Henkilökohtaisen budjetin, asiakassetelin ja ostopalvelujen hallinta ja seuranta Marja Kälkäjä Tietoasiantuntija, Projektipäällikkö Oulun kaupunki, Hyvinvointipalvelut 23.5.2018, ATK-päivät Jyväskylä
Oulu Asukasluku 31.12.2017 -> 202 341 Tilaaja-tuottajamalli käytössä sosiaali- ja terveyspalveluissa v. 2007 2014 Hyvinvointipalvelut tuotetaan nykyisin monituottajamallilla.
Palvelut sähköisessä palveluseteli- ja ostopalvelutjärjestelmässä v. 2014- alkaen Palvelusetelit Ostopalvelut Säännöllinen kotipalvelu ja kotisairaanhoito Siivouspalvelu Lapsiperheiden kotipalvelu Tehostettu palveluasuminen Vaikeavammaisten palveluasuminen Perhetyö (SHL ja LS) LS Laitoshoito Säännöllinen kotipalvelu ja kotisairaanhoito Lapsiperheiden kotipalvelu Henkilökohtaisen budjetin luonteiset palvelut Omaishoidon vapaan palveluseteli Henkilökohtaisen avun palveluseteli Veteraaniraha (ostopalvelu)
Tietovirrat KanTA JÄRJESTÄJÄ ostopalveluvaltuutus YKSITYISET PALVELUNTUOTTAJAT perustietojärjestelmä perustietojärjestelmä Palveluseteli- ja ostopalvelut- järjestelmä - palvelusetelit, ostopalvelut, asiakassetelit ja henkilökohtainen budjetti Palveluntuottaja 1 Palveluntuottaja 2 perustietojärjestelmä Johdon tietojärjestelmä (DW) maksuliikenne Palveluntuottaja 3
Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Tammi Helmi Maalis 1 600 000,00 Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmän käyttöönotto palveluittain Oulussa 2000 1 400 000,00 1 200 000,00 1 000 000,00 800 000,00 600 000,00 400 000,00 200 000,00 0,00 1 48 118 317 337 324 345 381 433 469 484 617 648 671 867 1033 1024 984 1005 1032 1123 1160 1187 1357 1394 1447 1493 1649 1703 1599 1634 1654 1659 1684 1670 1746 1783 1822 1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 2015 2016 2017 2018 Järjestäjän osuus Asiakkaiden lkm TILANNE TOUKOKUUSSA 2018: palveluntuottajia 113 kpl, 264 palvelusopimusta eri palveluissa kuukausittainen tilitys tuottajille n. 1,4 M palvelua saavia asiakkaita kuukausittain noin 1900 kpl Lastensuojelun laitoshoidon käyttöönotto
PALVELUSETELIT
Tietoa toteutuneista palveluista Vuosi 2017 Palvelutapahtuman asiakkaat käytetty Yksiköitä Käytetyt eurot Henkilökohtainen apu, palveluseteli 114 25 375,72 565 394,55 Kuukausisiivous, palveluseteli 485 15 825,83 448 375,38 Lapsiperheiden kotipalvelu, ostopalvelu (ls) 93 7 616,19 224 642,11 Lapsiperheiden kotipalvelu, palveluseteli 322 30 664,31 788 543,55 Lastensuojelun laitoshoito, ostopalvelut 136 17 752,00 3 979 393,68 Lastensuojelun perhetyö, ostopalvelu 392 30 080,73 1 540 329,86 Omaishoidon vapaan palveluseteli 416 39 309,72 1 534 883,72 Sosiaalihuoltolain (SHL) mukainen perhetyö, ostopa 23 689,50 41 245,12 Säännöllinen ja tilapäinen kotisairaanhoito, palveluseteli 1516 71 231,27 2 465 472,09 Säännöllinen kotipalvelu, palveluseteli 1505 242 906,54 5 499 534,00 Palvelu 3377 481 503,81 17 088 663,26 Asiakkaiden lkm Palvelun määrä Käytetyt eurot
