki, mikäli työaika voidaan hyväksyä sellaisenaan). Painetaan Hyväksy-painiketta. Valitut aikapalat merkitään hyväksytyksi ja poistuvat listalta. Niiden vaiheeksi tulee 3/6. Jos työaikaa muutetaan hyväksynnän jälkeen, tulee hyväksyntä tehdä uudestaan. 12.1.1. Työjärjestyssuunnitelma tarvitsee muutoksia Mikäli työjärjestyssuunnitelma tarvitsee muutoksia, siitä ilmoitetaan suorittajalle. Kun suorittaja on tehnyt tarvittavat muutokset, hän siirtää työajan uudestaan hyväksyttäväksi.

25 / 41 13. TOTEUTUNEEN TYÖAJAN HYVÄKSYNTÄ (ESIMIES, VAIHE 6/6) Kun suorittaja on kuitannut työajan päivän kuittaus-toiminnon kautta, siirtyy toteutunut työaika odottamaan hyväksymistä. Tässä vaiheessa esimies tarkistaa työajan ja hyväksyy sen, mikäli työajassa ei ole korjattavaa. Tarkistetaan sairaspoissaolot Tarkistetaan ylityötunnit Tarkistetaan muut poikkeavuudet toteutuneessa työajassa (kuten työaikasaldot) 13.1. Toteutuneen työajan hyväksyntä Valitaan halutut aikapalat (tai kaikki, mikäli työaika voidaan hyväksyä sellaisenaan). Painetaan Hyväksy-painiketta. Toteutunut työaika on nyt hyväksytty ja sen vaiheeksi tulee 6/6.

26 / 41 14. TYÖAIKASALDOT Työjärjestysohjelman tuottaa seuraavat seurantasaldot: Perustyö (kliininen työ ja toimistotyö) Lisätyö Kello 18 jälkeen tehty perustyö Tuntikertymät, jotka voidaan tarvittaessa siirtää jaksolta toiselle Päivän kuittaus sisältää myös viikkokohtaisen seurannan päivystykselle ja korotetulle päivystykselle. Työjärjestysohjelman toimintaperiaate uutta jaksoa suunniteltaessa (saldojen osalta): Käyttäjällä on alkuarvona edelliseltä jaksolta siirtynyt saldo (siirto edell. jaksolta). Käyttäjä suunnittelee työjärjestyksen, josta muodostuu jakson tavoitesaldo (siirto seuraavalle jaksolle). Tavoitesaldoon on laskettu edelliseltä jaksolta siirtynyt saldo. Varsinainen siirtosaldo muodostuu kuitatusta työajasta, jolloin suunnittelussa ollut tavoite on merkityksetön siirtosaldon kannalta. 14.1. Tuntikertymät Tuntikertymät nollataan automaattisesti vuoden ensimmäisen jakson alusta. Tuntikertymä siirtyy automaattisesti jaksolta toiselle toteutuneen työajan mukaan. Jos tuntikertymät halutaan nollata tai asettaa eri arvoihin kuin ne ovat muodostuneet edellisillä jaksoilla, voidaan kertymät asettaa manuaalisesti. Tuntikertymä-ikkunassa on myös mahdollista tehdä jaksokohtainen tuntisaldojen nollaus kaikille suorittajille (Nollaus kaikille - painike). Asettaessasi jakson saldon, jätä kyseisen jakson siirtovalinta Manuaalinen-asentoon ja varmista, että seuraavien jaksojen osalta siirtovalinta on Automaattinen-asennossa.

