Arjen toiminta ja tiedolla johtaminen

Transkriptio

1 Arjen toiminta ja tiedolla johtaminen TERVE-SOS tapahtuma Kehittämis- ja laatupäällikkö Elina Välikangas Oulun kaupunki/hyvinvointipalvelut

2 rakenne-ja toimintatapamuutosten suunta Oulun kaupungin hyvinvointipalveluissa o Tavoitteena vahva sosiaali- ja terveyspalvelujen integraatio ja rakenteiden uudistus kohti kokonaisuuksien johtamista o Hyvinvointipalvelut siirtyy vaiheittain neljän hyvinvointialueen (pohjoinen, itäinen, keskinen ja eteläinen) ja kuuden hyvinvointikeskuksen malliin vuosien aikana Hyvinvointikeskus ei ole pelkkä fyysinen rakennus ja tietyt palvelut, vaan kyse on laajemmin periaatteesta järjestää alueen palvelut monitoimijaisesti, kunnan toimijoiden, yksityisten toimijoiden ja kolmannen sektorin yhteistyöllä

3 Tietojohtamisen viitekehys Ohjaavana asiakirjana on kaupunkistrategia. Kaupunkistrategian toteuttamista ja toimeenpanoa hyvinvointipalveluiden osalta täsmentää palvelujen järjestämisohjelma. Vuosittain tehtävässä talousarviossa ja käyttösuunnitelmassa tarkennetaan tavoitteita. Käyttösuunnitelmassa asetetut tavoitteet viedään johtamisjärjestelmän mukaisesti yksikkötason tavoitteiksi ja konkretisoidaan aina yksittäisen työntekijän toimintaan ja kuntalaisen saamaan palveluun saakka.

4 Tiedolla johtamisen hierarkia Konserni Kv, kh JOHTAMISEN VÄLINEET Siku Hyve YYP Toiminnalliset mittarit Henkilöstöraportti Talousraportti Yhteenvetoanalyysi Ltk Sosiaali Terveys Ikäihmiset Johtajat Keskitetyt palvelut Hyvinvointialue/-keskus Hyvinvointialue/-keskus Hyvinvointialue/-keskus Hyvinvointialue/-keskus Päälliköt Yksikkö /tiimi Yksikkö /tiimi Yksikkö /tiimi Yksikkö /tiimi Yksikkö /tiimi Yksikkö /tiimi Yksikkö /tiimi Esimiehet työntekijät Työntekijät Lasten ja nuorten hyvinvoinnin edistäminen P a l v e l u j e n t u o t ta m i n e n k u n t a l a i s i l le Työikäisten hyvinvoinnin ja elämänhallinnan edistäminen Ikäihmisten hyvinvoinnin ja toimintakyvyn edistäminen

5 Tavoitteet ja tuloksellisuus tietojohtamisessa Strategiset tavoitteet Vaikutukset Esim. palveluja tarvitsevien osuus väestöstä Toiminnalliset tavoitteet Tulokset Esim. hoitotakuuajat, /asiakas, /hoitopäivä, toimintakate, asiakastyytyväisyys Panokset Prosessi Tuotokset Esim. asiakasmäärät, henkilöstömäärät ja näiden keskinäiset suhteet

6 Tiedolla johtamisen neljä näkökulmaa a) Vastuualueet Hyvinvointipalveluiden vastuualueita ovat sosiaalinen hyvinvointi, terveyspalvelut ja ikäihmisten hyvinvointi. Vastuualueiden johtajat Vastaavat hyvinvointipalveluiden järjestämisestä ja tuottamisesta strategisella tasolla Ovat esimiesasemassa suhteessa keskitettyihin palveluihin ja vastaavat lisäksi ostopalveluista ja avustuksista. Strategista johtamista tukeva tieto koostuu hyvinvointialueita, keskitettyjä palveluita, ostopalveluita ja avustuksia koskevasta tiedosta.

7 Tiedolla johtamisen neljä näkökulmaa b) Hyvinvointialueet ja -keskukset Hyvinvointialueita on neljä ja niissä on kuusi hyvinvointikeskusta. Hyvinvointikeskusten palvelupäälliköt Vastaavat hyvinvointikeskusten operationaalisesta ja tuloksellisesta johtamisesta sekä poikkitoiminnallisista tavoitteista. Hyvinvointikeskusten toiminta on jaettu yksiköihin, joista vastaavat palveluesimiehet hyvinvointikeskuksen päällikön alaisuudessa. Johtamisen tueksi järjestelmistä saadaan tietoja sekä hyvinvointialueittain että - keskuksittain, kaikesta niiden alaisesta toiminnasta.

