HANKINTAFOORUMI 15.5.2018 1. Tilaisuuden avaus 2. Kaupungin hankintaorganisaatio ja hankintaohjeen valmistelu 3. Kaupungin hankintasuunnitelma 4. Katsaus tuleviin hankintoihin 2018-2019 5. Yrittäjien esiin nostama hankinta-aihe 6. Tilaisuuden päättäminen ja loppuyhteenveto Tervetuloa
HANKINTAORGANISAATIO
HANKINTAORGANISAATIO
HANKINTAORGANISAATIO Hankintatiimiin kuuluvat: Hankinta- ja logistiikka-asiantuntija Talouspäällikkö (sivistys- ja hyvinvointitoimiala) Talouspäällikkö (tekninen toimiala) Hallintojohtaja Tietohallintokoordinaattori Yritysasiantuntija (elinvoimapalvelut)
HANKINTAORGANISAATIO IS-Hankinta Oy IS-Hankinta on julkisomisteinen hankintayhtiö, jonka osakas Iisalmen kaupunki on. Kaupunki käyttää yhtiön palveluita ja osaamista tukemaan omaa hankintatoimintaansa. Kynnysarvot ylittävissä tavara- ja palveluhankinnoissa käytetään pääsääntöisesti IS-Hankinta Oy:n asiantuntijapalveluita. Esim. sähköenergia, henkilövuokraus (ateria- ja puhtaanapitopalvelu), maitotaloustuotteet, tuoretuotteet, lihat, leipä- ja leipomotuotteet, elintarvikkeet, suurkeittiökalusteet jne.
HANKINTAORGANISAATIO KL-Kuntahankinnat Oy KL-Kuntahankinnat on Suomen Kuntaliitto Oy:n omistama vuonna 2008 perustettu valtakunnallinen yhteishankintayksikkö. KL-Kuntahankinnat Oy kilpailuttaa asiakkaiden puolesta puitesopimuksia ja vastaa niiden sopimushallinnasta sekä toimittaja- ja asiakasyhteistyöstä. KL-Kuntahankinnat Oy keskittyy kilpailutuksissa suurivolyymisiin yhteishankintoihin, joissa paikallinen tarjonta on yleensä vähäistä. Esim. kiinteistöjen polttoöljyt, huoltoleasing-sopimukset
HANKINTAOHJE Hankintaohjeen tavoitteena on edistää kaupunkistrategian mukaisten tavoitteiden toteutumista sekä parantaa hankintatoiminnan laatua ja tehokkuutta. Hankintaohjeen tavoitteena on lisätä hankintaosaamista koko organisaatiossa sekä lisätä aktiivista vuoropuhelua ja viestintää elinkeinoelämän kanssa. Hankintaohjeen toimeenpanossa tiedottamisella ja viestinnällä on keskeinen merkitys.
HANKINTAOHJE Hankintaohjeen strategiset tavoitteet ja toimenpiteet: Tavoite 1. Viestinnän ja tiedottamisen tehostaminen, yrittäjäystävällisyys Kaupunki pitää yllä hankintasuunnitelmaa, joka on julkisesti nähtävillä kaupungin www-sivuilla. Hankintasuunnitelmaa päivitetään säännöllisesti talousarvioprosessin mukaisesti. Tiedotustilaisuuksien järjestäminen merkittävimpien hankintojen yhteydessä. Ennen tarjouspyynnön julkaisua merkittävistä hankinnoista järjestetään tiedotus-/keskustelutilaisuus hankinnasta kiinnostuneille tahoille. Hankintafoorumin järjestäminen vuosittain. Hankintafoorumi on kaupungin ja yritysten välinen keskustelu- ja tiedonvaihtotilaisuus.
