0 POMARKUN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON TOIMINTAOHJE ARKISTOSÄÄNTÖ Kunnanhallitus
1 1 YLEISTÄ...2 2 ASIAKIRJAHALLINTO...2 3 ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT...2 3.1 ASIAKIRJAHALLINNON JOHTO SEKÄ VASTUUT...2 3.2 KESKUSARKISTO...3 3.3 ASIAKIRJAHALLINNON VASTUUHENKILÖIDEN TEHTÄVÄT...4 4 SAAPUVIEN JA LÄHTEVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELYTN YLEISOHJE...4 5 ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI/ARKISTONMUODOSTUS...5 5.1 ARKISTONMUODOSTUKSEN SUUNNITTELU JA TAVOITTEET...5 5.2 ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA/ TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA...5 5.3 ARVON MÄÄRITYS JA SEULONTA...6 5.4 ORGANISAATIOMUUTOKSET JA ARKISTONMUODOSTUS...6 5.5 ARKISTON LUOTTELOIMINEN...6 6 ASIAKIRJOJEN ARKISTOKELPOISUUS JA SÄILYTYSTEKNIIKKA...7 6.1 ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSVÄLINEET JA SÄILYTYSTAPA...7 6.2 ASIAKIRJOJEN HUOLTO...8 7 ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON...8 7.1 SIIRRETTÄVÄT ASIAKIRJAT...8 7.2 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN...8 8 ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA SUOJELU...9 8.1 ASIAKIRJOJEN LAINAAMINEN...9 8.2 ARKISTON SISÄINEN KÄYTTÖ...9 8.3 ASIAKIRJOJEN SUOJELU...9 8.4 TIETOSUOJA JA HENKILÖREKISTERIT...10 9 ARKISTOTILAT...10 10 ARKISTOSÄÄNNÖN PITÄMINEN AJAN TASALLA...10 10.1 ARKISTONMUODOSTAJAN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET...10 10.2 KESKUSARKISTONHOITAJAN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET...10
2 1 YLEISTÄ Pomarkun kunnan asiakirjahallinnossa noudatetaan arkistolaissa sekä kunnanvaltuuston 29.5.2017 hyväksymässä hallintosäännössä annettujen määräysten lisäksi tätä asiakirjahallinnon toimintaohjetta. Tässä asiakirjassa käytetään termiä asiakirjahallinto korvaamaan termiä arkistotoimi. 2 ASIAKIRJAHALLINTO Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa. Asiakirjahallinnon tavoitteena on, että asiakirjat edistävät kunnan jokapäiväistä toimintaa, tukevat oikeusturvan ja tietosuojan toteutumista sekä palvelevat tieteellistä tutkimusta. (ArkL 7) Asiakirjahallinnon tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto (ArkL 7). Asiakirjahallintoon kuuluu arkistohakemistojen ylläpito asiakirjojen liittäminen arkistoon asiakirjojen järjestäminen käytössä olevan tehtäväluokituksen mukaisesti asiakirjojen säilyttäminen asiakirjojen pitäminen tarvitsijain käytettävissä asiakirjojen seulominen asiakirjojen hävittäminen tiedonohjaussuunnitelman toteuttaminen sekä ylläpito sähköisten asiakirjojen rekisteröinti 3 ASIAKIRJAHALLINNON ORGANISAATIO JA VASTUUHENKILÖT 3.1 ASIAKIRJAHALLINNON JOHTO SEKÄ VASTUUT Arkistotoimen järjestäminen kunnassa kuuluu kunnanhallitukselle (ArkL 9). Kunnanhallituksella on vastuu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen organisoinnista, toimeenpanosta ja resursseista. Pomarkun kunnan hallintosäännön 66 :n mukaan kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä. Lisäksi kunnanhallitus:
3 1. vastaa hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelyntoteuttamisesta, 2. määrää kunnan asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan, 3. antaa tarkemmat määräykset asiakirjahallinnon hoitamisesta ja asia kirjahallinnon johtavan viranhaltijan, toimialojen sekä toimialojen asiakirjahallinnosta vastaavien henkilöiden tehtävistä, 4. päättää tiedonohjaussuunnitelman (TOS, eams, AMS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta) sekä 5. nimeää kunnan arkistonmuodostajat ja rekisterinpitäjät, mikäli hallintosäännössä ei ole määrätty rekisterinpitäjää. Hallintosäännön 67 :n mukaan asiakirjahallintoa johtava viranhaltija johtaa kunnanhallituksen alaisena asiakirjahallintoa ja vastaa kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista sekä 1. vastaa kunnanhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta, 2. ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kunnan tiedonhallintaa, 3. hyväksyy kunnan tiedonohjaussuunnitelman, 4. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista, 5. laatii kunnan asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti sekä 6. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta. Hallintosäännön 33 :n mukaan hallintojohtajan tehtäviin kuuluu asia kirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät. Hallintosäännön 68 :n mukaan kukin lautakunta/toimiala huolehtii oman toimialansa asiakirjatietojen hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Asiakirjahallinnon vastuuhenkilönä toimii lautakunnan osalta esittelijä, ja kukin esimies tehtäväalueensa osalta. Kukin esittelijä, asian valmistelija ja muu henkilö, joka virka-, työ-, tai luottamushenkilösuhteessa on saanut asiakirjan haltuunsa, vastaa asiakirjasta niin kauan kuin se on hänen hallussaan. 3.2 KESKUSARKISTO Keskusarkistonhoitajana toimihenkilö joka on valittu asiakirjahallinnon vastuuhenkilöksi kunnanvaltuuston ja kunnanhallituksen, keskusvaalilautakunnan ja tarkastuslautakunnan toimialoilla. Keskusarkisto on kokonaisuus, joka muodostuu seuraavien arkistonmuodostajien pysyvästi sekä pitkään säilytettävistä asiakirjoista: kunnanvaltuusto kunnanhallitus
4 tarkastuslautakunta keskusvaalilautakunta hyvinvointilautakunta kasvatus- ja opetuslautakunta tekninen lautakunta vanhusneuvosto vammaisneuvosto nuorisoneuvosto Edellä mainittujen lisäksi keskusarkistossa säilytetään jo lakkautettujen toimielimien arkistoja. Arkistosäännön liitteenä on arkistoluettelo kaikista arkistoista, joita päätearkistossa säilytetään. 3.3 ASIAKIRJAHALLINNON VASTUUHENKILÖIDEN TEHTÄVÄT 1. huolehtia, että arkistonmuodostajan asiakirjat arkistoidaan arkistointisuunnitelman/tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti ja että arkistointisuunnitelma/tiedonohjaussuunnitelma pidetään ajan tasalla, 2. vastata vireillä olevien asiakirjojen säilyttämisestä ja tietopalvelusta siihen asti kun asiakirjat siirretään kunnan keskusarkistoon tai hävitetään, 3. järjestettävä hävitettävät asiakirjat hävityskuntoon, 4. siirtää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat keskusarkistoon annettujen ohjeiden mukaisesti, 5. tehdä arkistoon kuuluvien asiakirjojen arkistointiin liittyviä aloitteita sekä ilmoittaa arkistonmuodostuksessa ja arkistonhoidossa esiintyvistä ongelmista asiakirjahallinnon johtavalle viranhaltijalle 6. huolehtia, että arkistonmuodostajan laatimissa pysyvästi ja pitkään säilytettävissä asiakirjoissa käytetään tällaisiin asiakirjoihin tarkoitettuja kirjoituspohjia ja tarvikkeita. 4 SAAPUVIEN JA LÄHTEVIEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELYTN YLEISOHJE Saapuva posti (sähköinen, paperinen) käsitellään toimialoittain. Saapuvat toimenpiteitä vaativat asiakirjat ja postit avataan asiakirjahallintajärjestelmään (Dynasty) asiaksi/asiakirjaksi. Pysyvästi tai pitkään säilytettävistä sähköisistä aineistoista ja tietojärjestelmistä on otettava arkistotulosteet. Määräajan säilytettävistä sähköisistä asiakirjoista ei ole tarpeen ottaa arkistotulostetta.