27 / 41 Tuntikertymien siirtymistapa on parametroitu. Katso kappale parametreista. HUOM! Aina kun teet muutoksia tuntikertymiin, tee lopuksi työjärjestyksen tarkistusajo. 14.2. Tuntisaldojen seuraaminen Tuntisaldoja voidaan seurata sekä suunnitellun että toteutuneen työajan osalta. Suunnitellun työajan seuranta on oleellista, kun pyritään tasoittamaan toteutuneesta työajasta muodostuneita tuntikertymiä. Saldojen muodostumista voidaan seurata usealla eri tavalla: Suunnittelu ja seuranta-näyttö Hyväksyntä-näyttö Tulosteet (Yhteenveto-nappi ja Tulosta jakso-nappi) 14.3. Osa-aikaisen työjärjestys 14.3.1. 37 tuntia tekevä suorittaja Arkipyhä lyhentää viikon työaikaa 7:24/päivä Loma, virkavapaa, päivystysvapaa tai työsuhteen alkaminen tai päättyminen: 1.päivä lyhentää 7 tuntia ja seuraavat 7:30 14.3.2. Osa-aikainen suorittaja Osa-aikaisen viikkotyöaika lasketaan suhteessa 37 tuntia tekevään. Kuukausipalkkainen osa-aikainen saa palkan joka päivältä, siis myös siltä päivältä jolloin ei ole töissä. Tarkoittaen siis sitä, ettei hän ole suunnitellut työaikaa koska tekee ko. päivän tunnit muina päivinä. Ensimmäinen virkavapauspäivä lyhentää viikon kokonaistyöaikaa 5:40 ja samassa suhteessa vähentyy palkka. Esim. 30 tuntia Arkipyhä, loma tai virkavapaus lyhentää viikon työaikaa 6:00/päivä. Loma, virkavapaa, päivystysvapaa ym.: 1.päivä lyhentää 5:40 tuntia ja seuraavat 6:05 Esim. 20 tuntia Arkipyhä, loma tai virkavapaus lyhentää viikon työaikaa 4:00/päivä. Loma, virkavapaa, päivystysvapaa ym.: 1.päivä lyhentää 3:48 tuntia ja seuraavat 4:03

28 / 41 Esim. 18:30 tuntia Arkipyhä, loma tai virkavapaus lyhentää viikon työaikaa 3:42/päivä. Loma, virkavapaa, päivystysvapaa ym.: 1.päivä lyhentää 3:44 tuntia ja seuraavat 4:04 14.3.3. Ohje: 30 tunnin viikkotyöajan jakautuminen ma ti ke to pe Viikkotyöaika normaali viikko 6:00 6:00 6:00 6:00 6:00 30:00 4:n päivän työviikko 7:30 7:30 7:30 7:30 'vapaa' 30:00 arkipyhä 4:llä yöpäivällä arkipyhä +vapaa samana päivänä 4:llä työpäivällä 8:00 8:00 8:00 arkipyhä 'vapaa' 24:00 6:00 6:00 6:00 6:00 'arkipyhä ja vapaa' 24:00 3 virkavapaata 12:10 vv vv vv 'vapaa' 12:10 (30:00-5:40-6:05-6:05)

29 / 41 15. RESURSSIEN SEURANTA 15.1. Huoneen työaika Huoneen työaika on kelluva apuikkuna, joka mahdollistaa eri hoitohuoneiden työaikatilanteen tarkkailun. Voit tarkastaa nopeasti, mihin huoneeseen mahtuu tekemään töitä. Tarkasteltavan viikon vaihtaminen Ikkuna näyttää Työjärjestysten suunnittelussa valitun viikon työajat. Mikäli vaihdat viikkoa, paina Päivitä. Tarkasteltavan huoneen vaihto Voit vaihtaa tarkasteltavaa huonetta alasvetolistalta.

30 / 41 16. TYÖN SUUNNITTELU Ajanvaraus-ohjelmaan on lisätty työn suunnittelua helpottava työkalu. Työn suunnittelunäkymässä voidaan tarkastella hoitolan huoneiden työntekijätilannetta halutulla aikavälillä. Näkymästä nähdään helposti muun muassa päällekkäinen työaika sekä eri työvuorot. 16.1. Työn suunnittelun käynnistäminen Avaa työjärjestyksen suunnittelu Ajanvaraus-ohjelmasta. Valitse Huoneen työaika. 16.2. Työn suunnittelun käyttö Työn suunnittelun näkymä jakaantuu hakuehtoihin sekä varsinaisen työajan esittämiseen. Ennen työajan tarkastelua tulee aina asettaa hakuehdot. Näytä suorittajat -painikkeella voi tarkastella organisaation henkilökunnan käyttäjätunnuksien lyhenteitä ja nimikkeitä. Päivitä-painikkeella haetaan työajat.