HANKINTAOHJE Tavoite 2. Parannetaan paikallisten pk-yritysten ja pienten toimittajien mahdollisuuksia osallistua hankintoihin Paikalliset pk-yritykset huomioidaan hankinnan suunnitteluvaiheessa Perusteettomia tarjoajan soveltuvuusvaatimuksia ei käytetä Hankintayksikkö ja elinvoimapalveluiden yritysasiantuntijat tekevät tiivistä yhteistyötä ajankohtaisen yritysrekisterin ylläpitämisessä ja viestinnässä organisaatioon
HANKINTAOHJE Tavoite 3. Hankintaprosessi on suunnitelmallinen ja tehokas sekä tilaajalle että tarjoajalle Hankintatoiminta perustuu hankintasuunnitelmaan ja hankintojen aikataulu suunnitellaan etukäteen ja sopimukset jaotellaan alkamaan pitkin vuotta Tarjouspyyntöasiakirjat laaditaan informatiivisiksi ja selkeiksi, jotta niitä on helppo tulkita ja jättää tarjous. Sopimuksen laaditaan informatiivisiksi ja selkeiksi, jotta vältytään tulkintaerimielisyyksiltä. Sopimusten hallinta ja seuranta toteutetaan laadukkaasti Hankinnoista järjestetään säännöllisesti koulutusta henkilöstölle sekä tarjoajille
HANKINTAOHJE Tavoite 4. Edistetään sosiaalista vastuullisuutta, ympäristöystävällisyyttä sekä kokeilukulttuuria Hankintojen suunnittelussa huomioidaan työllisyyttä edistävät toimenpiteet (esim. erityisryhmät ja sosiaaliset hankintaperusteet) Ympäristökriteereitä (esim. energiatehokkuus ja ympäristöystävällisyys) käytetään hankinnoissa, joissa niistä on perusteltua hyötyä Innovatiivisten hankintojen mahdollisuuksia hyödynnetään tuomaan uutuusarvoa hankintaprosesseihin
HANKINTAOHJE Tavoite 5. Strategisten- ja yritysvaikutusten arviointi päätöksenteon tukena Hankintapäätösten yhteydessä tehdään strategisten- ja yritysvaikutusten arviointi
HANKINTAOHJE Hankintalain kansalliset kynnysarvot ovat seuraavat: Tavara- ja palveluhankinnat: Rakennusurakat: Käyttöoikeussopimukset: 60 000 euroa 150 000 euroa 500 000 euroa Nämä rajat ylittävissä hankinnoissa on toteutettava hankinnan kilpailuttaminen hankintalain säädösten mukaisesti Näiden rajojen alittavat hankinnat ovat pienhankintoja, joihin noudatetaan kaupungin omaa ohjeistusta
HANKINTAOHJE Hankinnan arvon laskemisen perusteena on hankinnan arvonlisäveroton arvo koko sopimuksen voimassaoloajalta optiot mukaan lukien. Hankintojen arvon laskemisessa on huomioitava, että arvo lasketaan pidemmän aikavälin tarkastelulla ja kokonaisuutena. Toistaiseksi voimassaolevien hankintojen tarkastelujakso on yleensä neljä vuotta (ml. pienhankinnat).
HANKINTAOHJE/ PIENHANKINNAT Hankinnan arvo alle 10 000 euroa Varmistettava kustannusten kohtuullisuus. Hintavertailu voidaan tehdä sähköisesti, puhelimitse tai perustuen lehti-ilmoituksiin tai verkkokaupan päivähintoihin. Kevyt hankintamenettely. Toimittajien tasapuolinen kohtelu.
HANKINTAOHJE/ PIENHANKINNAT Hankinnan arvo 10 000-29 999 euroa Hankinta kilpailutetaan tarkoituksenmukaisella tavalla. Kilpailutus tehdään kysymällä hintoja tunnetuilta tarjoajilta joko sähköpostitse tai kirjeitse tai lähettämällä kirjallinen tarjouspyyntö. Hankinnasta voidaan julkaista myös ilmoitus kaupungin verkkosivuilla markkinoiden kartoittamiseksi. Hankinnasta tehdään viranhaltijapäätös, joka lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille ja siihen liitetään oikaisuvaatimus- ja hankintaoikaisuohjeet.
HANKINTAOHJE/ PIENHANKINNAT Hankinnan arvo 30 000-59 999 euroa Hankinta kilpailutetaan lähettämällä tarjouspyyntö ja pyytämällä kirjalliset tarjoukset 3-5 yritykseltä. Hankinnasta voidaan myös julkaista ilmoitus kaupungin verkkosivuilla markkinoiden kartoittamiseksi. Hankinnasta tehdään viranhaltijapäätös, joka lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille ja siihen liitetään oikaisuvaatimus- ja hankintaoikaisuohjeet.