5 Arkistolain ( 6) mukaan myös automaattisessa tietojenkäsittelyssä sähköiset tietojärjestelmät sisältävät asiakirjoja, samoin niiden tallennevälineet. Arkistonmuodostajan tulee huolehtia siitä, että sähköiset aineistot säilyvät käyttökelpoisina arkiston arkistonmuodostussuunnitelmassa vahvistetun määräajan laitteistojen tai ohjelmistojen muutoksista huolimatta. 5 ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI/ARKISTONMUODOSTUS 5.1 ARKISTONMUODOSTUKSEN SUUNNITTELU JA TAVOITTEET Arkistolain (ArkL 8) mukaan arkistonmuodostajan on ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Suunnitelma sisältää tiedon asiakirjojen säilytystavasta ja säilytysajasta, rekisteröintitavasta, tiedon asiakirjoista vastuussa olevasta viranhaltijasta, salassapidosta, suojeluluokasta ja arkistotunnuksesta. Arkistonmuodostajia ovat kunnanvaltuusto, kunnanhallitus, lautakunta ja yksittäinen viranhaltija, jolla on laissa säädetty tai johtosäännössä määrätty tehtäväpiiri sekä toimikunnat, lukuun ottamatta lyhytaikaista, kertaluontoista tehtävää varten asetettua toimikuntaa. Tavoitteena on päivittäisen työn sujuvuus sekä lopulta selkeä ja arkistonmuodostajan toimintaa hyvin kuvaava päätearkistokokonaisuus. 5.2 ARKISTONMUODOSTUSSUUNNITELMA/ TIEDONOHJAUSSUUNNITELMA Asiakirjojen käsittelyä ja arkistointia ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmalla/tiedonohjaussuunnitelmalla. Suunnitelma sisältää asiakirjojen säilyttämisen ajat, perusteet ja säilytyspaikat prosesseittain. Suunnitelma sisältää myös arkistomuodostajittain ohjeet, jotka koskevat asiakirjojen sisäistä järjestystä asiakirjasarjoissa, rekisteröintitapaa, säilytysaikaa ja säilytyspaikkaa. Asiakirjat arkistoidaan arkistonmuodostussuunnitelman/tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti välittömästi asian käsittelyn päätyttyä. Pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat on arkistoitava keskusarkistoon. Arkistonmuodostussuunnitelmassa/tiedonohjaussuunnitelmassa säilytyspaikka tarkoittaa asiakirjan lopullista säilytyspaikkaa, joka
6 1. pysyvästi tai yli 10 vuotta säilytettävien asiakirjojen osalta on aina keskusarkisto eli tätä tarkoitusta varten tehty arkistohuonetila kunnanviraston kellarikerroksessa 2. voi olla käsiarkisto, jota nimitystä käytetään kunnanviraston keskikerroksen paloturvallisesta holvista 3. 10 vuotta ja vähemmän aikaa säilytettävien asiakirjojen osalta on aina ao. arkistonmuodostajan toimitila (toimistohuone), josta käytetään myös nimitystä käsiarkisto tai lähiarkisto. 5.3 ARVON MÄÄRITYS JA SEULONTA Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja asiakirjoihin sisältyvät tiedot säilytetään pysyvästi, koska säilytystarpeeseen vaikuttaa tiedon tutkimuksellinen arvo. Arkistolain ( 8) mukaan arkistonmuodostaja määrää tehtävien hoidon tuloksena kertyvien muiden kuin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilytysajat ottaen huomioon, mitä niistä on erikseen säädetty tai määrätty. Seulonta tarkoittaa, että pysyvästi ja määräajan säilytettävät asiakirjat pidetään toisistaan erillään. Näin turvataan tärkeiden tietojen säilyminen ja nopeutetaan hävittämistoimintaa. 