31 / 41 16.2.1. Hakuehdot Hakuehdoilla valitaan haluttu hoitola ja päivämääräväli sekä lisäehtoja. Toiminto Päivitä Sulje Hoitola Selite Hakee valitun hoitolan ja päivämäärävälin mukaiset työajat näytölle. Sulkee ikkunan. Voit vaihtaa tarkasteltavaa hoitolaa alasvetolistalta. Päivämääräväli Voit vaihtaa päivämääräväliä, jolta työajat haetaan. Päiväjako Päiväjako mahdollistaa työpäivän jakamisen aamu- ja iltavuoroon. Jakaminen tapahtuu valitun kellonajan jälkeen lähinnä olevien aikapalojen kohdalta. Vapaan minimipituus Näytä suorittajat Tämä asetus kertoo, kuinka pitkät välit aikapalojen välissä saa olla ennen kuin ne lasketaan erilliseksi työajaksi. Oletus on 15 minuuttia. Ohjelma näyttää tietokannan suorittajat listalla. Voit valita listalta yhden, useamman tai kaikki suorittajat (oletus). Työaikojen haku kohdistuu valittuihin suorittajiin. Suorittajalista, josta on valittu kaikki näkyvissä olevat suorittajat. 16.3. Työajan esittäminen Hoitolan huoneisiin suunniteltu työaika esitetään päiväriveillä, huoneet ovat sarakkeita. 16.3.1. Päällekkäinen työaika Päällekkäinen työaika esitetään punaisella värillä. Kun kenttä on punainen, suorittajilla on päällekkäistä työaikaa.

32 / 41 16.3.2. Useampi suorittaja samassa huoneessa Mikäli huoneessa on useampi kuin yksi suorittaja, esitetään heidät peräkkäin. 16.3.3. Päiväjaon esittäminen Mikäli käytetään päiväjako-hakuehtoa, ohjelma jakaa eri vuoroilla työskentelevät henkilöt eri riveille. Mikäli suorittajan työaika alkaa ennen kuin vuoro vaihtuu, ohjelma jakaa työajan vuoron vaihtumisen jälkeisen aikapalan kohdalta. 16.3.4. Kirjautunut suorittaja Ohjelmaan kirjautunut suorittaja näkee oman työaikansa sinisellä tekstillä. 16.4. Huoneen resurssiyhteenveto Työajasta esitetään listan lopuksi huonekohtainen yhteenveto. Yhteenvedossa eritellään huoneeseen suunniteltu kliininen työaika ja toimistoaika sekä esitetään suunniteltu työaika yhteensä. Mikäli päiväjako ei ole käytössä, näkyy yhteenvedossa myös huoneessa vielä oleva vapaa resurssi. Vapaa resurssi on 8.00-20.00 välissä olevaa suunnittelematonta aikaa.

33 / 41 17. PÄIVÄN ASIAKKAIDEN SIIRTO TOISELLE SUORITTAJALLE Suorittajan asiakkaat voidaan tarvittaessa siirtää toiseen huoneeseen. Jotta asiakkaiden siirto voi onnistua, varmista että lähde- ja kohdepäiväkirjat ovat pituudeltaan identtiset. Lähde- ja kohdepäivä voi olla saman suorittajan tai eri suorittajien päiväkirjassa. 1. Avaa sen suorittajan päiväkirja (ja haluttu päivä), jolta haluat kopioida päivän. 2. Napsauta hiiren oikeanpuoleista nappia avoimen päiväkirjan päällä ja valitse avautuvasta valikosta Päivän siirto. Ohjelma pyytää kuittauksen. 3. Avaa sen suorittajan päiväkirja jolle haluat kopioida päivän. Valitse myös oikea päivä. 4. Napsauta päiväkirjan päällä hiiren oikeanpuoleista nappia ja valitse avautuvasta valikosta Päivän liittäminen. 5. Ohjelma kysyy: Kuitataanko vai poistetaanko alkuperäiset ajanvaraukset?. Kuittaus-valinnalla alkuperäisille ajanvarauksille tehdään käynnin peruminen. Poista-valinnalla aikavaraukset siirretään uuteen kirjaan ja alkuperäiset ajat poistetaan. Siirtämisestä saadaan lopuksi paperituloste, josta näkyy ajanvaraukset ja lähde- sekä kohdepäivät.