HANKINTAOHJE/ PIENHANKINNAT Rakennusurakat (alle 150 000 euroa) Rakentamishankkeiden kilpailuttamistarve on arvioitava tapauskohtaisesti kiinnittäen huomiota hankkeen luonteeseen ja laajuuteen, suunnittelutarpeeseen ja toimintaympäristöön sekä siihen, onko kyseessä uudisrakentaminen vai peruskorjaushanke. Lähtökohtana voidaan pitää, että alle 30 000 euron rakennusurakat katsotaan arvoltaan vähäisiksi ja riittää, että niissä varmistetaan kustannusten kohtuullisuus. Lähtökohtana on, että näissä hankinnoissa pyritään käyttämään voimassaolevia, kilpailutettuja sopimuksia (tuntiveloituksella tehtävät työt).
HANKINTAOHJE/ PIENHANKINNAT Rakennusurakat (alle 150 000 euroa) Lähtökohtana on, että yli 30 000 euron rakennusurakat kilpailutetaan. Tarjouspyyntö lähetetään vähintään 3-5 tarjoajalle postitse tai sähköpostitse. Hankinnasta voidaan myös julkaista ilmoitus kaupungin verkkosivuilla tai sähköisessä hankintajärjestelmässä. Harkinnan mukaan voidaan käyttää myös voimassaolevia, kilpailutettuja sopimuksia (tuntiveloituksella tehtävät työt).
HANKINTAOHJE/ PIENHANKINNAT Hankintaohje on kommentoitavana kaupungin verkkosivuilla 25.5.2018 saakka: http://iisalmi.fi/news/iisalmen-kaupungin-hankintaohjeluonnos-on- kommentoitavana/u3gjje1n/60648eae-0205-4793-9515-70bf3b741da5 Kaupunginhallituksen ja valtuuston käsittely kesällä/syksyllä 2018
Lisätietoja: Eeva Suomalainen Talousjohtaja Puh. 040 652 4002 eeva.suomalainen@iisalmi.fi
Hankintojen suunnittelulla täytetään hankintalain tavoitteita Hankintalailla pyritään tavoittelemaan julkisten varojen tehokasta käyttöä ja laadukkaiden hankintojen edistämistä ja varsinkin tarjoajien tasapuolisia osallistumismahdollisuuksia julkisiin hankintoihin.
Hankintatoimi pitää lain mukaan organisoida kustannustehokkaasti ja suunnitelmallisesti Hankintalaki ei kuitenkaan velvoita tähän, mutta kuulostaisi erikoiselta, jos hankintayksikköä ei kiinnostaisi taloudelliset, laadukkaat, innovatiiviset ja ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottavat hankinnat.
Käytännössä hankinnan suunnittelu on hankintaprosessin olennaisimpia osia Sen merkitys korostuu esimerkiksi silloin kun kyseessä on iso tai monimutkainen hankinta. Koska hankintayksikkö päättää itse hankittavasta tavarasta, palvelusta tai urakasta ja siihen liittyvistä määrittelyistä, ym., niin on kannattavaa ja tärkeää ottaa hankinnan suunnittelu vakavasti.
Hankintaohjeesta strategian mukaiseen suunniteltuun ja organisoituun hankintatoimeen Käytännössä on olemassa ohjaava lakipykälä, jonka mukaan hankintayksiköiden tulisi laatia hankintastrategia (tai kuten Iisalmen kaupungin hankintaohje). Hankintaohje sisältää linjaukset, miten hankintoja suunnitellaan ja toteutetaan.
Hankinta vaatii aina valmistelua, jossa täytyy ottaa huomioon seuraavia asioita tarve resurssit menettelytavat henkilöstö laki laatu kustannukset tarjonta toimintatavat
Mallikkaassa hankinnassa täytyy noudattaa ja osata soveltaa seuraavia periaatteita avoimuus suhteellisuus tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu
Jotta voidaan toteuttaa suunnitelmallisia ja valmisteltuja hankintoja, niin pitää olla koottu hankintasuunnitelma Hankintasuunnitelma voidaan koota kategorioittain, toimialoittain, kynnysarvot ylittäviin tai alittaviin tai miten hankintayksikkö katsoo itse tarpeelliseksi. Iisalmen kaupungin hankintasuunnitelma: http://www.iisalmi.fi/suomeksi/ajankohtaista/tarj ouspyynnot http://asiahsp:85/tweb/tservice?target=tintra&a ction=showdoc&did=368275
Lisätietoja: Lassi Väänänen Hankinta- ja logistiikka-asiantuntija Puh. 040 830 2794 lassi.vaananen@iisalmi.fi
Vuonna 2018 käynnistyviä talonrakennusinvestointeja Kirkonsalmen palvelukeskus 1,05 milj. Tarjouspyyntö julkaistu 5/2018 Terveyskeskus, 3. vaihe 0,88 milj. Tarjouspyyntö julkaistu 5/2018 Runnin koulu 1,807 milj. Tarjouspyyntö julkaistaan 5/2018 Hernejärven koulu 1,17 milj. Tarjouspyyntö julkaistaan 5/2018, aloitus 2019 Veljeskoti 0,5 milj. Tarjouspyyntö julkaistaan 8/2018? Riippuu.