5.4 ORGANISAATIOMUUTOKSET JA ARKISTONMUODOSTUS Arkistonmuodostajan asiakirjat ovat oma kokonaisuutensa, jota provenienssiperiaatteen mukaan ei saa rikkoa. kun organisaation toiminta lakkaa, ei sen arkistoa yhdistetä toimintaa jatkavaan organisaation arkistoon, vaan lakkautetun organisaatioyksikön arkistosta siirretään käytössä tarvittavat asiakirjat pitkäaikaislainoina uudelle yksikölle. Asiakirjojen lainaamisesta ja siirtämisestä toiseen arkistoon tehdään aina merkinnät arkistoluetteloon. 5.5 ARKISTON LUOTTELOIMINEN Keskusarkistossa laaditaan pysyvästi ja pitkään säilytettävästä asiakirjaaineistosta arkistoluettelo, joka sisältää tunnistetiedot arkistossa olevista säilytysyksiköistä niin, että ne sen avulla löydetään. Keskusarkistonhoitaja luetteloi päätearkistossa olevat pysyvästi tai pitkään (yli 10 v) säilytettävät asiakirjat arkistointisuunnitelman perusteella laaditun arkistokaavan osoittamaan järjestykseen. Arkistonmuodostajan on keskusarkistoa varten laadittava arkistonmuodostussuunnitelmaan/ tiedonohjaussuunnitelmaan sisältyvän arkistokaavan mukaiseen järjestykseen luettelo keskusarkistoon luovuttamistaan asiakirjoista. Keskusarkistonhoitaja laatii arkistonmuodostajien laatimien luetteloiden perusteella pysyvästi ja
7 pitkään (yli 10 v.) säilytettävistä asiakirjoista arkistokaavan osoittaman järjestyksen mukaiset arkistoluettelot Arkistosäännön liitteenä on arkistokaava. 6 ASIAKIRJOJEN ARKISTOKELPOISUUS JA SÄILYTYSTEKNIIKKA Asiakirjan määritelmä: Asiakirjat ovat paitsi tekstiasiakirjoja, karttoja ja piirroksia myös valokuvia, äänitteitä, videoita, filmejä sekä magneettilevyjä ja nauhoja tai muilla tavoin aikaansaatuja tallenteita. Arkkistolain ( 11) mukaan pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen siten kuin arkistolaitos erikseen määrää. (Valtionarkiston päätös arkistokelpoisista materiaaleista) Pysyvästi säilytettävät asiakirjat laaditaan arkistokelpoisille asiakirjapohjille arkistokelpoisia kirjoitusvälineitä ja menetelmiä käyttäen. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat selviävät arkistonmuodostussuunnitelmasta. Asiakirjat voivat olla paitsi tekstiasiakirjoja tai karttoja ja muita piirroksia, myös valokuvia, äänitteitä, filmejä, reikäkortteja ja nauhoja sekä magneettilevyjä ja -nauhoja. Arkistolaki ei hyväksy sähköisessä muodossa säilyttämistä pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettäville asiakirjoille ilman erillistä lupaa. Hankinnoista vastaava noudattaa valtionarkiston päätöstä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. Arkistokelpoisuusluettelo löytyy osoitteesta www.arkistolaitos.fi. 6.1 ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSVÄLINEET JA SÄILYTYSTAPA Pysyvästi tai pitkään (yli 10 v) säilytettävät asiakirjat arkistoidaan umpinaisiin arkisto-koteloihin keskusarkistonhoitajan ohjeiden mukaan silloin, kun ne siirretään pois käsiarkistosta. Kortistot säilytetään tarkoitukseen soveltuvissa laatikoissa tai laatikostoissa. Pysyvästi säilytettävät kartat ja piirustukset sijoitetaan tarkoitukseen soveltuviin karttakaappeihin joko vaaka- tai pystyasentoon ja suurikokoiset kartat ja piirustukset säilytetään rullalle käärittyinä, jolloin tukena on käytettävä vähintään 80 mm läpimittaista pahvisylinteriä ja suojana pahvikäärettä.