8 Tiedolla johtamisen neljä näkökulmaa c) kokonaisuudet Kuntalaisille järjestettäviä palveluita tarkastellaan organisaatiomallista riippumattomalla tavalla palvelukokonaisuuksittain. jen käytön vertailu hyvinvointialueiden välillä Hoidon ja palvelun porrastuksen tarkastelussa rakenteen muutoksessa; esim. mielenterveyspalvelut ja lasten- ja nuorten palvelujen kustannukset Toiminnan ja talouden vertailu muihin kuntiin ja toimijoihin nähden Hyödyntäminen luottamushenkilöiden päätöksenteossa. kokonaisuuksiin yhdistetään kaikki hyvinvointipalveluiden järjestämät palvelut: oma toiminta, ostopalvelut ja avustukset.

9 Tiedolla johtamisen neljä näkökulmaa d) Elämänkaaret ja poikkitoiminnallinen yhteistyö Lasten ja nuorten hyvinvoinnin edistäminen Työikäisten hyvinvoinnin ja elämänhallinnan edistäminen Ikäihmisten hyvinvoinnin ja toimintakyvyn edistäminen Elämänkaarimallin mukaisesti palveluita voidaan tarkastella kuntalaisten saamina palveluprosessien kokonaisuuksina, joissa eri ammattilaiset tekevät yhteistyötä poikkitoiminnallisesti ja hallinnon rajat ylittävästi, yhteisillä tavoitteilla. Ohjausryhmänä toimii hyvinvointipalveluiden ja sivistys- ja kulttuuripalveluiden yhteinen johtoryhmä. Käytännön moniammatillista yhteistyötä tehdään hyvinvointikeskuksissa, joten hyvinvointikeskusten päälliköt vastaavat osaltaan tavoitteiden toteutumisesta. Raporteissa voidaan tarkastella asiakkaiden ikäryhmittelyn lisäksi palveluita kolmella eri tasolla palvelutarpeen vaativuuden näkökulmasta (vihreä, keltainen, punainen). Tietoa painopisteen siirtymisestä ennaltaehkäiseviin ja kevyempiin palveluihin Yhdistettyä hyvinvointipalveluiden ja sivistys- ja kulttuuripalveluiden tietoa

10 Hyvinvointipalvelut Elämänkaariseuranta Sivistys- ja kulttuuripalvelut Ikäihmiset Työikäiset Lapset ja nuoret 0,31% 0,58% 7,44% 7,77% 2,09% 21,71% 17,14% 18,30% 24,65% punainen keltainen Vihreä Työikäiset ja ikäihmiset Lapset ja nuoret 0,00% 0,00% 8,30% 0,08% 7,56% 83,36% 0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% 25,00% 30,00% 0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00%100,00% Sivistys- ja kulttuurilautakunta 373,7 M Hyvinvointilautakunta 527,8 M Jako prosesseihin ja väreihin vuoden 2014 toteuman mukaan. Työikäiset ja ikäihmiset Lapset ja nuoret Sivistys-ja kulttuuripalvelut sekä hyvinvointipalvelut yhteensä 4,32% 4,33% 7,68% 23,10% 24,13% 36,44% punainen keltainen Vihreä 0,00% 5,00%10,00%15,00%20,00%25,00%30,00%35,00%40,00% LUONNOS 10

11 Talousjärjestelmä Henkilöstöjärjestelmä Asiakastietojärjestelmät Väestö Ostopalvelut Johdon tietotarve Johdon tietojärjestelmän konsepti - Henkilöstö -Talous -Toiminta -Väestö - Ostopalvelut ja em. tietojen yhdistäminen Yhdistelyavaimet: - kustannuspaikka (tuottavuuslaskelmat) - kuntalaisen asuinpaikka (asiakasvirrat) OukaDW Analysoijat Raportoijat Perusjärjestelmän käyttäjät ja omat ohjelmistot - Tuotannolliset tunnusluvut - Peittävyys, kattavuus -jne. Ulkopuolinen tieto TIETOVARASTO - Aikasarjat -Mittarit -Käsitteet - Hierarkisuus -Yhdistely Esittäjät Tiedon yhdistely ja jalostus (Oulun Tietotekniikka) Hyödyntäjät