Vuonna 2018 käynnistyviä talonrakennusinvestointeja Kulttuurikeskuksen arkistotila 0,2 milj. Tuntiveloituksella tehtävät työt vuonna 2018 Malminrannan päiväkoti 0,155 milj. Tarjouspyyntö julkaistaan kesällä 2018 Nuorisotalo 0,475 milj. Tarjouspyyntö julkaistaan kesällä 2018 Kaupungintalo 0,125 milj. Tuntiveloituksella tehtävät työt kesällä 2018 Lisäksi lukuisia pienempiä töitä ja kunnossapitoa
Merkittävimpiä v. 2019 2020 käynnistyviä talonrakennusurakoita Pohjoisen alueen uusi koulu 5,0 milj. Tarjouspyyntö julkaistaan keväällä 2019? Kilpijärven koulu 5,2 milj. Tarjouspyyntö julkaistaan keväällä 2019? Eteläinen päiväkoti 4,2 milj. Tarjouspyyntö julkaistaan keväällä 2020? Uimahalli 13,5 milj. Tarjouspyyntö julkaistaan keväällä 2020? Purku-urakoita tahtiin 0,250 /vuosi
Merkittävimmät v. 2018-2020 käynnistyvät talonrakennusinvestoinnit toteutusmuodoittain KVR Pääurakkamuodot Tuntivelotus Yhteensä 1 000 1 000 1 000 1 000 Kirkonsalmen palvelukeskus 1 050 1 050 Terveyskeskus, 3. vaihe 880 880 Runnin koulu 1 807 1 807 Hernejärven koulu 1 170 1 170 Veljeskoti 500 500 Kulttuurikeskuksen arkistotila 200 200 Malminrannan päiväkoti 155 155 Nuorisotalo 475 Kaupungintalo 125 Pohjoisen alueen uusi koulu 5 000 5 000 Kilpijärven koulu 5 200 5 200 Eteläinen päiväkoti 4 200 4 200 Uimahalli 13 500 13 500 Yhteensä 26 760 7 177 325 34 262 Osuus 78 % 21 % 1 % 100 %
Merkittävimpiä infrainvestointeja v. 2019 2020 Uudet kadut ja yleiset alueet yht. 0,5 0,8 milj. /v Omajohtoinen työ + kilpailutetut koneet kuljettajineen Kiviainekset kilpailutettu Liikennealueiden peruskorjaus yht. 1,3 2,2 milj. /v Omajohtoinen työ + kilpailutetut koneet kuljettajineen Kiviainekset kilpailutettu Liikunta- ja viheralueiden peruskorjaus yht. 0,5 1,1 milj. /v Omajohtoinen työ + kilpailutetut koneet kuljettajineen Kiviainekset kilpailutettu Vesijohto- ja viemäriverkostot yht. noin 0,8 milj. /v Omajohtoinen työ + kilpailutetut koneet kuljettajineen Vesilaitos kilpailuttaa materiaalit
Muita merkittäviä lähiaikojen hankintoja teknisellä toimialalla Talvihoidon alueurakka n. 0,5 milj. /vuosi Tarjouspyyntö julkaistaan 5 / 2020 Viher- ja liikunta-alueiden aluehoito, sisältää myös kaupungin kiinteistöjen vihertyöt X milj. /v Tarjouspyyntö julkaistaan 6 / 2018
Lisätietoja: Kari Nissinen vt. Toimialajohtaja Tekninen toimiala Puh. 040 669 1005 kari.nissinen@iisalmi.fi