Sisältö. Hallituksen ABC sekä Ö. Hallituksen rooli ja tehtävät taloyhtiössä Hallituksen päätöksenteko Hallituksen vastuut Erilaiset ongelmatilanteet

Transkriptio

1 Hallituksen ABC sekä Ö Taloyhtiön hallituksen koulutusilta Anne Vatanen Lakimies, OTM Kiinteistöliitto Uusimaa Sisältö Hallituksen rooli ja tehtävät taloyhtiössä Hallituksen päätöksenteko Hallituksen vastuut Erilaiset ongelmatilanteet 1

2 Asunto-osakeyhtiön hallintoa koskevat säännökset Asunto-osakeyhtiölaki Tuli voimaan Sisältää pakottavia säännöksiä sekä olettamasäännöksiä Yhtiöjärjestys Yhtiön sisäinen laki Sitoo kaikkia yhtiön osakkaita, hallitusta, tilintarkastajia ja toiminnantarkastajia Yhtiökokouksen päättämät muutokset tulevat voimaan, kun ne on rekisteröity maistraatissa Asunto-osakeyhtiön toimielimet Yhtiökokous - osakkaat päättäjinä - yleistoimivalta - valitsee hallituksen - valitsee tilintarkastajat, toiminnantarkastajat Tilintarkastaja, toiminnantark. - valvonta: kirjanpito ja hallinto Hallitus - yleinen hallinnon hoito, yhtiön toiminnan järjestäminen - valitsee isännöitsijän Isännöitsijä -päivittäinen hallinto - kiinteistön ja rakennusten pito -kirjanpito, varainhoito 2

3 Yhtiöllä oltava hallitus Asunto-osakeyhtiöllä oltava hallitus, jossa 3-5 jäsentä Yhtiöjärjestyksessä voidaan määrätä toisin Jos vähemmän kuin kolme jäsentä, oltava ainakin yksi varajäsen Valitaan varsinaisessa yhtiökokouksessa Ellei toimikelpoista hallitusta, PRH voi määrää selvitystilaan Hallituksen jäsenen ero Hallituksesta saa erota kesken toimikauden (eron syytä ei tarvitse perustella) Jos varajäsen, kutsutaan kokouksiin eronneen tilalle Jos hallitus on eron jälkeen päätösvaltainen, ei pakko täydentää hallitusta Jos hallitus ei ole päätösvaltainen, kutsutaan koolle yhtiökokous valitsemaan uusi jäsen 3

4 HALLITUKSEN TEHTÄVÄT Hallituksen tehtävät Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä Isännöitsijä huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta ja hoitaa yhtiön päivittäistä hallintoa hallituksen ohjeiden ja määräysten mukaisesti Hallitus huolehtii, että kirjanpito ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty Isännöitsijä huolehtii, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty Hallitukselle laissa tai yhtiöjärjestyksessä määrätyt asiat 4

5 Vuosikello Tilinpäätös Mahdollinen syysyhtiökokous Yhtiökokouksen valmistelu Taloustilanteen seuranta Marraskuujoulukuu Tammikuumaaliskuu Talousarvio Kunnossapitotarveselvitys Taloustilanteen seuranta Mahdollisen syysyhtiö- Syyskuulokakuu Huhtikuukesäkuu Yhtiökokous Hallituksen järjestäytyminen Yhtiökokouspäätösten kokouksen valmistelu täytäntöönpano Taloustilanteen seuranta Taloustilanteen seuranta Syystalkoot Heinäkuuelokuu Kevättalkoot Hallitus kokoontuu tarvittaessa Varsinainen yhtiökokous Pidettävä 6 kk kuluessa tilikauden päättymisestä Jos tilikausi kalenterivuosi, yhtiökokous pidettävä mennessä. Päätettävä tilinpäätöksen vahvistamisesta, voiton käyttämisestä, vastuuvapaudesta Yj:ssä voidaan määrätä useammasta varsinaisesta yhtiökokouksesta Toinen voidaan pitää myöhemminkin Talousarviosta, yhtiövastikkeen määrästä sekä hallituksen, tilintarkastajan valinnasta voidaan päättää 6 kk:n jälkeenkin 5

6 Ylimääräinen yhtiökokous Hallituksen, tilintarkastajan, toiminnantarkastajan, osakasvähemmistön, yhtiökokouksen aloitteesta Esim. suurista korjaushankkeista päättäminen Ei, jos samasta asiasta jo päätetty yhtiökokouksessa Ellei uusia seikkoja Viime kädessä Aluehallintovirasto voi oikeuttaa kutsumaan koolle Hallituksen järjestäytyminen Järjestäytymiskokous Puheenjohtajan valinta Ellei yj:ssä määräyksiä eikä yhtiökokous tehnyt valintaa Sidonnaisuuksien ilmoittaminen Hallituksen jäsenten perehdytys Yhtiön sopimukset, kuntotutkimukset, korjaussuunnitelmat, aiemman hallituksen pöytäkirjat 6