12 Mittarien määrittelyt Mittarin nimi ja mittayksikkö: Esim. Terveysasemien vastaanoton peittävyys (%) Tavoite, johon mittari vastaa: kirjoita tähän mikä on yksikön tavoite johon mittari vastaa ja mikä on organisaatiossa ylemmän tason tavoite johon mittari vastaa... Vastuuhenkilö: avoterveydenhuollon palvelupäällikkö Toimenpiteet: tähän kirjoitetaan, mitä toimenpiteitä mittarin toteutumaluku aiheuttaa ylittäessään/alittaessaan tavoitteen Tiedon lähde: terveydenhuollon Effica Mittarin määrittely: tähän mittarin määrittely, miten tieto saadaan, mikä laskutoimitus on tehtävä, onko luku kumulatiivinen Raportille tuleva tieto täytyy saada automaattisesti järjestelmistä! Asiantuntija: sovelluskoordinaattori/ asiantuntija

13 Kuukausiseurantaprosessi 2015 Hyve joryn jäsenet Päälliköt Ostolaskujen hyväksyminen Alueiden ennustepalaverit Alueiden ennustepalaverit Analyysi ja ennuste Analyysi ja ennuste Vastuualueiden joryt Hyve jory Listateksti Esimiehet Analyysi ja ennuste Controllerit Alueiden ennustepalaverit Ennuste ja analysointi Asiantuntijat Alueiden ennustepalaverit Sovelluskoordinaattorit Toimintatietojen tarkistus Taloussihteerit Ennustetaulukot valmiina. Alustavat raportit tallennetaan J-asemalle. Alueiden ennustepalaverit Ennusteiden tallentaminen BP-ohjelmaan Lopulliset raportit tallennetaan J-asemalle Järjestelmä Tuotemäärien seuranta valmis Ostoreskontra kiinni Ulkoiset ja sisäiset myyntilaskut valmiina, myyntireskontra kiinni Kirjanpito -kuukausi kiinni

14 Johtamisen välineet - Tiedot kuukausittain käytettävissä toiminnan arvioimiseen, analyysiin ja johtamiseen Talousraportti Henkilöstöraportti Toiminnalliset mittarit Ostopalveluseurannat Tuoteseurannat Ennustetaulukot ostopalvelulaitokset tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys Arjen Avain oy 64 Toim Lastensuojelun Auta Lasta Oy Erpekon Espoon kaupunki 2 Kainuun hoivataito Leenalan perhekoti Limingan koulutuskeskus Lukkarinoja Oy , Meppi Oy Metsäpirtin Perhekoti Oy Mikeva Nuorisokoti Nummela Nuorten ystävät Oulujoen Perhekoti , Pihakoivu Ky Toivon Kartano Toivon Kartano/perhekuntoutus VillaNuttu Toim176 Kropsun perhekoti Ammatillinen Niilonkulman perhekoti Oy perhekotihoito Perhekoti Kotikataja Laitoshoito Ateriapalvelut Sopimus lkm Sopimus Optimi lkm Toteuma lkm Dem. sair. käytöshäir. asukkaan hoiva, D-os. 992 Dem.sairastavan käytöshäir. asukkaan hoiva, Venla Moniammatillinen arviointi ja kuntoutus Perushoiva Sairaanhoidollinen päiväkäynti Säännöllinen lyhytaikaishoito Tilapäinen lyhytaikaishoito Laitoshoito Kotiin kuljetettavat ateriat/oulun säätiö Kotiin kuljetettavat ateriat/serviisi Tammi Helmi Maalis Huhti Touko Kesä Heinä SOSIAALINEN HYVINVOINTI TULOT 2014 Sopimusohjaust ulot Muut sopimustulot Muut tulot Sisäiset vyörytykset Sopimus kktasolla Ero, (Sopimusohj.las kutus/sopimus kk-tasolla) MENOT Erilliskorvauslistat (lkm) Erilliskorvauslistat (lkm) KP 1706 PKS/Perhehoitokumppanit Vuorokaudet yhteensä , Muut paikat yhteensä keskusateriat kotiateriat taloateriapäivä Henkilöstökulut 2014 Toteuma Talousarvio (kk) Ero Tot % (vuosi) 7,45 7,91 7,17 7,77 9,89 12,84 8,17 KP 1709/Erityiskorvattavat lapset/te Ateriapalvelut Analysointi

15 Arviointityö osana tietojohtamista

16 Kiitos p