50 45 40 35 30 25 20 16 38,7 Palvelujen kustannusosuuksien vertailua eri palveluissa (ka. /h) 13,4 44,2 2,5 28,4 29,5 9,5 15 10 22,6 30,8 25,9 19,9 5 0 Säännöllinen kotipalvelu, palveluseteli Säännöllinen kotisairaanhoito, palveluseteli Lapsiperheiden kotipalvelu, palveluseteli Kuukausisiivous, palveluseteli Järjestäjän osuus Asiakkaan omavastuuosuus Palveluntuottajan hinta Vuoden 2017 tiedot; 1592 asiakasta ja 188 677 tuntia em. palveluissa
Hyötyjä palvelusetelipalveluissa palveluntuottajien määrä lisääntynyt sähköisen järjestelmän myötä -> valinnanvapaus todellista, vertailu ja valitseminen helpottunut -> myös pienet tuottajat pääsevät esille ja saavat asiakkaita palveluntuottajat kilpailevat myös hinnoilla -> sekä järjestäjän että asiakkaan etu oman palvelun toteutumisen seuranta mahdollista toimiva puolesta asiointi luotettava palautekanava
OSTOPALVELUT
Ostopalvelujen sähköistämisen edut myönnetty palvelun määrä > saadut palvelumäärät - seuranta läpinäkyvyys palveluntuottajien hinnoittelussa palveluntuottajien valvonta helpottuu -> ajantasaiset varmenteet ja tilaajavastuun tiedot asiakas voi seurata palvelunsa toteutumista
Ostopalveluiden seuranta, esimerkkejä... Otanta 7-12/2017, 119 lasta 1,0 0,8 0,6 0,4 0,2 0,0 Asiakkaiden määrä % alle 18v. väestöstä eri lastensuojelun palveluissa hyvinvointilalueittain (1-2/2018) 0,1 0,1 0,4 0,3 eteläinen itäinen keskinen pohjoinen 0,2 0,6 0,2 0,5 0,1 0,1 0,1 0,1 Lastensuojelun laitoshoito, keskeytyspäivien osuus kaikista hoitopäivistä 10 % 90 % Kotipalvelu Perhetyö Laitoshoito Hoitopäiviä Keskeytyspäiviä Asiakkuuksien osuus % väestöstä, eri palveluissa Laitoshoidon hoitopäiviä 13 000 joista keskeytyksiä 1 275 pv. Keskeytyspäivien kustannukset vuositasolla n. 550 000 /vuosi.
Palveluntuottajien hintojen vertailua Perhetyön ostopalvelu, palveluntuottajien hinnat, ka. / tunti PALVELUNTUOTTAJA YRITYS 8 48,21 51,19 YRITYS 7 54,88 YRITYS 6 63,85 YRITYS 5 60,00 YRITYS 4 31,86 YRITYS 3 59,52 YRITYS 2 49,44 YRITYS 1 30,27 0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00
Tiedot palveluntuottajittain, esim. perhetyön ostopalvelu Lastensuojelun perhetyö, ostopalvelu Palvelutapahtuman 2017 asiakkaat Yksiköitä käytetty Käytetyt eurot Yritys 1 45 3 229,25 97 747,94 Yritys 2 222 17 257,73 853 182,85 Yritys 3 20 1 120,50 66 686,94 Yritys 4 4 410,50 13 077,00 Yritys 5 1 43,00 2 580,00 Yritys 6 101 7 636,75 487 569,76 Yritys 7 1 9,00 493,92 Yritys 8 4 267,00 12 873,39 Palveluntuottaja 391 29 973,73 1 534 211,80
Ostopalvelujen seuranta integraatio perusjärjestelmään (tarpeellinen myös Asiakas-seteleiden hallinnoinnissa) ostopalvelutapahtumat siirtyvät perusjärjestelmään asiakaskohtainen palvelujen toteutumisen seuranta / suhteessa suunniteltuun palvelunmäärään asiakas maksaa siitä palvelusta mitä saa asiakaslaskutus kertaluonteisissa palveluissa mahdollistuu palvelujen keskeytykset siirtyvät perusjärjestelmään asiakkaan kuukausiperusteisen asiakasmaksun keskeyttäminen
Kokemuksia ostopalveluiden sähköistämisestä: kustannukset ohjautuu oikeille kustannuspaikoille tilitys automaattista hyvitykset helppoja saldo palautuu välittömästi ostovoimalle rajapinnat yksityisten järjestelmiin toimii palautekanava puolesta-asiointi kilpailuasetelma kilpaillaan hinnoilla Tarpeellinen järjestelmä myös maakuntamallissa.
