Viestintä & osallisuus Tero Manninen 1.6.2018
Viestinnän ja markkinoinnin raami Yleisöt ja heidän kokemuksensa Turvallinen siirtymä & rohkea uudistuminen Vaikuttaja KV. yleisö Viestinnän tavoitteet ja tehtävät, johtaminen Kumppani Uudenmaan visio, missio, strategia Euroopan paras alue elää ja toimia Viestinnän strategiset linjaukset eli viestintä- ja markkinointiohjelma Viestinnän operatiiviset suunnitelmat ja ohjeet Viestinnän käytännön tehtävät ja tekeminen Sisäisen viestinnän rakenteet ja toimivuus Palvelujen käyttö ja kanavat, vuorovaikutus Asukaskokemus Asiakaskokemus Työntekijäkokemus Identiteetti Kulttuuri Brändi(t) Vierailija Muut sidosryhmät Yhteistyö ja tiedonkulku maakunta & kunta & yhteisöt Oikeuksien toteutuminen, viestintää ja osallisuutta ohjaava lainsäädäntö, suositukset, hyvät käytännöt LUONNOS Valmisteluvaiheen keskeiset osa-alueet 2
Strategia ohjaa Ihmiset ja hyvinvointi Oikeudet, oma hyvinvointi Vaikuttava viestintä, osallisuus Kuntayhteistyö Asukaskeskeinen maakunnan kulttuuri Rohkeasti uudistuvat palvelut Digitalisaation hyödyntäminen Sujuvat asiakaspolut Palvelujen toimivuus läpinäkyvää Uudistumistarina Asiakaskokemus näkyvissä Kestävästi kasvava ja yhtenäinen Kansainvälinen markkinointi Vahvat brändit Kaksi- ja monikielisyys Aktiivinen ja avoin yhteistyö ja alustat Avoin, läpinäkyvä keskustelu Edistyksellinen johtaminen, kestävä talous Johtaminen on viestintää Haluttu työnantaja Rekrytointimarkkinointi ja sisäinen viestintä Tiedonkulku järjestäjä-tuottajamallissa
Viestinnän rakentumisesta
Maakunnan viestinnän ja markkinoinnin suunnittelun vaiheet - projektinäkökulma 2018 Määrittelyvaihe Suunnitteluvaihe 2019 Rakennusvaihe Käynnistysvaihe 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Viestintäohjelma ja ohjeet Ohjelman 1. versio MH Ohjelman viimeistely, viestinnän prosessit MKV Viestinnän yleisohjeet (sisäinen, asiakas, media, some), kriisiviestintäohjeet Ohjeet valmiit Brändi ja markkinointi Näkemys kokonaisuudesta/ raameista Toimiston valinta Brändikokonaisuuden kuvaaminen ja ilmeen suunnittelu Maakuntabrändi Visuaalisen ilmeen implementointi. Koulutus ja ohjeet. Sisäinen viestintä Konseptointi ja O365- alusta VATEn käyttöön VATE O365-projekti: konseptointi, työtilat ja yhteisölliset työvälineet Työtilojen avaus Ohjeet, koulutus, sisällöntuotanto Avaus Verkkopalvelut Konseptointi, PTV-linjaukset ja julkaisualustan perustaminen ja ensimmäiset sivupohjat Sivupohjat Sisällöntuotanto alkaa Betaversio Sisällöntuotanto ja asiointijärjestelmät Sivujen julkaisu Asiakasviestintä Asukkaiden osallistaminen. Käytössä olevien kanavien kartoitus ja valinta Kartoitus tehty Asiakasviestinnän sisältöjen tuottaminen Pääsisällöt valmiit Organisaatio- ja toimipaikat Viestinnän organisaation suunnittelu Suunnitelma valmis Muutoksen valmistelu siirtymää varten MH maakuntahallitus MKV = maakuuntavaltuusto VATE = väliaikaishallinto LUONNOS 5