7 Yhtiökokouspäätösten täytäntöönpano Yhtiöjärjestysmuutokset Vastikkeet Korjaushankkeet (urakkasopimus, rahoitus ) Huomattava lain tai yhtiöjärjestyksen vastaiset päätökset Moitteenvaraisuus/mitättömyys Asiantuntijat Moiteajan umpeen kuluminen (3 kk) Uusi yhtiökokous? Taloustilanteen seuranta Kuukausittain Hallitus vastaa, että varainhoito asianmukaisesti järjestetty Voidaan ulkoistaa Varainhoidon valvonnasta huolehdittava itse! Vastikevalvonta Esim. valvottava, että isännöitsijä valvoo Perintä, hallintaanotto Vuokravalvonta Perintä, vuokrasuhteen päättäminen Jos laiminlyödään vahingonkorvausriski 7

8 Tilinpäätös ja talousarvio Tilinpäätöksen käsittely ja allekirjoitus Tilinpäätöksen toimittaminen tilintarkastajille ja/tai toiminnantarkastajille (viim. huhtikuu) Talousarvio suunnitelmanluontoinen Pohjauduttava kuitenkin todellisiin arvioituihin kustannuksiin Yhtiökokouksen valmistelu Yhtiökokousajankohdan päättäminen Yhtiökokouksen esityslistan suunnittelu Yhtiökokouksen koolle kutsuminen Kutsuaika Kutsutapa Kutsussa mainittavat asiat Kokousasiakirjojen nähtävilläpito 8

9 Kunnossapitotarveselvitys Kirjallinen selvitys kiinteistön ja rakennusten kunnossapitotarpeesta seuraavan viiden vuoden aikana Kunnossapitotarpeet, jotka vaikuttavat olennaisesti Osakehuoneistojen käyttämiseen Yhtiövastikkeen suuruuteen Muihin osakehuoneiston käytöstä aiheutuviin kustannuksiin Päivittäminen Itse tai palvelun ostaminen Muita hallituksen tehtäviä mm. Isännöitsijän valinta ja erottaminen sekä tehtävien hoidon valvonta Osakeluettelon pitämisestä huolehtiminen Huoneiston hallintaanottomenettelyn käynnistys Muutostyörekisterin pitämisestä huolehtiminen Osakkaan muutostöiden valvonnasta huolehtiminen Viranomaisluvan hakeminen osakkaan muutostöille Selvitys suoritetuista korjauksista Tiedotus 9

10 HALLITUKSEN PÄÄTÖKSENTEKO Hallituksen päätöksenteko Hallitus tekee päätöksensä kokouksessa Kokous voi olla myös puhelin- tai sähköpostikokous Puheenjohtaja kutsuu koolle Isännöitsijällä ja jäsenillä oikeus vaatia koolle kutsumista Asunto-osakeyhtiölaissa ei säännöksiä kutsun muodosta, sisällöstä tai kutsuajasta Kaikille on mahdollisuuksien mukaan varattava tilaisuus osallistua asian käsittelyyn Kaikki kutsuttava Jos varsinainen jäsen estynyt, kutsuttava varajäsen 10

11 Hallituksen päätöksenteko Päätösvaltainen Kun saapuvilla enemmän kuin puolet valituista jäsenistä, ellei yhtiöjärjestyksessä toisin Asiat ratkaistaan enemmistöpäätöksin Enemmän kuin puolet läsnä olevista kannattaa Jokaisella jäsenellä yksi ääni Puheenjohtajan kanta, jos äänet tasan Hallituksen pöytäkirja Allekirjoitettava Kokouksen pj, isännöitsijä, vähintään yksi valittu pöytäkirjantarkastaja Lyhyt päätöspöytäkirja Myös perustelut päätösten asianmukaisuuden arviointi Eriävä mielipide kirjattava Vahingonkorvausvastuusta vapautuminen Julkisuudesta päättää hallitus 11

12 Hallituksen toimivallan rajat Hallitus tarvitsee yhtiökokouksen päätöksen toimiin, jotka Yhtiön koko ja toiminta huomioon ottaen ovat epätavallisia tai laajakantoisia, Vaikuttavat olennaisesti osakehuoneiston käyttämiseen Vaikuttavat olennaisesti osakkeenomistajan velvollisuuteen maksaa yhtiövastiketta tai Vaikuttavat olennaisesti osakehuoneiston käyttämisestä aiheutuviin kustannuksiin Poikkeuksena kiireelliset toimenpiteet odottamisesta aiheutuisi olennaista haittaa HALLITUKSEN VASTUUT 12