8 ATK-nauhat ja muut tallenteet säilytetään standardin mukaisissa nauhakoteloissa ja paloturvallisissa kaapeissa. Arkistonmuodostajan harkinnassa on päättää asiakirjojensa sidottamisesta. Pelkkää liimasidontaa ei saa käyttää. Siteiden paksuus enintään 7-8 cm. Keskusarkistonhoitaja antaa tarvittaessa tarkempia ohjeita. 6.2 ASIAKIRJOJEN HUOLTO Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaus on jätettävä asiantuntijoiden tehtäväksi. Teipin ja korjauslakan käyttö pysyvästi säilytettävissä asiakirjoissa on ehdottomasti kielletty. 7 ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN KESKUSARKISTOON 7.1 SIIRRETTÄVÄT ASIAKIRJAT Arkistonmuodostajan 10 vuotta vanhemmat asiakirjat siirretään keskusarkistoon, jollei arkistonmuodostussuunnitelmaan/tiedonohjaussuunnitelmaan ole toisin merkitty. Lakkautettujen ja toimintansa päättäneiden arkistonmuodostajien pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat siirretään keskusarkistoon välittömästi. Asiakirjoja, joiden säilytysaika on noin 10 vuotta tai lyhyempi aika, ei siirretä keskusarkistoon, vaan arkistonmuodostaja huolehtii niiden säilyttämisestä lähiarkistossaan hävittämiseen asti. Arkistonmuodostajan velvollisuutena on huolehtia siitä, että siirrettävät asiakirjat ovat arkistointisuunnitelmassa osoitetussa järjestyksessä. 7.2 ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Säilytysaikoja määrättäessä noudatetaan arkistolaitoksen sekä kuntaliiton antamia asiakirjojen säilytyksen vähimmäisaikoja. Säilytysajat on merkitty arkistonmuodostussuunnitelmaan/tiedonohjaussuunnitelmaan kunkin prosessin ja asiakirjan kohdalle. Asiakirjat, joita ei ole määrätty pysyvästi säilytettäväksi, tulee hävittää heti niille määrätyn säilytysajan jälkeen siten, että tietosuoja on varmistettu. Kukin asiakirjahallinnon vastuuhenkilö arkistovastaava huolehtii siitä, että asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan arkistosta vähintään vuosittain.
9 Arkistonmuodostajan asiakirjahallinnon vastuuhenkilö huolehtii omalla vastuualueellaan alle kymmenen (10) vuotta säilytettäviksi määrättyjen asiakirjojen hävittämisestä. Keskusarkistonhoitajalla on oikeus ja velvollisuus tarkistaa ja tarvittaessa antaa ohjeita ja määräyksiä hävittämisestä, jotta vältytään niiden asiakirjojen kasaantumiselta, joiden säilytysaika on päättynyt. Arkistonmuodostajan asiakirjahallinnon vastuuhenkilö arkistonhoitaja laatii luettelot yli kymmenen vuotta säilytetyistä hävitettävistä asiakirjoista. Luettelossa mainitaan asiakirjaryhmittäin: mitä asiakirjoja kuinka paljon ja miltä ajalta on seulottu hävitettäväksi. Keskusarkistonhoitaja huolehtii keskusarkistoon siirretyn, yli 10 vuotta säilytettävän arkistoaineiston hävittämisestä säilytysajan päätyttyä kuluttua. Hävittämisessä tulee huomioida tietosuojasäädökset. Salaiset asiakirjat sekä asiakirjat jotka sisältävät henkilötietoja tulee hävittää tarkoitusta varten varattuihin tietosuojalaatikoihin. 