Brändin valmistelun aikataulu Tutkimuksia ja selvityksiä, pohjia ja sisäistä pohdintaa Olemassaolevat brändit (tunnettuus, vetovoima), (Taloustutkimus 3/2018) Strategiaprosessi Sisäistä analyysia ja brändisalkun raamien, projektin valmistelua 6/2018 mennessä Hankkeen ja viiteryhmien työpajat Laadullinen selvitys Kilpailija analyysi Strategiakeskustelu Sovitetaan tarpeen mukaan maakunnan institutiona lisoitumiseen, identiteettiin ja asiakaskokemukseen Kv-ulottuvuuden tarkastelu, yhteistyö kansainvälisessä markkinoinnissa Kumppanin kilpailutus 6/2018: Maakuntahallitus Tarkentunutta valmistelua, kun strategia ja organisaatio riittävän selvillä Toimistokumppani valittu Lisätutkimukset Kansainvälinen vertailu Strategia tarinana Mahd. nimikilpailu? Kirjoituskilpailu? Brändistrategiaehdotus valmis 10/18 Yksityiskohtien valmistelua, kun brändin keskeinen sisältö eli tarina valmis Nimet ja markkinointiosoitteet Visuaalisen ilmeen suunnittelu, valmis 12/2018 Q1 2019 Päätös maakuntavaltuustossa Q1 2018 Q2 2018 Q3 2018 Q4 2018 2019 2020-2021 Graafinen ohjeisto Brändikäsikirja, valmis Q1/2019 Verkkosivujen julkaiseminen Toiminta, toimipaikat, ICTjärjestelmät ja materiaalit brändin mukaisiksi Prosessiin osallistetaan: johto, henkilöstö, viestintäorganisaatiot, asukkaat, asiakkaat, järjestöt, yritykset, valmisteluryhmät ja elimet, kansainväliset kohderyhmät, muut sidosryhmät
Brändistä Maakunnalla on selkeät ja vahvat, erottuvat brändit Hallittu kokonaisuus Identiteettiä, elinvoimaa ja kilpailukykyä- ja etua vahventava Palvelukokonaisuuksia, ei organisaatio-osia Hyödynnetään olemassa olevia KV-markkinointi
Tulossa uudenlaista verkkopalvelua, 2020-luvun asiakkaiden tarpeisiin Verkkopalvelut syntymässä yhteistyössä Maakuntien yhteiskäyttöiset sivustopohjat Makufi-hankkeessa Uusimaa yksi kärkimaakunnista Järjestelmänä avoimen lähdekoodin Drupal 8 Maakuntien yhteiskäyttöön soveltuvia palvelupolkuja luodaan VRK:n hankkeessa Uusimaa vahvana vaikuttajana mukana Uudenmaan sivustot luodaan Sisältötyöryhmän projektissa, yhteistyössä eri osallisten kanssa Uudet sivut tulevat pääosin korvaamaan kuntien nykyiset sote-sivut, siirtymävaihe suunnitellaan yhteistyössä kuntien kanssa Järjestäjäsivuston beta-versio 5/2019, pääsivustot valmiina 9/2019 (rinnakkaiskäyttöä luovuttavien organisaatioiden kanssa) Tulevissa verkkopalveluissa huomioidaan käyttäjälähtöinen (ei organisaatiolähtöinen) ryhmittely sivustokokonaisuuksiin => matalammat navigaatiopolut asiakkaan päätarpeiden mukaiset palvelupolut sähköisen asioinnin ensisijaisuuden tavoite palveluohjaus ja neuvonta tekstimassan vähentäminen ja korvaaminen esim. laskureilla ja videoilla selkeys, tiiviys, ymmärrettävyys 2-kielisyys, lisäksi tiivistettynä englanti sekä tarvittavin osin selko- ja viittomakieli saavutettavuus mobiilikäyttöisyys
Nojaamme yhteiseen palvelutietovarannon tietoon VRK tekemässä maakunnille siirtyvien sotepalveluiden PTV-aineistosta kopiot sisällön analysointia, yhtenäistämistä ja päivitystä varten => integroinnin kautta eri verkkopalveluihin Maakuntien yhteiset verkkosisällöt -projekti tuottaa yhteisiä tietosisältöjä Todennäköisesti syntyy myös tarve uusille maakunnan omille palvelukuvauksille
Sivustokokonaisuus Potilas/asiakas edellä Palvelut selkeäksi Markkinointiote Sotekesk us Asukas edellä Neutraalia, selkeää Organisaatio Vastuut Päätöksenteko Järjestäjärooli Osallisuus Hammas hoito Palveluohjaus Soteliikelaitos Asiakasseteli Ympärist öterveyd enhuolto Tukipalve lut Kriisi Pela Maakunta-järjestäjäsivut Kv. markkinointi (investointi, turismi) Teemat Rekry Asiakas edellä Palvelut selkeäksi Toiminnan kuvaukset Vastuut