13 Johdon vastuu AOYL:ssa Korvattava vahinko, jonka Tehtävässään huolellisuusvelvoitteen vastaisesti tahallaan tai huolimattomuudestaan aiheuttanut yhtiölle Muuten tätä lakia tai yhtiöjärjestystä rikkomalla tahallaan tai huolimattomuudesta aiheuttanut yhtiölle, osakkeenomistajalle tai muulle henkilölle Tuottamusolettama Rajoittuu sellaisten AOYL:n säännösten tai yhtiöjärjestyksen määräysten rikkomiseen, joissa kysymys johdon tehtävistä Huolellisuusvelvoite Velvollisuus toimia huolellisesti ja yhtiön edun mukaan (objektiivinen arviointi) Huolellisuusvaatimus korostuu päätökseen tai toimeen liittyvän riskin kasvaessa AsOy:n johtoon kuuluville asetettavat vaatimukset ovat käytännössä lievemmät kuin liiketoimintaa harjoittavissa yhtiöissä Ammatillinen osaaminen ja ajankäyttö Yhtiökokouspäätökset ja talousarvio Vastuuta ei synny, jos johtoon kuuluvat on toiminut normaaliin asunto-osakeyhtiöiden hallinnointitapaan verrattaessa huolellisesti 13

14 Esimerkkejä vastuutilanteista Tehtävien laiminlyönti tai huolimaton hoito Ei käytetty asiantuntijaa, milloin tarpeen Toimivallan ylitys Muiden johdon jäsenten toiminnan valvomatta jättäminen Vastikkeiden perinnän laiminlyönti Väärän ohjeistuksen antaminen osakkaille lunastustilanteissa Vastuu kiinteistön turvallisuudesta Tilaajavastuulain velvoitteet Vastuun mitoitus Yksimielinen päätös tuo vastuun kaikille Yhteisvastuullisuus Eriävän mielipiteen merkitseminen lähtökohtaisesti vapauttaa vastuusta Jos ollut asiassa esteellinen, eikä ottanut osaa asian käsittelyyn, ei periaatteessa vastuuta Eroaminen hallituksesta ei vaikuta taannehtivasti Vastuun syntymiseen ei merkitystä ammattitaidolla tai palkkiolla Voi olla vaikutusta vahingonkorvausta soviteltaessa 14

15 Vastuuvapaus Yhtiökokous päättää vastuuvapaudesta Jos vastuuvapaus myönnetään, ei korvauskannetta enää voi nostaa yhtiön nimissä Poikkeus: yhtiökokoukselle ei annettu olennaisesti oikeita tai täydellisiä tietoja Vastuuvapauden epääminen epäluottamuslause Vahingonkorvauksen vaatiminen kanteella käräjäoikeudesta Vastuun vanhentuminen Turun HO Hallitus ja isännöitsijä laiminlyöneet Yhtiövastikkeiden perinnän Hallintaanoton käynnistämisen Yhtiökokouksia pitämättä Tilinpäätöksiä vahvistamatta jne. Laiminlyönnit tahallisia, vahinko markkaa. Hallitus ja isännöitsijä velvoitettiin korvaamaan vahinko yhteisvastuullisesti 15

16 Kiinteistönomistajan vastuu Yhtiöllä korostunut huolellisuusvelvollisuus kiinteistön ja rakennuksen turvallisuudesta Talvikunnossapito (kattolumet, piha-alueet) Porraskäytävien liukkaus Leikkipaikat Käännetty todistustaakka Voidaan kanavoida hallitukselle ja/tai isännöitsijälle, jos vahinko johtuu näiden toiminnasta Tärkeää, että mahdollisimman kattava sopimus esim. liukkauden torjunnasta ONGELMATILANTEET TALOYHTIÖSSÄ 16

17 Järjestysmääräykset Pelisäännöt yhtiössä asumiselle ja toimimiselle Hiljaisuusajat, pysäköinti jne. Vahvistetaan yhtiökokouksessa Ei saa rajoittaa normaalia asumista Lievät puuttumiskeinot Vapaamuotoiset huomautukset ja kehotukset Avoin keskustelu Perintä Sopimuksen irtisanominen Hallituksella ei juurikaan keinoja puuttua asukkaiden/osakkaiden välisiin erimielisyyksiin 17

18 Hallintaanotto Järeä keino, peruste ei saa olla vähäinen Huoneisto määräajaksi (max. 3 v.) yhtiön hallintaan Vastikerästit, huono hoito, häiritsevä elämä, yhtiöjärjestyksen vastainen käyttö, järjestyssääntöjen rikkominen Yhtiö vuokraa huoneiston, tilitys osakkaalle Hallitus antaa hallintaanottovaroituksen Yhtiökokous tekee hallintaanottopäätöksen Sekä varoitus että päätös todisteellisesti tiedoksi sekä osakkaalle että asukkaalle Neuvonta jäsentaloyhtiöille (09) Kiitos! 18