HENKILÖKOHTAISEN BUDJETIN LUONTEISET PALVELUT
VETERAANIRAHA, euromääräinen vuosibudjetti, valittavana neljä eri palvelua Veteraanirahan käyttö eri palveluihin % SÄÄNNÖLLINEN KOTIPALVELU, PALVELUSETELI 11,81 SÄÄNNÖLLINEN JA TILAPÄINEN KOTISAIRAANHOITO, PALVELUSETELI 1,59 OMAISHOIDON VAPAAN PALVELUSETELI 1,07 KUUKAUSISIIVOUS, PALVELUSETELI 85,52 0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00 80,00 90,00 Veteraaniraha 2017 Palvelutapahtuman Yksiköitä käytetty Käytetyt eurot asiakkaat Kuukausisiivous, palveluseteli 327 6 870,34 206 927,84 Omaishoidon vapaan palveluseteli 6 77,86 2 598,65 Säännöllinen ja tilapäinen kotisairaanhoito, palveluseteli 18 88,05 3 854,78 Säännöllinen kotipalvelu, palveluseteli 73 840,89 28 585,88 Palvelu 354 7 877,14 241 967,15
Veteraaniraha, asiakaskohtainen käytön seuranta Budjetin vuosi /kk seuranta: Palvelutapahtuman Yksiköitä käytetty Käytetyt eurot asiakkaat 2016 397 7 529,43 229 871,74 2017 354 7 904,12 242 766,14 2018 189 970,49 29 589,74
Omaishoidon vapaan palveluseteli, euromääräiset kk- ja vuosibudjetit
Palvelutapahtuman Yksiköitä käytetty Käytetyt eurot Omaishoidon vapaan palveluseteli 2017 asiakkaat 0-17 Kotiin annettava palvelu arkisin klo 7-18 57 2 981,79 98 513,37 Kotiin annettava palvelu arkisin klo 18-22 37 957,66 36 460,15 Kotiin annettava palvelu lauantaisin klo 7-18 33 704,10 28 623,91 Kotiin annettava palvelu lauantaisin klo 18-22 15 65,07 3 899,61 Kotiin annettava palvelu sunnuntai ja arkipyhät kl 20 245,43 15 046,58 Palvelusisältö 61 4 954,05 182 543,62 18-64 Kotiin annettava palvelu arkisin klo 7-18 29 1 786,74 59 762,51 Kotiin annettava palvelu arkisin klo 18-22 14 195,17 7 233,00 Kotiin annettava palvelu lauantaisin klo 7-18 15 211,40 9 175,81 Kotiin annettava palvelu lauantaisin klo 18-22 5 16,15 1 005,23 Kotiin annettava palvelu sunnuntai ja arkipyhät kl 14 116,58 7 298,62 Päivätoiminta, päivä ma- pe 2 69,00 4 140,00 Päivätoiminta, tunti, ma-pe 2 150,52 4 064,04 Palvelusisältö 36 2 545,56 92 679,21 65-> Kotiin annettava palvelu arkisin klo 7-18 183 11 329,94 370 587,31 Kotiin annettava palvelu arkisin klo 18-22 46 492,27 16 168,71 Kotiin annettava palvelu lauantaisin klo 7-18 48 382,60 16 811,98 Kotiin annettava palvelu lauantaisin klo 18-22 19 36,99 2 148,38 Kotiin annettava palvelu sunnuntai ja arkipyhät kl 42 229,42 13 717,44 Päivätoiminta, päivä ma- pe 61 1 327,00 140 580,00 Päivätoiminta, tunti, ma-pe 1 26,52 716,04 Palvelusisältö 238 13 824,74 560 729,86 Ikäluokka Kotiin annettava palvelu arkisin klo 7-18 269 16 098,47 528 863,19 Omaishoidon vapaan palvelusetelin seuranta Omaishoidon vapaan palvelusetelin käyttö % eri palvelusisältöihin v. 2017 Kotiin annettava palvelu arkisin klo 18-22 97 1 645,10 59 861,86 PÄIVÄTOIMINTA, TUNTI, MA-PE Kotiin annettava palvelu lauantaisin klo 7-96 1 298,10 54 611,70 18 Kotiin annettava palvelu lauantaisin klo 18-39 118,21 7 053,22 22 Kotiin annettava palvelu sunnuntai ja 76 591,43 36 062,64 arkipyhät kl Päivätoiminta, päivä ma- pe 63 1 396,00 144 720,00 Päivätoiminta, tunti, ma-pe 3 177,04 4 780,08 Palvelusisältö 335 21 324,35 835 952,69 PÄIVÄTOIMINTA, PÄIVÄ MA- PE KOTIIN ANNETTAVA PALVELU SUNNUNTAI JA ARKIPYHÄT KL KOTIIN ANNETTAVA PALVELU LAUANTAISIN KLO 18-22 KOTIIN ANNETTAVA PALVELU LAUANTAISIN KLO 7-18 KOTIIN ANNETTAVA PALVELU ARKISIN KLO 18-22 0,57 4,31 0,84 6,53 7,16 17,31 KOTIIN ANNETTAVA PALVELU ARKISIN KLO 7-18 63,26 0,00 10,00 20,00 30,00 40,00 50,00 60,00 70,00
Henkilökohtainen apu, euromääräinen kuukausi- ja vuosibudjetti määritellään palvelutarpeen arvion pohjalta
Henkilökohtaisen avun toteutuminen eri vuorokaudenaikoina, % kaikista tunneista (1-3/2018) HK-APU LA-SU YÖ KLO 23-06 0,0 HK-APU SUNNUNTAIT, PYHÄT JA AATOT KLO 6-23 7,4 HK-APU LAUANTAI ILTA KLO 18-23 0,4 HK-APU MA-LA YÖ KLO 23-06 0,0 HK-APU MA-LA KLO 6-23 92,1 0,0 10,0 20,0 30,0 40,0 50,0 60,0 70,0 80,0 90,0 100,0
JOHDON TIETOJÄRJESTELMÄN HYÖDYNTÄMINEN HYVINVOINTIPALVELUISSA
Pitkä historia... Johdon tietojärjestelmän kehittäminen alkoi jo v. 2003 Toiminta-,talous- ja henkilöstötiedot Myöhemmin lisättiin mm. toimintakykytiedot (RAI) ja suunniteltu työaika (Titania) Sote tietojohtaminen hanke (v.2010) uudenlaisia indikaattoreita käyttöön Kuusikkotyössä mukana jo vuodesta 2004 - > Palvelusetelit / ostopalvelut sähköiseen muotoon v. 2014 - > Maakuntavalmistelun tilannekuvan luomisessa Oulun luotettava datan hallinta on ollut perustana.