34 / 41 18. PÄÄKÄYTTÄJILLE: HENKILÖKUNTAKORTIN TYÖAIKATIEDOT Henkilökuntakortilla olevat tiedot vaikuttavat työajan laskentaan ja päiväkirjojen esittämiseen. 18.1. Viikkotyöajan perusasetukset Työjärjestys käyttää suorittajan henkilökuntakortilla olevia työaikaan liittyviä perusasetuksia: Viikkotyöaika (perustyöaika: 30 kliinistä tuntia, 7 toimistotuntia) Työpäivälkm / viikko Huojennus (Huojennettu kliininen työaika, esim. Vastaaville hammaslääkäreille) 18.2. Nimike Henkilökuntakortin Nimike ja ryhmäkoodi ohjaa ohjelman suorittajaluokkakohtaista käyttäytymistä: Ehml (11), Hml (12), Kandi (13), Shg (14), Hh (15) Erikoisala-kenttään merkitään Ehml:n erikoisala

35 / 41 18.3. Käyttäjän lisäoikeudet Henkilökuntakortin Käytön ohjaus-välilehdellä voidaan määritellä käyttöoikeuksiin ja aikavarauksiin liittyviä asetuksia. Oikeus Selite Nimi näkyy suorittajalistoilla Näytetäänkö suorittajan nimi Hoitohuone- ja Ajanvaraus-ohjelman suorittajalistoilla (ei vaikuta mm. Recall-suorittajalistaan) Näytetään viestikeskuksen yhteydenottoviestit Sisäinen posti, nimi näkyy viestien vastaanottajalistalla Omat asiakkaat saavat muuttaa aikavaraustaan (puhelinpalvelu ja WEB) Oikeus kirjata ostopalvelukäyntejä Oikeus kirjata palvelusetelikäyntejä Vastaanottohoitoloiden henkilökunnan laskutuksen hallinta Vastaanottohoitoloiden henkilökunnan työjärjestysten hallinta 18.3.1. Nimi näkyy suorittajalistoilla Tällä valinnalla voidaan estää yhteydenotto-tekstiviestien näkyminen käyttäjälle (oikeus voidaan ottaa pois esimerkiksi kesäkandeilta) Tällä valinnalla käyttäjä voidaan poistaa sisäisen postin vastaanottajalistalta (esimerkiksi pitkien lomien tai poissaolojen ajaksi). Tällä valinnalla voidaan ohjata sitä, saavatko suorittajan asiakkaat siirtää tai peruuttaa aikojaan sähköisillä palveluilla Tällä valinnalla ohjataan suorittajan oikeutta kirjata ostopalvelukäyntejä Tällä valinnalla ohjataan käyttäjän oikeutta kirjata palvelusetelikäyntejä palvelusetelikäyttöliittymän kautta Tällä valinnalla ohjataan käyttäjän oikeutta hallinnoida valittujen hoitoloiden henkilökunnan laskutusta Tällä valinnalla ohjataan käyttäjän oikeutta hallinnoida valittujen hoitoloiden henkilökunnan työjärjestystä Vaikuttaa siihen, näkyykö kyseinen henkilökunnan jäsen järjestelmän suorittajalistoilla. Jos henkilö ei tee ollenkaan vastaanottotyötä eikä tarvitse WinHITin kalentereita/työjärjestystä, hänet voidaan poistaa suorittajalistoilta. 18.3.2. Omat asiakkaat saavat muuttaa aikavaraustaan (Puhelinpalvelu ja WEB) Vaikuttaa asiakkaiden käyttämien sähköisten palveluiden toimintaan. Mikäli tämän arvo on EI, asiakkaat eivät voi muuttaa aikavarauksiaan sähköisissä palveluissa.