Kriisiviestintä osaksi maakuntien varautumisen ohjelmaa Mallinnetaan maakuntien kriisiviestintää (normaaliaikojen häiriötilanteet) osana maakuntien varautumisen ohjelmaa Uusimaa ja Etelä-Karjala (suuri ja pienempi) kärkimaakuntina Uudenmaan osalta hakijoina Vantaa ja Uusimaa2019 Mukaan mahtuu (jo keskusteltu Helsingin sote ja HUS, Keskiuudenmaan pelastus) Projekti sisältää koulutusta ja työpajoja Malli monistettavissa Sisältää myös informaatiovaikuttamisen
Osallisuus
Osallistumisen rakenne maakunnassa Maakuntahallinto/Järjestäjä - Osallisuus päätöksentekoon Vaikuttamistoimielimet Aloitteet, kuulemiset, lausunnot, palaute Vuorovaikutuksen ja tiedon foorumit (aikaan ja paikkaan sidotut ja sitoutumattomat) Päätöksenteko (valtuusto, hallitus, lautakunnat) Sopimukset, tuottajien vertailutieto Vuorovaikutus, viestintä, kosketuspisteet Kansalaisten oikeudet, julkisuusperiaate Tiedonkulku, mikä toimii, mikä ei (tiedonkulun muodot) Asukkaat Järjestöt Yhdistykset Yritykset Henkilöstö Samoja osallisuuden muotoja ja alustoja Osallisuusohjelma (ml. Järjestöohjelma/-linjaus) Palvelut/Tuottajat - Osallisuus palvelukehitykseen Palaute - Määrällinen & laadullinen - valvontakanavasta tuleva palaute Yhteiskehittämisen periaatteet - Asiakasraadit, tapaamiset, alustat, kokemusasiantuntijat, erityisryhmät, asiakasprofiilit jne. Innovaatioympäristöt (yhtymäkohdat)
Vaikuttamistoimielimet maakunnassa Maakunnan on lakiin perustuen asetettava: Vanhus- ja vammaisneuvosto ja nuorisovaltuusto (26 ) Kielivähemmistön vaikuttamistoimielimet (27 ) Alueellinen romaniasioiden neuvottelukunta (6 ) Liikuntaneuvosto (6 ) Muut Etnisten asioiden neuvottelukunta (koto-laki 62 ) Maakunta voi halutessaan nimetä myös muita asiantuntijaryhmiä
Muutosviestinnästä
16 Viestittäviä teemoja kohderyhmittäin Henkilöstö Kansalaiset, asukkaat Asiakkaat Tuottajat Mitä minulle tapahtuu? Keneltä, mistä saan lisätietoa Keinoina osallistamisen eri keinot sekä yhteistoimintalain mukainen viestintä palveluverkko, mistä saan palvelua? valinnanvapaus mikä maakunta on, kuka päättää? vaalit, miksi äänestäisin? ks. kohta kansalaiset lisäksi asiakasryhmien mukaan mikä muuttuu ja miten mistä saan tietoa valtakunnallisista linjauksista mistä saan tietoa järjestän linjauksista? palveluverkko tuottajan asema
Roolit ja vastuut 2018 2019 VATE / hanke Laatii maakunnan perusviestin, strategian ja arvot Osallistaa maakunnan rakentamiseen Suunnittelee muutosviestinnän Tuottaa selkeää ja ymmärrettävää tietoa hankkeen etenemisestä * mikä muuttuu Henkilöstövalmisteluun, henkilöstösiirtoihin ja YTmenettelyihin liittyvä viestintä Luo kysymys-vastaus -toimintamallin Järjestää yhteisiä tilaisuuksia mm. esimiehille Tuottaa viestintäaineistoja, innostaa Luovuttava, muutoksessa mukana oleva organisaatio Mahdollistaa viestien välittymisen henkilöstölle, mm. välittää perusviestiä Toteuttaa muutosviestintää Kertoo, mitä muutos tarkoittaa ko. organisaatiossa ja henkilöstölle käytännössä Toteuttaa organisaation YT:n viestintää Vastaa henkilöstön kysymyksiin Esimiehet jatkavat viestintää edelleen organisaatiossaan
LUONNOS 18 Osallistu myös keskusteluun: #Uusimaa2019 #turvallinensiirtymä #rohkeauudistuminen