Ulottuvuudet Johdon tietojärjestelmän kehittäminen omana työnä antaa mahdollisuuksia kokeilla joustavasti eri mahdollisuuksia Nälkä kasvaa syödessä välillä tietoa enemmän kuin sitä osataan käyttää... Innostunut johto ja osaavat tekijät Palvelusetelit ja ostopalvelut samalla seurannan tasolla kuin oma toiminta -> järjestämisen kokonaisuus hallinnassa
Lähtökohtia luotettavan tiedon saamiselle Toimivat prosessit, joissa on tietojen käsittelyn vastuut jaettu Kirjaamiskäytännöt on sovittu ja dokumentoitu Kaikki toteumatieto voidaan kohdistaa henkilötunnukseen, myös eurot Data on ajantasaista ja luotettavaa -> järjestelmät toimii oikein Tietojen harmonisointi -- > on olemassa kohdentamissäännöt Tarkistuspisteet -> kaikki toimii sovitusti
Raportoinnin periaatteita Asiakasmäärät tulee saada tilastoitua hetu kertaalleen Asiakkaiden lukumäärää koskeva tieto tulee poimia erikseen - ei laskea yhteen eri palveluiden tai yksiköiden asiakasmääriä. Sama asiakas voi käyttää useita palveluita useassa eri paikassa yhteen laskemalla asiakastieto kertaantuu. Tieto siitä moniko asukas on palveluita käyttänyt -> peittävyys Asiakkaiden määrät alueittain Asiakkaiden määrät ikäjaottelulla. Monituottajuus -> tiedon keruu samalla tavalla järjestämistavasta / tuottajasta riippumatta
Esimerkkejä mittareista: Säännöllisen kotihoidon peittävyys +75v. Hyvinvointialueittain, vuosi 2017 17,00 16,00 15,00 14,00 13,00 12,00 16,51 16,38 16,38 16,36 16,38 16,47 16,59 16,51 16,64 16,60 16,65 16,31 16,37 16,05 16,15 16,17 16,17 15,83 15,36 15,42 15,46 15,59 15,71 15,13 15,25 15,09 14,86 14,92 14,75 14,71 14,70 14,74 14,88 14,93 14,54 14,31 13,77 13,42 13,24 13,23 13,38 13,40 13,46 13,46 13,50 13,48 12,98 13,07 12,53 12,33 12,27 12,01 11,97 11,71 11,68 11,78 11,90 11,98 12,07 11,68 11,00 10,00 Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä Elo Syys Loka Marras Joulu Eteläinen Itäinen Keskinen Pohjoinen Hyvinvointialue
Esimerkkejä mittareista: Säännöllinen kotihoito, toteutunut palvelumäärä (% suunnitellusta) Hyvinvointialueittain 85 82 80 80 82 77 OA261 Kiimingin hyvinvointikeskus OA262 Kontinkankaan hyvinvointikesku OA263 Myllyojan hyvinvointikeskus OA264 Kaakkurin hyvinvointikeskus OA265 Tuiran hyvinvointikeskus OA266 Haukiputaan hyvinvointikeskus
Esimerkkejä mittareista:
Esimerkkejä mittareista: Säännöllisen kotihoidon asiakkaat, hoitoisuus Maple-luokittain (RAI)
Marja Kälkäjä marja.kalkaja@ouka.fi p. 044 703 5093