8 ASIAKIRJOJEN KÄYTTÖ JA SUOJELU 8.1 ASIAKIRJOJEN LAINAAMINEN Asiakirjoja ja muuta arkistoaineistoa pidetään tarvitsijoiden käytettävissä, kuitenkin niin, että otetaan huomioon Julkisuuslaissa, henkilötietolaissa ja EU:n tietosuoja- ja muussa lainsäädännössä asetetut rajoitukset. Toimintayksikön hallussa olevien asiakirjojen lainaamisesta päättää toimintayksikön johtava viranhaltija. Julkisia asiakirjoja annetaan yksityisten käytettäväksi ainoastaan arkistonmuodostajan omissa tiloissa. Lainauksista ja palautuksista on pidettävä luetteloa. 8.2 ARKISTON SISÄINEN KÄYTTÖ Keskusarkistoon siirrettyjen asiakirjojen käyttö tapahtuu pääasiallisesti keskusarkistonhoitajan välityksellä. Keskusarkistonhoitajan suostumuksella asiakirjoja tarvitseva voi itse noutaa asiakirjat keskusarkistosta. Lainatut asiakirjat tulee palauttaa takaisin paikoilleen. 8.3 ASIAKIRJOJEN SUOJELU Poikkeusolojen varalta päätearkistossa oleva aineisto jaetaan käyttötarveja turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen kolmeen tärkeysryhmään:
10 1. toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät asiakirjat; 2. tutkimuksellisista, juridisista tai taloudellisista syistä suojeltavat asiakirjat; 3. muut asiakirjat. Ensimmäisen ja toisen ryhmän arkistoaineiston koteloihin tehdään merkinnät ko. ryhmästä. Jos kriisitilanteessa toimipaikka siirtyy muualle, ensimmäisen ryhmän asiakirjat seuraavat organisaatiota ja toisen ryhmän asiakirjat evakuoidaan. Kolmanteen luokkaan kuuluvat asiakirjat sijoitetaan mahdollisimman turvalliseen paikkaan virastohuoneissa ja ne jäävät kriisitilanteessa paikoilleen. 8.4 TIETOSUOJA JA HENKILÖREKISTERIT Henkilötietolain (523/1999 10) sekä EU:n tietosuoja-asetuksen (679/2016 30 artikla) mukaan kaikista pidetyistä henkilörekistereistä on laadittava rekisteriselosteet. Tietosuoja tulee huomioida kaikissa niissä tilanteissa, joissa käsitellään henkilötietoja sisältävää materiaalia. Henkilörekisteri, joka ei ole enää rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen, on hävitettävä, jollei siihen talletettuja tietoja ole erikseen säädetty tai määrätty säilytettäviksi. 9 ARKISTOTILAT Keskusarkisto sijaitsee kunnanviraston kellarikerroksessa. Se on valmistunut vuonna 1980 ja sen suunnittelussa ja rakentamisessa on otettuhuomioon voimassa olevat määräykset. Keskusarkistossa ei säilytetä sinne kuulumatonta tavaraa. Lähiarkistointia varten arkistonmuodostajien käytössä on toimistotilat hyllyineen ja lukittavine kaappeineen. 10 ARKISTOSÄÄNNÖN PITÄMINEN AJAN TASALLA 10.1 ARKISTONMUODOSTAJAN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET Sen lisäksi mitä edellä on sanottu, kukin arkistonmuodostaja on oikeutettu sekä velvollinen tekemään keskusarkistonhoitajalle ehdotuksia arkistonmuodostussuunnitelman kehittämiseksi. 10.2 KESKUSARKISTONHOITAJAN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET Tarkempia määräyksiä tämän arkistosäännön tulkinnasta ja seurannasta antaa keskusarkistonhoitaja.
Arkistosäännön liitteiden ajan tasalla pitämisestä ja tarvittavista muutoksista huolehtii keskusarkistonhoitaja sekä asiakirjahallinnon johtava virkamies. 11