36 / 41 18.3.3. Sisäinen posti, nimi näkyy viestin vastaanottajalistalla Lisätty henkilökuntakortin käytönohjaukseen käyttöoikeus "Sisäinen posti, nimi näkyy viestien vastaanottajalistalla". Oikeus on oletuksena päällä (Kyllä-tilassa) Mahdollistaa suorittajan piilottamisen sisäisten viestien vastaanottajat -listalta, vaikka työsuhde olisi voimassa. Käytetään esim. palkkioajojen takia (työsuhde on oltava aktiivinen), jos; Suorittaja on lähtenyt juuri pois Suorittaja pitää ensin lomat ja jää vasta sitten eläkkeelle Käytetään, jos suorittaja on muusta syystä pitkään poissa Käytetään, jos henkilökunnan jäsen ei muusta syystä vastaanota sisäisiä viestejä 18.3.4. Yhteydenottoviestien käsittelyoikeus Lisätty henkilökuntakortin käytönohjaukseen käyttöoikeus Näytetään viestikeskuksen yhteydenottoviestit Oikeus on oletuksena päällä (Kyllä-tilassa) Mikäli oikeus otetaan pois päältä (merkitään Ei-tilaan), henkilö ei enää näe yhteydenottoviestejä. Hyödyllinen, jos yhteydenottoviestit halutaan kohdistaa vain tietylle suorittajalle tai käsittelijälle Hyödyllinen, mikäli yhteydenottoviestien näkyminen halutaan poistaa tietyiltä käyttäjiltä tai käyttäjäryhmiltä Tämä vaikuttaa niin tekstiviestiyhteydenottoihin kun tulevaisuudessa muihin yhteydenottomuotoihin (HITPortal-palvelun kautta tehdyt yhteydenotot) 18.4. Hallinnointihoitolat Hallinnointihoitolat tulevat ohjaamaan hoitolatasolla henkilökunnan, työaikojen ja laskutuksen hallintaa. Toistaiseksi hallinnointihoitola-oikeus ei anna käyttäjälle lisäoikeuksia ohjelmistossa. Oikeus voidaan antaa jo ennakoiden käyttäjälle. 18.4.1. Henkilökuntalistaus Tämä toiminto listaa organisaation henkilökunnan seuraavilla tiedoilla: nimi titteli ryhmä erikoisala työsuhde

37 / 41 Listaus on käytettävissä Henkilökuntiedot-ikkunassa pääkäyttäjille. Listan voi tulostaa. 18.5. Vastaanottohoitolat Vastaanottohoitolat-välilehdellä valitaan ne hoitolat, joissa suorittaja työskentelee. Hoitola merkitään aktiiviseksi merkitsemällä hoitolan kohdalle Kyllä.

38 / 41 19. PÄÄKÄYTTÄJILLE: PARAMETRIT Työaikajaksojen määrittely Parametrilla 110 määritellään työjärjestysohjelman jaksotus. Esimerkki: Arvo = 03,0801,24.12.2007 (jakson pituus viikkoina, ensimmäisen jakson numeroinnin alku, työvuoden alku) Jos parametri 110 muutetaan uuden vuoden ensimmäisen jakson mukaiseksi, arkistoituvat kaikki edellisvuosien työjärjestykset (suositeltavaa). Työaikasaldojen siirtotapa seuraavalle jaksolle Parametri 353 määrittää automaattisen saldonsiirron Arvo= 0 (Automaattinen saldonsiirto) Parametri 351: käytetään yhteistä väritystä aikapaloille. Arvo=1 (Käytetään yhteistä väritystä) Arvo=0 (Käytetään suorittaja-kohtaista väritystä) Parametri 352 on joissakin tietokannoissa väärällä selitteellä. Alla oikea muoto: Arvo = 0 Selite = Työjärjestysohjelman laskutapa (0=MUUT, 1=VANTAA ) Aikapalojen näkyminen päiväkirjalla Parametri 506:lla ohjataan aikapalojen näkymistä, kun eri suorittajilla on työaikaa ja aikavarauksia samassa hoitohuoneessa. Arvo=0 -> Aikapalat saavat näkyä läpi ilman ilmoituksia (oletus) Arvo=1 -> Aikapalat saavat näkyä läpi, toisen suorittajan aikapaloissa huutomerkki Arvo=2 -> Aikapalat EIVÄT SAA näkyä läpi, ei näytetä muiden suorittajien Vastaanottolajien nimet Parametrit 800-805 ohjaavat vastaanottolajien tekstejä. Uusi teksti syötetään Arvo-kenttään. 800, oletusteksti Erikoishoito 801, oletusteksti Anestesia 802, oletusteksti Hepatiitti 803, oletusteksti HIV 804, oletusteksti Vastaanotto-osasto 805, oletusteksti Oma selite

39 / 41 20. TYÖAIKALISTOJEN MALLIT 20.1. Suunnitellun työajan tuloste Suunnitellun työajan työaikatuloste näyttää valitun jakson viikot ja viikkojen työajat.

40 / 41

41 / 41 20.2. Toteutuneen työajan tuloste Toteutuneen työajan tuloste sisältää päivän kuittauksen kautta tehdyt työajan muokkaukset sekä mahdolliset ylityötunnit.